Propuesta organizacional para la automatizacin de archivos

CONTENIDO

TABLA DE ILUSTRACIONES2INTRODUCCIN3JUSTIFICACIN4OBJETIVOS5OBJETIVO GENERAL5OBJETIVOS ESPECFICOS5PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA6PROPUESTA8IMGENES DEL PROCESO PARA PROPUESTA10DESARROLLO DE PROPUESTA11SALUD OCUPACIONAL12EL PROCESO DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS131.CLASIFICACIN132.LA ORDENACIN143.DESCRIPCIN16CUADROS DE CLASIFICACIN CCD16APLICACIN DE TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD17DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS18ESCNER19

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO7Ilustracin 2 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA10Ilustracin 3 CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN DE LOS DOCUMENTOS10Ilustracin 4 DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS10Ilustracin 5 ELEMENTOS DE BIOSEGURIDAD13Ilustracin 6 LIMPIEZA DOCUMENTAL15Ilustracin 7 ORDENACIN DOCUMENTAL15Ilustracin 8 FUID17Ilustracin 9 FORMATO TABLA DE VALORACIN18Ilustracin 10 PROCESO DE DIGITALIZACIN19

INTRODUCCIN

El archivo general de la nacin define la gestin documental como el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, procesamiento, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin[footnoteRef:1]. Llevar a cabo este proceso es de vital importancia para los documentos, porque estos constituyen o son la fuente de historia, dado que es la evidencia de un hecho o un acto, por tal razn se deben dar la conservacin adecuada para que su til informacin sea perdurable. [1: http://www.archivogeneral.gov.co/]

El avance de la tecnologa y la aplicacin de sta, ha sido de gran aporte a las entidades en cuanto a los procesos archivsticos, dado que garantiza la conservacin de estos, mediante soportes y herramientas tecnolgicas que permiten el control de transferencias, de prstamos, consultas, el almacenamiento, y evita la acumulacin con el cual aumenta la eficacia y efectividad de los archivos.

La normatividad que rige estos procedimientos establecidos por el AGN son:Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.Acuerdo 006 de 2014, Por medio del cual se desarrollan los artculos 46, 47 y 48 del Ttulo XI Conservacin de Documentos de la Ley 594 de 2000.Acuerdo 003 del 17de febrero del 2015 "Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestin de documentos electrnicos generados como resultado del uso de medios electrnicos.Acuerdo 008 de 2014, "Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la prestacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivoJUSTIFICACIN

En algunas organizaciones la documentacin manejada no cuenta con los mnimos criterios de los procesos de la gestin documental, con lo cual, estos mismos presentan deterioro, difcil consulta y falta de organizacin; por ende esta herramienta ser de til beneficio para la implementacin de la automatizacin de los documentos en esta u en cualquier otra entidad, que permita una mayor rapidez de consulta, acceso y conservacin de ellos.

Se tendr en cuenta los siguientes lineamientos:

Toda La informacin es memoria institucional de las empresas y en muchos casos del servicio para la ciudadana.

De acuerdo a la ley 594 del 2000, la cual establece las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica. En el artculo 19 hace referencia a la incorporacin de nuevas tecnologas en la conservacin de los archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico. El artculo 21 menciona: Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Disear un programa de gestin documental basado en la digitalizacin y automatizacin de los documentos para la Superintendencia de Notariado y Registro, fundamentado en la normatividad vigente, que facilite los procesos de conservacin, consulta y verificacin.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Digitalizar y automatizar la totalidad de documentos, organizando, clasificando y distribuyendo el material, a fin de contribuir con la gestin documental.

Desarrollar directrices, lineamientos, parmetros, normas y estndares a seguir para la automatizacin y digitalizacin, en todos los formatos y soportes en los que se registren y archiven los documentos.

