Octubre 18 de 2001 Proyecto de implantación de organización por procesos Proceso optimizado 10....

Octubre 18 de 2001

Proyecto de implantación de organización por procesos

Proceso optimizado 10. Administrar Recursos Financieros

Este documento es confidencial y para el uso exclusivo del cliente a quién está dirigido

Federación Nacional de Cafeteros de Colombia

TM

2

•Presentación del Proceso

•Objetivos y Responsabilidades del proceso

•Productos del proceso

•Diseño optimizado del proceso.

•Apoyo sistemas de información.

•Indicadores de desempeño.

•Premisas de cambio

•Presentación del Proceso

•Objetivos y Responsabilidades del proceso

•Productos del proceso

•Diseño optimizado del proceso.

•Apoyo sistemas de información.

•Indicadores de desempeño.

•Premisas de cambio

Contenido

Contenido

3

1. Presentación del proceso

4

10.5 Costear

operación

10.4 Administrar

fondos

• Caficultores

• Compradores de café.

• Exportadores Privados

• Entidades Financieras.

• Almacafé y Federación

• Proveedores de bienes y servicios

• Cooperativas de Caficultores

• Empleados, exempleados y pensionados

• Entidades Gubernamentales

• Otras personas Naturales y Jurídicas

• Caficultores









• Otras personas Naturales y Jurídicas

• Caficultores


• Entidades Financieras




• Entidades de Fiscalización y Control


• Otras Personas Naturales y Jurídicas


• Caficultores






• Entidades de Fiscalización y Control




10.1

Planear

Proceso 10.

Administrar Recursos

Financieros

(2do. Nivel)

1. Presentación del proceso

Objetivo

Planear, obtener y aplicar adecuadamente los recursos

financieros de las empresas para apoyar el logro de sus objetivos

estratégicos y el cumplimiento de las obligaciones y compromisos

adquiridos

Clientes

10.6

Organizar y analizar

información

Proveedores

10.2

Administrar

cartera

10.3 Administrarcuentas por

pagar

10.7 Organizar y

analizar información

tributaria

5

2. Objetivos y Responsabilidades de los subprocesos

6

PLANEAR

PL

AN

EA

CIÓ

N

• XXXXX

EJ

EC

UC

IÓN

• Preparar y presentar las políticas generales y velar por su adecuada aplicación.• Asesorar en la elaboración de los proyectos de presupuesto• Consolidar y presentar para aprobación los proyectos de presupuesto.• Preparar ajustes o actualización presupuestal• Analizar y definir los procesos presupuestales a través del sistema R3 de SAP• Preparar, actualizar y controlar las proyecciones de flujo de caja del Fondo Nacional del Café y de la

Federación.• Preparar, actualizar y controlar las proyecciones de los estados Financieros• Efectuar los análisis de factibilidad para los proyectos de inversión de la Federación de Cafeteros.• Elaborar las proyecciones financieras sobre los rendimientos y rentabilidad de las diferentes

inversiones.• Asesorar a la Gerencia en la composición del portafolio de inversiones.• Efectuar análisis de los temas Gerenciales y presentar informes ejecutivos de los mismos.• Realizar los Estudios necesarios sobre temas particulares a solicitud de la Gerencia.

CO

NT

RO

L

• Controlar la ejecución presupuestal

•


7

ADMINISTRAR CARTERA

PL

AN

EA

CIÓ

N

• Asesorar a la Gerencia en la definición de las políticas, estrategias, programas y normasrelacionadas con la Gestión cartera

• Elaborar programas de cobro de acuerdo con las políticas establecidas.

EJE

CU

CIÓ

N

• Evaluar y calificar cartera.• Realizar actividades encaminadas al cobro de las cuentas a favor de las empresas• Coordinar con el área Jurídica el cobro de las cuentas vencidas• Provisionar las cuentas vencidas con posibilidad de pérdida para las empresas• Generar informes del estado de la cartera.• Preparar la documentación necesaria para solicitar ante la instancia correspondiente la

aprobación de castigo de cartera.

CO

NT

RO

L • Velar por el recaudo oportuno de los ingresos de la empresa• Verificar la legalización de los anticipos a terceros, proveedores o contratistas.• Coordinar con el área jurídica el seguimiento a los procesos judiciales para realizar los

registros que de ellos se generen• Custodiar y administrar las garantías.


8

ADMINISTRAR CUENTAS POR PAGAR

PL

AN

EA

CIÓ

N

• Participar en la programación de los procesos de cierre relacionados con las cuentas porpagar

• Diseñar programas de confirmación de saldos con acreedores

EJE

CU

CIÓ

N

• Verificar facturas o documentos equivalentes por adquisición de bienes y servicios• LLevar el registro de facturas o documentos equivalentes recibidos de terceros• Causar egresos a favor de terceros originados en relaciones contractuales o legales• Compensar partidas abiertas de acreedores por legalización de anticipos o ajustes.• Generar reportes que reflejen la situación y correcta clasificación de las cuentas por pagar• Producir comunicaciones a acreedores sobre confirmación de saldos y estados de cuenta• Realizar el análisis de los movimientos y saldos de las cuentas por pagar• Atender requerimientos de organismos de control

CO

NT

RO

L

• Velar por la correcta aplicación de normas tributarias y contables en las operacionesoriginadas en adquisición de bienes, contratación de servicios y reconocimiento deobligaciones.

