Organizacion de Eventos y Congreso

8/3/2019 Organizacion de Eventos y Congreso

1/21

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y CONGRESOS

Este es un hecho econmico y cultural que permite un intercambio social, tcnico, profesional ycientfico. Es una fuente de trabajo e ingresos.

Da D: da de apertura

Clave del xito: pensar y planificar con tiempo.

Objetivo: capacitar a Organizadores Profesionales para que puedan planificar y ejecutar todo tipo dereuniones institucionales y empresariales.

OPC: Organizador Profesional de Congresos

OPR: Organizador Profesional de Reuniones

MP Meeting Planner: Management Organizativo de Alto Nivel.

CAPACIDADES DEL OPC

Ser ejecutivo y ejecutorConocer su metierConocer la estructura de una comisin para el manejo de la actividadCeremonial y protocoloRelaciones publicasConocimiento de tecnologa y serviciosSer detallistaAmplia autoridadPlanificar, no improvisarOrdena, no mandaLa contratacin es una inversin, no un gastoSer hbil negociador

LA VERADERA TAREA DE UN OPC

Es la empresa o individuo contratado para la organizacin de un Congreso. Debe encargarse del listadocronolgico de los eventos, incluyendo equipos de trabajo con sus salas y oradores. Incluye el programade actividades sociales y del postcongreso.

Ser el responsable de la coordinacin general de la organizacin tctica del acontecimiento.

Elabora la estrategia para que la reunin o el Congreso resulte todo un xito. Tambin acta comotraductor porque traslada los deseos del un cliente a la terminologa tcnica de los congresos.

Conocer bien el Protocolo y todos los servicios colaterales y tiene sobre todo autoridad. Representa lainversin inteligente para organizar un evento.

La experiencia y el profesionalismo no tiene precio, el fracaso si

EL CLIENTE

1


2/21

La mayora de las veces el cliente no sabe claramente que es lo que quiere, por esto el OPC debedecodificar cual es la idea y el objetivo del cliente.

TIPOS DE REUNIONES

Asamblea

Reunin formar de ndole general de una asociaciones, club, organizacin o empresa en la que asisten

los miembros para decidir la orientacin jurdica, asuntos de poltica, elecciones de autoridades orenovacin parcial de las mismas.

Se labra un acta, expresando el lugar y fecha, hora de inicio y cierre. Se lubrica el acta con dos o trespersonas de los presentes.

Grupos de Debate o Buzz Group

Reuniones de pequeos grupos que intercambian conocimientos y experiencias sobre uno o variostemas decididos con anterioridad, dando a conocer los resultados y la opinin del grupo a travs de unaltavoz. Gua las reuniones un presidente o coordinador.

Coloquio

Reunin informar con el fin de discutir un problema, sin la necesidad de llegar a un acuerdo. El publicotiene participacin activa al formular preguntas. Un moderador orientara la reunin y ordenara losturnos de participacin.

Conferencia

Reunin para que un grupo u organizacin, publica o privada, una institucin o un organismo,transmita un mensaje. No hay reglas fijas en cuanto a su frecuencia, pero debe ser de corta duracin ycon fines predeterminados.

Congreso

Reunin de varias personas en la que los miembros de un organismo, asociaciones o ente, se renen enfechas y lugares pre establecidos para tratar asuntos de inters, para debatir cuestiones previamentefijadas, anunciar avances y acordar conclusiones aplicadas a sus grupos. Se firman convenios y se labraun acta. Se estructura mediante una presentacin de ponencias, debate y conclusiones.

La frecuencia es anual y los internacionales pueden efectuarse cada dos aos.

Convencin

Reunin formar y genrica de cuerpos legislativos, polticos sociales o econmicos que proveeinformacin respecto de una situacin particular, para luego deliberar.

Coinciden en una fecha y lugar previsto antes. Especialmente de carcter empresarial, se renen losprofesionales de una organizacin orientada al aspecto comercial.

Cumbre

Reunin del mas alto nivel cuyos integrantes son los mas altos dignatarios representantes de diversos

2


3/21

Estados u Organismos Internacionales.

Debate Dirigido

Intercambio informal de ideas e informacin sobre un tema bajo la conduccin de un profesor. Eldebate no debe ser una improvisacin. Lo ideal es que el grupo no pase los 12 integrantes.

Dilogo

Intercomunicacin directa entre dos personas ante un auditorio sobre un tema, cuestin o problemadeterminado de antemano. Sus integrantes deben ser personas con gran preparacin para atraer laatencin del auditorio.

Entrevista

Interrogatorio realizado a un grupo, un experto, persona capacitada o especialista en un tema. Esconveniente designar un solo interrogador para evitar desorden, confusin y extensin.

Entrevista Colectiva

Cuando son varios los que interrogan al experto, persona capacitada o especialista en un tema. Esconveniente designar un solo interrogador para evitar desorden, confusin o extensin.

Foro

Participan todos los presentes en una reunin. Se trata de la conversacin o debate de un tema porprofesionales que pueden diferir en sus opiniones. Es dirigida por un coordinador.

Permite la libre expresin de ideas, con mnimas limitaciones, hay conclusiones.

Jornada o Jornadas

Su duracin puede ser de un da o varios. Reunin de trabajo de investigacin y estudio para responderproblemas que se plantean ante un auditorio, cuyas conclusiones se publican posteriormente.

Mesa Redonda

Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debateentre ellos.

Lo componen un numero reducido de expertos, pueden ser 4 o 6 y exponen en forma individual oformando pareja.

Es coordinado por un director o moderador. La extensin no debe ser mayor a los 50 minutos parapermitir luego preguntas.

