ORGANIZACIÓN Y PROGRAMACION DE EVENTOS

7/31/2019 ORGANIZACIN Y PROGRAMACION DE EVENTOS

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Sustentante(s):

Pamela de Len

Humberto Fernndez

Ibelki Brioso

Ricardo Espinal

Dianne Martnez

Eddy Solano

10- SATN- 1- 049

10- SATN-1 -050

10- SATN- 1- 053

10- SATT- 1- 002

10- SATN- 1- 001

10- SATN- 1- 006

Materia:

Servicios de mesas, restaurantes y banquetes.I

Profesor(es):

Ana Ma. Aguasvivas

&

Luis Estrella

Tema:

Organizacin y programacin de eventos

Fecha:

09 de octubre de 2012


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CONTENIDO:

1. Introduccin

2.Concepto de evento

3. Protagonistas de un evento3.1 El dueo del evento

3.2 El Pblico

3.3 Proveedores

3.4 El Organizador

4.Clasificacin de eventos

5. Etapas de un evento5.1 Pre- Evento

5.2 Durante el Evento

5.3 Post- Evento

6.Tipos de montajes

7. Alimentos y bebidas


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ORGANIZACIN Y PROGRAMACION

DE EVENTOS


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INTRODUCCION

Desde tiempos remotos la humanidad ha vivido en sociedad,por un lado para poder sobrevivir a los peligros que le

rodeaban y, por otro a la necesidad de relacionarse

emocionalmente con sus semejantes, el ser humano esta

diseado para socializar y entre tantos medios de

comunicacin que existen, los mas importantes que invitan a

socializar con dems personas, son los acontecimientos diarios

de la vida que son sugeridos por algn motivo como negocios,diversin, entretenimiento, conocimiento, crecimiento

personal u otro motivo, a estos acontecimientos de la vida los

llamamos eventos, pero: Que son los eventos? Donde y cuando

se realizan? Y lo mas importantes quienes lo relizan?

En las siguientes pginas estn destinadas a darles una

explicacin acerca de tan importante concepto en la sociedad.


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Son los que proveen productos y servicios relacionados, sin los cuales no podra

completarse el objetivo que el dueo persigue al organizar el evento.

El organizador

Aquella persona o grupo de personas que hace posible que todos los factores seconjuguen en un todo armnico para alcanzar el objetivo.

El organizador tiene sobre sus espaldas el 100% de la responsabilidad en el xito del

evento. A veces no cuenta con el 100% de la autoridad y generalmente carga con la

totalidad de la culpa en caso del fracaso.

Para poder realizar bien su trabajo debe conocer, entre otras areas:

Planeacin

Administracin

Logstica

Manejo seguro de los alimentos

Presupuesto

Relaciones pblicas

Negociacin (con el cliente, proveedores y equipo de trabajo)

Legales (permisos y dems)

CLASIFICACION DE EVENTOS

Estos se clasifican de diferentes maneras:

Por el nmero de participantes1. Reuniones2. Congresos3. Convenciones Por el lugar1. Al aire libre2. Bajo techo

Por el propio sitio1. Privados2. Comerciales

Por la participacin1. Gratuita2. Por paga


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Pero por lo general la clasificacin equitativa que define mas cada uno de estos

eventos por renglones es la siguiente:

Social

Instalacin y protocolo de: Matrimonios, nacimientos, cumpleaos, aniversarioscocteles, brindis, tes, almuerzos, desayunos, cenas, coffee breaks, campaas,

inauguraciones, recepciones y funerales.

Cultural

Exposicin, danza, teatro

Acadmico

Seminarios, conferencias, cientficos, congresos, entregas de reconocimiento, foros,

charlas

Recreativo

Festival, espectculos, ferias, exposiciones comerciales

Deportivo

Prueba, campeonato, juegos.

Es muy probable que suceda que, al momento de seleccionar el formato, yasabremos cul es a temtica general del evento, ya que va a estar ligada a la

actividad a la que nos dedicamos. Como mencionamos ms arriba, son muchas

opciones que tenemos de acuerdo a una serie de factores que nos van a llevar a

decidir cmo vamos a encarar el evento.

ETAPAS DE UN EVENTO

PRE EVENTOEn esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen

nica del evento en la mente y el corazn del publico objetivo, por ello es

importante crear tcticas consistentes que respalden la estrategia de comunicacin

de este.

Debemos:

1. Establecer que evento queremos


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2. Hacer un cronograma puesto que tenemos un tiempo predeterminado antesdel evento en el cual se debe seguir a carta cabal cada paso propuesto en

este, en el tiempo propuesto para eso.

3. Hacer un presupuesto. En esta parte es donde cotizamos todo y cada uno delos materiales que vamos a necesitar con los proveedores de los mismos, eneste presupuesto se incluye el pago a colaboradores de dicho evento,

compras de material gastable y alquileres.