• Velar por la compensación de anticipos a terceros al momento de la verificación de facturas.• Verificar la recepción de facturas o documentos equivalentes de parte de proveedores de

bienes y servicios


9

ADMINISTRAR FONDOS

PL

AN

EA

CIÓ

N

• Realizar posición y previsión de tesorería de acuerdo con los ciclos de pago para determinar lasnecesidades o excedentes de recursos

• Optimizar los procesos internos y reducir costos de ejecución, a partir de la evaluación de las ofertasde servicios de las entidades financieras.

• Negociar convenios con las instituciones financieras buscando el mayor efecto en el incremento delos beneficios y disminución de costos.

• Establecer las mejores alternativas de inversión tanto de capital de trabajo como de excedentes detesorería, siguiendo la política general de inversiones de las Empresas

• Minimizar los costos financieros en la administración de fondos.• Coordinar con los responsables la necesidad de recursos para proyectos especiales.• Evaluar el entorno financiero para soportar la toma de decisiones

EJ

EC

UC

IÓN

• Tramitar, preparar y realizar los pagos.• Registrar los recaudos.• Adelantar negociaciones en el mercado financiero.• Registrar los asientos contables de las operaciones relacionadas con la administración de fondos.• Preparar los informes de administración de portafolio a las instancias correspondientes.• Realizar oportunamente la confirmación de pagos a los proveedores.• Preparar los informes y atender los requerimientos de las instituciones gubernamentales, estatales, de

control e instancias correspondientes.• Organizar el movimiento diario contable.• Revisar conjuntamente con la contabilidad el informe preliminar de conciliaciones bancarias.• Administrar los maestros de bancos.• Decidir la mejor conveniencia, según las condiciones del mercado o internas de caja, de la forma de

pago a proveedores.


10

ADMINISTRAR FONDOS

CO

NT

RO

L

• Velar por el estricto cumplimiento de la política de pago• Bloquear para pago las cuentas que no estén debidamente diligenciadas o que presenten cambios en

la política general de pago.• Velar por el cumplimiento de los términos de los convenios y contratos establecidos para el subproceso

administrar fondos.• Elaborar los informes y análisis de riesgos sobre el portafolio de inversiones• Velar por el cumplimiento de la normatividad cambiaria• Garantizar la custodia de los títulos valores• Autorizar la asignación de los perfiles relacionados con el subproceso administrar fondos


11

ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓNORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN

• Adelantar estudios y análisis de las normas tributarias y sus cambios para determinar y cuantificar elimpacto de los mismos dentro de la organización.

• Elaborar las instrucciones contables acordes con las necesidades de información para cumplir con losrequerimientos de las entidades de fiscalización y control.

• Coordinar las modificaciones que se deban incluir a los procesos tributarios, su aplicación en lossistemas de información de las empresas y la elaboración de los instructivos correspondientes.

• Programar la recuperación de los saldos a favor generados en las declaraciones tributarias.• Programar las actividades para garantizar la oportuna presentación de las declaraciones y

requerimientos tributarios de acuerdo con las fechas de vencimiento y de entrega de información a laRevisoría Fiscal y terceros.

• Diseñar los programas de auditoría necesarios para la verificación y control de las operacionestributarias.

PL

AN

EA

CIÓ

N

• Definir las políticas y los instructivos contables de acuerdo con los principios de contabilidadgeneralmente aceptados, la legislación y la reglamentación emitida por las entidades de vigilancia ycontrol.

• Programar las actividades de cierre para garantizar la oportuna presentación de los EstadosFinancieros.

• Prever las necesidades de parametrización y pruebas de nuevas operaciones en los sistemas deinformación de las empresas


12

• Elaborar las declaraciones tributarias (renta, IVA, retención en la fuente e ICA).• Preparar la información en medios magnéticos.• Preparar solicitudes de corrección y devolución de impuestos.• Atender requerimientos y visitas de las autoridades de fiscalización y de la Revisoría Fiscal.• Elaborar certificados de retención en la fuente con destino a terceros.• Brindar asesoría a las Dependencias y Areas de las Empresas en cuanto a la debida aplicación de las

normas para el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa.• Capacitar y asesorar en materia tributaria a clientes internos.• Preparar las instrucciones y normas internas necesarias para mantener unidad de criterio en la

interpretación y aplicación de las normas tributarias.• Elaborar los registros contables derivados de las operaciones tributarias.• Preparar las liquidaciones del impuesto de Timbre• Preparar el informe anual de gestión con destino a las gerencias.

EJE

CU

CIÓ

N

• Realizar los registros contables que no se generan en otros procesos• Realizar ejecución participaciones presupuestales• Efectuar los ajustes resultantes en las conciliaciones bancarias correspondientes.• Efectuar los ajustes resultantes en las conciliaciones de cuentas.• Preparar y realizar el proceso de costeo de café• Coordinar y realizar el cierre contable• Consolidar Estados Financieros• Preparar y presentar informes a usuarios de información• Generar los libros oficiales de contabilidad• Realizar el mantenimiento de los planes de cuentas• Organizar los comprobantes y soportes contables para su archivo• Brindar asesoría a las Dependencias y Areas de las Empresas en cuanto a la debida aplicación de las

normas contables.

ORGANIZAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN


13

• Analizar y evaluar la información tributaria procedente de las diferentes Dependencias y Areas delas Empresas e implantar los correctivos necesarios a que haya lugar

• Controlar el proceso de causación y pago de las distintas operaciones que originan obligacionestributarias

• Ejecutar los programas de auditoria de impuestos, buscando la optimización de la información quese presenta a los entes de fiscalización y control

• Verificar las condiciones tributarias en los archivos maestros de SAP R/3• Realizar el control de las cuentas de impuestos• Realizar el control de la numeración de facturas para gestionar trámite ante la DIAN.• Ejercer control previo a la presentación de las declaraciones tributarias sobre las operaciones a fin

de evitar correcciones, hecho que conlleva la liquidación de sanciones de tipo pecuniario.

CO

NT

RO

L

• Elaborar las conciliaciones bancarias correspondientes• Elaborar las conciliaciones de cuentas• Verificar la correcta ejecución del cierre contable• Velar por el oportuno registro de los libros contables en todas las Dependencias• Analizar las cuentas contables• Velar por el cumplimiento de los procedimientos contables y la implantación de las nuevas

operaciones.



14

3. Productos del proceso

15

PLANEARPLANEAR

CCCLLLIIIEEENNNTTTEEESSS PPPRRROOODDDUUUCCCTTTOOOSSS

Proyecciones macroeconómicas y de la industria cafetera Análisis, proyección y ejecución de los costos y precio en equilibrio de la industria cafetera en

pesos y US¢. Análisis y actualización de la evolución financiera del Fondo Nacional del café y de la Federación,

en pesos y US¢. Estado de cuentas Comunicaciones (circularización saldos, reclamaciones) Soporte en la formulación de alternativas para la fijación del precio interno y análisis de las

implicaciones financieras de las diferentes propuestas. Elaboración de documentos sobre antecedentes, evolución y perspectivas del Fondo Nacional del

Café y la Federación de Cafeteros. Análisis de capacidad de pago de los Comités Departamentales de Cafeteros. Preparación de respuesta a los cuestionarios enviados por el Congreso y por diferentes entidades

como el Dane, Planeación Nacional, y publicaciones como Revista Dinero, Semana etc.)

Preparar el informe de producción y existencias de café. Realizar los informes de ejecución presupuestal. Elaboración de informes de armonización y alcance social de las obras a la comunidad. Elaboración del informe de flujo de caja

Se identificaron los principales clientes del proceso y se establecieron los productos y servicios relacionados con cada uno de ellos


16

ADMINISTRAR CARTERA


Proveedores Estado de cuentas Comunicaciones (circularización saldos, reclamaciones)

Almacafé yFederación

Estados de cuenta de terceros

Empleados,Exempleados yPensionados

Estados de cuenta Comunicaciones

Personas Naturales yJurídicas

Estados de cuenta Comunicaciones (circularización saldos, reclamaciones)

Entidades de Control Informes estado de cartera.

Cooperativas decaficultores

Comunicaciones (circularización saldos, reclamaciones)


17

ADMINISTRAR CUENTAS POR PAGAR


Proveedores de bienes y serviciosEmpleados, Exempleados y Pensionados,

Entidades gubernamentales, Entidadesfinancieras, Otras Personas Naturales y

Jurídicas

Estado de cuentas Comunicaciones (circularización saldos,

reclamaciones)

Entidades de Control Respuesta a requerimientos

Dependencias Federacafé y Almacafe

Estado de cuentas Comunicaciones (circularización saldos,

reclamaciones) Facturas radicadas Facturas verificadas Cuentas causadas para pago


18

ADMINISTRAR FONDOS


Caficultores, Proveedores,Cooperativas de caficultores,

Almacafé y Federación,Empleados, Exempleados yPensionados, Exportadores

Privados

Estado de cuentas Avisos de pago Cheques Recibos de Caja Transferencias

Entidades Gubernamentales Informe de inversiones a la Superbancaria Informes a la DIAN Informe de deuda publica

Dependencias de Almacafé yFederación

Informes de operaciones de tesorería a diferentes instancias Documentos Contables

Entidades Financieras

Medios magnéticos Relación de transferencias Instrucciones de administración endeudamiento Instrucciones de negociación de inversiones

Entidades de Fiscalización yControl

Atención a requerimientos

Banco República Informes de operaciones de cambio


19



Entidades deFiscalización y

Control

• Estados Financieros• Declaraciones Tributarias (Ventas, Renta, Retención e ICA)• Solicitudes de devolución• Solicitudes de Corrección• Respuesta a requerimientos• Información Tributaria en medios magnéticos• Recibos de pago de impuestos y retenciones• Atención visitas y suministro de información a Funcionarios de Impuestos• Reporte de Bases para Liquidación del Impuesto de Industria y Comercio• Rendición de Cuentas

Almacafé yFederación

• Informes contables sobre operaciones de las empresas• Expedición de conceptos• Instructivos y granos de federa• Asesoría y capacitación• Divulgación de normas a través de circulares.• Manuales de procedimiento.• Aplicación y ajuste de normas bajo R/3• Liquidación Impuesto de Timbre• Preparación Presupuesto Oficina• Estados Financieros• Informes de costeo de café• Conciliaciones de las cuentas• Reporte movimientos Prestamos bienestar social• Soporte y asesoría día a día.


