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Instructivo - Pago de Utilidades 20 de Noviembre de 2012

Caso 1 Pág. 1

Pago de Utilidades

Caso 1

Tiene nóminas pasadas al histórico desde Enero (cierre contable al 31/12/XX)

Datos del ejemplo (trabajador1):

Fecha de Ingreso: 01/08/2010

Período de causación de Vacación: 01/08/2010 al 31/07/2011

Fecha de Disfrute: 05/09/2012 al 24/09/2012

Datos del ejemplo (trabajador 2):

Fecha de Ingreso: 30/06/2012

1. Se verifica el acumulado que ha tenido el trabajador durante todo el año

Menú Trabajador Informes Listado de Acumulado.

Figura 1. Ventana de Informes de trabajador.

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20 de Noviembre de 2012 Instructivo - Pago de Utilidades

Pág. 2 Caso 1

Se mostrará el siguiente resultado:

Figura 2. Informe de Acumulados por trabajador.

2. Se procede a insertar en “AD Nómina” el concepto de Utilidades (01 ó 011 dependiendo de si es a promedio del año o al sueldo actual) y el concepto de Inces (2801). Para ello ir a Menú “Principal AD Nómina Insertar”.

Figura 3. Inserción de “AD Nómina” para utilidades.

Ambos conceptos van para nómina Especial y Tipo especial: “Utilidades”.

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Caso 1 Pág. 3

3. En cuanto al concepto de Régimen Prestacional de Vivienda y Habitad (2060), y el concepto Retención I.S.L.R. (Quincenal) - (2180) deberán ser modificados para que aplique en la Nómina de Utilidades. Para ello ir a “AD Nómina Modificar”, y cambie cada uno de ellos como se muestra a continuación.

Figura 4. Modificación del “AD Nómina” para Régimen Prestacional de Vivienda y Habitad.

Figura 5. Modificación del “AD Nómina” para Retención I.S.L.R. (Quincenal).

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Pág. 4 Caso 1

4. Deberá además insertar el concepto de INCES (2801), como se muestra a continuación.

Figura 6. Inserción de “AD Nómina” para INCES.

Igualmente deberá dirigirse a “Definición de Conceptos Modificar”, buscar el concepto 01 ó 011 (el que vaya a utilizar) y tildar las opciones: I.S.L.R., I.N.C.E.S. y Salario Normal.

Figura 7. Modificación del concepto Utilidades.

5. Luego ir a Menú “Otras Nóminas Insertar Nómina Especial”.

Figura 8. Ventana de inserción de Nómina Especial.

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Debe tomar en cuenta tildar la opción “Es Nómina de Utilidades” y colocar el rango de fechas correspondiente al año completo. Haga clic en el botón “Grabar”.

6. Para calcular dicha Nómina debe activar el modo avanzado, dirigirse a Menú Principal “Nómina Escoger /Buscar” y seleccionar la nómina especial insertada.

Figura 9. Búsqueda de Nóminas a modificar.

Desde allí podrá calcular la nómina especial de Utilidades como muestra la siguiente pantalla:

Figura 10. Ventana para modificación del cálculo de Nómina.

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Pág. 6 Caso 1

Para ver el resultado debe ir a Menú Principal “Nómina Consultar”.

Figura 11. Ventana de consulta de Nómina en curso para cada trabajador.

Proceso Manual para su Verificación

Sumar los montos de todas las Nóminas pasadas al Histórico más pago de Vacaciones (Acumulado)

Acumulado Nóminas 46.133,33

Mes de Diciembre 4.000,00

Total 50.133,33

Ya que este mes aún no está pasado al histórico, el

programa tomará el monto de lo devengado en el mes

de Noviembre.

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Caso 2 Pág. 7

Acumulado Anual /Cantidad de Meses del año /Cantidad de Días del Mes *Cantidad de días de Utilidades

50.133,33/12 = 4177,77

4177.77/30 = 139,26

139.26*30 = 4177,78

Caso 2

No tiene nóminas pasadas al histórico desde Enero (cierre contable al 31/12/XX)

1. Deberá crear un concepto a fin de insertar un Acumulado sobre lo cobrado por cada trabajador en los meses que no están pasados al histórico, dicho concepto se muestra a continuación:

Figura 12. Ventana de datos del Concepto para acumulados.

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Pág. 8 Caso 2

2. Ir a el Menú “Otras Nóminas Insertar Nómina Especial”, ver figura:

Figura 13. Ventana para la inserción Nómina Especial.

En este caso no debe tildar la opción “Es Nómina de Utilidades” y deberá insertar el Rango de Fechas correspondiente a los meses no pasados al histórico (01 enero al xxxx).

