PA 01 01 Manual Control de Producto No Conforme

7/26/2019 PA 01 01 Manual Control de Producto No Conforme

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MANUAL DE CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad AlimentariaMarzo 2015

Elaborado por Revisado por Aprobado porJefe de Control de

Calidad

Gerente de SGCSA Gerente General

Emisión Código Fecha de revisión02 PA.01.01 14/03/2016



Manual de producto no conformePA.01.01

E2:14/03/2015 – Rev.:14/03/2016

INDICE

I.

PROPOSITO ............................................................................................................ 4

II.

OBJETIVO ............................................................................................................... 4

III.

ALCANCE ............................................................................................................. 4

IV.

RESPONSABILIDADES ........................................................................................ 4

V.

POLÍTICAS .............................................................................................................. 5

5.1 Planta Descascarado ............................................................................................. 5

5.1.1 Detección de producto no conforme ............................................................... 5

5.1.2 Identificación y registro de producto no conforme ........................................... 5

5.1.3 Análisis y disposición final de productos no Conformes .................................. 5

5.2 Planta Blanqueadora ............................................................................................. 8

5.2.1 Detección de producto no conforme ............................................................... 8

5.2.2 Identificación y registro de producto no conforme ........................................... 8

5.2.3

Análisis y disposición final de productos no conformes .............................. 8

5.3 Destinos de Productos afectados ........................................................................ 10

5.3.1 Procedimiento de la destrucción ................................................................... 10

5.3.2 Procedimiento aprobación de lotes destinados a Industria, PlantaBlanqueadora ......................................................................................................... 10

VI. PROCEDIMIENTO .............................................................................................. 11

6.1 Disposición final de producto no conforme .......................................................... 11

VII.

FLUJO DE PROCESOS ...................................................................................... 13

7.1 Disposición final de producto no conforme .......................................................... 13

VIII.

ANEXOS ............................................................................................................. 14

Anexo: 1 Tratamiento de Producto No Conforme ...................................................... 14

Anexo 2: Etiqueta de identificación de producto no conforme ................................... 15

Anexo 3: Registro de destrucción de producto no conforme ..................................... 16

IX.

DOCUMENTOS RELACIONADOS ..................................................................... 17

X.

PROTOCOLO DE REGISTRO............................................................................... 17

XI.

DEFINICIONES ................................................................................................... 18

XII.

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................... 18




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3 de 19 Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad Alimentaria

XIII.

HISTORIAL DE CAMBIO .................................................................................... 18




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I. PROPOSITO

Establecer los criterios para asegurarse que el producto que no sea conforme con lasespecificaciones establecidas, sea identificado, controlado y determinada su

disposición final con el objetivo de prevenir su uso y entrega involuntaria.

Cualquier recomendación al contenido de este manual, debe ser notificado al Jefe deControl de Calidad, quien es el responsable de su actualización.

Este documento es propiedad única y exclusiva de CUKRA INDUSTRIAL, S.A. Sucontenido es de carácter confidencial, por tanto, el usuario responsable de suimplementación, debe mantener su custodia y buen uso, así como no permitir su salidade las instalaciones de la empresa.

II. OBJETIVO

Asegurar que cualquier producto no conforme con las especificaciones establecidas estratado de manera efectiva para evitar su liberación.

III. ALCANCE

Este documento aplica para el personal de Producción, Control de Calidad yComercialización.

IV. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de:

1. Jefe de Control de Calidad:

a) Mantener actualizado los procedimientos descritos en este manual, porcambios en políticas internas de la empresa o por normas regulatoriasexternas.

b) Implementar y hacer cumplir lo descrito en este documento.c) Orientar el contenido del documento a la mejora continua.d) Notificar los cambios en los diferentes procesos, normativas o regulaciones

que pudiesen afectar lo establecido en las políticas descritas en estemanual.




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V. POLÍTICAS

5.1 Planta Descascarado

5.1.1 Detección de producto no conforme

1. Los productos no conformes son detectados mediante los controles deverificación de producción por parte de Control de Calidad o por Personal de lasplantas de producción y Almacén y Despacho.

2. El producto se identifica como no conforme, si se presentan cualquiera de lassiguientes condiciones:

a) Existe marcaciones de plaga en el proceso de descascarado y se sospechade posible contaminación en un lote especifico.

b) Un lote almacenado en bodega:b.1) Es afectado por roedores o por cualquier otro animal.b.2) Se detecta humedad en los sacos.

c) Lotes con aflatoxina que no cumplan con los parámetros establecidos por lasnormas nacionales e Internacionales.

d) Producto que durante su proceso, exista alguna afectación a su inocuidad(cuerpo extraño “vidrio”).

