Tema 4: La organizacin interna de la empresa

Tema 4: La organizacin interna de la empresaLas organizaciones surgen para hacer que hombres comunes hagan cosas no comunes.

Organizarse es esencial para toda actividad:

personal...asociaciones...empresas...Administracin pblica...

La funcin de organizacin se asigna a la direccin de la empresa pues es la que coordina todos los elementos de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos marcados.4.1 Proceso de direccin: Concepto y funciones (I)DIRECCINPlanificarOrganizarGestionarControlar4.1 Proceso de direccin:Concepto y funciones (II)Planificar: decidir por anticipado qu se quiere hacer y los medios necesarios para ello.Organizar: diseo de la estructura organizativa.Especializacin. Divisin del trabajo.Recursos humanos: integracin de los individuos: reclutamiento, seleccin, asignacin de puestos.Control: medicin de resultados previstos.Identificacin de desviaciones. Correcciones.

4.1 Proceso de direccin: Concepto y funciones (III) SUPERVIVENCIAEMPRESAENTORNOCOMPETITIVIDADPLANIFICACINORGANIZACINPARTICIPACININTERCONEXINOBJETIVOS4.2 Funcin de planificacin (Introduccin)Por qu planificamos?

Proporciona un camino...

Coordina las unidades de la empresa hacia un fin concreto.

Ayuda a lograr el xito.

Se entiende como un instrumento fundamental de la direccin empresarial y un slido canal de comunicacin dentro la empresa.

4.2 Funcin de planificacin (Concepto)Fija unos OBJETIVOS.Marca unas ESTRATEGIAS.Define las POLTICAS de la empresa.Establece CRITERIOS de decisin.Persigue la obtencin de unos FINES.

4.2 Funcin de planificacin: Clasificacin de los planes (I)SEGN SU NATURALEZA Y CARACTERSTICAS:

- MISION: filosofa particular de la empresa.Expresa o Recoge la la visin global, el fin ultimo que desea cumplir la empresa. (Ejemplo.- Abastecer al mercado del bien o servicio que produce o presta la empresa.)

- META(fin fundamental perseguidos por la empresa) / OBJETIVO (desglosado en diversos grados):Al establecer objetivos estamos trabajando ms a corto plazo que con la meta y la misin.Define dnde se quiere ir a parar con un nivel de detalle mayor (subobjetivos).Caractersticas de los objetivos que se pretendan alcanzar:- tienen que ser realistas, - tienen que establecerse prioridades entre ellos(objetivos y subobjetivos), - hay que alcanzarse con el mnimo de consecuencias imprevistas y los mnimos costes (tambin los costes sociales) - se tiene que comunicar a las personas implicadas y motivarlas para que se logre el objetivo pretendido.

-POLITICAS: principios bsicos que marcan las lneas de actuacin.(Hecho diferencial de la empresa, que la hace distinta a las dems)-PROCEDIMIENTOS: pasos a seguir a la hora de ejecutar una accin.-REGLAS: normas que delimitan lo que se puede o no se puede hacer.-PRESUPUESTOS: cuantificacin de los planes, previsin de recursos, instrumento de control=> con ello se prevn las necesidades de dinero para llevar a cabo los planes marcados.

4.2 Funcin de planificacinClasificacin de los planes (I) continuacin4.2 Funcin de planificacinClasificacin de los planes (II)SEGN LA TEMPORALIDAD: - A LARGO (>5 aos) - A MEDIO (>1 y 5aos ) PLAZO - A CORTO ( 1 ao)SEGN LAS FUNCIONES O DEPARTAMENTOS: - DE PRODUCCIN - DE VENTAS - DE FINANCIACIN - DE INVERSIN - etc. Segn las funciones o departamentos

4.2 Funcin de planificacin: Etapas / FasesIdentificacin del problemaEspecificacin de los objetivosDeterminacin de las premisasEstablecer lneas de actuacin FEED BACK 360Evaluar alternativas (vuelve al principio)Eleccin de la mejorEspecificacin de los planesPresupuestacin y control

4.3 Funcin de organizacin: (Concepto)Sirve para disear estructuras: definir las funciones que debe realizar cada persona de la empresa,

Concreta funciones (indicando la responsabilidad, autoridad de cada persona).

Ordena las relaciones entre tareas y reas de funcionamiento de la empresa.

