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PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LAS EMPRESAS

DEL CENTRO HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE CARTAGENA

ENRIQUE DE JESUS BOSSA LLAMA

ADRIANA PAOLA FLOREZ FONTALVO

DAYLESTER LIESET ORTIZ OSPINO

ASESOR DEL PAT

XIOMARA MARTINEZ

COORDINADOR DEL PAT

MARELIS MULFORD

CORPORACION UNIVERSITARIA RAFAEL NUÑEZ

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMAS DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

II SEMESTRE

CARTAGENA-BOLIVAR

MAYO- 2010

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN

1. NÚCLEO PROBLEMICO--------------------------------------------------------2

2. MATERIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO---------------------3

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA----------------------------------------4

3.1 Descripción del problema---------------------------------------------------5

4. OBJETIVOS-------------------------------------------------------------------------6

4.1 Objetivos generales----------------------------------------------------------6

4.2 Objetivos específicos.-------------------------------------------------------6

5. IMPACTO INTERNO-------------------------------------------------------------7

6. MARCO REFERENCIAL--------------------------------------------------------8

6.1 funciones de la administración.-------------------------------------------8

6.2 Planeación --------------------------------------------------------------------9

6.3 Organización ----------------------------------------------------------------10

6.4 Marco legal-------------------------------------------------------------------11

6.5 Marco conceptual.----------------------------------------------------------13

7. DESARROLLO-------------------------------------------------------------------14

7.1 Reseña histórica INRED4------------------------------------------------14

7.2 Funcionarios-----------------------------------------------------------------15

7.3 Estructura interna de INRED4------------------------------------------16

7.4 Política de calidad de INRED4------------------------------------------17

7.5 Sistema de gestión de calidad------------------------------------------18

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7.6 Rol del proceso de planeación dentro de SGC---------------------19

7.7 Funciones de INRED4-----------------------------------------------------20

7.8 Políticas del coordinador de INRED4----------------------------------22

7.9 Valores de INRED4--------------------------------------------------------23

8. Conclusiones---------------------------------------------------------------------24

9. Recomendaciones -------------------------------------------------------------25

10. Bibliografía------------------------------------------------------------------------26

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INTRODUCCION

En esta investigación podemos observar sobre la importancia de la planeación y organización en las empresas del centro histórico de la ciudad de Cartagena, como funcionan y cuáles son las estrategias del administrador en una empresa, empezando con su perfil y culminando con su desempeño en esta. El administrador de empresas cumple con labores como planificar, dirigir,

organizar evaluar, entre otras. Para dedicarse en la misma a realizar actividades

económicas; y lograr óptimos resultados de los objetivos requeridos en una

organización.

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1. NÚCLEO PROBLEMICO

1.1 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LAS

EMPRESAS DEL CENTRO HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE CARTAGENA.

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2. MATERIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO

ADMINISTRACIÓN: La administración hace un gran aporte en este proyecto ya que se enfoca en los procesos administrativos que son la planeación, organización, dirección y control de las empresas, con el fin de aplicar los conocimientos apropiados para alcanzar los objetivos propuestos de una organización este papel se debe saber cómo es el comportamiento de la gente, como individuo y como grupo.

ECONOMIA: Es de gran influencia en este proyecto ya que se enfocan las variables económicas de un país o empresa. De hecho la planeación y organización conlleva al mejoramiento del país con un ambiente adecuado para lograr el futuro de la organización.

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3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Investigar cómo está constituida el área administrativa de la INRED 4 y

cómo funciona la planeación y organización de la empresa para construir

una comunidad académica entre estudiantes, docentes, profesionales,

entre otros; a partir de la investigación del quehacer del administrador de

empresas y sus funciones.

INRED 4 investigamos a fondo para adquirir conocimientos y trasmitirlos a

través de la universidad y en el campo laboral. De esta manera tener un

buen proyecto profesional en el futuro.

En esta investigación enfocamos a resaltar como está organizado el nivel

jerárquico de la INRED 4, sus funciones, estructura organizacional, áreas y

estrategias para aplicarlas en los distintos campos que este programa nos

ofrece.

