CÓDIGO:P.6.2.2

CAPACITACIÓN Autorizó:TRG

Edición:002

Realizó:AVR

Fecha:03/03/09

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS NORMATIVOS

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1. OBJETIVO

Difundir los lineamientos de capacitación para adquirir, actualizar conocimientos y desarrollar habilidades para desempeñar las labores diarias.

2. ALCANCE

Plantilla de Personal que integra la Coordinación de Administración Escolar.

3. DEFINICIONES

DNC. Detección de Necesidades de Capacitación.

4. ACTIVIDADES

4.1 El responsable de Capacitación realizará anualmente la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC).

4.2 El objetivo de la DNC de la Coordinación de Administración Escolar, es identificar las oportunidades de mejora de las áreas; referentes a conocimientos técnicos contables y administrativos, desarrollo de habilidades, aptitudes y actitudes del personal que se deban adquirir o actualizar para desempeñar satisfactoriamente las funciones propias del área, así como contribuir al logro eficiente de los objetivos.

4.3 Para obtener un diagnóstico acertado se deben considerar los siguientes factores:

4.3.1 Misión, visión, política, objetivos y procedimientos.4.3.2 Modificación de lineamientos internos y externos aplicables.4.3.3 Requerimientos del Perfil de Puesto.4.3.4 Resultados de la Competencia del Personal.4.3.5 Nuevos requerimientos de los usuarios.4.3.6 Detección de problemáticas:

4.3.6.1 Incumplimiento de objetivos.4.3.6.2 Quejas.4.3.6.3 Rechazos.4.3.6.4 Trabajo repetido o duplicado.4.3.6.5 Desperdicios.4.3.6.6 Accidentes.4.3.6.7 Retrasos.4.3.6.8 Rotación de personal.4.3.6.9 Tiempos muertos.

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4.4 Para la elaboración de la DNC se empleará el registro R.6.2.2.1A DNC.

4.5 Con base en la DNC, el Responsable de Capacitación elaborará el Concentrado de la DNC en el formato R6.2.2.1D Concentrado de DNC llenando únicamente los siguientes campos:

4.5.1 Área. Nombre de la Subcoordinación o área a la que pertenece la DNC.

4.5.2 Fecha. Indicar mes y año de la elaboración de la DNC.4.5.3 Fecha del Plan Anual de Capacitación. Año correspondiente al

plan.4.5.4 Temática. Tema del curso propuesto para capacitación.4.5.5 Necesidad por cubrir. Describir la razón por la cual es necesaria la

propuesta de capacitación.4.5.6 Contenido del curso. Indicar el tema a tratar, dando una breve

explicación del contenido o el temario.4.5.7 Ubicación. Lugar deseable en donde se impartirá el curso.4.5.8 Fecha. Fecha programada.4.5.9 Duración. Número estimado de horas curso.4.5.10 Nombre, puesto y firma de quien lo propone.

4.6 La propuesta del Concentrado de la DNC será entregado para su revisión a la Coordinación de Administración Escolar, quien seleccionará los cursos que se impartirán al personal, de acuerdo a criterios relacionados con las áreas y de la evidente necesidad de capacitar al personal con respecto a sus actividades realizadas en su área laboral.

4.7 Una vez seleccionados los cursos de acuerdo al punto anterior, se informa a los subcoordinadores de área cuales cursos no fueron autorizados y se procederá a elaborar el Plan Anual de Capacitación de acuerdo al registro R6.2.2.1B, detallando cada apartado de la siguiente manera:

4.7.1 Número. Número consecutivo de los cursos.4.7.2 Nombre del curso. Propuesta del curso a impartir.4.7.3 Consultor o personal que lo imparte.

a) Consultor. En caso de que los cursos sean impartidos por servicios externos.

b) Personal. En caso de que los cursos sean impartidos por personal de la propia Coordinación de Administración Escolar.

4.7.4 Área que lo recibe. Nombres de las áreas que serán beneficiadas con dicho curso.

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4.7.5 Número de personas. Anotar el número de personas que recibirán el curso.

4.7.6 Duración en horas. Número de horas que durará el curso.4.7.7 Total horas de capacitación por curso. Resultado de multiplicar

número de personas por el número de duración en horas.4.7.8 Fecha. Indica el mes en el cual se llevará a cabo el curso.4.7.9 Realizó. Nombre de la persona que elaboró el Plan Anual de

Capacitación.4.7.10 Autorizó. Nombre y firma del Coordinador de Administración

Escolar.4.7.11 Fecha. Fecha de revisión.

4.8 En caso, de que la Coordinación de Administración Escolar reconsidere alguno de los cursos no autorizados previamente, el Responsable de Capacitación deberá incluirlos en el Programa Anual de Capacitación y entregarlo nuevamente al Coordinador de Administración Escolar para su autorización final.

4.8.1 El responsable de Capacitación en coordinación con los responsables de área darán seguimiento al Plan Anual de Capacitación, y en caso de haber cambios, tales como retirar y/o adicionar nuevos cursos, cambios de fecha o de personal, se realizarán los ajustes pertinentes.

4.9 Los cursos de capacitación pueden ser de tres tipos:

4.9.1 Cursos por parte de la Coordinación de Administración Escolar: Son cursos impartidos al personal de la Coordinación de Administración Escolar como parte de las estrategias de la organización para mejorar la calidad del servicio y contribuir con ello al logro de los objetivos de calidad.

