Paquetes de Contabilidad TNS

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Programas de Estudio a Distancia

PAQUETES CONTABLES

www.unipamplona.edu.coEsperanza Paredes Hernndez Rectora Mara Eugenia Velasco Espitia Decana Facultad de Estudios a Distancia

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Educacin a Distancia

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Tabla de ContenidoPresentacin IntroduccinHorizontes

UNIDAD 1 1. 2. 3. 4. 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 7. 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.1.7 7.1.8 7.2

OPERACIONES GENERALES

INSTALACION DE VISUAL TNS EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS VENTANA PRINCIPAL ELEMENTOS COMUNES BARRA NAVEGADORA OPERACIONES DE REGISTROS BOTON LISTADO/DETALLE FILTRADO O BSQUEDA DE REGISTROS BOTON EXPORTAR MENU EMERGENTE BARRA DE MENUS MENU ARCHIVO MENU MOVIMIENTOS MENU IMPRIMIR MENU HERRAMIENTAS MENU AYUDA TABLAS DE MANTENIMIENTO GENERALES Areas Administrativas Centros de Costos Clasificacin de Terceros Empresas de Comunicaciones Prefijos de Documento Sucursales Terceros Zonas CONTABILIDADUNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Educacin a Distancia

3 7.2.1 7.3 7.3.1 7.3.2 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.4.4 7.4.5 8. 8.1 8.2 Plan de Cuentas CARTERA Y TESORERIA Bancos Conceptos FACTURACION E INVENTARIO Artculos Bodegas Grupos de Artculos Grupo Contable de Artculos Tipos de IVA PROCESOS IMPORTANTES PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AO

UNIDAD 2 MODULO DE ADMINISTRACION 1. 2. 3. 4. 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 5. 6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.3 6.4 7. 8. CONSIDERACIONES GENERALES EJECUTANDO ADMINISTRACION PANTALLA PRINCIPAL OPCION BASE DE DATOS ACTUALIZAR BASE DE DATOS COPIA DE SEGURIDAD Realizar Copia Recuperar Copia OPCION DE USUARIOS OPCION AUDITORIA LOG DE EMPRESA Consultar Borrar LOG DE ADMINISTRACION CONTRASEA SUPERVISOR CONSULTAS SQL OPCION SELECCIONAR EMPRESA OPCION SALIR


4 UNIDAD 3. MODULO DE CONTABILIDAD 1. 2. 2.1 2.2 3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.1.10 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7 4. 4.1 CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO VISIN GENERAL CONTENIDO DEL PROGRAMA OPERACIONES RUTINARIAS INGRESO DE INFORMACIN Cmo Crear Plan de Cuentas Cmo Crear Terceros Cmo Crear Prefijos de Documentos Cmo Crear Bancos Cmo Crear Ajustes por Inflacin Cmo Crear Zonas Cmo Crear Clasificacin de Terceros Cmo Crear Empresas de Comunicaciones Cmo Crear Sucursales Cmo Crear Perodo PROCESOS DE LA INFORMACIN Cmo Crear Comprobantes Cmo Generar Ajustes por Inflacin Cmo Generar Depreciacin/Amortizacin Cmo Generar Cierre del ao fiscal MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) Como Imprimir Balance de Comprobacin Como Imprimir Libros Auxiliares Cmo Imprimir Libros Oficiales Cmo Imprimir Estados Financieros Bsicos Cmo Imprimir Informes Tributarios Cmo Imprimir Archivos Bsicos Cmo Imprimir Numeracin de Hojas para Libros OPERACIONES NO RUTINARIAS CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS


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UNIDAD 4. MODULO DE INVENTARIOS

1. CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO 2.1 VISIN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Informacin 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Bodegas 3.1.5 Como Crear Grupos de Artculos 3.1.6 Como Crear Artculos 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificacin de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Tipos de IVA 3.1.11 Como Crear Tipos de ICA 3.1.12 Como Crear Grupos Contables de Artculos 3.1.13 Como Crear Lneas de Artculos 3.1.14 Como Crear Bancos 3.1.15 Como Crear Conceptos 3.1.16 Como Crear Prefijos de Documentos 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIN 3.2.1 Cmo Crear Compras 3.2.2 Cmo Crear Remisiones de Entrada 3.2.3 Cmo Crear Devoluciones en Compra 3.2.4 Cmo Crear Pedidos de Compras 3.2.5 Cmo Crear Entradas de Almacn 3.2.6 Cmo Crear Notas de Inventario 3.2.7 Cmo Crear Consumos 3.2.8 Cmo Crear Traslados entre Bodegas 3.2.9 Cmo Crear Inventarios Fsicos


6 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.3.9 3.3.10 3.3.11 3.3.12 3.3.13 3.3.14 3.3.15 3.3.16 3.3.17 3.3.18 3.3.19 3.3.20 3.3.21 3.3.22 3.3.23 3.3.24 3.3.25 3.3.26 3.3.27 3.3.28 3.3.29 3.3.30 3.3.31 4. 4.1 4.2 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) Cmo Imprimir Listado de Compras entre Fechas Cmo Imprimir Resumen de Compras por Proveedor Cmo Imprimir Total Compras por Tipo de IVA Cmo Imprimir Listado de Remisiones Entre Fechas Cmo Imprimir Listado de Consumos Entre Fechas Cmo Imprimir Total Notas por Concepto Cmo Imprimir Compras/Remisiones por Pedido/Remisin Cmo Imprimir Compras Totales por Artculo Cmo Imprimir Compras Detalladas por Proveedor Artculo Cmo Imprimir Compras Detalladas por Artculo Proveedor Cmo Imprimir ABC de Proveedores Cmo Imprimir Consumos Totales por Artculo Cmo Imprimir Consumos Totales por Grupo Cmo Imprimir Consumos Detallados por Tercero Cmo Imprimir Existencias Actuales Cmo Imprimir Existencias por Periodo Cmo Imprimir Existencias por Serial / Lote Cmo Imprimir Existencias Menor a la Mnima Cmo Imprimir Existencias Mayor a la Mxima Cmo Imprimir Inventario a una Fecha Cmo Imprimir Inventario Fsico de Faltantes y Sobrantes Cmo Imprimir Kardex Detallado por Artculo Cmo Imprimir Kardex Total por Artculo entre Periodos Cmo Imprimir Listado con Costos y Existencias Cmo Imprimir Listado con Costo y Precio de Venta Cmo Imprimir Remisiones no Facturadas Cmo Imprimir Pedidos Pendientes por Recibir Cmo Imprimir Rango de Notas de Inventario Cmo Imprimir Listado de Grupos de Artculos Cmo Imprimir Listado Artculos Cmo Imprimir Listado Proveedores OPERACIONES NO RUTINARIAS CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS DE USUARIO CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS GENERALES CMO BLOQUEAR PERIODOSUNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Educacin a Distancia

7 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 CMO CMO CMO CMO CMO CMO CMO CMO CMO CREAR CONSECUTIVOS CREAR PENSAMIENTOS MODIFICAR INFORMES EJECUTAR COMANDOS ASENTAR PENDIENTES RECALCULAR TRASLADAR SALDOS DEL AO ANTERIOR REGENERAR COMPROBANTES ACTUALIZAR FECHA DE COMP. DE COSTOS

UNIDAD 5. MODULO DE FACTURACION

1. 2. 2.1 2.2 3. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.1.10 3.1.11 3.1.12 3.1.14 3.1.15 3.1.16 3.1.17 3.1.18

CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO VISIN GENERAL CONTENIDO DEL PROGRAMA OPERACIONES RUTINARIAS ACCESO AL PROGRAMA Manejo de Ventanas Ingreso de la Informacin Como Crear Terceros Como Crear Bodegas Como Crear Grupos de Artculos Como Crear Artculos Como Crear Zonas Como Crear Clasificacin de Terceros Como Crear Empresas de Comunicaciones Como Crear Ciudades Como Crear Tipos de IVA Como Crear Tipos de ICA Como Crear Tipos de Comisin Como Crear Grupos Contables de Artculos Como Crear Lneas de Artculos Como Crear Bancos Como Crear Conceptos