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3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

De qué manera influye la planeación y organización de la INRED 4 en el ámbito

profesional, personal y laboral.

INRED 4 es una organización que agrupa en un solo ente administrativo, el

manejo presupuestal de las unidades operativas de la DIMAR en Cartagena y

Coveña, optimizando de esta manera el recurso humano, el factor logístico y

financiero, aprovechando los beneficios económicos que ofrece la adquisición de

bienes y servicios en gran escala.

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4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVOS GENERAL

4.1.1 ¿Cuál es la incidencia de la planeación y organización de la INRED 4

(Intendencia Regional DIMAR) como empresa del estado?

4.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS

4.2.2 Elaborar una entrevista a la parte administrativa de INRED 4, para

determinar las funciones y estrategias administrativas de la empresa.

4.2.3 Identificar la planeación y organización en el proceso administrativo

al interior de la INRED 4.

4.2.4 Conocer las funciones y estrategias administrativas de la INRED 4

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5 IMPACTO INTERNO

Como estudiante realizamos una investigación en la INRED 4 (Intendencia

Regional DIMAR), para fortalecer conocimiento en la planeación y

organización.

Con este proyecto la corporación Universitaria Rafael Núñez se puede dar a

conocer en un ámbito social, local, y nacional. Colaborando con el desarrollo

de Cartagena para formar estudiantes íntegros e investigativos.

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6 MARCO REFERENCIAL

6.1 FUNCIÓNES DE LA ADMINISTRACIÓN Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la empresa. Las funciones de la administración deben ser entendidas como la actividad y

obligaciones que la ciencia de la administración le impone a quien va a ejercerla, o

sea al administrador.

Estas funciones se clasifican de la siguiente manera

Planeación o previsión

Organización

Integración y coordinación

Dirección y liderazgo

Control.

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6.2 LA PLANEACION

Ha sido considerada como la función más importante de todas, Consiste en fijar el

curso concreto de acción que ha de surgir, estableciendo los principios que habrán

de orientarlo, la secuencia de operación para su realización y determinación de

los objetivos y elección de los cursos de acción para lograr, con base la

investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en

un futuro.

La planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medio para

alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cómo organizar

su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan una

idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni

esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no

tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuándo ni dónde

se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio fútil. Con mucha

frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de todos.

La planificación es fundamental, ya que esta:

Permite que la empresa este orientada al futuro.

Facilita la coordinación de decisiones.

Resalta los objetivos organizacionales.

Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para

que la empresa opere eficientemente.

Permite diseñar métodos y procedimientos de operación. Evita

operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.

Analiza donde estamos.

Establece premisas

Identifica medios y recursos.

Implementa planes de acción.

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6.3 LA ORGANIZACIÓN

La función de la organización tiene en cuenta la determinación y enumeración de

las actividades necesarias para lograr objetivos en la empresa.

La organización se considera eficiente en a medida en que facilite el logro de los

objetivos por parte de la gente, con el mínimo de costos y consecuencias

imprevistas.

La organización se fundamenta en la cooperación entre los individuos, surgiendo

asa un sistema de relaciones muy variado en la organización informal y un poco

más definida y controlada en la organización formal.

La organización de las actividades internas de la empresa debe tener en cuenta

hasta qué punto se debe centralizar o descentralizar la autoridad, dado que las

personas que “quieren estar en todo” pueden ser muy colaboradoras, pero se

pueden constituir en problema al hacerle perder flexibilidad a las funciones

administrativas.

“El propósito primordial de la organización es hacer posible la organización”1, lo

cual conduce a establecer el hecho de que no es posible que un solo hombre tome

decisiones, surgiendo de esta manera la necesidad de delegar autoridad.

Pero esta delegación de autoridad no se puede realizar arbitrariamente, sino

cumpliendo con determinados principios que se constituyen como guías para

llevarla a cabo de la mejor manera posible.

para su estructura organizacional.

Deberá conocer y entender plenamente el objetivo u objetivos

fundamentales de la empresa, así como lograr que todos los participantes

compartan ese amplio conocimiento del objetivo.

