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NOTA DE PEDIDO

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Contenido

1. Introducción ......................................................................................................................... 3

1.1 Abreviaturas utilizadas .............................................................................................................. 4

2. Aspectos generales ............................................................................................................... 4

2.1 Ingreso a SUAF........................................................................................................................... 4

2.2 Botones comunes ...................................................................................................................... 6

2.3 Herramientas comunes ............................................................................................................. 7

3. Ingreso a Gestión de Nota de Pedido ..................................................................................... 8

4. Confección de una NP ......................................................................................................... 10

4.1 Generar NP desde cero ........................................................................................................... 10

4.2 Clonar una NP .......................................................................................................................... 20

4.3 Funciones y Herramientas de una NP ..................................................................................... 23

5. Autorización de una NP ....................................................................................................... 25

6. Devolver una NP ................................................................................................................. 32

7. Buscar ................................................................................................................................ 34

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1. Introducción

En el presente instructivo se explicará de forma detallada el procedimiento a seguir para

confeccionar, de manera electrónica, una Nota de Pedido (NP) a través del Sistema Único de

Administración Financiera (SUAF).

La NP cambiará de “Estados”, según la etapa del proceso en la que se encuentre. Los

diferentes estados de una NP son los que a continuación se detallan:

• Generada.

• Para autorizar.

• Anulada.

• Pendiente de crédito.

• Autorizada.

• Cerrada.

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1.1 Abreviaturas utilizadas

A continuación se detallan las abreviaturas utilizadas a lo largo del presente instructivo:

• NP: Nota de pedido.

• SC: Solicitud de cotización.

• OC: Orden de compra.

2. Aspectos generales

2.1 Ingreso a SUAF

Para ingresar a SUAF, el usuario deberá ingresar la siguiente dirección web en un

navegador de internet (preferentemente Internet Explorer®): http://suaf.cba.gov.ar/

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SUAF solicitará un usuario y una contraseña1. Luego de completar dichos datos y hacer clic en

“Aceptar”, SUAF requerirá indicar el ejercicio sobre el cual se trabajará:

Una vez seleccionado el año de ejercicio desde el menú desplegable y aceptado el mismo,

el usuario habrá ingresado a la pantalla principal de SUAF. Cabe aclarar que sólo se podrán

efectuar transacciones en el ejercicio en curso, los demás años se encuentran disponibles sólo

a efectos de consulta.

1 El usuario y contraseña deberá ser solicitado por el Director de Administración del Servicio Administrativo, mediante el Formulario de Solicitud de Roles y Alta de Usuarios (FSR). a la casilla ApoyoTecnicoMF@cba.gov.ar.

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2.2 Botones comunes

Al ingresar a cualquiera de los diferentes módulos previstos en SUAF, el usuario tendrá

acceso a cinco botones.

A continuación, se realiza una breve descripción de cada una de las funciones de estos

botones:

Buscar:

El botón “Buscar” permite realizar consultas en el sistema de las diferentes transacciones

realizadas. Para ello, es necesario completar una serie de filtros mínimos de búsqueda,

utilizando los campos disponibles en cada caso.

Agregar:

El botón “Agregar” se utiliza para crear un nuevo documento (NP, SC, OC, etc.) según sea

el módulo en el cual se encuentre trabajando el usuario. Tener presente que deberá tener el

rol correspondiente para poder visualizarlo y utilizarlo.

Cancelar:

El botón “Cancelar” se utiliza para salir de un módulo y volver a la pantalla de inicio de

SUAF.

Limpiar:

El botón “Limpiar” borra el contenido de todos los campos de la pantalla y vuelve la

búsqueda a cero para comenzar una nueva búsqueda.

Excel:

El botón “Excel” sirve para obtener una copia del resultado de una búsqueda en formato

de Excel.

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2.3 Herramientas comunes Existen herramientas que se encuentran disponibles para el usuario, comunes en todos los

módulos de SUAF.