8 3.1.19 Como Crear Formas de Pago 3.1.20 Como Crear Prefijos de Documentos 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIN 3.2.1 Cmo Crear Ventas 3.2.2 Cmo Crear Ventas de Mostrador 3.2.3 Cmo Crear Remisiones de Salida 3.2.4 Cmo Crear Devoluciones en Venta 3.2.5 Cmo Crear Pedidos de Venta 3.2.6 Cmo Crear Cotizaciones 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cmo Imprimir Listado de Ventas entre Fechas 3.3.2 Cmo Imprimir Resumen Diario de Ventas 3.3.3 Cmo Imprimir Resumen de Ventas por Tipo de IVA 3.3.4 Cmo Imprimir Resumen de Ventas POS 3.2.1 Cmo Imprimir Total Ventas por Vendedor 3.2.1 Cmo Imprimir A.B.C de Clientes 3.2.2 Cmo Imprimir Comisin de Artculos por Vendedor 3.2.3 Cmo Imprimir Comisin de Ventas por Vendedor 3.2.4 Cmo Imprimir Comisin de Remisiones por Vendedor 3.2.5 Cmo Imprimir Margen de Utilidad por Factura 3.2.6 Cmo Imprimir Listado de Remisiones entre Fechas 3.2.7 Cmo Imprimir Ventas / Remisiones por Pedido / Remisin 3.2.8 Cmo Imprimir Listados de Precios 3.2.9 Cmo Imprimir Cinco Precios 3.2.10 Cmo Imprimir Precio y Existencia 3.2.11 Cmo Imprimir Tres Precios y Existencia 3.2.12 Cmo Imprimir Precios con Descuento 3.2.13 Cmo Imprimir Precios con Factor 3.2.14 Cmo Imprimir Etiquetas para Cdigo de Barras 3.2.15 Cmo Imprimir Ventas Totales por Artculos 3.2.16 Cmo Imprimir Ventas Totales por Grupo 3.2.17 Cmo Imprimir Ventas Totales por Lnea 3.2.18 Cmo Imprimir Ventas por Vendedor Lnea 3.2.19 Cmo Imprimir Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor Articulo 3.2.20 Cmo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido 3.2.21 Cmo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido 3.2.22 Cmo Imprimir Ventas Facturadas por VendedorUNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Educacin a Distancia

9 3.2.23 Cmo Imprimir A.B.C Productos 3.2.24 Cmo Imprimir Cantidad de Artculos Vendidos por Precio 3.2.25 Cmo Imprimir Margen de Utilidad por Articulo 3.2.26 Cmo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Productos 3.2.27 Cmo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Vendedor / Cliente 3.2.28 Cmo Imprimir Rango de Facturas 4 OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS DE USUARIO 4.2 CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS 4.3 CMO BLOQUEAR PERIODOS 4.4 CMO CREAR CONSECUTIVOS 4.5 CMO CREAR PENSAMIENTOS 4.6 CMO MODIFICAR INFORMES 4.7 CMO EJECUTAR COMANDOS 4.8 CMO ASENTAR PENDIENTES 4.9 CMO RECALCULAR 4.10 CMO REGENERAR COMPROBANTES 4.11 CMO REGISTRAR DESPACHOS 4.12 CMO MAYORAR FACTOR 4.13 CMO COPIAR PRECIO 4.14 CMO CALCULAR PRECIO POR UTILIDAD DE GRUPO 4.15 CMO CALCULAR PRECIO ASIGNANDO ESCALAS 4.16 CMO ACTUALIZAR FACTOR DE PUNTOS 4.17 CMO ACTUALIZAR REDIMIR PUNTOS UNIDAD 6. MODULO DE CARTERA 1. 2. 2.1 2.2 3. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO VISIN GENERAL CONTENIDO DEL PROGRAMA OPERACIONES RUTINARIAS ACCESO AL PROGRAMA Manejo de Ventanas Ingreso de la Informacin Como Crear Terceros Como Crear ZonasUNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Educacin a Distancia

10 3.1.5 Como Crear Clasificacin de Terceros 3.1.6 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.7 Como Crear Bancos 3.1.8 Como Crear Conceptos 3.1.9 Como Crear Prefijos de Documentos 4. PROCESOS DE LA INFORMACIN 4.1 CMO CREAR DOCUMENTOS 4.2 CMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS 4.3 Manejo de Informes (Salidas) 4.3.1 Cmo Imprimir Resumen de Cuentas por Cobrar 4.3.2 Cmo Imprimir Cartera Pendiente 4.3.3 Cmo Imprimir Resumen de Cartera por Edades 4.3.4 Cmo Imprimir Resumen de Cartera por Concepto - Cliente 4.3.5 Cmo Imprimir Documentos Generados 4.3.6 Cmo Imprimir Movimiento del Cliente 4.3.7 Cmo Imprimir Estado Mensual de Cartera 4.3.8 Cmo Imprimir Estado Cartera por Vendedor por Puntos 4.3.9 Cmo Imprimir Carta de Cobro 4.3.10 Cmo Imprimir Anlisis de Financiacin 4.3.11 Cmo Imprimir Listado de Cupos Disponibles 4.3.12 Cmo Imprimir Resumen de Recibos entre Fechas 4.3.13 Cmo Imprimir Resumen de Ingresos Diarios por Banco 4.3.14 Cmo Imprimir Resumen de Ingresos por Concepto 4.3.15 Cmo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios por Concepto 4.3.16 Cmo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios 4.3.17 Cmo Imprimir Relacin de Cobro 4.3.18 Cmo Imprimir Relacin de Dcadas 4.3.19 Cmo Imprimir Bancos 4.3.20 Cmo Imprimir Conceptos 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS DE USUARIO 5.2 CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS GENERALES 5.3 CMO BLOQUEAR PERIODOS 5.4 CMO CREAR CONSECUTIVOS 5.5 CMO CREAR PENSAMIENTOS 5.6 CMO MODIFICAR INFORMES 5.7 CMO EJECUTAR COMANDOSUNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Educacin a Distancia

11 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 CMO CMO CMO CMO CMO CMO CMO TRASLADAR SALDOS DEL AO ANTERIOR RECALCULAR GENERAR DOCUMENTOS DE INTERESES GENERAR DCADAS GENERAR RELACIONES DE COBRO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES ASENTAR RECIBOS PENDIENTES

UNIDAD 7. MODULO CARTERA FINANCIERA 1. CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO 2.1 VISIN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Informacin 3.1.3 Datos en Terceros para Cartera Financiera 3.1.4 Como Crear Lneas de Crdito 4. PROCESOS DE LA INFORMACIN 4.1 CMO CREAR UN DOCUMENTOS DE CREDITO 4.2 CMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 Cmo Imprimir Reporte de Cuotas por Cobrar 4.3.2 Cmo Imprimir Reporte de Saldos de Capital por Cliente 4.3.3 Cmo Imprimir Reporte de Aportes y Ahorros por Cliente 4.3.4 Cmo Imprimir Resumen de Abonos entre Fechas 4.3.5 Cmo Imprimir Reporte de Cartera por Edades 4.3.6 Cmo Imprimir Reporte de Crditos Expedidos 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS GENERALES 5.2 CMO MODIFICAR INFORMES 5.3 CMO CREAR PENSAMIENTOS 5.4 CMO REFINANCIAR UN CRDITO 5.5 CMO GENERAR CUOTAS DE APORTES Y AHORRO 5.6 CMO GENERAR PAGOS AUTOMTICOSUNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Educacin a Distancia

12 5.7 5.8 5.9 CMO RECALCULAR CMO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES CMO TRASLADAR SALDOS DEL AO ANTERIOR

UNIDAD 8. MODULO TESORERIA 1. CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MDULO 2.1 VISIN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3 OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Informacin 3.1.3 Como Crear Bancos. 3.1.4 Como Crear Conceptos 3.1.5 Como Crear Terceros 3.1.6 Como Crear Plan de Cuentas 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificacin de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Prefijos de Documentos 4 PROCESOS DE LA INFORMACIN 4.1 CMO CREAR DOCUMENTOS 4.2 CMO CREAR COMPROBANTES DE EGRESO / PAGOS 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 Cmo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar 4.3.2 Cmo Imprimir Cuentas por Pagar Pendientes 4.3.3 Cmo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar por Edades 4.3.4 Cmo Imprimir Resumen de Pagos entre Fechas 4.3.5 Cmo Imprimir Movimiento del Proveedor 4.3.1 Cmo Imprimir Reporte de Cuotas por Cobrar 5 OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 5.2 5.3 CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS DE USUARIO CMO CONFIGURAR LOS PARMETROS GENERALES CMO BLOQUEAR PERIODOSUNIVERSIDAD DE PAMPLONA Facultad de Educacin a Distancia

13 5.4 5.6 5.7 5.8 5.9 CMO CREAR CONSECUTIVOS CMO CREAR PENSAMIENTOS CMO MODIFICAR INFORMES CMO EJECUTAR COMANDOS CMO TRASLADAR SALDOS DEL AO ANTERIOR

5.10 CMO RE CALCULAR 5.11 CMO REGENERAR COMPROBANTES DE EGRESOS 5.12 CMO ASENTAR COMPROBANTES DE EGRESO PENDIENTES 5.13 COMO IMPORTAR DATOS VISUAL TNS 5.14 COMO IMPORTAR/ EXPORTAR ARCHIVOS PLANOS


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PresentacinLa educacin superior se ha convertido hoy da en prioridad para el gobierno Nacional y para las universidades pblicas, brindando oportunidades de superacin y desarrollo personal y social, sin que la poblacin tenga que abandonar su regin para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espritu de las actuales polticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estndares de Calidad en Programas Acadmicos de Educacin Superior a Distancia de la Presidencia de la Repblica, el cual define: Que la Educacin Superior a Distancia es aquella que se caracteriza por disear ambientes de aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedaggicas que permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones inmediatas entre la institucin de Educacin Superior y el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre s. La Educacin Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa ya que su modelo est pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra poblacin, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas por su situacin econmica y social, con actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes. La Universidad de Pamplona gestora de la educacin y promotora de llevar servicios con calidad a las diferentes regiones y el Centro de Educacin Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participacin activa para trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educacin superior y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construccin del pas que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visin y misin como reza en el nuevo Estatuto Orgnico: Misin: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional. Visin: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera dcada del siglo XXI, deber ser el primer centro de Educacin Superior del Oriente Colombiano.


