ORGANIGRAMA

Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y laresponsabilidad de cada servicio.

Elaboración de los organigramas:

•Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas.

•Funciones o actividades que realizan cada una.

•Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas

•Técnicas:

•Las casillas deben ser rectangulares.•Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.Al construir un organigrama se debe tener presente:•Las líneas de nivel son siempre horizontales.•Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.•Señalar de forma más completa las relaciones existentes.

•Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.

1.Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente.

1.Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal.

1.Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación.

•Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:

Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama.

Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente..

Signos convencionales más usados:Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos.•Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.

Línea Vertical:•Nivel de Autoridad.

Línea Horizontal:Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la línea horizontal indicada indicando así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican "mando".•Relacion de mando o jerarquia.

Línea Horizontal:Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala relación de apoyo.•Relación de Apoyo.

Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación.•Relación de Coordinación.

Tipos de organigramas

Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines únicamente didácticos.

POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA ESTRUCTURA

POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN

Analíticos Verticales

Generales Horizontales

Suplementarios Circulares

•Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el organigrama de un Plantel.

•Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una unidad en particular.

•Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolos convencionales referidos a datos circunstanciales.

•Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más utilizados.

•Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha.

•Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.

*DETALLES DETALLES ORGANIGRAMAORGANIGRAMA

- a) nivel jerárquico del cargo

- b) Subordinación: a quién reporta el cargo

- c) Supervisión: quién reporta al cargo

- d) Relaciones laterales del cargo con otros cargos.

El profesiograma consiste en un documento que organiza las conexiones técnico-organizativas por medio de una gráfica en que se resumen las aptitudes y capacidades de los puestos de trabajo que existen y los que cumplen los trabajadores.

QUE ES UN PROFESIOGRAMA

El profesiograma debe recoger obligatoriamente:

La denominación del puesto de trabajoLa descripción profesional del puesto de trabajoLa descripción técnica del puesto de trabajoLa descripción orgánica del puesto de trabajoOtras características y necesidades que se pudieran requerir

Por otra parte,  el profesiograma se debe componer de seis denominaciones concretas:

La identificación del puesto de trabajo

El objetivo del puesto de trabajo

Las responsabilidades del puesto de trabajo

Las relaciones del puesto de trabajo

Las condiciones físicas que se requieren para el trabajo, así como sus riesgos

Los requerimientos que se exigen para ocupar el puesto

Para realizar un profesiograma, hay que definir el puesto de trabajo a valorar, realizando un análisis del trabajo y del puesto de trabajo a desarrollar. En el profesiograma, se valoran las características que debe tener el candidato ideal para el puesto de trabajo concreto, incluyendo una valoración de los niveles de exigencias en los que se puntúa al trabajador en cuanto a su cumplimiento.

Se deben valorar sólo las características que se requieren en el puesto de trabajo y las que realmente tiene el candidato. La descripción de características ha de ser objetiva, con características reales y cuantificables, sin ambigüedades, con una descripción sencilla y sin equívocos, clara, concreta y completa.

Existen muchas formas de elaboración del profesiograma, de manera que un profesiograma no es único ni existe un modelo global, además de estar bien diferenciado en cuanto a los cambios de los tiempos y el entorno laboral además de diferenciarse en cada puesto de trabajo.

El profesiograma surge de la necesidad de valorar el puesto de trabajo y los trabajadores que lo desempeñarán, ya que los puestos de trabajo y las empresas no son iguales, de manera que es necesario poder realizar unas medidas sobre las características requeridas para poder valorar su efectivo cumplimiento y los candidatos ideales que pueden formar parte de la empresa en este puesto concreto.

Aunque los profesiogramas puedan ser diferentes o similares en ocasiones, lo principal es que sirven para valorar el nivel de adecuación de un trabajador a un puesto de trabajo, y de esta manera poder conseguir un mayor rendimiento en la empresa, lo que a la larga da lugar a unos mejores resultados de productividad y de otros aspectos no cuantificables. No sólo es importante para la empresa, que puede medir el rendimiento del trabajador, sino para que el trabajador se sienta completamente satisfecho con el trabajo que está realizando o va a realizar.