4.9.2 Cursos Institucionales: Son cursos que el personal de la Coordinación de Administración Escolar tome en alguna dependencia de la UAZ que no sea la Coordinación de Administración Escolar y que pueden ser de carácter disciplinar o que les permite actualizar sus habilidades, conocimientos y competencias de su área de desarrollo laboral.

4.9.3 Cursos particulares: Son que en forma particular, toman los trabajadores de la Coordinación de Administración Escolar en alguna otra institución educativa y que contribuyen al logro de los objetivos de calidad de la Coordinación de Administración Escolar.

4.10 El personal deberá asistir puntualmente a los cursos que se le autorizaron, mostrando buen desempeño durante el transcurso de los mismos.

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4.11 Al finalizar el curso, es responsabilidad de los trabajadores entregar evidencia de su asistencia a su jefe inmediato, quien a su vez, entregará una copia al Responsable de Capacitación.

4.11.1 De los cursos tomados en la Coordinación de Administración Escolar se considerará como evidencia la lista de asistencia según el formato R6.2.2.1C Lista de Asistencia.

4.11.2 Para cursos externos, la evidencia de la capacitación se cumplirá con cualquiera de los siguientes documentos: copia del diploma, copia de la constancia de la asistencia al curso o carta aval de asistencia emitida por el consultor o instituto externo que imparta la capacitación.

4.11.3 El Representante de Capacitación cuenta con expedientes en donde incluye el formato curricular del personal R6.2.2.1J Formato Curricular y la evidencia de la capacitación.

4.12 Evaluación de la capacitación. La pertenecía de la capacitación deberá estar reflejada en lo siguiente:

4.12.1 Cumplimiento de los Objetivos de Calidad.4.12.2 Cumplimiento de la satisfacción del usuario.4.12.3 Resultados de la evaluación del desempeño del personal dentro

de los cursos.

4.13 El Responsable de Capacitación evaluará la capacitación, aplicando un cuestionario trimestralmente R6.2.2 1H Evaluación de la Capacitación, además de evaluar las actividades o eventos especiales de capacitación con el formato R6.2.2 1I Evaluación de la Capacitación

4.14 El Responsable de Capacitación deberá entregar reportes del seguimiento anterior al Representante de Calidad cada tres meses para su revisión por la Dirección. Este reporte incluirá las acciones correctivas a que haya lugar en casos donde la eficiencia de la capacitación haya sido regular.

4.15 El personal de nuevo ingreso deberá de tomar la inducción necesaria para facilitar su integración en esta Coordinación, para mantener y conservar los niveles de calidad de la misma, de acuerdo a lo que establece la sección del manual M6.2.1.

4.16 El personal de nuevo ingreso deberá ser presentado con el resto del personal, dicha presentación podrá hacerla los Subcoordinadores de área según las circunstancias.

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4.17 De acuerdo al área a la que se integre el personal de nuevo ingreso, serán responsables los Subcoordinadores de Área y Representante de Calidad entregar los materiales necesarios y de indicar las actividades a desempeñar.

4.18 La inducción se deberá de impartir dentro de la primera semana de ingreso, la duración de la misma se establecerá de acuerdo a las necesidades y la planeación que considere el Responsable de Área. Se debe llenar el formato R6.2.2.1E Inducción al Personal de Nuevo Ingreso.

5. RESPONSABILIDADES

5.1 El Responsable de Capacitación es el responsable de ejecutar lo

indicado en este procedimiento.

5.2 Los Responsables de Área deberán apoyar lo indicado en este

procedimiento.

6. REFERENCIAS

6.1 En el punto 6.2.2 de la Norma ISO 9001:2000

7. ANEXOS

7.1 R6.2.2.1A Detección de Necesidades de Capacitación.7.2 R6.2.2.1B Plan Anual de Capacitación.7.3 R6.2.2.1C Lista de Asistencia.7.4 R6.2.2.1D Concentrado de DNC.7.5 R6.2.2.1E Inducción al Personal de Nuevo Ingreso.7.6 R6.2.2.1H Evaluación de Capacitación.7.7 R6.2.2.1I Evaluación de Capacitación.7.8 R6.2.2.1J Formato curricular.

8. REGISTROS

Registro Código Tiempo de Conservación

Destino

Detección de Necesidades de Capacitación

R6.2.2.1A 1 año Archivo

Plan Anual de Capacitación

R6.2.2.1B 1 año Archivo

Lista de Asistencia R6.2.2.1C Permanente Archivo

Concentrado de DNC

R6.2.2.1D 1 año Archivo

Inducción al R6.2.2.1E 1 año Archivo

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Personal de Nuevo IngresoEvaluación de Capacitación

R6.2.2.1H 1 año Archivo

Evaluación de Capacitación

R6.2.2.1I 1 año Archivo

Formato curricular R6.2.2.1J Permanente Archivo

9. LISTA DE DISTRIBUCIÓN

9.1. Coordinación de Administración Escolar.

9.2. Representante de Calidad.

9.3. Control Documental.

9.4. Responsable de Capacitación.

9.5. Responsable de Admisión.

9.6. Responsable de Inscripción.

9.7. Responsable de Certificados.

9.8. Responsable de Titulación.