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Manual Básico de Usuario Sistema Prosafety

Código: PG.00003.CL-SP.ESS

Edición: 1

Responsable Elaborado

Prevención D. DUNCAN WATT A.

Revisado

Unidad HSEQ D. ULISES BUGUEÑO C.

Aprobado

Dirección de HSEQ, Compras, SSGG y Gestión Inmobiliaria D. TOMAS MORALES J.

Registros de aprobación en el Navegador de Normativa

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Propiedad de CGE y Filiales. Prohibida su reproducc ión

Manual Básico de usuario Sistema Prosafety

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1 31/07/2016 Primera edición del documento

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Tabla de contenido

1. Objeto .............................................................................................................................................................................................. 4

2. Alcance ............................................................................................................................................................................................ 4

3. Documentos de Referencia .............................................................................................................................................................. 4

4. Definiciones ..................................................................................................................................................................................... 4

5. Responsabilidades ............................................................................................................................................................................ 4

6. Desarrollo ........................................................................................................................................................................................ 6

6.1. Acceso a sistema .................................................................................................................................................................... 6

6.2. Creación Nueva Cuenta de Usuario ........................................................................................................................................ 6

6.3. Modificación de clave de acceso ............................................................................................................................................ 7

6.4. Módulos Sistema Prosafety .................................................................................................................................................... 8

6.4.1. Panel inicial ........................................................................................................................................................................ 9

6.4.2. Mis Tareas .......................................................................................................................................................................... 9

6.4.3. Accidentes e Incidentes .................................................................................................................................................... 10

6.4.4. OPS (Observación Preventiva de Seguridad) ................................................................................................................... 11

6.4.5. IDS (Inspección Documentada de Seguridad) ................................................................................................................. 12

6.4.6. Tolerancia 0 ..................................................................................................................................................................... 13

6.4.7. Reuniones Periódicas de Seguridad ................................................................................................................................. 14

6.4.8. Gestión de Contratistas .................................................................................................................................................... 15

6.4.9. Sanciones ......................................................................................................................................................................... 16

6.4.10. Hallazgos ..................................................................................................................................................................... 17

6.4.11. Gestión de Registros .................................................................................................................................................... 18

6.4.12. PAP - Plan de Acción Personal .................................................................................................................................... 19

6.4.13. Informes ....................................................................................................................................................................... 20

7. Registro de datos ............................................................................................................................................................................ 20

Anexo 01: Integrantes de la Red de Conocimiento y Experiencia ......................................................... ¡Error! Marcador no definido.

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1. Objeto

El presente procedimiento establece la visión global del uso del aplicativo informático de gestión Preventiva Prosafety para Usuarios Finales.

2. Alcance

Es de aplicación en todas las empresas de la Compañía con participación mayoritaria y en las que se tiene responsabilidad en la gestión y/o operación.

En el caso de Usuarios Finales externos a la Compañía, se deberán cumplir con los aspectos indicados en la Pólítica de Seguridad de la Información para su utilización.

3. Documentos de Referencia

Sin documentos de referencia.

4. Definiciones

Las que se indican a lo largo del documento.

5. Responsabilidades

Mesa de Ayuda Sistemas de Información:

- Solicitar o facilitar la modificación de claves de acceso a usuarios de acuerdo a este procedimiento.

- Canalizar requerimientos de nivel superior por medio de plataforma “F1” a prosafety España.

Coordinadores Prosafety:

- Realizar periódicamente formaciones locales en el uso del aplicativo Prosafety dentro de su zona de inlfluencia.

- Mantener actualizados los objetivos y accesos a los módulos de Prosafety (ej. OPS, PAP, IDS, etc.) conforme a los objetivos de la Dirección.

Unidades de Recursos Humanos (Nomina):

- Informar de los cambios, incorporaciones, altas y bajas de colaboradores a las mesas de Ayuda de Sistemas y Coordinadores Prosafety para que ellos realicen las adecuaciones y acceso de usuarios a este sistema.

