Ceremonial y protocolo

Gloria Schilman

Trabajo Práctico Final

ORGANIZACIÓN DE UNA CENA PROTOCOLAR

Widderson, Marcos

Licenciatura en Publicidad

XX

15 de junio de 2017

GUÍA DE TRABAJO PRÁCTICO FINAL Título: Organización de: una cena protocolar para pocas personas en un salón VIP de algún hotel cinco estrellas de la capital. Objetivos: 1) Básicos: Que el estudiante aplique lo estudiado del ordenamiento teórico. Que aplique los mecanismos de planificación y delegación. Que ejercite la presentación oral y escrita de un proyecto. Que desarrolle su capacidad creativa. Que fundamente sus decisiones. Que aplique razonamientos lógicos. 2) Complementarios: Que sepa desempeñarse en el contexto empresarial con los proveedores de servicios. Presentación: § Presentar los planos de un salón en la Ciudad de Buenos Aires y/o Capital Federal.

Fundamentar la elección de la sede.

§ Realizar un plano con la distribución y numeración de las mesas y las precedencias correspondientes de los invitados. Aclarar el criterio utilizado para ordenar. Dibujar un plano de orientación para los invitados. Determinar el tipo de mesas, el lugar del honor, el tipo de cabecera.

§ Elegir el menú y fundamentar la elección de los alimentos. El orden en el servir.

Decidir acerca del arreglo y ornamentación de las mesas y del salón. § Realizar la diagramación y la forma del envío de las invitaciones, y de todo otro

material impreso necesario relacionado con el ceremonial escrito. Materialización: Los elementos que componen la fase de investigación y análisis del trabajo deberán presentarse por escrito al profesor para su corrección, las últimas tres clases del ciclo lectivo. En la corrección, el alumno deberá traer la carátula definitiva del trabajo práctico, para que sea firmada por el docente para su aprobación. Evaluación: Se evaluará la consistencia técnica y creativa del proyecto presentado. También se tendrá en cuenta la apropiación de la teoría pertinente, demostrada por el alumno en la fundamentación oral, que será individual, de su propuesta.

Introducción al evento. La cena protocolar se realizará el día jueves 29 de junio a las 20:30 horas en La Mansión del Hotel Four Seasons en el barrio de Recoleta, Ciudad de Buenos Aires. La cena será brindada por el CEO Global de Shell, una reconocida empresa de hidrocarburos anglo-holandesa, y su señora esposa. Además se contará con un invitado de honor, el Presidente de Shell para el Cono Sur y su señora esposa. A nivel nacional participarán directivos de Shell Argentina y sus señoras esposas. Características del lugar. Se eligió el Hotel Four Seasons porque se encuentra en una zona ideal de la ciudad, con fácil acceso para los traslados que sean necesarios, además tiene estacionamiento propio, seguridad las 24 horas, un bar, dos restaurantes, espacios luminosos, diversos salones para eventos corporativos y sobre todo el hotel es dueño de “La Mansión”, el Palacio Alzaga Unzué, también conocida como La Mansión, continua al hotel y con acceso propio por la calle Cerrito 1455.

La cena protocolar se llevará a cabo en la Suite Presidencial de La Mansión, esta mansión es una de las residencias más imponentes de la aristocracia de comienzos del siglo XX de la ciudad de Buenos Aires, Argentina. Fue el regalo de bodas de Félix Alzaga Unzué a su querida Elena Peña. Actualmente está dividida en 7 habitaciones y se conecta al hotel por el lateral tanto a nivel del piso como subterráneamente.

La suite se encuentra ubicada en el primer piso de la mansión. Está decorada con las antigüedades originales de la casa que evocan a la Francia del siglo XVIII, mientras que hermosas alfombras orientales y Savonnerie visten los pisos de roble de Eslavonia originales. Cubre una totalidad de 180 m2 y cuenta con una sala de estar que se comunica con un balcón amueblado de 19 m2. Tiene un comedor con capacidad para 10 comensales. Junto al comedor se encuentra una cocina totalmente equipada con entrada de servicio independiente. Cuenta también con un baño exclusivo para visitas. A continuación se adjunta un plano de la habitación.

El traslado.

Se ha tomado en consideración que la fecha de la llegada de el invitado de honor es el día de la cena por lo que se programó un traslado para el mismo. El matrimonio estará arribando a las 13:40 horas al Aeropuerto Internacional Ministro Pistarini en Ezeiza a bordo del vuelo KL702 de la línea aérea KLM procedente de Santiago de Chile.