Para encontrar a la persona adecuada a cada puesto hemos de considerar, por una parte, las diferencias individuales que existen; pensemos que cada individuo tiene unas condiciones físicas, actitudes, aptitudes, conocimientos y experiencia distintas; por otra parte hemos de tener en cuenta las diferencias que implica el trabajo, pues según sea éste, así se exigirán unos determinados requisitos. 

La descripción de los puestos de trabajo es fundamental en la tarea comercial, ya que no sólo es necesaria para la selección, sino también para valorar al equipo, organizar la distribución de tareas, evaluar los excesos de personal o la necesidad de reducirlo. Para que la información del puesto sea adecuada debe contener:

Identificación del mismo.Descripción del sistema de trabajo del departamento a nivel general e individual.Funciones principal y secundarias que se van a desarrollar.Obligaciones, autoridad y responsabilidad que van asociadas.Condicionantes (físicos, edad, culturales, etc.).Formación y experiencia necesaria.Dificultades que pueden surgir durante el período de formación o en la realización del trabajo.Posibles causas de fracaso.Grados de satisfacción del trabajo y, por tanto, puntos fuertes de cara a la motivación.Jerarquía de mandos.Colaboradores a su cargo.Valoración del rendimiento.Remuneración.Oportunidades que ofrece el puesto.Etcétera.

El profesiograma es el resultado gráfico del análisis del puesto de trabajo que se necesita cubrir. Su objetivo es: definirlo gráficamente, determinar las exigencias del puesto, actualizar los conocimientos del mismo y su marco dentro de la empresa y estudiar, a partir de él, el ajuste de cada candidato a dicho perfil, estableciendo sistemas comparativos.

A continuación expondré ejemplo de profesiogramas, teniendo en cuenta que en la realidad vienen marcados por las características de la empresa y del puesto que se vaya a cubrir. Para cada uno ha de realizarse un profesiograma específico y, por tanto, marcar las diferencias que puedan existir dando la valoración que nosotros consideremos adecuada a cada uno de los factores y que, posteriormente, se compararán en su totalidad al del candidato.

PARA QUÉ SIRVE UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS EN MI EMPRESA?

La descripción o manual de puestos es una herramienta de recursos humanos que consiste en una enumeración de las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos de la empresa, definiendo el objetivo que cumplen cada uno de ellos.

Asimismo contiene un recuento de los conocimientos, habilidades, actitudes, aptitudes y experiencia que deberían tener las personas que lo ocupen. Esto último se define como el perfil requerido del puesto.

Objetivo Principal y Secundarios: 

El objetivo principal del Manual de Puestos es brindar la base sobre la cual se podrán diseñar las políticas de recursos humanos de la organización. En su gran mayoría todas las actividades de recursos humanos se basan en la información que proporciona el manual de puestos.

Contiene otros objetivos secundarios, que son los siguientes: 

* Sirve de base para la selección de futuros postulantes a ocupar los cargos descriptos ya que se tiene la información precisa de los requisitos que debe poseer el candidato (perfil del futuro colaborador) y las tareas a cumplir.

* En caso de ausencias de los ocupantes del cargo, el manual nos da una base de las tareas a cumplir para no alterar el normal funcionamiento de la empresa.

* Sirve de base para la administración de salarios, al obtener un detalle de las responsabilidades que contienen los cargos.

* Guía a los Jefes de área en el trabajo para con su personal a cargo, reduciendo al mínimo los malos entendidos entre ellos respecto a los requerimientos del cargo.

 Guía al empleado para el desempeño de sus funciones, permitiendo conocer sus obligaciones y los resultados que se espera que logren. Establece el campo de acción de cada integrante de la empresa. 