Aumentar la cobertura de acceso a la informacin haciendo disponible el servicio y garantizar el derecho ciudadano, sobre el acceso oportuno a la informacin generada por la superintendencia de notariado y registro.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la Superintendencia de Notariado y Registro de la ciudad de Armenia se muestra la siguiente situacin en el estado de sus archivos:

Dado que el personal encargado tiene pocos conocimientos sobre el rea archivstica, el archivo fsico que manejan presenta una gran acumulacin de documentos correspondientes de muchos aos atrs (fondo acumulado de documentos), el cual son aun de uso por parte de los funcionarios y requeridos por los usuarios. La preservacin de estos se puede deteriorar debido a el inadecuado proceso para su conservacin, como la incorrecta temperatura, la falta de utilizacin de unidades de conservacin como son las cajas de archivo, carpetas, estanteras y dems. Pero tambin todo esto se debe al no implementar los procesos de digitalizacin, que conlleva en gran medida a agravar a un ms la situacin. El no uso de este medio tecnolgico en estos documentos acumulados, genera mayor dificultad para el acceso a la informacin, demora en la bsqueda de documentos, ocupacin de gran espacio del lugar, deterioro y hasta la prdida definitiva de los mismos.

En la entidad evidentemente como en cualquier otra organizacin, se evidencia el uso del papel para generar la informacin requerida, lo cual es importante, dado que la evidencia fsica o el documento original como tal es de sumo valor; sin embargo hay informacin que puede ser suministrada o almacenada con el uso de herramientas TIC, tales como la NUBE o pginas web, contribuyendo de igual forma con la iniciativa de cero papel establecida por el AGN. Una herramienta til para esto es la utilizacin de la nube privada, Las nubes privadas son una buena opcin para las compaas que necesitan alta proteccin de datos y ediciones a nivel de servicio. Las nubes privadas estn en una infraestructura bajo demanda, gestionada para un solo cliente que controla qu aplicaciones debe ejecutarse y dnde. Son propietarios del servidor, red, y disco y pueden decidir qu usuarios estn autorizados a utilizar la infraestructura. Al administrar internamente estos servicios, las empresas tienen la ventaja de mantener la privacidad de su informacin y permitir unificar el acceso a las aplicaciones corporativas de sus usuarios[footnoteRef:2]. [2: https://es.wikipedia.org/wiki/Computaci%C3%B3n_en_la_nube]

El no implemento de este servicio u otra herramienta TIC a travs de internet genera, la acumulacin de documentos, el difcil acceso a la informacin por parte de todos los funcionarios en el menor tiempo posible, la inseguridad de la informacin, ms gastos econmicos, entre otros.

Ilustracin 1ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO

PROPUESTA

De acuerdo al diagnstico realizado a la entidad pblica superintendencia de notariado y registro, analizamos los faltantes y deficiencias en dicho lugar que no cumplen con la normatividad vigente de nuestro pas, por lo tanto realizaremos la siguiente propuesta para mejorar la gestin documental en dicha entidad. Realizaremos una clasificacin adecuada para los documentos, teniendo en cuenta el organigrama, el manual de procedimientos y el manual de funciones para conocer que documentos genera cada unidad administrativa y hacer el debido proceso, logrando as, tener todo reglamentado para aplicar la automatizacin por medio de procesos que ahorran tiempo y dinero a travs de los sistemas de informacin, adems de la mejora continua.Tambin realizaremos la ordenacin de los documentos respetando el principio de orden original de cada uno de ellos, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano. Luego se proceder a realizar la descripcin, donde se har el proceso de anlisis de los documentos de archivo, para facilitar su localizacin y consulta.

La automatizacin del proceso de digitalizacin est relacionada con actividades que se ejecutan repetitivamente, todas las veces que se escanea un documento y que comnmente se realizan de manera manual por parte de los usuarios, ante lo cual se generan no solo errores humanos propios de la mecnica, sino niveles de produccin que hacen cuestionable la adquisicin de equipos de alta gama, con especificaciones en volumen de produccin altas.

