Organización y Metodos

Autora: Stephanie Pinzón

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Tema 1: Aspectos generales de

la teoría de la administración

Generalidades

Pensamientos

El que apenas conoce los principios no es igual al que los ama y los

practica.

Confucio.

“No hay aprendizaje sin teoría”

La experiencia por sí sola no enseña nada.

Si contamos con una Teoría, luego la experiencia nos puede ayudar a

aprender.

Willian E. Deming.

Los gerentes hacen más de lo mismo más veces más rápido.

Peter F. Drucker.


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Proceso Administrativo.

(Conceptos Basicos)

Administrador.

Todo individuo dirigiendo a un grupo de personas, tras un fin específico está

cumpliendo el rol de Administrador. Entonces este individuo está realizando una

Gestión.

Por lo tanto Gestión = Acción de administrar

Administrar.

“Diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupo, los individuos

cumplan eficientemente objetivos específicos".

H. Koontz

También, Administrar es el proceso que comprende funciones y actividades

laborales qué los administradores deben realizar para alcanzar los objetivos de la

empresa. Lic. Juan Carlos Alas.

Competividad:

Se logra mediante la cadena de valor de Michael Porter. La competitividad se

logra siendo eficientes en todos los procesos. Esa suma de eficiencia nos lleva a

ser productivos.

La productividad nos lleva a la competitividad.

Ventaja Competitiva:

Es todo aquello que hacemos mejor que la competencia. Si nuestra planta tiene un

diseño que elimina los cuellos de botella y la competencia no los elimina. Entonces

podemos decir que tenemos una ventaja competitiva.

Otro ejemplo de ventaja competitiva sería el contar nuestra empresa con personal

capacitado y la competencia no. Ese personal capacitado se vuelve más eficiente


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y productivo por lo tanto nos da una ventaja competitiva en comparación con

nuestros competidores más cercanos.

Principios de Henry Fayol. “Es el autor más reconocido en el campo de la

administración mundial. Trabajo fundamentalmente las reglas universales que

rigen la dirección de las empresas”.

Los postulados son:

División del trabajo.

Autoridad y responsabilidad.

Disciplina.

Unidad de mando.

Unidad de dirección.

Subordinación del interés

personal al grupal.

Retribución a las capacidades

del personal.

Centralización frente a la

descentralización.

Jerarquía.

Orden.

Equidad.

Estabilidad del personal.

Iniciativa.

Espíritu de grupo.

Fases Del Proceso Administrativo.

Planeación. La selección de la visión, misión de la empresa. Es decir, aca

se define el rumbo organizacional.

Organización. Establecimiento de una estructura intencionada para lograr lo

planificado.

Direccion: Influir en los individuos para que ayuden a lograr los planes

propuestos.

Control: Medicion y corrección del desempeño individual y grupal en

relación a los planes.


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La Empresa

La empresa es la unidad económico-social, constituida legalmente en la que el

capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción

socialmente útil de acuerdo con las exigencias del bien común.

Los elementos necesarios para formar una empresa son:

Capital

Trabajo

Recursos materiales.

Observamos que la empresa no existe aislada, sino que la rodea un ambiente que

a veces es hostil y que todas las acciones de éste hacia la empresa repercuten en

el funcionamiento de la misma.

Factores Que Afectan El Funcionamiento De Una Empresa

Factores económicos

1) El sistema en que se mueve la empresa es determinante para fijar sus

objetivos.

2) Si la empresa está en un sistema socialista, sus volúmenes de producción

estarán de acuerdo con las necesidades básicas de los consumidores.

3) Si la empresa está en un sistema capitalista, la producción estará enfocada en

obtener un beneficio, es decir, buscará un máximo de utilidades, satisfaciendo

al consumidor.


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Factores culturales

1) El antropólogo inglés Edward B. Taylor definió hace cerca de cien años a la

cultura como “Todo complejo que comprende el saber, las creencias, el arte, la

moralidad, el derecho, las costumbres y cualesquiera otras capacidades de

hábitos adquiridos por el hombre como miembro de la sociedad”.

2) La cultura en las sociedades modernas cambia a un ritmo muy acelerado, tanto

3) que su aspecto material como en los valores e ideas.

Factores tecnológicos

1) La fuerza más importante que puede transformar y aumentar la capacidad de

la humanidad para mejorar su suerte es la tecnología, los conocimientos

técnicos y el caudal de una sociedad. Gracias a la tecnología se han

descubierto o inventado maravillas como la penicilina, el automóvil, el

aeroplano y la televisión.

Factores políticos

1) Se debe prestar atención a la legislación, opinión y reglamentos públicos, en

cuanto a su relación con el mercado de bienes y servicios.

