Introducción

Actualmente, en el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir

una relación e interacción muy fuerte entre los proveedores y sus clientes, esto significa

que, para producir bienes o servicios de calidad según los requerimientos del cliente, y

cumplir a tiempo con los pedidos se debe establecer dicha relación entre éstos.

De igual forma, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes, lo

cual le favorece a mejorar la eficiencia y efectividad de su andar. Además, las

organizaciones necesitan tener una administración, y más que eso, una planificación y

sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronización y planificación en

todo el proceso de organización.

Sin embargo, el desafío es intenso y requiere una fuerte integración en la cadena de valor,

pese a lo antes señalado se han creado sistemas de información de logística, tales como

Enterprise Resource Planning, el cual es una herramienta de estrategia que equipa a la

empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones

asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el

turbulento ambiente de los negocios.

Es importante mencionar que estos sistemas pueden ser complementados con sistemas más

especializados conocidos como “Best of Breed”, los cuales se implementan en una Rea

específica de la organización para que cumplan una función independiente de las demás

aplicaciones.

En el presente escrito se abordan de manera minuciosa aspectos relevantes de ambos

sistemas, posteriormente se alude a terminologías básicas del sistema de compra e

inmediatamente se hace referencia sobre los sistemas de apoyo como lo son el Sistema de

compras Municipales, CompraRed, Mer-link y los Paquetes Informáticos para el Manejo de

Proveedurías y Bodegas en lo que respecta a instituciones estales y su aplicación, entre

otros.

Sistemas de lnformación de Logística

El éxito de la logística está en sustituir los inventarios por información con el objetivo de

lograr la satisfacción del cliente. La inversión logística debe invertir en tecnología de la

información. Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la

administración de la información mejora el funcionamiento logístico. Se cree que al

mejorar el contenido y velocidad de la comunicación se reducen tiempos rectores e

incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organización ante demandas.

Actualmente los sistemas de información de logística se dividen en dos tipos: ERP

(Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.

Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

Sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta que equipa a la

empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones

aisladas en un proceso continuo de negocios, esto quiere decir que se juntan las facetas del

negocio como ingeniería, planificación, manufactura, ventas, recursos, humanos,

marketing, entre otros, con el fin de disminuir los costos de producción, aumentar la

competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra

visibilidad global y control sobre el negocio.

Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos

para soportar todos los procesos integrados a través de la cadena de suministro. Los

sistemas ERP permiten, al tener información veraz y accesible en la organización, mejorar

la atención al cliente, bajar costos, aumentar los volúmenes de ventas, reducir tiempos,

alertar sobre posibles crisis apoyar las decisiones para mejorar la efectividad, monitoreando

el desempeño a través de indicadores, mejorar la comunicación entre áreas de producción y

reducir la duplicidad de la información.

Según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas:

herramienta, aplicación parametrizable y aplicación fija. Para decidir cuál de las anteriores

aplicaciones es la más conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse

aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo

largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantación, facilidad de

actualización y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias

adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas.

Aplicaciones “Best of Breed”

Trata de seleccionar un software adecuado para la administración de información en una

empresa, este trabajo puede ser manejar un centro de distribución, administrar un programa

de beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento de una empresa. Asimismo,

una empresa best of breed hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabón de la

cadena de valor, best of breed significa escoger el mejor producto disponible para cada

función de negocio.

Las compañías que están buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir más

efectivamente en nuevos mercados ven la solución best of breed como el mejor camino; por

la velocidad de la implementación y la evidencia tangible; es decir se muestran resultados

rápidamente. Algunas de las aplicaciones más usadas en el sistema Best of Breed son:

sistema de administración de almacenes, sistema de stock, sistema de recolección

consolidada, sistema de transporte, sistema de distribución, sistema de administración de

contenedores, sistema de administración financiera, entre otros.

Cada método tiene sus propias ventajas y desventajas potenciales. Los primeros usuarios de

los sistemas mejores de su clase les encantaban poder obtener un sistema sólido para hacer

frente a una necesidad específica. Los defensores promocionan lo fácil que era para poner

en práctica y cuánto más rica en características que estaban en relación con ofertas

integradas de baño. Por otro lado, los usuarios integrados baño disfrutaron de tener todo en

un solo sistema y no tener que integrar dos aplicaciones separadas. Teniendo en cuenta

estos pros y contras, la decisión de implementar un conjunto integrado o un sistema mejor

de su clase, siempre es difícil.