Posteriormente se implementar la utilizacin de equipos importantes para la automatizacin o digitalizacin de los documentos. Los equipos a recomendar para esta entidad son: escner de cama plana; un dispositivo de captura diseado para la documentacin que no puede ser procesada masivamente a travs de alimentadores automticos debido particularmente a las condiciones fsicas del soporte. Este proceso permite la visualizacin inmediata del documento, acceso controlado y seguro, adems de contar con una representacin digital del documento original, permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o prdida del mismo.

Otra gran ventaja para conservar la integridad de los documentos y fcil acceso a la informacin por parte de todos los funcionarios, es la utilizacin de una herramienta TIC muy funcional en las organizaciones, la nube privada, es recomendable para implementar esta nube, la empresa NUBELIU, es la primera sociedad de Amrica Latina especializada en gestin de nubes privadas en Plataforma OpenStack, el cual tiene clientes muy reconocidos como Despegar.com, Mercadolibre, Oi, Nevada, Tween y Technisys. Garantizando la independencia, confianza, economa y soporte. Su Nube Privada OpenStack gestionada por Nubeliu ofrece a los administradores de sistemas y desarrolladores de su empresa una experiencia de nube pblica trabajando en un sistema de nube privada, operado y orquestado como un servicio dentro de su propia infraestructura. La flexibilidad en la creacin de soluciones que se adapten a su entorno, basadas en OpenStack, puede ejecutarse en hardware no propietario, incluyendo actualizaciones, monitoreo, soporte Premium, que puede ser implementada en un tiempo rcord, ofreciendo seguridad, ahorro incremental y acceso en cualquier lugar del mundo.

IMGENES DEL PROCESO PARA PROPUESTA

Ilustracin 2 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Ilustracin 3 CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN DE LOS DOCUMENTOS

Ilustracin 4 DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS

DESARROLLO DE PROPUESTA

En base al diagnstico realizado y a la propuesta presentada para la automatizacin de los documentos en la Superintendencia de notariado y servicio, el proceso seguidamente de este, es la aplicacin como tal de esta propuesta. Para ello especificamos los pasos a desarrollar y se tendr en cuenta el cdigo de tica que rige a los encargados de la gestin documental:

1. Proteger la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado2. Valorar, seleccionar y conservar el material de archivo en su contexto histrico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo3. Evitar realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.4. Garantizar el continuo acceso y la legibilidad de los documentos5. El archivista promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial.6. El archivista respetar tanto el acceso pblico como la privacidad de la documentacin dentro del marco de la legislacin vigente.7. El archivista se esforzar por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemtico y continuo de sus conocimientos y la difusin de los resultados de su investigacin y experiencias.

En primera instancia, durante el diagnostico que se realiza en la primera fase se recolectan datos sobre aspectos generales tales como: Entidad y dependencia responsable del fondo. Nmero y ubicacin de los depsitos. Personas responsables. Estructura del archivo. Los documentos del FDA (FONDO DOCUMENTAL ACOMULADO)Esta recoleccin se hace mediante observacin, entrevistas dirigidas y aplicacin de cuestionarios a los responsables del fondo, teniendo en cuenta el organigrama, el manual de procedimientos y el manual de funciones para la compilacin de la informacin institucional.

Se debe tener en cuenta que para ejecutar la labor de la organizacin del archivo, se debe contar con los recursos tecnolgicos y los aspectos relacionados con la salud ocupacional, concretamente con los insumos de seguridad industrial requeridos, antes de, durante y posteriormente a la intervencin del fondo. Dado que lo fondos se encuentran en un estado de desorden y en deficientes condiciones de almacenamiento y posible afectacin bilgica es necesario tomar medidas para que controlen la situacin y proteja la seguridad de quienes trabajan. A continuacin se plantea el siguiente programa: Salud ocupacional Limpieza de espacios de depsito. Mobiliario y unidades de almacenamiento.

