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Clase 3: Organigrama. Armado y mantenimiento del organigrama.

Introducción: Estimados alumnos, bienvenidos a la tercer clase. Hoy aprenderemos qué

son, cómo se arman y qué finalidad tiene los organigramas.

¿Para ustedes, cuál es el significado de organigrama? Los dejo que piensen un poco…

¿Listos? Aquí vamos…Son la representación gráfica de la estructura de una organización,

es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades

que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad

relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a

través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada posición del

organigrama.

Objetivos: Adquirir los conocimientos necesarios para la elaboración de organigramas y

su comprensión.

Contenido:

Tema 1: Concepto General de organigramas

Estimados, como lo mencionamos en la introducción, un organigrama es la

representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización.

Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las

dirigen, haciendo un esquema sobre las relaciones jerárquicas y funcionales que rigen en

la organización. Existen diversos criterios para definir el nombre con que se designan a

los organigramas: carta de organización, diagrama de organización, cartograma,

ortograma, gráficas de organización, etc.

El organigrama no es más que la introducción de la estructura orgánica de una empresa,

donde grafica cual es la división, el sentido de las órdenes y la autoridad de los

trabajadores que le permite ejecutar su trabajo con más facilidad, habilidad y

responsabilidad de acuerdo al puesto establecido. Son representaciones gráficas de los

diferentes niveles de autoridad, que van de mayor a menor jerarquía. Cada puesto se

representa por medio de un rectángulo, que encierra el nombre del mismo y en ocasiones

el nombre de quien lo ocupa. La unión de los cuadros mediante líneas representa los

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canales de autoridad, autorización y responsabilidad. Los organigramas señalan la

vinculación que existe entre los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad

principales.

El organigrama es un modelo abstracto, metódico, ordenado y sistemático, que permite

obtener una idea uniforme acerca de una organización, sería la “foto” de la estructura

organizativa de la empresa. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión

general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a quienes lo

necesitan y utilizan como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad:

� Desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la

organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus

características generales.

� De instrumento para el análisis estructural al hacer notorio, con la eficacia

propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la

organización representada.

Para ser claros, es un muy buen ejemplo el de considerar al organigrama como una

fotografía de la estructura organizacional, pero esta fotografía es dinámica y flexible, de lo

contrario, carece de sentido.

Tema 2: Clasificación de los organigramas

Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que

representan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de

criterios y factores con fines únicamente didácticos.

Por su Ámbito y la forma de representar la estructura:

Modelo lineal

Se basa en un diseño vertical. Se fundamenta en el principio de la jerarquía y de la unidad

de mando. Es una estructura piramidal. Los elementos situados en el mismo nivel

jerárquico tienen la misma categoría y dependen de la misma unidad de mando superior.

Es uno de los más utilizados en las organizaciones.

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Ventajas:

1. Supervisión directa.

2. Control de la Dirección General.

Desventajas:

1. Intromisión de los niveles superiores en el trabajo de los subordinados.

2. Los costos se incrementan con el número de niveles.

Organigrama general

Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las

relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza.

Por ejemplo el organigrama de un Plantel.

Organigrama integral

Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización y

sus relaciones, clasificación de las funciones, actividades, etc.

Organigrama suplementario

Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en

forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o

de una unidad en particular.

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Organigrama analítico

Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a

complementarse con datos anexos y símbolos convencionales referidos a datos

circunstanciales.

Organigrama vertical

En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por

cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación

de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que

indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él

y así sucesivamente. En resumen, son organigramas que representan la estructura

jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más utilizados. Es similar al

organigrama lineal, salvo por la diferencia en que en el vertical, algunos autores

acostumbran poner un margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel

administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A

veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas. Dentro del cuadrado del

puesto, en el ángulo superior derecho, se enmarca en un cuadrado la cantidad de

personas que tiene a cargo ese puesto y que están actualmente ocupados, y otro

cuadrado igual al lado del ángulo antes mencionado con la cantidad total de puestos,

tanto los ocupados como los vacantes. En el número, se incluye al superior al cual

reportan esos puestos.

Ventajas:

1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.

2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas:

Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy

difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy

alargados. Esto suele solucionarse:

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a. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de

la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección,

una carta suplementaria.

b. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro,

ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.

Organigrama horizontal

Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo

que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles

sucesivamente hacia la derecha.

Ventajas:

1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.

2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.

3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.

Desventajas:

Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de

toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto

poco claros.

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Organigramas circulares

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a

cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel

de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les

liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Son

organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos

desde dentro o fuera y orden de importancia. Se encuentran formados por círculos

concéntricos, correspondiendo el central a las autoridades máximas, y en su alrededor se

encuentran otros que se hallaran mas o menos alejados en razón de su jerarquía.