Panel

Reunin de varias personas para exponer una idea, los oradores no exponen, sino que dialogan,conversan, debaten entre ellos sobre una temtica concreta, con la finalidad de lograr un intercambiode opiniones entre su y con el auditorio. Un coordinador modera la sesin y permite intercalarpreguntas.

3


4/21

Pequeo Grupo de Discusin

Intercambio de ideas sobre un tema, hecho de manera informal, con un numero reducido de personas,con un mnimo de 5 y mximo de 7. intercambio cara a cara entre personas que tiene un inters comn.

Seminario

Reunin de carcter acadmico docente con expertos que aportan conocimientos y experiencias ante

uno o varios grupos interesados.

Constituye un grupo de aprendizaje activo.

Simposio

Reunin de expertos o tcnicos o de personas capacitadas en determinado tema. Exponenindividualmente durante no mas de 15 a 20 minutos, lo importante es que cada uno de ellos ofrezca unaspecto particular del tema y desarrolle mayor profundidad posible.

Torbellino de Ideas

La capacidad de establecer nuevas relaciones entre hechos o integrarlos de una manera distinta.

Se entiende por imaginacin creadora. Los miembros exponen con la mayor libertad sobre un tema,con el objeto de producir ideas originales o soluciones nuevas.

LINEAMIENTOS GENERALES

ORGANIZACIN LOGSTICA

En primer lugar hay que determinar que tipo de reunin se va a hacer, luego establecer la finalidad delmismo.

Preguntar o preguntarnos:

por qu se debe realizar esta reunin?

qu o quien debe destacarse?

si meramente se busca un rdito econmico?

se busca difundir los temas a tratar?

Esto es para saber a donde apuntar.

Razones que definen el objetivo de la reunin:

Devolver la hospitalidad que nos ha sido ofrecidaConocer a una persona como posible colaborador, socio o miembro de nuestra actividadSolicitar o devolver favoresConocer la oposicin, la competencia y averiguar sus objetivosAsegurar y enriquecer nuestra clientelaAtraer a nuestro campo a personas de inters

4


5/21

Convencer a los dudososEncontrar una solucin oportuna a un determinado problemaIniciar o cerrar una operacinCelebrar un xitoAgradecer la destacada labor de un compaero, colaborador o colegaHonrar a una personalidad, institucin o empresaDarse a conocerInformar sobre una realidad o aclarar situaciones

Capacitar sobre algn tema

TIEMPOS

Nivel Internacional: 12 a 18 meses de antelacin

Nivel Latinoamericano: 6 a 12 meses de antelacin

Nivel Nacional: 6 a 10 meses de antelacin.

Los tiempos a saber son en la llamada primera comunicacin.

Congreso Internacional: la primera comunicacin habitual se realiza 24 meses antes.

Congreso Latinoamericano: lo recomendable es una antelacin no menor a los 12 meses.

Congreso Nacional: se requieren no menos de 10 meses.

Una vez definido el programa se deben enviar las invitaciones y folleteria de ultimo aviso en donde debeconstar:

Lema del eventoAgendaOradoresUbicacinFecha y duracinCostosTransporteAlojamientoCierre de inscripcin

Congreso Internacional: 12 meses

Congreso Latinoamericano: 5 o 6 meses

Congreso Nacional: no menos de 2 meses

LOS PASOS PREVIOS

Se deben definir las metas y objetivos que se ajusten a un presupuesto. Organizar el staff organizativocon estructura jerrquico, delimitaciones de responsabilidades y el otorgamiento de la autoridadnecesaria para la toma de decisiones.

PROYECTO PRELIMINAR

5


6/21

Este certificar los das de duracin, el numero de participantes, sexo, grupos y acompaantes.

Seleccin del lugar: si ser abierto o no, cercano o no a la ciudad, e en el mismo lugar de los congresos.

Seleccin del hotel: categora del hotel de acuerdo a la reunin, con la tipificacin de las habitacionessegn necesidades.

Oradores: moderador, oradores, locutores, lectores, anunciantes.

Personal contratado: azafatas, guas oficiales, tcnicos, interpretes o servicios afines, personal deseguridad, medico, decoradores, otros.

Distribucin de mensajes y material: anuncio del evento con la debida antelacin, invitaciones,programas, material escrito y de trabajo, informaciones internas y memos, cuestionarios, encuestas,peridicos y mailing especifico.

Servicio de transporte: reservas, alquiler de autos, viajes de ida y vuelta estructurados con las compaasareas, viajes nocturnos, paseos y tiempo libre.

Requerimientos a los participantes: vacunas, seguros, documentacin personal.

Comidas y bebidas: dietas especiales, platos tpicos, refrigerios y servicios.

Tiempo: coordinacin de cronogramas de viajes, envos de programas y fichas de inscripcin, fechastope, material informativo y de trabajo.

FINANCIAMIENTO

La pregunta es quien pagar las cuentas que demande la organizacin. El financiamiento puede ser:

Totalmente a cargo de los participantes: gastos cubiertos con aranceles que abonarn losconcurrentes.

Parcialmente a cargo de los participantes: a cargo del organizador o con costos absorbidos porla inclusin de sponsor, publicidad, ferias o exposiciones paralelas, subsidios oficiales oprivados. Por parte de los participantes solo los viajes, alojamiento, comidas, gastos deinscripcin, adquisicin de materiales o trabajos.

Totalmente financiado: gastos a cargo de los patrocinantesTotalmente subsidiado: a cargo de organismo oficial que promueva el evento .

Cabe preguntase si el xito depender de los oradores, de personalidades famosas como moderadores oinvitados especiales, programas artsticos, motivaciones especiales, etc.