SALUD OCUPACIONAL

Durante el proceso de intervencin del FDA, es imperante proteger la salud de losTrabajadores: El personal que manipule la documentacin debe utilizar siempre los elementos de proteccin personal:1. Overol o bata manga larga.2. Guantes de ltex o nitrilo13. Respiradores con filtro4. Gorro, se recomienda el uso de mascarillas con filtro de eficiencia y en caso de documentacin con biodeterioro se requieren mascarillas de alta eficiencia 5. Gafas plsticas protectoras6. Se requiere restringir el uso de esta dotacin al rea de trabajo.7. Los elementos de proteccin se deben mantener en ptimas condiciones de aseo en un lugar seguro diferente al rea de trabajo y que sea de fcil acceso. 8. Se recomienda guardar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotacin peridicamente (semanalmente) con hipoclorito de sodio.9. Lavar siempre las manos y la cara con jabn lquido antibacterial.10. No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosmticos en el rea de trabajo.[footnoteRef:3] [3: http://www.archivobogota.gov.co/ckfinder/userfiles/files/GUIADEFDA30-07-2013.pdf]

Posteriormente se har Limpieza de espacios de depsito, mobiliario y unidades de almacenamiento.

Ilustracin 5 elementos de bioseguridad

EL PROCESO DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

1. CLASIFICACIN

por medio de la cual identificaremos y estableceremos los asuntos que compone cada agrupacin documental de acuerdo con la estructura organizacional que tiene la identidad donde se establecern las la seccin ,subseccin, series o los asuntos correspondientes de acuerdo con las funciones que desempean y las subseries en este caso ellos desempean el certificado de los procesos de declaracin de pertenencia donde mediante la clasificacin se agruparan a aquellos documentos producidos por una oficina en desarrollo de sus funciones o en cumplimiento de su gestin. Donde dicha dependencia produce los siguientes documentos:

Identificacin de rea y linderos del inmueble que se pretende prescribir; cuando fuere el caso, con indicacin de si forma parte de otro de mayor extensin. Antecedentes registrales y/o catastrales, si se conocen.Escritura y/o documentos que demuestre la posesin en caso de tenerlaCertificado de nomenclatura.

Los documentos quedaran clasificados por el nmero de identidad de la persona y se formara el expediente con sus respectivos tipos documentales. Cabe recordar que en este proceso tambin se realiza el aislamiento y desinfeccin del material con deterioro biolgico, independientemente si se encuentra o no en otro soporte distinto al papel como cd, videos, Audios, otros. Para luego hacer la posterior limpieza necesaria del caso.

2. LA ORDENACIN

Tras finalizar el proceso de la clasificacin, se proceder hacer la ordenacin. Se establecer la agrupacin documental del expediente por la ordenacin numrica o alfabtica, respetando el principio de orden original de sus documentos y de procedencia. Luego deber retirarse el material metlico como grapas, clips, o ganchos legajadores que puedan deteriorar los documentos, si es el caso tambin se debe retirar copias de este. Posteriormente Seguido de esto se foliara los documentos en la parte superior izquierda del documento con lpiz mina negra HB. Una vez guardados dentro de la unidad documental (legajos) se marcara el rotulo de esta unidad de conservacin, nombrando la series, numero de documento y nombre del cliente, sus fechas iniciales y extremas y la oficina productora e esta series.

Al almacenar la documentacin tengamos en cuenta hacerlo utilizando una carpeta para cada doscientos folios, si tenemos un expediente de 220 folios no se amerita utilizar una nueva carpeta por cuestiones de costos. Las carpetas ya organizadas sern guardadas preferiblemente en cajas de archivo de referencia X 200; una caja de esta referencia puede almacenar un promedio de seis carpetas; cada una de 200 folios.

