OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL REGLAS INTERNAS

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Procedimiento de Auditorías Internas de Calidad PRO-DPP-008

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE CALIDAD ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

DE GESTIÓN DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y

PROYECTOS

VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0

CÓDIGO PRO-DPP-008

2. OBJETIVO

Establecer la metodología para la planificación y realización de auditorías internas que

permitan evaluar el funcionamiento y la adecuación del Sistema de Gestión de Calidad del

GAD Municipal de Portoviejo.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las auditorías internas de calidad que se realicen al Sistema

de Gestión de Calidad del GAD Municipal de Portoviejo.

4. BASE LEGAL

ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

5. REGLAS INTERNAS

5.1. Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del

GAD Portoviejo que realizan auditorías internas de calidad. El no cumplimiento por parte

de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la

determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas

vigentes.

5.2. Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de

incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes,

normas y políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en el GAD

Portoviejo.

6. POLÍTICAS

6.1. Las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad en el GAD Municipal de

Portoviejo se realizan dos veces al año, en los meses planificados (pueden ser marzo y

septiembre), considerando el estado e importancia de los procesos y el resultado de

auditorías previas. En el mes de enero se realizará el Programa de Auditorías y con un

mes de anticipación a cada auditoría programada se elaborará el “Plan de Auditorías”

que establece el alcance, frecuencia, criterio y recursos necesarios para realizar las

auditorías del Sistema de Gestión. El alcance define las áreas o los procesos de la

institución que se auditarán y el criterio define las cláusulas de la norma ISO 9001 y/o la

documentación del SGC que se revisarán en la auditoría.

6.2. Las auditorías internas de calidad son ejecutadas por funcionarios de la institución

certificados como Auditores Internos de Calidad.

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6.3. Un funcionario no puede auditar los procesos de la Dirección en la cual labora para

evitar un conflicto de intereses.

6.4. Los resultados de las auditorías internas de calidad se comunican al Alcalde, Directores

Generales, Directores y a todo el personal, en las instancias en que se determinen como

más adecuadas.

6.5. El análisis de causas y acciones propuestas para solventar no conformidades

encontradas en el proceso de auditoría, deben ser entregadas al Auditor

correspondiente una semana posterior a la Auditoría Interna realizada.

7. DEFINICIONES

AUDITORÍA DE CALIDAD: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se

cumplen los criterios de la Norma ISO 9001:2015.

8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

a) Responsables de la ejecución: Director de Planificación Estratégica y Proyectos,

Coordinador de Procesos, y Auditores Internos de Calidad.

b) Responsables del control: Director Cantonal de Planificación y Desarrollo.

c) Distribución: La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución

mediante correo electrónico. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la

Intranet del GAD Portoviejo.

9. PROCEDIMIENTOS

No. Actividad Documento Responsable Tiempo proceso

ETAPA DE PLANIFICACIÓN

1

a) Elabora el “Programa Anual de Auditorías de Calidad” (PRO-DPP-008-01) hasta el 31 de enero de cada año.

b) Presenta el plan al Comité de Calidad Institucional para su aprobación.

Programa Anual de Auditorías de

Calidad (PRO-DPP-008-

01)

Director de Planificación Estratégica y

Proyectos

2

¿Está de Acuerdo? SI: Aprueba el “Programa Anual de Auditorías de Calidad” (PRO-DPP-008-01) NO: Envía con observaciones para modificar el “Programa Anual de Auditorías de Calidad” (PRO-DPP-008-01). Paso 1.

Comité de

Calidad Institucional

ETAPA DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA

3

Previo a realizar la auditoría de calidad, designa los Auditores Internos seleccionándolos del “Listado de auditores internos calificados” ANEXO 1 y nombra al Auditor Líder de la auditoría.


Proyectos

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4 Elabora el “Plan para la Ejecución de la Auditoría” (PRO-DPP-008-02).

Plan para la Ejecución de la

Auditoría (PRO-DPP-008-

02)

Auditor Líder

5 días laborables previo a la Auditoría

5

¿Está de acuerdo con el Plan? SI: Envía una comunicación a los responsables que van a ser auditados junto al “Plan para la Ejecución de la Auditoría” (PRO-DPP-008-02), indicando las fechas de auditoría, horarios de las actividades, grupo de auditores, entre otros. NO: Paso 4



02)


Proyectos

4 días laborables antes de la Auditoría

6

¿Está de acuerdo con el Plan? SI: Paso 7 NO: Emite sus observaciones al Director de Planificación Estratégica y Proyectos, para que se realicen los cambios solicitados. Paso 4.



02)

Responsable del proceso a ser auditado

7

Antes de la realización de la auditoría, realiza el estudio de la documentación correspondiente y elabora el formato “Lista de Verificación” (PRO-DPP-008-03).