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IntroduccinHoy da la necesidad de tomar decisiones razonables y creativas en las empresas y an en nuestro quehacer diario, ha tomado mayor importancia. Es por esto que tomar una decisin acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la informacin que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisin. Entre las fuentes de informacin de las que se dispone en las empresas, quiz la ms importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer informacin til y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El objetivo de este mdulo de paquetes contables consiste en presentar una herramienta diseada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso Contable y generar automticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto econmicos como de tiempo. Este mdulo est diseado para que el discente adquiera la destreza y la competencia para elaborar estructuradamente un sistema de contabilidad sistematizado donde no slo le facilite la informacin inmediata sino que le permita tomar decisiones y asesorar a la gerencia acertadamente. Las unidades que se presentan disean en forma clara y estructurada el proceso contable que todo contador debe manejar para su beneficio y el de los clientes activos y potenciales. Se dan a conocer todos los principios y la metodologa del cmo y por qu la contabilidad sistematizada es garanta y valor agregado a las empresas indiferentemente de su razn social.


PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________

Horizontes Brindar a los estudiantes las herramientas necesarias para la complementacin del proceso de aprendizaje que se requiere para el ejercicio de la profesin contable, financiera, tributaria y de auditora. Ofrecer un soporte para el diseo de sistemas contables que agilicen la habilidad en la toma de decisiones como contador pblico. Repasar en forma clara y precisa lo aprendido durante el proceso de formacin con el fin de llevar al computador todo lo que antes se realizaba manualmente.

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UNIDAD 1: Operaciones Generales1. INSTALACION DE VISUAL TNS 1.1 REQUISITOS DE HARDWARE La configuracin mnima recomendada para instalar Visual TNS es la siguiente: Microcomputadora con procesador Pentium III de 550 MHz 64 MB de memoria 100 MB Libres en Disco Duro 1 drive de alta densidad Unidad de CD ROM Mouse Monitor SVGA con color de alta densidad y Resolucin de 800x600 pxeles Impresora compatible con Windows Sistema Operativo Windows 95 o Superior. 1.2 INSTALACION EN DISCO DURO Se debe instalar el motor de Base de Datos InterBaseServer o FireBird en el Servidor de la Empresa y si tiene terminales en red se instala InterBaseCliente en cada una de ellas. Las anteriores carpetas se encuentran dentro de la carpeta Servidor Base de Datos del CD de Instalacin de VISUAL TNS. Para Instalar INTERBASE siga los pasos de instalacin que ofrece el motor ejecutando el comando setup.exe, en la carpeta correspondiente. Para Instalar FIREBIRD SERVER ejecute el archivo Firebird-1.5.0.4306Win32.exe en la carpeta Firebird del CD de Instalacin de VISUAL TNS.

Para Instalar los Mdulos de Visual TNS con todos sus componentes siga los pasos de instalacin que ofrece el paquete instalador ejecutando el comando__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


setup.exe que se encuentra en la carpeta Visual TNS Contabilidad. Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualizacin Act Estable Visual TNS correspondiente a la versin estable, para ejecutarlo de doble clic sobre este y luego de click sobre la palabra unzip. El programa quedar Instalado en la Carpeta C:\Visual TNS\ y crear los respectivos accesos directos en el men Inicio Programas Visual TNS. Seguidamente instale el programa de Licencia ejecutando el setup.exe que encuentra en la carpeta Visual TNS Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualizacin para ejecutarlo de doble click sobre este y luego de click sobre Unzip. comando Licencia. Licencia, la palabra

Existen otras carpetas que conforman el paquete Contable Integrado VISUAL TNS, para la instalacin de cada una de ellas se ejecuta el comando setup.exe de cada carpeta. En el caso de la carpeta Visual TNS Midas - Oleauto32 esta se utiliza para cuando se instala en sistema operativo Windows 95 y 98 primera edicin; la carpeta Visual TNS Migracin se instala cuando se actualiza del programa en carcter V.2002-4 a Visual TNS para migrar la informacin existente; la carpeta Visual TNS Tutor sirve de gua para la instalacin y manejo del mdulo de Visual TNS Contabilidad. Instalacin con llave Puerto Paralelo B&G en WINDOWS XP, NT: O USB de Visual TNS

Es importante que NO SE CONECTE la llave hasta que no se hayan efectuado estos pasos de instalacin y se haya reiniciado el computador. 1. Instalacin Software de la llave: En el CD de instalacin se encuentran las carpetas LlaveTNSUSB para las llaves de puerto USB, LlaveTNSXP, para las llaves de puerto paralelo con Windows XP de donde se ejecuta setup para instalar el programa llavetns.exe que es el que permite que la llave funcione. En el cuadro de dilogo final del Setup, se debe activar la opcin:__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Yes, launch the program file. Esta opcin con el fin de ejecutar el registro de la llave. 1.3 ACTIVACION DE LICENCIA (Este paso no es necesario cuando no se ha comprado el programa y se va a instalar modo DEMO) Una vez terminado el proceso de instalacin se reinicia el PC para que la aplicacin quede ejecutndose en memoria. 1. Se debe Maximizar la aplicacin de VISUAL TNS LICENCIA dar clic en el botn de activar. 2. Seleccionar dentro de la pantalla que aparece el sistema operativo que posee el PC. 3. Seleccionar el serial fsico segn el dispositivo que se le asigne, los cuales pueden ser: serial Tarjeta computador, Llave en puerto paralelo LPT1, y Llave en puerto USB. 4. Digite los datos que estn en la carta de activacin de licencia visual (Serial No., Nombre Empresa, Serial CD, Serial TNS de Activacin), posteriormente de click en el botn de aceptar. 5. Minimice la aplicacin de VISUAL TNS LICENCIA.



Nota: En caso que se desactive la licencia, se debe ubicar por Inicio/ Programas/ Inicio/ Visual TNS Licencia. 1.4 COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MODULOS. Seleccionar el icono de Mi PC, buscar el disco C dar doble clic, la carpeta Visual TNS (Eje: C:\Visual TNS) dar doble click e identificar cada uno de las aplicaciones que desea ejecutar, sobre cada una oprima el click derecho del Mouse y seleccione la opcin de enviar acceso directo a escritorio. Para el caso de instalaciones en red se debe seleccionar el icono de Entorno de Red o Mis sitios de red, ubicando el servidor del programa Visual TNS y la carpeta Visual TNS y seguir los mismos pasos que para un PC (Ej.: \\Servidor\Visual TNS)

2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS Una vez se halla instalado VISUAL TNS se debe ejecutar el Programa de Configuracin del servidor de Base de Datos CONFIG.EXE (Ver Manual de Administracin-Consideraciones Generales). Seguidamente se debe ejecutar el Mdulo de Administracin para llevar a cabo el proceso de creacin de empresas y configuracin de Usuarios.

3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS

Para ejecutar cualquiera de los mdulos de VISUAL TNS, realice lo siguiente: De clic en el botn Inicio de Windows. Seleccione la carpeta Programas y luego la carpeta VISUAL TNS. All aparecer una carpeta por cada mdulo instalado y dentro de ellas los accesos directos a los programas. Haga clic en el mdulo que desea ejecutar. Aparecer la ventana de Bienvenida del Mdulo que contiene el Nombre del Mdulo, la Fecha de Actualizacin, el Nmero de Licencia y el Pensamiento del Da.__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Para continuar presione Enter o haga Clic en el botn Continuar (Ver Figura 1).

Figura. 1.1 pantalla de bienvenida al modulo de contabilidadLuego aparece una ventana con la informacin de la ltima Empresa en la que se trabaj (Ver Figura 2). Los datos que se ven en esta ventana son: Nombre de la Empresa, tipo de empresa, NIT, representante legal, ao fiscal, ruta de archivo de la base de datos y nombre del Equipo donde se encuentra la Base de Datos.

