ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMAS

Concepto, definiciones, tipos diseo

Concepto

Inicialmente se analizarn las definiciones de los tratadistas mas prestigiados, as como de los ms recientes, a fin de concluir con la definicin ms propia de los autores.

Franklin Benjamin. Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.

Gmez Ceja, Guillermo. Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones que desarrollan.

Kast, Freemont y James E. Rosenzweig. Una manera caracterstica de describir la estructura es por medio del organigrama impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicacin formales de la organizacin. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura. No es una representacin exacta de la realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra slo algunas relaciones aun en el nivel de la organizacin formal, y ninguna en la organizacin informal.

Koontz, Harold. Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma grfica puesto que un diagrama simplemente seala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad.

Munch Galindo y Garca Martnez. Los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Reyes Ponce, Agustn. Los sistemas de organizacin se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos tambin como Cartas o Grficas de Organizacin.

Objeto de los organigramas

El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente las funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicacin

Utilidad de los organigramas

Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organizacin, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

Representan un elemento tcnico valiosos para el anlisis organizacional.

La divisin de funciones.

Los niveles jerrquicos.

Las lneas de autoridad y responsabilidad.

Los canales formales de la comunicacin.

La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma.

Requisitos de un organigrama

Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no contenga un nmero excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones. Por ellos, los cuadros deben quedar separados entre s por espacios separados.

Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los ms frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel.

Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.

Los organigramas pueden presentar un nmero muy grande de elementos de organizacin. De ordinario sirven exclusivamente para lo anteriormente dicho

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Limitaciones de los organigramas

Los organigramas estn sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un organigrama slo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las mltiples relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa tpicamente organizada, pero no todas. Muestra tambin las relaciones importantes de lnea o formales. No muestra cuanta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.

Otra dificultad con los organigramas es que quiz las personas confundan las relaciones de autoridad con la posicin en la empresa. El funcionario staff que depende del presidente de la organizacin puede mostrarse en la parte superior del organigrama, mientras que un funcionario de lnea regional quiz aparezca uno o dos niveles por debajo. Aunque una buena elaboracin del organigrama intenta hacer que los niveles en la grfica estn de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede hacerse as. Este problema se puede manejar exponiendo con claridad las relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posicin los niveles de sueldos y de bonos-. Por ejemplo, es poco probable que alguien escuche decir que el gerente general de Chevrolet en General Motors se sienta inferior, porque su puesto en el organigrama est por debajo del secretario de General Motors.

Ventajas

Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos mencionar las siguientes:

Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin.

Muestra quin depende de quin.

Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles.

Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa.

Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganizacin, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.

Desventajas

Algunos funcionarios de empresas justifican el no usar organigramas dentro de su organizacin debido a que el organigrama tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espritu de trabajo en equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensacin demasiado grande de "propiedad". Pero como ya se menciono anteriormente, esto no es ms que un pretexto.

Puesto que el organigrama muestra las lneas de autoridad para la toma de decisiones, en ocasiones el simple hacho de presentar la organizacin en una grfica puede mostrar las incongruencias y complejidades, lo cual facilita su correccin. Adems de mostrar a los administradores y al personal de nuevo ingreso cmo encajan dentro de toda la estructura.

Sin embargo, los organigramas presentan importantes limitaciones

Slo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cmulo de relaciones informales e informales significativas.

Se sealan las principales relaciones de lnea o formales ms no indica cunta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.

Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solan ser, y no cmo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinmicas y que las grficas deben redisearse.

Criterios fundamentales para su preparacin

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un nmero excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un nmero muy grande de elementos de organizacin... Los colores, lneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Ttulos de descripcin condensada de las actividades.

Nombre del funcionario que formul las cartas.

Fecha de formulacin.

Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales).

Los organigramas u organogramas sern departamentales; se usar el formato vertical en el que las lneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparn por secciones, que sern las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicar con su rectngulo, que llevar adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarn por medio de dos lneas horizontales paralelas, que llevarn en medio el nombre de la oficina o seccin. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institucin seguido del nombre del departamento y el ttulo: organograma; as como en el ngulo superior derecho, la fecha de elaboracin.

Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organograma se deben considerar:

los datos que deben recogerse,

las fuentes de informacin,

los mtodos de recogerlos.

Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el rea de la institucin que vaya a representarse para recoger slo la informacin que a ambas cosas se ajuste.

Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente informacin:

Informacin sobre unidades

El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la institucin. sta ser una cifra de control.

Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique la autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel.

Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que comprenden cada puesto.