20



Cooperativas deCaficultores

• Certificaciones• Información Aplicación de Intereses• Extractos Línea de Financiamiento compra de café• Extractos Línea de Financiamiento compra de fertilizantes

SuperintendenciaBancaria

• Balance General• Evaluación Cartera• Reporte Transacciones en efectivo• Archivo Composición Accionaria• Archivo Cartera Castigada• Informe Semanal de Mercancías en Depósito• Formato Único de Cuentas No PUC• Formato de Cuentas por Cobrar• Reporte de Lugares de Depósito• Balance de Publicación• Estados Financieros con sus respectivas notas e información adicional soporte• Respuesta Requerimientos

Empleados,Exempleados

y Pensionados

• Asesoría Tributaria• Boletines Tributarios


21



Personas Naturales yJurídicas

Certificados de Retención en la Fuente, de renta, ventas, timbre e ICA Estados Financieros

Revisoría Fiscal

Declaraciones Tributarias (Ventas, Renta, Retención e ICA) Solicitudes de devolución Solicitudes de Corrección Respuesta a requerimientos Información Tributaria en Medios Magnéticos Certificados para la firma del Revisor Fiscal Informe Cuenta Café

Accionistas Certificaciones Estados Financieros

Asociación Bancaria Reporte de Evaluación Cartera

EntidadesGubernamentales

Encuesta Manufacturera

EntidadesFinancieras

Estados Financieros Indicadores Financieros


22

3. Diseño optimizado del proceso

23

Objetivo

Proponer los medios y prever los recursos requeridos en términos

monetarios para el desarrollo de los objetivos de la Institucionalidad

Cafetera, realizando el seguimiento y los ajustes que aseguren el cumplimiento de los planes.

10.1

Planear

(3er. Nivel)

Clientes

• Congreso Cafetero

• Comité Nacional

• Comité Ejecutivo

• Comité de Presupuesto e Inversiones

• Gerencias

• Unidades Estratégicas de Negocio y de Apoyo

• Banca Externa e Interna

• Revisoría Fiscal Deloitte & Touche

• Organismos aportantes nacionales e internacionales

• Filial Colombian Coffee Federation Inc.

• FNC Trade Europe

Proveedores

• Congreso Cafetero

• Comité Nacional

• Comité Ejecutivo

• Comité de Presupuesto e Inversiones

• Gerencias

• Unidades Estratégicas de Negocio y de Apoyo

• Organismos aportantes nacionales e internacionales

• Banca Externa e Interna

• Filial Colombian Coffee Federation Inc.

• FNC Trade Europe

• Entidades en que Fondo/ Federación tienen inversiones

1. Diseño optimizado del proceso... Segundo y tercer nivel

10.1.1

Planear y Coordinar

10.1.2

Proyectar

10.1.3

Presupuestar

10.1.4

Ejecutar y Controlar

(3er. Nivel)

25

Objetivo

Verificar, controlar y gestionar el cumplimiento oportuno de los derechos económicos a

favor de las Empresas.

10.2

Administrar cartera

Clientes• Proveedores• Entidades Financieras





Proveedores


• Proveedores





10.2.1 Gestionar

Cobro10.2.2 Verificar cobro jurídico

(3er. Nivel)

10.2.3 Evaluar y calificar

cartera

26

Proceso 10.2 Administrar cartera

(Cuarto nivel)

XXXX

4. Diseño optimizado del proceso... Tercer y cuarto nivel

Analizar vencimientos

Enviar a cobro

jurídico

Hacer seguimientoy provisionar

Verificar cobro Verificar cobro jurídicojurídico Evaluar y calificar carteraEvaluar y calificar cartera

ABySABySARHARHCoCo

Realizarcobro

Obtener yanalizar

información

Producirinforme

Gestionar cobroGestionar cobro

Revisarcondicionesde crédito

Calificarcartera y

provisionar

27

Objetivo

Gestionar las cuentas por pagar a acreedores por obligaciones

contraídas por las Empresas en la adquisición de bienes o servicios o

por compromisos de orden contractual o legal.

10.3

Administrar cuentas por

pagar

Clientes

• Proveedores de Bienes y Servicios

• Entidades financieras

• Entidades gubernamentales


• Entidades de control

• Dependencias Federacafé y Almacafé

• Otras personas naturales y jurídicas

Proveedores

• Proveedores de Bienes y Servicios

• Entidades financieras

• Entidades gubernamentales


• Entidades de control

• Dependencias Federacafé y Almacafé

• Otras personas naturales y jurídicas


10.3.1 Recibir documento

(3er. Nivel)

10.3.2 Generar cuenta por

pagar

10.3.3 Evaluar cuentas por

pagar

28

Proceso 10.3 Administrar cuentas por pagar

(Cuarto nivel)

Area de acreedores y deudores


Verificaraspectoslegales

Verificarfactura

Causarcuenta

Generar cuenta por pagarGenerar cuenta por pagar Evaluar cuentas Evaluar cuentas por pagarpor pagarABySAByS

ARHARHCoCo

Verificarlogística

Recibir Recibir documentodocumento

Compensarpartidas

Analizarpartidasabiertas

Comunicar aresponsable

Radicar enel sistema AdministrarAdministrar

fondosfondos

29

Objetivo

Manejar los recursos monetarios en busca de su optimización,

cumpliendo oportunamente las obligaciones contraidas.