Figura 2: pantalla de seleccionar empresa__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Contiene Adems tres botones con las siguientes opciones: Abrir: Elija esta opcin si la informacin que aparece en pantalla corresponde a la Empresa que desea Abrir y empezar a trabajar en ella. Listado de Empresas: Elija esta opcin si desea abrir una empresa diferente a la que se ve en pantalla. Aparecer el listado de las Empresas que han sido creadas en el Mdulo de Administracin y de las cules deber seleccionar una para comenzar a trabajar (Ver Figura 3). Para seleccionar la Empresa: se debe dar click sobre la empresa y luego presionar la Tecla TAB o dar Click en el Botn Exportar para volver a la pantalla anterior y abrir la empresa. Salir: Elija esta opcin si ya no quiere ejecutar el mdulo de Visual TNS

Figura 3. Pantalla de listado de empresasSi el usuario seleccion la opcin de Abrir aparecer la ventana de inicio de sesin solicitando el nombre de usuario y la contrasea (Ver Figura 4).

Figura 4. Inicio de Sesin__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Una vez ingresados los datos solicitados, pulse el botn Aceptar. desea salir del mdulo presione Cancelar. Los Usuarios se crean en mdulo de Administracin (Ver Manual de Administracin). Cuando usuario no existe o la contrasea es incorrecta aparecer un mensaje error respectivamente (Ver figura 5).

Si el el de

Figura 5. Mensajes de Error. Usuario y Contrasea

Si presion ACEPTAR y los datos han sido digitados correctamente, aparecer la ventana de Sucursal-Periodo (Ver Figura 6), en donde se deber indicar la Sucursal y el Perodo en el que desea trabajar. Por defecto muestra la ltima sucursal y el ltimo periodo en que se trabaj. Presione Enter para continuar o haga Click en el botn Aceptar

Figura 6. Ventana Sucursal Perodo



4. VENTANA PRINCIPAL La ventana principal consta de (Ver Figura 7): Barra de Mens: Contiene las diferentes opciones del mdulo. Las opciones de men comunes para todos los mdulos son: Archivo, Movimientos, Imprimir, Herramientas y Ayuda que se explicarn ms adelante. Barra de Herramientas: Contiene los botones de acceso directo a las principales opciones de la Barra de mens, tales como plan de cuenta, terceros, artculos, etc. Los botones comunes en todas las aplicaciones son los de cambio de sucursal, cambio de empresa, cambio de periodo y Login. Barra de Estado: Muestra Informacin de la Sucursal seleccionada y el usuario que se encuentra trabajando actualmente en el mdulo. Tambin presenta una ayuda corta del campo, dato o casilla a digitar en ese momento.

Figura 7. Ventana Principal



5. ELEMENTOS COMUNES

5.1 BARRA NAVEGADORA

En todas las ventanas de mantenimiento tablas y documentos de los mdulos aparece la Barra Navegadora (Ver Figura 8), la cual proporciona al usuario un control sencillo para la navegacin de los registros en un conjunto de datos. El navegador consta de una serie de botones que permiten al usuario recorrer los registros hacia adelante o hacia atrs uno a la vez, ir al primer registro, ir al ltimo registro, insertar un nuevo registro, Editar un registro existente, grabar los cambios de los datos, cancelar los cambios de los datos, borrar un registro, y refrescar la visualizacin de un registro.

A continuacin se muestra la conformacin de la Barra navegadora y el Funcionamiento de cada uno de sus botones

Figura 8. Barra Navegadora



5.2

OPERACIONES DE REGISTROS

Las Operaciones se llevan a cabo mediante la Barra navegadora y se ejecutan dando click en los botones de la barra o presionando la tecla correspondiente a la accin segn la tabla anterior. 5.3 BOTON LISTADO/DETALLE

Este Botn (Ver Figura 9) permite al usuario la vista de los datos de dos formas: Modo Listado: Muestra un listado de los datos con los campos ms importantes de la tabla, es decir, con aquellos campos que identifican plenamente un registro. Modo Detalle: Muestra la informacin detallada de un registro determinado, es decir, muestra la totalidad de los campos que conforman un registro en la tabla.

Figura 9. Botn Listado / Detalle__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


En cualquiera de los dos modos que el usuario navegue puede Filtrar la informacin para obtener una vista ms resumida de los datos. Este proceso se explicar ms adelante.

5.4

FILTRADO O BSQUEDA DE REGISTROS

Todas la tablas presentan al lado derecho de la barra navegadora una barra de Filtrado o bsqueda de registros (Ver Figura 10). Para Filtrar la Informacin de una tabla o buscar un registro especfico se deben realizar los siguientes pasos: 1. Indicar el campo por el cul desea filtrar los datos (Campo a Filtrar) seleccionndolo del listado de campos de bsqueda o presionando las teclas F5, F6, F7 o F8 segn el orden de los campos respectivamente. 2. Digitar en la casilla de filtrar el valor del campo o dato a buscar. 3. Pulsar el botn buscar o presionar ENTER en la casilla de filtrar.

Figura 10. Filtrando una TablaSi el usuario desea ver todos los registros debe digitar en la casilla de Filtrar el carcter * y luego presionar el botn de buscar o ENTER en la casilla de Filtrar. Si el campo a buscar es clave de la tabla como Cdigos o NIT, se mostrarn todos los registros que comiencen con texto digitado en la Casilla de Filtrar. Ej.: Si en la__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


casilla de filtrar se digita 11 estando en la tabla de plan de cuentas, el sistema listar todas las cuentas cuyo cdigo comience por 11. (11, 1110, 110505, 110505.01, etc.) Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripcin del registro, mostrarn todos los registros que contengan el texto digitado en la Casilla de Filtrar. Si se quiere buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI. Para generar una bsqueda blanda el carcter (%) sirve de comodn, sin importar en que sitio del campo se encuentre. Ej.: Si en la casilla a filtrar se digita %JUAN estando en la tabla de terceros, el programa listar todos los nombres de las personas que contengan la palabra JUAN en cualquier parte del Nombre: JUAN CARLOS, ANDRES JUAN, etc. 5.5 BOTON EXPORTAR Este Botn (Ver Figura 11) permite al usuario asignar el cdigo del registro seleccionado a otra ventana o entrada de datos activa. Hacer Click en este botn equivale a presionar la Tecla TAB estando en modo filtrado.

Figura 11. Botn Exportar5.6 MENU EMERGENTE

Algunas tablas de mantenimiento y los documentos de los mdulos tienen un men emergente, es decir, un men con opciones especficas aplicadas al documento seleccionado en ese momento. Para hacer uso del men emergente debe hacer lo siguiente: 1. Activar el modo Listado 2. Ubicarse en un registro de la tabla o documento 3. Presionar barra espaciadora o Click derecho del mouse Luego le aparecer el men emergente con las opciones propias de cada tabla.



6. BARRA DE MENUS Las opciones de men comunes para todos los mdulos son: Archivo, Imprimir, Movimientos, Herramientas y Ayuda. 6.1 MENU ARCHIVO En esta opcin del Men se encuentra: Tablas de Mantenimiento: Las tablas bsicas de la base de datos que se necesitan para la creacin de documentos y manejo de operaciones de la base de datos. Ms adelante se explicarn las tablas de mantenimiento. Opcin Sucursales: Permite seleccionar una sucursal actual o cambiar a otra para trabajar sobre ella. Al cambiar de sucursal la informacin de las tablas de mantenimiento ser la misma, pero la informacin de los documentos o movimientos vara de acuerdo a la sucursal en la que se est trabajando. Opcin de Perodo: En esta opcin el usuario puede cambiar el perodo actual. El Perodo puede ser: Inicial, Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre y Cierres. Cuando este seguro de haber seleccionado el perodo al cul desea cambiar debe presionar el botn Aceptar. Los documentos se filtrarn por el periodo que est seleccionado en ese momento. Si desea salir de la opcin y dejar el mismo periodo actual presione cancelar.

Figura 12. Cambiar Perodo Actual



Opcin de Empresas: En esta opcin el usuario puede cambiar de Empresa. Aparecer la Pantalla de Seleccionar Empresa la cul se explic con anterioridad. Opcin de Login: En esta opcin se puede cambiar por otro usuario. Se debe digitar el Usuario y la contrasea correspondiente. Es til para cuando un usuario desea abandonar su puesto por un momento y evitar que otro usuario trabaje con su login sin salirse de la aplicacin. En este caso el usuario ejecuta esta opcin para que el usuario entrante tenga la obligacin de digitar su login antes de trabajar.

Figura 13. Cambia UsuarioOpcin de Configuracin: Se subdivide en: Generales: Se configuran las caractersticas propias de cada mdulo. Se explica con ms detalle en el mdulo respectivo. Pensamientos: Se configuran los textos y autores de los pensamientos que aparecen en la pantalla de entrada de Visual TNS. Cuando se da Clic en esta opcin aparece la siguiente ventana:

Figura14. Ventana de Pensamientos__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Los datos de un pensamiento son:

CAMPO CODIGO AUTOR DESCRIPCION

DESCRIPCION CODIGO DEL PENSAMIENTO. ES UN CAMPO OBLIGATORIO NOMBRE DEL AUTOR DEL PENSAMIENTO DESCRIPCION DEL PENSAMIENTO

Opcin Salir: Con esta opcin el usuario puede salir del Mdulo. Antes de salir se Pregunta al usuario si est seguro o no, predeterminado es no (Ver Figura 15).

