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Nunca es tarde para adquirir un buen

software contable

nuevas tecnologías

Fácil uso, buena relación calidad-precio, rapidez y efectividad…son algunas de las características que pretendemos en nuestro software contable. Este artículo orienta a los profesionales para afrontar con éxito la elección que

mejor se adapte a nuestras necesidades

A escasos dos meses para finalizar el año, los profesionales que gestionan la contabilidad en las empresas sien-ten todavía con fuerza el carácter novedoso del Plan General de Con-

tabilidad 2007. La entrada en vigor de la refor-ma contable se inició oficialmente el 1 de enero de 2008 y, a pesar del tiempo que ha transcurrido desde entonces, la verdad es que aún hay cierta incertidumbre entorno a cómo se debe actuar ante ciertos procesos contables. De igual forma, todavía son mu-chos los asesores, contables o directivos que desconocen qué proveedores de software han adaptado mejor sus aplicaciones al nue-vo marco legal y cuáles son los valores que deben tener en cuenta a la hora de elegir el programa con el que llevar la contabilidad de su negocio.

Nuestro objetivo es orientar a estos profe-sionales y proporcionarles herramientas y va-lores que les ayuden a adquirir el software contable que mejor se adapte a sus necesida-des. Más allá de la adaptación de la aplica-ción al nuevo PGC, es importante tener pre-sente que sea un programa fácil de usar, que haya un equilibrio razonable entre calidad y precio, y que en la medida de lo posible el software incorpore los beneficios de las nue-vas tecnologías para hacer nuestro trabajo más rápido y efectivo.

La fecha que marca el calendario hoy nos obliga a pensar que a estas alturas los profe-sionales que gestionan la contabilidad ya es-tán trabajando con una aplicación informática concreta, y que ésta está completamente adaptada al nuevo Plan General Contable. Y ciertamente, lo más prudente es que finalicen el ejercicio con el programa que están utili-

zando, a menos que su uso sea tan dificulto-so para ellos que realmente el cambio del software sea la única solución viable. En cual-quier caso, lo habitual es abrir y cerrar el año con el mismo programa, y en caso de no es-tar satisfecho con su rendimiento adquirir una nueva aplicación con la que iniciar el siguien-te ejercicio. Por este motivo, el último trimes-tre del año es el momento perfecto para que los profesionales de la contabilidad que no quieren repetir la mala experiencia de trabajar un año más con el programa que utilizan (bien porque no les satisface o porque su ne-gocio ha ido creciendo y el programa es de-masiado sencillo), analicen las diferentes po-sibilidades que les ofrece el mercado y elijan un software que les convenza y les dé esa tranquilidad que seguramente ansían.

EL BUEN HACER DEL SOFTWARE CONTABLE

Al margen de los resultados, lo cierto es que los proveedores de software de contabili-dad han tenido que asumir estos dos últimos años un gran volumen de trabajo con motivo de la adaptación de las aplicaciones al nuevo

FICHA RESUMEN

Autores: Ricardo Regojo Martín y Ruth Tormo BenaventTítulo: Nunca es tarde para adquirir un buen software contableFuente: Partida Doble, núm. 204, páginas 18 a 23, noviembre 2008Localización: PD 08.11.02Resumen:En este artículo se orienta a los profesionales y se les proporcionan herramientas y valores que les ayuden a adquirir el software contable que mejor se adapte a sus necesidades. Más allá de la adaptación de la aplicación al nuevo PGC, es importante tener presente que tiene que ser un programa fácil de usar, que haya un equilibrio razonable entre calidad y precio, y que en la medida de lo posible el software incorpore los beneficios de las nuevas tecnologías para hacer nuestro trabajo más rápido y efectivo. Descriptores ICALI: Tecnología. Sistemas integrados de gestión. Reforma contable.