3. Luego dirigirse a “AD Personal Insertar”, donde a cada trabajador se le deberá insertar el acumulado (monto) de lo que devengó en los meses que no están en Nóminas Históricas.

Figura 14. Ventana de inserción del “AD Personal” para Acumulados.

4. Seguidamente, debe activar el modo avanzado y dirigirse al Menú Principal “Nómina Escoger Buscar”, y seleccionar la Nómina especial de Acumulado insertada para calcularla.

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Caso 2 Pág. 9

v

Figura 15. Ventana para modificación del cálculo de Nómina Especial.

Consultar y verificar los montos para luego pasar la misma al Histórico.

5. Una vez que se tiene la información (nóminas) del periodo contable completa, podemos ir al Menú Principal “Trabajador Informes Listado de Acumulado” para verificar:


6. Se procede a insertar en “AD Nómina” el concepto de Utilidades (01 ó 011 dependiendo de si es a promedio del año o al sueldo actual) y el concepto de I.N.C.E.S. (2801). Para ello ir a Menú Principal “AD Nómina Insertar”.

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Pág. 10 Caso 2


Figura 18. Inserción de “AD Nómina” para I.N.C.E.S.

Estos conceptos aplican para nómina Especial y Tipo especial: “Utilidades”.

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Caso 2 Pág. 11

7. Se procede a modificar en “AD Nómina” el concepto de Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (2060) y el concepto de Retención de ISLR (Quincenal) - (2180). Para ello ir a Menú Principal “AD Nómina Modificar”.



A estos conceptos debe indicárseles que la “Nómina en que aplican” es: “Ambas” y en “Tipo Especial” seleccionar: “Utilidades”.

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Pág. 12 Caso 2

8. Luego ir a Menú Principal Otras Nóminas Insertar Nómina Especial.

Figura 21. Ventana de inserción de Nómina Especial.

Debe tomar en cuenta tildar la opción “Es Nómina de Utilidades” y colocar el rango de fechas correspondiente al año completo. Grabar.

9. Para calcular dicha Nómina debe activar el modo avanzado y dirigirse al Menú Principal “Nómina Escoger / Buscar” y le seleccionar la nómina especial insertada.

Figura 22. Búsqueda de Nóminas a modificar.

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Caso 2 Pág. 13

Desde allí podrá calcular la nómina especial de Utilidades como muestra la siguiente pantalla:

Figura 23. Ventana para modificación del cálculo de Nómina.

Para ver el resultado debe ir a Menú “Nómina Consultar”.

Figura 24. Ventana de consulta de Nómina en curso, primer trabajador.

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Pág. 14 Caso 3

Figura 25. Ventana de consulta de Nómina en curso, segundo trabajador.

Caso 3

Nómina de Anticipo de utilidades / calculo de Utilidades con descuento de

anticipo.

Se entiende como Anticipo de Utilidades que, en algún momento del ejercicio contable, se cancela una porción de los días de utilidades que la empresa otorga y se desea realizar a posteriori un segundo cálculo en el cual se descuente el anticipo previamente entregado.

A continuación se indican los pasos a seguir para manejar este caso en Nómina Gálac.

Datos del ejemplo:

El ejercicio contable cubre el período Enero 2012 / Diciembre 2012.

La empresa cancela 120 días anuales de utilidades.

Se cancela un anticipo de 60 días en el mes de Junio que comprende el período Enero 2012 / Junio 2012.

El pago final se efectuará luego de completar el ejercicio, es decir en Diciembre

El anticipo se cancela con el concepto 04 y el total de utilidades con el concepto 01.

El pago se hace en función del sueldo promedio.

Ingresaremos dos trabajadores con las siguientes características:

- Trabajador uno: Fecha de ingreso 02/05/2009

Acumulado Enero / Junio: Bs. 24.000,00

- Trabajador Dos: Fecha de ingreso : 01/03/2012

Acumulado Marzo/Junio: Bs. 16.000,00

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Caso 3 Pág. 15

Pasos:

Ingrese en el módulo “AD Nómina” el concepto 04-Anticipo de Utilidades, indicando que va a aplicar en nómina especial, luego seleccione que el dato “Tipo especial” será: Utilidades”.

Figura 26. Ventana de insertar “AD Nómina” para concepto Anticipo de Utilidades (Promedio).

Ingrese en el módulo “AD Nómina” el concepto 2801-INCES, , indicando que va a aplicar en nómina especial, luego seleccione que el dato “Tipo especial” será: “Utilidades”.

Figura 27. Ventana de insertar “AD Nómina” para concepto INCES.

