Operativa de Caja-Terminal Punto de Venta 1

Operativa de caja yTerminal punto de venta

1 Instalaciones de caja

1.1. Introducción

Esta unidad didáctica se centra en los procedimientos teórico-prácticos de losaspectos operativos de las instalaciones de caja.

En ella se recoge la definición e historia de la caja registradora, funciones yventajas del terminal punto de venta, los tipos de sistemas, el datáfono y lasterminales pesadas.

El objetivo de esta unidad es conocer los dispositivos pertenecientes a las ins-talaciones de caja.

1.2. Cajas registradoras

La caja registradora fue inventada en 1879 por el americano James Ritty y se haconvertido en la máquina de cálculo más extendida.

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Podemos definir la caja registradora como una sumadora-impresora provista deun cajón subdividido en partes en las cuales se colocan las monedas y billetesdebidamente clasificados.

La caja registradora puede encontrarse en todo tipo de tiendas y establecimientos deventa al por menor; suele estar situada sobre un mostrador y presenta, por la partedel vendedor, una serie de teclas o cursores para registrar las distintas operacionesque han de realizarse, un dispositivo impresor, mandos selectores y la caja.Existen diferentes tipos de cajas registradoras. Los más sencillos poseen dostotalizadores, uno para el cálculo y registro de cada venta, y otro para la sumade las ventas efectuadas durante la jornada, así como un dispositivo impresor.Los modelos más perfeccionados permiten una clasificación más o menos deta-llada de las ventas por cada sección y, dentro de éstas, por vendedores.

Dentro de las cajas registradoras, podemos distinguir cuatro generaciones:

Cajas mecánicas: eran aquéllas en las que, presionando cada tecla,se podían registrar las operaciones necesarias, pero no disponíande impresora, aunque las cantidades marcadas se observaban enun visor que marcaba las teclas según se pulsaban.Cajas eléctricas: estas cajas, aunque poseen un funcionamientobásicamente idéntico al de las cajas de primera generación, sealimentaban por corriente eléctrica.Cajas electrónicas: son aquéllas cuyo visor de operaciones esdigital. Muchas de ellas ya tienen una pequeña impresora enla que se van registrando las operaciones y los totales quenecesitamos.TPV: estas cajas se parecen más a un ordenador que a una cajaregistradora en sí, ya que tienen una pantalla en la que podemosver las operaciones que introducimos y una pequeña impresoraen la que podemos imprimir dichas operaciones o totales.Este tipo de cajas puede llegar a tener toda la informaciónnecesaria sobre los distintos productos que tiene el vendedora su disposición en la tienda, e, incluso, estar conectada conotras tiendas para ver la disponibilidad de los productos, o conel almacén para realizar los pedidos necesarios.

1.aGeneración

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3.aGeneración

4.aGeneración

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1.3. Terminales punto de venta

El módulo de Terminal Punto de Venta ( TPV ) tiene como función principalla gestión comercial del punto de venta, de forma que, a través de un procesoinformático instalado en un equipo específico (compuesto de: pantalla, visor,teclado, cajón e impreso de tickets), permite realizar cualquier tipo de operaciónrelativa a la venta de artículos en mostrador, como contado, albaranes, ventasal personal, devoluciones, etc.Entre las ventajas de la utilización del TPV podemos destacar las siguientes:

- Su funcionamiento es sencillo, ya que a través del programa informático, podemos ver todos los artículos disponibles en la tienda y no tenemos más que seguir los pasos necesarios para la realización de cada operación que el propio programa nos va indicando. Su funcionamiento suele ser a través de pantallas y botones de acceso rápido, generalmente bajo entorno de Windows, por lo que con pequeñas nociones de informática podremos utilizarlo fácilmente.

- Las ventajas financieras que nos presenta el TPV son que puede llegar a realizar estadísticas de compras, ventas, etc., facilitando considerablemente todas aquellas cuestiones contables y financieras que necesitemos para la gestión comercial del establecimiento. Además, existen tipos de TPV que incorporan el pago mediante tarjeta de crédito, ya que, en la actualidad, cada vez se utiliza más este medio de pago.

- En cuanto a las ventajas comerciales, podemos decir que el TPV gestiona todo el establecimiento comercial, por lo que, introduciendo los datos en el programa y utilizando todas las aplicaciones que trae la gestión comercial del establecimiento, se simplifica de forma considerable.

1.4. Tipos de sistemas

Los sistemas ON-LINE son aquéllos que comunican los departamentos de laempresa entre sí, de forma que al vender un producto, éste se da de baja delas existencias de la empresa, así como si solicitamos un producto y no lo haymostrará que no está disponible y podremos realizar la oportuna operación depedido al departamento de producción o compras.

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Los sistemas OFF-LINE, por el contrario, son aquéllos en los que la terminal deventa es simplemente eso, para la venta, y no está conectada con el resto dedepartamentos, por lo que no podremos tener una información momentáneade las disponibilidades ni de las existencias, así como de cualquier otro datonecesario en la venta.

1.5. El datáfono

El datáfono es un servicio que permite el pago con tarjeta de crédito o débito através del móvil y el TPV.