Informacin sobre relaciones

Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tiene cada uno de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Informacin sobre funciones o labores

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere informacin sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organograma.

Organizacin futura o actual?

La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

Planeacin de una organizacin nueva.

Representacin de una organizacin existente.

Planeacin de la organizacin

En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las nicas fuentes de informacin las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de informacinEn el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser:

Los archivos de la institucin,

Los empleados y funcionarios,

Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Mtodos de recoleccin de datos

Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).

Cuestionarios escritos. Entrevistas con jefes y empleados.

Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)

NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro.

Registro de datosLos datos recogidos debern quedar registrados de tal manera que permitan su anlisis, y su tabulacin en su caso.

Anlisis de datosLa informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en condiciones de proceder a la elaboracin del organigrama.

ClasificacinLos organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por su presentacin.

Por su naturaleza

Micro administrativos

Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

Macro administrativos

Involucran a ms de una organizacin.

Meso administrativos

Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector.

Por su mbito

Generales

Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra.

Especficos

Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin de una empresa.

Por su contenido

Integrales

Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.

INCLUDEPICTURE "http://usuarios.lycos.es/administracion/Image12.gif" \* MERGEFORMATINET

INCLUDEPICTURE "http://usuarios.lycos.es/administracion/Image15.gif" \* MERGEFORMATINET Funcionales

Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente grfico:

De puestos, plazas y unidades

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Por su presentacin

Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin.

Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente.

Mixtos

La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

De Bloque

Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.

Circulares

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con lneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

Ventajas:

Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerrquicos. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o ms bajo. Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo nivel.

Desventajas:

Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

Figuras usadas en los organigramas

Las unidades administrativas se representan por rectngulos y las relaciones por lneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto nmero de rectngulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que estn colocados y conectados por lneas, las cules indican la cadena de mando (la jerarqua de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relacin que los liga.

Los organigramas funcionales incluyen, adems, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades.

Las etiquetas o descripciones de los rectngulos indican las diferentes funciones o reas de responsabilidad. La grfica indica el criterio con que se han dividido las actividades; por ejemplo, aplicando un criterio funcional. (Agrupacin de los segmentos de trabajo). La grfica indica no slo a los gerentes y subordinados individuales, sino tambin toda la jerarqua gerencial. Todos los empleados que estn bajo las rdenes de un mismo individuo se encuentran en un idntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.

Representacin de las unidades

Para representacin de las unidades conviene usar siempre rectngulos. No es recomendable el uso de crculos, rombos, elipses u otras figuras geomtricas que hacen ms difcil la comprensin del organigrama.

No es necesario hacer unos rectngulos ms grandes que otros para destacar la importancia de alguna unidad. sta se la da su colocacin en el organigrama y su relacin con las dems unidades.

En el diagrama, adems de anotar el nombre del rgano dentro del rectngulo que lo represente, conviene que est identificado con un nmero. En caso de que no quepa el nombre completo en el rectngulo, se abreviar y se escribir completo al pie del diagrama.

En los organigramas complementarios y analticos, en que se representan todos los puestos, conviene anotar en el ngulo inferior derecho interno del rectngulo, el nmero de plazas que integra el puesto.

FormaComo regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, as como utilizar rectngulos para representar las unidades.

DimensinLos rectngulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes.

Colocacin de las figurasLa ubicacin de las figuras en el grfico debe apegarse a las siguientes consideraciones:

En diferente nivel jerrquico

La disposicin de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan segn su naturaleza, funciones, sector, mbito, contenido y presentacin.

Sector Pblico. Por lo general, en la administracin central estos niveles son: Primer nivel Secretario

Segundo nivel Subsecretario

Tercer nivel Oficial mayor

Cuarto nivel Direccin general

Quinto nivel Direccin de rea

Sexto nivel Subdireccin de rea

Sptimo nivel Departamento

Octavo nivel Oficina

Noveno nivel Seccin

Dcimo nivel Mesa

En la administracin paraestatal: Primer nivel Asamblea general

Segundo nivel Consejo de administracin

Tercer nivel Direccin general o su equivalente

Cuarto nivel Direccin divisional o su equivalente o gerencia

Quinto nivel Direccin de rea, subdireccin o subgerencia

Sexto nivel Departamento

Sptimo nivel Oficina

Octavo nivel Seccin

Noveno nivel Mesa

Sector privado. Los niveles de uso generalizados en este sector son:

Primer nivel Asamblea de accionistas

Segundo nivel Consejo de administracin

Tercer nivel Direccin general

Cuarto nivel Subdireccin o gerencia general

Quinto nivel Direccin o gerencia divisional

Sexto nivel Departamento

Sptimo nivel Oficina o rea operativa

En el mismo nivel jerrquico

Numeracin empleada en la estructura orgnica. Se deben presentar primero las unidades sustantivas u operativas, y a continuacin las adjetivas o de apoyo. Normalmente las unidades sustantivas o de apoyo son a las que se les asignan las funciones derivadas del instrumento jurdico de creacin, en tanto que a las unidades adjetivas o de apoyo, las funciones de orden administrativo y/o de carcter tcnico para soportar a las sustantivas.