Ventajas:

1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.

2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.

3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

Desventajas:

Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde

hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

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Modelo divisional

Es un diseño mixto, horizontal y vertical. Se basa en la rapidez de la toma de decisiones y

en la autonomía e independencia; utilizando diferentes criterios al momento de aplicar el

principio de divisionalización: por familia de productos, por funciones, por mercados, o por

procesos. La división puede aplicarse a las Unidades Estratégicas de Negocio.

Ventajas:

1. Establece la responsabilidad al nivel de la División.

2. Favorece la formación de Directores Generales.

3. Mejora la coordinación y adaptación según el tipo de División.

Desventajas:

1. Requiere mas personas con capacidad de Director General.

2. Tiende a dificultar el mantenimiento económico de los servicios centrales.

3. Dificulta el Control de la Dirección General.

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Modelo funcional

Es un diseño horizontal. Se basa en el principio de la especialización. Los elementos no

tienen relaciones de jerarquía en el nivel horizontal, no puede compararse su categoría y

no puede contrastarse su autoridad. La dependencia de la unidad de mando está

relacionada con la especialización; por ejemplo: Comercial, financiera, u operativa.

Ninguna de estas funciones tiene una relación de primacía sobre la otra, ni tienen el

mismo rango; por ejemplo el Director de Producción puede tener la categoría de Jefe, y el

Director Financiero de Administrador. Indica las principales funciones que se le asigna de

acuerdo a las unidades y sus interrelaciones este tipo de organigrama es de mayor

utilidad para capacitar al personal y representa a la organización en forma general.

Ventajas:

1. Refleja las funciones y los centros de poder.

2. Favorece la adaptación del personal al puesto.

3. Control de la Dirección General.

Desventajas:

1. El exceso de especialización limita el punto de vista.

2. Dificulta el desarrollo de directores Generales.

3. Falta de coordinación entra las funciones.

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Modelo colegial

Incorpora los conceptos de Junta o Comité y de trabajo en equipo o grupo. Este modelo

favorece la coordinación. Es una estructura que se considera complementaria de otros

modelos. Puede ser utilizada para diferentes tareas (toma de decisiones, control,

información y apoyo a la estructura) y con diferentes intensidades. Los Círculos

representan los órganos colegiales. Junta, Comité; y las flechas indican la procedencia de

los participantes.

Ventajas:

1. Favorece la coordinación.

2. Beneficia la participación y la mejora contínua.

Desventajas:

1. Retrasa la toma de decisiones.

2. Provoca la baja iniciativa de los directivos.

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Modelo matricial

Combina la estructura funcional (orientada a la especialización) y la divisional

(orientada a resultados). Creando varias dimensiones se generan varias cadenas de

mando: Unidades Estratégicas de Negocio; Funciones y Zonas. Por ejemplo:

Unidades Estratégicas de Negocio (Envío de comunicaciones electrónicas

registradas); Funciones (atención al cliente, recursos informáticos, mesa de ayuda,

administración, comercial y finanzas); Zonas (Norte, Sur, Este y Oeste).

Ventajas:

1. Intenta mejorar los resultados.

2. Exige la clasificación del peso y papel de cada una de las dimensiones

directivas.

Desventajas:

1. Cada empleado tiene varios jefes.

2. Genera luchas de poderes.

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Organigramas escalares

Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos,

ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.

Ventajas:

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Desventajas:

Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen

de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para

destacarlo adecuadamente.

Organigrama Mixto

En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas

anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización

utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que

tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se

encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales

se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo

de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.

Por su tipología:

Organigrama Micro administrativo

Es la correspondencia a una sola organización la cual puede unir en forma global a

algunas áreas que la conforman.

Organigrama Macro administrativos

Es la que se involucra a más de una organización.

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Organigrama Mesoadministrativos

Es la combinación de una o más organizaciones. Este puede corresponder a una

convención utilizada normalmente en el sector público, también en el sector privado.

Organigrama Maestros

Estos muestran la estructura completa, dando a simple vista un panorama de todas las

relaciones entre los departamentos o componentes principales.

Es importante destacar que, por lo general, se debe usar un solo tipo de estructura

para simbolizar cada elemento integrante del organigrama.

¿Cómo van hasta aquí? No se preocupen por la amplia variedad de organigramas que

hay, por lo general van a utilizar los organigramas lineales o verticales, pero es importante

tener una noción de la existencia de otros modelos…Ahora proseguiremos con…

Líneas de relación:

� Líneas de Conexión: muestra los tipos de relaciones que se presentan en una

estructura de organización.

� Relación Lineal: es la que inclina que la transmisión de autoridad y responsabilidad

sea a través de una sola línea, ya que existe una relación entre las diferentes

unidades que aparecen en el gráfico de la organización.