2) El hombre de empresa debe conocer perfectamente estas leyes, porque sus

decisiones sobre el producto, precio, canales de distribución, publicidad, etc.,

tienen que ver con alguna disposición legal.

3) Debe tomarse en cuenta también las políticas de otros países, que ejercen

presión a la empresa. Por ejemplo, políticas de comercio exterior, de

compraventa, de productos y materias primas.


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Elementos básicos de una empresa:

Unidad económico-social.

Integrado por capital, trabajo y dirección.

Socialmente útil de acuerdo con las exigencias del bien común.

Genera confianza y credibilidad gracias al capital social y a la confianza

entre las partes involucradas.

Administrada de manera congruente por la dirección.

Objetivos más comunes de una empresa:

1. Obtener utilidades (lograr productividad)

2. Ser competitivo (Tener precios competitivos en el mercado o tener algo que

nos haga diferentes de la competencia).

3. Ofrecer productos o servicios de calidad

4. Dar trabajo a las personas.

5. Servir a la sociedad. Este objetivo relacionado estrechamente con el

ofrecer productos de calidad.

6. Proporcionar impuestos al gobierno (estado)

7. Cuidar la ecología.

8. Creación de valor. Este objetivo se logra mediante una óptima

productividad y eficiencia en todos los niveles organizaciones.


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Tema 2: Consideraciones teóricas del estudio

del área de Organización y Métodos.

Antecedentes Y Desarrollo De O Y M

Antecedentes:

Desde la antigüedad, la organización ha tenido vigencia en los grupos sociales, los

cuales han contribuido a darle hasta su aplicación en la unidad económica, jurídica

y social denominada empresa.

Los principios básicos tienen su aplicación en todos los órdenes, a tal grado que

principios como la división del trabajo, delegación de autoridad siguen vigentes en

toda su magnitud; sus variaciones en la aplicación en un determinado momento no

afectan la dirección de la organización.

En la edad media surgen movimientos precursores de la racionalización de la

actividad administrativa. Los cameralistas, profesores y administradores públicos

germanos y austriacos en 1550. Estos nacen de las exigencias de la monarquía

absoluta para la elaboración de técnicas y prácticas administrativas para la mejor

marcha de los asuntos reales y para la conservación de su patrimonio.

El Fayolismo en Francia resalta la división del trabajo y el establecimiento de los

14 principios.

El Taylorismo en Estados Unidos se manifiesta en la aplicación de la

administración científica en la reforma administrativa del gobierno.

El estudio de métodos nace del debate de los ingenieros y mecánicos de la

sociedad norteamericana. También aportan Taylor y los esposos Gilbreths.

Finalmente en Alemania el estudio de Organización y Métodos se denomina

racionalización y en Bélgica Ergología.


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Desarrollo

El desarrollo que ha tenido O y M se enfocara en tres escenarios, europeo,

estadounidense y centroamericano.

1) La experiencia europea occidental:

La división de Organización y Métodos del Tesoro británico fue la primera oficina

en utilizar el término O y M en el sector gubernamental, y su utilización lo consagro

mundialmente.

Esa creación ocurrió en 1941 cuando el gobierno británico, en plena segunda

guerra mundial y con el país amenazado de invasión, sintió la necesidad de

racionalizar y dinamizar sus servicios a fin de podre enfrentar los graves

problemas administrativos civiles y militares ocasionados por el conflicto.

La unidad fue formada inicialmente por técnicos y analistas reclutados del sector

privado, y desde el comienzo de sus actividades concentro sus esfuerzos en la

preparación de analistas a través del entrenamiento acelerado.

2) La experiencia norteamericana:

La aplicación de técnicas de O y M en los Estados Unidos, tuvo sus orígenes en

los estudios y trabajos de Frederick Winston Taylor, que las aplico en el campo

industrial.

Las actividades de O y M en los Estados Unidos, actualmente se encuentran muy

difundidas en el Gobierno Federal, en Bureau del Presupuesto cuenta con un

grande y activo numero de analistas de O y M; los gobiernos estatales de las

municipalidades tienen casi toda las llamadas divisiones administrativas, en las

cuales las actividades de O y M y presupuesto siguen juntas como asesorías, casi

siempre combinadas con una oficina de personal.

En el sector privado, la actividad de O y M generalmente es llamado Sistemas y

Procedimientos, y en casi todas las capitales y ciudades importante de los Estados

Unidos, existen representaciones locales de una asociación nacional que

congrega analistas de O y M, perteneciendo a empresas locales y consultores

independientes.