Participacin o secuencia de actividades

Cuando la distribucin de unidades administrativas se hace conforme al procedimiento general de trabajo de la organizacin o en relacin con los procedimientos establecidos para atender en forma particular todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las prioridades establecidas.

Segn la cobertura de funciones

Cuando para el acomodo en el grfico se considera, adicionalmente a los criterios citados, la posible sustitucin de rganos o funciones.

Lneas de conexinSon las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgnica, las cules se representan por medio de lneas.

Relacin principal de autoridad (relacin lineal)

Es aquella en que la transmisin de la autoridad y responsabilidad correlativas a travs de una sola lnea, establece una relacin de subordinacin entre las diversas unidades que aparecen en el grfico de la organizacin.

Recomendaciones:

Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que utiliza para trazar estas ltimas.

Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de crear la impresin de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.

Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l por una sola lnea.

Evitar todos los trazos y tramos injustificados.

Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama. La importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica marcando ms las lneas.

Relacin de autoridad funcional

Es aquella que representa la relacin de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al mtodo especfico de ejecucin de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un rgano especializado en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lneas. La autoridad funcional deber presentarse por medio de lneas cortas de trazo discontinuo.

Relacin de asesora

Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a unidades de lnea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad tcnica derivada de su preparacin y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de lnea las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitrselas como rdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un rgano superior, para que ste, a su vez, la gire con carcter de orden o mandato. Existen dos tipos de esta clase de relacin:

Relacin de asesora interna

Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los rganos de lnea.

Estas unidades asesoras estn conformadas con recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos de la organizacin. Su ubicacin en el organigrama se suele representar por medio de lneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad a la cual se adscriben.

Relacin de asesora externaEs la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que aunque forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma independiente de sta. Su colocacin en el organigrama se hace a travs de lneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la cual dependen jerrquicamente.

Debe anotarse que en ambos casos, independientemente de su dependencia directa, cuentan a su vez con la autoridad tcnica derivada de su funcin, por lo que pueden apoyar a otras unidades con diferente adscripcin.

Relacin de coordinacin

Este tipo de relacin tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas reas de la organizacin. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerrquico, o bien entre el rgano central y las unidades tcnico-administrativas desconcentradas. La relacin de colaboracin deber representarse por medio de lneas largas de trazo discontinuo.

Representacin de la relacin de coordinacin

Relacin con rganos desconcentrados

Los rganos desconcentrados se colocan en el ltimo nivel del organigrama. Entre stos y el resto de la organizacin debe trazarse una lnea de eje para establecer su distincin. Para ampliar el contenido de los rganos desconcentrados y sus relaciones con el resto de la organizacin se puede incluir el tipo de organizacin de los rganos desconcentrados, no slo indicar su existencia.

Relacin con comisiones

Intersecretariales

Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes instituciones oficiales. Cuando forman parte del grfico de la organizacin, se les ubica adscritos al titular en un rectngulo de trazo discontinuo ligado perpendicularmente a la lnea de mando por una lnea de coordinacin.

Comisiones internas

Estas comisiones se incluyen en el organigrama, en dependencia jerrquica directa del rgano rector de sus actividades, y su presentacin se hace mediante un rectngulo y lnea de trazo discontinuo.

Relacin de subordinacin

Se representa en los organigramas verticales, mediante una lnea que sale de la parte inferior del rectngulo del rgano o de los rganos inferiores.

Relacin de representacin personal

La relacin entre jefe y ayudante se representa en los organigramas verticales mediante una lnea horizontal que parte del lado del rectngulo del jefe a un lado del rectngulo del ayudante. Esta relacin slo aparece en los organigramas complementarios y analticos. En los organigramas generales o esquemticos, los ayudantes se incluyen en el rectngulo del jefe. La relacin entre ayudante y subordinado que slo aparece en los organigramas analticos, se representa mediante lneas oblicuas de puntos que unen la parte inferior del rectngulo del ayudante a la parte superior de los rectngulos de los subordinados, si el organigrama es vertical.

