OP - Estudi de processos - Kick-off v1.0

getting things done.!

Kick-off del projecte!

Estudi de processos!

2!

Òptica Penedès – Kick-off Estudi de processos!

© Enzyme Advising Group 2013!

Aquest document és propietat intel·lectual de Enzyme Advising GROUP, quedant prohibida qualsevol còpia (parcial o total) o distribució del seu contingut per qualsevol mitjà, sense l'expressa autorització de Enzyme Advising GROUP, així com l'ús per a qualsevol altre fi, sense el permís per escrit per part de Enzyme Advising GROUP.!

En el cas de ser lliurat en virtut d'un contracte, la seva utilització i difusió estaran limitades al expressament autoritzat en aquest contracte.!

Enzyme Advising GROUP no podrà ser considerada responsable d'eventuals errors o omissions en l'edició del document.!

Confidencialitat!

3!



Introducció!

Objectius!

Abast del projecte!

Planificació!

Equip de treball i seguiment!

Properes passes!

1!

2!

3!

4!

5!

Contingut!

6!

4!



Introducció!1!

5!



Òptica del Penedès és una companyia especialitzada en material de visió i audició. Compta actualment amb 42 botigues que ocupen a unes 450 persones. Treballa amb 2 firmes comercials:!

!

•  Òptica Universitària!

•  Gafas Completas!

!

Tecnològicament, la infraestructura consta principalment de:!

•  SAP Business One: per la seva gestió administrativa, comptable, financera, logística i compres.!

•  Nova òptica: TPV per a la gestió del punt de venda i de taller. Desenvolupament propi en PHP.!

•  Cognos: sistema de Business Intelligence per a l'anàlisi de la informació.!

!

Actualment existeix una oportunitat de millora pel que fa a la traçabilitat i fiabilitat de les factures de proveïdors, principalment de vidres, establint així la necessitat de conèixer com es pot millorar aquesta gestió des de l'origen de la sol·licitud, fins al pagament de les factures.!

Introducció!

6!



Els proveïdors de vidres d’Òptica del Penedès són:!

1.  Óptica Prats (www.grupoprats.com) --- PROVEÏDOR PRINCIPAL AMB UN 70% DEL TOTAL.!

2.  Zeiss (www.zeiss.es)!

3.  Esilor (www.essilor.es)!

4.  Hoya (www.hoya.es)!

5.  Rodenstock (http://www.rodenstock.com/)!

!

La principal millora identificada es resumeix en l’escenari que s’exposa a continuació:!

•  A la botiga, es realitzen vendes exprés i encàrrecs. Els encàrrecs poden ser de diferents tipus. En aquests encàrrecs el vidre és l'element principal i l'operativa no és eficient.!

•  L'operativa és que al TPV s'informa la venda de codis genèrics de vidres, després s'ha d'accedir (en el cas de Prats) al seu web on es crea la comanda amb totes les dades necessàries.!

•  Aquesta conversió és l'origen de la manca de traçabilitat i que es rebin factures de proveïdors, sense possibilitat de validar de forma fiable.!

•  La resolució d'aquest problema impacta en l'activitat de venda i ús del TPV, a la gestió de mestres de productes, en la introducció de comandes, en la validació de factures, en l'anàlisi de costos i reporting.!

!

Així doncs, es vol conèixer la realitat actual del procés, per identificar els punts de millora i trobar un model futur que permeti estandarditzar el procés i fer-ho extensible a la resta de proveïdors.!

Introducció!

7!



Objectius!2!

8!



Objectius!

Tot i que el projecte està motivat per la necessitat de gestionar millor les factures de vidres, la seva solució implica i impacta de manera transversal en l'organització.!

Aquest projecte contempla la consecució dels següents objectius:!

!

ü  Identificar el temps administratiu i de no valor a les activitats de venda amb l'objectiu que el model futur alliberi aquestes activitats, automatitzat-les tot el possible.!

ü  Facilitar la gestió amb els proveïdors (vidres i altres).!

ü  Aconseguir economies d'escala i l'homogeneïtzació de les activitats mitjançant un procés que faciliti la coordinació entre les diferents àrees que participen.!

ü  Optimitzar la utilització de recursos, situant adequadament les activitats en els processos / organització que millorin la seva eficiència.!

ü  Facilitar la gestió i traçabilitat de les factures de proveïdors, des del seu origen fins al pagament de les mateixes. Això ajudarà també a disposar d'informació clara per a una correcta gestió i presa de decisions.!

9!



Abast del projecte!3!

10!



Abast del projecte!

