ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTO

Funciones y Responsabilidades por SeccionesUn primer paso para la organizacin de la empresa, una vez definido los objetivos, sera definir el organigrama, las funciones y responsabilidades de las personas que trabajan en la Empresa, para posteriormente establecer las normas y procedimientos. Es necesario aclarar, que la funcin de organizacin y definicin de responsabilidades no presenta un patrn fijo, aunque si un esquema gua que se va mejorando continuamente por aproximaciones sucesivas de manera participativa, es decir, en la medida que las necesidades lo requieran, pero manteniendo los objetivos y metas previamente definidos.

Como un material de trabajo inicial para someter a consideracin del personal directivo y subalterno, se presentan las funciones y responsabilidades de las secciones de acuerdo al organigrama anteriormente expuesto:

Junta directiva: Mxima autoridad de la empresa, genera los lineamientos a seguir y establece conjuntamente con la Gerencia General los objetivos y metas a desarrollar.Gerencia General: Dirige las actividades con eficiencia y eficacia, que ayudan a la empresa a alcanzar los objetivos y metas establecidos. Lideriza las acciones que realizan los miembros del grupo de trabajo, para lo cual debe saber utilizar las diferentes formas de poder para influir en la conducta de sus seguidores en distintas formas, manteniendo la motivacin necesaria, sin olvidar que es lo que se quiere lograr y hacia dnde va. Dentro de sus mltiples funciones que ocupa como director de la empresa podramos sealar: Representar a la empresa frente a terceros. Coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin, direccin y control a fin de lograr los objetivos y metas.

Administrar, supervisar y delegar actividades.

Rendir los informes de Gestin ante la Junta Directiva. Reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la empresa.

Supervisin de Ventas: coordinar con los asesores de ventas todo lo relacionado a la venta de fosas y manejo del equipo de trabajo. Esta labor de supervisin y estrategias de ventas podemos resumirla en los siguientes puntos:

Participar en la captacin del recurso humano necesario.

Capacitar y motivar a los asesores de ventas.

Supervisar y planificar las actividades realizadas por los asesores.

Desarrollar y presentar a la G. General los planes estratgicos de ventas y las proyecciones a corto y mediano plazo. Elaborar la planificacin de actividades semanales y mensuales del equipo de ventas en funcin del plan estratgico.

Revisar y controlar las solicitudes o cierres de compras para su posterior entrega al departamento de cobranzas.

Elaborar los informes semanales, mensuales y anuales derivados de las actividades de ventas.

Participar en las reuniones de trabajo convocadas por la G. General o la Junta Directiva.

Velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el mejor funcionamiento de la empresa. Participar de manera proactiva e innovadora en los planes de desarrollo que realiza la empresa.

Supervisin de servicios:

Generar los protocolos y planes para el servicio de inhumacin.

Coordinar y atender los servicios de inhumacin.

Solicitar y recibir la documentacin necesaria para prestar el servicio de inhumacin tales como: copia de la cdula de identidad del titular del contrato de compra y la de la persona fallecida, copia del certificado de defuncin y el permiso del Registro Civil. Verificar con el departamento de cobranzas la situacin de pago del contrato de compra de acuerdo a la clausula # 4.

Coordinar con la persona encargada del jardn cementerio, la realizacin delas actividades de inhumacin tales como: apertura y cierre de bvedas, colocacin de toldos, apoyo logstico y la ubicacin de la parcela.

Llevar el control del libro de registro de inhumaciones, as como, las carpetas correspondientes a las rdenes de servicio con los requisitos solicitados. Ambos debern permanecer en el archivo de la G. General.

Emitir el formato correspondiente para la elaboracin de la lpida.

Facturar los derechos de inhumacin.

Supervisin de Cobranzas: Elaborar y desarrollar los planes estratgicos de cobranzas en coordinacin con el departamento de ventas.

Supervisar y controlar el funcionamiento de la oficina de atencin al cliente.

