Facultad de Ciencias

Definición de responsables4

Estandarización de tiempos 2

Definición de medios de comunicación 5

Estandarización de requisitos 3

Identificación de actividades 1

Optimización de Trámites y ServiciosNivel FacultadPROYECTO 117

DOCUMENTACIÓN RELACIONADA 1. En caso de ser necesario adjuntar respectivos so-portes2.• Solicitud de autorización para comisión y certi-ficación de disponiblidad presupuestal de avance para personal de planta: UFT: 12.002.022• Autorización descuento avance no legalizado UFT:12.001.010• Documentos soportes3. CDP y Registro Presupuestal4.• Declaración Explícita Otros Conceptos - para uno o más beneficiarios Formato U-FT-12.004.066• Declaración Explicita para Viáticos de funciona-rios docentes y administrativos Formato U-FT-12.004.067 • Creación y actualización de terceros U-FT12.005.003Anexar requisitos de la Factura de Venta (Art. 617del Estatuto Tributario modificado por la Ley 223 de 1995 en su Art. 40)• Legalización de avances para adquisición de bienes y servicios Formato U-FT-12.004.068

TIEMPO 5. 10 días hábiles antes de la fecha de inicio6. Tiempo que se demore en radicar el docente/de-partamento 7. 2 días8. 5 días hábiles después de terminada la actividad 9. 5 máximo días hábiles después de utilizar los re-cursos asignados por el Avance para la legalización

Optimización de Trámites y ServiciosNivel Facultad Facultad de Ciencias

Solicitud Avance de adquisición de bienes y servicios

FIN

Formatos de solicitud de avance con respectivos soportes teniendo en

cuenta el caso1,5.*

Verificación de cumplimiento de requisitos.

Los formatos deben estar correctamente diligenciados y firmados en original para

no generar devolución.

Generar la Resolución de Autorización

del Gasto

Verificar el cumplimiento de requisitos para legalización

de avances. Si estos NO están correctamente diligenciados

hay devolución4,9

Entregar el avance ante la tesorería de la Facultad, para el respectivo pago.7

Se legaliza el avance en el sistema QUIPU

y se consolida el trámite.9

Recepción de documentos para su

radicado ante la Unidad Administrativa2,6

Asignar el CDP y el Registro

Presupuestal3

Enviar para la respectiva revisión y posterior firma

del Decano7

Después de la utilización de los recursos se debe presentar los formatos que soporten los

gastos de la salida.8

Revisado y aprobado por: Facultad de Ciencias

INICIO¿Se cumplen los requisitos

exigidos?

¿Se cumplen los requisitos

exigidos?

Informar al solicitante, por vía electrónica o llamada

telefónica, que NO cumple con los requisitos, por tanto NO se realizará el trámite.3

Convenciones

Docente

Docente o Director de Departamento

Recepción de Unidad Administrativa

Presupuesto

Jefe de Unidad Administrativa y Decanatura.

Tesorería

SÍ

NO

Se informa vía electrónica o llamada telefónica la devolución de los documentos y se brinda instrucciones para el debido diligenciamiento

y complemento de los mismos.9

*CASOS DE SOLICITUDES DE AVANCES* Ejemplos: 1. Apoyo económico para asistir al XX Congreso Lati-noamericano de Ciencias del 15 al 17 de octubre de 2019 en la ciudad de Rio de Janeiro- Brasil.2. Apoyo económico para la pasantía de investigación del 2 de febrero al 30 de julio de 2019, en el Institut fuer Anorgaische Chemie de la J.-W-Goethe Universi-taet en Frankfrut -Alemania. 3. Apoyo económico para participar en Torneos Uni-versitarios de Cerros y Ascun del 22 al 28 de octubre de 2019en la ciudad de Cali-Colombia. 4. Viáticos y gastos de viaje para participar como po-nente en el evento simposio internacional de estadís-tica” realizarse del 5 al 20 de mayo de 2019 en Car-tagena- Colombia.5. Pago de inscripción para participar como ponente en el evento XX Congreso Latinoamericano de Cien-cias a realizare del 5 de noviembre al 8 de noviembre de 2019 en París – Francia.6. Compra de reactivos necesarios para el desarrollo de las prácticas de laboratorio del Bioterio los cuales se deben pagar de estricto contado en los diferentes establecimientos comerciales.7. Gastos de Viajes del profesor Pedro Pérez de la Uni-versidad de Purdue para fungir como jurado evaluador de la Tesis Doctoral del estudiante Carlos Cuentas del 5 al 7 de septiembre de 2019.