Comparación entre ERP y Best of Breed

Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software diseñados para la

administración de una empresa, ya sea parcial o total, es importante conocer las

características de cada uno con respecto a algunos factores de importancia.

Si lo que se busca es una solución óptima en cada área en la empresa, la mejor de opción es

un “best of breed” pues normalmente proporciona una mayor funcionalidad, satisfaciendo a

más usuarios. Pero en cuestión de ahorro, conveniencia, y eficacia a la hora de compartir

datos, pueden hacer a un sistema integrado muy atractivo. Los sistemas integrados

proporcionan múltiples aplicaciones y una base de común datos y una interfase consistente

para el usuario donde todos los módulos tengan una mirada y percepción familiar.

Los sistemas “Best of Breed”, diseñados para aventajar en una o algunas aplicaciones

específicamente, también puede proponer desafíos, como aumentar la capacitación y el

soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada de los datos, y el

almacenamiento redundante de los datos. Así qué no existe todavía una respuesta final de

cual sistema debe ser mejor, pero si se muestran a continuación algunos factores

determinantes que considerar a la hora de decidir cuál implementar.

Costo

Los ERP pueden tener costos de la autorización menores y no requieren interfaces costosas,

por lo que normalmente son menos costosos. Sin embargo, “Best of Breed”, los rasgos

especializados pueden crear una ventaja competitiva que también puede servir para bajar

costos o aumentar la productividad.

Influencia

Si una empresa es “cliente instalado” de una compañía que vende ERP, su poder de

decisión en la relación puede disminuirse significativamente, y cuando se desee agregar

nuevos módulos, se tendrá menos impacto en la negociación de términos y precio. Y por

otra parte, si decide no agregar los módulos, la perspectiva de reemplazar el sistema entero

es inoperante si lo comparamos con la sustitución de uno o dos aplicaciones independientes

como lo son los “Best of Breed”.

Recursos humanos

En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed”, el personal debe entrenarse para usar

y dar soporte a los sistemas múltiples con plataformas de hardware potencialmente

diferentes, sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de programación. La escasez de

personal capacitado quienes puedan integrar y mantener sistemas dispares son una gran

ventaja en el acercamiento integrado.

Soporte

La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y viceversa

se agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed”. Si un sistema se cae, más personas

hay que señalar cuando hay múltiples vendedores envueltos. Por el contrario, cuando un

problema en un ERP, es más fácil de tratar con un solo vendedor o compañía, que muchas

compañías diferentes.

Datos Compartidos

Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias compañías

especializadas en sistemas Best of Breed”. Si el vendedor ofrece plataformas del hardware

diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para cada módulo, hay una buena

oportunidad de los sistemas de juntarse a través de las adquisiciones, pero pueden que no

sean fáciles de unir. Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola

compañía, es más fácil y rápido acceder los datos compartidos de una misma base de datos.

Funcionalidad

Mientras el atractivo más fuerte de los sistemas “Best of Breed” es su rica funcionalidad,

los sistemas integrados ERP están comenzando alcanzar esto con unos sistemas primos

llamados "sistemas de boutique".

Todavía en aquellas áreas dentro de una organización que sean muy dinámicas y

competitivas y que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que proporcionar un

“Best of Breed”. Esto pues en los sistemas más especializados ERP toma más mucho

tiempo para las compañías re-diseñar una colección entera de aplicaciones.

Una vez explícito lo antes mencionado sobre los sistemas de información de logística a

nivel general en lo que respecta a empresas, se procede a abordar la temática en si sobre los

paquetes informáticos para el manejo de proveedurías y bodegas en instituciones del sector

público, pero en primer instancia abordaremos conceptos básicos, con el propósito de

facilitar la compresión del tema, y posteriormente, explicaremos su aplicación práctica.

¿Qué función tiene el sistema de compras requeridas y por qué es importante este

sistema en una organización?

Es responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido en la cantidad

y precio debido. La clave de una mercadotecnia eficiente y fructífera no es el proveedor

sino el comprador.

¿Cuáles son sus objetivos de este sistema?

Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles

negociando y ejecutando todos los compromisos de la economía.

Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar la producción.

Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y mantener buenas relaciones con

las mismas.

Asegurar la buena actuación del proveedor en lo que se refiere a la rápida entrega de

los materiales y una calidad aceptable.