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Conceptos Generales De Organización Y Métodos,

Y Diversos Enfoques De Su Naturaleza

Con el objeto de contar con una explicación de la introducción del estudio de O y

M se plantean dos puntos de vista básico.

Desde el punto de vista administrativo.

Es la parte de la administración que trata de la estructuración técnica de las

relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los

elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr la

máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Desde el punto de vista funcional.

Es un conjunto de herramientas e instrumentos entrelazados por un grupo de

personas altamente especializados en el estudio, así como el análisis de los

diversos problemas de estructura y funcionamiento de la Administración.

Con el objeto de mejorar objetivos, políticas, estructuras organizativas, métodos,

procedimientos, métodos de trabajo, formularios, informes, registros, archivos,

controles, con el fin de asegurar el máximo de eficiencia al funcionamiento

administrativo alternando economía en los costos de operación de una empresa.

Además, también se considera desde este punto de vista: como el estudio

sistemático de todas y cada una de las actividades de una empresa, encaminada

al mejoramiento de los mismos en un marco de armonía y buscando con éste el

estudio, mejoramiento y reactivación de ciertas actividades sin dañar ninguna

obra, para el logro de los objetivos alcanzados a través de una mejor eficiencia por

todos los miembros de la estructura de la empresa, logrando, además, dar un

apoyo sustancial al administrador para el desarrollo normal de la empresa.


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La función de Organización y Métodos aborda el análisis de los grandes grupos

de problemas característicos de cada empresa:

a. El de Estructura y

b. El de Funcionamiento

El primero de la Organización y el segundo de los Métodos.

Concluyendo podemos afirmar que cubre los diversos aspectos de que se

compone toda la empresa.

Propósitos E Importancia De La Organización Y Métodos

a) Propósito.

General:

Estudiar, analizar y recomendar sobre los problemas de estructura y

funcionamiento de la Administración de la empresa, aconsejar sobre la mejor

forma de utilizar y mejorar los recursos humanos, naturales y financieros.

Las necesidades crecientes del desarrollo de la Administración han obligado a las

empresas a adoptar una estructura que comprende los servicios técnicos de

Organización y Métodos.

Específico:

Analizar y racionalizar los sistemas, procedimientos y métodos de trabajo, ayudar

a la Dirección a hacer mejor uso de la información en forma efectiva y oportuna,

reducir los costos totales de la organización, simplificar el trabajo administrativo.

Además de ello establecer organizaciones viables y eficaces, adecuar la

asignación de recursos, óptima coordinación de operaciones, capacitar y formar

personal y otros.


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b) Importancia:

La importancia se puede enfocar desde el punto de vista:

Para la empresa:

Para lograr el objetivo, reducir costos, máxima ganancia, mas productividad,

mayor rentabilidad, mayor eficiencia de los recursos, sistematización, mantener la

organización formal, la armonía laborar, racionalizar recursos.

Para el Personal.

Sabe lo que tiene que hacer, conoce al detalle su trabajo, conoce sus deficiencias.

mejorar la calidad de su trabajo, sabe el objetivo a obtener, la eficiencia y eficacia.

Para la Dirección.

Se mantiene la unidad de dirección, se planifica efectivamente, mayor control,

identifica problemas de personal, califica el buen desempeño, elabora pronósticos.

adiestra a la persona.

Campo De Aplicación De Organización Y Métodos

a) En El Contexto Empresarial

La empresa como sistema puede reflejarse en:

Sector Público

Comprende los diversos sectores y las diversas instituciones que la componen.

La aplicación de las reformas en la Administración Pública hoy día se le llama

Modernización del Estado

Sector Privado.

Comprende las diversas unidades productivas y de servicios así como la

composición orgánica, cada una de ellas llamadas unidades o departamentos.


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b) En Las Áreas Funcionales De La Empresa.

En el área de producción.

Puede aplicarse en cada una de las diversas actividades que se realizan,

procedimientos y métodos.

En Mercadeo.

Los diversos sistemas que se desarrollan, cumplen aspectos de Organización y

Métodos.

En Finanzas.

El sistema de la empresa será necesario para la buena marcha y funcionamiento

de la misma.

Administración de cosas y personas.

En diferentes sistemas de apoyo para el desarrollo de la empresa.

En Computación.

En el uso de los sistemas que desarrolla en la empresa.

En la Relación con el Público.

En la proyección del Público interno y el externo.

c) En El Proceso Administrativo.

La Planeación y sus elementos.

La Organización y sus elementos.

La Ejecución y sus elementos.

El Control y sus elementos.


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Alcance De Los Estudios De

Organización Y Métodos

El alcance de los estudios que se realizan tiene una proyección dimensional que

se presente con los siguientes enfoques:

a. Macro Administrativos.