10.4

Administrar Fondos

Clientes• Caficultores





• Entidades Gubernamentales• Entidades de Fiscalización y

Control




Proveedores

• Caficultores











10.4.1 Programar

fondos

Endeudamiento

10.4.4 Inversión

10.4.2 Recaudar

10.4.3 Pagar

(3er. Nivel)

30

Proceso 10.3 Administrar Fondos

(Cuarto nivel)

Decidiralternativa:

uso liquidez,inversión o

endeudamiento

TesoreríaTesorería

Programar fondosProgramar fondos

Ejecutar posición y previsión

Verificar

análisis de

vencimientos


Analizar estado

de liquidez

Establecerexceso

o necesidadde fondos

11

22

33

44 Endeudamiento

Pagar

Liquidar inversión

Constituir inversión

31


(Cuarto nivel)

Registrar enel sistema


RecaudarRecaudar

Recibir aviso de pago

IdentificarPartidasAbiertas

Confrontarmovimiento

bancario


ArchivarArchivarDocumentosDocumentos

55

32


(Cuarto nivel)

Entregardocumentos

de pagoTesoreríaTesorería

Tratarpropuesta

Verificarpartidas

para pago


Bloqueary solicitarajustes

Ejecutarpropuesta

Preparardocumentación

Confirmarel pago

PagarPagar

11

ArchivarArchivarDocumentosDocumentos

33


(Cuarto nivel)



EndeudamientoEndeudamiento

Realizar contacto con

entidades financieras

Contactar entidades financieras

Analizar yproponerofertas

Gerencia Gerencia Financiera / Financiera /

Instancia Instancia ResponsableResponsable Convenir

condiciones,cupo y

garantía

44

Solicitar cotizaciones

Formalizaroperación

Contabilizaroperación

55

34


(Cuarto nivel)



InversiónInversión

Analizar ypresentarofertas delmercado

Constituir inversiónConstituir inversión

Formalizarinversión

Contabilizarinversión

11

Liquidar inversiónLiquidar inversión

Ofertar enel mercado

Formalizarnegociación

Contabilizarventa

55

AdministrarAdministrar

Recibirtítulo o

certificación

Controlarvencimiento

Proyectarindicadoresy analizarriesgos

Valorar ycontabilizar

22 33

Instancia Instancia de de

AprobaciónAprobación

Decidirinversión

Decidirliquidación

Analizarentorno

financiero

35


(Cuarto nivel)



InversiónInversión

Constituir Constituir FiduciaFiducia

Contabilizar

Administrar FiduciaAdministrar Fiducia

11

Formalizarconstitución

Controlarcumplimientodel contrato

Realizaroperaciónconvenida

22

Gerencia Gerencia Financiera / Financiera / Instancia de Instancia de AprobaciónAprobación

Decidirconstitución

Subscribircontrato

Registraroperación 11

55

36

Objetivo

Acumular y distribuir, con la mayor certeza posible, los costos asociados a cada actividad o proceso de la

empresa.

10.5

Costear Operación

Clientes• xxxx

Proveedores

• xxxx


(3er. Nivel)

37

10.6


información

Proveedores


10.6.5 Elaborar y reportar informes

10.6.4 Cerrar

periodo

Clientes• Entidades de Fiscalización y

control• Almacafé y Federacafé• Empleados, ex-empleados y

pensionados

• Revisoría Fiscal

• Cooperativas de Caficultores• Accionistas


• Asociación Bancaria



• Entidades de Fiscalización y control

• Almacafé - Federacafé

• Mandatarios


• Asesor Tributario Externo

• Cámara de Comercio



10.6.1 Planear y asesorar

10.6.3 Analizar,

conciliar y auditar

10.6.2 Registrar

Objetivo

Preparar oportunamente la información financiera y tributaria de las Empresas para satisfacer las necesidades de los clientes, apoyar la toma de decisiones, así como velar por el cumplimiento y la

aplicación de las normas legales y reglamentarias.(3er. Nivel)

38

Proceso 10.6 Organizar y analizar información

(Cuarto nivel)

Responsables Responsables de de

contabilidad y contabilidad y tributaria de tributaria de las empresaslas empresas

Planear y asesorarPlanear y asesorar

Recibir y analizar

información

Elaborar plan de

actividades


Emitir concepto e

informar

RegistrarRegistrar

Recibir y analizar

información

Clasificar

Efectuar cálculos

Registrar

Todas las Todas las Areas de las Areas de las

empresasempresas 11

Comunicar y entregar plan de

actividades

39


(Cuarto nivel)g




Analizar, conciliar y auditarAnalizar, conciliar y auditar

Recibir, extractar y

analizar información

Confrontar información

Realizaractividades

de cierre

Bloquear

periodo

Cerrar PeriodoCerrar Periodo

Todas las Todas las Areas de las Areas de las

empresasempresas

22

Ajustes y reclasifica-

ciones

Efectuar seguimiento

11

40


(Cuarto nivel)

Responsables Responsables de contabilidad de contabilidad y tributaria de y tributaria de las empresaslas empresas


Elaborar y reportar informesElaborar y reportar informes

Verificar y clasificar

información

Preparar

Informe

Emitir

informes22

Seleccionar y presentar

informes

41

10.7


información tributaria

Proveedores


Clientes• Entidades de Fiscalización y

control• Almacafé y Federacafé• Empleados, ex-empleados y

pensionados

• Revisoría Fiscal

• Cooperativas de Caficultores• Accionistas


• Asociación Bancaria



• Entidades de Fiscalización y control

• Almacafé - Federacafé

• Mandatarios


• Asesor Tributario Externo

• Cámara de Comercio



10.7.1 Realizar Asesoría Tributaria

10.7.2 Elaborar

información tributaria

Objetivo

Preparar oportunamente la información tributaria de las Empresas velando por el debido cumplimiento y aplicación de

las normas legales y reglamentarias.

