Organizar Eventos Es Un Servicio Con Gran Demanda Que Puede Ser Muy Rentable

7/22/2019 Organizar Eventos Es Un Servicio Con Gran Demanda Que Puede Ser Muy Rentable

http://slidepdf.com/reader/full/organizar-eventos-es-un-servicio-con-gran-demanda-que-puede-ser-muy-rentable 1/10

Organizar eventos es un servicio con gran demanda que

puede ser muy rentable

Organización de eventosOrganizar eventos requiere tres cosas básicas: contactos, un

„colchón‟ financiero y capacidad de sacrificio a prueba de bombas.

Si reúnes estas condiciones, ésta es tu oportunidad.

Celia García Vega y Maribel González 04/08/2009

IMPRIMIR

ENVIAR

Aunque no es una actividad exenta de inconvenientes, la rápida evolución del sector y

la creciente demanda de este tipo de servicios han hecho que la organización de

eventos se convierta en una excelente oportunidad de negocio para aquellos

http://www.emprendedores.es/crear-una-empresa/plan-de-negocio-agencia-de-organizacion-de-eventos


http://www.emprendedores.es/content/tipafriend/14144


http://www.emprendedores.es/content/search?SearchText=%22organizaci%C3%B3n+de+eventos%22




http://www.emprendedores.es/var/em/storage/images/crear-una-empresa/plan-de-negocio-agencia-de-organizacion-de-eventos/203545-1-esl-ES/organizacion-de-eventos_ampliacion.jpg

http://www.emprendedores.es/var/em/storage/images/crear-una-empresa/plan-de-negocio-agencia-de-organizacion-de-eventos/203545-1-esl-ES/organizacion-de-eventos_ampliacion.jpg







emprendedores que hayan tenido alguna relación con el mismo. Fernando Bello,

director en Madrid de Test Drive Europe, asegura que “ este negocio puede ser muy

rentable a muy corto plazo, si tienes una buena cartera de clientes y un gran

conocimiento del sector que te permita responder a todas las demandas y adelantarte

a los problemas. En definitiva, si demuestras tu profesionalidad en cada trabajo”. Para

Berta Rebollo, responsable de organización de eventos de Talante, “la principal

desventaja del sector es que no puedes entrar si no lo conoces previamente. Primero,

porque la competencia es muy fuerte y para hacerte un hueco la experiencia es la

mejor carta de presentación. Y segundo, porque es un negocio que funciona

básicamente a través de contactos”.

José de la Pisa, director de El lado positivo de la vida, también cree que una de las

principales desventajas de la organización de eventos es el exceso de competencia:

“El problema es más grave si sólo te dedicas a actos para empresas, porque éste es un

mercado más consolidado, con muchas empresas especializadas, y en el que lasantiguas agencias de imagen, comunicación y publicidad están diversificando para

ofrecer un servicio integral a sus clientes. Por el contrario, las personas físicas ofrecen

todavía muchas posibilidades pues representan un mercado poco desarrollado en

España”.

Para Fernando Bello, “la principal desventaja del negocio se deriva del intrusismo que

lo acompaña. Es un sector rentable, no requiere mucha infraestructura y parece fácil

de hacer”. Otro problema es que es un negocio muy esclavo, sin horarios. Explica

Bello que “puedes estar varios meses sin hacer apenas algo más que labor comercial y

de repente llegar una racha de trabajo de quince horas diarias de lunes a domingo”.

DINERO EN EL BOLSILLO

Es un negocio que precisa una fuerte inversión en la búsqueda de nuevos clientes y

proveedores, en el mantenimiento de los que tienes, en la organización

de los actos, etc. Además e s importante que los clientes perciban que tu empresa es

solvente y que se puedan fiar de tus posibilidades financieras para afrontar la

organización de un evento antes de que ellos te paguen. Fernando Bello explica que

“para montar una empresa de este tipo no basta con los 3.000 euros necesarios paracrear una sociedad limitada. Necesitas disponer, al menos y como ejemplo de 9.000

euros para alquilar un palacio donde realizar una convención y otros tantos para

pagar a los proveedores y poder ir organizando el siguiente acto”. Según José de la

Pisa, “no hay que olvidar que generalmente a los proveedores se les paga por

adelantado, mientras que los clientes siempre pagan después del evento. Además los

proveedores no suelen ser habituales porque cada acto tiene unas características y











necesidades distintas, por lo que no se fían y, dependiendo del grado de confianza

que mantengas, pueden exigir el pago al contado con una antelación de 30, 60 o 90

días”.