5.1.2 Identificación y registro de producto no conforme

1. El producto No Conforme, se deberá registrar en el Formato de “Tratamiento deproducto no conforme (Ver anexo 1).

1.1 El producto se identificará en el sistema informático “Inventario Maní Oro”,sombreando en color rojo, la celda donde se describe el número de lote yen la columna de las observaciones que el producto está bloqueado paraexportar, mientras se realizan las gestiones correspondientes para sudisposición final.

5.1.3 Análisis y disposición final de productos no Conformes

1. En el caso de marcaciones de plaga, se procede de la siguiente manera:

a) Mediante correo electrónico, el Jefe de Control de Calidad, solicita apoyo alResponsable de la Planta y Responsable de Almacén y Despacho, para realizarmuestreo aleatorio del lote identificado como sospechoso y luego dichas




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muestras ser inspeccionadas por personal de las bandas de selección manual;de acuerdo a los resultados obtenidos se procederá de la manera siguiente:

a.1) Si el producto presenta niveles de infestación leve, los sacos que seabrieron se vuelven a coser y se procede a fumigar in situ el lote completo.

Pasado el tiempo de cuarentena, se verifica la efectividad de este procesocon un nuevo muestreo, hasta asegurar que el producto cumple con lasespecificaciones de calidad (cero plaga).

a.2) Si el lote presenta niveles de infestación alta, el lote es aislado (segregadoen bodega de producto no conforme - Almacén y Despacho) y se solicitavía correo electrónico al Responsable del departamento Fitosanitario lafumigación del lote, y se asegurará la efectividad del proceso con unsegundo muestreo, inspeccionando la muestra en bandas de selección enbusca de plaga hasta que cumpla las especificaciones de calidad. Comouna medida adicional de seguridad, se solicita al Responsable de la Planta

de descascarado, el proceso de zarandeo y reempaque del lote enmención, a fin de eliminar cualquier presencia de plaga muerta.

2. En el caso de afectación por roedores, se procede de la siguiente manera:

a) El Responsable del Almacén y Despacho informa del hallazgo, víatelefónica o correo electrónico, al Jefe de Control de Calidad.

b) El Jefe de Control de Calidad, envía al supervisor de calidad autorizado arealizar una inspección y evaluación del producto afectado por roedores.

c) Se realiza una evaluación de los sacos directamente afectados y lossacos que se encuentran en el perímetro más cercano a la afectaciónpara determinar el grado de infestación del producto.

d) Los sacos identificados como sospechosos, se segregan del lotecompleto, se ventilan y se realiza un cambio de empaque, este hallazgoes transmitido vía correo al Responsable de Almacén y Despacho,Responsable Fitosanitario, Gerente Comercialización, Contadora General,Gerente Financiero y Gerente General. Si el resultado de la evaluacióndetermina una afectación positiva, los sacos se dan de baja mediante unprocedimiento contable o se degrada a industria. Para ambasdisposiciones se solicita autorización vía electrónico al Gerente General.

3. En el caso de humedad en los sacos, se procede de la siguiente manera:

a) El Responsable de Almacén y Despacho, notifica de la condición al Jefede Control de Calidad, quien evaluará la situación. Se solicita alResponsable Almacén y Despacho que el o los sacos sean abiertos ytendidos en una manta de saco polipropileno, para poder evaluardirectamente de manera visual todo el producto, luego se procede atomar una muestra para realizar prueba de humedad utilizando para ello




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el equipo electrónico “medidor de humedad” y se procede según lossiguientes resultados:

a.1) Si no hay afectación del producto, solamente se hace el cambio de sacoy se vuelve a tomar el peso.

a.2) En caso de haber afectación, el producto se tiende (ventila) encima dela manta y se deja orear, dándole seguimiento con tomas de muestrasdiario hasta que no exista ninguna presencia de humedad al tacto niolores desagradables y confirmando la primera condición con el medidorde humedad. Una vez garantizado que el producto está en óptimascondiciones se procede a levantarlo y empacar nuevamente en saconuevo.

a.3) Si existiese presencia de moho en el producto, se retira toda la parteafectada y se hace entrega al Responsable de Almacén y Despachopara que proceda a tomar el peso de la parte retirada a fin de poder

reponer la cantidad exacta con producto bueno sustraído de la muestratestigo referencial correspondiente a dicho lote y de esta maneragarantizar que el o los sacos afectados cumplan con su pesoestablecido.