(3er. Nivel)

42

Proceso 10.7 Organizar y analizar información tributaria

(Cuarto nivel)



Realizar Asesoría TributariaRealizar Asesoría Tributaria

Realizar estudio del documento

Realizar mesa de debate sobre los

resultados del estudios


Obtener y efectuar análisis de normas

aplicables

Preparar información tributariaPreparar información tributaria

Extraer información

Determinar cifras fiscales

Analizar, auditar, corregir y/o

solicitar corrección

Preparar y presentar informes

Elaborar y entregar

documento final

43

5. Apoyo sistemas de información

44

Proceso 10. Administrar Recursos Financieros10.1 Planear

ProgramarProgramarFondosFondos

ProgramarProgramarFondosFondos

RecaudarRecaudar RecaudarRecaudar

PagarPagar PagarPagar

10.4 Administrar fondos

Actividad manual

Actividad soportada con

SAP

Actividad soportada con otro

sistema

Área de oportunidad para

SAP

Área de oportunidad de otra solución de

T/I


InversiónInversión InversiónInversión

Endeuda-Endeuda- mientomiento

Endeuda-Endeuda- mientomiento

CobrarCobrar CobrarCobrarVerificar Verificar

cobro cobro jurídicojurídico

Verificar Verificar cobro cobro

jurídicojurídico

10.2 Administrar cartera

Generar Generar informesinformesGenerar Generar informesinformes

Evaluar yEvaluar ycalificarcalificarcarteracartera

Evaluar yEvaluar ycalificarcalificarcarteracartera

10.3 Administrar cuentas por pagar

RecibirRecibirdocumentodocumento

RecibirRecibirdocumentodocumento

GenerarGenerarcuentacuenta

por pagarpor pagar

GenerarGenerarcuentacuenta

por pagarpor pagar

EvaluarEvaluarcuentascuentas

por pagarpor pagar

EvaluarEvaluarcuentascuentas

por pagarpor pagar

45

Proceso 10. Administrar Recursos Financieros

Actividad manual

Actividad soportada con

SAP

Actividad soportada con otro

sistema

Área de oportunidad para

SAP

Área de oportunidad de otra solución de

T/I


10.6 Organizar y analizar información

ElaborarElaborar informesinformes ElaborarElaborar informesinformes

ReportarReportar a tercerosa terceros ReportarReportar

a tercerosa terceros CerrarCerrar

periodoperiodo CerrarCerrar

periodoperiodoPlanearPlanearPlanearPlanear AnalizarAnalizar y Conciliary Conciliar AnalizarAnalizar

y Conciliary Conciliar RegistrarRegistrar RegistrarRegistrar

10.5. Costear operación

10.6 Organizar y analizar información tributaria

RealizarRealizarAsesoríaAsesoríaTributariaTributaria

RealizarRealizarAsesoríaAsesoríaTributariaTributaria

PrepararPrepararInformaciónInformaciónTributariaTributaria

PrepararPrepararInformaciónInformaciónTributariaTributaria

46

6. Indicadores de gestión

47

6. Indicadores de desempeño

Los indicadores propuestos están enfocados hacia los valores o factores que evalúan el desempeño del proceso y costo total, así como atender los elementos de incertidumbre de la compra: tiempo, cantidad y calidad entregada, exactitud de la información y servicio.

CONCEPTOCONCEPTO UNID. MED.UNID. MED. PERIODICIDADPERIODICIDAD

Administrar Fondos

Eficacia

Rentabilidad del portafolio de inversiones

Oportunidad en el pago = (No. De pagos en la fecha prevista / No. Total de pagos )

Costo de endeudamiento

%

%

%

Mensual

Mensual

Trimestral

48

Semestral




Estado de la cartera = cartera en mora / total de cartera

Eficiencia de cobro = cobro efectivo / número de saldos en cartera

Días en mora

Costo del subproceso = costos del subproceso / número de saldos en cartera

%

%

Días

Mensual

Mensual

Mensual

Administrar Cartera

$/Saldo

49




Tiempo de proceso = fecha de verificación o causación de facturas – fecha de radicación

Días en mora para pago

Costo del subproceso = costo del subproceso / facturas verificadas y causadas

Días

Días

$/documento

Diario

Mensual

Semestral

Administrar Cuentas por pagar

50




Organizar y analizar información / Organizar y analizar información tributaria

%

%

%

$/informe

Mensual

Mensual

Trimestral

Anual

Oportunidad en la entrega = (No. de informes entregados a tiempo / No. Total de informes)

Calidad de la información = (No. de informes con errores / No. de informes presentados)

Cumplimiento a normas = (No. de requerimientos aceptados/ No. total de requerimientos)

Costo del subproceso = ( Costo del subproceso / No. De informes requerido)

51

7. Premisas de cambio

52


Proceso 10.2 Administrar cartera

SITUACIÓN ACTUAL ACTIVIDAD PRIORIDAD RESPONSABLE

La cobranza se realiza en diferentes áreasde FNC.

Constituir un único centro de cobranza para lasempresas.

Alta GerenciaAdministrativa

Existen varios usuarios de SAP en FNCfacultados para generar CxC a terceros.

El control de la gestión de cobros es manual

La emisión de facturas por ventas de bienesy servicios diferentes a café se realiza por elSIF. (FNC)

La información soporte para laadministración de la cartera se registra endiferentes archivos en excel, creados pordiferentes usuarios.

Limitar los perfiles de usuarios en SAP a losmiembros del centro de cobranza.

Parametrizar la funcionalidad de SAP de gestiónde cartera.

Parametrizar el modulo SD para ventas debienes y servicios diferentes a café.