Usuarios finales:

- Solicitar los accesos y modificaciones de accesos a la Mesa de Ayuda Sistemas de Información de acuerdo lo establecido en las políticas y procedimientos de acceso a sistemas de información de la Compañía.

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6. Desarrollo

6.1. Acceso a sistema

Para acceder al sistema Prosafety, el usaurio deberá en su navegador web ingresar el siguiente link (URL):

https://seguridadysalud.gasnaturalfenosa.com/she/paw3/pages/loginForm/redirect.paw

En el cual aparecerá la siguiente pantalla:

En la pantalla deberá ingresar su correo electrónico , clave de acceso y apretar el botón “Acceso ”.

6.2. Creación Nueva Cuenta de Usuario

Cualquier Usuario que requiera un nuevo acceso a Prosafety deberá solicitarlo a la Mesa de Ayuda de Sistema de Información y deberá indicar la siguiente información mínima:

• Correo electrónico • Nombre Completo • DNI/Cédula de Identidad • Empresa a la cual trabaja • Centro de trabajo o dirección donde trabaja

En caso de usuarios que sean personal externo a la compañía, deberá solicitarse por el jefe de dicha unidad el acceso al sistema.

La Mesa de Ayuda deberá levantar mediante el aplicativo “F1” dicha solicitud para que Prosafety España active la cuenta de acceso.

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6.3. Modificación de clave de acceso

En caso que un usuario final ingrese por primera vez o requiera modificar su clave de acceso a prosafety deberá apretar con el mouse la opción “Contraseña olvidada” con lo cual, aparecerá la siguiente pantalla:

En ella deberá ingresar su correo electrónico y apretar botón enviar el cual remitirá al correo electrónico un link web (URL) para activar su nueva clave de acceso. La pantalla para activar la clave de acceso es la siguiente:

Una vez ingresada la nueva clave el usuario inicial deberá ingresar al sistema siguiendo lo indicado en la sección 6.1.

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6.4. Módulos Sistema Prosafety

Prosafety cuenta con varios módulos que dependerán de la configuración y habilitación a realizarse por el Coordinador de la zona/instalación/área en la cual el usuario final está ubicado. Estos módulos son:

- Panel inicial (acceso estándar): permite observar las tareas y sus estados de la instalación a la cual pertenece el Usuario.

- Mis Tareas (acceso estándar): permite observar las tareas realizadas y pendientes del Usuario por Prosafety.

- Accidentes e incidentes (acceso configurable): permite a usuarios configurados por el Coordinador el ingresar, modificar, firmar o visualizar Informes de Accidentes e Incidentes.

- OPS (acceso configurable): permite a usuarios configurados por el Coordinador el ingresar, modificar, firmar o visualizar OPS – Observaciones Preventivas de Seguridad.

- IDS (acceso configurable): permite a usuarios configurados por el Coordinador el ingresar, modificar, firmar o visualizar IDS – Inspecciones Documentadas de Seguridad.

- Tolerancia “0” (acceso estándar): permite a usuarios ingresar, modificar, firmar o visualizar Tolerancias “0” (acciones y condiciones inseguras).

- Reuniones Periódicas de Seguridad (acceso configurable): permite a usuarios configurados por el Coordinador el ingresar, modificar, firmar o visualizar Reuniones Periódicas de Seguridad.

- Gestión Contratistas (acceso configurable): permite a usuarios configurados por el Coordinador el ingresar, modificar, firmar o visualizar Reuniones periódicas y Formaciones a Empresas Contratistas.

- Sanciones (acceso configurable): permite a usuarios configurados por el Coordinador el ingresar, modificar, firmar o visualizar registros de Sanciones aplicadas a personal propio o a Empresas Contratistas.

- Hallazgos (acceso configurable): permite a usuarios configurados por el Coordinador el ingresar, modificar, firmar o visualizar Hallazgos reportados por desviaciones y planes de acción.

- Gestión de Registros (acceso configurable): permite a usuarios configurados por el Coordinador el ingresar, modificar, firmar o visualizar documentos para su utilización en Reuniones Periódicas de Seguridad o con Gestión de Contratistas.