El projecte ha de facilitar l'alineació i visió compartida del problema, i buscar en

consens solucions a problemes concrets amb l'objectiu final de millorar la traçabilitat i fiabilitat de les compres i posterior pagament

de factures a proveïdors.

CONTEXT DEL PROJECTE – El procés de la “sol·licitud – encàrrec al pagament”!

Gerent Gerent

Serveis Administració

Taller Compres Comercial Logística SI Marketing Finances RRHH

Sol·licitud

Comanda

Albarà Validar

Contabilitzar

Pagar

Comanda

Albarà

11!



En aquesta fase es defineix el marc de referència del projecte, s'alineen els actors implicats, s'analitza la situació actual, es defineix el model futur i s'estableix el pla director del canvi.!

Fase 1 – Anàlisi, estudi i definició de processos! Fase 2 – Posada en marxa de la plataforma d’integracions!

En aquesta fase es defineix, es configura i s'implanta la plataforma que donarà suport als futurs

desenvolupaments i projectes orientats a la integració de proveïdors i botigues.!

Abast del projecte!

El projecte es divideix principalment en dues fases: la consultoria d'anàlisi, estudi i definició de processos (Fase 1) i la definició i implantació de la plataforma de suport a les integracions.!

Fase inicial en la que se alinean todos los actores y Departamentos implicados para asegurar que todos los agentes comparten la

visión, misión y valores del proyecto, y trabajan en la consecución del éxito. Se define también el marco

global del proyecto. !

Marco de Referencia del Proyecto!

Conocer Situación Actual!

Definir Modelo Futuro!

Definir Plan Director del

Cambio!

Gestión del cambio!

Se describe el status actual de las diferentes

dimensiones relacionadas con la actividad desde una

perspectiva de negocio (Cadena de Valor,

Servicios, Organización, Tecnología, Gestión). Se

identifican riesgos y oportunidades de mejora a partir de la experiencia de

Enzyme y las mejores prácticas del mercado!

A partir del conocimiento de la situación actual y de

sus oportunidades de mejora, se definen las

directrices estratégicas del nuevo modelo, para luego

describirlo. El nuevo modelo englobará una

visión macro(no detallada) del modelo de gestión (indicadores), el modelo operativo (procesos y

organización), y el modelo tecnológico !

Una vez tengamos el modelo futuro definido, se establecerá un mapa de

cambio que guiará la transformación de la situación actual a la

situación futura, definiendo las acciones necesarias

para conseguir cada fase-etapa de cambio.!

Con este plan se entrega el inventario de proyectos a desarrollar internamente

y a licitar con terceros.!

12!



Abast del projecte!

S'alineen tots els actors i departaments implicats per

assegurar que tots els agents comparteixen la visió, missió i valors del projecte, i treballen en la consecució de l'èxit. Es defineix també el marc

global del projecte.!

Marc de Referència del Projecte!

Conèixer Situació Actual!

Definir Model Futur!

Definir Pla Director del Canvi!

Gestió del canvi!

Es descriu l'estatus actual de les diferents

dimensions relacionades amb l'activitat des d'una perspectiva de negoci

(Cadena de Valor, Serveis, Organització, Tecnologia,

Gestió). S'identifiquen riscos i oportunitats de

millora a partir de l'experiència de Enzyme i les millors pràctiques del

mercat.!

A partir del coneixement de la situació actual i de les seves oportunitats de millora, es defineixen les

directrius estratègiques del nou model, per després

descriure-ho. El nou model englobarà una visió macro (no detallada) del model de gestió (indicadors), el

model operatiu (processos i organització), i el model

tecnològic.!

Un cop tinguem el model futur definit, s'establirà un mapa de canvi que guiarà

la transformació de la situació actual a la situació futura, definint les accions

necessàries per aconseguir cada fase-

etapa de canvi.!Amb aquest pla es lliura l'inventari de projectes a

desenvolupar internament i licitar amb tercers.!

Per assegurar l'èxit de la Fase 1 del projecte, Enzyme proposa l'ús de la metodologia, utilitzada en casos d'èxit rellevants en l'àmbit de la definició de processos i plans d'acció:!

13!



Abast del projecte!

L’abast de la Fase 1 del projecte inclou els següents punts:!

q  Alineament de tots els actors i departaments.!

q  Diagnòstic de la situació actual.!

q  Anàlisi de les millores associades a tecnologia, organització i processos, i les accions associades a les millores identificades.!

q  Priorització, classificació, quantificació de benefici, cost i ROI de les accions identificades.!

q  Definició de l'estratègia general a alt nivell.!

q  Presentació de la proposta de pla d'acció.!

q  Realització d'un Business Case sobre la base de les accions identificades.!

q  Presentació del Business Case.!

q  Redacció de les RFPs resultants per dur a terme el Pla d'acció definit.!

