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Código: 4AP-GTI-PD-05GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Fecha: O 7 V ' Di,—í—', ih',\O EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y ACUERDOS DE Versión: 1

GESTION Página: 1 de 11

OBJETIVO: Concertar, formalizar y evaluar la gestión de los servidores y Gerentes Públicos a través de los instrumentos y medios deverificación necesarios para adelantar la valoración de los mismos, con fundamento en los objetivos y descripción de los resultadosesperados en términos de cantidad, calidad, indicadores, planes, programas y proyectos del IDARTES para la correspondiente vigencia.ALCANCE: Inicia con la identificación de los responsables de la evaluación, fechas, clases de evaluación y número de servidorespúblicos a evaluar por dependencia y finaliza con la implementacíón de las acciones de mejoramiento de la evaluación respectiva. _RESPONSABLE (S): Dirección General, Subdirección Administrativa y Financiera - Área de Talento HumanoNORMATIVIDAD:LEY 909 DE 2004 "Por la cual se disponen normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa, Gerencia Pública y sedictan otras disposiciones" emitida por el Gobierno Nacional.DECRETO 1227 DE 2005 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998" emitida por elGobierno Nacional.DECRETO 760 DE 2005 "Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civilpara el cumplimiento de sus funciones".DECRETO 770 DE 2005 "Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicoscorrespondientes a los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del orden nacional, a que se refiere la ley 909 de2004".DECRETO 785 DE 2005 "Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales delos empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la ley 909 de 2004".DECRETO 1227 DE 2005 "Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 909 de 2004 y el decreto-ley 1567 de 1998".DECRETO 2539 DE 2005 "Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintosniveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005".ACUERDO 27 2008 "Por la cual se precisa la evaluación sobresaliente en el sistema tipo de evaluación del desempeño laboral y seadopta un instructivo".ACUERDO 137 DE 2010 "Por el cual se establece el sistema tipo de evaluación del desempeño laboral de los servidores de carreraadministrativa y en período de prueba".ACUERDO 138 DE 2010 "Por el cual se establecen los criterios técnicos y legales que fundamentan el sistema de evaluación deldesempeño laboral de los empleados de carrera y en período de prueba y se determinan los elementos mínimos para el desarrollo desistemas de evaluación del desempeño laboral propios".DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:EVALUACIÓN: Acción de calificar, con base a observaciones y evidencias objetivas, el nivel de desempeño de los trabajadores.

Este es un documento controlado, una vez se descargue o se imprima de la intranet: http.'1 comunicarle ¡G'art8s.g?\ cojdartes. se considera COPIA NO CONTROLADA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOCódigo: 4AP-GTI-PD-05

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PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y ACUERDOS DEGESTIÓN

Versión: 1

Página: 2 de 11

DESEMPEÑO: Punto de convergencia o de puesta en juego de varios elementos relevantes a una situación, que da sentido, limites yalcance a la competencia de una persona.RETROALIMENTAR: Acción de informar al empleado sobre sus resultados de desempeño, mediante una entrevista, en la cual seargumenta la calificación asignada.EVALUACIÓN CONJUNTA: Acción en la que el evaluador con la participación del evaluado, realiza la evaluación del desempeño.Retroalimentando en ese momento al evaluado sobre las áreas de fortaleza y oportunidad de mejora en el desempeño de susfunciones.METAS ESPECÍFICAS: Metas individuales para un período de desempeño, con base a las funciones del perfil de puesto y planesestratégicos, fijadas conjuntamente entre superior jerárquico y trabajador, que constituyen un indicador a evaluar en el período deevaluación siguiente. Las mismas deben ser medibles, alcanzables y claras.INCONFORMIDAD: Recurso que permite al empleado, solicitar una revisión de los resultados obtenidos en la evaluación deldesempeño, por no estar de acuerdo con estos.ACUERDO DE GESTIÓN: Se entiende por Acuerdo de Gestión el establecimiento de una relación escrita y firmada entre el superiorjerárquico y el respectivo gerente público, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la visión, misión y objetivos delorganismo; se pacta por un periodo determinado e incluye la definición de indicadores a través de los cuales se evalúa el mismo.GERENTES PÚBLICOS De acuerdo con la Ley 909 de 2004, son Gerentes Públicos quienes desempeñan empleos públicos queconllevan el ejercicio de la responsabilidad directiva.

No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREARESPONSABLE

DEPENDENCIA j CARGOrKULJUOIU U

i REGISTROPUNTO DECONTROL

IDENTIFICAR LOS RESPONSABLES PARA LAEVALUACIÓNIdentificar ios responsables para la evaluación, fechas,clases de evaluación y número de servidores públicos aevaluar por dependencia.