Se materializa en los organigramas -> esquemas simplificados de la organizacin de las empresas.

(Ejemplo de un Organigrama de un I.E.S.)DIRECTORJEFE ESTUDIOS ESOJEFE ESTUDIOSBACHILLERATOJEFE ESTUDIOSCICLOS FORMATIVOSCONSEJO ESCOLARSECRETARIO(ADMINISTRACIN)PROFESORES ESOPROFESORES BACHPROFESORES CFPERSONALNO DOCENTECOMISIONESProgramacin general anualProyecto educativoProyecto curricularProgramaciones didcticas4.3 Funcin de organizacin:Etapas de la funcin de organizacin 1. Concrecin o determinacin de los niveles de organizacin=> establecer la jerarqua de mandos (quin controla y quin ejecuta las tareas dentro de la empresa). 2. Funciones / objetivos de los niveles de mando y de cada persona que integra la empresa. 3. Concrecin de tareas a realizar por cada persona. 4. Establecer canales de comunicacin en todos los sentidos. Entre departamentos, dentro y fuera dela empresa,Es importante decir que la organizacin ser distinta segn el tipo de empresa.

4.3 Funcin de organizacinLa comunicacin en la empresa (I)Es imprescindible para desarrollar los procesos de: planificacin y control.

Debe ser bilateral (que haya comunicacin en los dos sentidos) y no solo unilateral (que uno hable y el otro solo escuche sin opcin a rplica) (JUEGO)

Volumen de informacin generada.

La informacin adecuada reduce incertidumbres.

Las bases de datos

Informacin = ruido?Sistemas de informacin integrados.

4.3 Funcin de organizacinLa comunicacin interna en la empresa (II)VERTICAL: entre distintos niveles jerrquicos - ASCENDENTE: de ABAJO(se origina en los empleados) hacia ARRIBA (finaliza en los directivos). Para que directivos o altos cargos conozcan los problemas de los trabajadores para solucionarlos y con ello aumentar su motivacin. - DESCENDENTE: de ARRIBA(desde directivos) hacia ABAJO (a empleados). Para informar a empleados de los objetivos ms generales de la empresa y de las tareas a desarrollar para alcanzarlos. Este tipo de informacin es ms habitual que la ascendente.HORIZONTAL: en el mismo nivel jerrquico de mando que pertenezcan a distintos departamentos, con ello la empresa funciona como un todoORAL (es la ms frecuente) o ESCRITA (esta debe ser clara, saber qu mensaje se quiere dar y cmo hacerlo para que no haya malas interpretaciones

4.3 Funcin de organizacinLa organizacin del trabajoConcepto de Organizacin del trabajo: conjunto de normas para que se coordinen los distintos medios de los que dispone la empresa de forma que con el mnimo coste se alcancen los objetivos marcados

Desde el inicio de la historia siempre ha habido algn tipo de ORGANIZACIN.

ORGANIZACIN CIENTIFICA DEL TRABAJO: De entre los que destacan los autores:

FREDERICK W.TAYLOR: (EEUU) Se centra en la organizacin del trabajo en la produccin industrial, y establece la primera teora de la organizacin cientfica del trabajo, defendiendo:

La Racionalizacin del trabajo y su organizacin en el taller, eliminando los tiempos muertos para aumentar la productividad.Una Organizacin burocrtica y administrativa, es decir, existe una oficina tcnica que organiza las tareas de los trabajadores. Existencia de varios jefes.Una organizacin muy jerarquizada y liderazgo autocrtico (autoritario).Rgidos sistemas de control.Salarios ms altos para los trabajadores que ms produjeran-> salario ms alto cuanto mayor sea la productividad del trabajador. Al principio , la teora de Taylor fue bien acogida, pero con el tiempo este sistema no gust sobre todo a los trabajadores quienes a travs de los sindicatos protestaron por la monotona del trabajo que les produca cansancio y fatiga.