En los organigramas existen diferentes relaciones las cuales se clasifican en:

Relaciones de Autoridad Funcional: Es aquella que representa la relación de mando

específico.

Relaciones de Asesoría: Es aquella que representa los órganos que proporcionan

información técnica a los de línea.

� Relación de Asesoría Interna

� Relaciones de Asesoría Externa

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Relaciones de Coordinación: Este tipo de relación tiene por objeto interrelacionar las

actividades que realizan diversas áreas de la organización.

� Relaciones de Desconcentrados: Es aquella que tiene por objeto representar a los

órganos desconcentrados con que cuentan las dependencias, para la atención y

eficiente despacho de los asuntos de su competencia.

� Relaciones de Comisiones: representa las relaciones por comité o consejos.

Tema 3: Elaboración de los organigramas

1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las

unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las

comunicaciones entre ellas.

2. Funciones o actividades que realizan cada una.

3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.

Técnicas para la graficación del organigrama:

1. Las casillas deben ser rectangulares.

2. Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano

inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.

3. Las líneas de nivel son siempre horizontales.

Al construir un organigrama se debe tener presente:

1. Delimitar con precisión las unidades o dependencias.

2. Señalar de forma más completa las relaciones existentes.

3. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en

caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico todas

las referencias necesarias.

4. Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:

a. Línea o Ejecución: línea de mando, debe ser vertical.

b. Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal.

c. Línea Punteada: para indicar las relaciones de coordinación.

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5. Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación

administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse

particularmente al pie del organigrama.

6. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su

inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.

Ahora los invito a estudiar los signos convencionales más usados:

Los organigramas deben ser articulados, orgánicos, simétricos, uniformes, análogos y

armónicos.

Nivel de Autoridad: Ejemplo, Línea Vertical

Relación de Mando o Jerarquía: Ejemplo, Línea Horizontal

Línea Horizontal: Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel

de la línea horizontal indicada indicando así la correlación existente entre ellas. Las líneas

verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican "mando".

a. Relación de Apoyo: Ejemplo

Línea Horizontal:

Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación

de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad

principal señala relación de apoyo.

b. Relación de Coordinación: Ejemplo

_ _ _ _

Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para

expresar relaciones de coordinación.

c. Continuidad de la Organización:

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La estructura tiene continuidad en el sentido indicado por la flecha o sea

que existen otros departamentos semejantes que no están representados.

d. Relaciones Especiales:

La línea quebrada representa alguna relación espacial, también se utiliza

este símbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones para

señalar Dependencias que participan en algún organismo asesor, se

coloca un número en su interior con el objeto de identificarlos.

Tema 4: ¿Para qué sirve un organigrama?

Les doy unos minutos para que anoten las ideas que se les viene a la cabeza para

responder a este interrogante… ¿Pensaron? ¿Escribieron? ¡Entonces continuemos!

Los organigramas revelan:

• La división de funciones.

• Los niveles jerárquicos.

• Las líneas de autoridad y responsabilidad.

• La naturaleza lineal o staff del departamento.

• Las relaciones existentes entre los diferentes puestos de la empresa y en cada

departamento o sección.

• Los canales formales de comunicación.

• Los jefes de cada conjunto de empleados, trabajadores, etc.

Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos

gruesos de línea de comunicación, pero la más usual es marcando la autoridad lineal con

línea llena, y la staff con línea punteada.

Les recomiendo que si están trabajando en una empresa, soliciten permiso para conocer

aspectos del organigrama y que vean en la práctica su formato y utilización. Otra

alternativa es visitar algunas páginas de organismos oficiales, donde suelen publicar

organigramas.

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Requisitos de un organigrama

• Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no

contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de

auxiliar a la estructura administrativa de la compañía, puede producir mayores

confusiones. Por ellos, los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios.

• Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o

empleados. Lo más usual es comenzar desde el Director, CEO o Gerente General

y finalizarlos con los jefes, supervisores o mandos medios del último nivel.

• Los organigramas deben contener nombres de funciones y evitar colocar nombres

de de personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar

dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra

menor el nombre de la persona que lo ocupe.

Ventajas de un organigrama

Puesto que el organigrama muestra líneas de autoridad para tomar decisiones, el simple

hecho de presentar en organigrama una organización puede mostrar, en ocasiones

inconsistencias y complejidades y llevar a su corrección. El organigrama también le

muestra a los gerentes y al personal nuevo cómo encajan dentro de toda la estructura.