Adaptar el aplicativo SAP u otra herramienta deTI para la administración de cartera (cuotas,liquidación intereses, plazos,refinanciaciones, garantías, provisiones

Alta

Media

Media

Alta

Responsabledesarrollos

tecnológicos yseguridad


tecnológicos yseguridad

No existe una política única para la cobranza

Existen varias áreas en FNC facultadas paragenerar CxC a terceros.

Los informes sobre el estado de la carterase genera en diferentes áreas en lasempresas.

La emisión de facturas por ventas de bienesy servicios diferentes a café se encuentracentralizada en el área de acreedores ydeudores. (FNC)

Definir la política y los procedimientos de cobropara las empresas.

Establecer como norma la concentración de lageneración de las cuentas por cobrar a terceros.

Responsabilizar al centro de cobranza por laelaboración de los informes relacionados con lacartera de las empresas

Establecer como procedimiento que lafacturación y la causación de ingresos se realicenen el proceso que lo origina.

Alta

Alta

Media

Alta

GerenciaAdministrativa




Tecnología

Organización

Normatividad: Políticas, normas y procedimientos

53


Proceso 10.3 Administrar cuentas por pagar


Existen varios usuarios de SAP en FNCfacultados para generar CxP a terceros.

Limitar los perfiles de usuarios en SAP a losresponsables de generar cuentas por pagar.

Alta Responsables pordesarrollos

tecnológicos

Existen varios usuarios de SAP en FNCfacultados para generar CxP a terceros.

Existe la posibilidad de causar partidas parapago con diferentes documentos en R/3 enFNC.

Concentrar en un grupo de usuarios de SAP lageneración de cuentas por pagar a terceros.

Establecer documentos únicos de causación decuentas por pagar en R/3 (FNC).

Tiempo: 8 díasCosto: Recurso InternoRecurso: EDS, EEO, funcional

Alta

Alta


Contabilidad General

Tecnología


54




La información de los maestros de deudores yacreedores puede ser modificada por variosusuarios (FNC).

Se realizan pagos todos los días en FNC,requiriendo una atención permanente enventanilla.

Responsabilizar un grupo de usuarios de laadministración de los maestros de deudores yacreedores.

Organizar las función de entrega de chequesy atención a acreedores para las empresas.

Alta

Alta



La información de los maestros de deudores yacreedores puede ser modificada por variosusuarios (FNC).

La previsión, posición de Tesorería y loscompromisos con terceros se obtiene en formamanual, consolidando información de diferentesfuentes. (FNC)

Adaptar los perfiles de los usuariosresponsables por la administración de losmaestros de deudores y acreedores.

Tiempo: 20 díasCosto: Recurso InternoRecurso: EDS, EEO, funcional

Parametrizar y desarrollar las funcionalidadde:

- Previsión y posición de tesorería con nivelesde deudores, acreedores, bancos y logísticadesde pedido.

- Análisis de Vencimientos.- Avisos de pago.- Informe de partidas para pago

Tiempo: 15 DíasCostos: Recurso InternoRecursos: EDS,EEO, Almacafé, funcional. ABAP (para informe de partidas para pago)

Alta

Alta


tecnológicos


tecnológicos

Tecnología

Organización

55




La funcionalidad de previsión de Tesorería nocontempla los compromisos de pedidosgenerados por la logística (Almacafé).

Los pagos a proveedores y empleados sehacen en su gran mayoría mediante cheque,generando actividades que no agregan valor.(FNC)

El control de facturas recibidas se hace en unaherramienta diferente a R/3. (Almacafé)

Se generan pagos mediante la funcionalidad depago manual. (Almacafé). En Federación estatransacción se bloqueo por la posibilidad degenerar pagos por mayor valor al causado ymodificar el beneficiario del pago.

Existen una instalación de Porfin en cadaempresa generando costos de licenciamiento,actualización y mantenimiento para cada una

Parametrizar en la previsión de Tesorería elnivel de pedido de la logística de MM.

Adaptar el aplicativo de pagos para utilizarel sistema ACH con programa validador parapagos por consignación (concluido)

Parametrizar en Almacafé el documentoestadístico para radicación y control defacturas recibidas

Tiempo 8 díasCosto: Recurso InternoRecurso: EDS, EEO, funcional

Bloquear la transacción de pago manual enAlmacafé.

Evaluar con el proveedor del software launificación del aplicativo. Evaluar softwareIMPACTA

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta


tecnológicos


tecnológicos


tecnológicos


tecnológicos

Tesorerías

Tecnología

56




Algunas Dependencias y Areas de FNC nocumplen con los procedimientos logísticosprevios para los recaudos y pagos.

Existen recaudos a través de la caja ymáquinas registradoras que generanactividades en FNC que no agregan valor.

En algunas contrataciones, las condiciones depago y de administración de recursos noconcuerdan con las políticas de la Tesorería.

Las facturas y documentos soportes sonenviados a Tesorería para realizar el control depagos. (FNC)

El control de facturas recibidas se hace en unaherramienta diferente a R/3. (Almacafé)

La Tesorería controla todos las clases defideicomisos.

Capacitar a las personas involucradas en losprocesos logísticos, de manera integral, paracomprometerlas con los procesos.

Establecer como norma el cumplimiento delos procedimientos logísticos.

Definir como norma, que los recaudos porventa de bienes o servicios se hagan através de consignación en cuentaempresarial de la empresa eliminando lascajas y máquinas registradoras.