1 Brown, Alvin, organization of industry. Citado por koontz, Harold y o’ donnell, cyrill

14

Deberá descomponer las actividades fundamentales en varias unidades

más pequeñas, a fin a fin de poderlas controlar y orientar más fácilmente.

Deberá clasificar las anteriores unidades en grupos prácticos y funcionales.

Deberá asignar el personal capaz de efectuar el trabajo y que se acomode

a las exigencias del puesto.

Deberá delegar autoridad en forma suficiente y equilibrada, conforme lo

exijan las actividades y las funciones

6.4 MARCO LEGAL

SECTOR ADMINISTRATIVO MINISTERIO DEFENSA NACIONAL

DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA

DECRETO NÚMERO 1512 DE 2000

Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y se dictan

otras disposiciones.

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus atribuciones

constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 16 del artículo

189 de la Constitución Política y con sujeción a los principios y reglas previstos en

el artículo 54 de la Ley 489 de 1998,

DECRETA:

CAPITULO I: Sector Administrativo Ministerio Defensa Nacional

Artículo 1°. Integración del Sector Administrativo Defensa Nacional. El Sector

Administrativo Defensa Nacional está integrado por el Ministerio de Defensa

Nacional y sus entidades adscritas y vinculadas.

El Ministerio de Defensa Nacional tendrá a su cargo la orientación, control y

evaluación del ejercicio de las funciones de los organismos y entidades que

conforman el Sector Administrativo Defensa Nacional, sin perjuicio de las

potestades de decisión que les correspondan así como de su participación en la

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formulación de la política, en la elaboración de los programas sectoriales y en la

ejecución de los mismos.

Artículo 2°. Dirección. La Dirección del Ministerio de Defensa Nacional está a

cargo del Ministro, quien la ejerce con la inmediata colaboración del Comandante

General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de Fuerza, el Director General

de la Policía Nacional y el Viceministro.

Artículo 3º. Dirección de la Fuerza Pública. El Presidente de la República, de

acuerdo con el numeral 3º del artículo 189 de la Constitución Nacional, es el

Comandante Supremo de las Fuerzas Armadas de la República y como tal dirige

la Fuerza Pública y dispone de ella, directamente o por conducto del Ministro de

Defensa Nacional.

Artículo 4º. Objetivos del Ministerio de Defensa Nacional. El Ministerio de Defensa

Nacional tiene como objetivos primordiales la formulación y adopción de las

políticas, planes generales, programas y proyectos del Sector Administrativo

Defensa Nacional, para la defensa de la soberanía, la independencia y la

integridad territorial, así como para el mantenimiento del orden constitucional y la

garantía de la convivencia democrática.

Artículo 5°. Funciones del Ministerio de Defensa Nacional. El Ministerio de

Defensa Nacional tendrá, además de las funciones que determina el artículo 59 de

la Ley 489 de 1998, las siguientes:

Funciones Generales

Artículo 8°. Funciones del Ministro de Defensa Nacional. El Ministro de Defensa

Nacional tendrá, además de las funciones que le señale la Constitución Política,

disposiciones legales especiales y el artículo 61 de la Ley 489 de 1998, las

siguientes:

1. Diseñar y recomendar al Presidente de la República la estrategia de seguridad y

defensa nacional así como las políticas para su ejecución.

2. Delegar en dependencias y funcionarios subalternos el ejercicio de aquellas

funciones que por su naturaleza y cuantía, puedan serlo.

3. Dirigir la función de planeación del sector administrativo a su cargo.

4. Establecer políticas y aprobar planes, programas y proyectos en materia de

adquisiciones para alcanzar los fines de la estrategia militar.

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5. Ejercer la dirección, evaluación y control de gestión sobre el personal y los

recursos asignados al Ministerio de Defensa Nacional.

6. Revisar y aprobar los anteproyectos de presupuestos de inversión y de

funcionamiento y el prospecto de utilización de los recursos del crédito público del

Sector a su cargo.

9. Vigilar el curso de la ejecución del presupuesto correspondiente al Ministerio.

10. Crear, organizar, conformar y asignar responsabilidades a grupos internos de

trabajo mediante resolución, teniendo en cuenta la estructura interna, las

necesidades del servicio y los planes y programas señalados para el Ministerio, y

designar al funcionario que actuará como coordinador.