Localizar nuevos materiales y productos a medida que se vallan requiriendo.

Introducir buenos procedimientos además de controles adecuados y una buena

política de compras.

Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo y decidir si deben

comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.

Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle su calidad.

Mantener un departamento lo más económico posible sin desmejorar la actuación.

Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo

que puedan efectuar la utilidad o el buen funcionamiento de la compañía. 

Proceso de los Sistemas de Compras

Requisición de almacén o de cualquier otra área de la empresa.

Catálogo de proveedores.

Petición de precios o varios proveedores.

Recopilación de precios.

Orden de compra.

Recibo de materiales.

Recibir factura y prorratearla.

Dar un contra recibo del proveedor por la factura para su pago posterior.

Entrega de mercancía a tiempo; calidad, cantidad y precio requerido.

Función de los Sistemas de Compras

La función de los sistemas de compras es proveer de lo necesario a las operaciones de la

empresa. En esencia, el sistema de compras cumple con su objetivo, recibiendo

información y asistencia de otras áreas de la operación de la empresa.

Políticas del Sistema de Compras

Políticas son principios para orientar la acción hacia el objetivo.

No tener un solo proveedor.

Antes de comprar se revisara precio, calidad y cantidad de mercancía y tiempo de

entrega.

Cuando se haga un trato con el proveedor se debe asegurar de la seriedad del

mismo.

Se debe buscar proveedores que ofrezcan un buen servicio.

No se debe comprar mercancías de más.

Que nunca haga falta, para evitar decir a un cliente interno o externo que no se

tiene.

Antes de comprar, verificar la cantidad de mercancía que se tiene en la existencia.

Observar y estudiar a la competencia.

Requisición de Almacén

La requisición de almacén nos ayuda o nos es útil para informarnos que la mercancía ha

llegado a su existencia mínima o se han agotado.

Sistemas computacionales utilizados en el área de compras de manera general por

diversas instituciones públicas del país 

“Cualquier sistema que vaya a entrar a operar a final de cuentas tendrá que adaptarse al

cambio que se está haciendo. Una vez que se ponga en funcionamiento Mer-link, toda

institución pública deberá integrarse”, recalcó Alicia Avendaño, secretaria de Gobierno

Digital.

Sistema de Contrataciones Municipales

¿Qué es el SCM?

Se trata del Sistema de Contrataciones Municipales (SCM) que fue desarrollado por el

Programa Nacional de Competitividad y Mejora Regulatoria (Pronacomer) y el Instituto de

Fomento y Asesoría Municipal (IFAM). Las municipalidades disponen de un programa

informático para realizar las compras y hacer contrataciones de forma más transparente.

Con este sistema, los municipios configurarán una base de datos y así las compras y

contrataciones que deban realizar estarán disponibles para todas las empresas y proveedores

interesados, pues cualquier persona o compañía puede registrarse en el sistema. De esta

manera, cada vez que un ayuntamiento requiera comprar algún bien o contratar un servicio,

todas las compañías y personas registradas recibirán la información y podrán ofrecer sus

productos.

CompraRED

 ¿Qué es CompraRED?

Es el sistema electrónico de compras gubernamentales que permite a las Instituciones de la

Administración Pública dar a conocer por medio de Internet, sus demandas de bienes, obras

y servicios, a su vez los proveedores pueden conocer, participar y darle seguimiento desde

el inicio hasta su finiquito a los procedimientos de contratación administrativa. Permitiendo

que puedan ser conocidas en línea por los proveedores potenciales, los ciudadanos y el

propio gobierno. 

Beneficios de CompraRed

Transparencia: Mediante el uso de medios electrónicos en las compras del sector público,

se logra que todos los procesos de adquisiciones estén a la vista de todos, es decir, que

todas las etapas, decisiones y resultados de las adquisiciones gubernamentales estén a la

vista permanente de los ciudadanos, de manera que todos los proveedores puedan participar

de las oportunidades de contratación del Estado (Todo a la vista de todos, vigilancia-

rendición de cuentas, competencia, no-corrupción).

Capacidad de protección contra el monopolio: Estimular la competencia, sobre esta base

se pueden incluir medidas y mecanismos de protección contra el monopolio para lograr

objetivos de incremento del empleo y la productividad.