A continuación, se realiza una descripción de cada una de ellas:

Búsqueda: Ésta herramienta generalmente se encuentra ubicada al lado derecho

de un campo. Como su nombre lo indica, permite realizar una búsqueda de la información

solicitada en el campo a completar. Al hacer clic sobre el ícono, el sistema llevará a una nueva

pantalla donde podrá incluir palabras de referencia (no se necesita conocer exactamente el

nombre de lo que se está buscando). Al hacer clic en el sistema arrojará una tabla

con los resultados que mejor se ajustan a los criterios de búsqueda indicados. Encontrada la

opción a incluir deberá hacer clic sobre la tilde . Volverá así a la pantalla anterior y el

campo quedará completo. A continuación se muestra un ejemplo ilustrativo:

Borrar: Al igual que el caso anterior, esta herramienta se encuentra ubicada al lado

derecho de un campo. Se utiliza para eliminar el contenido que haya sido completado en el

respectivo campo.

Calendario: Ésta herramienta permite completar aquellos campos en los que se

requiera una fecha. Al hacer clic sobre el ícono, se desplegará un calendario en el cual podrá

seleccionar la fecha deseada. Es válido aclarar, que los campos de fechas podrán ser

completados manualmente siempre que se respete el formato de fecha dd/mm/aaaa.

Otra forma de usar ésta herramienta es presionando la tecla “ENTER” en dicho campo.

Automáticamente, el campo tomará la fecha del día, la cual podrá ser modificada mediante las

teclas

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Menú desplegable (selección múltiple): Siempre que el usuario vea esta

herramienta, podrá completar el campo con las opciones que le brinda el menú. En este caso,

se podrá seleccionar una o varias opciones haciendo clic en las casillas de verificación.

Menú desplegable (selección única): Siempre que el usuario vea esta herramienta

al costado de un campo, significa que el mismo sólo podrá ser completado con una de las

opciones disponibles dentro del menú, haciendo clic en la opción seleccionada.

Asterisco: Los campos indicados con asterisco son los campos mínimos y

obligatorios que deben ser completados para realizar una búsqueda.

Información útil: Siempre que el usuario vea esta herramienta al costado de un

campo, significa que el mismo obtendrá asesoramiento respecto al campo que se debe

completar. Ésta herramienta permite facilitar y agilizar el uso del sistema.

Más Filtros: Siempre que el usuario vea esta herramienta, significa que tendrá la

posibilidad de incorporar mayor cantidad de filtros a la búsqueda que pretende realizar. La

herramienta permite mostrar u ocultar los filtros.

3. Ingreso a Gestión de Nota de Pedido

Una vez ubicado en la pantalla principal de SUAF, el usuario podrá observar los diferentes

módulos disponibles sobre el panel izquierdo.

Para todas las cuestiones vinculadas a la gestión de compras, el usuario deberá posarse

con el puntero del mouse sobre el módulo “RUE” y, en el menú desplegable, deberá

seleccionar con un clic la opción “NOTA DE PEDIDO”.

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De este modo, se abrirá la pantalla principal del módulo “Nota de Pedido” desde donde se

gestionaran todas las operaciones vinculadas a la NP.

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4. Confección de una NP

Al momento de confeccionar una NP el usuario tendrá dos alternativas, a saber:

1) Generar la NP desde cero.

2) Clonar una NP ya existente y modificarla según la necesidad.

A continuación, se analizará y explicará el procedimiento para generar una NP, según la

alternativa elegida por el usuario.

4.1 Generar NP desde cero

Para generar una NP, deberá hacer clic sobre el botón ubicado al pie de los

filtros de búsqueda.

Llegará así a la pantalla de “Gestión de Nota de Pedido - Alta de Nota de Pedido” en la cual

deberá completar los campos con la información que constituirán la cabecera de la NP a

generar.

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A continuación, se detalla la información a completar en cada uno de ellos:

• Servicio Administrativo: Campo obligatorio, en el que se deberá seleccionar el servicio

administrativo solicitante.

• Oficina Solicitante: Se podrá seleccionar de las opciones habilitadas por el sistema el

nombre de la oficina que realiza la NP.

• Fecha de Generación de la Nota de Pedido: Campo obligatorio no editable. El sistema

automáticamente asignará como fecha de generación la del día en curso.

• N° Expediente: Campo en el que se podrá agregar el número de expediente, en caso de

corresponder.

• Observaciones: Campo de texto abierto para realizar cualquier tipo de comentario u

observación vinculado a la nueva NP a generar.