SubdirecciónAdministrativa y

Financiera

ProfesionalTalento Humano NA N.A.

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GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO


Código: 4AP-GTI-PD-05

Fecha: 2 7 IÍAR 2013Versión: 1

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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA

¿EL PERSONAL A EVALUAR DEBE REALIZARACUERDOS DE GESTIÓN?• Si debe realizar acuerdo de gestión, se continua con lasiguiente actividad• Si no, continua con la actividad No. 9ELABORAR MEMORANDO SOLICITANDO ELDILIGENCIAMIENTO DE LOS ACUERDOS DE GESTIÓNElaborar memorando solicitando a quien corresponda laconcertación de los acuerdos de gestión con los funcionarioscorrespondientesFIRMAR MEMORANDOFirmar memorando con copia a los funcionarioscorrespondientesREALIZAR REUNIONES PARA CONCERTAR LOSACUERDOS DE GESTIÓNRealizar reuniones para concertar los acuerdos de gestiónlos cuales son firmados por el funcionario y el superiorjerárquico y se envía el original a la Oficina de TalentoHumano.

REALIZAR LA EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LOSACUERDOS DE GESTIÓNRealizar la evaluación de cumplimiento de los acuerdos degestión de manera semestral.

DETERMINAR PLANES DE MEJORAMIENTODeterminar planes de mejoramiento con cada funcionario

RESPONSABLE

DEPENDENCIA


Financiera


Financiera


Financiera

Dirección Generaly demás áreas



CARGO

ProfesionalTalento Humano



Director Generaly responsables

de evaluar


de evaluar


de evaluar

PRODUCTO OREGISTRO

NA

Memorando

N.A.

Formato de"Suscripción y

EvaluaciónAcuerdos de

Gestión"

Formato de"Suscripción y

EvaluaciónAcuerdos de

Gestión"

Formato "Plande Mejoramiento

por Proceso"

PUNTO DECONTROL

N.A.

N.A.

NA

NA

NA.

N.A.

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No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA

ARCHIVARArchivar los acuerdos de gestión y su respectiva evaluaciónen la hoja de vida

ELABORAR Y ENVIAR MEMORANDO PARA CADAJEFE INMEDIATOElaborar y enviar memorando adjuntando el formato de

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Evaluación de Desempeño. Este memorando es enviadodentro de los primeros 15 días del mes de febrero yagosto, meses en los cuales se inicia el semestre para laevaluación de desempeño

DILIGENCIAR EL FORMATO DE EVALUACIÓN DEDESEMPEÑODiligenciar el formato de Evaluación de desempeño, elcual debe ir firmado por el servidor público a evaluar y porel evaluador. Esta actividad se debe tener en cuenta en elplan anual de gestión de la dependencia.

REVISAR EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DELFORMATOSe revisa que todos los servidores públicos relacionadosen el memorando tengan la concertación de objetivos. Sedebe verificar que los formatos estén completamente

: diligenciados, que tengan claramente definidas las fechasde concertación y del periodo a evaluar. En el caso que se

DEPENDENCIA

Administrativa yFinanciera


Financiera

Todas lasdependencias


Financiera

CARGOPRODUCTO O PUNTO DE

REGISTRO CONTROL


Talento Humano

Formatoarchivado

N.A.

Memorando N.A.

Formato"Instrumentosdel Sistema

Todos los Tipo deresponsables

de evaluar

Evaluación del N ADesempeñoLaboral para

los servidorespúblicos"

Profesional FormatoTalento Humano "Instrumentos

del Sistema

N.A.

Tipo deEvaluación delDesempeñoLaboral para

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presenten inconsistencias este será devuelto al jefeinmediato para que realice los respectivos ajustes.

ARCHIVARArchivar original del formato de Evaluación deDesempeño.

ELABORAR Y ENVIAR MEMORANDO A CADA JEFEINMEDIATO.Elaborar memorando y adjuntar el formato de calificaciónpara ser enviado a cada jefe inmediato, para la evaluaciónde seguimiento semestral o anual.

DILIGENCIAR EL FORMATO DE CALIFICACIÓNDiligenciar el formato de Evaluación de Desempeño con lafirma del respectivo servidor público, y se comunican losresultados de la Evaluación. En caso de ser necesario, sedebe definir el plan de mejoramiento individual para cadaservidor público

1

RESPONSABLE

DEPENDENCIA CARGO


Financiera



Financiera



Todos losresponsables

de evaluar

PRODUCTO OREGISTRO


Formato'Instrumentosdel Sistema

Tipo deEvaluación del

DesempeñoLaboral para


Memorando





PUNTO DECONTROL

N.A.

N.A.

N.A.