Contactar clientes y cuadrar cobranzas por sectores y por fechas.

Relacionar los recibos de cobro para su entrega al cobrador y su posterior rendicin de cuentas.

Supervisar y verificar los pagos recibidos por el cobrador y la oficina de atencin al cliente, as como, la realizacin de los depsitos correspondientes. Transcribir y digitalizar las cobranzas realizadas al sistema de contabilidad de la empresa y a la hoja de clculo para el seguimiento de los cobradores.

Archivar los recibos de pagos en los expedientes de cada cliente. Revisar las solicitudes de compra para su envo a Consultora Jurdica.

Verificar los contratos de compra y contactar a los clientes para su firma. Supervisin de Produccin: Inspeccionar al personal contratado en la ejecucin de obras tales como: cercado, aceras, brocales, muros, oficinas, depsitos y otras construcciones menores. Supervisar las actividades de preparacin del terreno para la construccin de bvedas, armado y vaciado de formaletas, tapas, durmientes y porta lpidas.

Inspeccionar, controlar y contratar maquinarias pesadas para el movimiento y compactacin del terreno. Inspeccin y control de transporte de materiales de construccin, tierra, abono y material vegetal.

Mantener los equipos de trabajo y herramientas tales como: trompos, bombas, vibro compactadores, carretillas y otras herramientas menores. Supervisar y coordinar con la seccin de servicios, la apertura de bvedas para inhumaciones.

Contratar y supervisar personal para el establecimiento y mantenimiento de reas verdes. Pagar la nmina del personal fijo y contratado.

Asesores de Ventas: Cumplir con el horario de trabajo establecido por la Empresa.

Presentar la planificacin semanal y el programa de visitas. Conocer a cabalidad el o los productos a ofertar.

Asistir a los cursos de entrenamiento y/o capacitacin promovidos por la

Empresa.

Promover la preventa del o los productos.

Realizar la actividad de ventas de acuerdo a las modalidades o estrategias,establecidas y planificadas por la Empresa a travs de la supervisin deventas, tales como: puerta a puerta, ventas libres, ventas en la oficina y en el jardn cementerio, entre otras.

Efectuar cierre de ventas, previo diligenciamiento de la solicitud respectiva.

Entregar las solicitudes de ventas al supervisor.

Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por el personal directivo.

Participar en la ejecucin de los planes estratgicos de ventas.

Depositar los montos de dinero correspondientes a la cuota inicial de las

ventas realizadas. Cumplir con las normas establecidas por la supervisin de ventas para el trabajo en equipo.Cobrador: Cumplir con el horario establecido por la Empresa.

Establecer la ruta de las cobranzas en coordinacin con la supervisin.

Recibir los recibos de cobro y visitar a los clientes asignados.

Realizar depsitos de las cobranzas de la oficina.

Apoyar a la oficina en las tareas de compra, pagos de servicios, correspondencias y otras tareas afines.

Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por el personal directivo.

Oficina de Atencin al Cliente: Cumplir con el horario establecido por la Empresa. Atender a los clientes en la oficina principal.

Determinar el objetivo de la visita del cliente y preguntar por la referencia.

Referir al cliente de ser el caso a la seccin de ventas, cobranzas o gerencia general.

Recibir los pagos correspondientes a los contratos de compra de parcelas.

Transcribir las solicitudes de ventas al sistema.

Manejar los archivos correspondientes a clientes en general y oficina.

Asistir a las reuniones de trabajo convocada por el personal directivo.

Participar en los cursos de capacitacin promovidos por la empresa.Funciones Oficina de Apoyo: Cumplir con el horario establecido por la empresa.

Prestar servicios a los clientes referidos previamente por la oficina de atencin al cliente. Apoyar a la seccin de cobranzas cuando se requiera.

Apoyar a la seccin de ventas cuando se requiera.

Transcribir solicitudes de ventas y recibos de cobranzas al sistema.

Atender a los clientes que soliciten servicios de inhumacin.

Asistir a los cursos de capacitacin promovidos por la empresa.