TIEMPO 1. Recuerde: Si no hay percances presupuestales y en el radicado de documentos entregados, la Unidad Administrativa de la Facultad de Ciencias en 10 hábiles legalizará formalmente la Órden Contractual ó Contrato. 2. 1 día 3. 2 a 3 días4. Tiempo que demore el contratista adquiriendo Póliza de Cumplimiento.

DOCUMENTOS SOLICITADOS DE ACUERDO AL CASO

INVITACIÓN PARA QUE LOS OFERENTES DE BIENES Y /O SERVICIOS SOLICITADOS PRESENTEN SUS PROPUESTAS.

Requisitos documentales básicos para personas naturales.

Requisitos documentales básicos para personas jurídicas.

Personas naturales Requisitos documentales básicos:

A. Fotocopia cedula ciudadanía del ofe-rente.

B. Copia del certificado del registro único tributario (RUT), expedido por la DIAN, con los datos actualizados.

C. Certificado de inscripción en el Regis-tro Mercantil de la Cámara de Comercio, con expedición inferior a 90 días conta-dos a partir de la presentación de la ofer-ta (para persona natural con estableci-miento de comercio)

D. En caso de que el contratista sea Fun-cionario Público, este debe poseer hoja de vida registrada en el sistema SIGEP.

Personas Jurídicas Requisitos documentales básicos:

A. Certificado de existencia y representación legal, de la Cámara de Comercio, con expedi-ción inferior a 90 días contados a partir de la presentación de la oferta

B. Certificado expedido por el revisor fiscal. (si está obligado a tenerlo) o en caso contra-rio por el representante legal, en el que cons-te que se encuentra al día en los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, con expedición inferior a 30 días, contados a partir de la presentación de la oferta.

C. Copia legible de la cedula del representante legal.

D. Copia del certificado del registro único tri-butario (RUT), expedido por la DIAN, con los datos actualizados.

E. Fotocopia de la tarjeta profesional del revi-sor fiscal (si está obligado a tenerlo)

F. En caso que el contratista sea Funcionario Público, éste debe poseer Hoja de Vida registrada en el sistema SIGEP.

Optimización de Trámites y ServiciosNivel Facultad Facultad de Ciencias

Solicitud de mantenimiento correctivo

FIN

Invitación para que los oferentes de bienes y /o

servicios solicitados presenten sus propuestas

Legalización (es decir, la consolidación de la

aceptación de la oferta)4

Contratación elabora la correspondiente Orden

Contractual, con las respectivas cláusulas

según la naturaleza del contrato3

Notificación por vía correo, legalización y se afilia a ARL si es persona natural y

se vincula por más de un mes.2

Recepcionar de documentos del oferente

elegido que soporte el perfil requerido en la

convocatoria publicada.2

Verificar en el área de presupuesto si existen recursos

financieros disponibles para

ejecutar la oferta.2

Contratación, bajo el marco de la

Resolución 1551 del 2014 verifica la documentación proporcionada.2

Área de presupuesto crea el CDP con aval

del Jefe de Unidad Administrativa.3

Se notifica al contratista debe

adquirir una Póliza de Cumplimiento4

Revisión, verificación y firma del contrato2

Afiliación a ARL2 Verificar el cumplimiento de

requisitos. Estos son inmodificables en

todo momento de la convocatoria.2

Se elige la mejor propuesta de

acuerdo al costo y tiempo de entrega

de bienes o servicios deseados.

Revisado y aprobado por: Facultad de Ciencias

INICIO¿Se cumplen los requisitos

exigidos?2

¿Existen recursos?2

¿La documentación contiene errores

y/o están incompletos?3

¿La orden contractual

supera los 20 SMLMV?4

¿Se cumplen los requisitos

exigidos?

Se informa contratista por vía electrónica que

NO cumple con los requisitos y NO fue

aceptada su propuesta.