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Ricardo Regojo MartínResponsable Desarrollo de negocio

Ruth Tormo BenaventDepartamento de Marketing

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nuevas tecnologías nº 204 noviembre 2008

Plan General Contable. Los fabricantes de menor volumen probablemente lo han sufrido más, por la falta de recursos humanos ante la necesidad de tener que disponer del pro-grama adaptado en el menor tiempo posible y sin ocasionar problemas a los clientes. Co-mo con todas las cosas, ha habido provee-dores que han superado la prueba con un aprobado justito y otros que han pasado con nota.

En cualquier caso, lo verdaderamente importante para las personas que se sirven de una aplicación informática para gestionar la contabilidad de una empresa va más allá de que el programa en cuestión sea adapta-do a la nueva normativa legal con la antela-ción suficiente, puesto que es algo que con-sideran obvio y en cierto modo una obliga-ción de su proveedor. Cada vez más estos profesionales son más exigentes (probable-mente porque el mercado les ofrece múlti-ples opciones donde elegir) y buscan traba-jar con un software que incorpore procesos ágiles y automáticos que les ahorre trabajo y errores.

Igual de importante es para ellos utilizar una aplicación que guíe y oriente al usuario en los procesos, sobre todo teniendo en cuenta que en el año 2008 éstos se realizan por primera vez según el nuevo modelo contable. Así por ejemplo, un buen progra-ma contable orienta al usuario en la conver-sión de datos entre el PGC de 1990 y el nuevo PGC de 2007, de forma que aún con escasos conocimientos sobre la reforma, el profesional que trabaja con el software pue-da realizar la apertura del ejercicio 2008 y traspasar el saldo de la cuenta del PGC a la cuenta solicitada al nuevo modelo contable. Además, si la aplicación incorpora una bre-ve explicación de por qué y cómo hace el

traspaso, nuestra seguridad y garantía de hacer frente a la reforma contable con éxito es total.

Podríamos resumir en cuatro los princi-pales aspectos que un buen software con-table debería contemplar en su adaptación al nuevo Plan General Contable:

3 Automatismos y procesos guiados

Los automatismos son operaciones que el programa realiza automáticamente. En este sentido, con motivo del nuevo PGC, a partir de este ejercicio 2008 se establece un nuevo criterio que define la naturaleza de un activo y se instauran también modificaciones respecto al concepto de pasivo. Ante esta nueva situación, y con el objetivo de facilitar al máximo el trabajo al usuario, en general los programas de contabilidad se han dota-do de mecanismos inteligentes que detectan automáticamente los activos y pasivos que dejan de ser válidos como tal con la entrada en vigor del nuevo PGC. Partiendo de la ba-se de que todos los proveedores de soft-ware contable han incorporado a sus solu-ciones procesos que identifican correcta-mente los activos y pasivos invalidados y los reclasifican según el nuevo marco legal, el valor que convierte a un programa informáti-co mejor que a otro radica en lo fácil y rápi-do en que se realizan dichos ajustes, así co-mo en la transparencia hacia el usuario para poder comprobar o revisar las modificacio-nes. Otro aspecto de interés es la flexibili-dad del software, en el sentido de que per-mita al usuario modificar en caso de que lo desee cualquiera de las opciones propues-tas por la aplicación.

Resulta también muy práctico y útil para el usuario que una aplicación de contabili-dad incorpore automatismos en la entrada de los apuntes de apertura y cierre. En este sentido, en relación a la reforma con-table, nos puede resultar muy interesante trabajar con una aplicación que incorpore también automatismos en la entrada de los asientos de cierre de los nuevos grupos 8 y 9.

Por otro lado, los procesos guiados son también de gran valor para el usuario, espe-cialmente cuando sus nociones sobre conta-bilidad son bastante limitadas. Por ejemplo, vinculado al nuevo PGC, algunas soluciones

El último trimestre del año es el

momento perfecto para elegir un

software contable que nos convenza

y nos dé tranquilidad de cara al

próximo ejercicio»«

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Nunca es tarde para adquirir un buen software contable

informáticas han incorporado asistentes pa-ra facilitar la apertura del ejercicio 2008. Este proceso es realmente útil y cómodo, puesto que evita errores y pérdidas de tiem-po innecesarias. Al abrir el año 2008 el pro-grama realiza la equivalencia de las cuentas contables de forma automática. Además, un informe de gestión permite revisar las dife-rencias entre el cierre del ejercicio 2007 y la apertura de 2008.