Establecer como norma de contratación elcumplimiento de las condicionesestablecidas en la política de pagos

Establecer como norma la utilización delinforme de partidas individuales para pago,suspendiendo el envío de facturas ydocumentos soportes a la Tesorería

Establecer como procedimiento y norma elcontrol de facturas por R/3.

Establecer como norma que losfideicomisos se asignen al procesocorrespondiente, según la clase. Ejemplo:Fideicomiso de administración inmobiliariaal proceso Administrar B y S. Los deAdmon. De fondos o de inversión enAdministrar Rec. Financieros

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Equipo deEstabilización



Organización deCompras / Tesorería

General




Normatividad: Políticas, normas y procedimiento

57




Existe la posibilidad de causar partidas parapago con diferentes documentos en R/3 enFNC.

Existe políticas diferentes para pagos en cadaDependencia (FNC), dificultando el control de lainformación

Los pagos a proveedores y empleados sehacen en su gran mayoría mediante cheque,generando actividades que no agregan valor.(FNC)

Existe diversidad de cajas menores y fondosfijos que permiten la adquisición de bienes yservicios sin el cumplimiento de los requisitos yformalidades establecidas en FNC.

Se realizan pagos díarios en FNC, requiriendouna atención permanente en ventanilla.

Se generan pagos mediante la funcionalidad depago manual. (Almacafé). En Federación estatransacción se bloqueo por la posibilidad degenerar pagos por mayor valor al causado ymodificar el beneficiario del pago.

Establecer documentos únicos decausación de cuentas por pagar en R/3(FNC).

Establecer una política de pago única anivel nacional en FNC

Definir como política el uso serviciostecnológicos ofrecidos por el sistemafinanciero para pagos por consignación alos proveedores.

Establecer como norma de contratación elpago por consignación a proveedores yempleados.

Cancelar las cajas menores, dejando unaúnica caja en la Tesorería.

Reglamentar el uso y legalización de la cajamenor y fondos fijos.

Reglamentar día y horario de pagos porventanilla en FNC

Establecer como norma desembolsos porpropuesta de pago automática.

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Contabilidad General

Gerencia Financiera








58




Las inversiones se valoran diariamente enAlmacafé y mensualmente en Federación, ocuando se hace una venta. El registro contablede la valoración se hace con la mismaperiodicidad.

La información de los datos maestros dedeudores y acreedores presentan deficiencias.

La previsión, posición de Tesorería y loscompromisos con terceros se obtiene en formamanual, consolidando información de diferentesfuentes. (FNC)

Los pagos por concepto de servicios públicos,seguridad social e impuestos se hacendirectamente en bancos y en diferentes fechasrequiriendo de una persona dedicada a estaactividad

Establecer como procedimiento la valoracióny contabilización diaria.

Establecer los procedimientos yresponsables de la depuración de lainformación de los maestros.

Establecer como norma y procedimiento eluso de las funcionalidades adaptadas:

- Previsión y posición de tesorería. - Analisis de Vencimientos. - Avisos de pago. - Informe de partidas para pago Establecer los procedimientos y

responsables de la depuración de lainformación que está afectando la previsióny posición desde los módulos logísticos yfinancieros.

Establecer calendario de recepción deformularios y recibos en la Tesorería paraprogramar los pagos.

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Gerencia Financiera


GerenciasAdministrativa y

Financiera

GerenciasAdministrativa y

Financiera

GerenciasAdministrativa


59


Proceso 10.6 Organizar y analizar informaciónProceso 10.7 Organizar y analizar información tributaria


Organización• Por la naturaleza jurídica de la empresas, las olbigaciones fiscales y contables son especiales para cada empresa, siendo necesario mantener esta diferenciación.

Tecnología• La identificación de los conceptos de impustos en SAP son diferentes en FNC y Almacafé.

• El proceso de registro de costeo de café requiere un alto porcentaje de operaciones manuales (FNC).

• La consulta de la información contalbe y tributaria está limitada a la operación de cada empresa, siendo necesario generar informes entre ellas para el desarrollo de procesos conjuntos.•La identificación de los conceptos de impuestos en SAP son diferentes en FNC y Almacafé.

• Revisar y definir la estructura que apoya los procesos tributarios y contables de las empresas, garantizando la separación de las actividades.

• Parametrizar códigos de conceptos para consulta de información contable y tributaria de las bases de datos de las empresas.

• Efectuar los ajustes solicitados con anterioridad a los programas de registro de costeo de afé para autorizar las contabilizaciones mensuales (FNC).

• Definir niveles de autorización para consulta de información contable y tributaria de las bases de datos de las empresas.

• Establecer códigos unificados para FNC y Almacafé.

Alta

Alta

Alta

Gerencia Administrativa

(Equipo de apoyo)

Responsables de Tributaria /

Responsable desarrollos

tecnológicos

Responsable desarrollos

tecnológicos

Gerencia

Administrativa

Responsables de Tributaria


60

Pendiente

• Pago manual en Almacafé

• Conciliaciones Bancarias (Almacafé: Contabilidad - FNC: Tesorería)

• Previsión de Tesorería : Estado de pedido de MM.

• Radicación de facturas : FNC en SAP, Almacafé en otro sistema

• Anticipo de Viáticos: Causación en Tesorería en Almacafé.

• Encargos Fiduciarios: Trasladar al proceso respectivo.

Octubre 18 de 2001 Proyecto de implantación de organización por procesos Proceso optimizado 10....

Documents

Transcript of Octubre 18 de 2001 Proyecto de implantación de organización por procesos Proceso optimizado 10....