Se debe tener en cuenta imprevistos, que se pueden manejar mediante una caja diaria o chica.

ELABORACIN DE MAILING

Determinar a quien va dirigido, quienes sern los concurrentes o participantes, elaborar un mailing enel cual no debe faltar:

Toda rea relacionada al tema a tratar en el congresoEstudiantes de carreras afinesProfesionales

6


7/21

Representantes de instituciones oficiales y privadasDe empresasAutoridades oficialesPublico en general interesado en el tema que ser captado segn la difusin que se realice.

PRESUPUESTO PRELIMINAR

Items que debern tenerse en cuenta para la elaboracin de un presupuesto.

Saln: sonido, retroproyectores, iluminacinImprenta: invitaciones, afiches, certificados, programas, carpetas, sobres y hojas membretadasDistribucin de correspondenciaOficina: alquiler, mobiliario, telefaxPersonalArtculos de libreraHonorarios de disertantesEquipamientos: fotocopiadoras, computadorasServicio gastronomico: coffe, almuerzos, cenas, recepcin de cierreDifusin

DECLARACION DE INTERES NACIONAL

Los organizadores debern presentar la siguiente documentacin:

Solicitud con 45 das de antelacin y con 90 das en caso de representar un costo fiscal.Estatuto y copia de la personera jurdicaOrganizacin y funcionamiento de la entidad solicitante, dependencia y relacin con otras entidadessimilares del pas o del exterior.

Propsitos y fines de la reuninFecha de realizacin del eventoLugarNomina de las autoridades de la entidad solicitanteAdhesiones solicitadas y en tramiteTemario o programa a desarrollarseNumero estimativo de concurrentes y/o pases de origenComisin organizadora, antecedentes y domicilioAntecedentes de otras reuniones o celebraciones realizadasFundamentar la importancia de la reunin y beneficios que aportarEntregar copia de toda publicacin que emane del evento

DECLARACIN DE INTERES TURSTICO

Se deber presentar a la Secretara de Turismo de la Nacin:

Solicitud con 45 das de antelacinFecha de realizacinLugarNomina de autoridades de la entidad solicitante y copia de la personera jurdicaNombre de otros organismos pblicos o privados que auspicianTemario o programa a desarrollarseNumero estimativo de concurrentes invitados y/o pases de origenComisin organizadora, antecedentes y domicilio

7


8/21

Antecedentes de otras reuniones o celebraciones realizadasFundamentar la importancia de la reunin y los beneficios que aportar

FIESTA NACIONAL

Se requiere:

Solicitud con 60 das de antelacin

Fecha de realizacinLugar

RESUMEN PRE CONGRESO

Programacin, planificacin y coordinacin gral realizadas por: Organigrama, Reglamento defuncionamiento y normas de trabajo, Cronograma de tareas y Control de gestiones.

Preparacin, control y asesoramiento en licitaciones, por competencia de precio y calidad para elalquiler, compra y/o contratacin de impresiones, equipos, servicios, personal, materiales, muebles,tiles, etc.

Asesoramiento, preparacin y control de impresos: bocetos, originales, diagramacin, correccin de

estilo, control de pruebas de galera.

Estudio, planificacin y asesoramiento en las necesidades de personal, boucher de comidas, equipos,sealizacin, servicios, etc para el Congreso.

Planificacin, asesorameinto y apoyo para concretar el plan de recursos econmicos.Estudio, planificacin y asesoramiento, en todas y en cada una de las acciones y/o materiales que senecesitan para la realizacin de la promocin interior y exterior.

Asesoramiento integral para el servicio de prensa, pre y post congreso e instalacin y atencin de lasala de periodistas durante el congreso.

PROVEEDORES

Muchos de los servicios se paga lo utilizado, lo dems se devuelve.

grafica (diseadores)imagenpublicidadplaterapaquetera (atenciones a invitados)armadores de standsvigilanciaagencias de viaje y de cambio (para extranjeros)imprenta (impresiones de folleteria)entoldados

filmacin y fotografacorreo privado (distribucin de invitaciones, conclusiones, otro material)mensajeriaencuadernacin y doblado (presentacin de material)computacin (alquiler o compra de equipos)decoradoresestructuras (metlicas, plsticas, tensadas)fotocopiado (alquiler o compra)letristas (confeccin de carteleria y sealizacin)calgrafos (escritura en certificados)

8


9/21

interpretes y traductorespapeleras (provisin de papelera)regalos empresarialescircuitos cerrados de televisin y audio.

REQUERIMIENTOS A PARTICIPANTES

vacunas

segurosdocumentacin personal en regla del participante y acompaanteautorizacin para ingresar bultos y excesos de equipajeingreso de libros y material de conferenciavisados y otros tramites de ingreso al pas

ACTIVIDADES RECEPTIVAS

prensa y relaciones publicas en los lugares de arribo de los participantes.Arribo de los participantes, atencin personalizadaPrevisin de saln VIP

Tramitaciones de aduana

Visados y dems tramitaciones fronterizasAcompaamiento y traslado hasta los alojamientosPresente de bienvenida en los alojamientosMapa de la ciudad en la habitacinInvitacin al cctel o recepcin de bienvenidaCeremonial

PUESTA EN MARCHA

Seleccin, control y pruebas de equipos de sonido e iluminacin y serviciosDistribucin, adaptacin e instalacin de locales, salas, oficinas, serviciosCoordinacin tcnicaadministrativaCoordinacin general y puesta a puntoSeguimiento y control de todas las reas mencionadasDesarme Devolucin: locales, salas, oficinas, servicios.