Cómo lo dicta la precedencia en las aeronaves el matrimonio viaja en la primera fila de Primera Clase del avión. El Presidente de Shell para el Cono Sur se sentará en el asiento el extremo derecho (1) y a su lado, a la izquierda su mujer (2). Cabe destacar que si la comitiva fuese más grande ocuparían los lugares y numeraciones como lo muestra el diagrama, siempre bajando de rango hacia la izquierda. Al no ser una figura pública y conocida la pareja ha abordado el avión con el resto de los pasajeros, aunque el protocolo indica que deben abordar últimos y bajarse primeros.

Para evitar incomodar al invitado de honor y a su mujer se ha contratado personal del aeropuerto para garantizar su bienestar, estos los llevarán al sector VIP donde realizarán los distintos procedimientos para el ingreso al país mientras el personal del aeropuerto se encarga de guardar el equipaje en el auto. La empresa ha solicitado una escolta de seguridad para el desplazamiento de los ejecutivos en todo momento dada la situación de inseguridad y violencia en la que se encuentra el país. Para eso se considero una escolta media con autos blindados, es decir además del vehículo VIP, donde se transporta a los invitados de honor junto al chofer del auto y un escolta, se cuenta con un vehículo de marca discreta detrás del VIP con su conductor y escolta, donde el conductor, por su puesto, es un agente de seguridad. Este tipo de escolta es sumamente discreto y usado. Al momento de subirse al vehículo VIP el invitado de honor ocupará el lugar de honor del vehículo, el asiento trasero de la derecha, a su izquierda se sentará su señora mujer, adelante se sentarán el chofer y el escolta. Aquí es importante destacar que el orden y la manera de ingresar al vehículo depende de la manera en que se encuentra estacionado el auto con respecto a la vereda. Si el vehículo se encuentra estacionado con el volante del lado de la vereda subirá primero el invitado de honor (1), desplazándose hacia la derecha y luego subirá su esposa (2). Si en cambio el vehículo se encuentra estacionado en sentido contrario subirá primero el invitado de honor (1) mientras que su esposa (2) pasará por detrás del vehículo para luego ingresar al mismo por la puerta del lado de a calle.

Algunos puntos a tener en consideración en el momento que se desplaza la escolta son que se tienen que desplazar como una unidad y circular a máxima velocidad que permita la intensidad y velocidad del tráfico. Siempre se circulará con vehículos con patentes nacionales, no diplomaticas. Esimportante destacar que la escolta no debe detenerse en cualquier momento, no se debe frenar si hay un accidente. Se debe circular con mucha precaución, siempre con las ventanas y puertas cerradas. Los autos elegidos para la escolta deberán estár en óptimas condiciones y tener siempre más de medio tanque de gasolina. Para mejorar el protocolo de seguirdad

se sugerirá tener una señal de emergencia con el chofer y la escolta en el caso que hubiera una. Por último, en cuanto al hotel, los ingresos serán por la entrada principal de La Masnión, sobre Cerrito 1455 y se debe procurar mantener la zona en perfecto orden y limpio. Con la llegada de los invitados se los debe invitar a pasar a la propiedad y acompañarlos al living de la suite Presidencial dónde comenzará el cóctel una vez llegado el primer invitado. Consideraciones para los invitados con respecto a la vestimenta. En el caso de los hombres se aconseja utilizar saco preferentemente negro con una camisa de buena calidad y color blanco, para poder combinar mejor la corbata que debe ser de color negro. El cinturón debe ser del mismo color que el pantalón, en este caso negros también. Llevar un pañuelo liso de bolsillo en el saco denota buen estilo. Los zapatos deben estar combinados primordialmente con el pantalón, deben ser sencillos y elegantes, en este caso se recomienda el uso de zapatos de vestir. Si bien en el mundo empresarial se acostumbra a usar cada vez menos corbata debemos recordar que se trata de una cena protocolar dónde la apariencia manifiesta el buen gusto, la educación y el estatus. Por su lado las mujeres pueden llevar una blusa de color negro, blanco o crudo. Siempre tratándose de cortes tradicionales, los clásicos por encima de lo llamativo. Las blusas combinan con faldas estilo tubo que por lo general se utilizan hasta las rodillas. Para esta ocasión se recomiendan faldas en colores negro o marrón. A este conjunto se le puede agregar un blazer. Los zapatos por lo general suelen ser negros, azul marino o algún color que complemente el resto del outfit, los stilettos son una buena opción. Con respecto al peinado y el maquillaje cuanto más sencillo mejor. En caso que se utilicen vestidos deben ser del largo de las rodillas, de colores neutros y de una calidad superior. Consideraciones con respecto a la comida. Con respecto a la comida se ha elaborado un menú especial para la ocasión, pero se han tenido en cuenta algunas consideraciones que detallaremos a continuación: § Se optará por un menú́ balanceado con productos de estación. § No se repetirán ingredientes entre el primer plato y el plato principal. § Se prestará suma atención a las restricciones alimenticias de los inventados. § Se tendrá la suite completamente ordenada y presentable. § Todo en la habitación debe estar en un estado óptimo § Los anfitriones son responsables que no ocurran lagunas en las conversaciones,

