Órgano de Administración de Archivos del SENAMHI.

Órgano deAdministración de

Archivos del

SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASECRETARIA GENERAL

OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍA DEL PERU

Expositor: Sr. Arch. Maximiliano Elguera P. Director de la Oficina de Trámite Documentario y Archivo

Lima, 01 de Junio del 2015

El SENAMHI, como ente rector del Sistema Hidrometeorológico y Representante Permanente del Perú ante la OMM, desarrolla diferentes actividades de investigación científicas y atiende diferentes requerimientos de los usuarios en el País, en lo referente a información hidrometeorológica; por tal motivo produce documentos como consecuencia del ejercicio de sus funciones, los cuales tienen como último lugar de resguardo el archivo.



SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos

Introducción

El Archivo Central viene efectuando un trabajo en conjunto con los diferentes niveles de archivos, con el constante supervisiones , asesoramientos archivísticos y desarrolla talleres de capacitación, con la finalidad de que el Sistema Institucional de Archivos -SIA del SENAMHI se conduzca de acuerdo a lo establecido en las normas archivísticas, en coordinación con el Archivo General de la Nación.




Introducción




Ubicacion de Archivo Central del SENAMHI

OFICINA DE TRÁMITE

DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

OFICINA DE TRAMITE





Ubicación Archivo del SENAMHI

OFICINA DE TRAMITE


SECRETARÍA GENERAL

TRAMITE DOCUMENTARIO

ARCHIVOCENTRAL




Niveles de Archivo del SENAMHI





EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS del SENAMHI

Está conformado por:

El Archivo Central

El Archivo Periférico (técnico).

Los Archivos Desconcentrados

Los Archivos de Gestión.

(Secretariales)

DRE-AREQUIPA

DRE-LAMBAYEQUE

DRE-LORETO DRE-SAN MARTIN

ARCHIVO PERIFÉRICODRE-PIURA ARCHIVO DE GESTIÓN

DRE-ICA

DRE-JUNIN

DRE-HUANUCO

DRE-CUSCO

DRE-PUNO

DRE-TACNA

ARCHIVO CENTRAL

DRE-CAJAMARCA

DRE-LIMA




Archivo Central del SENAMHI

En los años 90 ANTES




Proceso de implementación Archivo Central del SENAMHI 1996-2012




Proceso de Organización Archivo Central del SENAMHI




Apoyo de alumnos de la ENA




Exposión alumnos

Lic. Teresa Carrasco y Gral. FAP Wilar Gamarra




Inauguración del Archivo Central del SENAMHI



SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍAImplementación del Órgano de Administración de Archivos del SENAMHI





Resolución Jefatural No 0054 SENAMHI-JSS-SGS-OTA/2002, del 12/03/02





ACTUALMENTE





UBICACIÓN: SÓTANO DE EDIFICIO B”AREA :191 m2 (Dividido en 3 ambientes)

1 AREA DE PROCESOS ARCHIVÍSTICOS y AREA DE TRAMITE DOCUMENTARIO: 54 m2. 2. AREA DE REPOSITORIO DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA: 116 m2

3. AREA DE DOCUMENTACIÓN TÉCNICA: 21 m2 570 ML. DE DOCU.




Periférico (Archivo Técnico)

El Periférico (Archivo Técnico) delcon registros deSENAMHI

cuenta información agrometeorológica

meteorológica, e hidrológica

quedata desde 1911. Esto es producto de 2209 estaciones meteorologicas distribuidas en el ámbito nacional, operativas y pasivas .

Actualmente información alrededor

se viene recibiendo hidrometeorológica de de 700 estaciones

convencionales





Toda esta información meteorológica,grafica enel

hidrológica, conjunto patrimonio

numéricay

constituyedocumental

único histórico

climático de la nación.

El banco de Datos Meteorológicos e hidrológicos, es una fuente de información que esta a disposición del público en el ámbito nacional e internacional para su uso en los estudios de investigación técnica científica.





Asimismo se destaca la aplicación de la información meteorológica e hidrológica en la planificación y ejecución de proyectos de desarrollo socioeconómico del país.

El Periférico (Archivo Técnico) del SENAMHI, a ingresado a un proceso importante de la automatización y tecnología de punta para los controles de la información, escaneo de bandasy planillas hidrometeorológica

deinformación que

nospermite

atender en forma rápida y oportuna ausuarios internosy

los diferentes externos.





Brinda:- Facilidad y acceso de la información hidrometeorológica.- Atención a los diferentes visitantes al Archivo Técnico.



Archivo de Gestión

Es el archivo encargado de la documentación

vigente de las unidades orgánicas (oficinas) y cuya consulta es

frecuente.