• Estado: Automáticamente el sistema asignará el estado de la NP, según la etapa del

proceso en la que se encuentre.

• Agregar / Ver Comentario: Al hacer clic en este campo de texto, se desplegará una ventana

donde el usuario podrá realizar cualquier tipo de comentario vinculado a la nueva NP a

generar. Este comentario es solo para uso interno, el mismo no formará parte de ningún

reporte o impresión de NP.

• Adjuntar Documentos: A través de este campo se podrá adjuntar documentación relativa a

la NP a generar.

Una vez completos los campos obligatorios, se deberá continuar con la carga de los ítems

a incluir en la NP. Para ello, deberá hacer clic sobre el botón .

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Agregar Ítem

Al completar el paso anterior y hacer clic en , el sistema redireccionará a una

nueva pantalla “Gestión de Nota de Pedido – Alta Detalle de Ítems de Nota de Pedido”, donde

el usuario deberá completar los datos del ítem que desea contratar.

A continuación se detalla cada uno de los campos de la pantalla:

• Subsidio: Si los bienes o servicios objeto de la contratación fueran destinados a un

programa de subsidios y no afectaran un programa específico del servicio administrativo o

área solicitante, se deberá indicar esta situación haciendo clic sobre el casillero. Esto colocará

una tilde en el mismo y las partidas presupuestarias del Objeto del Gasto que se deberán

seleccionar serán acotadas a la “6.000.000 – Transferencias para Erogaciones Corrientes y a la

1.000.0000 – Transferencias para Erogaciones de Capital”.

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• Ítem: Se deberá indicar el bien o servicio a contratar del catálogo de bienes y servicios

vigentes. Una vez seleccionado el mismo, se habilitarán las opciones de “Atributos y Valores”

correspondientes al bien o servicio seleccionado, por ejemplo:

• Especificaciones Técnicas: Campo de texto que permitirá incorporar otra información

relevante a los efectos de identificar el bien o servicio objeto de la contratación, en el caso que

se considere que los atributos y valores previstos no son suficientes.

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• Reserva Crédito?: Campo habilitado únicamente para quienes tengan el rol

correspondiente para realizar dicha reserva. En ese caso, el mismo deberá indicar si

corresponde efectuar la reserva del crédito o no.

• Objeto del Gasto: Si el usuario hubiese optado por tildar el campo “Subsidio” ver lo

comentado respecto al campo “Objeto del Gasto” en el punto Subsidio. En cambio si hubiese

optado por no tildar el campo “Subsidio” el campo “Objeto del Gasto” será completado

automáticamente por el sistema.

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• Categoría Programática: Campo habilitado únicamente para quienes tengan el rol

correspondiente a la autorización de NP, y el mismo previamente haya indicado que el bien

y/o servicio seleccionado sí reserva crédito, momento en el cual deberá seleccionar entre las

opciones habilitadas por el sistema.

• Obra: En los casos de seleccionarse ítems que pertenezcan a partidas de Obra Pública, se

deberá cargar la Obra a la cual estará afectado dicho ítem. A continuación se muestra una

imagen con dicho campo:

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• Cantidad: Se deberá indicar las unidades del bien o servicio solicitados.

• Importe Estimado Unitario: Se podrá detallar el importe unitario que el usuario estime

gastar en el ítem solicitado. A los efectos de consulta y referencia, al lado de este campo el

sistema prevé la posibilidad de consultar el detalle de las últimas compras del bien o servicio

seleccionado. Si posamos el mouse sobre el ícono (sin hacer clic) se observará una tabla

donde se sintetizan las cantidades, el importe unitario, la fecha y los atributos y valores

correspondientes a las últimas cinco compras del ítem solicitado. En caso que no haya datos

para mostrar, figurará la leyenda “SIN DATOS”.

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• Importe Futuro: En caso que una contratación se extendiera en el tiempo y superara el

período del ejercicio en curso, deberá hacer clic sobre el botón ubicado del lado

derecho del campo a completar y el sistema abrirá la siguiente pantalla:

Como se observa, el sistema permitirá seleccionar ejercicios futuros para completar la

cantidad y el importe del bien o servicio que será asignado a los próximos años. A medida que

se completen los datos correspondientes a cada año, se deberá hacer clic en el botón

para que los mismos se incorporen al sistema.