deber estar previamente informados con noticias/periódicos durante la semana para proponer temas de conversación, es clave informarse sobre la cultura preferentemente.

§ Se encuentra terminantemente prohibido el uso del celular en la mesa, este deberá́ permanecer en el bolsillo en silencio.

§ En el caso de que algún invitado llegue tarde, se le servirá́ el plato que el resto de invitados esté comiendo, ninguno de los anteriores.

El menú. Finger Food:

Croqueta de cordero con jalapeño. Gazpacho de tomates ahumados.

Foie gras, apio y nueces especiadas. Champagne Veuve Clicquot Brut Yellow Label

Bodega Veuve Clicquot Ponsardin Menú:

Carpaccio de pulpo, manzana y eneldo. Perro Callejero Moscatel 2016

Bodega Mosquita Muerta

Oriecchiette con habas frescas, brócoli y queso de oveja. Catalpa Chardonnay 2015

Bodega Atamisque

Ciervo ahumado con hongos de pino, espuma de papa y piñones. Cuvelier Grand Vin Blend bodalés 2009

Bodega Cuvelier Los Andes

Frutas rojas, vainilla y chocolate. Achaval-Ferrer Dolce

Bodega Achaval-Ferrer

Se adjunta en la próxima página una muestra de cómo sería el menú para la mesa el día del evento.

El desarrollo de la cena Antes de pasar al comedor en el living de la suite se ofrecerá un cóctel con finger food al momento que vayan llegando todo los invitados. Dicha instancia tomará un tiempo aproximado de 30 minutos en los cuales se acompañará el cóctel con champagne francés. A las 21 se procederá al comedor donde continuará la velada con un menú de cuatro pasos hecho a medida para la ocasión, tomando en cuenta las restricciones alimenticias del anfitrión y las de sus invitados. Así también el chef decidió destacar el interés del anfitrión por el vino argentino, maridando cada paso con un vino diferente. Consideraciones con respecto al vino. Es importante destacar que cada vino tiene su temperatura ideal para ser servido por lo cual el personal de servicio tiene que tener especial cuidado momento de ser servido ya que cada vino debe estar a su temperatura pertinente. Temperaturas de servicio ideales: § Espumantes de 6º a 8ºC. § Blancos jóvenes de 7º a 10ºC. § Cosechas tardías de 8º a 12ºC. § Blancos de guarda de 10º a 12ºC. § Rosados de 10º a 12ºC. § Tintos de guarda de 16º a 20ºC. § Fortificados de 18º a 20ºC. Con respecto al menú es importante destacar la precedencia de estos y saber que: § Los blancos se sirven antes que lo rosados y estos antes que los tintos. § Los vinos jóvenes ser sirven antes que los añejos. § Los secos a los dulces y los no ácidos a los ácidos. § Los vinos ligeros antes que los intensos. § Los vinos chispeantes antes que los vinos aromáticos. Cada vino tiene su copa, y debemos saber que estas no deben ser elegidas por una mera cuestión de estética, ya que puede hacer que se desprecie la calidad del vino. Las copas tienen que ser en lo posible transparentes, de cristal fino sin tallados ni grabados. A continuación se muestran las distintas copas y para que vino es cada una.

Consideraciones con respecto a la mesa. Con respecto a la mesa debemos saber que lo primero que se coloca es el muletón. El muletón se confecciona a la medida del mantel con un elastico en las puntas para que quede bien sujeto a la mesa. Este le otorgará al mantel una mejor caída y apariencia de mullido, además protegemos la mesay amortiguamos los golpes de de cubiertos, platos y copas. Con respecto al mantel debemos tener en cuenta que los colores deben ser preferentemente blanco o marfil y lo más sensillo posible. El mantel debe tener una caida de 60 cm desde el borde de la mesa. Para el centro de mesa se pueden elegir frutas o flores pero hay que tener especial atencion a que no tengan mucho perfume para que no invada los sabores de la comida. El alto máximo del centro de mesa es a la altura de la nariz. Las velas deben estar presentes en la mesa, proporcionan una mayor sensación de calidez e intimidad. Estas deben estar encendidas al ingresar al comedor. Con respecto a la ubicación de los cubiertos si estos se encuentran grabados se pueden ubicar de dos formas, a la inglesa o a la francesa, dependiendo de que lado se encuentre el grabado. Si los cubiertos se encuentran grabados en el reverso los cubiertos se ubicarán con el reverso hacia arriba, es decir, los dientes del tenedor se hacia abajo. Mientras que los cubiertos con el grabado en el frente del cubierto se ubican a la inglesa, los dientes quedan hacia arriba. La mesa.