PUNTOS CLAVE

Trabajar con planes visualizadosCeirse al programa impresoTampoco se debe modificar el horario y lugar del acto inaugural.Lograr un ambiente tranquilo

Evitar las improvisacionesEvitar recomendados en la oficina de inscripcinEvitar la permanencia de personas de pie durante las disertaciones o discursosPrever un sistema claro de sealizacin dentro y fuera del edificioDar instrucciones precisas y por escrito a los subcontratistasNo organizar ningn tipo de actividad durante los recesos para el caf o el almuerzoDiagramar una administracin simple, clara e integrada

GASTOS VARIOS

9


10/21

Men de la recepcin y comidasBanderinesContratosRecibosUniformes para el personalDistintivos y solaperosTickets de serviciosSellos

CalcomanasCarpetasRuedas de prensaAtenciones: regalos, presentesFotografaMaterial flmicoEdicin diaria de gacetillasDifusin publicitaria

GASTOS A TENER EN CUENTA

Decoracin y montaje

Alquiler de banderasPlantasCarteleria interna y externaEquipos audiovisualestraductoresgastos de viaje y alojamiento de invitados especialesgastos de recepcin y trasladoatenciones especiales a acompaantesexcursionesseguros mdicosactuacin de artistasservicio de seguridadseguromontaje y desmontaje: congreso y expocaja chica: imprevistos varios

ACTIVIDADES AL CIERRE

despedida de participantescoordinacin de combinaciones reas fuera de los previstodesarmado de mbitosdepuracin y pasado en limpio de conclusiones

impresin de las conclusionesremisin a los participanteslistados correctos de participantes y sus direcciones

POSTCONGRESO

Agradecimientos: autoridades, instituciones, personas, empresasRecopilacin y archivo del material: promocin, correspondencia, programas, prensaBalance general: evaluacin del desarrollo del evento, presentacin de los resultados obtenidos,evaluacin de la repercusin del evento.

10


11/21

Informe final interno: costos e inversiones, estadsticas, resultadosEntrega de materiales editados y compaginadosInforme final prensa: objetivos logrados, estadsticas

EL EQUIPO HUMANO

Director del Congreso: se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicacin en reunionesperidicas con los directores de cada subgrupo.

Jefe de Prensa: que segn el volumen del evento, deber contar con un gabinete de prensa.

Jefe de Relaciones Humanas: se encargar de la coordinacin de todas las personas que trabajaran en elevento. Tambin estar a disposicin de los asistentes y acompaantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentrocomo fuera del evento.

Presentador: podr ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de lasconferencias as como tambin hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones.

Promocin: se encarga de afiches, cartas de invitacin, publicaciones, anuncios del evento. Adems de

conseguir auspiciantes que sostengan el evento.

Economa: se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, as como mantenerel evento dentro del presupuesto. Tambin de la inscripcin de los participantes.

Protocolo: se encarga de velar por la correcta imagen del evento, esto va desde el arreglo del local, atender alos invitados, velar por el orden el da del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargara de guiar alpersonal auxiliar de salas y a la seguridad contratada.

Seguridad: deber velar por la seguridad de los asistentes

Personal Auxiliar de Salas: realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, cargo delmicrfono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.

FERIAS Y EXPOSICIONES

Pautas Generales: se cubre en su totalidad los tres grandes rubros de la organizacin que son el aspectocomercial, el administrativo y el tcnico.

Las herramientas bsicas son el marketing directo, el telemarketing con el banco de datos y la publicidad enmedios especializados y masivos.

Es fundamental la atencin personalizada y directa con los clientes.

Buscar la mxima calidad posible en todos los aspectos de la muestra (folleteria, personal capacitado para laatencin a los expositores, la prensa y el armado de la exposicin).

Pasos a Seguir

Formar el staff organizativo: coordinador general o director, personal de secretaras, asesor legal ycontable, asesor de prensa y difusin, asesor de relaciones publicas y ceremonial, departamentocomercial.

Determinacin del tema sobre lo que se va a exponer.

11


12/21

Analizar presupuestos y fondosEleccin del lugarSi es un predio al aire libre, prever la colocacin de carpas y acondicionamiento (fumigacin,desmalezamiento, extensin elctrica, baos qumicos, etc)

Permisos y habilitaciones municipales requeridas.Confeccin de contratos donde se establezcan las pautas para la participacin.Diagramar la distribucin de los espacios para el armado de los stands.Determinacin del armado del stand a cargo de los mismos expositores.

Cumplimiento de los plazos establecidos para montaje y desarme de los stands.Puede organizarse un ciclo de conferenciasPlanificacin de otras actividades a desarrollarse durante el desarrollo de la exposicin (atraccionesartsticas)

Armar una carpeta de fundamentos, objetivos y propuesta de la organizacin para los futurosexpositores.

Buscar auspicios y patrociniosEl departamento comercial preparar un grupo de vendedores que saldr a buscar expositoresrelacionados al tema de la exposicin.

Impresin de folleteria, afiches, invitaciones, carteleria, etc.Armar la campaa de difusin y ponerla en ejecucin en los medios adecuados

Sealizacin correcta de todo el predio

Contratacin de servicios y personal externo: locutores, seguridad, personal de mantenimiento ylimpieza, armadores de stands, azafatas, promotoras, etc.

Convocatoria a invitados especiales.Acreditacin para expositores, invitados especiales y prensaEl rea de Ceremonial supervisar los actos de apertura y cierre de la muestra.No olvidar la presencia de los organizadores responsables dentro de la exposicin.

EVENTOS EMPRESARIALES

AUDIENCIAS

Las visitas empresarias son diligenciadas por la secretara dado que no requieren tramite protocolar.