Posibilidad de desarrollo de la economía regional y local, y de las pequeñas y

medianas empresas: Los sistemas electrónicos permiten que las adquisiciones

gubernamentales sean altamente descentralizadas y liberan las restricciones geográficas y

de volumen. Es posible, por tanto, dar pasó a compras locales en pequeña escala que

estimulan el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas y fomentan el crecimiento de

las economías regionales y locales.

Inversión pública más equilibrada y equitativa: Los procedimientos electrónicos

facilitan la selección de proveedores para la realización de inversiones públicas en áreas de

menor desarrollo relativo y logran mejor gestión de los contratos respectivos, en beneficio

de la equidad del gasto público.

Eficiencia:

Reducción de los plazos requeridos por los procesos de adquisición, gracias a la

simplificación

Reducción de los precios de los bienes y servicios adquiridos. A través de los

sistemas electrónicos de adquisiciones se logra maximizar la inversión pública

(mayor inversión con el mismo nivel de gasto) y pueden llegar a disminuir la

presión fiscal sobre los ciudadanos (la inversión necesaria con menor nivel de

gasto). Gracias a la estandarización de procedimientos, a las facilidades electrónicas

y a la reducción de costos y plazos, se hace posible una óptima distribución en el

tiempo y en el espacio de los procesos de adquisición.

Por tanto, es posible realizar licitaciones y compras en línea con alta frecuencia, sin

necesidad de prolongar excesivamente los plazos contractuales o crear volúmenes,

también se facilita adelantar procesos de licitación o compra en línea desde

cualquier entidad pública, independientemente de su localización geográfica, de

modo que se estimula la descentralización de la gestión.

Integración: Los sistemas nacionales de compras, facilitan la integración regional, sub-

regional y mundial porque sirven como mecanismos para facilitar la transparencia y

vigilancia de los mercados, mediante los mismos mecanismos antes descritos. Facilitan,

además, la adopción de sistema comunes de clasificación de bienes y servicios, que

permiten la interoperabilidad de los sistemas y la armonización y estandarización

mecanismo de seguimiento al impacto comercial.

Mer-Link

¿Qué es Mer-link?

Mer-link es una plataforma tecnológica para compras públicas, que permitirá a las

proveedurías del Estado realizar las operaciones de compra y venta de productos y servicios

en forma electrónica. Funcionará en forma de un portal de comercio electrónico que opera

como una ventanilla única, accesible por medio de Internet.

La selección del modelo de compras para el estado costarricenses se realizó tras un análisis

de las mejores prácticas de países como Chile, Panamá, Corea, México y Brasil. Este

estudio culminó con la adopción del modelo de compras públicas de Corea del Sur, por ser

líder mundial en compras electrónicas, mediante su sistema de gestión denominado Koneps

(Korea On Line e-Procurement System). El sistema coreano se define como el

“Marketplace” electrónico más grande del mundo.

Este modelo se ha tomado como la mejor práctica a escala mundial. Ha sido la base para el

desarrollo de modelos de compras en varios países y ha recibido premios de organismos

internacionales, como la ONU, la Organization for Economic Co-Operation and

Development (OECD) y del Consejo Asia Pacífico, como la mejor práctica en

contrataciones públicas. La adopción del modelo coreano parte de la firma de un acuerdo

de cooperación entre Costa Rica y la República de Corea del Sur. Por medio de ese

convenio se obtiene la donación del código fuente del sistema de compras públicas.

La adaptación del modelo a Costa Rica se realiza con la participación de catorce entidades

representantes de diversos sectores (municipalidades, banca, universidades, salud, seguros,

servicios y tecnología), el apoyo de la entidad pública de Corea Public Procurement

Services y la Secretaría Técnica de Gobierno Digital. Además se contará con participación

de la empresa Samsung SDS, la cual desarrolló el sistema de compras públicas en Corea.

Modelo de Compras del Estado Costarricense

El actual modelo de compras del Estado costarricense es un modelo fragmentado y presenta

varias deficiencias, dentro las que resalta la existencia de trámites excesivos y poco

integrados, entre los que se pueden citar:

No hay estandarización de documentos y procesos de contratación.

Hay multiplicidad de reglamentos y manuales de procedimientos.

Multiplicidad de plataformas tecnológicas desintegradas.

Duplicación de requisitos y trámites para el registro de los proveedores a través de

las diferentes instituciones.

Los procesos de compra requieren de múltiples aprobaciones y revisiones por

personas y comisiones.