Finalizada la carga, para ocultar los importes futuros, volver a hacer clic en el botón .

Si se deseara eliminar un importe futuro ya cargado sólo se deberá hacer clic en el ícono

.

• Centro de Costos: Se podrá especificar en este campo el centro de costos correspondiente.

• Oficina Solicitante: Se deberá seleccionar, de las opciones habilitadas por el sistema, el

nombre de la oficina que solicita la compra del bien o servicio.

• Prestación Única?: Podrá definir, a través de un menú desplegable, si se trata de una

prestación única o de ejecución continua.

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• Fecha de entrega o inicio de prestación: En este campo se deberá indicar la fecha en la cual

el proveedor debe efectuar la entrega del bien o iniciar la prestación del servicio. En caso de

que se trate de una prestación de ejecución continua las fechas a ingresar corresponden a la

de inicio y fin de la prestación.

• Opción a prórroga: Podrá definir si se dará opción a prórroga del contrato.

• Área técnica de consulta: En este campo podrán agregarse los datos de contacto para

cualquier tipo de consulta técnica.

• Autoridad de aplicación: Al igual que en el campo anterior, podrá agregarse los datos de

contacto de la autoridad de aplicación competente.

• Adjuntar Documentos: Prevé la posibilidad de adjuntar documentación relevante, a los

efectos de aclarar mejor los requerimientos técnicos de la solicitud. Para ello deberá hacer clic

en buscar y elegir el documento que desea adjuntar en el cuadro de diálogo

que se abre, y luego hacer clic en .

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• Estado: Campo automático que informa el estado del ítem de la NP.

Una vez completados los campos, deberá hacer clic en el botón para incluir el

ítem en la NP.

Para incorporar otros ítems, deberá repetir el procedimiento hasta aquí descripto.

De haber realizado correctamente la carga de uno o más ítems, se mostrará en pantalla

una tabla en la que aparecerá el o los ítems a agregar a la NP, mostrando el detalle de lo

cargado en la pantalla anterior. El o los ítems figurarán en el estado “Inhabilitado /

GENERADO”, esto indica que el bien o servicio se ha generado pero que aún no se encuentra

habilitado para ser gestionada su compra.

Las acciones de editar y eliminar estarán disponibles para cada uno de los ítems.

• Al “Editar” un ítem de una NP, el color de la información contenida en la tabla de ítems será

de color azul.

• Al “Eliminar” un ítem de una NP, el color de la información contenida en la tabla de ítems

será de color rojo.

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• Al “Agregar” un nuevo ítem en una NP ya generada, el color de la información contenida en

la tabla de ítems será de color verde, tal como se observa en la siguiente pantalla:

Tras incorporar el último ítem de la NP, deberá hacer clic en El sistema

confirmará la generación de la NP con un cuadro de diálogo en el cual, a su vez, podrá

observar el número de la nueva NP.

Si en cambio, optara por la NP, el sistema volverá a la pantalla de inicio del

módulo Nota de Pedido y lo realizado hasta el momento será descartado.

Es importante recordar el número de NP a los efectos de poder efectuar un seguimiento

de la misma.

En este momento el estado de la NP pasará a ser efectivamente “Generado”.

4.2 Clonar una NP

Otra herramienta disponible en el sistema para generar una NP es la función clonar, la cual

se encuentra representada por el ícono .

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A través de la herramienta de búsqueda (Ver punto 7 “Buscar”), el usuario identificará la

NP que desea usar de base para generar la nueva NP clonada. Una vez identificada, deberá

hacer clic sobre el ícono clonar .

El sistema solicitará confirmar la operación con el siguiente mensaje:

Al hacer clic en “Aceptar” en el cuadro de diálogo, el sistema llevará a la pantalla de carga de

ítems de la NP. Allí, podrá efectuar modificaciones a los ítems incluidos, haciendo uso de la

acción Editar o bien eliminarlos, haciendo clic sobre el icono correspondiente .

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Si está de acuerdo con el detalle, deberá confirmar haciendo clic en y se

generará la nueva NP. En este momento, aparecerá un mensaje confirmando la generación y

el número de la NP.

