Ocho síntomas que indican que debe clausurar sus herramientas de gestión de requisitos obsoletasY práctica lista de verificación que le ayudará a facilitar el cambio

Prácticamente desde el momento en el que, a principio de los 90, se introdujeron las he-rramientas de gestión de requisitos formales en PC, se convirtieron en el estándar para sa-ber cómo las empresas podían gestionar sus requisitos. En lugar de buscar manualmente en miles de documentos en papel y hojas de cálculo en blocs de tres anillas, las empresas podían gestionar sus complejos requisitos de forma más sencilla. Aun así, la utilidad de muchas de estas herramientas de gestión de requisitos “pre-Internet” ha ido decreciendo con el tiempo y algunos usuarios consideran que su diseño, arquitectura y enfoque para gestionar requisitos se han quedado anclados en el pasado. Muchas empresas, en especial las que cuentan con grandes equipos de de-sarrollo global, creen que las herramientas de gestión de requisitos con las que cuentan hoy en día simplemente no se han sabido adaptar a los tiempos que corren en lo que a rigidez de las interfaces de usuario en equipos de escri-torio, integraciones de punto a punto y clientes web de funcionalidad limitada respectan. Con la llegada de los servicios web, móviles y en la nube, y de otros avances tecnológicos, muchas organizaciones esperaban que los proveedo-res de gestión de requisitos trasladasen sus productos a una plataforma más moderna. Sin embargo, muchas empresas ni siquiera han anunciado planes de actualización de sus herramientas.

Si lleva años utilizando herramientas de requi-sitos de gestión que se han quedado anticua-das, ¿cuándo sería el momento oportuno para olvidarse de ellas? ¿Y en qué casos podría seguir utilizándolas? Estas preguntas no tie-nen respuestas sencillas, pero le mostramos a continuación ocho signos que le ayudarán a

decidir si debe buscar una solución de gestión de requisitos alternativa. Solo tiene que marcar los elementos que se ajusten a su situación actual.

Tiene equipos de desarrollo dispersos geográficamente Muchas herramientas de gestión de requisitos antiguas obligan a los equipos de desarrollo distribuidos y a los partners a instalar un gran cliente de escritorio para gestionar requisitos, algo que puede no ser posible en muchos entornos. La ejecución del cliente normalmente consume una capacidad de la red considerable, lo que con frecuencia impide a los usuarios utilizar otras aplicaciones para realizar su trabajo. Además, muchos clientes web no proporcionan todas las funciones necesarias.

Sus clientes buscan mayor visibilidad Muchas herramientas de gestión de requisitos no facilitan a los usuarios empresariales la consulta del estado de sus requisitos. No es normal pedir a un usuario de este tipo que se descargue un thick client solo para ver el estado y los detalles de los requisitos conforme avanza el ciclo de desarrollo. Además, las mejoras y las peticiones de cambio no suelen estar relacionadas con las actualizaciones de requisitos y terminan siendo un elemento más del “agujero negro” del desarrollo.

Los equipos no obtienen actualizaciones de estado puntuales Muchas herramientas de gestión de requisitos suponen un obstáculo a la hora de consultar cuándo se han actualizado los requisitos. A menos que los miembros del equipo consulten constantemente

elementos específicos, la falta de cualquier tipo de flujo de trabajo lleva a la acumulación de las actualizaciones en las colas de los desarrolladores. Sin ningún flujo de trabajo en vigor, los usuarios libran una batalla condenada al fracaso.

La carga de TI es demasiado elevada Tener que implantar todas las actualizaciones o parches para cada equipo con una herramienta de gestión de requisitos instalada es un proceso lento y tedioso. No resulta nada práctico solicitar a TI que compruebe que todos los usuarios utilizan la misma versión compatible. Además, para transferir grandes volúmenes de datos con algunas herramientas normalmente hace falta utilizar granjas de servidores específicas para gestionar requisitos.

La adopción por parte de los usuarios disminuye o es baja El grado de adopción por parte de los usuarios con herramientas de gestión de requisitos, a la baja o prácticamente inexistente, es síntoma de varios aspectos: los usuarios consideran que la herramienta es demasiado difícil de usar, no creen que su uso les genere beneficios o emplean aplicaciones conocidas como Microsoft Office para gestionar requisitos.