Modifique el concepto 2060-RPVH, indicando que va a aplicar en Ambas, luego seleccione que el dato “Tipo especial” será: “Utilidades”.

Ingrese en el módulo Otras Nóminas => Insertar Nómina Especial y cree la nómina con las siguientes características: Tilde el check que pregunta “Es Nóminas de utilidades “.

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Pág. 16 Caso 3

Número de la nómina: “Anticipo Utilidades 2012” Fecha inicial: 01/01/2012 Fecha final: 30/06/2012

Active el modo avanzado, diríjase al módulo Nómina, ejecute la opción Escoger y seleccione la nómina especial que acaba de crear. Pulse Calcular.

Una vez que concluya el proceso de cálculo se podrán apreciar los siguientes resultados:



¿Qué cálculo efectuó el sistema?:

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Caso 3 Pág. 17

Determinó el número de días de utilidades que corresponden al trabajador por meses completos de servicio. Trabajador 1: 60 días Trabajador 2: 40 días

Calculó el total de sueldos devengado por el trabajador para el período en cuestión: Trabajador 1: 24.000,00 Trabajador 2: 16.000,00

Calculó el número de días transcurridos entre la fecha inicial y final del período a pagar. Trabajador 1: 180 días Trabajador 2: 120 días (ingresó el 01/03/2012)

Pasos para la cancelación definitiva de utilidades y descuento del anticipo

Cancelado el anticipo, procederemos a calcular nuestras nóminas hasta el mes de Septiembre. Además de los dos trabajadores antes mencionados, ingresaremos un tercero con fecha de ingreso 25/08/2012.

Para efectuar el pago definitivo de la nómina procederemos de la siguiente forma:

Insertaremos la nómina definitiva de utilidades con las siguientes características. Tilde el check que pregunta “Es Nóminas de utilidades “. Número de la nómina: “Utilidades 2012” Fecha inicial: 01/01/2012 Fecha final: 31/12/2012

Figura 30. Ventana de inserción de nómina Especial de Utilidades

En el módulo “AD Nómina”: Eliminamos el concepto 04 (Anticipo de utilidades). Insertamos el concepto 01 (Utilidades) indicando que la “Nómina en que aplica” es “Especial”.

Definir el concepto 2190 según la siguiente imagen

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Pág. 18 Caso 3

Figura 31. Ventana de definición de conceptos con datos del 2190.

Verificamos que en Conceptos Fijos se haya insertado los conceptos: 01 para “Utilidades” y 2190 para “Dscto. Anticipo de Utilidades”.

Figura 32. Ventana de Conceptos Fijos

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Caso 3 Pág. 19

Insertamos en “AD Nómina” el concepto 2190 Descuento anticipo utilidades aplicando en y en nómina especial.

Figura 33. Ventana de insertar “AD Nómina” para el concepto 2190.

Para Diciembre 2012 tenemos la siguiente información de acumulados.


Para calcular la nómina definitiva, activamos el modo avanzado, seleccionamos la nómina de utilidades que creáramos con anterioridad y pulsamos calcular.

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Pág. 20 Caso 3

Figura 35. Ventana de calcular nómina.

Luego consulte la nómina calculada y los datos generados para cada trabajador.


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Caso 3 Pág. 21


Figura 38. Ventana de consulta de Nómina en curso, tercer trabajador.

Concluida la operación este será el resultado obtenido. En el mismo se observa que el monto otorgado como anticipo es deducido para los dos trabajadores que lo recibieran en su oportunidad.

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Pág. 22 Caso 3

Notas Importantes

Para permitir que el concepto de RPVH aplique sobre el monto de las utilidades a cancelar, diríjase a “AD Nómina” e indíquele que aplica en ambas nómina y luego seleccione que el dato “Tipo especial” será: “Utilidades”. Verifique además que el concepto de utilidades esté tildado como “Aplica para Salario Normal”. Recuerde que para este concepto existe la contrapartida patronal, por tanto, asegúrese de efectuar para el concepto patronal las mismas modificaciones que aplique para el concepto de empleados.

Si en la nómina de anticipo de utilidades se aplicó retención de RPVH e Inces, recuerde marcar como “Aplica para Salario Integral” el concepto de deducción de anticipo de utilidades de forma tal que el sistema reste a las utilidades el monto anticipado y sobre esa diferencia calcule las respectivas retenciones.

Verifique que el concepto 01 tenga tildado “Aplica para ISLR” en caso de que se vaya a efectuar dicha retención sobre utilidades. Si se hizo retención de ISLR en el anticipo, valide que el concepto de Deducción Anticipo este marcado para ISLR.

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