11. Crear, conformar y asignar funciones mediante resolución, a los órganos de

asesoría y coordinación que considere necesarios para el desarrollo de sus

funciones.

12. Dirigir las funciones de administración de personal conforme a las normas

sobre la materia.

6.5 MARCO CONCEPTUAL

EFICIENCIA: es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un

objetivo predeterminado.

CONTRIBUCION: Ayuda, colaboración o participación en el logro de un fin.

CENTRALIZACION: Hacer que varias cosas dependan de un poder central.

Reunir varias cosas en un centro común.

DESCENTRALIZACIÓN: La descentralización consiste en la delegación de poder

y toma de decisión hacia núcleos periféricos de una organización

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: son los diferentes patrones de diseño para

organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el

objetivo deseado.

VISIÓN GLOBAL: te permite saber si con un pequeño cambio puedes hacer que

lo malo torne en bueno o, si por el contrario, tendrás que hacer un gran esfuerzo

para conseguir el mismo objetivo. También te permitirá saber en qué dirección

harás el menor esfuerzo para conseguir el mismo objetivo.

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SUBORDINADO: es la persona que se encuentra bajo las órdenes de otra.

OBLIGACIÓN: Una obligación o deber es la situación en la cual una persona

tiene que dar, hacer, o no hacer algo según la moral que posee.

RACIONALIZACION: justificación consiente de una conducta relevante que hace

otras motivaciones generalmente inconscientes.

SISTEMA: Conjunto de elementos (procesos) interrelacionados con un objetivo

especifico.

GESTIÓN: Es todo aquello que se hace para alcanzar un objetivo.

CALIDAD: Grado en que se satisfacen los requisitos y expectativas de un usuario.

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7 DESARROLLO

7.1 RESEÑA HISTORICA INRED4

La Seccione Administrativa Regional DIMAR No. 4 (SEARD 4), como una

unidad administrativa de la Dirección General Marítima en la guarnición de

Cartagena, empezó a funcionar a partir del 01 de enero del año 1999 y por el

termino de un año, como periodo de prueba, dispuesto la DIRECTIVA

TRANSITORIA No. 009/98 (No. 5536 /-DIMAR-DIVAD-SECOR-335), 28

de diciembre del 1998.

Luego entonces, mediante DIRECTIVA PERMANENTE No. 001/99 (No.

001/DIMAR- DIVAD – SECOR – 335 del 22 de enero del 1999, cambian su

nombre como “Intendencia Regional DIMAR No. 4”, y esta fecha es tomada

como la fecha de celebración de aniversario (22 de enero del 1999).

PROPOSITO DE CREAR LAS SEARD´S HOY LLAMADAS INRED´S:

Las SEARD’S , (Hoy en día llamadas INRED’S, se crearon con el propósito

liberar a los Capitanes de Puerto, Directores de Centro, Jefes de Señalización

Marítimas y Comandantes de Unidades a Flotes, de la carga administrativa, a fin

de que orientaran su esfuerzo de Dirección y Mando, al cumplimiento de las

misiones propias de cada Unidad, mejorando su nivel operacional y la

integración de todos los recursos al funcionar como “Secciones

Administrativas”, en un grupo único de trabajo, y a la vez suplir las deficiencias

de carácter fiscal, al no contar con el personal suficiente en cada regional.

Inicialmente a la INRED4, se le asignaron las siguientes unidades:

1. Señalización Marítima.

2. Capitanía de Puerto de Cartagena (Contabilidad y Control Presupuestal)

3. Buques oceanográficos e hidrográficos:

ARC “Malpelo”,

ARC “Providencia”,

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ARC “Quindío” y el buque Balizador ARC “Abadía Méndez”, este último a

cargo de SEMAC y con presupuesto independiente para su reparación.

En el año 2000, se adscribe a INRED4, el Centro de Investigaciones

Oceanográficas e Hidrográficas (CIOH), mediante oficio No. 030800R/DIMAR –

DIVAD-335 del 3 de enero del 2000.