Pero no sólo los procesos guiados nos interesan vinculados a un cambio normativo, sino que también resultan muy útiles aque-llas aplicaciones de contabilidad que incor-poran asistentes por ejemplo para la pre-sentación telemática por lotes o bien para realizar la conciliación bancaria, o incluso para el proceso de creación de una empre-sa, facilitando al usuario la entrada de los datos de la empresa y la asignación de los impresos específicos a presentar en cada caso.

3 Mecanismos de control

Otro aspecto muy valorado por asesores y contables es poder trabajar con un progra-ma que incorpore mecanismos inteligentes y de control, que detectan irregularidades e incoherencias entre datos y avisan al usua-rio sobre los mismos. Así por ejemplo, con motivo de la reforma contable hay aplicacio-nes de contabilidad que avisan al usuario de las cuentas contables que debería revisar, porque pueden tener más de una correspon-dencia según la nueva reclasificación de las cuentas contables establecida en el PGC 2007.

Los criterios de valoración de los instru-mentos financieros han cambiado también con la entrada en vigor de la reforma conta-ble. Cabe decir que ésta es una tarea que el profesional debe realizar en gran medida manualmente. De todos modos, hay progra-mas que aún cuando es difícil automatizar las valoraciones, incorporan mecanismos in-teligentes que ayudan al profesional a reali-zar su labor, por ejemplo, identificando las cuentas 540 (correspondientes a activos fi-nancieros mantenidos para negociar).

Vinculado a la reforma contable, pode-mos encontrar también programas que de-tectan automáticamente los gastos de constitución y se los muestran al usuario

para darlos de baja, así como programas que detectan automáticamente los fondos de comercio y los exponen para que el pro-fesional no los amortice.

Pero los proveedores de software no han creado mecanismos de control sólo con mo-tivo de la reforma contable, sino que hay otras funcionalidades o sistemas de aviso que están vigentes desde hace muchos años. Resultan especialmente útiles para los profesionales que gestionan la contabilidad los avisos que emiten algunos programas cuando al informar un número de factura que ya está introducido se nos aparece un mensaje indicando al usuario que la factura ya ha sido informada anteriormente. Otro ejemplo similar son los avisos para evitar que el usuario entre facturas en la contabili-dad en períodos que ya están cerrados y presentados. Son controles aparentemente sencillos pero de gran valor para los conta-bles puesto que les ayudan en su quehacer diario, evitándoles pérdidas de tiempo y errores.

3 Informes on-line

La obtención inmediata de todo tipo de informes desde la aplicación es cada vez más imprescindible para los profesionales que gestionan la contabilidad. Pero al mar-gen de que éstos puedan obtenerse fácil y rápidamente -muchas veces con un simple clic- el valor diferencial entre un software contable y otro radica en pequeños detalles. Por ejemplo, en el mercado podemos en-contrar aplicaciones en las que inmediata-mente después de haber entrado un movi-miento contable o apunte, este dato ya será tenido en cuenta por el programa a la hora de generar cualquier listado. La información se actualiza absolutamente on-line desde el momento en que entras el apunte, sin nece-sidad de tener que salir de la pantalla en la que estás posicionado para que se graben los datos.

Si nos ceñimos a las consideraciones a tener en cuenta relacionadas con la reforma contable, un buen software debe proporcio-nar al profesional listados comparativos del balance de situación y la cuenta de pér-didas y ganancias entre ejercicios según el modelo del nuevo PGC, de forma que pueda realmente comparar los resultados obteni-dos en 2007 y 2008.