Ilustracin 6 LIMPIEZA DOCUMENTAL

Ilustracin 7 ordenacin documental

3. DESCRIPCIN

Una vez terminado la clasificacin y ordenacin documental, se contina con esta ltima fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta el cual se da los siguientes:

CUADROS DE CLASIFICACIN CCD

El cuadro de clasificacin documental es un instrumento archivstico donde se agrupan las series, subseries o asuntos en las cuales hemos clasificado la documentacin, se elabora igualmente a partir del levantamiento de los cuadros orgnico-funcionales de los periodos que comprenden los documentos de un fondo documental acumulado, para esto es importante contar con las funciones, procesos y actividades de la entidad o dependencia productora del Fondo Documental.El CCD refleja la estructura de cmo ha sido clasificada y ordenada la documentacin del fondo documental acumulado, uno de los principales instrumentos de descripcin archivstica para la conformacin del CCD es el formato nico de inventario documental FUID, que es un instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Donde ha sido identificada la documentacin a travs de un proceso de anlisis de quienes se han encargado de su elaboracin. stos se elaboran para cada uno de los periodos de las estructuras organizacionales de la entidad identificados en los cuadros orgnicos funcionales, quiere decir que por cada periodo identificado se elabora un CCD donde se registran las diferentes series, subseries o asuntos para el mismo, el cual son codificados para poder ser identificados a partir de ese cdigo.En este documento se van consignando los nombres dados a las series, subseries o asuntos referentes a nuestra documentacin, para ir clasificndolos de acuerdo a los nombres de las dependencias que se identificaron en el cuadro orgnico-funcional.

INVENTARIO DOCUMENTAL FUID[footnoteRef:4] [4: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/FormatoUnicoInventarioDocumental.pdf]

Ilustracin 8 fuid

APLICACIN DE TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD

Definido por el Archivo General de la Nacin AGN como: Producto del anlisis y organizacin de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotacin de sus fechas extremas, sus valoraciones, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposicin final. De la aplicacin de la TVD, la documentacin del FDA ser retenida, seleccionada o eliminada. El procesamiento tcnico de la documentacin se inicia con la organizacin fsica y termina con el reintegro a un archivo central o una transferencia secundaria a un archivo histrico, esta documentacin ser producto de tareas que permitan poner a disposicin de los usuarios los expedientes ya organizados para su consulta. La primera tarea previa a la aplicacin de los procesos tcnicos, es la identificacin de la documentacin que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y la documentacin que va a ser transferida a un archivo histrico, es necesario tener presente que la documentacin del FDA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a partir de los cuadros de evolucin orgnico y funcional.

Ilustracin 9 formato tabla de valoracin

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS

Una vez organizada la documentacin y dada su disposicin final, procederemos hacer la respectiva digitalizacin, el cual se sustenta en una infraestructura tcnica bsica, cuyos componentes principales son los equipos (hardware), los programas (software) y las redes, que permiten conectar todos estos dispositivos.

ESCNER

Los escneres y las cmaras digitales generalmente traen incluido un software para edicin de imgenes. Es necesario por lo tanto una vez digitalizadas crear un base de datos en la cual se almacene la informacin, bien sea de manera numrica cada expediente por nmero de cedula de ciudadana o por nombre del cliente.

Ilustracin 10 proceso de digitalizacin

Una vez digitalizada la informacin mejora los servicios de bsqueda, consulta y conservacin dada que la informacin estar:

Reduccin del espacio fsico que ocupan. Estn disponibles para su consulta solo por las personas autorizadas para verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad. No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a buscarlos, ahorrando tiempo y bsquedas. Estn disponibles de forma simultnea para varias personas a la vez, sin necesidad de copias fsicas. Posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por mail u otros sistemas electrnicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias fsicas ni esperar su recepcin. Si se digitaliza en modo texto nos ahorra el tecleo de la informacin contenida en el documento, pudiendo incluso exportarse a un programa externo. Sirven de copia de seguridad de los documentos, se evita el desgaste de los originales, su robo o prdida por un incendio, vandalismo o inundacin. No hace falta tener papeles en las mesas, dando una imagen ms dinmica y ordenada de la empresa. Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.[footnoteRef:5] [5: http://www.anobium.es/ventajas-de-la-digitalizacion-de-documentos?cat=0]