Archivo DesconcentradoEs el archivo encargado que acopiar, organizar y conservar la

documentación de su respectiva Dirección Regional (DR), coordinando

con el Archivo Central para el cumplimiento de sus actividades. El

SENAMHI cuenta con trece (13) Direcciones regionales en todo el país.DRE-PIURA DRE-LAMBAYEQUE DRE-LIMADRE-CAJAMARCA DRE-ICA




Equipos de Preservación Documental del Archivo Central




Elaboración de unidades de conservación




ESTUDIO DE CONTAMINACIÓN AMBIENTAL EN EL ARCHIVO CENTRAL




HISTORIA Y AVANCES

VISITAS GUIADAS

Biblioteca Nacional del Perú - BNP

Dirección General de Salud - DIGESA

Sistema Integral de Salud - SIS




El Archivo Central recibe constantemente las visita de diversas instituciones públicas y privadas, entre las que se encuentran Ministerio de Defensa – MINDEF, Dirección General de Aerofotografía de la FAP, Hospital Nacional “Guillermo Almenara Irigoyen”, etc.

Visita de Estudiante de la Carrera Profesional de Archivos, de la Escuela Nacional de Archiveros




VISITAS GUIADAS NACIONALES

Visita de Estudiantes de la Universidad Ricardo Palma




VISITAS GUIADAS

Visita de Estudiantes del III Curso “Técnicas Modernas de Documentación de Archivo”

Archivo de la Municipalidad Provincial del Callao





Visita de Estudiantes del Curso Taller “Organización de Documentos de Archivo”Dirigido a personas con discapacidad intelectual (Síndrome de Down, autismo y retardo

mental)




VISITAS Síndrome de Down, autismo y retardo mental

Supervisores de los Archivos Regionales del Archivo General de la Nación AGOSTO 2014




VISITA ALUMNOS DE PASANTIA SUPERVISORES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Supervisores de los Archivos Regionales del Archivo General de la Nación MAYO 2015




VISITAS SUPERVISORES ARCHIVOS REGIONALES

Sra. DA ELISA CAROLINA DE SANTOS Sub-Directora de la Dirección de Archivos estatales del Ministerio de Cultura de España y la Sra. BLANCA DE SANTOS agregada cultura de la

Embajada Española.




VISITAS GUIADAS INTERNACIONALES

Sr. Lic. Marco Antonio Bringas Meléndez, de nacionalidad mexicana y el Arch. Oscar Zapata Rodríguez.




VISITAS GUIADAS INTERNACIONALES

Exposiciones en el Archivo Técnico (Periférico)








CAPACITACION ARCHIVÍSTICA




CAPACITACION EN USO DE EXTINTORES

Capacitación constante del personal en el uso adecuado de los extintores.




ASESORAMIENTO Y SUPERVISIÓN A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Periódicamente se realizan asesoramientos y supervisiones respectivas a los archivos de Gestión de las diferentes direcciones y oficinas del SENAMHI.




ASESORAMIENTO EN SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVOS




Museo de Instrumentales Hidrometeorológicos




Coordinación con el Archivo General

dela Nación



SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍASistema Institucional de Archivos: Avances y Propuestas

Asesoramientos de parte del Archivo General de la Nación sobre:

- Elaboración del Cuadro de Clasificación de Documentos.- Elaboración del Programa de Control de Documentos.- Preparación de expedientes para la eliminación de documentos.- Plan Anual de Trabajo del Archivo.- Informe del Plan Anual de Trabajo del Archivo.




Eliminación de Documentos




HISTORIA Y AVANCES

AVANCES




LINEA DE TIEMPO

2002Incorporación

del Archivo Central al

S.N.A.Manual de

Procedimient os

archivísticos

2004

del CED del SENAMHI

2001

Directiva de

Seguridad de Conformaciónla

Documentación

2006

Directiva de Prevención ante

Siniestros, Directiva de

Recuperación del Patrimonio DocumentalDirectiva de Foliación de Documentos

2009

Evaluación ambiental de interiores del

Archivo Central

2010

Aprobación del Programa de

Control de Documentos del SENAMHI

Directiva de

Documentos, Directiva de

Eliminación de Documentos.

2011

2012

Directiva de Servicios

Archivísticos

2013

Directiva de Formulación

del Plan Anual de

Trabajo de Archivos

2014

Lineamientos para

supervisiones y visitas

guiadas a los archivos

Premio Fortalecimiento del S.N.A. (2009)

2010

2013Premio

Fortalecimiento del S.N.A. (2012)

2014Premio

Fortalecimiento del S.N.A. (2013)

Transferencia de Reconocimientoy felicitaciones

al Archivo Desconcentrado

de Puno

2013

Conformación de Comisión Técnica de

archivos por personal de la

DRE-PUNO

2013 Conformación de Grupo de

Trabajo sobre Foliación de Documentos

2014

2015

Comisión Nacional de

Archivos Multisectoriales




CAPTURA DE DATA HIDROMETEOROLOGICA




HISTORIA Y AVANCES

Seguimiento de funcionamiento de los archivos desconcentrados del SENAMHI de las Direcciones

Regionales



SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍA DEL PERÚ

Entrega del Plan Anual de Trabajo del Archivo Desconcentrado en los plazos establecidos

100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0

2013 2014




Entrega del Informe de Evaluación del Plan Anual del Archivo Desconcentrado en los plazos establecidos

100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0

2014 2015




100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0

Identificación Institucional (Participación a eventos y seminarios archivísticos en las regiones).