Los códigos de productos y formularios son diferentes en cada entidad, no se

aplican estándares internacionales tales como código de producto, formularios,

carteles, documentos comerciales y trámites como resultado de interpretaciones

antojadizas o por desconocimiento de la normativa.

Falta de simplificación de trámites, debido al exceso de requisitos que se deben para

cada proceso, al no existir interconectividad entre las instituciones del Estado.

Duplicidad en el registro de proveedores

Es por dichas deficiencias que se viene a implementar las compras sistematizadas como lo

es Mer-Link.

Beneficios de Mer-link

Modernización del modelo de compras públicas por medio del uso intensivo de la

tecnología de punta y adopción de las mejores prácticas internacionales.

Mayor transparencia en los procesos de contratación.

Obtención de menores precios de los productos al fomentar la participación de más

empresas, aprovechando las economías de escala Los ahorros para los compradores

se estiman en un 20%

Implementación del modelo cero papel y virtualización de las proveedurías.

Reducción del tiempo del trámite para el Estado y el sector privado.

Aumento de la competitividad de las empresas locales y del Estado.

Incentivación de una cultura de cambio, permitiendo a las instituciones ser más

competitivas

Instituciones Participantes

Mer-link iniciará su implementación con 14 instituciones públicas, que representan el 80%

de las compras del Estado costarricense. Estas instituciones son:

Banco Nacional de Costa Rica (BNCR).

Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS).

Comisión Nacional de Emergencias.

Compañía Nacional de Fuerza y Luz.

Correos de Costa Rica S.A.

Instituto Costarricense de Electricidad.

Instituto Costarricense de Turismo.

Instituto Nacional de Seguros (INS).

Municipalidad de Alajuela.

Municipalidad de Escazú.

Municipalidad de Grecia.

Poder Judicial.

Radiográfica Costarricense S.A.

Universidad de Costa Rica.

Estas entidades públicas, representadas por funcionarios de las áreas de Proveeduría,

Tecnología, Estandarización de catálogos y Legal, se integraron al proyecto y establecen

los requerimientos para la adaptación de la plataforma Mer-link a la necesidad nacional.

Jerarquía del Proyecto

La plataforma Mer-link ha sido un proyecto país, desarrollado por Gobierno Digital, que

forma parte del Plan Nacional de Desarrollo del Gobierno de la República, cuya

coordinación está a cargo de la Comisión Intersectorial de Gobierno Digital. En el año

2008, partir de un convenio suscrito entre el Instituto Costarricense de Electricidad y la

Comisión Intersectorial de Gobierno Digital, el ICE asumió la responsabilidad económica y

tecnológica, de desarrollar este sistema digital de compras de última generación, bajo la

dirección de la Secretaría Técnica de Gobierno Digital.

Proveeduría Municipal de Liberia

Entre las actividades o competencias que se encuentran bajo la responsabilidad de esta

Unidad, se encuentran en las siguientes:

Planear, organizar, programar, coordinar y controlar el funcionamiento de la

proveeduría, mediante compras directas, licitaciones restringidas por registro y

públicas.

Preparar los carteles de licitación, recibir ofertas, analizarlas en función de calidad,

precio, plazo de entrega, prestigio y solvencia de los proveedores, considerando y

justificando cada oferta y presentando el análisis y recomendaciones a los niveles

decisorios.

Creación y actualización del Registro de Proveedores.

Efectuar los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de los materiales

y equipos importados.

Realizar los trámites de inscripción y pólizas respectivas, de los diferentes equipos

propiedad de la municipalidad.

Velar por la administración eficiente de los diferentes materiales y equipos

existentes en bodega.

Registrar controlar y mantener actualizado los registros del mobiliario y equipo

existente en la municipalidad.

Recopilar y analizar las diferentes fuentes de ordenamiento jurídico administrativo

relativas a la materia de contratación administrativa.

Sistemas utilizados por la municipalidad de Liberia para el manejo de su proveeduría

y stock

Los sistemas que utiliza la municipalidad específicamente el departamento de proveeduría

y que apoyan a las funciones anteriormente mencionadas son tres, se detallan a

continuación:

ORD

Este sistema funciona como un banco de datos, en el cual se registran a los proveedores. En

la página web de la municipalidad se encuentra el documento de inscripción de los que

desean ser proveedores de la misma, son mediante estos documentos que se obtiene la

información y posteriormente se registra en este sistema

El SIOC, Sistema de Orden de Compra es un tipo de subsistema dentro del ORD, en el cual

se registran los historiales de compra.