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4.3 Funciones y Herramientas de una NP

Una vez generada la NP, se observará una serie de íconos ubicados sobre el margen

derecho de la misma. Cada ícono representa una acción posible (según el usuario y/o rol

asignado, las acciones disponibles pueden diferir). A continuación, se describe cada una de las

mismas.

Ver Detalle: Al posar el puntero del mouse sobre el ícono, el sistema ofrecerá

información sintética de la NP (bien, cantidad, importe unitario y total, estado y adjuntos). Al

hacer clic sobre el mismo, se abrirá una nueva ventana donde se podrá ver en detalle los datos

cargados de la NP, pero no se podrá realizar modificación alguna.

Rol Asignar Usuario: Esta herramienta permite asignar un usuario a la NP, cabe

destacar que se trata de un rol específico, por lo cual será necesario solicitar dicho rol a la

casilla de ApoyoTecnicoMF@cba.gov.ar

Editar: Esta herramienta podrá ser visualizada y utilizada por quien tenga el rol

correspondiente, la cual permitirá modificar o completar información contenida en la NP. En

caso de modificar los ítems que componen dicha NP, ver lo comentado en la página 16

referido a las acciones “Editar”, “Eliminar” y “Agregar Ítems”.

P/Autorizar: Esta herramienta podrá ser visualizada y utilizada por quien tenga el

rol correspondiente, la cual permitirá enviar la NP a autorizar (de corresponder).

Anular: Como su nombre lo indica, sirve para anular la NP en estado generada.

Clonar: Sirve para generar una nueva NP en base a la información contenida en

una NP ya existente.

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Imprimir: Sirve para generar una copia en papel de la NP cargada. Al hacer clic en

este icono, se abrirá una nueva ventana la cual mostrará el detalle de los ítems que conforman

dicha NP. Para efectuar la impresión se deberá seleccionar el o los ítems que se desean

imprimir y hacer clic en el botón . A continuación se muestra en los print de

pantallas:

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Imputación Presupuestaria: Visualizará el documento de respaldo de la imputación

en formato PDF.

Impresión Ecológica: Genera una versión en PDF de la NP (en original y duplicado),

en tamaño A5.

5. Autorización de una NP

Para completar el procedimiento de generación de NP, la misma deberá estar autorizada.

Para ello, el usuario habilitado a enviar la NP para autorizar, podrá valerse de la herramienta

de búsqueda (ver punto 7. Buscar) para identificarla. Una vez detectada, deberá hacer clic en

la acción “Para autorizar” ( ) que figura en la última columna. Cabe aclarar que ésta

herramienta podrá ser visualizada y utilizada por quien tenga el rol correspondiente.

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Al hacer clic en la acción correspondiente ( ), el sistema solicitará confirmar cuál de los

ítems que componen la NP serán enviados para su autorización. Para ello, deberá tildar los

ítems que se desean enviar a autorizar y seguidamente hacer clic en el botón al pie de la tabla,

tal como se muestra en la siguiente pantalla:

En esta etapa, el Estado de la NP pasará a ser “P/Autorizar”. Aquellos ítems que no sean

seleccionados “Para Autorizar” serán, Anulados. Automáticamente, el sistema informará de

ésta situación con un cuadro de diálogo para confirmar la acción tal como se muestra a

continuación:

Al “Aceptar”, el sistema informará que la NP ha sido correctamente modificada.

A partir de este momento, el responsable habilitado para Autorizar la NP, podrá realizar

dicha acción. Para ello, deberá buscar la NP (ver punto 7. Buscar) y seleccionar la acción

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“Autorizar” ( ). Cabe mencionar que dicha función podrá ser visualizada por el usuario con

el rol que lo habilita a la autorización.

Al hacer clic en ( ) se abrirá la pantalla “Gestión de Nota de Pedido - Autorización de

Nota de Pedido”. Cabe aclarar que el sistema alertará que existen ítems que no reservan

crédito, dando la posibilidad de hacerlo en este momento previo a la Autorización, a opción

del usuario.