Figura 15. Salir del Mdulo6.2 MENU MOVIMIENTOS Esta opcin contiene todos los documentos propios de cada mdulo (comprobantes, Facturas de compra, Facturas de Venta, etc.). Se explica con ms detalle en el mdulo respectivo. 6.3 MENU IMPRIMIR En esta opcin se encuentran los reportes propios de cada mdulo. Se explica con ms detalle en el mdulo respectivo.



6.4 MENU HERRAMIENTAS Entre las herramientas comunes de Visual TNS se encuentran la calculadora. Las dems opciones varan de acuerdo a cada mdulo. Estas opciones especficas se explican en cada mdulo.

Figura 16. Calculadora

6.5 MENU AYUDA Contiene la opcin Acerca de. En Acerca de, aparece una ventana que contiene el nombre y la versin del mdulo de TNS que est trabajando (Ver Figura 17).

Figura17. Acerca de__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


7. TABLAS DE MANTENIMIENTO 7.1 GENERALES 7.1.1 Areas Administrativas Se ubica en el men Archivo o en la Barra de Herramientas del mdulo de contabilidad.

Figura 18. Icono reas Administrativas

Figura 19. Ventana de reas AdministrativasLas reas administrativas se asocian al organigrama de la empresa. Sirve para hacer consulta de movimientos tales como bancos, Ingresos o Gastos por las reas de la empresa. Un rea administrativa se asocia a los documentos de contabilidad. Los datos de un rea Administrativa son: CAMPOCODIGO DESCRIPCION

DESCRIPCION

Cdigo del rea administrativa. Es un campo obligatorio. Descripcin del rea administrativa



Por defecto existe el rea Administrativa 00 General. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Los Documentos pueden manejar reas Administrativas si se habilita la opcin en la configuracin del Mdulo de Contabilidad. 7.1.2 Centros de Costos Se ubica en el men Archivo o en la Barra de Herramientas del mdulo de contabilidad.

Figura 20. Icono Centros de CostosLuego aparecer en pantalla la siguiente ventana:

Figura 21. Ventana de Centros de Costos

Un Centro de costo se asocia a un proyecto el cual tiene ingresos y Egresos. Se pregunta al insertar una cuenta que contenga una cuenta de resultados (4, 5, 6, 7). Los centros de costo se usan para generar los Estados Financieros de Prdidas y Ganancias de un proyecto o grupo de Proyectos.__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Los datos de un Centro de Costo son:

Por defecto existe el siguiente Centro de Costo: 00 General. no puede ser modificado ni borrado por el usuario.

Este registro

Los Documentos pueden manejar Centros de Costo si se habilita la opcin en la configuracin del Mdulo de Contabilidad. 7.1.3 Clasificacin de Terceros Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados de terceros o en informes estadsticos. La Ventana es la siguiente:

Figura 22. Ventana de Clasificacin de Terceros__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Los datos de una Clasificacin de Tercero son:

Por defecto existe la siguiente Clasificacin de Tercero: 00 Sin Clasificacin. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.4 Empresas de Comunicaciones Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados e informes estadsticos.

Figura 23. Ventana de Empresa de ComunicacionesLos datos de una Empresa de Comunicaciones son: CAMPO Cdigo Nombre Telfono Observaciones DESCRIPCION Cdigo de la Empresa de Comunicaciones. Es un campo obligatorio. Nombre de la Empresa de Comunicaciones Nmero Telefnico de la Empresa de Comunicaciones. Observaciones de la Empresa de Comunicaciones.



Por defecto existe la Empresa de Comunicaciones 00 Empresa deComunicacin nica. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el

usuario. 7.1.5 Prefijos de Documento Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla.

Figura 24. Prefijos de DocumentosLos datos de Sucursal son:

Los Prefijos de Documentos son usados para diferenciar los documentos del usuario. Ejemplo: En Facturacin para llevar consecutivos iguales en

talonarios diferentes se debe anteponer un prefijo que diferencie los talonarios. Por defecto existe el Prefijo de Documento 00 Sin Prefijo. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.6 Sucursales Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla. Se usan para llevar documentos de diferentes sucursales en la misma base de datos y obtener estados financieros de la sucursal actual o sacar consolidado de todas las sucursales.__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Figura 25. Ventana de Sucursales

CAMPO CODIGO DESCRIPCION DIRECCION CIUDAD TELEFONO

DESCRIPCION Cdigo de la Sucursal. Es un campo obligatorio Nombre de la Sucursal Direccin o Ubicacin de la Sucursal Ciudad de la Sucursal Telfono de la Sucursal

Esta ventana tiene un botn con la opcin de Seleccionar la sucursal en la cual desea trabajar. Siempre hay una sucursal activa en el programa. Los Inicialmente existe: 00 Documentos aparecen filtrados por la sucursal activa.

Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario 7.1.7 Terceros Para entrar a Terceros pulse la opcin Terceros del men Archivo o de Click sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 26).

Figura 26. Icono de Terceros



Los terceros son todas aquellas personas o entidades con las cuales tiene relacin la Empresa. Se utiliza para consultas contables y de los mdulos para saber las transacciones que se han tenido con un tercero a travs de una cuenta tal como Compras, Ventas o Bancos. Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana:

Figura 27. Ventana de TercerosLos datos de Tercero son:





Por defecto existe el siguiente Tercero: 00 Varios. ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.8 Zonas

Este registro no puede

Para entrar a Zonas pulse la opcin Zonas del men Archivo->Tablas. Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana:

Figura 28. Ventana de Zonas__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Los datos de la zona son:

Por defecto existe la siguiente Zona: 00. . Sin Zona. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.2 CONTABILIDAD 7.2.1 Plan de Cuentas Para entrar a Plan de Cuentas pulse la opcin del men Archivo o de Click sobre el botn de la barra de herramientas. Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana: (Solo para las Cuentas Auxiliares).

Figura 29. Ventana de Plan de Cuentas__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Los datos de una Cuenta son:

7.3 CARTERA Y TESORERIA 7.3.1 Bancos Para entrar a Bancos pulse la opcin Bancos del men Archivo o de Clic sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 30). En los mdulos de Contabilidad, Facturacin e Inventario la opcin Bancos se encuentra en men Archivo Tablas.

Figura 30. Botn Bancos __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana:

Figura 31. Ventana de BancosLos datos de Banco son:

El cdigo contable es obligatorio cuando se desea imprimir un comprobante de egreso desde contabilidad ya que el programa ubica la configuracin del cheque del banco de acuerdo al cdigo contable del asiento. Esta opcin permite adems configurar las coordenadas (Filas y Columnas) de los datos que aparecern en el cheque. Para entrar a esta opcin se da clic en el botn Configurar Cheque.

Figura 32. Ventana de Configuracin Cheque



Nota: Los valores estn dados en milmetros. Las coordenadas del campo valor son obligatorias. Dando clic en el botn Predeterminado aparecern valores a las filas y a las columnas de cada campo adaptados al formato standard de Comprobante de Egresos Minerva. 7.3.2 Conceptos Para entrar a los Conceptos pulse la opcin Conceptos del men Archivo o de Clic sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 33). En los mdulos de Contabilidad, Facturacin e Inventario la opcin Conceptos se encuentra en men Archivo Tablas.

Figura 33. Botn ConceptosLuego aparecer en pantalla la siguiente ventana:

Figura 34. Ventana ConceptosLos datos de Conceptos son:



7.4 FACTURACION E INVENTARIO 7.4.1 Artculos Para entrar a Artculos pulse la opcin Artculos del men Archivo o de Clic sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 35).

Figura 35. Icono de ArtculosLuego aparecer en pantalla la siguiente ventana:

Figura 36. Ventana de ArtculosLos datos de Artculo son:__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia




Por defecto existe el Artculo 00 Artculo nico. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. MENU EMERGENTE Las opciones que presenta el men emergente de artculos son los siguientes: Totales por Mes: Muestra una ventana con los movimientos de Entradas, Salidas y Saldos en Cantidad y en valor del Articulo actualmente seleccionado. El movimiento mostrado es el total consolidado de todas las bodegas (Ver figura 37).

Figura 37. Ventana de Totales por mes de todas las bodegas de un ArtculoExistencia por Bodega: Muestra una ventana con las Existencias de cada bodega en donde se encuentra el artculo (Ver Figura 38). Tambin se puede tener acceso a esta opcin en la pgina de informacin de la forma principal de artculos. En esta pgina aparece un botn con la opcin de ver la Existencia por Bodega. Al dar clic aparecer la ventana siguiente.__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Figura 38. Existencia por BodegaEsta ventana contiene un men emergente con la opcin de ver los Totales por mes de una bodega seleccionada. 7.4.2 Bodegas La opcin Bodegas se encuentra en el Men Archivo del mdulo de Inventario y Facturacin.