La reutilización de requisitos es baja Muchas herramientas de gestión de requisitos los introducen en jerarquías de documentos y obligan a los miembros del equipo a generar copias independientes si desean “reutilizar” dichos requisitos. En lugar de poder reutilizar los requisitos, los clientes se encuentran con una amalgama de requisitos aislados.

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FolletoOcho síntomas que indican que debe clausurar sus herramientas de gestión de requisitos obsoletas

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Tiene miedo a la actualización Con muchas integraciones de puntos, guiones de clientes y personalizaciones extensas, el uso de herramientas de actualización de requisitos resulta en ocasiones una empresa arriesgada. Muchas empresas acaban “atrapadas” en versiones antiguas y asumen gastos de mantenimiento para aplicar mejoras que nunca podrán aprovechar.

Los requisitos son un gran obstáculo Un sistema de gestión de requisitos difícil de utilizar genera obstáculos inesperados durante el desarrollo, ya que todo el trabajo se acumula en los denominados usuarios “dedicados” que saben cómo actualizar requisitos en una herramienta obsoleta.

Si ha seleccionado alguna de las casillas an-teriores, probablemente deba dejar de utilizar su herramienta de gestión de requisitos. Hay muchas alternativas, pero se deben buscar soluciones que cumplan los siguientes cinco requisitos:

1. Ofrecer funciones para el cumplimiento de requisitos y visibilidad en todo el desarrollo, desde la solicitud del cliente a la implantación en la fase de producción

2. Ofrecer a los clientes y partners acceso rápido y sencillo a los requisitos, sin necesidad de instalaciones del cliente ni de sobrecargar al departamento de TI

3. Ofrecer integraciones abiertas para herramientas de terceros

4. Ofrecer capacidades de flujo de trabajo para notificar las actualizaciones de requisitos a los miembros de equipo

5. Permitir la reutilización “real” de los requisitos, sin tener que crear copias aisladas

Cuatro prácticas estrategias de migraciónUna vez que haya identificado una alternativa válida para su sistema de gestión de requisitos actual, deberá pensar la estrategia de migra-ción es la más adecuada para su organización. Estos son algunos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de llevar a cabo su migración:

1. ¿Necesita realmente migrar datos existentes?

2. ¿Cuál es el volumen y la complejidad de los datos de su sistema actual?

3. ¿Tiene muchas integraciones de punto a punto?

4. ¿Cómo de complejos son los procesos actuales de su sistema?

5. ¿Qué porcentaje de usuarios utilizan activamente su sistema actual?

Una vez que haya valorado estos aspectos, asigne un puesto a su organización en la si-guiente matriz de migración:

Empezar de cero: cuanto menor sea el volumen de datos, procesos y usuarios que forman parte del sistema actual, más sencillo será empezar de nuevo o realizar

Figura 1. Funciones completas para trabajar con los clientes en todo el ciclo de vida de los requisitos: de la solicitud de creación a los prototipos y de estos al lanzamiento en la fase de producción.

Figura 2. Los participantes pueden revisar, aprobar y visualizar documentos de requisitos en una sencilla vista.

Figura 3. Las métricas de mejores prácticas y los KPI proporcionan información personalizada y en tiempo real de los requisitos a los participantes.

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una migración completa. Puede que también quiera empezar de cero si muchos de sus usuarios no están satisfechos o si su sistema actual es un software de estantería. La introducción de un sistema de gestión de requisitos moderno probablemente despierte el entusiasmo de su equipo y sitúe a su organización en el lugar correcto para mejorar los requisitos.

Formación de nuevos usuarios: si los datos de su sistema actual son muy complejos (debido a años de uso o a

los tipos de requisitos que gestiona) y el número de usuarios es limitado, puede ser más fácil introducir la nueva solución de requisitos en una base de usuarios completamente nueva desde un principio. Una vez que se hayan formado y utilicen la alternativa, puede dirigir su atención a los usuarios con mayor dependencia de un solo proveedor de su sistema actual.

Instalación estructurada en fases: si hay muchos usuarios en su sistema actual, pero un número de datos limitado,

se recomienda realizar la instalación por fases. Puede iniciar un programa piloto con un nuevo proyecto y ofrecer la nueva solución a los miembros de equipo del proyecto como punto de partida.

Mismo rumbo: si su sistema actual abarca gran cantidad de datos, procesos y usuarios, la mejor opción es continuar utilizándolo para estos proyectos. Siempre podrá aplicar una instalación estructurada en fases para aprovechar la tecnología y funcionalidad modernas.

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