Participar en las reuniones de trabajo convocadas por el personal directivo.

Manejar los archivos correspondientes a clientes en general y oficina.Las funciones correspondientes a Consultora Jurdica, Administracin y Recursos Humanos, as como, la de los trabajadores en el rea de produccin y servicios, se anexaran posteriormente, una vez que los responsables de dichas secciones la suministren a la Gerencia General.

Es importante hacer nfasis sobre la necesidad de definir los objetivos y metas de la empresa de manera general y de las diferentes secciones que la componen de manera ms especfica, a fin de mejorar los mecanismos de planificacin y control.ResponsabilidadesLa asignacin de responsabilidades dentro de una empresa va a estar en funcin del perfil requerido para cada cargo, de la disponibilidad y aceptacin del personal solicitado. Es por ello, muy importante establecer las funciones y normas de manera clara, en mutuo acuerdo entre las partes para que ambas ganen y se mantenga siempre un ambiente de armona y disposicin al trabajo. En otras palabras cumplir con los derechos de los trabajadores y estos ltimos con sus deberes, manteniendo una actitud y aptitud positiva para el logro de los objetivos propuestos.Las Instituciones, Empresas y Organizaciones pueden prevalecer en el tiempo, especialmente cuando estas se consolidan dentro de un marco de mayor bienestar social y ambiental. Sin embargo, las personas pasan y deben ser sustituidas, lo cual nos pone en evidencia la necesidad de considerar las empresas como procesos dinmicos que debe irse adaptando a los cambios tecnolgicos, sociales, econmicos y ambientales, entre otros.De acuerdo al organigrama aqu presentado las personas responsables hasta el da de hoy en las diferentes secciones que conforman el Jardn Cementerio Terrazas de La Paz C.A. son:

Gerencia General: Ren Farrera Ph.D.

Administracin: Mryori Ariza Lic.

Consultora Jurdica: Jos Morales y Eduardo Snchez Abogados.

Recursos Humanos: Mryori Ariza y Ren Farrera

Supervisin de Ventas: Guillermo Moreno

Supervisin de Cobranzas: Nancy Ariza T.S.U.Supervisin de Produccin: Roger Aldana T.S.U.

Supervisin de Servicios: Guillermo Moreno y Roger Aldana

Oficina de Atencin al Cliente: Deysi Caro T.S.U.Oficina de Apoyo: Roxana Hernndez T.S.U.

Asesores de Ventas: Joanna Mendoza T.S.U., Joaris Parra, Anglica Villamizar, Allan Manrique T.S.U, Urqua Mendoza Lic., Itmar Ramrez, Jeans Snchez T.S.U y Anderson Barrera T.S.U.Cobrador: Wilmer Manrque Rubio, 10 de Agosto del 2009

Sr-a: ______________________________________

Es grato dirigirme a usted, en la oportunidad de hacerle llegar para su consideracin, el organigrama, funciones y responsabilidades de nuestra empresa Jardn Cementerio Terrazas de la Paz C.A. Es propicia la ocasin para participarle que estamos en una etapa de reorganizacin y para ello hemos creido conveniente redefinir nuestros objetivos y metas a fin de ser ms eficientes en nuestra labor de organizacin, planeamiento, direccin y control.

En este sentido le agradecera altamente pasar a esta gerencia sus sugerencias, los objetivos y metas de su seccin de trabajo, as como las funciones y responsabilidades, tanto suyas como del personal subalterno. En caso de haberlas pasado por favor disculpe la molestia. Sin embargo, cualquier observacin que usted considere prudente, por favor no dude en contactarme.

Sin otro particular y esperando su valiosa respuesta

Atentamente

Dr. Ren Farrera

Gerente General

Terrazas de La Paz JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA GENERAL

Consultora Jurdica

R. Humanos

Administracin

Cobranzas

Servicios

Ventas

Produccin

Cobrador

Asesores

Atencin al Cliente

Oficina de Apoyo