4. En el caso de lotes con aflatoxina fuera de parámetro, se procede de la siguienteforma:

a) Los lotes de producto de exportación que presenten niveles de aflatoxinasuperior a 15 ppb son detectados y retenidos al momento de la liberaciónde producto. Ver procedimiento de “Liberación de Producto”.

b) En el sistema informático “Inventario Maní Oro” donde se describen todoslos análisis realizados al lote (daños de calidad y aflatoxina), se marca conun color rojo, los lotes que están afectados, a fin de determinar de manerasegura la disposición final de los mismos.

4.1 Para este tipo de producto existen dos disposiciones finales:

a) Los calibres que son sujetos a someterse a proceso de blanqueo, sonasignados para la planta blanqueadora.

b) Los calibres que no puedan ser sometidos a proceso de blanqueo sonasignados a industria.

4.1.1. Ambas disposiciones son descritas en la columna de observaciones dellote que corresponde, en el sistema informático “Inventario Maní Oro”. Veranexo.




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5. En el caso de productos con presencia de cuerpo extraño, se procede de lasiguiente forma:

a) Se procede a retirar el producto de la línea donde se presentó la incidencia yposteriormente se procede a retirar el cuerpo extraño, y una vez verificado y

garantizado el retiro del mismo se vuelve a empacar y almacenar.

b) En caso de no garantizar el retiro de la materia extraña se solicita ladestrucción del mismo, previa autorización del Gerente General.

5.2 Planta Blanqueadora

5.2.1 Detección de producto no conforme

1. Los productos no conformes son detectados mediante los controles deverificación de producción por parte de control de calidad.

2. El producto se identifica como no conforme, si se presentan las siguientescondiciones:

a) Presencia de aflatoxina que no cumpla con los parámetros establecidos porlas normas nacionales e Internacionales

b) Para producto (Un lote) almacenado en bodega:

b.1) Cuando es afectado por roedores o por cualquier otro animal.b.2) Cuando se detecta humedad en los sacos.

5.2.2 Identificación y registro de producto no conforme

1. El producto No Conforme detectado debe ser rotulado con etiqueta y registradoen el Formato de tratamiento de Producto No Conforme PA.01.01.RE01. (Veranexo 1), el cual es debidamente identificado en estado de no conforme y asíevitar cualquier confusión en su manipulación.

5.2.3 Análisis y disposición final de productos no conformes

1. En el caso de lotes con aflatoxina fuera de parámetro que presenten niveles deaflatoxina superior a 15 ppb, existen dos tipos de disposiciones finales:

a) Se destinan a comercialización como producto Industria.

2. En el caso de lotes afectado por roedores, se evacua de la siguiente manera:




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a) El Responsable de la Almacén y Despacho informa del hallazgo, vía telefónicao correo electrónico, al Jefe de Control de Calidad.

b) El Jefe de Control de Calidad, envía al supervisor de calidad avalado arealizar una inspección y evaluación del producto afectado por roedores.

c) Se realiza una evaluación de los sacos directamente afectados y los sacosque se encuentran en el perímetro más cercano a la afectación paradeterminar el grado de infestación del producto.

d) Los sacos identificados como sospechosos, se segregan del lote completo, seventilan y se realiza un cambio empaque, este hallazgo es transmitido víacorreo al Responsable de Almacén y Despacho, Responsable Fitosanitario,Gerente Comercialización, Contadora General, Gerente Financiero y GerenteGeneral. Si el resultado del hallazgo es una afectación positiva, los sacos sedestruyen bajo un procedimiento contable o se degrada a industria. Para

ambas disposiciones se solicita autorización vía electrónico al GerenteGeneral.

3. En el caso de que el producto sea afectado por humedad, se evacua de lasiguiente manera:

a) El Responsable de Almacén y Despacho, notifica al Jefe de Control deCalidad, quien evaluará la situación. Se solicita al Responsable de la

Almacén y Despacho que el o los sacos sean abiertos y tendidos en unamanta de saco macen, para poder evaluar directamente todo el producto y serealiza una prueba de humedad. Si no hay afectación del producto,

solamente se hace el cambio de saco y se vuelve a tomar el peso.

b) En caso de haber afectación, el producto se tiende (ventila) encima de lamanta de macen (saco) y se deja orear, dándole seguimiento con tomas demuestras diario hasta que no exista ninguna marcación de humedad al tactoy confirmándolo con el análisis de humedad por diferencia de pesos. Una vezgarantizado que el producto está en óptimas condiciones se procede alevantarlo y empacar nuevamente en saco nuevo.

c) Si existiese presencia de moho en el producto, se retira toda la parteafectada y se hace entrega al Responsable de la Almacén y Despacho para

que proceda a tomar el peso de dicha muestra como evidencia para poderreponer la cantidad exacta con producto bueno sustraído de la muestratestigo referencial correspondiente a dicho lote y de esta manera garantizarque el o los sacos afectados cumplan con la calidad, inocuidad y pesoestablecido.