Que comprenden los estudios de estructura, procedimientos, coordinación y

simplificación de una institución en una ámbito interno, así como puede ser una

parte grande de ella o sea un área funcional. Esto se apoya en el macro análisis y

en un diagnostico que nos permita llegar conclusiones y recomendaciones validad.

b. Micro Administrativos.

Que comprenden los estudios de estructura, procedimientos, coordinación y

simplificación de una unidad de la empresa o un elemento interno de esa unidad,

empresarios aplicando técnicas y componentes de análisis en la investigación de

problemas administrativos y poder concluir y recomendar.

Funciones Generales De

Los Estudios De O Y M

Efectuar estudios de Organización y Métodos mediante el análisis planeado

del funcionamiento de un organismo o sistema administrativo, que

comprenda el examen completo de sus objetivos, políticas, organización ,

sistema de trabajo, métodos y procedimientos, sus recurso humanos,

materiales, financieros, etc; los estudios se aplican también a la creación de

nuevas unidades administrativas.

Realizar estudios de las funciones específicas y comunes de la

administración a varias dependencias o unidades. Tal es el caso del

análisis de la función de personal, de compras o suministros, de

contabilidad, etc.


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Analizar un área especial de trabajo, con el fin de considerar posibles

mejoramientos en sus métodos y procedimientos, por ejemplo a través del

procedimiento automático de datos.

Elaborar análisis administrativo con el fin de utilizar de manera racional el

equipo y las maquinas de oficina, para estudiar la distribución del espacio o

de los medios y sistemas de comunicación, para el uso de nuevas técnicas

de reproducción y duplicación y para mejorar el diseño o control de formas.

Además de realizar otro tipo de estudios que permitan detectar deficiencias

o anomalías en la estructura o el funcionamiento de las unidades

administrativas, para corregirlas.

Identificar los problemas administrativos y analizarlos (diagnostico) tal como

se presentan en la estructura, el funcionamiento (métodos, formularios) y de

actitud (dirección deficiente, estímulos, etc).

Presentar alternativas de solución a los problemas administrativos.

Relaciones Con Otras Disciplinas

Elementos Auxiliares

Para una mayor efectividad tiene como elementos auxiliares diversas relación

como los siguientes:

Con la Psicología:

Debe considerarse la actitud de las personas para realizar cambios en la

estructura, procedimientos y en los métodos que se desean implementar.

Con la Estadística:

Esta nos contribuye para determinar los fenómenos que se presenten, mediante el

análisis de los diversos datos que se manifiestan.


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Con la Sociología:

Para la aplicación de los cambios es necesario conocer las diversas clases de

relaciones interpersonales, de grupos de personas, así como sus relaciones entre

los mismos.

Con el Derecho:

Su conocimiento nos permite tener cuidado para que la aplicación de un cambio

no viole ninguna ley, ni regla; como es el caso de la Administración Pública.

Con la Economía:

La eficiencia es la manifestación del orden de las cosas y de las personas, tanto

en el campo macroeconómico como microeconómico.

Otras Ciencias:

El estudio de Organización y Métodos nos lleva a la necesidad de contar con

conocimientos amplios sobre diversas disciplinas, para poder así concretar las

mejores decisiones en cambios, transformaciones, mejoras, eliminaciones, etc.

Otros Nombres De Organización Y Métodos

Entre algunos nombres que recibe la función en diferentes empresas se

encuentran los siguientes:

Servicio de gestión.

Organización y Administración.

Análisis de Sistemas.

Asesoría Administrativa.

Planificación y Organización.

Sistemas y procedimientos.


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Estudios Administrativos.

Análisis Administrativos.

Asesoría de Normalización.

Asesoría de racionalización.

Planificación Administrativa.

Ingeniería de Sistemas.

Sistemas y proyectos.

Planificación y Estudios administrativos.

Asesoría Técnica.

Racionalización Administrativa.

Sistemas de Organización.

Principios Básicos De Organización Y Metodos

Determinar Objetivos.

Para toda actividad debe previamente señalar objetivos generales y específicos.

Identificar las operaciones innecesarias y eliminarlas.

Es decir que todos los pasos que no tengan una justificación deben ser eliminados

Reducción de distancia, tiempo y movimientos.

La línea recta es la más corta por lo que el tiempo se reduce.

El cuerpo necesita realizar menor esfuerzo, en menor espacio y tiempo, para

evitar la fatiga.

La pérdida de tiempo es pérdida de dinero.


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Encontrar lo que es necesario y hacerlo.

Si hacer falta operaciones y para éstas recursos, hay que satisfacerlos.

Todo cambio debe hacerse con paralelos.

