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16 FOMENTO DE LA PRODUCCIÓN. 1 y 15 de marzo de 2011

Manuel Castellví, director general y Luisdel Barrio, que ocupa la dirección comer-cial, desarrollaron una rigurosa metodolo-gía y un potente software de gestión quepermitieron por primera vez a sus clientesejercer un exhaustivo control de todos losflujos de la organización en tiempo real ylocalizar inmediatamente cualquier expe-dición o consultar su estado. Ello, unido a la reingeniería de procesos, setraduce en un ahorro de entre el 10 y el50% de los costes, dependiendo del escena-

>> ¿Cuánta correspondencia recibe cadadía o cada semana en su empresa? ¿Cómoes posible gestionar que en el mundo digi-tal y de internet tal volumen de papel quese acumula en armarios y archivadores?Precisamente, la firma The Mail Companyse dedica a ayudar a las empresas a digitali-zar el volumen de correspondencia parareducir costes y aumentar la competitivi-dad sin que las organizaciones se preocu-pen por ello.En momentos como el actual, la eficienciade las operaciones se convierte en clave enuna organización, pudiendo llegar a supo-ner la diferencia entre los números rojos yla entrada en beneficios. The Mail Company es una compañía espe-

cializada en aportar soluciones integradaspara edificios y comunidades empresaria-les, y ha ayudado ya a muchas empresas aoptimizar su gestión documental y a redu-cir costes. No en vano, acaba de cumplir su décimoaniversario desarrollando este tipo de solu-ciones, de las cuales fue pionera en Españaa partir de la implantación de servicios decartería profesional, según comenta a Fo-mento de la Producción su director gene-ral y socio fundador José Manuel Castellví.La gestión de los flujos de llegadas y salidasde documentación y paquetería en una or-ganización y sus procesos de distribucióninterna resultan una actividad crítica parael natural desarrollo de las actividades denegocio, pudiendo generar incluso gravesineficiencias en el sistema organizativo.Consciente de esta problemática que afec-ta tanto a grandes empresas como a edifi-cios de oficinas y corporaciones empresa-riales, The Mail Company inició su anda-dura en el año 2000 ofreciendo por prime-ra vez en nuestro país servicios de gestiónprofesional de cartería. Para ello los dos socios fundadores, José

rio de cada empresa, según asegura Castell-ví. A partir de este servicio, que The MailCompany ofrece actualmente a empresascomo Unilever, Grupo Planeta, Oracleo LaTorre de Cristal, la compañía desarrollóuna oferta complementaria destinada aoptimizar todos los servicios de expedi-ción de sus clientes, comprendiendo servi-cios postales, mensajería y valijas. “A nadie se le escapa que la gestión de lamensajería de una empresa puede supo-ner graves ineficiencias y cierto descontrol

La conversión de correspondencia de papel en documentosdigitalizados, clave para reducir costes en las empresas

NUEVAS TECNOLOGÍAS. SERVICIOS PARA ALIGERAR EL GRUESO DE LOS ARCHIVOS Y LA PAQUETERÍA

LOS SOCIOS DE THE MAIL COMPANY JOSÉ MANUEL CASTELLVÍ Y LUIS DEL BARRIO.

David Martínez

La firma The Mail Company está especializada en ofrecer a empresas soluciones de gestión y distribución de

documentos e información, la compañía logra significativos ahorros y mejoras de los servicios externalizados.

La mala gestión de los flujos deentradas y salidas de paqueteríapuede afectar al resultado de laempresa si no se controla bien

estrategia

el apunte

Los costes de gestionar papeles en la oficina

¿Se ha preguntado alguna vez qué coste tieneen una empresa la dedicación a gestionar laacumulación de documentación en papel?Recientes estadísticas indican que los recepto-res y emisores intensivos de correo en una orga-nización empresarial dedican una media de 3horas de su jornada a la manipulación de docu-mentos, quedando establecida en alrededorde media hora de tiempo efectivo en el lugarde trabajo la media por empleado, lo quesupone una jornada completa por cada 16

empleos. A ello, hay que añadir el coste de la acu-mulación de papel y de circularlo físicamente, unsobrecoste que se incrementa progresivamenteal acumularse cada vez más documentación. “Ennuestra cartería digital todos los documentosprocesados ya tienen su destino fijado: reciclado,destrucción confidencial, archivo vivo o archivoexterno, y tan pronto como su vigencia finaliza,son destruidos de forma confidencial, sin incu-rrir en costes superfluos”, aclara el director gene-ral de la compañía José Manuel Castellví.

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del gasto, al ceñirse a un número muy li-mitado de proveedores, ser el número deemisores y sus exigencias difíciles de con-trolar, y generar facturas a veces difíciles deinterpretar”, explica Castellví. Con este objetivo, The Mail Co. desarrollóun servicio integrado de expediciones queincorpora actualmente cerca de un cente-nar de organizaciones logísticas y queigualmente basa su gestión en una plata-forma tecnológica que permite, entre

otros, el control presupuestario en tiemporeal y el establecimiento de límites de ser-vicio por emisor. Con esta solución, TheMail Company asegura haber logrado aho-rrar hasta el 30% de los costes de mensaje-ría de algunos de sus clientes.