14!



Abast del projecte!

Com a resultat de la Fase 1 del projecte, es lliurarà la següent documentació:!

Marc de Referència del Projecte!

Anàlisi de la situació actual!

Model Futur del procés i tecnologia de suport!

Plan Directo de Canvi!

Business Case!

Requests For Proposal!

15!



Planificació!4!

16!



Planificació del projecte – Fase 1!

Planificació!

Jornades!

1! 2! 3! 4! 5! 6! 7! 8! 9! 10! 11! 12! 13! 14! 15! 16! 17! 18! 19! 20! 21! 22! 23! 24! 25!

Marc de referència!

Conèixer situació actual!

Definir model futur!

Definir Pla Director del canvi!

Fita: Fi del projecte!

Fi situació actual!

Fi del projecte!

17!



Planificació!Es proposen les següents sessions de treball per a analitzar la situació actual:!

Títol de la sessió Data SI PV TA FI PR

1 Pla de sistemes, polítiques de seguretat i d’accés a la informació ! 13/03/2013! ü  !

2 Anàlisi del mestre de dades de Nova Òptica! 21/03/2013! ü  !

3 Anàlisi del mestre de dades de SAP! 25/03/2013! ü  ! ü  !

4 Sessió d’alineament i establiment del marc de referència 05/04/2013 ü  ! ü  ! ü  ! ü  !

5 Anàlisi de processos – Rambla Catalunya 04/04/2013! ü  ! ü  !

6 Anàlisi de processos – Girona (inclou taller) Setmana 08/04! ü  ! ü  !

7 Anàlisi de processos – Reus (inclou taller) Setmana 08/04! ü  ! ü  !

8 Anàlisi de processos – Diagonal 2 (anàlisi de volum) Setmana 08/04! ü  ! ü  !

9 Anàlisi de processos – Cornellà (Gafas completes) Setmana 08/04! ü  ! ü  !

10 Anàlisi de processos a Taller Setmana 08/04! ü  ! ü  !

11 Anàlisi d’informació amb proveïdors Setmana 15/04! ü  ! ü  !

12 Anàlisi del procés de pagament Setmana 15/04! ü  !

18!



Equip de treball i seguiment!5!

19!




L'equip de projecte serà el que es descriu a continuació:!

Direcció Estratègica Sergio Sentías

Consultor Processos Albert Lluís

Consultor Tecnològic Javier Cáceres

Cap de Projecte Arnau Rovira

Equip ENZYME Equip OP

Equip de treball

Sponsor de Projecte

Usuaris Clau Equip Tècnic

Responsable de Projecte

Equip de treball a definir pel

Responsable de Projecte

20!




Es proposen les següents reunions de seguiment del projecte:!!

•  Comitè de Direcció: !

•  12/04/2013!

•  03/05/2013!

!

•  Comitè de Seguiment: !

•  Periodicitat setmanal durant el temps que duri el projecte.! 2

25

18

11 12

3

21!




S'utilitzarà un Project Site per assegurar l'èxit en el seguiment del projecte, compartir documentació, publicar el calendari de projecte i les principals fites, i detallar les dades dels membres de l'equip:!

22!



Properes passes!6!

23!



Pròximes passes!

A continuació es defineixen les properes passes dins l'àmbit del projecte:!!q  Presentació del Site del projecte.!

q  Validar la proposta de dates per als comitès i realitzar convocatòries.!

q  Validar la proposta de dates per les sessions de treball i realitzar convocatòries.!

q  Realització de la primera sessió per definir el marc del projecte.!

q  Realització de l'anàlisi de la situació actual a partir de les sessions de treball.!

Nuestra filosofía de trabajo se basa en nuestra experiencia, nuestras prácticas tecnológicas y nuestros valores que son la transformación, la innovación y la

excelencia en nuestro trabajo para que las cosas pasen en la empresa!

www.enzymeadvisinggroup.com!

Enzyme Barcelona!Tel. +34 902 026 289!

Rbla. Catalunya 111, 3º 1ª!

08008 Barcelona!

España!

Enzyme Madrid!Tel. +34 91 309 57 57!

Rafael Calvo 40, 1º 2ª!

28010 Madrid!

España!

Enzyme Uruguay!Tel. +59 8 260 09078!

Edificio Stella Park, Of. 007!

Gabriel Otero 6462!

11300 Montevideo!

Uruguay!

A Nexe Group Company!

OP - Estudi de processos - Kick-off v1.0

Documents

Transcript of OP - Estudi de processos - Kick-off v1.0