Figura 39. Ventana de BodegasLos datos de una Bodega son:

CAMPO Cdigo Direccin

DESCRIPCION Cdigo de la Bodega. Es un campo Obligatorio Direccin de la Bodega



Por defecto existe la Bodega 00 Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.4.3 Grupos de Artculos

Se Encuentra en el Men Archivo de los mdulos de Inventario y Facturacin. Permite clasificar los artculos hasta con 3 niveles de divisin para obtener una mayor claridad al momento de imprimir inventarios. La ventana de mantenimiento de esta tabla es la siguiente:

Figura 40. Ventana de Grupos de Artculos

Los datos de un Grupo de Artculo son:

Por defecto existe el Grupo de Artculo 00. Servicios. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario.



Nota: Se debe tener en cuenta que los Artculos solo permiten Grupos de Artculos del tercer nivel. 7.4.4 Grupo Contable de Artculos Esta opcin se encuentra Inventario y Facturacin. en el men Archivos de los mdulos de

Es indispensable crear los grupos contables con su configuracin de cdigos contables antes de empezar a realizar movimientos si se quiere llevar una contabilizacin correcta y al da.

Figura 41. Ventana de Grupo Contable de ArtculosLos datos de Grupo Contable de Artculos son:





Por defecto existe el Grupo Contable de Artculos 00 Sin Grupo Contable. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.4.5 Tipos de IVA Esta opcin se encuentra en el men Archivo Tablas de los mdulos de Inventario y Facturacin. Es importante definir correctamente los tipos de IVA que se van a manejar y configurar bien sus cdigos contables antes de empezar los movimientos para obtener un correcto proceso de facturacin y una contabilizacin ptima y oportuna.



Figura 42. Ventana Tipos de IVALos datos de Tipos de IVA son:

8. PROCESOS IMPORTANTES 8.1 PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA 1. Crear la Empresa para el ao que corresponda. 2. Alimentar las bases de datos maestras (Plan de Cuentas, Terceros, Bancos, Artculos) y las tablas (Ajustes por Inflacin PAC, Bodegas, Zonas) por la opcin de Archivos. 3. Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados, y controles por la opcin Configurar. 4. Parametrizar o definir las cuentas del PUC que se necesitan para la integracin de los diferentes mdulos. 5. Introducir los saldos inciales de cada mdulo, si es la primera vez. Para los aos siguientes se trasladan saldos. 6. Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener actualizado el sistema.



8.2 PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AO 1. Ejecutar el mdulo de Administracin y seleccionar la empresa de trabajo del ao anterior. 2. Seleccionar la opcin Base de datos para hacer los procesos: copia de seguridad. 3. Terminado el proceso anterior, escoja la opcin Seleccionar empresa. En el listado de empresas ubicado en la empresa del ao anterior con la barra espaciadora, seleccione Copiar como nueva empresa y digite el cdigo, ao fiscal nuevo ao y el nombre para la empresa. 4. Trasladar saldos del mdulo de inventarios, ubicados en la empresa del nuevo ao ir por la opcin inventario especiales - trasladar saldos ao anterior, se selecciona la empresa del ao anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera una nota de inventario con los saldos iniciales, la cual debe ser asentada y posteriormente se debe recalcular (Inventario- Especiales- Recalcular). 5. Trasladar saldos del mdulo de cartera, ubicados en la empresa del nuevo ao ir por la opcin movimientos especiales - trasladar saldos ao anterior, se selecciona la empresa del ao anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera documentos con saldo y los anticipos pendientes por cruzar, posteriormente se debe recalcular (MovimientosEspeciales- Recalcular). 6. Trasladar saldos de contabilidad despus de realizado el cierre de ao, Seleccionar la opcin movimientosespeciales- trasladar saldos ao anterior, escoja la empresa de la cual desea trasladar los saldos y de clic en el botn trasladar y confirme el traslado. El programa genera un comprobante de saldos inciales el cual debe ser asentado y posteriormente correr el proceso de recalcular (Movimientos- Especiales- Recalcular).



UNIDAD 2: Modulo de Administracin1. CONSIDERACIONES GENERALES El Mdulo de Administracin debe instalarse desde el Servidor de aplicaciones. Antes de Ejecutar el programa se debe configurar la Ruta del Archivo de Administracin y el nombre del servidor de la base de datos. Para esto se debe ejecutar el programa CONFIG cuyo acceso directo se puede conseguir en Inicio-Programas-Visual TNS-Administracin-Configurar Servidor Datos. Aqu aparecer la siguiente ventana:

Figura 1. Ventana de Configuracin del servidor de datosRuta Base de Datos Administracin: es la ruta y el nombre del "Archivo de Administracin" donde se va a almacenar el listado de empresas. Nombre del servidor: es el nombre o IP del equipo donde se almacenarn los archivos de las bases de datos de las empresas y donde debe estar instalado el Motor de la Base de Datos. Si la aplicacin se va a ejecutar en un solo equipo, es decir Monousuario, se puede escribir como nombre de servidor: LOCALHOST Predeterminado: Indica si todas las bases de datos de las empresas se crearn en el mismo servidor indicado en esta configuracin. Si deshabilita esta opcin el sistema preguntar el nombre del servidor por cada empresa creada. Esto permite un ambiente Cliente/Servidor, donde el mismo aplicativo puede accesar diferentes



empresas ubicadas en diferentes servidores. La seguridad est garantizada, ya que como se detalla ms adelante, cada empresa tiene dentro de la base de datos su propio ADMIN, lista de usuarios y permisos. 2. EJECUTANDO ADMINISTRACION Cuando se ejecuta el Mdulo de Administracin aparece una ventana en la cul se debe digitar la contrasea de Supervisor. El Supervisor es el encargado de dar mantenimiento a las bases de datos, luego, puede crear empresas, actualizar versiones, validar, realizar y recuperar Copias de seguridad. Se diferencia del usuario ADMIN que es propio de cada empresa. ADMIN es quien tiene las funciones de crear usuarios, asignar permisos y consultar el log de Auditoria. As por ejemplo, el supervisor puede ser la persona encargada de sistemas, y el ADMIN el contador o revisor fiscal. Cuando se ejecuta por primera vez la aplicacin el supervisor no tiene contrasea, pero el usuario posteriormente puede asignar una clave para restringir estas operaciones.

Figura 2. Ventana de SupervisorDespus de asignar la contrasea de supervisor aparece la ventana de Seleccionar Empresa. Se muestra la ltima empresa en que le trabaj.

Figura 3. Ventana de Seleccionar Empresa__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


En el botn Listado de Empresas aparece la ventana de Empresas donde se muestra el cdigo, nombre, ruta del archivo y ao fiscal de las empresas creadas hasta el momento. (Ver Figura 4).

Figura 4. Ventana de EmpresasEn esta ventana el usuario puede Crear, Modificar o Eliminar. Ver manual de Operaciones Generales - Numeral 5, Elementos Comunes. Los datos de Empresa son:

Tabla 1. Datos de EmpresaPara asignar el nombre del archivo donde se encuentra la empresa basta con colocar un nombre representativo a la empresa y el programa adicionar por defecto la extensin .GDB y la ruta por defecto C:\DATOS TNS\. El servidor por defecto ser el mismo que se haya asignado en la configuracin inicial con el programa CONFIG. La ruta debe ser local al servidor, luego no se necesita crear unidades lgicas o conectarse a unidades de red.__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Por defecto el usuario ADMIN se encuentra creado y tiene todos los permisos sobre los mdulos. Inicialmente no tiene contrasea de acceso. Se recomienda asignar una contrasea a ADMIN para restringir el acceso a cada empresa.

3. PANTALLA PRINCIPAL

Figura 5. Ventana Principal4. OPCION BASE DE DATOS Sirve para dar mantenimiento al Archivo de la Base de datos de la Empresa actualmente seleccionada. Las operaciones de crear empresas, actualizar base de datos y copias de seguridad se deben ejecutar en el Servidor. La pantalla de opciones es la siguiente:

Figura 6. Ventana Base de Datos



4.1

ACTUALIZAR BASE DE DATOS

Es muy probable que cada vez que se instale una actualizacin del programa la base de datos cambie de versin debido a la inclusin de nuevos campos, nuevas tablas o nuevas relaciones. Por tanto se debe ejecutar la opcin Actualizar Base de datos con el objetivo de sincronizar la versin de la base de datos de la empresa actual con la base de datos gua del programa. Antes de Iniciar la Actualizacin de la Base de datos el sistema Confirmar el inicio del proceso y advertir sobre la importancia de realizar una copia de seguridad antes de actualizar.

Figura 7. Mensaje de AdvertenciaEl tiempo que dure el proceso de actualizacin depende del volumen de informacin que actualmente este almacenado en la base de datos. Si al instalar la nueva actualizacin no se actualiza base de datos, cualquier mdulo que se ejecute que la versin de la base de datos actual es diferente a la del programa saldr mensaje que se deber actualizar utilizando el mdulo de administracin.

Si por condiciones de premura de tiempo no se puede actualizar en ese momento la base de datos y si la actualizacin no afecta el mdulo en uso, se puede abrir la empresa y posteriormente hacer la actualizacin.