7.2 FUNCIONARIOS

La intendencia Regional DIMAR No. 4 (INRED4), empezó funcionar en el

año 1999 con quince (15) trabajadores, integrado en su gran mayoría por

funcionarios del área administrativa de SEMAC y otras unidades como CP5

y CIOH, como se puede observar en el organigrama:

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ESTRUCTURA INTERNA GINRED4 Dirección/División/Capitanías

Centros

Buques

Área

Grupos

Línea de Autoridad

Línea de Coordinación

CONVENCIONES

DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DIRECCION GENERAL MARITIMA

GRUPO INTENDENCIA REGIONAL DIMAR No.4

ASISTENTE GINRED4

ASISTENTE C I

CONTROL INTERNO

AREA FINCIERA AREA LOGISTICA

PRESUPUESTO AUXILIAR DE PRESUPUESTO

PAGADURIA

CONTABILIDAD

CONTRATOS CONTRATACION MENOR CUANTIA

CONTRATACION DEL 10% DE LA MENOR CUANTIA

ALMACEN

BODEGA DE REPUESTOS BUQUES

BIENES INMUEBLES

ACTIVOS FIJOS

SISTEMAS

01 -05- 11

04 ARC

07 DIMAR

= 17 + 2 CONT = 19

OF - SUB- CIV

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

SEGUIMIENTO CONTRATOS

ASESOR JURIDICO

Se le asignó el nombre de Grupo Intendencia Regional No. 4,

(GINRED4), mediante Resolución No. 0094 del Primero de septiembre de

2004. El Grupo Intendencia Regional No. 4, (GINRED4), continúa

creciendo en cada uno del sub- procesos, que desarrolla como es el caso

de:

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La descentralización del Manejo de los inventarios a través del programa

SINFAD, que se viene llevando desde el mes de septiembre de 2007.

La descentralización de la Contabilidad a través del programa CNT, que

se dio en el mismo año 2007.

En el año 2009 se implemento el Sistema integrado de información

financiera (SIIF), lo anterior con el fin de aportar al mejoramiento del

proceso de Gestión Administrativa Y Financiera.

7.3 ESTRUCTURA INTERNA DE INRED 4

Actualmente el GINRED4, tiene adscritas ocho (8) unidades de la Dirección

General Marítima, llevando el proceso Logístico Administrativo, incluyendo su

propio presupuesto para un total de nueve (9). Cuenta con 19 funcionarios

incluyendo al intendente.

El nivel jerárquico de INRED 4 está organizado de la siguiente forma:

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7.4 POLITICA DE CALIDAD DE INRED 4

TIENE COMO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

1. Ofrecer sus servicios al Sector Marítimo con Calidad, mediante criterios de

Efectividad y Mejoramiento Continuo en todos sus procesos

2. Emplear los recursos de manera eficaz a través de funcionarios

competentes y comprometidos con el fortalecimiento de nuestra gestión

institucional. Proyectar a la Dirección General Marítima (DIMAR) como

una autoridad influyente en los ámbitos Nacional e Internacional.

La Dirección General Marítima, con fundamento en su direccionamiento

estratégico, ofrecerá sus servicios al sector marítimo con calidad, mediante

criterios de efectividad y mejoramiento continuo en todos sus procesos,

empleando los recursos de manera eficaz a través de funcionarios competentes y

comprometidos con el fortalecimiento de nuestra gestión institucional, lo cual

resultará en la proyección de DIMAR como una autoridad influyente en los ámbitos

nacional e internacional”

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y DE CALIDAD

DIRECTRICES DE LA POLÍTICA DE CALIDAD

PERSPECTIVAS BALANCED SCORED CARD

1. Incrementar la facilitación y eficiencia en los servicios a la comunidad.

1. Ofrecerá sus servicios al sector marítimo con calidad

1. Perspectiva del Cliente

2. Incrementar la efectividad en los procesos.

2. Efectividad y mejoramiento continúo en todos sus procesos.

2. Perspectiva Procesos Internos

3. Potencializar el Talento Humano y las tecnologías de información y comunicaciones.

3. Funcionarios competentes y comprometidos con el fortalecimiento de nuestra gestión institucional.

3. Perspectiva Aprendizaje y Desarrollo.

4. Afianzar la sostenibilidad y eficacia financiera.

4. Empleando los recursos de manera eficaz.

4. Perspectiva Financiera

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7.5 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Beneficios de implementar y mantener un sistema de gestión de calidad:

INTERNOS:

1. saber qué es lo que se tiene que hacer y por qué se hace.