Lista de Verificación

(PRO-DPP-008-03)

Equipo de auditores

8

Se reúnen en fecha y hora planificadas, definidas en el “Plan para la Ejecución de la Auditoría” (PRO-DPP-008-02), con los responsables del proceso a ser auditado, a fin de: Indicar el alcance, objetivo de la auditoría y sitio

a auditarse. Comunicar el criterio de la auditoría. Presentar el programa de la auditoría. Indicar la confidencialidad de la información

proporcionada a los auditores. Indicar el formato de la “Solicitud de Acción

Correctiva - SAC” (PRO-DPP-008-04) Explicar la necesidad de establecer un programa

de implantación y seguimiento de las acciones correctivas.

Confirmar la hora y fecha para la reunión de cierre y para cualquier otra reunión intermedia, si se necesita.

Aclarar cualquier detalle de la programación de la auditoría.

Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO-

DPP-008-02)

Solicitud de Acción

Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-

04)

Auditor Líder y Equipo de Auditores

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9

a) Empleando la “Lista de Verificación” (PRO-DPP-008-03), realizan la auditoría, para lo cual recolectan evidencias, es decir, la información necesaria a través de entrevistas, examen de procedimientos, observaciones y registros de las actividades; con el fin de verificar su cumplimiento al compararla con los requisitos especificados en el Sistema de Gestión de Calidad del GAD Municipal de Portoviejo.

b) Una vez concluida la auditoría del proceso, informa al auditado acerca de las desviaciones encontradas y registra las No Conformidades y Observaciones en el formato “Solicitud de Acción Correctiva - SAC” (PRO-DPP-008-04); entrega la solicitud para que el auditado responsable complete el análisis de causas y las acciones propuestas para solventar las no conformidades.

Lista de Verificación

(PRO-DPP-008-03)

Solicitud de

Acción Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-

05)

Auditor Líder y/o Equipo de

Auditores

10

Al final de la auditoría mantiene una reunión con los responsables de las funciones auditadas para indicar el total de no conformidades detectadas en la “Ficha de No Conformidades” y las conclusiones globales de la auditoría.

“Ficha de No Conformidades” (PRO-DPP-008-

04)

Auditor Líder y Equipo de Auditores

11

a) Prepara el “Informe de Auditoría” (PRO-DPP-008-05), en la semana posterior a la auditoría, dirigido al Comité de Calidad Institucional para su conocimiento y comentarios sobre aspectos específicos de los resultados de la auditoría interna efectuada.

b) Envía la “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04) con sus fechas de cumplimiento al Director de Control de Gestión, para su control y seguimiento.

Informe de Auditoría (PRO-

DPP-08-06)



05)

Auditor Líder

12

Ingresa en el SISCOM, las acciones correctivas a ejecutar, los responsables y fechas de ejecución, para su control y seguimiento, e ingresa como revisor al Auditor Responsable.

Director de Control de

Gestión

13

Gestiona y/o ejecuta la acción correctiva establecida en la “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04) respectiva y despacha en el SISCOM.



05)

Responsables del Proceso

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14

Realiza el seguimiento de las acciones correctivas ejecutadas. ¿El servidor responsable cumple con la fecha propuesta para ejecutar la acción correctiva a la no conformidad encontrada? SI: Registra el cumplimiento en la “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04) y despacha la tarea en el SISCOM. Paso 15 NO: El Auditor fija una nueva fecha con el responsable correspondiente, la misma que es registrada en el casillero de observaciones. Si se vuelve a incumplir el nuevo plazo, el Auditor responsable levantará una nueva “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04).



05)

Auditor Líder y/o

responsable de la no

conformidad

15

Evalúa su eficacia con el fin de que la No Conformidad se haya eliminado. Esta evaluación se realiza tres meses después de la ejecución de la última acción correctiva propuesta. ¿La evaluación de la acción correctiva es favorable? SI: Procede al cierre de la No Conformidad registrando las firmas del Responsable de Proceso y del Auditor responsable y la fecha de cierre en la “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04). NO: Levanta una nueva “Ficha de Acción Correctiva” (PRO-DCG-004-01), y envía al Director de Control de Gestión las No Conformidades aún no resueltas y las resueltas cerradas, para su registro.



05)

Auditor Líder y/o

responsable de la no

conformidad

3 meses después de

la Acción Correctiva

16

Lleva un control de todas las No Conformidades detectadas en el registro “Control de No Conformidades” (PRO-DCG-004-02). A través de este registro se pueden identificar aquellas No Conformidades repetitivas, puntuales o potenciales, y las respectivas soluciones.

Control de No Conformidades (PRO-DCG-004-

02)


Gestión

17 Mensualmente, el Director de Control de Gestión presenta el estado global de las acciones correctivas en las reuniones del Comité de Calidad Institucional.


Gestión 1 vez al mes

FIN PROCESO

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10. DIAGRAMAS DE FLUJO

Procedimiento de Auditoría Internas de Calidad

Aud

itor

Líd

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mit

é de

Cal

idad

Inst

ituci

ona

lD

irec

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e Co

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l y G

estió

n

a) Elabora el Programa Anual de

Auditorías de Calidad (PRO-DPP-008-01) hasta el 31 de enero de cada año.Presenta el plan al Comité

de Calidad Institucional para su aprobación.

¿Está de acuerdo?