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Versión: 1

Página: 6 de 11

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¿ES UNA EVALUACIÓN PARCIAL?• Si es una evaluación semestral o en periodo de prueba,se continua con la siguiente actividad• Si es evaluación anual continua con la actividad No. 18ENVIAR RESULTADO DE LA EVALUACIÓNEnviar el resultado de la evaluación a la Oficina de TalentoHumano

REVISAR LA INFORMACIÓN RECIBIDARevisar que las sumatorias que se deban realizar en elformato estén correctas y que esté totalmente diligenciado

REALIZAR LA PONDERACIÓNRealizar la ponderación para obtener la calificacióndefinitiva

¿SE INTERPONEN RECURSOS DE REPOSICIÓN O DEAPELACIÓN?• Si se interponen recursos, se continua con la siguienteactividad• Si no, continua con la actividad No. 24

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RESPONSABLE

DEPENDENCIA



Financiera


Financiera


Financiera

Todas lasDependencias

Comisión de

CARGO


de evaluar




Servidor Público

PRODUCTO OREGISTRO

N.A.

N.A.





N.A.

RecursoInterpuesto

PUNTO DECONTROL

N.A.

N.A.

N.A.

N.A.

N.A.

Presidente de la N.A. N.A.

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GESTIÓNVersión: 1

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RESOLVER EL RECURSO PRESENTADOResolver el recurso presentado por el servidor público.

RESPUESTA RECURSO INTERPUESTOEn caso de salir a favor el recurso interpuesto continuacon la siguiente actividadEn caso contrario se comunica respuesta al funcionario yse continua con la actividad 27

AJUSTAR EL FORMATOAjustar el formato de Evaluación de Desempeño, yenviar a Talento Humano.

COMUNICAR LA RESPUESTAComunicar la respuesta al servidor

REVISAR LA PONDERACIÓN REALIZADARevisar la ponderación realizada y el consolidado de lasevaluaciones por niveles (profesional, técnico yasistencial) y cada nivel se ordena de mayor a menorcalificación. Se hace una citación a reunión para entregar

RESPON

DEPENDENCIA

Personal

Comisión de



FinancieraSubdirección

Administrativa yFinanciera

SABLE

CARGO

Comisión dePersonal

Presidente de laComisión de

Personal


de evaluar



rKUUUUIU U

REGISTRO

Oficio





Oficio

Consolidado delas

evaluacionespor niveles

rUN 1 U UtCONTROL

N.A.

N.A.

N.A.

N.A.

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Fecha: ¿ ~¡ALCALDÍA MAYOR

DE BOGOTÁ O.C PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y ACUERDOS DE Versión: 1ln-_llut,, Dr.-tllt.3l de I.T- ArK-, GESTIÓN Página: 8 de 11

No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREARESPONSABLE

DEPENDENCIA CARGOPRODUCTO O

REGISTROPUNTO DECONTROL

el consolidado para definir los incentivos. \c ENTREGAR CONSOLIDADO

f iEntregar el consolidado a la comisión de personal

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¿LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ESSATISFACTORIA?• Si la evaluación es satisfactoria, finaliza el procedimiento• Si no es satisfactoria continua la siguiente actividadREALIZAR EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN


Financiera




NA

N.A.

N.A.

N.A.

27

Realizar el proyecto de resolución que declareinsubsistencia de nombramiento, solo se declarainsubsistente el empleo cuando la calificación es decarácter anual o extraordinaria. En el caso de lacalificación en periodo de prueba se continua con elprocedimiento de "Provisión de Talento Humano".


Financiera

Director ySubdirector

Administrativo yFinanciero

Resolución N.A.

REALIZAR ACTIVIDADES DE ARCHIVO28 Realizar actividades correspondientes al

: "Organización de archivos"., FIN DEL PROCEDIMIENTO

Subdirecciónprocedimiento : Administrativa y

Financiera

¡ ProfesionalTalento Humano

Formatoarchivado

N.A.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Acuerdo de Gestión:

1. El Acuerdo de Gestión se pactará para cada vigencia y debe ser el resultado de un proceso concertado entre el Superior Jerárquico ycada Gerente Público, entendiendo la concertación como un espacio de intercambio de expectativas personales y organizacionales.

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Bodigo: AAK-IO i i-ru-us

Fecha: 2 7 MAR 2013Versión: 1Página: 9 de 11

Así mismo, deberá establecer los indicadores a través de los cuales se medirá su cumplimiento y se valorará su gestión.

2. El Acuerdo de Gestión deberá establecerse dentro de los primeros cuatro (4) meses de cada vigencia. Cuando se vincule un nuevoGerente Público, dicho término se contará a partir de la fecha de posesión; para tal efecto, podrán apoyarse en la información quesuministre la Oficina Asesora de Planeación (planes, programas y proyectos de la Entidad). En todo caso deberá remitirse copia delAcuerdo de Gestión suscrito entre el Gerente Público y el superior inmediato a la Oficina de Talento Humano.