Si se cambia cualquier sistema, operación o procedimiento, debe conservarse el

sistema original, como sistema de seguridad.

Lo observado, y lo corregido debe hacerse por escrito.

Debe de elaborarse agenda y revisar lo que se ha hecho, los cambios deben

comunicarse y registrarse

Todo cambio debe ser consensado y autorizado.

Todos los involucrados deben estar de acuerdo en el cambio para luego

autorizado.

Todo análisis debe ser exhaustivo.

Tanto en el campo del microanálisis como del microanálisis de la empresa, sus

sistemas, procedimientos y métodos.

Siempre se harán apreciaciones de las situaciones.

Administrativas, operativas, y gerenciales frente a la realidad.

Evaluaciones permanentes de lo actuado.

Esto nos determinará lo que pensamos con lo que hicimos.


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Otros Principios Que Se Debe Tomarse

En Cuenta En Organización Y Métodos

A igual trabajo paga igual.

Cada jefe debe tener bajo su mando el número de empleados que abarque su

radio de control.

Cada posición de trabajo debe de responder a una especificación clara y

precisa.

Cada responsabilidad debe basarse en un estándar.

Cada trabajador debe tener un solo jefe no más.

Debe de observarse el principio de excepción.

Debe distribuirse la carga de trabajado en forma equitativa mediante el

equilibrio en cada puesto.

Debe tenerse entusiasmo y ser positivo para estimular la organización y

métodos de trabajo.

Debe tratarse de la economía de espacio, tanto horizontal y vertical.

Determinar objetivos de cualquier acción.

Donde hay desorden, hay caos y donde hay caos hay quiebra.

El cuidado a la maquina no debe ser mejor que el trato a la persona.

El deslizar es mejor que transportar los objetos.

El diseño de formularios debe ser simple para su llenado.

El empleado para el puesto y no el puesto para el empleado.


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El flujo de documentos se debe de evitar cruzamientos, debe ser secuencial,

rítmico y lógico.

El hombre en el trabajo debe ser tratado en forma justa y equitativa.

El organograma no debe de comprender más de cinco niveles.

El que posee la responsabilidad por una operación debe tener la autoridad

necesaria para la ejecución.

El rendimiento debe ser secuencia de satisfacción en el trabajo.

El respeto a la vía jerárquica es orden.

El respeto a la vía jerárquica.

El ritmo es esencial para la ejecución automática y uniforme de una operación.

El trabajador debe disfrutar de estabilidad en el trabajo.

El trabajador debe estar libre de toda discriminación de cualquier naturaleza.

El trabajo debe estar dividido por especialidades.

El trabajo debe influir siempre hacia adelante.

Eliminar tareas inútiles e incoherentes.

En cada acto administrativo debe de prevalecer la impersonalidad en el mando.

En todo análisis debe existir una responsabilidad clara para cada actividad.

Encontrar lo que es necesario y hacerlo.

Evaluar en forma permanente lo actuado.

Hacer que el trabajo llegue al empleado y no el empleado al trabajo.

Identificar la operación innecesaria y eliminarlas.


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Igualdad de oportunidades para el cambio de posición.

La calidad es punto estratégico de la administración.

La circulación del flujo de trabajo debe manejarse en línea recta.

La coordinación debe ser la armonía de las acciones.

La creatividad es la administración de la inteligencia.

La dirección es la coordinación de intereses de trabajadores empresarios.

La disciplina es el fiel reflejo de la buena dirección.

La eficiencia física y económica debe ser nuestros objetivos.

La flexibilidad en cualquier situación de cambio debe ser una posibilidad

positiva.

La iluminación y la ventilación debe estar acordes con ambiente.

La mejora, la adición, la eliminación, la transformación deben ser una visión

constante.

La originalidad es mejor que la repetición.

La precisión es la búsqueda constante en todo cambio.

La pro actividad es un atributo del éxito.

La pro actividad es la meta de todo negocio.

La racionalidad es base para la efectividad.

La reducción de los costos y esfuerzos no deben de perjudicar la eficiencia.

La rentabilidad es el objetivo de la inversión.

La revisión y la actualización deben ser permanentes.


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La sobrecarga de trabajado debe de eliminarse.

Las desviaciones deben corregirse en forma oportuna.

Las herramientas deben estar en el área normal de trabajo en un solo sitio.

Las instrucciones y los informes deben canalizarse a través de las líneas

administrativas establecidas.

Las responsabilidades deben definirse cuidadosamente.

Las tareas deben de realizarse con el mínimo de esfuerzo.

Lo observado, lo corregido debe hacerse en forma escrita.