Correspondencia digital Hoy en día, The Mail Company presentauna cartera de doce soluciones de gestióndocumental y de expediciones desarrolla-das siempre con el foco en la eficiencia y laoptimización de los recursos de las empre-sas, bien sean materiales, humanos o tam-bién económicos. Entre ellas, se encuentran servicios tradi-cionales como recepción, conserjería o

marketing directo, y soluciones más inno-vadoras como la gestión documental inte-gral, que integra desde soluciones de im-presión, distribución física, digitalizacióny distribución electrónica, repositorios deinformación, archivo vivo, archivo defini-tivo, destrucción confidencial y reciclaje.

Gestión documentalPero, sin duda, la solución más innovadoraque la firma ha aportado a nuestro país esla cartería digital, que supone un salto es-tratégico desde “la gestión de documentosa la gestión de la información”, eliminan-do los costes y riesgos asociados de trasla-do de la documentación y, por tanto, con-tribuyendo al ahorro de recursos económi-cos y energéticos y a una mayor agilidad dela transmisión de información y toma dedecisiones. En opinión de Castellví, “la cartería digitalsupone pasar de lo físico a lo digital, es de-

el dato

¿Qué es la cartería digital?

En un servicio convencional de cartería -envíoy recepción de correspondencia en sobre depapel de distintos pesos y tamaños en fun-ción de la documentación- se circulan losenvases entre los emisores y destinatarios yson estos últimos quienes se ocupan de lamanipulación de los documentos, su procesoy posterior archivo. En una cartería digital,todos los documentos se digitalizan a su lle-

gada a la organización y se distribuyen de formaelectrónica, lo que mejora el sistema en agili-dad, comodidad, seguridad y eficiencia. Porejemplo, si llegan cartas nominativas, la gestióndigitalizada de esta correspondencia permiteescanear el documento y que pueda ser reen-viado a todos los empleados de la organizaciónpor vía de correo electrónico, lo que otorgamayor eficiencia en la organización.

cir, prescindir del envase y concentrarse enel contenido, a la vez que se concreta enuna gestión eficiente de la información”. The Mail Company, que también repre-senta desde 2006 en exclusiva en Españaa la multinacional suiza Swiss Post Do-cument Solutions, facilita actualmenteel trabajo de más de 100.000 profesiona-les de 48 edificios en España, para losque gestiona diariamente 300.000 artícu-los de correo y 9.500 expediciones, reali-zando cerca de 200 rondas de distribu-ción diaria.Entre sus clientes se encuentran admi-nistraciones públicas, empresas de servi-cios, aseguradoras y energéticas. Conuna plantilla de 150 empleados, cerró elejercicio 2010 con una cifra de negociode 6 millones de euros y a finales de añoinició la expansión a Portugal.

Crecimiento internacionalLa compañía acaba de poner en marchaun plan estratégico de cinco años queprevé triplicar la facturación, desde losseis millones de euros alcanzados en el2010 hasta los 18 millones en el 2015.“Hemos entrado en una nueva etapa de

puesta en marcha de un nuevo modelode cartería digital. Caminamos hacia unmundo digital, donde el paquete tenderáa desaparecer. Será un proceso lento, pe-ro es una corriente mundial irreversi-ble”, explica el director general José Ma-nuel Castellví.“El sobre que llega ya no se distribuye fí-sicamente, sino que la cartería recibe elsobre, lo abre, escanea el documento y lodistribuye electrónicamente. El docu-mento se recicla, se destruye o se archi-va, con lo que al usuario final lo que lellega a través de e-mail es el contenido,que es lo importante”, indica Castellví.Aproximadamente, el 80% de la docu-mentación que recibe una empresa essusceptible de este proceso, del que seexceptúan documentos destinados, porejemplo, a presidencia o al departamen-

to jurídico, entre otros.Entre los clientes de The Mail Companyse encuentran Oracle y MAN en Madridy SAP y el RACC en Barcelona. La inter-nacionalización de la empresa pasa porLisboa, donde está a punto de empezar aoperar. En la representación para Españade Swiss Post Document Solutions, la fir-ma se encarga de realizar la división deoutsourcing o gestión externalizada dela compañía de Correos de Suiza. The Mail Company cuenta con dos divi-siones: una inmobiliaria de servicios co-munitarios para las empresas ubicadasen edificios de oficinas o centros empre-sariales, como los que ofrece en elWorldTrade Center Barcelona, y otracorporativa, con servicios personaliza-dos para empresas individuales o paraproyectos concretos de digitalizacióndocumental en función de las necesida-des de cada cliente. <<

The Mail Company cumplediez años ayudando a lasempresas españolas a optimizartodas sus expediciones

El 80% de la documentación enpapel que recibe una empresaes susceptible de ser escaneadapara luego reciclarse

La firma ofrece servicios demarketing directo, gestióndocumental integral y tambiéndigitaliza todo tipo de impresos

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EL PAPEL VA DESAPARECIENDO DE LAS EMPRESAS.

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