POCOS PROFESIONALES

Una empresa de organización de eventos no requiere contar con mucho

personal.Basta con disponer de secretaria, contable y una o dos personas que te

ayuden en la labor comercial. El resto de servicios los vas a subcontratar, por lo que

cuantos menos gastos de personal tengas, menos lastrarás tus resultados. Fernando

Bello asegura que “la empresa ideal que se inicia en este mercadosería la constituida

por una única persona que hiciese de presidente y director comercial con la capacidad

y los contactos para contratar a los mejores profesionales para cada evento”. Y

Rebollo asegura que el personal “debe tener formación en turismo relaciones

públicas, comunicación interpersonal, etc. También han de dominar varios idiomas”.

UBICACIÓN Y DECORACIÓN

Antes de montar tu empresa, indaga si en el área de influencia del futuro negocio hay

suficientes empresas interesadas en contratar tus servicios, así como infraestructuras

para prestarlos (salas de conferencias, hoteles, restaurantes...). Lo ideal es

establecerte en ciudades medianas donde aún hay hueco en el mercado Valencia,

Sevilla, Bilbao...) y prestar servicios a clientes de los alrededores. Para ubicar tu

oficina, Bello asegura que “no hace falta un local muy grande pero sí situado en una

zona que venda por sí sola al aparecer en tu tarjeta de visita”. La decoración importa

en la medida en que sirve para mejorar tu imagen. No olvides que tu oficina, tu

vestuario, etc., dan a tus cliente un referente de los eventos que organizas.

Respecto a la inversión publicitaria, ésta no va a ser muy elevada porque la fórmula

más rentable para una empresa de organización de eventos es la labor comercial y,

sobre todo, el boca-oído. Según Rebollo, “es un negocio en el que cuentan mucho los

contactos y por eso la publicidad en grandes medios masivos no es efectiva”. En todo

caso, puedes insertar anuncios en medios muy especializados y servirte de formas de

publicidad que lleguen más directamente a tu público objetivo: mailings, páginasamarillas, asistencia a ferias, etc.".











Plan de Negocio. Montar una Empresa de Organización y Desarrollo de Eventos

1.- LA IDEA DE NEGOCIO.

Nuestro objetivo inmediato es montar una empresa dedicada a la organización y realización de eventosprofesionales

2.- IDENTIFICACIÓN DE LOS/AS EMPRENDEDORES/AS

Se recomienda que la persona que se embarque en este negocio sea una persona con capacidad para laorganización de actos y eventos, con dotes comerciales y de atención al público.

3.- DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO-SERVICIO/EL MERCADO

• EL PRODUCTO O SERVICIO:

La actuación de la empresa se desarrolla en dos fases:

INFORMACIÓN

Antes del comienzo de cualquier actividad, contratada por el cliente, la empresa deberá de adoptar lasmedidas necesarias para garantizar que la persona usuaria esté informada de las instalaciones y servicios.

ACTIVIDADES

Este negocio permite una adaptación muy personal según el perfil del emprendedor que vaya a llevarlo acabo.

Entre las actividades que usualmente suelen realizar este tipo de empresas encontramos:

Actividades de comunicación, promoción y de marketing. Es frecuente realizar actividades de

comunicación para las empresas que lo soliciten, llegando a montar incluso gabinetes de prensa o toda la

campaña de comunicación para una empresa o para el lanzamiento de un producto, etc.

Organización de eventos como reuniones, convenciones, conferencias, almuerzos de trabajo, cenas

espectáculo, etc. y celebraciones para particulares (desde cumpleaños hasta celebraciones de boda).