Relacin de mando especializado

Si el organigrama es vertical, esta relacin se representa mediante una lnea oblicua de puntos que une la parte inferior del rectngulo del rgano especialista con la parte superior de los rectngulos de los subordinados. Slo se representa en los organigramas analticos.

Relacin de revisin

Su representacin en el organigrama depender de las facultades de que gocen los rganos de revisin ya que stos pueden actuar como rganos asesores, como ayudantes o como rganos de mando especializado. Su colocacin ser en el lugar que les corresponda segn el jefe inmediato de quien dependan.

Relacin de servicio

Esta relacin entre el rgano que presta el servicio y el que lo recibe, es una relacin especial que no se representa en el organigrama. S se representa la relacin lineal entre el rgano que presta el servicio y el jefe de lnea del cual depende.

Otra Tcnica

Existe una tcnica norteamericana que recomienda 4 tamaos de rectngulos y las siguientes reglas para su uso:

1 sese para el rgano ejecutivo que pretenda destacarse.

2 sese para los rganos subordinados que tengan a

su cargo funciones principales.

3 sese para rganos superiores del rgano

destacado.

4 sese para rganos "staff"

Delgada Para todos los rectngulos, excepto el 1

Media Para el rectngulo que quiera destacarse

Gruesa Para relaciones de subordinacin o "staff"

Punteada Para indicar otras relaciones

Una variante de esta tcnica, consiste en utilizar una hoja en la que ya aparecen impresos los rectngulos. El diseador simplemente conecta los rectngulos que sean necesarios con las lneas que representen la clase de relacin que haya entre dos rganos y los datos adicionales.

Procedimiento para la elaboracin y/o actualizacin de organigramas

Los pasos bsicos para la preparacin de organigramas son:

Autorizacin para realizar el estudio

El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores. Esta autorizacin debe emanar de los niveles de decisin, toda vez que se traducir en el apoyo con que debe contar quien realice el acopio de la informacin para el diseo del organigramas.

Integracin del equipo de trabajo

La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por lo que es procedente efectuar una seleccin del equipo que se asignar para este efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy especficos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo acabo.

Determinacin del programa de trabajo

Es necesario que la planeacin de actividades para la composicin de organigramas se plasme en un documento rector que sirva como marco de actuacin, para lo cual puede emplearse una grfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con una exposicin de motivos (naturaleza, propsito, acciones, etctera) en forma adicional.

Capacitacin de informacin

Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las funciones que se estudian, con los lderes tcnicos de las reas, con el personal operativo, as como con los usuarios de los servicios y/o reas que interactan con el rea de cambio. Tambin se puede acudir a los archivos y centros de documentacin, en donde , a travs de la investigacin documental se puede recopilar informacin normativa y administrativa relativa a la constitucin, rganos, niveles, relaciones y funciones de la organizacin.

La informacin que debe reunirse con este propsito debe referirse a:

Los rganos que integran dichas reas.

El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.

Las relaciones que guardan entre ellos.

La naturaleza de estas relaciones.

Las funciones que realizan y, en su caso

Los puestos y el nmero de plazas que lo integran.

Clasificacin y registro de la informacin

El trabajo de clasificacin y registro debe concentrarse en formatos que permitan su manejo gil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede contemplar la utilizacin de equipos de cmputo, especficamente paquetera desarrollada para diseo grfico y/o presentaciones, hojas de clculo o procesadores de texto con la opcin de manejo grfico.

Anlisis de informacinEs necesario realizar un examen crtico de los datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

Diseo del organigrama

Integracin del documento con la(s) alternativa(s) especfica(s).

Difusin

La implantacin de reformas o modificaciones a la estructura orgnica debe realizarse con la participacin de las unidades administrativas involucradas, por lo que es conveniente la celebracin de conferencias, seminarios, foros de decisin, entre otros, para motivar y capacitar al personal que colaborar en su desarrollo.

Asimismo, uno de los medios ms efectivos que permite crear un clima de confianza y colaboracin para el cambio lo constituyen las reuniones de sensibilizacin, a travs de las cuales se comunica al personal los objetivos que se pretenden alcanzar y los beneficios que se pueden obtener. La transmisin de cambios debe llevarse a cabo tambin por medio de boletines, tableros de comunicacin y folletos informativos, lo cual es importante sobre todo cuando el cambio afecta toda la institucin.

Sitios Asociados:

http://www.orgplus-es.com/products/op4_samplecharts.htmhttp://www.unalmed.edu.co/~planea/paf/diseno_organizacion/diseno.htmhttp://www.dionisiodiaz.com/powerpoint/ppoint-97/organigramas.html