2013 2014




Cantidad en metros lineales del Fondo Documental de los Archivos Desconcentrados

DDRRs Metros Lineales

DRE-PIURA 60 m.l.

DRE-LAMBAYEQUE 48 m.l

DRE-CAJAMARCA 90 m.l

DRE-LIMA 20 m.l

DRE-ICA 35 m.l

DRE-AREQUIPA 53 m.l.

DRE-TACNA 30 m.l.

DDRRs Metros Lineales

DRE-LORETO 24 m.l.

DRE-SAN MARTÍN 30 m.l.

DRE-HUANUCO 35 m.l.

DRE-JUNÍN 36 m.l.

DRE-CUSCO 60 m.l.

DRE-PUNO 58 m.l.




SISTEMA DE INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS




SISTEMA DE INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS

• Se desarrolló el Sistema Integrado del Programa de Control de Documentos - 2013

http://www.senamhi.gob.pe/sistemas/progCtrDoc/public/main.php
































IMPLEMENTACION NORMAS

• Directiva “Programa de Control de Documentos - 1996• Directiva “Seguridad de la Documentación” - 2001• “Manual de Procedimientos Archivísticos” SENAMHI –

2002.




NORMAS INTERNAS

• Directiva “Prevención ante Siniestros por lluvias, inundaciones e incendios en los archivos del SENAMHI” – 2009.• Directiva “Plan de Recuperación del Patrimonio Documental por lluvia, inundación o incendio en los Archivos

del SENAMHI” – 2009.• Directiva “Foliación de Documentos Archivísticos del SENAMHI” – 2009.



SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGÍA

NORMAS INTERNAS

• Estudio Caso: Análisis de la Calidad del Agua de los Extractores de Humedad del Aire – 2006.• Directiva “Procedimientos para la Formulación, Aprobación y Evaluación del Plan Anual de Trabajo de los Archivos

delSENAMHI.




PROGRAMA CONTROL DE DOCUMENTOS –PCD SENAMHI




NORMAS INTERNAS

• Directiva “Procedimiento para la Transferencia de Documentos de los Archivos de Gestión, al Archivo Central y/o Archivos Desconcentrados del SENAMHI” - 2011.

• Directiva “Procedimientos para la Eliminación de Documentos en el Archivo Central y Archivos Desconcentrados del SENAMHI” - 2011.

• Directiva “Procedimientos del Servicio Archivístico en el SENAMHI” – 2012.




NORMAS INTERNAS

• Directiva “Procedimientos para la formulación, aprobación y evaluación del Plan Anual de Trabajo de los Archivos delSENAMHI”.

• “Lineamientos para Supervisiones y Visitas Guiadas a los Archivos del SENAMHI”




COORDINACION DE ELABORACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS




NORMAS INTERNASAPROBACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS




HISTORIA Y AVANCES

RECONOCIMIENTOSArchivo Central




RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

MINISTERIO DE DEFENSA REPUBLICA DEL PERÚ








RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRALPREMIO “FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

2009”




RECONOCIMIENTOS AL ARCHIVO CENTRAL“RECONOCIMIENTO POR SU APORTE AL FORTALECIMIENTO Y CONSOLIDACIÓN DEL

S.N.A.




RECONOCIMIENTOS 2014




RECONOCIMIENTOS 2014

Entrega de Resolución de reconocimiento, en compañía de funcionarios del Archivo General de la Nación. (de Izquierda a derecha) Arch. Shirley Zanabria Palomino, supervisora de archivo; Arch. Maximiliano Elguera Pichihua, Director de la OTA, Lic. Pablo Maguiña Minaya, Jefe del AGN, Lic. Deomar Hidalgo Salas, Director Nacional del Archivo Intermedio y la Lic. Marlitt Rodriguez Francia, Directora de Normas Archivísticas.




HISTORIA Y AVANCES

RECONOCIMIENTOSArchivos Desconcentrados




RECONOCIMIENTOS A LOS ARCHIVOS DESCONCENTRADOSTACNA: “CREACIÓN DEL ARCHIVO DESCONCENTRADO DE TACNA” -

2005




RECONOCIMIENTOS A LOS ARCHIVOS DESCONCENTRADOS 2012PUNO: “POR SU RESPONSABILIDAD Y COMPROMISO CON EL PATRIMONIO DOCUMENTAL REGIONAL”




RECONOCIMIENTOS A LOS ARCHIVOS DESCONCENTRADOS - 2012PUNO: Reconocimiento y felicitaciones al Archivo Desconcentrado de

Puno”




PUNO: “CONFORMACIÓN DE COMISIÓN TÉCNICA DE ARCHIVOS POR PERSONAL DEL SENAMHI” 2013

[email protected], [email protected]




“La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua”

Octavio Paz

mailto:[email protected]











[email protected], [email protected]




Octavio

“La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua”

Octavio Paz












Órgano de Administración de Archivos del SENAMHI.

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