2. comunicación más fluida, con responsabilidades y objetivos establecidos.

3. reducción de reproceso, quejas y reclamos de clientes, uso eficaz y eficiente de

los recursos.

4. orientación hacia la mejora continua.

5. facilita el seguimiento, control, evaluación y mejoramiento de los procesos

EXTERNOS:

1. mejoramiento de la imagen de la entidad a nivel interinstitucional.

2. refuerzo de la confianza entre los usuarios actuales y potenciales. Para que el

sistema de gestión de calidad siga evolucionando requiere del liderazgo y

compromiso indeclinable de todos los funcionarios y de la alta dirección.

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7.6 ROL DEL PROCESO DE PLANEACIÓN DENTRO DEL SGC

El proceso es el encargado de liderar todas las actividades del Sistema de Gestión

de Calidad en cuanto a:

Seguimiento de las ejecuciones de las acciones correctivas y preventivas.

Seguimiento a los indicadores de gestión de los procesos.

Verificación de los documentos publicados por los procesos en el FTP://172.25.1.35

Control, ajustes y actualizaciones sobre los documentos generales del SGC (manual de calidad, procedimientos obligatorios, etc)

Diseño de los formatos y documentos requeridos por el sistema

Asesoría y acompañamiento a los procesos

ROL DE LA ORGANIZACIÓN DENTRO DEL SGC

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7.7 FUNCIONES DEL INRED 4

1. Brindar el apoyo logístico a las unidades de la Dirección General Marítima

adscritas a el GINRED4 (EN CARTAGENA, COVEÑAS y TURBO).

2. Elaborar en coordinación con los Comandantes, Directores y Capitanes de

Puerto los proyectos de presupuesto anual.

3. Asesorar a las Unidades en la elaboración de los proyectos de inversión que

deban ser aprobados por la Dirección General Marítima.

4. Ejecutar, a nivel regional, las políticas económicas formuladas por la

Dirección General Marítima.

5. Aplicar la cultura del autocontrol y desarrollar el control interno de acuerdo

con las normas y reglamentos vigentes.

6. Ejecutar las políticas que en materia fiscal emita la Dirección General

Marítima.

7. Coordinar, dirigir y controlar la administración de los bienes muebles e

inmuebles de la Dirección General Marítima, a nivel regional.

8. Coordinar con los comandantes y coordinadores de las unidades la

asignación y/o modificaciones a las partidas presupuestales requeridas

para atender el funcionamiento de las correspondientes unidades.

9. Coordinar, dirigir y controlar la ejecución de las partidas asignadas para

gastos de funcionamiento y de programas de inversión dispuestos por la

Dirección General Marítima, para las correspondientes unidades.

OBJETIVOS ESPECIFICOS AÑO 201

El grupo intendencia regional DIMAR no. 4, durante la vigencia 2010 se

compromete a mejorar los sub- procesos, con el fin de brindar una respuesta

oportuna a nivel central y sus unidades adscritas.

1. Mejorar la oportunidad del servicio logístico brindado a nuestras

unidades adscritas.

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2. Mejorar el proceso contractual, haciendo énfasis en el seguimiento de

los contratos.

3. Mejorar la comunicación con muestras unidades, afianzando la

comunicación con los comandantes, coordinadores y los supervisores.

4. Controlar de mejor manera la información (Jefatura y Recepción ,

quienes deben tener el control de la información que maneja cada

Sub- proceso para mantener actualizando el listado maestro de

documentos.

5. Motivar al personal para mantener los activos los sistemas

implementados por la DIMAR:

Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Sistema Documental, Tablas de retención Documental (TRD)

Afianzar el manejo y control de los inventarios fiscales, a través de

programa de revistas de inventarios a las unidades.