1. El plato de sitio, que generalmente es de plata, peltre o metal plateado. Este se ubica a 2 o 3 centímetros del borde de la mesa y es más grande que el plato playo

2. El plato playo, que es del mismo material que el resto de los platos y se apoya sobre el plato de sitio, si este posé algún escudo el plato se ubica de tal manera que el escudo quede mirando hacia el comensal

3. El plato de pan, que puede ser del mismo juego que el plato playo o del mismo material que el plato de sitio. Para el plato de pan no se utiliza cuchillo ya que se troza el bocado con las manos. No se pone cuchillo para untar ya que no corresponde untar ningún tipo de paté.

4. Plato para ensalada, que es de forma arriñonada, acompañando la curvatura del plato principal. La ensalada se adereza en la cocina.

5. La servilleta, se apoya sobre el plato playo aunque si el primer plato ya se encuentra servido sobre el plato de sitio en la mesa esta se ubica al costado derecho. Las servilletas deben ser del mismo material que el mantel y tener una medida de 60 cm x 60 cm. Si las servilletas poseen iniciales bordadas estas deben estar a la vista. Con respecto al doblez estas pueden estar dobladas en forma de rectángulo vertical, triangulo o pentágono.

6. La cuchara de consomé o Cuchara viuda, es una cuchara que se ubica al extremo derecho de los cuchillos. Se utiliza para el consomé, es redonda y pequeña.

7. Tenedor de pescado. 8. Pala de pescado, este cubierto tiene la superficie superior chata, lo que ayuda a

separar la carne del pescado de su piel. 9. Tenedor grande, este cubierto es para la cena. 10. Chuchillo grande, este cubierto es para la cena, el filo del cuchillo se ubica

hacia el plato de sitio. 11. Tenedor de postre, este cubierto se utilizará para el postre, este cubierto apunta

hacia la izquierda y debe utilizarse con la mano izquierda. 12. Cuchara de postre, este cubierto se utilizará para el postre, puede ser

remplazado por un cuchillo, dependiendo del postre y se ubicará por debajo del tenedor de postre. Es importante destacar que nunca se deben poner los tres sobre la mesa. Este cubierto apunta hacia la derecha y debe utilizarse con la mano derecha.

13. Copa de agua, esta copa es la más grande y se ubica a la distancia de donde cae la mano derecha.

14. Copa de vino tinto, esta copa se utiliza para los vinos tintos, se ubica en línea recta al cuchillo.

15. Copa de vino blanco, esta copa se utiliza para los vinos blancos. 16. Copa de champagne, esta copa se utiliza para el champagne o los vinos

espumosos, pueden ubicarse de manera triangular con respecto a las copas 14 y 15 o continuando la diagonal. Es importante destacar que si uno coloca la copa de champagne en la mesa esto significa que cualquier invitado puede decidir beberlo durante toda la cena.

17. Salero y pimentero, puede ser compartido, debemos insistir que si no se encuentra en la mesa no debe pedirse ya que es considerado una falta de respeto y mal gusto hacia la anfitriona por mal sazón de la comida.

18. Cenicero, si se encuentra en la mesa significa que se puede fumar en la mesa. Por lo general se aconseja fumar luego de la cena para no invadir los sabores de la comida. De no encontrarse en la mesa no se debe pedir por una cuestión de respeto.

19. Señalador de lugar, el señalador sirve para ubicar a nuestros invitados, se debe evitar el uso de los títulos personales de las personas, deben estar escritos en imprenta de ambos lados para que pueda ser leído por el comensal que se encuentra sentado en frente.

20. Menú, en el menú deben figurar la sucesión de los platos y los vinos que acompañan el maridaje. Se puede poner la bodega y el año si la bodega es buena y el vino es añejado. Puede ser compartido o no, de no serlo puede

ubicarse en detrás del señalador del lugar. Es importante que este escrito en el idioma en el que se hablará durante toda la cena, es decir si se hablará en español debemos escribir el menú en español, así podrán todos entender todos los invitados de que se trata el menú de la cena.