Lo que vale la pena hacer, no siempre vale la pena hacerlo exageradamente.

Los instrumentos, materiales y controles deben colocarse cerca del operario y

directamente al frente.

Los intereses particulares deben de subordinarse a los generales.

Los movimientos y descansos de las manos deben de ser simultáneas.

Los niveles de remuneración deben ser en función de la importancia relativa y

el grado de dificultad del trabajo.

Los supervisores deben identificarse con lo importante y no con los detalles.

Mínima distancia recorrida de personas y cosas.

Nadie puede ser propiedad de la organización a diferencia de otros recursos

materiales.

No debe de asignarse la responsabilidad de una función a más de una persona

u organismo.


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La unidad de Organización y Métodos…

Objetivos Y Políticas

Objetivos

Lograr que la empresa en su conjunto y las unidades que la integran en

particular cuenten con estructuras organizativas equilibradas, flexibles y

funcionales que faciliten el buen logro de los resultados esperados.

Dotar a las diferentes unidades de la empresa de objetivos, políticas,

normas y otros aspectos organizativos, relacionados con la doctrina y

filosofía de la doctrina que sean necesarias para orientar y encauzar el

eficaz desempeño del trabajo.

Facilitar la planeación, distribución y control del trabajo entre las diferentes

unidades de la empresa, evitando la improvisación de labores, la pérdida de

tiempo, las disminuciones en el volumen y calidad de trabajo y el desorden

administrativo que pudiera presentarse.

Optimizar los diferentes sistemas, procedimientos y métodos de trabajo

utilizados por todas las unidades de la empresa.

Analizar todos los cargos o puestos de trabajo, sus jerarquías,

responsabilidades y requisitos.


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Políticas

Procurar al máximo posible que las diferentes investigaciones y estudios de

O y M, se vayan desarrollando conforme a los calendarios de trabajo

previamente elaborados para tal efecto.

Utilizar adecuadamente las diferentes fuentes de información que fueren

necesarias para el desarrollo de los estudios e investigaciones, evitando la

obtención de datos superfluos, falsos, incompletos y desactualizados.

Establecer y mantener excelentes relaciones interpersonales con el

personal involucrado den los estudios e investigación procurando obtener

su confianza, respeto, consideración, reconocimiento y admiración.

Contar siempre con información actualizada sobre la organización y

funcionamiento de otras empresas similares, con el propósito de establecer

análisis comparativos que permitan aprovechar sus conocimientos y

experiencias en beneficio de la consistencia y efectividad de los estudios e

investigaciones que se desarrollan.

Velar por que los instrumentos técnico-administrativo (manuales, guías,

instructivos, etc) que se emitan, sean preparados y actualizados de

conformidad con las normas de redacción, ortografía, puntuación y

presentación requeridas.

Observar cuando fuere necesario, antes, durante y después de los estudios

e investigaciones, la más absoluta discreción y confidencialidad sobre

aquello datos, hechos y opiniones que por determinada circunstancias no

deban ser divulgados al personal de la empresa.


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Justificación De La Existencia De La Unidad De O Y M

Y Funciones De Una Unidad De O Y M

Justificación:

El proceso de globalización y modernización exige actualización, y por

consecuencia demanda eficiencia, productividad, competitividad y dividendos. Sin

embargo, con el desarrollo continuo, la evolución constante del crecimiento o de

las actividades y lo complejo que se convierte mantener la alta calidad, el bajo

costo y constancia en el mercado, es necesario contar con unidades

especializadas que contribuyan a asesorar, aconsejar y orientar a la

administración en cuestiones de O y M.

La creación de la unidad de O y M en la empresa es una necesidad, ya que esta

será responsable de planear, ejecutar y controlar las diferentes actividades que

son necesarias para mejorar y racionalizar el trabajo de la empresa.

Funciones:

La unidad de O y M es eminentemente asesora a la alta dirección como las

diversas unidades que componen la empresa.

Función general:

Estudiar y analizar la organización, sistemas, procedimientos, métodos,

formularios, espacio físico, aprovechamiento del mobiliario y equipo y otros

recursos utilizados por las diferentes unidades administrativas y técnicas

que integran la empresa; con el propósito fundamental de sugerir aquellos

cambios y mejoras administrativas que tiendan a elevar la eficiencia integral

de la misma, mediante el aprovechamiento racional de los recursos

humanos y materiales de que se disponga en un momento determinado.


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Funciones específicas:

Estudiar, analizar y mejorar permanentemente a estructura organizativa,

objetivo, política, funciones, normas de trabajo y otros aspectos

organizativos de las diferentes unidades que integran la empresa

Estudiar, analizar y mejorar continuamentes los diversos sistemas,

procedimientos, métodos, formularios, informes, registros, controles,

archivos, espacios físicos, aprovechamientos de mobiliario y equipo y otros

factores o elementos de análisis administrativo.