Este tipo de servicio permite una gran movilidad. Para poder acceder a él esnecesario contar con un móvil que soporte la transmisión de datos y de unaterminal TPV especial. Para disponer del servicio datáfono hay que dirigirse a laentidad bancaria que presta el servicio, la cual suministrará el TPV

debidamenteconfigurado.Su procedimiento es el siguiente: cuando el TPV lee la tarjeta magnética, originauna llamada a un número correspondiente con ese servicio; una vez que se haestablecido la llamada y de forma automática, el terminal marca el número delservidor del banco o caja o del centro de validación, y transmite los datos dela tarjeta necesarios para la transacción, recibiendo inmediatamente despuésconfirmación de la operación realizada.

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1.6. Terminales pesadas

Podríamos definir las terminales pesadas como aquéllas cuyo desplazamientoes un tanto complicado, ya que estar desplazándonos continuamente con ellaharía que el trabajo que desempeña fuera más lento y costoso.

Las terminales pesadas son las que encontramos en una ubicación fija dentrodel comercio, las cuales pueden tener asociadas distintas máquinas, tales como:visor de pantalla, báscula, cajón de monedas, impresora de tickets, etc.

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2 Funcionamiento del TPV: TPVplus Élite

2.1. Introducción

En esta unidad didáctica veremos el funcionamiento de un terminal punto deventa a través de uno de los muchos programas que hay en el mercado paragestionar establecimientos comerciales.Uno de estos programas es el TPVplus Élite. Para estudiarlo adoptaremos unorden en concreto: seguiremos la barra de menús del programa e iremos viendocada una de las pantallas que nos surgirán de los diferentes menús.

2.2. Menú Global

Para acceder a cada uno de los menús de la barra sólo tenemos que hacer cliccon el botón izquierdo del ratón sobre la palabra, o pulsar la tecla ALT y la letraque aparece subrayada.Dentro de este menú se encuentran las opciones Empresas, Cajas y Terminar,que aparecen reflejadas en la siguiente captura de pantalla del programa:

Profundicemos en cada una de estas opciones que descubrimos al desplegar lapestaña de dicho menú.

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2.2.1. Empresas

Dentro de esta opción podremos añadir una nueva empresa al programa, modificarlos datos de la empresa ya introducida y liberarla, en caso de que sea necesario;además de seleccionar la moneda con la que trabaja la empresa.

A. Añadir empresa:

Nada más pulsar el botón Añadir Empresa(que será similar cada vez quenos aparezca en una pantalla la opción de añadir algún dato a través de unaventana) nos aparecerán dos pestañas: Datos Generales e Importación.

En la pestaña de Datos Generales, lo que se nos pide son los datos de la empresa,los cuales debemos introducir en los campos y casillas correspondientes:

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Veamos con más detenimiento cada uno de los campos y algunas casillas quecomponen esta pestaña.

Campos de la pestaña Datos Generales

Código

Nombre

C.I.F./N.I.F.

Se introduce un código numérico para identificarla empresa.

Nombre de la empresa.

Se introduce el Código o Número de IdentificaciónFiscal de la empresa.Es un código alfanumérico de diecisiete dígitos.Es recomendable rellenar este campo para todoslos usuarios que vayan a realizar importaciones yexportaciones “edi”.

El nombre del administrador de la empresa.

El domicilio de la empresa.

La población en la que está ubicada la empresa.

La provincia donde se encuentra la empresa.

El código postal de la empresa.

Se incluirá el teléfono de la empresa.

El número de fax de la empresa.

El e-mail de la empresa.

Campo accesible para incluir una clave de acceso ala empresa.

Se introduce la ruta donde se encuentre el fichero deimagen con el logotipo de la empresa. El fondo dellogotipo lo podemos dejar transparente o no, con laopción Fondo transparente. Este logotipo apareceráen todos nuestros documentos por pantalla.

Si marcamos esta opción, el usuario podrá configurarsu empresa para que en la ficha del artículo se recojael importe de P. V. del artículo.

Sólo visualizará este campo cuando la moneda detrabajo de la empresa sea el euro.

Cód. edi (EAN)

Administrador

Domicilio

Población

Provincia

C. postal

Teléfono

Fax

e-mail

Clave

Imagen logo

Aplicar Punto Verde en Ventas

Pago dual en facturación

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La pestaña Importación, que aparece a continuación, se utiliza para generaruna empresa a partir de otra que ya tenemos introducida, por lo que tendremosque decirle cuál es la empresa de la que queremos copiar los datos (empresaorigen), así como los datos que queremos que se importen (copien), marcandoo no las opciones que se recogen:

Los datos que incluye esta pestaña se detallan en el siguiente cuadro: Stock de productos. Pedidos pendientes a proveedores. Albaranes pendientes a proveedores.Datos a importarPedidos pendientes de clientes: en este caso, se generarían pedidos únicamente con las cantidades pendientes. Albaranes a clientes (no facturados). Capturar unidades por envase: se seleccionará esta op- ción en caso de que trabajemos con unidades por envase.Características Convertir en euros: esta opción nos permitirá conver-nueva empresa tir en euros la nueva empresa que estamos añadiendo o importando. Desde la fecha 01/01/02 este campo está seleccionado por defecto al añadir una nueva empresa.

B. Convertir:

El botón de Convertirnos permite realizar la conversión de pesetas aeuros. Al pulsar este botón se mostrará un mensaje con los cambios que sequieren realizan y que advierte de que dicho acto es irreversible.