* Identifica los contenidos de los futuros programas de capacitación.* Logra evitar la superposición de tareas entre los ocupantes de los distintos puestos. (Ahorro de tiempo, costos, recursos humanos, sueldos, etc.).

* Permite iniciar acciones correctivas cuando las obligaciones expuestas en el manual no se realizan del modo requerido.

* Brinda la posibilidad de comparar y relacionar el perfil del ocupante con el perfil requerido del puesto y ver la adecuación de la persona al puesto.

* Establece el organigrama de la empresa, identificando posiciones dentro de la escala jerárquica, canales de comunicación formal y líneas de mando y/o supervisión. 

Aplicación: 

Se aplica para todo el personal de la empresa, independientemente de su forma de contratación (permanente o temporaria) o su cargo dentro de la estructura funcional. 

Responsabilidades:

El compromiso y respeto en acciones concretas de todos los integrantes de la empresa por el cumplimiento de la descripción de cargos, los objetivos, funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo, como del organigrama y sus canales de mando y comunicación que surja del mismo, resulta fundamental para su correcta implementación.

La responsabilidad asumida es indelegable y una vez comunicada y notificada no se podrá justificar su trasgresión.

Los tipos de descripciones de puestos

Las descripciones genéricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia específicas. Proporcionan una visión general de una categoría de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categoría.

Descripción genérica

Para redactar una descripción genérica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes.

Por ejemplo, una descripción genérica de "Contador" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional.  No abarca las funciones específicas --cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especialización en el libro mayor-- o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto.

La forma genérica se utiliza sobre todo para lo siguiente:

•Formulación de programas de capacitación•Designaciones•Planificación organizacional•Formulación de pautas del desempeño•Planificación de la mano de obra•Estudios de salarios 

Las descripciones de puestos especificas

Las descripciones de puesto específicas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relación con otros puestos especificas dentro de las más pequeñas unidades organizacionales. Por ejemplo el puesto especifico de "Contador a cargo del libro mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable.

Expone el tipo de sistemas contables utilizados el tipo y frecuencia de los partes financieros que deben confeccionarse y los limites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geográficos o de otro tipo, de la compañia.  Abajo aparece un ejemplo de desripciones de puestos especificas.

Las descripciones de puestos específicas sirven otros propósitos:

Análisis precisos de puestos

Evaluación de puestos (para la gestión de sueldos y salarios)Organigrama

COMPONENTES DE UNA DESCRIPCION DE PUESTOS

1.- IDENTIFICACIONa)CODIGOb)NOMBRE DEL PUESTOc)UBICACIONd)JERARQUIA (A QUIEN Y QUIEN LE REPORTA)e)PERSONAS A PUESTOf)RELACIONES CON OTRS PUESTOS (COMUNICACION)g)FECHA DE ACTUALIZACIONh)CARACTERISTICAS ESPECIALES (HORARIOS Y PAGOS ESPECIALES)i)DISPONIBILIDAD PARA VIAJES

2.- RESUMEN DEL PUESTO (DESCRIPCION)

3.- REQUISITOS LABORALES

a)GRADO DE PREPARACIONb)ESTADO CIVILc)CARACTERISTICAS ESPECIALES DEL OCUPANTE

d)IDIOMASe) NACIONALIDADf) DOMICILIOg) EXPERIENCIA

4.- DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESPECIFICAS DEL PUESTO (QUE HACE, COMO LO HACE Y PORQUE)

5.- EXTENSION DE ACTIVIDADES

6.- ASPECTOS DEL DESEMPEÑO LABORALa)ESFUERZO FISICOb)ESFUERZO MENTALc)RIESGOSd)CONDICIONES AMBIENTALES

UNA DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO DEBE SER UN DOCUMENTO ESCRITO FORMAL CON UNA EXTENSION NORMAL DE 1 A 3 PAGINAS.