Para realizar estas actividades, la empresa deberá proporcionar stands, mostradores, expositores y otros

elementos de decoración, iluminación, azafatas, catering, personal de seguridad, etc. Por ello, es

frecuente la subcontratación de diferentes profesionales en función de la actividad concreta.• EL MERCADO

El sector de la organización de eventos es uno de los más importantes dentro del mercado del ocio y elturismo.

Nos encontramos ante un sector actualmente en crecimiento. Claro ejemplo de esta afirmación es quecualquier empresa a la hora de presentar un nuevo producto o un proyecto a sus clientes, organiza undesayuno, almuerzo o cena para agasajar a sus invitados. Además, cada vez es más habitual invertir unasuma importante para celebrar bodas, bautizos y comuniones como un símbolo de posición social.

Dentro del sector de la organización de eventos nos encontramos con diversos subsectores:

Organización de ferias, congresos y conferencias.

Organización de actos para particulares: fiestas, bodas, etc.

Organización eventos para empresas: reuniones, viajes...

Organización de eventos para instituciones.



Organización de eventos deportivos, etc.Es muy importante ampliar el abanico de actividades y tratar de enfocar el negocio desde el punto de vistaque proporcione ingresos durante todo el año. De todas formas las empresas inicialmente suelen manteneruna oferta muy diversificada, pero la tendencia general es hacia la especialización una vez que se hacomprobado cuales son los servicios más demandados y de los que se saca mayor rentabilidad.

• LA CLIENTELA

Este tipo de servicio puede ofrecerse a una multitud de clientes distintos, ahora bien, todo depende delvolumen de negocio que el emprendedor desee abarcar. Este estudio se basará en el supuesto de un iniciomodesto, pero consciente de las múltiples oportunidades de crecimiento que se tienen.

Entre los clientes pueden estar:

Grupos de amigos para celebrar un evento, casinos, asociaciones de ocio, fundaciones,...

Colegios, guarderías, residencias de ancianos, hospitales, etc.

Ayuntamientos e instituciones u otro organismo para actos sociales

Empresas («catering», «buffets» y comedores de empresa.

Eventos sociales y celebraciones: fiestas, bodas, comuniones, bautizos...• LA COMPETENCIA

Para estudiar la competencia del negocio, habrá que tener en cuenta los siguientes tipos de competidores:

Empresas de organización de eventos : empresas similares a la que se describe en este proyecto.

Empresas especializadas en algunas de las actividades: eventos deportivos, empresas de catering, diseño

de stand, ferias, exposiciones, etc.Es conveniente estudiar en la zona en la que se decida localizar el negocio, si existe algún potencialcompetidor y ver si su perfil se asemeja al que se le quiere dar a este proyecto.

• PLAN DE VENTAS

Es importante destacar en este punto algunas cuestiones:

El mercado es muy sensible a las acciones publicitarias. La comercialización debe contar con un

importante apoyo de la política de comunicación y de promoción.

Es recomendable dirigir una comunicación personalizada por grupos, ya que no es igual la información

que se quiere transmitir a empresas privadas, que a grupos de particulares, sobre todo por las diferencias

de gustos y poder adquisitivo.

Un medio económico y muy efectivo en este sector es Internet, se recomienda crear una página Web, en

la que se publiciten todas las actividades que se ofrecen, fotos de los trabajos realizados, ofertas, etc.

La mejor forma de captación de clientes es el “boca – boca”. Por ello es importante la satisfacción del

cliente a fin de que recomienden el servicio4.- LOCALIZACIÓN

En este apartado se debe indicar:

La situación de la empresa: municipio, zona (indicando si se ubicará en algún polígono industrial, centrocomercial..)

La proximidad de la empresa a vías de comunicación. Es conveniente adjuntar un mapa o plano de la zona,donde se puede apreciar el emplazamiento de la empresa



Las políticas municipales o regionales de ayudas a la instalación de nuevas empresas.

Los suministros y servicios existentes en la zona.

La posibilidad de abastecerse en la zona de materias primas y otros productos. Las posibilidades desubcontratación de servicios o trabajos con otras empresas.

5.- PLAN DE ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

Para poner en funcionamiento una empresa de organización de eventos no es necesario contar con unaextensa plantilla ni una gran infraestructura.