El objetivo de las audiencias protocolares es institucional y son concertadas por el Departamento deCeremonial.

La solicitud de audiencia se realiza por telfono. Al concretar fecha y hora, se darn las indicaciones relativasa la puerta por la que ingresara el invitado. De ser posible se le dar ingreso al automvil que conduce alvisitante al estacionamiento privado del edificio. El funcionario de ceremonial estar esperando al visitante enel hall de entrada. El funcionario de ceremonial se retira y da paso a la secretaria quien esperar se le indiquesi desean tomar algo. La duracin de la audiencia es de 15 a 30 minutos. Las audiencias protocolares seretribuyen con otra visita que se desarrolla segn las mismas pautas.

VISITAS A PLANTA INAUGURACIONES

Definir el programa de actividades en su totalidad, previendo los tiempos requeridos y los horarios, quedeber cumplirse.

La lista de invitados deber realizarse apelando a las listas con que cuenta el area de ceremonial o secretaria,incluyendo a las autoridades civiles, militares y religiosas.

En el programa de actividades se tendr en cuenta:

12


13/21

Recepcin: funcionarios presentes para recibir y despedir a los invitados.Ubicacin de los directivos, autoridades invitadas y publico en general. Ubicacin de banderas.Descubrimiento de placa o bendicin de instalaciones.Discursos: sern breves y expresados en el orden de precedencia que corresponda o sea de menor amayor jerarqua.

Recorrido de planta: se evitara el exceso de tecnicismo.La recepcin que ser adecuada a la estacin del ao.La despedida ser organizada del mismo modo que la recepcin.

En cuanto al persona y a los servicios se debe tener en cuenta:

El personal puede ser estable o contratado cubriendo una proporcin de uno por cada 10 o 15invitados.

De realizarse la ceremonia al aire libre se contrataran toldos en prevencin de lluvias.Los servicios sanitarios debern ser suficientes y estar limpios. Se contara con servicio medico o deprimeros auxilios.

Habr guardarropas disponibles y se facilitara el estacionamiento para autos.Se recepcionar y acompaara a los que lleguen por avino, tren u otros medios de transporte.Se contrataran servicio de fotografa y filmacin. Se enviara la informacin a la prensa y se cursaran

invitaciones y gacetillas con la suficiente anticipacin.

Los regalos sern entregados al finalizar todas las actividades.

Al confeccionar las listas de invitados se tendr en cuenta:

La actualizacin de todos los listados con que debe contar ceremonial o secretariaLas autoridades debern ser invitadas por nota y con 20 das de anticipacinSe establecer el adecuado orden de precedencia y el orden de los discursosSe deber verificar la presencia de todas las autoridades que se nombran y aquellas que estnrepresentadas entregando esta informacin al locutor

Es conveniente indicar en las invitaciones el carcter estrictamente personal de las mismas y que seruega presentarlas para evitar el acceso a personas ajenas.

CONFERENCIA DE PRENSA

Elementos para una convocatoria en una conferencia de prensa:

Listado de todos los medios grficos nacionales y extranjeros, de las emisoras radiales y de loscanales de televisin debidamente actualizado.

Cursar invitaciones por nota con una anticipacin de entre 5 y 10 das. Se respetar el horario y laduracin previsto.

Lograra la mayor asistencia posible efectuando llamados recordatoriosProveer de credenciales a los medios convocados

Definir el lugar en donde se realizaraDesignar un moderador para ordenar las preguntas de los periodistasDisponer de mesitas para apoyo, anotadores, bolgrafos y cenicerosSe podr ofrecer un cctel al finalizar la conferenciaLa recepcin de los periodistas la har un funcionario de ceremonial que solicitara la identificacin delos indicados y los presentara a las autoridades invitantes

CONFERENCIA PUBLICA

Debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos referidos al ceremonial:

13


14/21

Lista de invitados propuesta por la direccin y las reas especializadas la que deber completarse conla lista protocolar con que cuente la oficina de ceremonial o secretara.

Invitacin, para los casos especiales por una nota personalizada y firmada, debern ser distribuidas enmano.

La sala donde se desarrolle la conferencia, ser necesario verificar la disponibilidad de los equipos deamplificacin y micrfonos. Tambin se dispondrn cabinas y audfonos para cuando sea necesaria latraduccin.

Mesa cabecera desde donde se desarrollara la conferencia. En ella estarn el disertantes quien ocupara

el lugar central.

No olvidar el aguaAl finalizar el acto, se podr invitar a un vino de honor o cctelSe tomaran fotos y/o video de la conferencia.

DESAYUNOS DE TRABAJO

Suelen tener un lugar en la propia empresa. La mesa puede ser tendida con individuales, no se colocarancentros de mesa.

El invitado dispondr de servilletas, una taza con su plato y cuchara, un plato adicional tamao postre, una

copa para los jugos ubicada delante del plato.

Se distribuirn sobre la mesa tostadas, medialunas, distintos tipos de panes, fiambres y frutas.

El caf, la leche, el agua y los jugos sern servidos por la derecha por el personal de servicio.

El horario estimado es entre las 08.30 y las 9.30 horas.

EL T

Se invita con 5 o 6 das de anticipacin, telefnicamente o por tarjeta y tiene una duracin de una hora ymedia a dos horas.

La duea de casa tendr ubicada a su izquierda la bandeja para ir sirviendo. La seora preguntara comenzandopor quien tiene a su derecha, como desea el t.