1- Si el usuario optara por No Reservar Crédito: Deberá ignorar dicha alerta, y proceder

a la autorización de la NP. Para lo cual se deberán seleccionar los ítems y hacer clic en el

botón . Dichos ítems no reservaran crédito en esta etapa. Aquellos ítems que

no sean seleccionados en el proceso de autorización serán Anulados.

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2- Si el usuario en cambio optara por Reservar Crédito, primero deberá realizar la reserva

de crédito y luego proceder a la autorización tal como se explico en el punto anterior. Para

realizar dicha Reserva el usuario podrá elegir entre dos alternativas:

a- Realizar Carga Individual de Crédito: Para lo cual el usuario deberá hacer clic en el botón

de la pantalla “Gestión de Nota de Pedido – Autorización de Nota de Pedido”,

por lo que el sistema volverá a la pantalla de “Gestión de Nota de Pedido – Consulta de Nota

de Pedido”.

Identificada la NP, se deberá seleccionar la opción ( ). El sistema redireccionará a la

pantalla de edición de NP, en la cual se deberá seleccionar la opción ( ) del ítem que

requiere dicha reserva, tal como se observa en la siguiente pantalla:

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Al hacer clic en editar, se abrirá la pantalla “Gestión de Nota de Pedido – Edición de Ítem

de Nota de Pedido”. Allí, se deberán modificar los campos referidos a la Reserva: “Reserva

Crédito?”, “Categoría Programática” y “Oficina Solicitante”.

Una vez editado el ítem deberá hacer clic en el botón y repetir el

procedimiento para cada ítem que deba reservar crédito.

Una vez finalizada la edición de ítems, deberá hacer clic en el botón de la

pantalla “Gestión de Nota de Pedido – Edición de Nota de Pedido” para grabar los cambios

realizados en la NP.

Realizada la Reserva de Crédito se deberá proceder con la Autorización de la NP descripta

en el punto 1, anterior.

b- Realizar Carga Masiva de Crédito: Para lo cual el usuario dentro de la pantalla “Gestión

de Nota de Pedido – Autorización de Nota de Pedido”, deberá realizar los siguientes pasos:

A. Seleccionar la Categoría Programática. B. Seleccionar la Oficina Solicitante.

B. Seleccionar la Oficina Solicitante.

C. Seleccionar los ítems para los que se quiere reservar crédito, tildando el

campo correspondiente.

D. Hacer clic en el botón .

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Como resultado de lo anteriormente descripto, el sistema completará la columna

correspondiente a Categoría Programática, tal como se observa en la siguiente pantalla:

IMPORTANTE: En los casos de ítems que pertenezcan a partidas de Obra Pública, no estará disponible la opción de Carga Masiva de Crédito. Por lo tanto, para realizar dicha carga, el usuario deberá optar por Realizar Carga Individual de Crédito (Ver página 28). En estos casos el sistema alertará con el siguiente mensaje:

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Una vez realizada la reserva, podrá autorizarse dicha NP. Para lo cual se deberán

seleccionar los ítems correspondientes tal como se explicó en el punto 1 anteriormente.

Aquellos ítems que no sean seleccionados serán, anulados. Automáticamente, el sistema

informará de esta situación con un cuadro de diálogo para confirmar la acción tal como se

muestra a continuación:

Autorizados los ítems, el sistema hará un aviso de que se autorizó la NP y que estado

pasará a ser “Autorizado”.

En el caso, en que se deseara autorizar una NP pero no existiera crédito presupuestario

suficiente, el sistema informará que el crédito disponible no es suficiente a través de la

siguiente ventana.

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Si se optara por la opción “Si”, el “Estado” de la NP pasará a ser “Pendiente de Crédito”, y

se encontrará en este estado hasta que exista crédito disponible y el usuario vuelva a autorizar

dicha NP.

En cambio, si el usuario optara por las opciones “No” o “Cancelar” el sistema volverá a la

pantalla anterior “Edición de NP”.

Por último, la NP en estado “Autorizada” tomará el estado de “Cerrada” cuando, todos los

ítems que conforman dicha NP se encuentren en estado “Ordenado a Comprar”. Cabe aclarar

que este último estado se genera por ítem al momento en que la o las OC que incluyen dichos

ítems se encuentre en estado “No requiere Visación” o “Visado”. (Ver instructivo de OC)

6. Devolver una NP

Dentro de las herramientas disponibles existen dos funciones para devolver una NP, a

saber:

Devolver NP: Por medio de esta acción se devuelve la NP al estado inmediato

anterior para su reconsideración, según las observaciones que deberán ser cargadas en el

campo “Comentario por devolución”.