Lo más oportuno para el inicio es el contrato de personal por horas para la realización de servicios concretos.Cuando el negocio se vaya consolidando, se irá contratando personal fijo siempre que exista un volumen detrabajo que lo justifique.

Por este motivo, la plantilla inicial estará compuesta por:

Gerente : Que realizará todas las tareas de gestión de la empresa. Además desarrollará las actividades

comerciales.

Administrativo/a : Esta persona estará encargada de atender, las necesidades de información (atención

telefónica, recepción de correo, etc) y también desempeñará las tareas administrativas habituales (cobros,documentación, etc.). Por la naturaleza del puesto debe valorarse las habilidades sociales de la persona

que lo ocupe.

Para cada trabajo concreto que se vaya a realizar, se subcontratará al personal necesario para llevarlo a

cabo: azafatas, montadores, camareros, personal de seguridad, etc.6.- PLAN ECONOMICO-FINANCIERO I. INVERSIONES Y FINANCIACION.

Para el desarrollo de la actividad serán necesarias las siguientes INVERSIONES:

Ubicación de las Instalaciones.

En este negocio es fundamental la ubicación del local. Debe de situarse en lugares de gran afluencia depúblico, preferiblemente cerca de colegios, organizaciones, edificios de oficinas, e incluso cercano a agencias

de viajes, debido a que los clientes ante el desconocimiento de la existencia de empresas especializadas enestas actividades acuden a las agencias de viajes para solicitar los servicios.

Características de las Instalaciones.

Las instalaciones necesarias para el desarrollo de la actividad están formadas por una oficina de pequeñasdimensiones, en la que se atenderá a los clientes y almacenará el material. Se recomienda un establecimientode unos 25m 2.

Costes Acondicionamiento Local

Aquí se incluyen los conceptos relativos a:

Acondicionamiento externo: Rótulos, vitrinas, carteleras, cierres...

Acondicionamiento interno:

Hay que adecuar el local para que se encuentre en condiciones para su uso. Además la ley obliga aincorporar un aseo para uso personal. Para el acondicionamiento del local habrá que realizar una serie deobras que dependerán del estado en el cuál se encuentre el mismo. De este modo también supondrán uncoste, a la hora de iniciar la actividad, la licencia de obra, la obra y los costes del proyecto.

Estos costes pueden rondar los 9.860 € (IVA incluido) aunque esta cifra varía mucho en función del estado enel que se encuentre el local. De este modo, la cantidad anterior puede reducirse en gran medida si el local yaha sido acondicionado previamente.

Mobiliario y Decoración



El objetivo debe ser conseguir la máxima funcionalidad cuidando su vez todos los detalles estéticos quetransmitan la imagen de calidad que queremos para el negocio, a la vez que resulte cómodo para los clientes.

El mobiliario básico estará compuesto por los elementos que se exponen a continuación:

Mesas y sillas de oficina.

Estanterías y armarios.El coste por estos elementos puede rondar los 1.500 € (IVA incluido). Esta cantidad será muy superior si los

elementos son de diseño, materiales especiales, etc.

Equipo Informático

Es recomendable disponer de TPV compuesto por ordenador, cajón portamonedas y máquina de impresiónde ticket y facturas. El coste de este equipo informático es de, al menos, 1800 €

Stock Inicial y Materiales de Consumo

Para comenzar la actividad habrá que realizar una primera compra de material de oficina: bolígrafos, papel,tinta para impresora...

El coste por estos conceptos se estima en 696 € (IVA incluido).

Gastos de constitución y puesta en marcha

Se incluyen aquí las cantidades que hay que desembolsar para constituir el negocio. Entre estas cantidadesse encuentran: proyecto técnico, tasas del Ayuntamiento (licencia de apertura); contratación del alta de luz,agua y teléfono; gastos notariales, de gestoría y demás documentación necesaria para iniciar la actividad.

Estos gastos de constitución y puesta en marcha, en el caso de iniciar el negocio como autónomo, serán deaproximadamente 1392 euros (incluye IVA). Esta cuantía es muy variable de un caso a otro pues dependerádel coste del proyecto técnico, etc. además aumentará en el caso de que se decida crear una sociedad.