4.2

COPIA DE SEGURIDAD

Esta opcin le permite realizar o recuperar copias de seguridad de la base de datos. El men es el siguiente:

Figura 8. Ventana Copia de Seguridad4.2.1 Realizar Copia Permite realizar una copia de seguridad comprimida en formato WinZip de la base datos en el disco duro o en disquete. El programa sugiere como nombre de la copia la combinacin de: Nombre de la empresa - ao mes da horas minutos ZIP. Esto con el objetivo de evitar que se reemplacen copias de seguridad ya existentes. Sin embargo, el usuario tiene la libertad de dar un nombre cualquiera a su copia de seguridad.

Figura 9. Realizar copias de SeguridadLa informacin que contendr la copia de seguridad ser de todos los datos relacionados con tablas maestras (plan de cuentas, terceros, artculos, etc), documentos (comprobantes, compras, ventas, etc) de todos los periodos y de todos los mdulos que maneje la empresa. Se recomienda realizar copias de seguridad diarias, tomado un disquete por da, reemplazable, una semanal y una mensual no reemplazable a manera de histrico.__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


4.2.2 Recuperar Copia Permite recuperar copias de seguridad de la base datos que se encuentren en disquete, CD, disco duro o cualquier medio de almacenamiento. Para recuperar una copia de seguridad se debe digitar el nombre completo de la copia de seguridad incluida su ruta o seleccionarlo de la lista de archivos que proporciona el sistema presionando el botn de navegacin.

Figura 10. Recuperar Copia de SeguridadAl igual que al realizar la copia el sistema recuperar toda la informacin relacionada con tablas maestras y documentos de todos los mdulos de la empresa y los reemplazar sobre la base de datos actual. Luego, queda toda la informacin de la empresa con los datos iguales al momento que se hizo la copia. 4.3 VALIDAR BASE DE DATOS IB

Esta opcin se usa para corregir errores o daos fsicos en la base de datos causados por apagadas incorrectas del servidor. Ejemplo: Fallas en el fluido elctrico. Esta opcin se debe usar cuando el programa reporte errores al abrir una empresa o al intentar insertar o modificar datos en cualquier documento del sistema. El sistema confirmar el inicio del proceso. Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar este proceso.

Figura 11. Validar Base de Datos__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


5. OPCION USUARIOS Solo el usuario ADMIN tiene acceso a esta opcin para la cual se debe digitar la clave o contrasea. Ver figura 12.

Figura 12. Validacin de Usuario ADMINSi la clave es correcta aparecer la siguiente ventana (Ver Fig. 13).

Figura 13. Listado de UsuariosEsta ventana contiene la Tabla de usuarios en donde se puede: Crear un usuario con perfiles acorde a sus responsabilidades sobre la Base de datos. Modificar los datos perfiles de un usuario Eliminar un usuario Crear un usuario basado en los perfiles de otro. Los datos de un usuario son:



El botn Copiar Usuario como... permite crear usuarios con las mismas caractersticas del usuario actualmente seleccionado. Es muy til al momento de crear usuarios que tienen los mismos permisos.

Figura 14. Copiar Usuario

El botn Permisos responsabilidades sobre cada una de las tablas que conforman la base de datos de la empresa as como permitir el acceso a los diferentes mens incluidos en los mdulos de la aplicacin.

Figura 15. Permisos de UsuariosAl dar click en el campo Modulo muestra una lista de los mdulos que actualmente pertenecen al Programa. (Contabilidad, Inventario, Facturacin, etc)



La Seccin Tablas muestra una lista de todas las tablas que pertenecen a cada mdulo seleccionado. La seccin de Permisos permite asignarle los permisos a la tabla del modulo seleccionado. Si la casilla esta chequeada indica que tiene ese permiso sobre la tabla y sino indica lo contrario. Los Permisos de una Tabla y/o documentos son: Insertar: Permiso de insertar registros o documentos. Modificar: Permiso de editar o modificar registros o documentos. Borrar: Permiso de borrar o eliminar registros o documentos. Pop Men: Permiso de ver men emergente. Asentar: Asentar documentos. Reversar: Reversar documentos.

El botn Acceso a Men... permite dar acceso a cada una de las opciones del men que forma parte del mdulo seleccionado (En este caso Contabilidad). Para denegar o conceder el acceso a cualquier opcin del Men solo debe dar click sobre la opcin y esta se Habilitar o deshabilitar segn sea necesario. Al dar click en el botn Seleccionar todo selecciona todas las opciones del men del mdulo.

Figura 16. Accesos al Men de los Mdulos6. OPCION AUDITORIA Por medio de esta opcin el Administrador del sistema podr consultar o borrar el log de auditora para tener un control sobre las acciones que llevaron a cabo los usuarios sobre la base de datos y as analizarlos para tomar decisiones de seguridad del sistema y detectar operaciones ejecutadas por los usuarios. Tambin, el Administrador podr hacer consultas directas a la base datos mediante el lenguaje de consulta estructurado SQL.



Figura 17. Ventana Opcin Auditoria6.1 LOG DE EMPRESA

Esta opcin registra todas las operaciones realizadas sobre las Empresas. La funcin de esta opcin es revisar las operaciones realizadas por los usuarios en cada Empresa creada y utilizada. Estas operaciones pueden ser: insertar, borrar o modificar cualquier tabla de la base de datos. Adems, registra procesos de recalculo, actualizacin de saldos, asentar y reversar. Cada Operacin efectuada sobre la base de datos quedar registrada con la fecha, hora, usuario que la efectu y desde que terminal fue hecha. El Log de empresa muestra la siguiente pantalla:

Figura 18. Ventana Log de Empresa6.1.1 Consultar

Permite generar un reporte de las operaciones y/o actividades realizadas en las tablas y documentos de Visual TNS de la Empresa que se eligi al ejecutar el programa de Administracin. El sistema muestra la siguiente ventana. (Ver figura 19).__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Figura 19. Consultar Log de EmpresaLos parmetros que se deben configurar para generar el reporte son: Rango de fechas: es el rango de fechas entre las cuales desea conocer el Log de Empresa. Rango de Operaciones: es el rango de operaciones de las que desea conocer el Log de Empresa. Dando clic en el botn muestra las operaciones. (Ver figura 20). Filtros: Se puede saber el log de un determinado Usuario, desde que terminal se hizo o hacer seguimiento de LOG a un determinado documento (comprobantes, facturas, etc.) Cada operacin tiene un cdigo, que consta de tres dgitos. Los dos primeros dgitos me indican el nmero de la tabla y el tercer dgito la accin que se hace sobre esa tabla.

Figura 20. Ventana de Operaciones__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Despus de digitar todos los datos debe dar clic en el botn Aceptar para que muestre el informe. (Ver Figura 21).

Figura 21. Reporte de Log de Empresa6.1.2 Borrar

Esta opcin permite borrar las operaciones realizadas sobre la base de datos de la empresa Actual. El borrado del log de auditora se debe hacer cuando el administrador considere que los registros guardados en determinadas fechas ya no son relevantes para una posterior auditoria. Para Eliminar el Log entre fechas solo debe digitar el rango de fechas a eliminar. Ver figura 22.

Figura 22. Borrar Log de Empresa__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Para el caso de sistemas multiusuario donde el administrador del sistema puede ser el mismo supervisor se puede habilitar la opcin Borrar Log al Actualizar Base de Datos. Esta opcin tiene como funcionalidad confirmar la cantidad de registros del LOG que desea conservar al momento de actualizar la versin de la base de datos. Esto con el objetivo de recordar al Administrador el volumen de registros que tiene en el LOG y poder reducir el tiempo de actualizacin si se decide eliminar ciertos registros. La pantalla que el sistema muestra al momento de actualizar la base de datos y confirmar el borrado de registros del LOG es la siguiente:

Figura 23. Borrar Log al actualizar base de datos6.2 LOG DE ADMINISTRACIN

La funcin de esta opcin es revisar las operaciones realizadas por el Supervisor. Estas operaciones pueden ser: validar base de datos, actualizar base de datos, Hacer o Recuperar copias de seguridad. Las opciones, ventanas y funcionamiento de las opciones de este LOG son similares a la del LOG de la empresa. 6.4 CONSULTAS SQL Herramienta til para hacer consultas directamente a las tablas de la Base de Datos de la empresa actual. Para realizar estas consultas debe digitar instrucciones SQL (scripts), como se puede observar en la figura 24. Esta ventana se divide en tres secciones: Seccin de Botones: 1. Anterior: Muestra el script anterior. 2. Siguiente: Muestra el script siguiente. 3. Ejecutar: Ejecuta el script SQL.__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


Seccin de Script: Aqu se escribe las instrucciones de SQL. Seccin de Resultados: Muestra los campos y la informacin acorde con las instrucciones SQL antes ejecutadas.