Envía con observaciones para

modificar el Programa Anual de Auditorías de Calidad (PRO-DPP-008-01).

NO

Aprueba el Programa Anual de Auditorías de Calidad (PRO-DPP-008-01)

SI

Designa los Auditores Internos seleccionándolos del Listado de

auditores internos calificados ANEXO

1 y nombra al Auditor Líder

Elabora el Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO-

DPP-008-02).

Envía una comunicación a los responsables que van a

ser auditados junto al Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO-DPP-008-02), indicando las fechas de auditoría,

horarios de las actividades, grupo de auditores, entre

otros.

NO

SI

¿Está de acuerdo con el Programa?

Emite sus observaciones al Director de

Planificación Estratégica y Proyectos para que se realicen cambios en la

programación

NO

Se reúne con el equipo auditor para realizar el

estudio de la documentación correspondiente y elabora el

formato Lista de Verificación (PRO-DDP-008-

03)

SI

¿Está de acuerdo?

Se reúne con equipo de auditores y responsables de

proceso, en fecha y hora planificadas, para indicar

detalles de la planificación de la auditoría

a) Empleando la Lista de Verificación (PRO-DDP-008-03), ejecuta la auditoría, con el equipo de auditores.b) Informa al auditado acerca de las desviaciones encontradas y registra las No Conformidades y Observa-ciones en el formato Solicitud de Acción Correctiva - SAC (PRO-DPP-008-04); entrega la solicitud para que el auditado responsable complete el análisis de causas y las acciones propuestas.

Mantiene una reunión con los responsables de las

funciones auditadas para indicar el total de no

conformidades detectadas y las conclusiones globales de

la auditoría.

a) Prepara el Informe de Auditoría (PRO-DDP-008-04), en la semana posterior a su ejecución, dirigido al Comité de Calidad Institucional para su conocimiento y comentarios sobre aspectos específicos de los resultados. b) Envía la Solicitud de Acción Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-04) con sus fechas de cumplimiento al Director de Control de Gestión, para su control y seguimiento.

Ingresa en el SISCOM, las acciones correctivas a

ejecutar, los responsables y fechas de ejecución, e ingresa como revisor al

Auditor Responsable.

Gestiona y/o ejecuta la acción correctiva establecida

en la Solicitud de Acción Correctiva – SAC (PRO-DPP-

008-04) respectiva y despacha en el SISCOM.

Realiza el seguimiento de las acciones correctivas ejecutadas.

Registra el cumplimiento en la Solicitud de

Acción Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-04) y

despacha la tarea en el SISCOM.

Fija una nueva fecha con el responsable, la misma que es registrada en el casillero

de observaciones. Si se vuelve a incumplir el nuevo

plazo, el Auditor responsable levantará una nueva Solicitud de Acción

Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-04).

NO

SI¿El servidor

cumple con la fecha propuesta?

Evalúa su eficacia con el fin de que la No Conformidad se haya eliminado. Esta evaluación se realiza tres meses después de la ejecución de la última acción correctiva propuesta.

Procede al cierre de la No Conformidad registrando las firmas del Responsable de

Proceso y del Auditor responsable y la fecha de cierre en la Solicitud de Acción Correctiva – SAC

(PRO-DPP-008-04).

Levanta una nueva Ficha de Acción Correctiva (PRO-

DCG-004-01)

Envía al Director de Control y Gestión

las No Conformidades aún

no resueltas y las resueltas cerradas,

para su registro.

Lleva un control de todas las No

Conformidades detectadas en el

registro Control de No Conformidades (PRO-DCG-004-02)

Mensualmente, el Director de Control y Gestión presenta el estado global de

las acciones correctivas en las

reuniones del Comité de Calidad

Institucional.

SI¿La evaluación es favorable?

NO

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11. FORMATOS DE REGISTRO

FORMATO 1: PRO-DPP-008-01 Programa Anual de Auditorías de Calidad

FORMATO 2: PRO-DPP-008-02 Plan para la Ejecución de la Auditoría

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS DE CALIDAD GAD Municipal de Cantón Portoviejo

CÓDIGO: PRO-DPP-008-01

AÑO: __2017___________________

PROGRAMA DE AUDITORÍA

AUDITORÍAS ENE. FEB. MAR. ABR. MAY. JUN. JUL. AGO. SEP. OCT. NOV. DIC.

PRIMERA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

X

SEGUNDA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

X

ELABORADO POR: CAROLINA LASSO CEVALLOS JEFE TÉCNICA DE PROCESOS

APROBADO POR: SOLEDAD NARANJO DIRECTORA DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS

FIRMA: FIRMA:

FECHA: 22/02/2016 FECHA:

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FORMATO 3: PRO-DPP-008-03 Lista de Verificación

FORMATO 4: PRO-DPP-008-04 Ficha de No Conformidades

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FORMATO 5: PRO-DPP-008-05 Solicitud de Acción Correctiva – SAC

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FORMATO 6: PRO-DPP-008-06 Informe de Auditoría

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12. ANEXOS

ANEXO 1: Listado de Auditores Internos Calificados

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