Fianzas depositadas

Es frecuente que se pida una garantía o fianza de arrendamiento equivalente a dos meses de alquiler dellocal, lo que puede rondar los 500,00 € (este coste va a depender mucho de las condiciones del local y sobretodo de la ubicación del mismo).

Fondo de Maniobra

A la hora de estimar el fondo de maniobra se ha considerado una cantidad suficiente para hacer frente a lospagos durante los 3 primeros meses, esto es: Alquiler, sueldos, seguridad social, suministros, asesoría,publicidad, etc.

Pagos Mensuales

Alquiler. 250Suministros. 150Gastos Comerciales. 90Gastos por Servicios Externos. 60Gastos de Personal. 2307Otros Gastos. 175Total pago en 1 mes. 3032Fondo Maniobra 3 meses (aprox) 9096

La inversión inicial necesaria para llevar acabo este proyecto se resume en el siguiente esquema (eneuros) (sin IVA)

Adecuación del Local: 8500Mobiliario y Enseres: 1293Equipo Informático y Software: 1552Equipamiento: 0Stock Inicial y Consumibles: 600Gastos de Establecimiento: 1200Fianzas: 500Fondo de Maniobra: 9096



Utensilios y Herramientas:0Otras Inversiones: 0Total: 22741 (Total sin IVA)

PLAN DE FINANCIACION: Para financiar este negocio existen varias opciones:

Fuentes Propias. Es aquella financiación que proviene de los recursos propios del emprendedor/es: dinero,bienes en especie, etc.

Fuentes Ajenas. Cualquier tipo de financiación que provenga de terceros ajenos a la empresa: financiaciónbancaria (a través de créditos, préstamos y descuentos), financiación de otro tipo de empresas, sociedades degarantía recíproca y entidades de capital riesgo, etc.

Apoyo a la inversión. Ayudas y subvenciones generalmente provenientes de instituciones yAdministraciones Públicas. Son recursos que obtiene la empresa de organizaciones de carácter generalmentepúblico. Suelen consistir en préstamos a un tipo de interés más barato que el del mercado y ayudas a fondoperdido para fomentar la creación de empresas.

7.- ANÁLISIS ECONÓMICO-FINANCIERO II. INGRESOS Y GASTOS

PREVISIÓN DE GASTOS

La estimación de los principales costes mensuales es la siguiente (no incluyen el IVA):

Costes variables: Los costes variables se componen básicamente del coste de subcontratación de servicios y personal:transporte, montaje, catering, azafatas y resto de personal necesario, etc.

Estos costes se han estimado en un 65% de los ingresos.

Alquiler:

Para este negocio es necesario contar con un local de, al menos, 25 m 2. El precio aproximado para un localde estas dimensiones, es de unos 250 € mensuales.

Suministros, servicios y otros gastos:

Aquí se consideran los gastos relativos a suministros tales como: luz, agua, teléfono, etc. También se incluyenservicios y otros gastos (limpieza, consumo material de oficina, etc.).

Estos gastos se estiman en unos 150,00 € mensuales. Gastos comerciales:

Para dar a conocer el negocio y atraer a clientes, tendremos que soportar ciertos gastos comerciales y depublicidad de unos 90,00 € mensuales.

Gastos por servicios externos:

En los gastos por servicios externos se recogen los gastos de asesoría. Estos gastos serán de unos 60,00 €mensuales.

Gastos de personal:

El gasto de personal estará compuesto por:

Para realizar el estudio se ha considerado que el negocio será gestionado por el emprendedor, que será el

gerente del negocio, y además se contratará a monitor de turismo activo a tiempo completo.

Este coste de personal se distribuirá mensualmente del modo siguiente (incluye prorrateadas las pagasextraordinarias):

Gerente (emprendedor autónomo) 1.125 + 0

Monitor 900 + 282Otros gastos:



Contemplamos aquí una partida donde incluimos otros posibles gastos no incluidos en las partidas anteriores(seguros, tributos, etc.). La cuantía estimada anual será de 2.100 € anuales por lo que su cuantía mensualserá de 175 €.