Formular y proponer, basándose en los estudios de organización y

funcionamiento, reformas a los reglamentos, instructivos y demás

disposiciones legales y normativas vigentes en la empresa.

Funciones complementarias:

Análisis y diseños de procedimientos.

Estudio de métodos de trabajo.

Análisis, diseño y control de formularios.

Distribución física de oficinas.

Distribución del trabajo.

Elaboración de manuales administrativos.

Análisis de conflicto de autoridad y responsabilidad.


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Modelo De Estructura Interna De Las Unidades De O Y M

A continuación se describen algunos ejemplos de estructura interna la unidad.

1. Por producto o área técnica.

2. Por unidad de organización.

3. Por área de la empresa.

4. Por tipos de sistemas analizados.

5. Por complejidad de proyectos.

6. Por combinación de criterios.

Ejemplo por Producto o Área Técnica


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Jefe Unidad de O y M

Estructura Básica de la Unidad de O y M

Esta estructura funcional puede manifestarse en diferentes estructuras

dependiendo de las necesidades de la empresa.

A continuación se presenta Ia descripción del cargo del jefe de la Unidad de O y

M.

Función básica:

Colabora con la gerencia general en lo relativo a la planeación, ejecución,

coordinación y control de todas aquellas actividades necesarias para proporcionar

asesoría técnica en materia de Organización y Métodos, a todas y cada una de las

unidades que integran la compañía.

Responsabilidades y Autoridad

Planea, dirige, supervisa y coordina la ejecución de las investigaciones y

estudios técnico-administrativos que permitan analizar y mejorar la

organización y funcionamiento de la empresa en su conjunto.

Colabora con el personal técnico a su cargo, cuando las necesidades o

circunstancias Io requieran, en Ia ejecución de los diferentes estudios e

investigaciones que lleva a cabo Ia unidad.


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Estructura Básica de la Unidad de O y M

Informa de manera periódica al gerente general sobre el estado de avance

y situación en que se encuentran los estudios e investigaciones que

desarrolla Ia unidad a su cargo.

Orienta y guía al personal a su cargo sobre los procedimientos, métodos y

normas técnicas y administrativas que debe utilizar para el desarrollo de los

trabajos que se le asignen.

Requisitos del cargo

Educación: Graduado o egresado de Ia carrera de administración de

empresas, ingeniería industrial, de preferencia con estudios especializados

sobre Organización y Métodos.

Experiencia: Haberse desempeñado cuatro o cinco años como analista de

sistemas administrativos; y de preferencia haber trabajado uno o dos años

como jefe de Organización y Métodos.

Los analistas, las secretaria y todos los elementos, que conforman la unidad de O

y M, deberán contar con un perfil académico y de experiencia que contribuya al

logro de los objetivos organizacionales.


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Ubicación De La Unidad En La Estructura De

La Empresa Y Relación Con Otras Unidades

Da su función asesora, la unida de O y M deberá estar estratégicamente ubicada

en el organigrama de la estructura. Esa ubicación dependerá de cada

organización pero siempre deberá estar bajo la autoridad del gerente general.

Esta ubicación le dará una posición de mayor protagonismo y poder de asesorar

que el estar ubicada en una posición baja en el organigrama.

Así por ejemplo, si la unidad de O y M está ubicada bajo la gerencia

administrativa, entonces todos los estudios e investigaciones deberán ser

aprobados y autorizados únicamente por la unidad administrativa. Esto limitará

que O y M tenga influencia sobre las demás áreas funcionales como Producción,

Finanzas o Mercadotecnia.

El propósito de la unidad de O y M es mejorar la eficiencia administrativa pero no

puede hacerlo de manera aislada. Una de las funciones importantes es convencer

a todos los miembros de la organización que los cambios constantes en los

procesos conllevan al mejoramiento administrativo y por ende a la productividad y

competitividad.

Tamaño De La Unidad De O Y M

No hay estudios serios que determinen el tamaño óptimo máximo y mínimo, de la

unidad de O y M. El tamaño dependerá de las necesidades de la empresa y de la

inversión que se desea para la misma. En sociedad como la japonesa existen

áreas facultadas donde los empleados estudian y analizan los procesos

organizaciones y ellos toman decisiones sobre los problemas y las mejoras de la

empresa. Es decir, no existe un área de O y M que haga el trabajo, dado que ellos

mismos conocen y pueden hacer mejoras al trabajo.


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Aspectos a considerar para determinar el tamaño de la unidad de O y M:

El tamaño de la empresa.