Las relaciones subordinado-superiores no existen debido a que se elabore el diagrama,

sino más bien, a las relaciones de dependencia esenciales. En cuanto a que el

organigrama crea una sensación de demasiada comodidad y ocasione falta de empuje

por parte de quienes han llegado, estos son asuntos de la alta dirección: reorganizar en el

momento en que el ambiente de la empresa lo demande, desarrollar una tradición de

cambio y hacer que los gerentes subordinados continúen cumpliendo con estándares de

desempeño adecuados y bien comprendidos.

Los gerentes que piensan que se puede lograr un espíritu de equipo sin exponer con

claridad las relaciones, se están engañando a sí mismos y preparando el camino para

políticas, intrigas, frustración, evasión de responsabilidades, falta de coordinación,

duplicación de esfuerzos, políticas indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras

evidencias de falta de eficiencia organizacional.

En resumen, podemos enunciar que:

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� Muestra quién depende de quién.

� Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una

organización, sus espacios fuertes y débiles.

� Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de

información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

� Son apropiados para lograr que los principios de la organización apliquen.

� Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la

organización.

Limitaciones

Los organigramas están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un

organigrama sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples

relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa propiamente

organizada, pero no todas. Muestra también las relaciones importantes de línea o

formales. No muestra cuantitativamente la autoridad existente en cualquier punto de la

estructura.

Otra dificultad con los organigramas es que quizá las personas confundan las relaciones

de autoridad con la posición en la empresa. El funcionario staff que depende del

presidente de la organización puede mostrarse en la parte superior del organigrama,

mientras que un funcionario de línea regional quizá aparezca uno o dos niveles por

debajo. Aunque una buena elaboración del organigrama intenta hacer que los niveles en

la gráfica estén de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre

puede hacerse así. Este problema se puede manejar exponiendo con claridad las

relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posición –los niveles de

sueldos y de bonos.

Debemos considerar que muchas veces hay dependencias jerárquicas que difieren de las

dependencias funcionales, en este caso podemos representar todo en un mismo gráfico

representando las dependencias jerárquicas con líneas continuas y las dependencias

funcionales con líneas punteadas. Por ejemplo un jefe de operaciones de una sucursal,

depende jerárquicamente del Gerente Comercial Regional pero funcionalmente del

Gerente de Operaciones.

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Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera

utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente. Se debe

procurar el mantenimiento y actualización periódica de los

contenidos de los mismos.

Mantenimiento del organigrama

Como aprendimos hasta este punto de la clase, el armado y mantenimiento de los

organigramas, es una de las funciones de Administración de personal. Esta información,

que es originada por la función administrativa (gerencia, departamento, sección, etc.) o,

de hallarse, la delegará a la de OyM (Organización y métodos).

El objetivo principal del mantenimiento del organigrama, es proporcionar una apropiada

comunicación, una información precisa y una herramienta de análisis.

Ahora analicemos los puntos antes mencionados, para poder entender por qué es

importante el mantenimiento o actualización de los organigramas de la organización:

Respecto a la comunicación e información, el organigrama es utilizado para:

� Revelar y visualizar el estado actual y global de la estructura, para poder

comunicar a organismos externos cómo se compone la organización.

� Explicitar y dar a conocer a todos los miembros la posición respectiva que ocupan

y sus vínculos con el resto de la organización.

En relación a su utilización como herramienta de análisis, permite detectar fallas de

estructuración, como las siguientes:

� Elevado o bajo progreso de la departamentalización

� Áreas de efectividad sobre el tipo de autoridad que se le asigna al cargo

� Asignación de los niveles de decisión

� Nombramiento jerárquico de las funciones

� Determinación de las relaciones de dependencia

� Armonía de la estructura

� Especificación e identificación de los niveles

� Superposición de tareas o funciones

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� Verificación y visualización de los controles internos

Bibliografía

Cardozo, A. P y varios, (2003): Administración Empresarial, Temas, Argentina.

Fanjul, J. L. y Castaño, F. J. (2001): Proyecto Empresarial, Editex, Madrid.

Fanjul, J. L. y Tascón, Mª T. (2000): Economía y Organización de Empresas, Editex,

Madrid.

Fuente, J. M. García - Tenorio, J.; Guerras, L. A. y Hernán Gómez, J. (1997): Diseño organizativo de la empresa, Civitas, Madrid.

Mintzberg, H. (1992): El poder en las organizaciones, Ariel, Barcelona.

March, J. G. Y Simon, H. A. (1980): Teoría de la Organización, Ariel, Barcelona.

Nota importante: Se recomienda la siguiente bibliografía en caso de que usted desee conocer más en relación a este tema.

Elementos de Administración, José Antonio Fernández Arena, editorial Diana, México. (Los gráficos contenidos en este trabajo fueron obtenidos de este libro en su primera edición, mayo de 1986, Pág. 86-89.)

Organización de empresas, análisis, diseño y estructura, Benjamín Franklin Finkowsky, Mc Graw Hill, México.