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ESPACIOS

PorAntonio Heras

Responsable global de innovación en

espacios de trabajo en 3g Office

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Dispositivos, software y entrenamiento: el desafío triple para adaptarse a un nuevo escenario en el trabajo.

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA UNA NUEVA FORMA DE

TRABAJAR

E n la actualidad, la veloci-dad y agilidad con la que se mueve el negocio hacen

necesaria la utilización de nuevas herramientas que multipliquen nuestra productividad y posibi-lidades de comunicación y cola-boración. Adaptarse a la nueva forma de trabajar es ahora el gran reto de las compañías, y el dotar a los empleados de todo lo necesa-rio para ello traerá beneficios no solo para las empresas que verán aumentar el rendimiento, sino también para los empleados a los que se les facilitará, incluso, el tra-bajo más cotidiano.

Para seguir este ritmo y poder competir en este nuevo escenario, es necesario dotar a los empleados de tres herramientas de trabajo claves: dispositivos, software y en-trenamiento.

DISPOSITIVOS: Los nuevos dispositivos deben estar a la mano en todos los lugares donde ahora trabajamos: oficina, en nuestro bolso o maletín, en casa, en el co-che, etcétera. Incluso, algunos de ellos los vestiremos y nos acom-pañarán a todas partes sin darnos cuenta de que los llevamos, tales como gafas, relojes o pulseras in-teligentes.

SOFTWARE: Es la pieza clave que convierte a un dispositivo en algo fácil, rápido y cómodo de usar porque, de otra manera, corremos el riesgo de que se in-frautilicen y, por lo tanto, el usua-rio no se pueda beneficiar de las capacidades que ofrece.

ENTRENAMIENTO: Por úl-timo, y no menos importante, como en cualquier otro apara-to, vehículo o herramienta, la empresa debe formar a sus co-laboradores para enseñarles a utilizar de forma efectiva todas las posibilidades que nos ofrece y sacarle el máximo rendimien-to, hasta el punto de que se con-viertan en una extensión más de ellos mismos y no en una pe-sadilla a la hora de realizar una videoconferencia, por ejemplo.

Por ello, a la hora de examinar

si nuestros entornos de trabajo nos proveen de las herramientas tecnológicas necesarias que nos permitirán conseguir la máxima productividad, es necesario re-pasar cada uno de los siguientes apartados: • Telefonía IP VS telefonía convencional. • Paredes interactivas, paneles informativos. • Conectividad disponible dentro y fuera de la oficina. • Tipo de dispositivo, ya sea estación de trabajo, ordenador portátil, smartphone o tablet.

• Gestión del conocimiento • Oficina sin papeles • Añadir de forma estándar a las reuniones de compañía, las capacidades de audio y videocon-ferencia, para que todos puedan participar con un aprovecha-miento óptimo del tiempo. • Herramientas de comu-nicación espontánea o redes so-ciales corporativas que mejoren la comunicación interna, con-tribuyan a simplificar jerarquías reconociendo la aportación y el talento o mejorando el sentido

de pertenencia a la compañía. • Control de presencia o dis-ponibilidad en virtual. • Capacidad para que los equipos de trabajo puedan compartir datos en la nube y trabajar sobre un mismo docu-mento de forma interactiva, o bien poder acceder a ellos desde fuera de la oficina y en cualquier momento.

Y, por último, minimizar el uso del correo electrónico, utili-zando los canales más efectivos en cada situación.Una tendencia que cada vez tiene

“LAS EMPRESAS DEBEN TENER EQUIPOS QUE PUEDAN COMPARTIR

DATOS EN LA NUBE, TRABAJAR SOBRE UN DOCUMENTO DE FORMA

INTERACTIVA, O BIEN PODER ACCEDER A ELLOS DESDE FUERA DE

LA OFICINA”

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más éxito es la conocida como BYOD, en la que los empleados llevan su propio dispositivo a la empresa para trabajar, con las consiguientes ventajas: • Ahorro de costes para la empresa. • Curva de aprendizaje más rápida para los usuarios. • Mayor productividad y sa-tisfacción del usuario con el dis-positivo.

TENDENCIASEn el día a día es especialmente importante prestar atención a los aspectos de la ergonomía tales como kits manos libres, pantallas panorámicas, teclados y ratones inalámbricos, y también a los aspectos logísticos necesarios para hacer más fácil la vida al trabaja-dor móvil, como baterías adicio-nales, conectores, tarjetas o bonos para espacios de co-working, et-cétera.

Finalmente, y siguiendo las tendencias de otros entornos co-mo las tiendas, se están comen-zando a utilizar aromas que inci-ten a la relajación y a la concen-tración, música para crear un cli-ma más agradable y que estimule la creatividad, ruido blanco que anule los ruidos y conversaciones indeseadas, entre otros.

Tener acceso a estos elemen-tos tecnológicos y saber usarlos, junto con los mejores espacios de oficina para trabajar y una cul-tura que favorezca estos nuevos hábitos, está marcando ya la di-ferencia entre las compañías que tienen éxito y las que no.