Con respecto a la servilleta y los cubiertos: La servilleta se coloca en la falta, cuando uno se sienta se toma y la desdobla debajo de la mesa, se dobla 1/3 de la misma y la abertura se orienta hacia las rodillas. Debemos rescatar que se trata de una servilleta, no una bandera, es por eso que debemos procurar no flamearla y tampoco pretender que es un babero, ni una toalla con la que nos secaremos la transpiración. No repasaremos con ella ni cubiertos ni copas. Debemos limpiarnos la comisura de los labios antes y después de beber. Si debemos levantarnos de la mesa debemos apoyar la servilleta sobre la silla o por el lado derecho del plato. Al finalizar la cena la colocaremos del lado izquierdo del plato de sitio en forma de bollo. Una vez que se levantan los cubiertos de la mesa estos no deben volver a tocar el mantel. No se debe gesticular con los cubiertos en manos ni moverlos al hablar. El cuchillo se apoya apenas se corta el trozo. Para el descanso no se apoyan los cubiertos en forma de remos a los costados del plato, se deben apoyar sobre el plato tal como indica la imagen.

Una vez que se termino de comer se dejan los cubiertos apoyados de manera paralela, inclinados hacia el lado derecho en posición 5 y 25 del cuadrante de un reloj. El tenedor siempre con los dientes para arriba y el cuchillo con el filo hacia adentro tal como lo muestra la imagen.

Consideraciones para las ubicación de los invitados en la mesa.

Se utilizará la mesa de la suite Presidencial de La Mansión del Hotel Four Seasons, la que tiene una forma rectangular en la que se ubicarán a 8 invitados. Se tratará de una mesa mixta que junto a los anfitriones completarán una mesa para 10 invitados. Para las cabeceras aplicaremos el estilo ingles, prestando atención a la ubicación de la entrada a la cocina, ubicando a la anfitriona en la cabecera más próxima a la misma así puede coordinar al personal de servicio en el caso que sea necesario y estar atenta a lo que pueda llegar a ocurrir con el mismo. Los lugares serán dispuestos utilizando el criterio de ejes cartesianos, además ya que las cabeceras al estilo inglés ayudaremos a que se formen dos polos de conversación durante la comida. Es necesario ubicar a los matrimonios de forma separada y alternar los sexos de los invitados, es decir ubicarlos caballero – dama, de este modo se crea un ambiente de mayor integración y amenidad. Consideraciones con respecto a la dinámica del servicio. Al ingreso al comedor las velas ya deben encontrarse encendidas, las copas de agua deben estar servidas en su ¾ partes y los panes deben estar servidos en su plato, no es necesario mucha variedad de ellos, estos deben reponerse durante la cena. No se pone cuchillo para untar ya que no corresponde untar ningún tipo de paté sobre ellos. La servilleta debe estar doblada en el plato de manera sencilla para evitar cualquier tipo de manipulación excesiva por parte de quien prepara el servicio como el comensal que no debe luchar con la servilleta para desdoblarla. El vino lo prueba primero el dueño de casa y luego se sirve al resto, en el caso de que se acabe la botella el dueño debe volver a probar la nueva botella y luego se procede a terminar de servir al resto de los comensales. En el caso de esta cena protocolar al tratarse de un hotel, el anfitrión actuará como dueño de casa.

Durante el servicio se optará por llevar los platos ya emplatados a la mesa y no se recurrirá a ninguno de los tres sistemas, inglés, francés o ruso, haciendo el servicio más sencillo y veloz. En el sistema inglés el mozo sirve con bandeja a cada uno de los invitados, con el estilo francés cada invitado se sirve con unos cubiertos y pinzas de servir que se disponen en dirección al comensal. Con respecto al sistema ruso, se utiliza un gueridon, que es una pequeña mesa de centro con rueditas, con un rechaude arriba donde se acostumbra que el mozo emplate desde allí la comida a los invitados. Este sistema se utiliza hoy en el restaurante La Bourgogne del Alvear Palace Hotel de Buenos Aires.