Gestionar para la asignación de recursos para mantenimiento de los

bienes inmuebles de DIMAR a cargo de GINRED4, para su mantenimiento

y mejor presentación, Sanear el pago de los impuestos prediales.

OBJETIVOS ÁREAS INRED 4

OBJETIVO COORDINADOR GINRED: Velar por el control y la

ejecución de los procesos administrativos.

OBJETIVO DE PRESUPUESTO: Ejercer el control presupuestal de los

fondos asignados, mostrando celeridad de los procesos

OBJETIVO DE CONTRATOS: Desarrollar y aplicar políticas que

generen la uunificación en el proceso contractual.

OBJETIVO DE ALMACEN GENERAL Y BODEGA DE REPUESTOS

BUQUES OCEANOGRAFICOS: Controlar y conservar los bienes en

custodia.

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OBJETIVO DE TESORERIA: Ejercer el control en lo concerniente al

pago de compromisos y en la rendición de informes.

OBJETIVO DE ACTIVOS FIJOS: Velar por el Control y conservación

de los bienes.

OBJETIVO DE SISTEMAS Y SICE: Velar por el buen funcionamiento

de los equipos de cómputos y de los sistemas de Comunicación.

Registrar los contratos en el SICE y tomar las acciones para corrección de

las novedades.

OBJETIVO DE BIENES INMUEBLES : Velar por la administración y

conservación de las Viviendas Fiscales a Cargo de GINRED4.

SGC – CONTROL INTERNO GINRED4: Velar por el cumplimiento de las

actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad.

7.8 POLITICAS DEL COORDINADOR INRED4

COLABORACIÓN: La colaboración se debe dar como una actitud

permanente de servicio hacia el trabajo, hacia nuestros clientes internos

y externos. Colaborar es responsabilidad de todos, aunque facilitar el

proceso requiere de trabajar la fortaleza interna. Mirar a otro con una

actitud de amor y colaboración. Si cada uno aportara algo, se podrían

hacer grandes actos a favor para cumplir de la mejor forma posible

nuestra misión.

FOMENTAR EL BUEN AMBIENTE LABORAL: Pueden haber

diferencias, pero no se puede mezclar lo laboral, con lo personal.

RESPETO: Debe prevalecer el respeto entre los funcionarios, en todas

las instancias.

COMUNICACIÓN LABORAL: El intendente debe estar enterado de todo

lo que ocurre en cada uno de los sub- procesos, debe existir la

comunicación permanente. Fortalecer la comunicación con su respectivo

homologo en la sede central.

MANEJO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN : Que la información que

maneja el proceso llegue a través de la jefatura, en el caso de que los

funcionarios la reciban directamente a través de correos deben darla a

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conocer a la Jefatura. La información es una base fundamental para la

toma de decisiones.

CUMPLIMIENTO DE PLAZOS: Dar cumplimiento a los plazos

establecidos y dejar las evidencias que así lo demuestren. La asistente

de jefatura llevara el control del cumplimiento de plazos.

MEJORAR EL PROCESOS : Fortalecer el compromiso de los

funcionarios para mejorar día a día el subproceso o actividades que

desarrolla, dando un valor agregado. Los funcionarios responsables de

cada Sub- proceso debe informar las novedades presentadas en el

Sub- proceso EJ: Novedades en los Programas, base de datos,

aplicativos que maneja (Se deben dejar las evidencias).

Tenemos un punto fuerte que contamos con la oficina de control

interno, por lo que debemos apoyarnos al máximo para mejorar nuestros

procesos.

CAPACITACIÓN Y BIENESTAR : Motivar a los funcionarios para que

se capaciten y motivar al personal como política de Bienestar

7.9 VALORES DE INRED 4

HONESTIDAD: Como servidores públicos y con la misión del manejo

presupuestal de la unidades, los funcionarios del GINRED4, tendremos

presente el valor de la “HONESTIDAD”

COMPROMISO: Comprometerse va más allá de cumplir con una

obligación, es poner en juego nuestras capacidades para sacar adelante

todo aquello que se nos ha confiado.