Se devuelven los documentos al

interventor.3

Se devuelven documentos

directamente al interventor.2

Convenciones Oferente

Interventor

Decanatura

Contratación

SÍ

NO

Se informa al solicitante del bien o servicio, por vía electrónica o

llamada telefónica, que NO posee recursos para su adquisición.2

TIPO DE ÓRDENES1 DOCUMENTACIÓN

Órdenes contractuales Mínimas (hasta 20 SMLMV)

Presentar documentos documentales básicos (A+B+C+D) adicionan-do: 1. Mínima una Invitación Verbal o Escrita (Código QUIPU empieza por el digito 20, es obligatoria la invitación escrita y evaluación de oferta sin importar la cuantía del vínculo contractual). Formato U-FT-12.002.001

Órdenes contractuales Mínimas (hasta 20 SMLMV)

Se deben presentar documentos documentales básicos (A+B+C+D+E+-F+G) adicionando: 1. Mínima una Invitación Verbal o Escrita (Código QUIPU empieza por el digito 20, es obligatoria la invitación escrita y evaluación de oferta sin importar la cuantía del vínculo contractual). Formato U-FT-12.002.001

Órdenes contractuales Menores (de 20 a 160 SMLMV)

Presentar documentos documentales básicos (A+B+C+D) adicionando: 1. Mínima una Invitación Escrita Formato U-FT-12.002.001 2. Adquisi-ción Póliza de Cumplimiento

Órdenes contractuales Menores (de 20 a 160 SMLMV)

Se deben presentar documentos documentales básicos (A+B+C+ D+E+F) adicionando: 1. Mínima una Invitación Escrita Formato U-FT-12.002.001 2. Adquisición Póliza de Cumplimiento.

Órdenes contractuales Superiores (160 hasta 800 SMLM)

Se deben presentar documentos documentales básicos (A+B+C+D+E+F+G) adicionando: 1. Mínimo Tres Invitaciones Escritas 2. Adquisición Póliza de Cumplimiento.

Órdenes contractuales Superiores (160 hasta 800 SMLM)

Se deben presentar documentos documentales básicos (A+B+C+ D+E+F) adicionando: 1. Mínimo Tres Invitaciones Escritas 2. Adqui-sición Póliza de Cumplimiento. 3. Estudio de Mercado Formato U-FT 12.002.002

Contratos (superior a 800 SMLM) Se deben presentar los mismos documentos de las Ordenes Mínimas, (A+B+C+D) adicionando: 1. Mínimo Tres Invitaciones Escritas Forma-to: U-FT-12.002.001 2. Adquisición Póliza de Cumplimiento 3. Estudio de Mercado Formato: U-GU-12.002.002 - Elaboración de estudio de mercado 4. Realización de Estudios Previos. 5. Pliego de Condiciones que contenga mínimo: El objeto a contratar Los aspectos técnicos y económicos de los bienes o servicios requeridos por la Universidad La modalidad de selección El cronograma del proceso Los criterios objetivos de selección La metodología de evaluación desagregada y los factores a tener en cuenta para la calificación, con sus respectivos puntajes. Los criterios claros y precisos de decisión para el caso de em-pate, que deberán considerar la preferencia por el oferente de origen nacional El presupuesto excepto en los casos de negociación global de precios Las razones y causas que generarían el rechazo de la oferta o la declaratoria de desierto del proceso de invitación Las condiciones de celebración del contrato Los mecanismos de cobertura del riesgo.

Contratos (superior a 800 SMLM) Se deben presentar los mismos documentos de las Ordenes Míni-mas, (A+B+C+D+E+F) adicionando: 1. Mínimo Tres Invitaciones Escri-tas Formato: U-FT-12.002.001 2. Adquisición Póliza de Cumplimiento 3. Estudio de Mercado Formato: U-GU-12.002.002 - Elaboración de estudio de mercado 4. Realización de Estudios Previos. 5. Pliego de Condiciones que contenga mínimo: El objeto a contratar Los aspec-tos técnicos y económicos de los bienes o servicios requeridos por la Universidad La modalidad de selección El cronograma del proceso Los criterios objetivos de selección La metodología de evaluación de-sagregada y los factores a tener en cuenta para la calificación, con sus respectivos puntajes. Los criterios claros y precisos de decisión para el caso de empate, que deberán considerar la preferencia por el oferente de origen nacional El presupuesto excepto en los casos de negocia-ción global de precios Las razones y causas que generarían el rechazo de la oferta o la declaratoria de desierto del proceso de invitación Las condiciones de celebración del contrato Los mecanismos de cobertura del riesgo.