Amortización:

La amortización anual del inmovilizado material se ha estimado del modo siguiente:

Adecuación del Local: 850Mobiliario y Enseres: 258,6Equipo Informático y Software: 388Equipamiento : 0Utensilios y Herramientas: 0Otras Inversiones: 0Total: 1496,6

(*) La amortización de la adecuación del local se ha realizado en 10 años. El plazo de amortización de laadecuación del local sería el correspondiente a su vida útil pudiéndose aplicar las tablas fiscales existentespara ello. No obstante, dado que se ha supuesto que el local será en régimen de alquiler, dicha vida útil quedacondicionada al plazo de vigencia del contrato de alquiler si este fuera inferior a aquella.

Además habría que incluir la amortización de los gastos a distribuir en varios ejercicios (gastos de constitucióny puesta en marcha):

Gastos de Establecimiento: 400Total Anual: 400

Total gastos Fijos Estimados/mes. 3.190,05

Total gastos Variables Estimados/mes. 65%

TOTAL GASTOS MENSUALES: 9114,43

PREVISIÓN DE INGRESOS:

El mercado es libre y los precios varían razonablemente. Los precios varían mucho en función del servicio, losmonitores que se necesiten para el desarrollo de la actividad y el material.

Los servicios se clasificarán en función de los niveles de dificultad. En función a las actividades que se quieranofertar, la empresa establecerá unos precios tomando como referencia los de la competencia. Además habrá

que tenerse en cuenta que el precio debe incluir monitores titulados, todo el material necesario para larealización de la actividad y los seguros obligatorios.

8.- ASPECTOS FORMALES:

Elección de la Forma Jurídica. Elige y justifica el tipo de empresa escogido.

Una decisión importante que debemos tomar es el tipo de empresa que constituimos. Esta decisión estácondicionada por:

El número de promotores que integren el proyecto.El tipo de actividad de la empresa.La limitación de responsabilidad frente a terceros.Los aspectos fiscales.El capital para iniciar la actividad.Las ventajas e inconvenientes de cada una de las formas legales.

Otros Requisitos:

Algunos requisitos que, con carácter general, se exigen para la apertura de una sala de baile son:

1. Licencia municipal de funcionamiento:

Para que la concedan es necesaria una certificación de un técnico que acredite que la adaptación del local seha realizado bajo su dirección y conforme a la normativa. Además se debe contratar un seguro que cubra losriesgos de incendio y de responsabilidad civil frente a terceros, un plan de revisiones periódicas para losequipos de protección contra incendios y un plan de emergencia. Todo ello con una ficha técnica donde seespecifiquen sus características.



2. Licencias de actividades e instalaciones:

Para poder poner en marcha el negocio, se deberá solicitar la Licencia de apertura a la autoridad competente,concretamente en el Área de Medio Ambiente / Servicio de Protección Ambiental, ya que se trata de unestablecimiento relacionado en la Ley de Protección Ambiental de Andalucía. Es necesario presentar una hojaen la que se especifiquen las características de las actividades e instalaciones, una relación de lospropietarios y vecinos afectados y una memoria con la descripción de la actividad, del local, de lascondiciones de instalación e higiene, etc. Además deberá adjuntar los planos de situación parcelaria del localy de la distribución del mismo (indicando los accesos, escaleras, alumbrados especiales, salidas previstaspara la evacuación de humos, etc.) y el presupuesto de las instalaciones y maquinaria necesaria.

Oja http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/handle/123456789/2146

http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/bitstream/123456789/2146/1/Tesis-GordonesGuevarayAzuaje.pdf


http://www.eventosmag.com/Revista19-deco.pdf

http://www.tesis.uchile.cl/bitstream/handle/2250/103706/cf-hoffmann_jv.pdf?sequence=3

descargar todos estos

http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/handle/123456789/2146















Organizar Eventos Es Un Servicio Con Gran Demanda Que Puede Ser Muy Rentable

Documents

Transcript of Organizar Eventos Es Un Servicio Con Gran Demanda Que Puede Ser Muy Rentable