Con respecto a la mesa y la disposición de los invitados debemos saber que una ves sentados los comensales se procederá a servir el vino, que será probado por el anfitrión, C0, y se servirá en el siguiente orden: Luego de que el anfitrión pruebe el vino se le servirá a la dama sentada a la derecha de él, la dama D1. Pasando por de tras se servirá a la dama D2, sentada a la izquierda, luego a la dama D3 y seguirá la dama D4 hasta llegar a la anfitriona, la dama D0. Luego se procederá a servir al caballero C1 sentado a la derecha de la

anfitriona, luego al C2, al señor C3 y al C4. El anfitrión será el último en ser servido. Este orden de servicio se respetará a lo largo de toda la cena. Consideraciones para el personal de servicio. Al tratarse de un hotel contamos con el personal de servicio que necesitamos, el calculo que se realiza es que cada diez invitados se requerirá una persona que sirva la comida y una persona cada 20 invitados para que sirva las bebidas. En el caso de esta cena protocolar se contará con un solo mozo y un sommelier, pues al tratarse de una comida importante por lo general se acostumbra a contar un sommelier cada 6 u 8 personas, para poder así ofrecer un buen servicio. Es importante resaltar que el personal de servicio no debe hablar con los invitados a menos que se trate de una pregunta directa a la cual le responderá concretamente y de manera cordial. Deberá dirigirse solo a los anfitriones y estar atento a sus indicaciones. El protocolo indica que se debe proveerles de guantes blancos, preferentemente de algodón para que cumplan con la finalidad de higiene y prolijidad que el uso de ellos significa. Para las mujeres que estén a cargo del servicio se aconseja el uso de cofia, aunque el pelo recogido de manera prolija es aceptable. Esta terminantemente prohibido el uso de perfume y los movimientos del personal deben ser sigilosos, haciendo el menor ruido posible, pasando desapercibidos. Pautas a cumplir por parte del personal de servicio: Durante el servicio es importante tener en cuenta que el primer plato se traerá servido de la cocina por lo que, una vez sentado el comensal, se retirará el plato playo por el lado izquierdo y simultáneamente entrará por la derecha el primer plato. Posteriormente se retirará por el lado derecho y se colocará seguidamente por la derecha el plato servido el segundo plato, así mismo se procederá hasta el postre, que también estará servido desde la cocina. Se procede por la derecha dado que no se utilizan fuentes para el servicio, que entrarían por el lado izquierdo, en este caso lo único que entraría por la derecha es cuando se renueva el pan, cuando se retira el pan antes del postre y se colocan y retiran platos limpios si es que se necesitan. En el servicio que ofrecemos se atiende a una persona por vez. El agua y el vino serán servidos por la derecha y es importante destacar que no pueden faltar en ningún momento de la comida, debiendo rellenarse cuando estén en su ¼ parte. En el caso que el invitado solicite bebidas gaseosas estas deben venir servidas de la cocina, deben ser frescas y con gas. Se sirven en vaso de trago largo hasta ¾ parte. En caso que no beban vino se retirará la copa del vino tinto, y el vaso ocupará su lugar, con la mano libre, la derecha, procederá a retirar la copa de vino blanco. Cuando el vaso de gaseosa se encuentre ¼ lleno se recambiará el vaso por uno nuevo que traerá de la cocina fresca y burbujeante. Consideraciones para los anfitriones. El anfitrión debe saber que el lugar donde recibirá a sus invitados debe estar en perfecto orden y limpio, así como también contar la cantidad de sillas necesarias para que todos los invitados estén sentados. De ser necesario se dispondrá de un closet o lugar para que los invitados puedan colgar su abrigo, guardar sus paraguas, carteras o maletines. Con la llegada del primer invitado comienza el cóctel con finger food, lo que significa que todo debe estar preparado y pronto para servirse, tanto las bebidas y la comida. Los ingredientes o alimentos que se utilicen en el finger food no deben ser utilizados luego en el menú. Hay que estar alistados al menos 15 minutos antes de que lleguen los invitados, elegir una lista de música que sea acorde a los invitados y al ambiente que se quiere generar.