4. Negociaciones, que se deben llevar a cabo despus de seleccionar laspropuestas mas convenientes hechas por los proveedores durante la

presupuestacion.

5. Brainstorming o mejor conocido como lluvia de ideas, en donde hablamoscon nuestro cliente para saber que quiere exactamente y a la vez decidir con

el mismo que es lo mas conveniente entre sus ideas y la nuestra para que el

evento quede de la mejor forma posible, agrando al publico y satisfaciendo alos responsables de su realizacin.

6. Promocin. Es importante una vez esta todo planeado y propuesto,promocionar el evento, dependiendo el tipo de evento se hacen invitaciones,

tickets, anuncios, carteles y todo lo que sea necesario para la convocatoria

de publico al evento.

7. Elaboracin de checklist. Que es la herramienta que permite que todo secumpla en el tiempo requerido, da orden y seguimiento a cada actividad sin

que se olvide el mas minimo detalle.

8. Marketing9. Convocatoria en caso de invitaciones10.Ventas en caso de espectculos

DURANTE EL EVENTOConsiste en la exitosa coordinacin y ejecucin de las actividades previamente

planeadas. En esta fase del evento estn implcitas las tareas que y que requieren de

su realizacin. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando deacuerdo a lo planeado en su cronograma y al checklist del evento.

POST EVENTOEn esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:

1. Las actividades de seguimiento como devolucin de alquileres,presupuestario y reposiciones

2. La aplicacin de encuestas de satisfaccin y reporte de resultados


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ALIMENTOS Y BEBIDAS

En el caso de eventos el servicio de alimentos y bebidas es importante, ya que este

representa parte esencial en un evento porque acertar o fallar en la eleccin de un

servicio de catering correcto, puede proporcionar el xito al evento o ser el

causante de el fallo de mismo.

Bsicamente un catering, por definicin, es el servicio profesional que se dedicaprincipalmente a la prestacin externa del suministro del servicio de comidapreparada, pero tambin puede tomar parte en abastecer de todo lo necesario parala organizacin de un banquete u una fiesta. Tambin se considera catering a lapreparacin de comidas en grandes cantidades para ser vendidas en puntos deconsumo separados del lugar donde se elaboran. Es una actividad deexternalizacin de servicios de comidas. Es por eso que el servicio es variabledependiendo del evento que se presente.

Entre los diferentes tipos de servicios de catering se destacan:

Catering aperitivo:Este servicio tiene una duracin de entre 15 a 30 minutos. Se realiza un clculo dedos bocados por persona.

Catering cocktail:El horario estimado de realizacin es de 11 a 13 o de 19 a 21 horas. Se calculan de

quince a veinte bocados por personas; salados 2/3 y dulce 1/3.

Catering Recepcin:Dura aproximadamente tres horas y frecuentemente se realiza a las 20 horas. Secalculan de dieciocho a veinte bocadillos por persona; de los cuales 2/3 son salados y1/3 dulce.

Catering recepcin buffet:Al igual que el anterior, su duracin es de tres horas y el horario estimado es a las 20

horas. Pero en este caso, se ofrecen variedades de platos fros, calientes yguarniciones.

Catering recepcin, comida o banquete:Se contrata para eventos de larga duracin, ya que se calculan entre seis y ochohoras y su horario estimado es de 22 horas. En este catering se calculan seis bocadospara la recepcin y luego, en la cena, encontramos la entrada, el plato principal, elpostre, un servicio de caf, el brindis, la mesa dulce y el final de la fiesta.


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En caso de open bar la barra debe ser abierta luego de las ruedas de

ccteles aperitivos, cuando ya han llegado la mayora de invitados, cuando ya la

fiesta esta por empezar.

La variedad de opciones de licores y/o ccteles depende del presupuesto destinado

a bebidas, esta claro que cuanto ms variedad de los mismos, ms satisfechos

quedarn los invitados, ya que todos tienen gustos diferentes.

Tambin es necesario que se debe tomar en consideracin ccteles vrgenes para

aquellos invitados que no tomar alcohol.

Adems de la importancia en los licores, se debe considerar contratar buenos

bartenders, que tengan experiencia para que la atencin sea rpida y no se tenga

acumulaciones de gente desatendida en la barra.


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CONCLUSION

Pudimos observar que la organizacin de eventos es elproceso de diseo, planificacin y produccin de congresos,festivales, ceremonias, fiestas, convenciones y otros tipos dereuniones, cada una de las cuales puede tener diferentesfinalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organizacin de un eventoson la presupuestacion, el armado de cronogramas, la

seleccin y reserva del espacio y de los mejore servicios para eldesarrollo del encuentro, la tramitacin de permisos yautorizaciones, supervisin y buen manejo de la gastronoma ylogstica, todo esto para fusionar de manera acertada cada unade las actividades que se realizan para llevar a cabo unencuentro con un pblico determinado en la sociedad.

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