Giro o tipo de empresa.

Producto que realiza.

Análisis costo-beneficio de la creación de la unidad.

Expansión y proyecciones de crecimiento.

Consideraciones generales sobre el tamaño de la unidad de O y M:

La relaciones entre departamentos.

La experiencia de los analistas.

Considerar facultar a las áreas funcionales.

El tamaño de las organizaciones.

Cualidades Del Personal De La Unidad

Ser parte de la unidad de O y M requiere poseer ciertas cualidades únicas que le

permitan desarrollar con eficiencia su labor dentro de la misma. A continuación se

describen algunas de las cualidades más importantes:

Imaginación

Creatividad

Innovador

Integridad

Habilidad en relaciones humanas

Buena presentación

Juicio

Lógica

Perseverancia

Determinación


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Además de las cualidades anteriores el personal de O y M deberá poseer los

siguientes atributos.

Tiempo de estudiar.

Estar capacitado.

Estar adiestrado.

Visión compartida.

Trabajar en equipo.


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Premisas Del Buen Analista De O Y M

Y Los Mandamientos De La Unidad De O Y M

Premisas:

AI igual que las cualidades el buen analista de O y M debe basarse en ciertas

premisas. Estas premisas son consideradas verdades casi absolutas y que ponen

ciertos límites a Ia función de O y M.

Seguido se describen algunas de las premisas más importantes:

Debe lograrse que el trabajo del analista de O y M sea reconocido como

estudio de una mejora y no como un hallazgo de faltas que deban

corregirse.

Su objetivo debe ser Ia aceptación de las propuestas que hagan en los

estudios.

Las propuestas y consejos deben ser cuidadosamente preparados y

meditados para poder resistir Ia crítica y enfrentarse a Ia inercia basándose

para ello en hechos.

Debéra estar familiarizado con las teorías y las practicas de la

administración.

No debe olvidarse que la función del analista de O y M es asistir al proceso

de mejoramiento y cambio en la administración.

Presentar la mayor imparcialidad en la apreciación de los hechos.


33

Mandamientos

Los mandamientos son lineamientos que guían la acción los cuales están basados

en buscar mejoras y cambios sustanciales de los procesos administrativos.

Seguido se detallan algunos de los mandamientos más importantes:

El trabajo de la unidad de O y M se concentra en el estudio, análisis y

mejoramiento del trabajo administrativo relativo a Ia organización, sistemas,

procedimientos y métodos de trabajo.

Las tareas de Ia unidad de O y M serán ejecutadas por personas que hayan

recibido capacitación técnica y especializada y/ o cuenten con alguna

experiencia en el análisis de problemas administrativos.

Los resultados de la unidad de O y M se constituirán en instrumentos

básicos y auxiliares para Ia eficiente toma de decisiones gerenciales.

Para que la unidad de O y M cumpla eficientemente con sus objetivos, esta

deberá contar con la participación y colaboración decidida de todas las

unidades de la empresa.

Los resultados de las investigaciones y análisis que desarrolla la unidad de

O y M siempre estarán encaminadas única y exclusivamente a sugerir,

aconsejar y asesorar a las demás unidades, y jamás a presionarla e

imponerle los cambios y mejoras que se obtengan.


34

Técnicas E Instrumentos de Análisis

La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad

de su aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero, a la

disponibilidad de tiempo, a la posibilidad de contar con medios electrónicos

(computadoras) que acelere el proceso de análisis.

Técnicas descriptivas:

Organigrama.

Cuadros de distribución del trabajo.

Diagramas de flujos.

Árbol de decisión.

Técnicas cuantitativas:

Análisis de series de tiempo.

Correlación.

Modelos de inventario.

Modelos integrados de producción.

Muestreo.

Números índices.

Técnicas para la revisión y evaluación de programas.

Programación lineal.

Simulación.

Teoría de colas o líneas de espera.

Teoría de las decisiones.

Teoría de los juegos.


35

Fuentes Que Originan El Trabajo

En La Unidad De O Y M

Estas se producen dentro de 2 escenarios que a continuación se presentan:

Fuentes:

Internas:

Dentro de la unidad se originan por iniciativa propia del ejecutivo o

personal de la misma.

Según lo establecido en el plan de trabajo previamente aprobado.

Pro instrucciones del jefe de una unidad especifica.

Externas:

La competencia es la primer fuente externa que origina trabajos en la

unidad de O y M.

Los clientes en Ia misma línea que la competencia son fuente de

mejora en la organización.

A petición de otra área funcional.

Por indicaciones de la alta dirección

Por instrucciones de un comité de mejora continua.

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