Si alguno de los invitados se presenta con flores es imprescindible tener a mano floreros para ubicarlas en un lugar visible y hacer honor al invitados. Se deben contar con la iluminación y temperatura adecuadas, si se ponen velas estas deben demostrar que han sido usadas, es esencial prenderlas para que se consuman un poco antes del día de la cena. Cuando los invitados pasen al comedor estas deberán estar encendidas. Debemos minimizar las consecuencias de posibles desvíos que puedan ocurrir en el desarrollo de la cena y de ser necesario disponer un quitamanchas a mano por si se presenta un imprevisto. Es de mal gusto hablar o mencionar cuanto se gastó en el evento, cuanto se demoró su organización o del el esfuerzo y la energía que le implicó la preparación del mismo. Para evitar situaciones incomodas o silencios es importante estar preparado con temas actuales extraídos de los medios para poder dar lugar a conversaciones ya que nos sirven como herramientas para desviar la conversación. Hay que estar atentos en caso de que sea necesario intervenir a algún invitado que esté invadiendo la mesa con su protagonismo y/o incomode a otro, siempre procurando educación y buenos modales. Consideraciones para las invitaciones. Para las invitaciones es importante definir a quienes queremos invitar a la cena ya que debemos intentar de que entre los invitados exista una cierta afinidad. El espacio donde se llevará a cabo la cena tendrá incidencia en cuanto a la cantidad de invitados que podemos invitar manteniendo la comodidad personal de cada uno en el espacio. Debemos saber que se debe permitir al menos 50 cm entre un comensal y otro. Al tratarse de un evento pequeño no es necesario usar invitaciones escritas, se utilizarán las vías telefónicas y el correo electrónico. Las invitaciones serán enviadas ocho días antes del evento. Es importante remarcar que se consideró la fecha de la visita de los ejecutivos al país y se encuentra en el marco de negociaciones de Shell con el país.

Si se tratase de un gran evento deberíamos recurrir a una imprenta y enviar a nuestros invitados una invitación impresa. Un año antes del evento se enviará un “save the date”, para que los invitados reserven la fecha con motivo de nuestro evento. Un mes antes del evento se enviará la invitación con una petición de confirmación R.S.V.P. que en francés es répondez s'il vous plaît que se traduce literalmente al español en responda si le place o responda por favor. Otro termino que se utiliza también es S.R.C., se ruega confirmar. Es importante no olvidar de colocar un teléfono de contacto y una dirección de correo electrónico para poder confirmar la asistencia. Si ya nos hemos comunicado con el invitado y este ha aceptado la misma se enviará, mas cercano a la fecha, un recordatorio donde el ruego de confirmación estará tachado de manera simple y se pondrán las siglas P.M. (pour momoire) o P.R. (para recordar). Es importante destacar que se debe trabajar con la mejor calidad de papel que nos sea posible y encargar invitaciones de más así si nos equivocamos en algún dato podremos confeccionar una nuevamente. También debemos chequear con detenimiento que los nombres, los apellidos, las direcciones, los códigos postales de los invitados estén bien escritos y correctamente enviadas. Todas las invitaciones deben indicar quien invita, cuándo y dónde se realiza, el motivo de encuentro y el tipo de comida. Esto nos ayudará a saber si hay algún tipo de restricción alimentaria entre nuestros invitados. Es indispensable contar con la confirmación de nuestros invitados 48 horas después de que haya sido entregada la invitación ya que 72 horas antes del evento se debe confirmar al catering la cantidad de comensales a los que alimentarán la noche de la cena o evento. Consideraciones para los invitados. Es importante como invitado agradecer, aceptar o declinar la invitación en un plazo de 48 de haber recibido la misma. Con la respuesta se puede preguntar acerca del horario y la vestimenta requerida para la ocasión. Se debe respetar el espacio personal de cada uno de los invitados y esperar a la indicación de los anfitriones para pasar al comedor. El protocolo indica que es indebido sentarse en la mesa con el celular, los anteojos, las llaves, etc. es de mal gusto y pone en evidencia la mala educación del invitado. Las copas del cóctel o recepción no deben ser llevadas a la mesa, no importa si el invitado finalizado de beber o no. Se debe colocar la servilleta sobre la falda una vez que lo hayan hecho los anfitriones. El pan se podrá comer luego del primer plato. Es de buena educación mantener una conversación con los comensales que se encuentran a cada lado de uno. Es importante no solicitar ni sal ni aderezos ya que podrá ofender a los anfitriones por mal sazón en sus comidas. Lo mismo sucede con las ensaladas que deben venir condimentadas desde la cocina. Se debe tragar antes de beber y procurar no hacer ruido al tragar, ni al comer. No llenar de demasiada comida el tenedor y no levantar la copa para que a uno le vuelvan a servir más vino. Es importante hacer pausas entre bocado y bocado. Se debe evitar que se choquen los cubiertos con los platos y no se debe acomodar la vajilla ni la cristalería. Esta terminantemente prohibido repasar copas y cubiertos con la servilleta y no esta bien gusto soplar la comida si esta caliente. No se deben hacer comentarios que avergüencen, pongan en duda o en una situación incomoda al resto de los inventados ni interrumpir una conversación. El tono de voz debe ser amable sin gritar en ningún caso. Se debe evitar brindar por uno mismo o llamar la atención de los invitados chocando la copa con el tenedor. Los codos no se apoyan sobre la mesa y las manos deben estar siempre a la vista.