HENRY FAYOL: (FRANCIA) Escuela de jefesCrea un sistema de organizacin del trabajo que interrelaciona ms el factor humano con la empresa en total, por lo que organiza no solo el trabajo sino tambin a la empresa en su conjunto. El consideraba que era necesario:

El principio de la unidad de mando y direccin, es decir, que cada persona dependiera de un solo superior. La jerarqua dentro de la empresa debe estar muy bien definida.La funcin administrativa es la ms importante, de ella depende el resto de funciones de la empresa.El trabajo se debe dividir en tareas bien definidas.La remuneracin debe ser equitativa (todos cobran lo mismo) y satisfactoria.Debe haber equilibrio entre autoridad y responsabilidad.Tareas : prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.ESCUELA DE RELACIONES HUMANAS: Surge como intento de solucionar los puntos dbiles del sistema de organizacin cientfica del trabajo (monotona y fatiga en el trabajo). Su objetivo es hacer el trabajo ms humano dando importancia a las relaciones humanas dentro de la empresa. Destacan:

ELTON MAYO: Enfoque psicolgico de la organizacin (experimentos Hawthorne con el que comprob que si mejoraban las condiciones de trabajo, los trabajadores mejoraban su productividad, es decir, aumentaba la produccin de cada trabajador) .Conclusiones a las que lleg:Existen incentivos distintos de los materiales (ms salario) para que los trabajadores se motiven.Existen otros objetivos para la empresa adems de el de maximizar el beneficio.El hombre no puede programarse como una mquina. El empresario debe motivar a los trabajadores y con ello su productividad aumentar.Mejora de las condiciones de trabajo => Mejoras de productividad.

ABRAHAM H. MASLOW: Autor ms destacado de la Teora Humanista. Considera que la motivacin en la conducta humana es lo que hace que aumente la productividad en el trabajo. Clasific las necesidades humanas en 5 niveles dentro de una pirmide que se han de satisfacer de forma progresiva: en la base de la pirmide establece las necesidades fisiolgicas, seguidas de las de seguridad, sociales, de autoestima y en la cima de la pirmide las necesidades de autorrealizacin. Cuando las necesidades del primer nivel (base) estn satisfechas, es cuando al individuo le surgirn las necesidades que estn en el nivel superior, as hasta llegar al nivel ms alto. (DIBUJAD LA PIRMIDE)Maslow considera que esta estructura no es para todo el mundo igual, pues hay personas que dan ms importancia a la autoestima que a la seguridad. Adems, puede que surja una necesidad nueva sin tener satisfecha por completo la anterior.4.3 Funcin de organizacinLa organizacin del trabajo (continuacin)Las relaciones laborales. Conflictos.El trabajo: satisfacciones / insatisfacciones.La motivacin y los incentivos:- DINERO necesario para satisfacer las necesidades de consumo.- EXPECTATIVAS DE FUTURO: ascenso en el puesto de trabajo.- RECONOCIMIENTO EN EL TRABAJO: tener en cuenta el esfuerzo que hace cada persona en su puesto de trabajo- COLABORACION EN EL TRABAJO: participando en la solucin de los problemas de la empresa para que vean que su colaboracin es necesaria para que la empresa funcione.- NUEVOS INCENTIVOS...

4.3 Funcin de organizacinLa motivacin en el trabajo (continuacin)CONCEPTO DE ORGANIZACIN FORMAL:Estructura intencional, definida, identificada.Sita sus elementos de forma conveniente.Adapta a las personas a la estructura de la empresa .Es un medio organizado de los distintos elementos de la empresa para conseguir los objetivos marcados.Rol organizativo: papel que cada cual desempea en el mbito de la organizacin.Principios: de autoridad y responsabilidad.Se resume en los organigramas de la empresa.

4.3 Funcin de organizacinLa organizacin formal dentro de la empresa (I) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Los DEPARTAMENTOS:- Por FUNCIONES- Por PRODUCTOS- Por PROCESOS/PROYECTOS- Por CLIENTES- Por ZONAS GEOGRFICASLas RELACIONES:- LINEALES- De STAFF- FUNCIONALES

4.3 Funcin de organizacinLa organizacin formal dentro de la empresa (II)

MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVALineal o jerrquico: Basado en el principio de mando (todas los trabajadores dependen de un solo superior).Modelo para PYMES o para grandes empresas que producen un solo producto.Ventajas: Es un modelo simple y fcil de entender. Las reas de responsabilidad estn bien definidas (cada trabajador obedece a un solo jefe). Las decisiones se toman de forma rpida.Desventajas: Falta de especializacin de los directivos (abarcan muchos campos) . Mucha concentracin de la autoridad. Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios. Falta de motivacin de los trabajadores. Las comunicaciones son lentas.

Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organizacin formal de una empresa.

4.3 Funcin de organizacinLa organizacin formal dentro de la empresa (III)MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (Continuacin)Funcional:Existen especialistas para cada tarea concreta de la actividad de la empresa (informticos, psiclogos, abogados, contables, ) que pueden depender de varios jefes.Ventajas: Existencia de especialistas por lo que cada uno se dedica a lo que sabe hacer y es especialista.Inconvenientes: Los trabajadores pueden recibir rdenes de ms de un jefe y stas pueden ser contradictorias, lo que puede ocasionar conflictos de convivencia.Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organizacin formal de una empresa.En lnea y de asesoramiento o staff: Modelo de organizacin que intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores.Tiene una estructura central jerarquizada y adems posee departamentos de asesoramientos sobre temas especficos para todos los departamentos (llamados tambin staff, estos no tienen autoridad ante los dems departamentos, slo informan)Ventajas: Permite la existencia de especialistas que asesoran a distintos departamentos. Hay unidad de mando por lo que cada persona recibe rdenes de un solo superiorInconvenientes que tiene, aunque intenta solucionar los que tenan los otros dos sistemas de organizacin anteriores: Decisiones lentas. Pueden darse conflictos en las relaciones entre el personal si el departamento de asesoramiento se involucra en decisiones que no debe. Los departamentos de asesoramiento suponen mayor coste para la empresaEstudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organizacin formal de una empresa.

4.3 Funcin de organizacinLa organizacin formal dentro de la empresa (III)MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (Continuacin)En comit: - Cooperacin de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad (comparten decisiones)Las decisiones se toman de forma conjunta entre los jefes de los distintos departamentos, con el fin de tener una visin global de todos los aspectos que pueden afectar a la decisin.Ventajas: Decisiones se toman desde varios puntos de vista, por lo que hay una participacin general en cada decisin.Inconvenientes: Se tarda mucho en tomar decisiones y puede hacerse por compromiso o amistad. Pueden darse problemas al existir ms de una autoridad (jefe).Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organizacin formal de una empresa y del siguiente.Matricial:Modelo propio de empresas industriales (las que fabrican un producto).Combina como mnimo dos variables organizativas, como funciones y proyectos enlazados por medio de relaciones de autoridad.Existe una doble autoridad: cada trabajador recibe rdenes del director del proyecto (horizontalmente) y del director de su departamento funcional (verticalmente). Aunque generalmente el director de proyecto tiene ms autoridad que el de su departamento.Esta estructura organizativa dura lo que dure la ejecucin del proyecto.Ventajas: Es una organizacin flexible. Es una estructura nueva pero que mantiene la estructura habitual.Inconvenientes: Necesidad de coordinar a todas las personas de un proyecto que puede resultar difcil. Pueden surgir conflictos entre los distintos directores4.3 Funcin de organizacinLa organizacin formal dentro de la empresa (III)23Los organigramas

Representacin grfica de una estructura

Sinttica y simplificada

Caractersticas generales de la estructura

4.3 Funcin de organizacinLa organizacin formal dentro de la empresa (IV)Clasificacin de los organigramasPor su forma:VerticalesHorizontalesRadiales

Por su finalidad: InformativosDe anlisis

Por su extensin:GeneralesDetallados

Por su contenido:EstructuralesDe personal

4.3 Funcin de organizacinLa organizacin formal dentro de la empresa (V)

Conjunto de relaciones PERSONALES.NO preestablecidasSurgidas ESPONTNEAMENTE...LDERES espontneos...Motivaciones diferentes...

4.3 Funcin de organizacinLa organizacin informal dentro de la empresa (I)

Gestin: consiste en conseguir que cada miembro de la empresa realice sus tareas correspondientes y as conseguir los objetivos...

Alta direccinNivel intermedio Nivel de gestin

4.4 Funcin de gestinALTA DIRECCIN: pilota la empresa Fija objetivos... grandes estrategias... (destrezas conceptuales).NIVEL INTERMEDIO: bisagra... traduce... desagrega... en ambas direcciones... (conceptuales y tcnicas).NIVEL DE GESTIN: en contacto directo con los trabajadores, toman decisiones rutinarias... (relaciones humanas y tcnicas).