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5.3 Destinos de Productos afectados

5.3.1 Procedimiento de la destrucción

1. A todo producto afectado que requiera destruirse, debe aplicarse el siguiente

procedimiento:

a) Debe elaborarse un acta de control interno que indique las causas dedestrucción, la cual debe ser firmada por el Responsable de calidad y/oResponsable de Seguridad Alimentaria, Responsable de la Almacén yDespacho y Gerente de Comercialización.

a.1) La carta debe ser remitida al Gerente de comercialización.b) La Gerencia de comercialización debe notificar al Departamento de

contabilidad el detalle (calibre, lote, proceso, cantidad de producto que debedestruirse y la causa de la destrucción) y adjuntar el acta de control interno,debidamente firmada.

c) Contabilidad General deberá gestionar antes las autoridades competentes labaja de dicho producto del inventario.

d) La destrucción del producto se realizará una vez que notifique contabilidadfecha y hora y debe ser en presencia de al menos 2 (dos) funcionarios de losindicados en el inciso b) más un representante de contabilidad y uno decontraloría.

e) Toda destrucción debe de realizarse y soportarse a través de un acta dedestrucción.

5.3.2 Procedimiento aprobación de lotes destinados a Industria, PlantaBlanqueadora

1. El Jefe de Control de Calidad debe aprobar la comercialización de los lotes enel sistema informático “Inventario Mani Oro” posterior a los siguientes pasos:

a) El Responsable de Almacén y Despacho solicita a través de un correo al Jefede Control de Calidad, la aprobación de un lote X que haya sido asignado aIndustria. Dicha solicitud debe describir el número de lote asignado y lacantidad de sacos que se despacharán.

b) El Jefe de Control de Calidad verifica en el Inventario Maní Oro, que el lotehay sido asignado para tal destino.

c) Una vez verificada la información, el Jefe de Control de Calidad aprueba en elsistema el lote asignado, en donde se registra el número de lote, cantidad desacos y nombre de cliente al que va destinado.

d) El sistema genera un número de grupo único por cada aprobación, el cual esemitido a través del correo como respuesta de la solicitud al Responsable de

Almacén y Despacho.d.1) Una vez aprobado, se procede a despachar.




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VI. PROCEDIMIENTO

6.1 Disposición final de producto no conforme

N° Ejecutor Actividad Documento1 Personal. Detecta producto sospechoso de ser

producto no conforme y notifica alJefe de Control de Calidad.

2 Jefe de Control deCalidad.

Envía a realizar muestreo alSupervisor de Calidad.

3 Supervisor de

Calidad.

Realiza muestreo y análisis

4 Notifica resultado de análisis al Jefede Control de Calidad.

5

Jefe de Control deCalidad.

Recibe resultados.6 Analiza resultados7 ¿Es producto no conforme?

Si: sigue paso 8No: sigue paso 19

8 Notifica al Supervisor de Control deCalidad que identifique con la debidaetiqueta que el producto esta noconforme.

9 Supervisor deCalidad.

Identifica el producto10 Notifica al Jefe de Control de Calidad

que el producto está identificado11

Jefe de Control deCalidad.

Identifica como producto no conformeen el sistema para evitar su liberación.

12 Notifica a la Gerencia General sobreel producto no conforme y pidedecisión sobre su disposición.

Correo electrónico.

13

Gerencia General.

Recibe la notificación del producto noconforme.

Correo electrónico.

14 Toma la decisión.

15 ¿Producto a industrial?Si: sigue paso 16.No: sigue paso 19.

16 Notifica al Jefe de Control de Calidadde la decisión.

Correo electrónico


Recibe notificación. Correo electrónico18 Da disposición al producto para




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industria en el sistema.

Fin del proceso19 Gerencia General. Define el producto para destrucción y

notifica al Jefe de Control de Calidad.


Recibe notificación21 Notifica al Jefe de Contabilidad que

proceda con el procedimiento dedestrucción del producto.