Luego de la cena se considera de muy buena educación retribuir la invitación en los próximos quince días posteriores al evento, esto puede ser en un restaurante. Con respecto a la puntualidad, es regla esperar a un invitado un máximo de diez minutos explicando a los otros el motivo. Al finalizar este período de tiempo se procederá a sentarse a la mesa. En el comedor no se retiran los cubiertos de quien todavía no ha llegado pero se da comienzo a la cena. Se comienza por el primer plato, si el invitado llega para el segundo plato se le servirá este directamente. Lo mismo ocurrirá si el invitado llega para el postre, se le servirá el postre, por respeto a quienes han acudido en tiempo y forma. La puntualidad es muy importante, ignorarla en muchos casos podría llevar a uno a perder negocios. Consideraciones para los saludos y las presentaciones. Es importante saber que siempre deben hacerse los debidos saludos y presentaciones de todos los invitados, es importante hacerlo de manera pausada y clara para que puedan ser comprendido. Las manos se dan en el momento que finalizó la presentación. Debemos destacar que los hombres se presentan a las mujeres y que en primer lugar se presenta al hombre y luego a la mujer. Las mujeres solteras se presentan a las casadas. Las mujeres no deben levantarse al ser presentadas. Por último si se tratase de dos personas del mismo sexo primero se presenta la de mayor edad, siempre y cuando la persona de mayor rango no sea la más joven. Si uno de los invitados se olvida de el nombre de otro de los invitados puede salir de la situación utilizando la frase “Ustedes se conocen, ¿verdad?” Consideraciones para los desvíos. Se consideran desvíos a los accesos de tos o estornudos o la caída de bebidas y rotura de copas. Para los acceso de tos lo que se acostumbra y sugiere es retirarse al toilette. Si le esta sucediendo a la persona que tiene al lado no le golpee la espalda, ni trate de ayudarlo pues esto puede ponerlo aún más nervioso o hasta irritarlo. Con respecto los estornudos si considera necesario retirarse al toilette hágalo. Las personas presentes no deben decir “salud”. Está prohibido usar la servilleta como pañuelo cuando está sentado en la mesa comiendo. A lo sumo, utilizará uno de tela o de papel descartable que luego guardará en el bolsillo o la cartera. En el caso de la caída de una bebida o rotura de alguna copa es el personal de servicio quien se encargará de la situación. Es importante destacar que nunca se debe tocar al invitado y solamente el debe intentar de quitarse la mancha. Si el incidente es de una envergadura tal como que la mancha califique como “insalvable” el anfitrión puede ofrecer una prenda para que se cambie y disfrute de la cena. Siempre se pedirán las respectivas disculpas a la anfitriona y se continuará la cena de manera natural como si nada hubiese pasado. Consideraciones para los regalos. Los regalos son formas de manifestar que nos interesamos por el otro y que le hemos dedicado un tiempo así como el que se dedico el anfitrión/a para invitarnos y organizar el evento. También muchas veces es una forma de agradecer. Al elegir un regalo tenemos que tener en cuenta que le tiene que gustar a quien lo compra y al destinatario, es por eso que debemos evaluar los distintos aspectos y datos del destinatario, conocer sus gustos, sus hobbies, intereses y su estilo de vida.

Si se tiene muy poca información se puede recurrir a los regalos clásicos y elegantes como las lapiceras, los porta retratos, los tarjeteros y bebidas. Deben evitarse los regalos ostentosos y muy costosos. Es importante atenerse de los regalos irónicos, regalar comida o animales, tampoco elementos de uso íntimo o muy personales, como ropa interior o cremas para el cutis. Nunca se deben regalar obsequios que uno haya recibido, ni una estadía en Hawaii si no se incluyen los respectivos pasajes. Si vamos a regalar flores es importante resaltar que se regalan en numero impar, nunca rosas rojas a mujeres casadas ya que se consideran un símbolo de pasión, ni amarillas ya que representan la traición, o cualquier tipo de flor que uno pueda encontrar en los funerales. El envío de los obsequios debe realizarse con anticipación al evento. En todos los regalos deben incluirse tarjetas personales que pueden contener algún mensaje personal. Los libros se dedican en las primeras páginas, con el nombre del destinatario, la firma de quien lo regala y la fecha. Si el regalo es entregado personalmente se abrirá directamente delante de la persona que lo ha obsequiado. El que reciba obsequios como gesto de buena educación y elegancia debe agradecer los regalos, esto puede ser de manera personal o a través de un llamado telefónico, una nota personal o por e-mail.