4.4 Funcin de gestinFunciones del directivoPersonalista / autoritario:Empresarios individuales... Pymes

Descentralizada:Por objetivosParticipativa por objetivos

Teora X e Y (Douglas McGregor). Teora X: segn la cual hay personas que tiene aversin al trabajo, que no quieren responsabilidades sino que prefieren que les manden y los mtodos ya conocidos.La direccin de este tipo de trabajadores ser autoritaria.Teora Y: segn la cual hay personas que el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse, que tienen ambiciones, imaginacin y creatividad, no importndoles asumir responsabilidades mayores.La direccin de este tipo de trabajadores ser mucho ms flexible y democrtica.Para casos de comportamientos intermedios a los dos anteriores (que son extremos), el estilo de direccin ser otro donde se deleguen alguna responsabilidad a los trabajadores.McGregor representa esta situacin en un grfico donde en el eje de abscisas (OX) muestra los distintos estilos de direccin y en el de ordenadas (OY) los rasgos generales de las teoras.

4.4 Funcin de gestinTipos de direccinRepresentacin de la Teora X e Y de Douglas McGregor:Teora X e YEstilos de direccinInters alto por el trabajo Inters por el trabajo moderadoInters bajo por el trabajo (Aversin al trabajo)Muy AutoritarioDelegar alguna responsabilidadMuy democrticoCurva de estilo de direccinIntuicin.Experiencia.Proceso racional => Empleando un mtodo cientfico (como es la Matriz de Decisiones), para lo que hay que seguir una serie de pasos:Definir el objetivoConseguir informacinHiptesis de comportamientoDiseo de alternativasEvaluacin de cada alternativaSeleccin de una alternativaEjecucin de la mismaControl (ver si se da lo que se esperaba, si no sucede as hay que proponer soluciones)

4.4 Funcin de gestinfases o etapas en la toma de decisionesEstrategias (opciones, variables controlables...)Estados de la naturaleza (variables no controlables)Resultados esperadosPredicciones de la probabilidad de que se de cada uno de los estados de la naturaleza. Probabilidades=1 => P1+P2+P3=1

4.4 Funcin de gestinElementos de la Matriz de decisiones123SucesosEstados EN1 EN2 EN3Probabilidad P1 P2 P3Alternativa/Estrateg. A1 R11 R12 R13 A2 R21 R22 R23Decisiones en situacin de CERTEZA: conocemos con una probabilidad del 100% el estado de la naturaleza que se va a dar.Decisiones en situacin de RIESGO: conocemos la probabilidad de que se de cada uno de los estados de la naturaleza posibles.Decisiones en situacin de INCERTIDUMBRE no conocemos la probabilidad de que se de cada uno de los estados de la naturaleza. Hay distintos CRITERIOS para tomar decisiones: - CRITERIO PESIMISTA O DE WALD: De entre los peores valores esperados elegiremos aquella alternativa mejor ( la que ms ganancia suponga). - CRITERIO OPTIMISTA: De entre los mejores valores esperados escogeremos el mejor. - CRITERIO DE LAPLACE O IGUAL VEROSIMILITUD: Misma probabilidad a cada estado de la naturaleza. De entre los valores esperados elegiremos el mejor. - CRITERIO DE HURWICZ: diferencia entre coeficiente de optimismo () y de pesimismo (1-). Es un criterio intermedio entre el pesimista y el optimista. - CRITERIO DE SAVAGE => MATRIZ DE PESARES O DE COSTES DE OPORTUNIDAD. Escoge de entre los mximos pesares, aquel que es menor.

4.4 Funcin de gestinCriterios de decisinGrafoFormado por Vrtices unidos por caminosExplica las distintas secuencias de las decisionesY los Sucesos que se pueden presentar.Es una forma de representar la informacin disponible de todas las alternativas o estrategias posibles de las que dispone la empresa4.4 Funcin de gestinrbol de decisin (Concepto)Estrategia AEstrategia BE. Natlza 1E. Natlza 2Resultado 1Resultado 2Resultado 3Planificacin ControlSistemas de informacin (feed back 360):Verificar lo planificado.Detectar desviaciones.En todos los niveles.Etapas:Marcar estndares.Medir las actividades.Corregir las desviaciones.

Tcnicas de control:Auditora (interna/externa/ecoauditora)PresupuestariosEstadsticos

4.5 Funcin de controlTipos de direccin