3. El Superior inmediato o el Gerente Público que requiera el acompañamiento en éste proceso, podrá solicitar a la Oficina Asesora dePlaneación la información relacionada con los respectivos planes operativos o de gestión anual de la Entidad. Así mismo, la OficinaAsesora de Planeación orientará al Gerente Público en la definición de los indicadores.

4. Una vez el Superior Jerárquico y el Gerente Público conceden los compromisos, metas e indicadores, lo suscribirán y remitirán eloriginal a la Oficina de Talento Humano y copia a la Oficina de Planeación.

5. La función de evaluar será indelegable y se llevará a cabo dejando constancia escrita, en un plazo no mayor de tres meses, contadosa partir de la finalización de la vigencia del Acuerdo.

6. El Acuerdo de Gestión se pacta para una vigencia anual que debe coincidir con los períodos de programación y evaluación, previstosen el ciclo de planeación de la entidad.

7. Igualmente se deben realizar seguimientos permanentes con el fin de verificar el cumplimiento de los compromisos pactados.

Evaluación del Desempeño:

1. El Jefe inmediato superior y el subordinado mediante diálogos de desarrollo realizan las metas individuales de cada servidor público deconformidad a las funciones y actividades que determina el perfil del puesto.

2. La Oficina de Talento Humano en coordinación con los responsables designados, difundirá y aplicará el procedimiento por el cual se

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Código: 4AP-GTI-PD-05

Fecha: 2 / MAR 2013

Versión: 1Página: 10 de 11

llevará a cabo la Evaluación del desempeño Anual y Semestral de conformidad a los lineamientos establecidos por la ComisiónNacional del Servicio Civil.

3. El método de evaluación contempla los datos para identificar al evaluado y a sus evaluadores, compromisos laborales, compromisoscomportamentales, portafolio de evidencias y la consolidación de resultados.

4. Se considera una evaluación anual y una evaluación semestral de seguimiento y será dado a conocer por la Oficina de TalentoHumano a los evaluados y evaluadores, previo a su aplicación, garantizando que tengan conocimiento oportuno del método y delproceso de evaluación en que participarán.

5. El periodo de evaluación del desempeño anual abarcará del 1 de enero al 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal y el de evaluacióndel desempeño semestral, del 1 de enero al 30 de junio del año que corresponda.

6. Será evaluador de un servidor público, su superior jerárquico o, en su caso, quien haya dado seguimiento directo a su desempeño y asus actividades por lo menos durante tres meses continuos inmediatamente antes de una evaluación semestral o seis, de una anual.

7. En caso de que el evaluado no cuente con un superior jerárquico o supervisor que cumpla con estas características, su evaluador seráel servidor público que ocupe el siguiente puesto en línea ascendente y si este último no cumple con el periodo requerido, la evaluaciónserá aplicada por quien cuente con los mayores elementos para soportar una evaluación objetiva, pudiendo apoyarse en la consulta delas fuentes pertinentes, si así lo considera necesario.

8. Un servidor público será evaluado en su desempeño anual respecto de cualquier puesto si lo ha ocupado por un mínimo de seis mesescontinuos durante el periodo a evaluar y para el caso de la evaluación semestral, si lo ha ocupado como mínimo tres meses continuos.

9. La Oficina de Talento Humano coordinará la aplicación de la Evaluación del Desempeño de los servidores públicos con el método deevaluación determinado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en los siguientes periodos:

Para la evaluación semestral, en los meses de julio y agosto de dicho ejercicioPara la evaluación anual, en los meses de enero y febrero del ejercicio fiscal siguiente yPara la evaluación en periodo de prueba al finalizar dicho periodo.

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D-C-



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Página: 11 de 11

ANEXOS:

Formato de Suscripción y Evaluación Acuerdos de Gestión Código 4AP.GTH-F02 versión 1Formato Instrumentos del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral para los servidores públicos"Formato Plan de Mejoramiento por Proceso Código 2EM-CES-F-01 versión 2

HISTÓRICO DE CAMBIOSVersión Fecha de Emisión

1 : Noviembre 2011o

i

Emisión InicialAjuste a la estructura del.Documentos del SIG.

Cambios realizados

procedimiento conforme a la Guía de Diseno de

Revisó:

Profesional Universitario Oficina Planeación\:

Orlando Barbosa SilvaSubdirector Administrativo y Financiero

Aprobó:

Luis-Fer iyiejía Castro\e OficinasftsesoEB Planeación

<7Fecha Aprobación:

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