REUNIONES DE TRABAJO

Preparacin

Establecer un orden del daLos temas deben ser pocos y puntualesFijar la hora de inicio y finalizacin

Limitar el numero de participantesQuien conduce la reunin debe conocer los temas y expresarse con claridad y objetividad. Concederla palabra a quien se la pide.

Preparar material de apoyo para hacer mas didctica la exposicin (pizarron, rotafolio, video, etc).Tambin disponer de papel, bolgrafos, espacio adecuado.

Disponer la mesa y ubicacin de los participantesHacer llegar a los participantes las conclusiones de la reunin

Tipos de Reuniones

14


15/21

De Discusin: debate, mesa redonda, discusin para tomar decisiones. Breve introduccin para recordar datosy objetivos. Sealar los puntos importantes, siempre que resulten nuevos. Hacer una sntesis finales.

Lluvia de ideas: altamente creativa, produccin intensa nuevas. Se trata de expresar el mayor numero de ideasen el menor tiempo. La imaginacin es libre y la critica esta prohibida.

Necesidad de un moderador que este familiarizado con este tipo de reuniones. Tratar de desdibujar todarelacin jerrquica. Liberar la imaginacin.

Estudio de casos: sirve para analizar en conjunto un problema y hallar una solucin consensuada. Unmoderador imperial y mejor si es ajeno al caso, porque su visin objetiva ser un aporte invalorable. Tratar deque todos los presentes participen en la solucin del caso.

PRESENTACIN DE UN LIBRO

Los das mas adecuados son mircoles y jueves. El horario mas conveniente es a las 19 horas. Puede realizarseen un Centro Cultural, Biblioteca, Editorial, etc.

Se invitara a personal de la editorial y auspiciantes, invitados del autor y prensa.

Invitaciones: impresas por lo menos 20 das antes, distribucin 15 das antes, lo ideal es que sean entregadasen mano con sobre abierto, en el sobre se escribe Presente, si no son muchos sobres se escriben a mano alzadasino en computadora, debe tener el logo impreso siempre debe estar escrita con tinta negra letra cursivainglesa, suele darle importancia el color dorado.

Requerimientos bsicos: estrado, bandera, sillas, mesas, mesa para libros, ejemplares, podio, audio, luces,guardarropas.

Catering: vino de honor

Personal: audio, guardarropas, mozos, locutor, promotor, mantenimiento.

Estrado: ser ocupado segn orden protocolar por presentador de la editorial, auspiciante o anfitrin, invitadode honor el autor.

Desarrollo: el ceremonialista debe tener una lista de invitados e ir chequeando la asistencia. Entran primerolos invitados. Luego el invitado de honor acompaado por el auspiciante y el presentador.

Tener en cuenta que el 100% de los invitados concurre solo un 40%.

Oradores: primero habla el anfitrin quien da la bienvenida, luego el presentador que contara algo del autor ypor ultimo habla el autor.

FIRMA DE CONVENIO

Consta de dos partes:

Formal o Protocolar: general un seguimiento protocolar, se deben guardar determinadas normas propias deeste acto.

Periodstico: es sumamente importante y debe contar con la presencia de la prensa.

Lugar: estratgico, representativo y que ayude a lograr el objetivo.

15


16/21

Horario: horas de la tarde

Mailing: personal jerrquico, personal involucrado, reas relacionadas, seleccin y convocatoria a los mediosde comunicaciones oral, escrito y televisivo.

Requerimientos bsicos: estrado, mesas, sillas, carpetas de cuero para poner dentro los convenios, lapiceras depluma con tinta negra, servicio de cafetera, obsequios (las partes firmantes intercambian regalos, nuncapromocionales, tiene que ser regalos pensados para cada uno), amplificadores y audio (micrfonos

inalmbricos, de mesa, etc), locutor (anuncia a los asistentes y mientras se firma va informando de que se tratalo que se firma).

Personal: de ceremonial (recepciona y acomoda a la prensa), jefe de ceremonial (asiste en la firma dedocumentos), ayudantes de sala (atienden micrfonos, gacetillas, etc), fotgrafo personal (para distribuir entrelos medios de prensa o para archivo de la empresa), mozos.

Desarrollo: recepcin de autoridades e invitados, recibir autoridades por separado, ubicacin, una vez quetodos estn ubicados el jefe de ceremonial va a buscar al recinto a las autoridades y los ubica en el estrado,habla el locutor, firmas del convenio, breves palabras de los firmantes, los jefes de ceremonial toman losobsequios, intercambio de regalos, se inicia la conferencia de prensa, cuando termina se acompaa a las

autoridades al despacho.

MODELO DE INVITACIN

EVENTOS SOCIALES

TIPOS DE CELEBRACIONES

Fiestas privadas y aniversarios, recepciones sociales con autoridades, ccteles, inauguraciones de actos,bautizos, comuniones, bodas.

Se organizaran en funcin de la calidad del acto que quiera darle cada persona, del numero de invitados y delpresupuesto econmico que se disponga.

La formalidad, tipologa y sobriedad del acto, la deciden las personas que lo ofrecen, aun si, no puedenignorarse las reglas de cortesa que forman la llamada visa social.

CARCTER DE EVENTOS

Pueden ser:

Formal: evento de exquisita elegancia. Se define por la forma como se desarrolla, desde la manera de invitar,diseo de las tarjetas, lnea de recepcin y ubicacin de las personas hasta la decoracin, seleccin del men y

bebidas, tipo de servicio, forma de vestir, etc.

Semiformal: si las parejas se sientan a la mesa en forma continua, los invitados deben levantarse para servirsesus propios alimentos o permanecer de pie durante la reunin, aquel deja de ser estrictamente formal y seconvierte en semiformal.