RESPONSABILIDAD: La responsabilidad tiene un efecto directo en otro

concepto fundamental “LA CONFIANZA”. Confiamos en aquellas

personas que son responsables. El funcionario del GINRED4, esta

comprometido consigo mismo a cumplir con sus deberes y obligaciones,

para asumir y aceptar las consecuencias de sus actos libres y conscientes y

además tiene la responsabilidad de aportar su grano para apoyar a las

unidades en forma oportuna y eficiente.

LEALTAD: Los que son leales poseen un alto sentido de compromiso y ello

les permite ser constantes en sus afectos y cumplidores de su palabra, son

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sinceros, valientes, transparentes, firmes, agradecidos, constantes,

confiables y seguros

SOLIDARIDAD: Se refiere a responder con acciones humanitarias ante

situaciones que pongan en peligro la vida, la paz, el orden y la seguridad de

los demás.

JUSTICIA: Se entiende en dar a cada quien lo que corresponda por sus

méritos o actos. El personal GINRED4, tiene entera disposición para el

cumplimiento de sus funciones y se le otorgará a cada uno lo que le es

debido tanto con sus relaciones con el estado, con el público, superiores y

subordinados.

RESPETO: Es establecer hasta donde llegan mis posibilidades de hacer o

no hacer, donde comienzan las posibilidades de los demás. El respeto es la

base de toda convivencia en sociedad.

HUMILDAD: Tener nobleza. reconocer mis aciertos y equivocaciones, es la

base de toda convivencia en sociedad.

COMPAÑERISMO: Se endiente como el compartir con otros, amistad entre

compañeros. Se recordará el siguiente pensamiento:

“LLEGAR JUNTOS ES EL PRINCIPIO, MANTENERNOS JUNTOS ES EL

PROGRESO; TRABAJAR JUNTOS ES EL ÉXITO” HENRY FORD.

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8. CONCLUSIÓN

Con esta investigación podemos decir que fue de suma importancia ya que la

planeación y organización de INRED4 conduce de forma racional las actividades

de la planeación y organización.

Este proyectos podemos observar que INRED 4 es una empresa estructurada

que Brinda el apoyo logístico a las unidades de la Dirección General Marítima.

Este ente económico se preocupa por tener personal preparado, responsable,

honesto y con buena capacidad llevando acabo su manual de funciones y

políticas para los empleados. Posee divisiones de trabajo con el objetivo de

asignarle a cada empleado sus funciones actividades y responsabilidades con el

fin de realizar el trabajo con mayor precisión y eficiencia.

Este proyecto se trata que todos nosotros tengamos la capacidad suficiente para

ser buenos empresarios desarrollar ideas y organizar es una de las cualidades

que debe tener un futuro empresario, sin olvidar la fortaleza personal para llevar a

buen termino el proyecto que se piensa emprender, creyendo en lo que se hace y

estar seguro del éxito que se va alcanzar.

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9. RECOMENDACIONES

Primero queremos darle las gracias a inred4 por permitirnos entrar a sus instalaciones y de manera generosa otorgarnos la información que necesitábamos para la elaboración de nuestro proyecto.

En nuestra experiencia la planeación y organización de INRED 4 es un modelo muy importante para los estudiantes ya que posee una buena estructura organizacional donde podemos observar que los administradores se concentran en las especializaciones del cargo de los empleados, puesto que es principio de la planeación y organización.

Le sugerimos a INRED 4 que continúe con su proceso ya que desempeña muy buena labor, que siga perfeccionando sus estrategias y políticas para brindarle un buen rendimiento a las unidades de la Dirección General Marítima.

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9. BIBLIOGRAFIA

SALAZAR GUZMAN, Robert. Análisis, descripción y diseño. Ed. Planeta

colombiana. Santa Fe de Bogota.2003

DE BEAS, Antonio M. Organización y Administración de empresas. Ed.

norma .España. 2ooo

SERRANO URIBE, Rymel. Planificación Participativa. Ed. Universidad

cooperativa de Colombia. Santa Fe de Bogota.2007

http://www.gestionpolis.com/canales4/rrhh/perfilpro.htm.planeacion

estratégica

KOONTZ WEICHRICH, Harold. Administración una Perspectiva Global,

Ed. Mc Graw Hill. España.1999.