Figura 24. Ventana para Consultas SQL7. OPCION SELECCIONAR EMPRESA Esta opcin se utiliza para escoger la Empresa sobre la que aplicarn las funciones de Supervisor y ADMIN, por ejemplo: crear usuarios y asignar permisos. Para Seleccionar la empresa aparecer la siguiente ventana. Ver figura 25.

Figura 25. Ventana de Seleccionar Empresa



Se presiona Lista de Empresas y con Tabulador se selecciona la empresa deseada. 8. OPCION SALIR Permite salir del Mdulo de Administracin.



UNIDAD 3: Modulo de Contabilidad1. CARACTERSTICAS Y BENEFICIOS El modulo de CONTABILIDAD es una herramienta diseada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso contable y generar automticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto econmicos como de tiempo.

2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO2.1 VISIN GENERAL A continuacin se muestra un cuadro sinttico de las utilidades del Mdulo de Contabilidad, con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos.

3. OPERACIONES RUTINARIAS Acceso al Programa El usuario al dar clic sobre el icono de CONTABILIDAD visualizara la siguiente ventana:__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


En esta ventana se muestra la fecha de actualizacin del programa y un pensamiento. Dando clic en el botn u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecer y se mostrara la ventana de seleccin de empresa:

Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde esta ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en cual esta ubicada dicha Base de Datos. Dando clic en el botn oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecer y se mostrara la ventana de Inicio de Sesin:__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia


En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contrasea la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si la Contrasea es correcta la ventana desaparecer y se mostrara la ventana Principal del programa:



Manejo de Ventanas Ventana Principal

Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana principal. Barra Men Principal: Muestra el men general del programa. Barra Informativa: Muestra El nombre de la Empresa, el mes y el ao actual, y el nombre del Mdulo. Barra de estado: Muestra informacin de ayuda de las diferentes opciones del programa y muestra el Usuario que est actualmente trabajando. Barra Botones de Acceso Rpido: Estos botones son de gran ayuda por que minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliegan la ventana, las cuales se encuentran las ms usadas por el usuario.





Botn Vista Detalle Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno o como un listado. Botn Exportar: dando clic sobre l cierra la ventana y se trae el valor del campo principal de la ventana. Cuadro de Filtro: Muy til para filtrar informacin, depende de lo que se escriba en l y del campo de la lista desplegable de campos. Oprimiendo ENTER activa la bsqueda. Listado desplegable de Campos: Al dar clic sobre l despliega un listado de campos con los cuales se puede filtrar la informacin. Botn de Bsqueda: Dando un clic sobre l activa la bsqueda. Filtra la informacin si se escribe algo en el cuadro de filtro de lo contrario ordena la informacin segn el campo de la lista desplegable.

3.1 INGRESO DE INFORMACIN

RECUERDE... Para comenzar a manejar las diferentes opciones del mdulo de CONTABILIDAD, primero se deben ingresar los parmetros; cmo se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.



3.1.1 Como Crear Plan de Cuentas Esta opcin le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Cdigos Contables que se requieren para el manejo de la informacin contable de la empresa. Para la creacin de un nuevo Cdigo Contable solo se digita el cdigo del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al men Archivos.

2. Seleccione la opcin Plan de Cuentas con solo darle un clic en la pestaa o presionando la tecla CTRL ms T. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:

Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Cdigo Contable, seguidamente le aparecer las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva informacin Diligencie la siguiente informacin:



Cdigo: Aqu se ingresa el cdigo con el cual se va ha registrar el Cdigo Contable en el sistema, de acuerdo al Plan Unico de Cuentas P.U.C. Creando primero las cuentas Mayores y luego la cuenta Auxiliar. Nombre: Introduzca aqu el primer nombre de la Cuenta, el cual es uno de los datos mas importantes ya que no puede quedar vaco. Cuenta se subdivide en Terceros: Marque si la cuenta maneja tercero o no, para que pueda ver reportes con Terceros, sin necesidad de crear los Terceros como cuentas contables auxiliares. Tipo de Cuenta Tipo de Retencin: Se utiliza est opcin para los cdigos contables de Tipo Retencin, ya sea: Fuente IVA ICA (2365-2367-2368), seleccionando en la pestaa el Tipo y si no se deja importante sealarla cuando sea de tipo retencin la cuenta para un Comprobante de Egreso me muestre la base y el retencin, de esta forma poder sacar los respectivos Retencin. en Ninguna. Es que al efectuar porcentaje de Certificados de



Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje (3.5 6 10) de retencin de la respectiva cuenta. Base mnima: Se digita la base mnima para practicar la Retencin, solo es informativo. Ajustes por Inflacin: Se debe digitar las cuentas de Ajustes por Inflacin (Debite a) (Acredite a) cuando a la cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el cdigo contable se da click en la pestaa o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecer la ventana del Plan de Cuentas. Depreciacin/Amortizacin: Se debe digitar las cuentas de Depreciacin o Amortizacin (Debite a) (Acredite a) cuando a la cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el cdigo contable se da click en la pestaa de Cuentas. o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecer la ventana del Plan

Otros Centros Permitidos: Se digita el Centro de Costos que quiero manejar con dicha cuenta auxiliar. Otros - Cierre Costos: Se digita la cuenta 1410 Productos en Proceso cuando se est manejando el mdulo de Produccin, se usa en los Cuentas pertenecientes a la Clase 7 Costos de produccin o de operacin. 3.1.2 Como Crear Terceros Esta opcin le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una relacin directa o indirecta con la empresa. Para la creacin de un nuevo Tercero solo se digita el cdigo del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: Ingrese al men Archivos. Seleccione la opcin Terceros con solo darle un clic en la pestaa o presionando la tecla CTRL ms W. A continuacin se desplegar la siguiente ventana:



Despus se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecer las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva informacin Diligencie la siguiente informacin: Cdigo: Aqu se ingresa el cdigo con el cual se va ha registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los nmeros que identificaran al registro del Tercero. Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que estas insertando. Si desea desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botn aparecer el listado de los tipos que puedes escoger. (Cedula, Nit, Tarjeta, Extranjera).

No. Identificacin: Aqu se ingresa la identificacin del recomienda que no deje espacios o puntos entre los nmeros que identificaran al registro del Tercero.

Tercero,

se



Nombre: Introduzca aqu el primer nombre del Tercero, el cual es uno de los datos ms importantes ya que no puede quedar vaco.

Datos Generales:

Rep. Legal: Introduzca aqu el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o tercero, el cual es uno de los datos ms importantes ya no puede quedar vaco. Direccin: Digite aqu la direccin completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Ciudad: Introduzca el nombre de la Ciudad en la cual est ubicado el Tercero con los ms mnimos detalles para mejor claridad en los datos. Telfonos: Aqu debes introducir los nmeros telefnicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la informacin relacionada con este. Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si no la sabes, la puedes registrar con solo dar clic en el botn y explorando el sistema hasta dar con la ubicacin.

Zona: Introduzca el cdigo correspondiente a la Zona de ubicacin del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botn o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Zonas. Ver Cmo crear Zonas. Clasificacin: Digite el cdigo correspondiente a la Clasificacin del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botn o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Clasificacin de Terceros. Ver Cmo crear Clasificacin de Terceros. Observaciones: Aqu puedes introducir los dems datos que tengas sobre informacin relacionada con el Tercero o detalles a tener en cuenta en este registro.



Datos Adicionales:

Direccion2: Digite aqu la segunda direccin completa del Tercero empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro.

o

Telefono2: Aqu debes introducir los dems nmeros telefnicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la informacin relacionada con este. Zona2: Introduzca el cdigo correspondiente a la segunda Zona de ubicacin del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botn o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Zonas. Ver Cmo crear Zonas. E-mail: Introduzca la direccin de correo electrnico correspondiente al Tercero que estas registrando con los ms mnimos detalles para mejor claridad en el intercambio de informacin.



Beeper: Aqu debes introducir los nmeros con el cual est identificado el Beeper donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la informacin. Emp. Beeper: Introduzca el cdigo correspondiente a la Empresa a la cual est afiliado el Beeper de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botn o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Empresas de Comunicaciones.

Ver Cmo crear Empresas de Comunicaciones.Celular: Aqu debes introducir los nmeros con el cual est identificado el Celular donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la informacin. Emp. Celular: Introduzca el cdigo correspondiente a la Empresa a la cual est afiliado el Celular de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botn o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cmo crear Empresas de Comunicaciones. Fecha Nacimiento: Introduzca la fecha de nacimiento correspondiente al Tercero que estas registrando. Contabilidad:



Auxiliar Deudores: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas. o presione la

Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retencin en la Fuente en Ventas para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn la ventana de Plan de Cuentas o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer

Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retencin en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn la ventana de Plan de Cuentas. o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer

Auxiliar Proveedores: Introduzca el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer la ventana de Plan de Cuentas. o

Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el cdigo correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retencin en la Fuente en Compras para este Tercero. (Cdigo segn su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botn la ventana de Plan de Cuentas. o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecer

Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el

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