Informal: es aquel que no tiene mas limite que la iniciativa y el buen gusto del anfitrin.

No se improvisa sugerencias

16


17/21

El horario previsto. En caso de almuerzos y cenas, se fijar una hora que deber ser respetada portodos lo invitados.

El tiempo que esta previsto que dure la celebracin. Si es una cenabuffet puede comunicarse a losinvitados hasta que hora estar el servicio a disposicin, debe avisarse si esta previsto ofrecer algntipo de comida mas o menos formal.

Como vestirse. Se indicara en la invitacin, es mejor llamar a los anfitriones para facilitar unainformacin que podra comprometer a alguien.

Donde sentar a los invitados. Prever de antemano una lista y un plano con el nombre de las personas y

los puestos que deben ocupar.

A que hora termina la celebracinAgradecer a la maana siguiente con una llamada de telfono o con una tarjeta escrita a mano.

Invitar quiere decir estar al servicio de todos los invitados y dedicarles ciertas atenciones, en los casos quecualquier anfitrin, por organizado que sea, no puede prever. Mejor preparase para los siguientes imprevistos.

Posponer una celebracin aun cuando falten dos dasImprovisar una serie de comidas o fiestas solo porque un invitado ha sugerido que llegan lasvacaciones.

Presentarse a la celebracin con los hijos sin antes haber avisado

Presentarse sin avisar con algn invitado mas

Ensear la casa cuando ste no es el motivoEsperar a unos invitados que en el ultimo momento deciden no asistirAlguien puede romper en un segundo un objeto de mas de 100 aosLos invitados han confundido el da de la celebracinComentarios imprudentes y situaciones embarazosas.

COMIDA FORMAL

Se constituye en u acontecimiento especial de tipo social, oficial o diplomtico. Puede ser protocolar, de altonivel.

Se confeccionara una lista de invitados con sumo cuidado, teniendo en cuenta el equilibrio entre hombres ymujeres. En caso de comida oficial a la que los invitados asistan en funcin de su cargo no se considerar sison hombres o mujeres.

Las invitaciones se cursaran con unos 10 das de anticipacin, sern distribuidas a mano y podrn seranticipadas telefnicamente.

Las invitaciones telefnicas una vez aceptadas sern seguidas de una tarjeta de invitacin para confirmar datosy evitar confusiones respecto del da, hora y lugar.

Si la comida es de etiqueta se indicara en una lnea sobre la sigla RSVP smoking o black tie. La vestimenta de

las seoras no se indica en la tarjeta.

Las invitaciones a comidas se realizan entre las 20.30 y 21.30 horas, para sentarse a la mesa alrededor de las21.30, entre la hora fijada en la invitacin y el momento previsto para sentarse a la mesa dando el tiempo allegar a los invitados y efectuar las presentaciones.

La persona a cargo de la organizacin, verificara la asistencia de todos los invitados para dar inicio a lacomida en el momento que los anfitriones lo hayan dispuesto.

Si algn invitado no se ha hecho presente, deber retirase su plato ya que no deben quedar lugares vacos en la

17


18/21

mesa.

Si el ausente termina llegando una vez iniciada la comida, se agregara su cubierto en un extremo de la mesa yse le servir el plato que corresponda al momento de su llegada.

La recepcin de los invitados se har segn el grado de formalidad de la comida. Si es menos formal, podrnactuar personalmente los dueos de casa, si son comidas mas formales podr disponerse de la presencia dealgn funcionario para indicar la ubicacin del guardarropas y luego guiar a los invitados hacia donde se

encuentren los anfitriones.

Durante los minutos previos a la comida se ofrecer champagne (vino blanco, mas informalmente), jerez,juegos. Se servirn canaps y se optara porque sean de muy buena calidad, ya que no cuenta la cantidad(Caviar, salmn, camarones) porque se servir la comida a continuacin.

A la entrada del saln se colocara un plano de ubicacin y en la mesa se sealara el lugar de cada comensalcon una tarjeta de ubicacin.

Las posibilidades de platos y menues a ofrecer es limitada. Se evitaran las comidas extravagantes y demasiadosofisticadas.

Normalmente se ofrece un plato como entrada, un plato principal y un postre. El plato principal no deberrepetir el tipo de carne del plato de entrada y el postre ser liviano o pesado segn los platos que se hayaofrecido y la poca del ao.

Una entrada de pescado o mariscos servidos en canastitas de hojaldre o como rellenos de masas hojaldradas, ocon alguna sala adecuada, crepes de queso o distintas legumbres cocidas al vapor o glaseadas, sopas crema deesprragos, championes, alcauciles u otras.

El plato principal podr ser pescado o mariscos si la entrada fue una sopa crema o un plato de legumbres,pechuga de pollo rellena o no, acompaada por distintos tipos de guarniciones como, timbalcitos de arroz,zanahoria, papas en distintas formas, espinacas, verduras cocidas al vapor o glaseadas.

Postres pueden ser frutas baadas con distintas salsas dulces, mousses de limn u otras, bombas o bomboneshelados.

Los vinos optaremos por los blancos para el pescado, mariscos, carnes blancas, pudindose servir un rosadocon carne de ternera, cordero y pescado con salsas condimentadas.

El tinto ser servido con carnes rojas, de caza, cerdo, pastas y filetes a la parrilla.

Los postres y helados se podrn acompaar con vinos dulces o champagne.

RECEPCIONES APRESDINER

Son reuniones que se realizan despus de la comida, generalmente se ofrecen en ocasin de la visita de algunapersonalidad muy relevante a la que solo se invita a un grupo selecto de personas.

A continuacin se ofrece este tipo de recepcin a un grupo mas numeroso, en un saln contiguo.