SIM

Sistema de Inventario Municipal, este sistema es el que lleva el registro de mercadería, las

entradas y salidas del mismo y se utiliza a nivel de bodega o como es llamado el plantel.

Recibe y registra todo tipo de mercadería excepto lo que son activos fijos.

SAF

Sistema de Activos Fijos, es en el cual se registra la existencias de todos los activos fijos

que posee la municipalidad, el cual es apoyado por el método de plaqueo que le permite a

esta área codificar cada activo y poder ser localizado así dentro de este sistema, una vez que

se ingresa el código de algún bien fijo este despliega el nombre del artículo, el valor

original, la depreciación por año, en qué departamento se ubica, valor de salvamento y a

cargo de quien esta.

Cabe destacar que estos sistemas han venido a ser de gran apoyo al área de proveeduría y a

la municipalidad en general, puesto que han contribuido al ahorro, reducción de costos,

saludable rotación de inventario, transparencia y agilidad, ya que antes cada departamento

compraba a grandes cantidades sin un registro o control y sin consultas previas de

existencia de material.

El departamento de proveeduría considera que estos sistemas se pueden mejorar

implementando las solicitudes o requerimientos directamente al sistema y evitar así el

trámite en papales.

Sistemas utilizados por la UNA de Liberia para el manejo de su proveeduría y stock

La unidad de trabajo empleado por la Universidad Nacional es el Sistema de Banner, que se

encarga de llevar un registro de las necesidades de todos los departamentos de la Sede,

éstos presenta una clave de acceso o autorización, aunque estos pueden ingresar al sistema,

los mismos no pueden acceder a todas las demás funciones de este, solo a ejercer el

proceso que van a desarrollar.

De acuerdo a dicho sistema, en éste se realizan requisiciones para lo obtención de los

materiales, por lo cual esta se divide en dos las cuales son:

Almacén Consumo

Materiales de bodega.

Materiales de uso cotidiano.

Gomas.

Hojas.

Servicios.

Materiales de catering service.

Cotización.

Resoluciones de inicio se detalla si la

Universidad tiene el presupuesto para

ejercer la compra y posteriormente es

firmado por el director ejecutivo y se

realiza la requisición.

Por lo que si no hay un artículo en bodega se realiza una requisición de consumo, en la cual

se realiza una cotización a la empresa a la que se hará la compra con las debidas

especificaciones del producto o servicio (color, tamaño…), es importante señalar que los

que participan en el proceso son únicamente los proveedores de la Universidad Nacional, es

decir solo los que están registrados en el sistema.

Asimismo, se realiza la requisición, donde

primero se verifica si hay presupuesto para

poder ejecutarlo y se registra a que cuenta,

código del material y programa, que ésta

afecta, de igual forma, en ésta presenta un

catálogo de servicios institucionales.

En caso de alguna duda, la encargada del departamento, en este caso Kenia, está en

contacto con el Asesor Ejecutivo de la Sede Central de la Universidad Nacional, el cual le

evacua dudas, por ejemplo: Si algún producto presenta algún daño o algún procedimiento

que se necesite ejercer.

Código de material y

Programas

Cuentas

Requicisión

Conclusión

Al finiquitar este escrito se puede destacar que la escogencia entre un sistema integrado

ERP o “Best of Breed”, puede depender mucho del tamaño de la organización, cultura y

estilo de administración. Si las sub-áreas dentro de la organización son grandes o

complejas, puede que mejor requieran la funcionalidad avanzada que sólo un “Best of

Breed” puede proporcionar.

Por otra parte, es importante tomar en cuenta que si la toma de decisiones en la empresa

está altamente centralizada, ya que el fácil acceso a los datos compartidos tomará

probablemente prioridad. Por su parte, aquellos sistemas especializados que no

proporcionen la funcionalidad crítica se sacrificarán por el mejor compartimiento de datos y

las eficiencias de los sistemas integrados.

En síntesis, los paquetes informáticos vienen a facilitar dentro de las organizaciones el

manejo de proveedurías y bodegas aportando a éstas reducción de costos, orden y control,

de igual forma éstos ayudan a agilizar los procesos administrativos y productivos.

Bibliografía

Juan Pablo Ulloa. Departamento de Proveeduría, Municipalidad. Liberia. Entrevistado por

Grupo de Investigación.

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