Correo electrónico

22 Jefe deContabilidad

Sigue según el proceso dedestrucción de producto.

Fin de proceso




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VII. FLUJO DE PROCESOS

7.1 Disposición final de producto no conforme

Disposición final de producto no conforme

Personal Jefe de Control de Calidad Gerencia GeneralSupervisor de

Calidad

Jefe de

Contabilida

F a s e

INICIO

Detecta

producto

sospechoso

1

Envía a realizar

muestreo

2

Realiza Muestreo

3

Notifica

resultado

4

Recibe

5

Analiza

6

¿Es producto no

conforme?

7

Notifica

8

SI

Identifica

producto

9

Notifica

10

Identifica en el

sistema

11

inventa

rio

Notifica

12

Correo electrónico

Recibe

13

Correo electrónico

Toma desición

14

¿Producto a

industria?

15

Notifica la

decisión

16

Correo electrónico

Recibe

17

Correo electrónico

Da disposición

18inventa

rio

FIN

Destrucción

19

Recibe

20

Notifica

21

FIN

Destrucción

22

NO




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VIII. ANEXOS

Anexo: 1 Tratamiento de Producto No Conforme




E2:14/03/2015 – Rev.:14/03/2016


Anexo 2: Etiqueta de identificación de producto no conforme




E2:14/03/2015 – Rev.:14/03/2016


Anexo 3: Registro de destrucción de producto no conforme

DESTRUCCIÓN Nº DD/MM/AA

CICLO

LOTE CALIBRE PROCESO

E0-270315-PA.01.01.RE03

AUDITOR/INSPECTOR RESPONSABLE DE DESTRUCCIÓN

DPTO. CONTROL DE CALIDAD DPTO. FITOSANITARIO

AUDITOR/INSPECTOR

RESPONSABLE DE DESTRUCCIÓN

EVIDENCIA DE DESTRUCCIÓN

CAUSA RAIZ DE DESTRUCCIÓN

DESCRIPCIÓN DE PROCESO DE DESTRUCCIÓN

DESTRUCCIÓN DE PRODUCTO NO CONFORME

FECHA

IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO

CUKRA INDUSTRIAL, S.A




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IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS

N/A

X. PROTOCOLO DE REGISTRO

Nombre del registro Código del registro Responsablede la

elaboración

Distribución

Frecuencia Formade

envío

Forma deResguardo

Tiempode

retenciónDisposición final de producto noconforme

E0-140315-PA.01.01.RE01

Jefe deControl de

Calidad

N/A Cada vezque se

encuentreproducto

noconforme

Físico Físico 2 años

Registro de destrucción deproducto no conforme.

E0-140315-PA.01.01.RE03

Jefe deControl de

Calidad

N/A Cada vezque se

encuentreproducto

noconforme

Físico Físico 2 años




E2:14/03/2015 – Rev.:14/03/2016

XI. DEFINICIONES

Producto No Conforme:

Todo producto que reciba una clasificación diferente a la que le corresponde deacuerdo con las especificaciones establecidas por los clientes.

XII. BIBLIOGRAFIANorma mundial de Seguridad de los Alimentos capítulo 3 acápite 3.8

XIII. HISTORIAL DE CAMBIO

Emisión Referencia Fecha2 PA.01.01 27/03/2015

Se actualiza el Manual de producto no conforme, por efecto de revisión dedocumentos del Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad Alimentaria(SGCSA).

I. Se agrega:

1.1 El capítulo XII Bibliografía, la cual hace referencia al capítulo de lanorma de BRC que relaciona el requisito de cumplimiento de estedocumento.

II. Se modifica:

III. Se unifica:

3.1 En el capítulo V; del acápite 5.3 los incisos c.2) y c.3), relacionadosal uso de los utensilios para la limpieza de material quebrado.

IV. Se sustituye:

4.1 De forma general en todo el documento el logotipo de la empresa.

V. Se elimina:




E2:14/03/2015 – Rev.:14/03/2016



Oficialización de la actualización del manual Control de productos noconformes, al que se realizó los siguientes cambios:

Se modifica:

De forma general en todo el documento:

Presentación. Encabezado. Pie de página. Numeración de incisos y políticas. Redacción de políticas. Estructura del documento.

Inciso 5.3.1 Procedimiento destrucción de producto.

Se agrega:

Acápite 5.2 Planta blanqueado y todas las políticas relacionadas al control deproductos no conforme.


Oficialización del Manual Control de productos no conforme.

PA 01 01 Manual Control de Producto No Conforme

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