Se invita alrededor de 22 horas y se ofrecen variados bocaditos y bebidas mientras llega el momento en quelas personalidades agasajadas hacen su entrada al saln de la recepcin, que se produce alrededor de las 23horas.

18


19/21

Estas reciben el saludo de los invitador y permanecen alrededor de una hora. Nadie debe retirarse antes queellos

CCTEL O COCKTAIL

Tipo de reunin que dura de 2 a 3 horas y se realiza antes del horario de la comida, o en caso de empresas oinstituciones, puede tener lugar tambin por la maana.

Es adecuado para toda clase de ocasiones como aniversario, inauguraciones, despedidas, llegadas de viajeroso funcionarios, viajes, presentacin de personalidades, lanzamientos de productos, apertura y cierre decongresos y convenciones, graduaciones, entrega de premios y diplomas, etc.

En las invitaciones que se cursan con tarjeta, normalmente se indica la hora de comienzo y finalizaciones, queser entre las 18 y 21 o 11 y 13 horas.

La forma mas simple de cctel es el llamado cctel en bandeja que dura dos horas, no sobrepasando las 20horas. No se pone mesa, se ofrece en bandejas que hacen circular los mozos.

Ser necesario contar con copas en cantidad suficiente, bandejas, servilletas, baldes de hielo, bebidas y un

men.

Las bebidas sern champagne, vino blanco, tinto, gin, whisky, jerez, agua tnica, bebidas sin alcohol, jugos defrutas y agua mineral.

Los comestibles consistirn en sandwiches pequeos de pan blanco, pan integral, chips, broches, canaps depate, salmn, pavita, tarteletas con diferentes cremas y camarones, palta, palmitos, aceitunas, huevo duro,bocaditos calientes, empanaditas, croquetas, brochettes. Se completaran con pequeos bocaditos dulces comoflorentinos, bomboncitos, masitas secas.

Las cantidades estimativas son de 8 a 10 bocados por persona en dos horas.

RECEPCIN

Reunin del mismo tipo pero mas alto nivel y duracin que un cctel. Dura alrededor de cuatro horas y seorganiza agregando una o mas mesas en el mismo saln o en un saln contiguo sobre las que se disponenbandejas con sandwiches, canaps, bocaditos y distintas carnes blancas y rojas fileteadas con las que sepueden preparar sandwiches en pequeos panecillos. No se sirven comidas.

BUFFET MESA A LA AMERICANA

Combina el cctel con la comida y puede iniciarse a las 20 o 21 horas, o dar comienzo a hora mas tempranacomo a las 18 o 19 horas como cctel, pasando a partir de las 20 a completarse con el servicio de buffet,

pudiendo finalizar pasadas las 22 horas.

Se inicia con un cctel en bandeja en el que se ofrecen bocaditos, canapes, etc. El buffet puede ser fro y fro caliente.

Los postres podrn consistir en diferentes tartas y tortas, comportas. Ensaladas de frutas, frutas secas, distintostipos de mousse.

Al finalizar se servir el caf y se podrn ofrecer bocaditos, tambin licores como Cointreaux, Ans,Benedictine, Dambrui, Cognac, etc.

19


20/21

VINO DE HONOR

Las invitaciones pueden hacerse por telfono. El men ser liviano. Se ofrecern vinos pero se prever laprovisin de suficiente agua mineral y jugos de frutas.

LA BODA

Para empezar a planificar lo antes posible se aconseja:

Decidir la clase de boda que se quiere celebrar, la lista de invitados y saber cual es el presupuestodisponible.

Escoger una fecha. La iglesia o registro civil sern claves para tomar la decisin sobre la fecha ascomo el lugar de la recepcin.

Preparar las invitacionesEncargar el pastel si no estuviese en el cateringPianista y obras de msica que se interpretaran durante la ceremoniaServicio de fotografa y videoAutomvil de los noviosVestido de los novios

Reserva de hotel para la noche de bodas

Reserva de viaje de novios, hotel y transporteServicio de msica durante la recepcinEstudiar diferentes presupuestos para todos los serviciosFlores y decoracin en la iglesia y recepcinAcordar y degustar el menAperitivos y bebidas que se servirn antes de la recepcinPasaportes y visadosEnvo de las invitaciones entre 6 y 9 semanas antesConfirmar la asistencia de los invitados cuatro semanas antesPlano y orientacin de los puestos de los invitados

ANIVERSARIO DE BODAS

1 ao: bodas de algodn

2 aos: bodas de papel

3 aos: bodas de cuero

5 aos: bodas de seda

10 aos: bodas de estao

15 aos: bodas de porcelana

20 aos: bodas de cristal

25 aos: bodas de plata

30 aos: bodas de perlas

40 aos: bodas de rubes

20


21/21

50 aos: bodas de oro

60 aos: bodas de diamante

ANIVERSARIO DE NOVIOS

1 ao: Amor

2 aos: Ternura

3 aos: Estrella

4 aos: Sol

5 aos: Luna

6 aos: Nube

7 aos: Gara

8 aos: Llovizna

9 aos: Tormenta

10 aos: Temporal

Nombres correctos de las comidas del da

Por la maana: DESAYUNO

A medioda: ALMUERZO

A las 17 horas: TE

A las 18 o 19 horas: CCTEL

A las 21 horas: COMIDA

A las 24 horas: CENA

Vale decir que iremos a cenar despus de una espectculo a las 24.00 horas.

Pgina 76 ORGANIZACIN DE EVENTOS I

Organizacion de Eventos y Congreso

Documents

Transcript of Organizacion de Eventos y Congreso