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AUTORIZADA P/AUTORIZAR GENERADA

Cabe aclarar que una NP cuyo estado es “Autorizado” sólo podrá devolverse cuando

ningún ítem contenido en la misma haya sido incluido en una SC o en una OC.

Al devolver una NP el sistema solicitará que se haga un comentario al respecto. Una vez

realizado deberá presionar el botón y el sistema generará un aviso con la

siguiente leyenda:

El sistema cambiará el estado de la NP, así como el color de la información contenida en la

pantalla “Gestión de Nota de Pedido - Consulta de Nota de Pedido”.

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Liberar Crédito: Esta acción se visualizará cuando al menos un ítem es incorporado

en una SC u OC. Por medio de esta función se desafectarán las partidas presupuestarias

comprometidas de aquellos ítems que no hayan sido incorporados aún en una SC u OC. Cabe

aclarar que esta herramienta únicamente aparecerá en aquellos casos en que se hubiese

decidido reservar crédito en la NP seleccionada.

7. Buscar

SUAF permite realizar una búsqueda de las NP cargadas en el sistema. Para ello, desde la

pantalla principal del módulo, es necesario completar como mínimo los filtros de búsqueda

obligatorios. Existe la opción de mostrar u ocultar los filtros de búsqueda para mayor

comodidad en la visualización de la pantalla.

A continuación, se describen cada uno de los filtros:

Ejercicio: Este campo indica el año o ejercicio sobre el que se está realizando la búsqueda.

Campo no editable y es cargado automáticamente por el sistema, según el año indicado al

momento de ingresar a SUAF (ver punto 2.1. Ingreso a SUAF).

Servicio Administrativo: Campo obligatorio. En el mismo, se deberá colocar el nombre del

servicio administrativo que haya generado la NP. Cabe destacar, que en este caso, el

“Servicio Administrativo” viene asociado a cada uno de los usuarios, restringiendo de este

modo el acceso a información de servicios administrativos diferentes a las del usuario, en

consecuencia, no podrá cargar un servicio administrativo al cual no pertenece.

Bien o Servicio: Este campo permite filtrar las NP que contengan determinado bien o

servicio.

Oficina solicitante: Mediante este campo se permite filtrar las NP por oficina solicitante.

Usuario Asignado: Este campo permite realizar búsquedas de NP en función del nombre

de usuario que se ha asignado para dicha NP.

Número de NP: El sistema prevé la posibilidad de filtrar las NP por su número. No es

necesario conocer el número exacto del comprobante, simplemente con conocer la

terminación del mismo, el sistema arrojará el resultado de las NP vinculadas según el

número indicado.

Es importante aclarar que el usuario podrá ingresar en dicho campo uno o más números

de NP, los cuales deberán separarse mediante una coma “,”. Ejemplo: 143, 145,183.

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Número de Expediente: Este campo permite efectuar la búsqueda a través del número de

expediente, en caso de corresponder.

Estado: Mediante este campo se podrá realizar una búsqueda de acuerdo al estado en el

que se encuentra la NP.

Categoría Programática: Este campo permite filtrar aquellas NP que ya tienen categoría

programática asignada.

Usuario Asignado (Con – Sin – Ambos): Este filtro permite realizar búsquedas en función de

NP que cuenten, o no, con usuarios asignados.

Fecha de generación de Nota de Pedido: El sistema contempla la posibilidad de filtrar las

NP cuya fecha de generación se encuentre entre dos fechas indicadas. A tales fines podrá

completar una o ambas fechas.

Ordenar Por: Éste campo permite ordenar el resultado de la búsqueda.

Cantidad de registros a mostrar: Éste campo permite seleccionar, de la lista desplegable, la

cantidad de registros que el usuario desea visualizar de su consulta.

Una vez completo el campo obligatorio y todo otro campo que se considere necesario para

identificar correctamente la NP, debemos hacer clic sobre el botón .