OTROS COMUNICADOS ESCRITOS DE USO FRECUENTE: MEMOPARTE O RECADO, MEMORANDO, CARTA DE SERVICIOS.

En la vida administrativa se producen una buena cantidad de comunicados escritos, a los cuales se les asignan diferentes denominaciones y a veces, incluso, carecen de nombre en una determinada organización. Además de los comunicados muy conocidos cuyo estudio se reserva para otros módulos de conocimiento, tales como el manual de organización, los folletos de bienviva e informativos, boletines, circulares, avisos en tableros y revistas internas, existen también comunicados de aplicación diaria, respecto de los cuales escasamente hacen consideraciones los autores, pero que desde luego es necesario conocer con mayor detalle que su simple mención.

MEMOPARTE O RECADO. El recado o memoparte es la manifestación más elemental de la comunicación escrita en el contexto administrativo. En él se asienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas.Su estructura responde a la necesidad de una comunicación rápida, mediante la cual el receptor puede actuar en razón del contenido. Por su naturaleza el memoparte es escrito. Es corto, bien estructurado. No puede prestarse a equívocos, pues estos originan consecuencias muy graves. Se escribe en papeles pequeños. Adopta la especie de orden, instrucción sugerencia, acuerdo, información. Un ejemplo muy representativo es la secretaria para informar a su jefe la reseña de una conversación telefónica.También es posible encontrar este tipo de formatos ya impresos, y se encuentran disponibles en las papelerías como blocks de recados telefónicos y generalmente son en original y copia.

MEMORANDO. También conocido como memorándum, es un tipo de carta-resumen para uso entre los niveles internos de una organización. Su objetivo es recordar asuntos, comunicar disposiciones o solicitar informes. El memorando siempre se debe archiva para referencia permanente o temporal; es un documento breve, compacto y claro. Además, deberá cubrir los siguientes requisitos:

1. Transmisor y destinatario bien definidos. Es útil la fórmula:2. El asunto debe quedar claramente establecido.3. En el primer párrafo o en un apartado especial, deberá exponer claramente el asunto tratado, en

muy pocas palabras y el resto siguiendo una sistemática lógica, cronológica, alfabéticau operacional.4. Sí se espera respuesta, debe hacer notar claramente.5. Fecha de expedición para referencia posterior.6. hacerse con copia para el archivo.7. ir firmado por el emisor.8. términos amables para la inducción a su lectura. (petición inicial y agradecimiento final cuando

menos.)9. concluirá con un párrafo que complemente al primero.10. aún cuando no hay formas universales, es conveniente que cada institución diseñe las adecuadas a

sus necesidades, a fin de que el receptor con una mirada rápida, sepa a dónde dirigir la vista para encontrar el asunto y otras informaciones. Por ejemplo:

MEMORANDO

Fecha:Referencia:

Asunto:

PARA:

DE:

CORTESIA INICIAL (PETICION ROGADA)

CORTESIA FINAL (RECONOCIMIENTO)FIRMA DEL EMISORC.C.P. (CON COPIA PARA…)

CARTA DE SERVICIOS. Es aquella sin destinatario preciso, cuyo contenido plantea las posibilidades de servicio de una persona física o moral. Se utiliza fundamentalmente por los profesionales que ofrecen sus servicios en las diversas disciplinas que integran su especialidad. Al igual que el memoparte o recado y el memorando debe ser breve, clara y objetiva. Puede hacer uso de la comunicación gráfica para que, mediante imágenes, el mensaje tenga mayor poder de penetración y persuasión. Su uso se restringe por los códigos de ética profesional. La carta de servicios trata de persuadir al lector, de la bondad y calidad de los servicios que se ofrecen. Generalmente es impresa. La carta de servicios es, pues, la representación sintética que describe las actividades que lleva a efecto el signatario.Puntos principales a tratar en una carta de servicios:

IDENTIFICACION DEL NOMBRE Y DOMICILIO DE LOS OFERENTESRAZON O DENOMINACION SOCIAL QUE LES AMPARA

Descripción de los servicios. Análisis de las principales actividades que se llevan a cabo. Señalamiento de las ventajas que se derivaría al hacer uso de los servicios detallados. Justificación y racionalización de la inversión que se haría al contratar tales servicios. Principales experiencias que han adquirido. Planteamiento del currículo vital de sus principales integrantes. Estimación del tiempo en que se llevaría a efecto el trabajo. Compromisos primarios del despacho al ofrecer sus servicios. Ofrecimiento formal reiterativo.