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3 Información legal

Otro requisito importante es que el soft-ware incorpore información legal en sí mismo (acceso directo a normativa, comentarios, noticias de interés, etc.), lo que nos ayuda-rá a resolver dudas sobre el nuevo PGC, así como sobre los cálculos que el progra-ma realice. Nos referimos a soluciones que, por ejemplo, incorporan servicios que permiten al usuario acceder desde cual-quier campo de la aplicación a una expli-cación detallada sobre la normativa legal relacionada, incluso con comentarios o

ejemplos prácticos, de manera que el usuario evita pérdidas de tiempo con-sultando cualquier volumen en papel o preguntando a terceros. Por resu-

mirlo de forma gráfica, el software ejerce de algún modo de asesor, pro-porcionando al usuario todas aquellas referen-cias relacionadas con el motivo de su duda. Así por ejemplo, en ca-so de que el usuario esté entrando un apun-te en una cuenta de gastos concreta, auto-máticamente se abre una ventana externa al programa con toda una relación de enlaces a la normativa y a co-mentarios de expertos respecto a la informa-ción relacionada con la cuenta que informamos.

Es un sistema muy práctico y efectivo que resul ta muy ú t i l sob re t odo

ahora, puesto que con la reforma contable las novedades le-gales generan constantes dudas a los profesionales del área fiscal y contable.

Hay también programas que cuentan con servicios de información legal por e-mail, que permiten al usuario conocer las disposiciones aparecidas en el BOE y sa-ber como éstas afectan a su programa de contabilidad. Este servicio incluso propor-ciona la relación de afectados (empresas o empleados) por las disposiciones publi-cadas.

EL SERVICIO DE UN ESPECIALISTA

Paralelamente a los automatismos, a los procesos guiados, a los mecanismos de control y al resto de criterios enumera-dos anteriormente, antes de elegir un soft-ware contable resulta imprescindible valo-rar también otros aspectos que condicio-narán nuestra decisión de compra. En es-te sentido, aspectos clave son el servicio y la experiencia del fabricante, muchas veces sinónimo de garantía del buen ha-cer del proveedor. Por eso es importante:

• Elegir a un proveedor que sea especialis-ta en el desarrollo de software especiali-zado en la gestión contable, que tenga ex-periencia en el sector y que cuente con una trayectoria importante que avale su trabajo.

• Igual de importante es el Servicio de Atención al Cliente que nos ofrece el proveedor, que debe disponer de un equi-po de técnicos especialistas ágil y resoluti-vo, y lo suficientemente numeroso para atender a las consultas de los clientes de forma eficaz.

• Y evidentemente, el software debe ser fá-cil de utilizar y de implementar, y que se caracterice por una puesta en marcha sencilla.

• En caso de estar trabajando con una aplicación y desear adquirir otra distin-ta, debemos asegurarnos de que el nuevo proveedor nos facilite el traspa-so de datos desde el antiguo programa al nuevo.

El mercado español cuenta con una va-riada oferta de soluciones contables. Todas permiten la gestión de la contabilidad y, en la época en que nos encontramos, también todas presumen de estar adaptadas al nuevo PGC de 2007, pero obviamente to-das son distintas. Las características de nuestro propio negocio (dimensión, sector, presupuesto, etc.) muchas veces nos ayu-darán a elegir las que mejor se adapten a nuestras particularidades. En cualquier ca-so, es importante no tomar una decisión precipitada, puesto que un software inade-cuado nos perjudicará como mínimo du-rante todo un ejercicio en nuestro trabajo diario. ✽

usuario evita pérdidas de tiempo con-sultando cualquier volumen en papel o preguntando a terceros. Por resu-

mirlo de forma gráfica, el software ejerce de algún modo de asesor, pro-porcionando al usuario todas aquellas referen-cias relacionadas con el motivo de su duda. Así por ejemplo, en ca-so de que el usuario esté entrando un apun-te en una cuenta de gastos concreta, auto-máticamente se abre una ventana externa al programa con toda una relación de enlaces a la normativa y a co-mentarios de expertos respecto a la informa-ción relacionada con la cuenta que informamos.

Es un sistema muy práctico y efectivo que resul ta muy ú t i l sob re t odo

ahora, puesto que