- PAP (acceso configurable): permite a usuarios configurados por el Coordinador el ingresar, modificar, firmar o visualizar PAP – Plan de Acción Personal.

- Informes (acceso estándar): permite a los usuarios observar las métricas y datos de gestión preventiva dentro de su unidad, área, zona, localidad.

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6.4.1. Panel inicial

El “Panel inicial” permite ver las métricas y tareas (realizadas, en curso, planificadas y pendientes de cierre) de la unidad de análisis. Corresponde a la pantalla de inicio de la aplicación.

6.4.2. Mis Tareas

El módulo “Mis Tareas” permite al Usuario Final observar las tareas en curso y pendientes registrados o asignados. En el caso de una actividad pendiente esta se resaltará con color rojo .

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Al seleccionar la tarea pendiente con el cursor del mouse el sistema lo llevará al módulo respectivo para poder realizarlo.

6.4.3. Accidentes e Incidentes

El módulo “Accidentes e Incidentes” llevará al Usuario Final a la ventana General de ingreso de un accidente o incidente. Para crear o modificar un nuevo reporte accidente o incidente el usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Nuevo accidente / incidente” o “Buscar accidente / incidente existente2 .

Con lo cual aparecerá la ventana “Registro” de un nuevo reporte de accidente o Incidente.

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En caso de no saber cómo completar un reporte de accidente o incidente el Usuario final seleccionar la pestaña “Ayuda” y seleccionar la opción “Video informativo accidentes e incidentes en prosafety”.

6.4.4. OPS (Observación Preventiva de Seguridad)

El módulo OPS llevará al Usuario Final a la ventana General de ingreso de un una nueva Observación Preventiva de Seguridad. Para crear o modificar un nuevo registro el usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Crear OPS” .

En caso de no saber cómo completar una OPS el Usuario final seleccionar la pestaña “Ayuda” y seleccionar la opción “Video informativo OPS en prosafety” .

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6.4.5. IDS (Inspección Documentada de Seguridad)

El módulo IDS llevará al Usuario Final a la ventana General de ingreso de un una nueva Inspección Documentada de Seguridad. Para crear o modificar un nuevo registro el Usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Crear IDS de Personal Propio” o “Crear IDS de empresas colaborad oras” .

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En caso de no saber cómo completar una IDS el Usuario final seleccionar la pestaña “Ayuda” y seleccionar la opción “Video informativo inspección documentada en prosafety” .

6.4.6. Tolerancia 0

El módulo Tolerancia 0 llevará al Usuario Final a la ventana General de ingreso de un una nueva condición o acción insegura detectada. Para crear o modificar un nuevo registro el Usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Crear Tolerancia Cero” o “Buscar”.

En caso de no saber cómo completar una Tolerancia el Usuario final seleccionar la pestaña “Ayuda” y seleccionar la opción “Video informativo Tolerancia 0 en prosafety” .

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6.4.7. Reuniones Periódicas de Seguridad

El módulo Reuniones Periódicas de Seguridad llevará al Usuario Final a la ventana General de ingreso de una Reunión. Para crear o modificar un nuevo registro el Usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Crear reuniones periódicas” .

En caso de no saber cómo completar una IDS el Usuario final seleccionar la pestaña “Ayuda”.

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6.4.8. Gestión de Contratistas

El módulo Gestión de Contratistas llevará al Usuario Final a la ventana General de ingreso de una Reunión. Para crear o modificar un nuevo registro el Usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Crear Taller de Liderazgo” o “Reunión de Coordinación con contratistas” .

En caso de no saber cómo completar una IDS el Usuario final seleccionar la pestaña “Ayuda” y seleccionar la opción “Video informativo Reunión de Coordinación con EECC” .

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6.4.9. Sanciones

El módulo Sanciones llevará al Usuario Final a la ventana General de ingreso de una Sanción. Para crear o modificar un nuevo registro el Usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Crear Sanción” o “Buscar” .

En caso de no saber cómo completar una Sanción el Usuario final seleccionar la pestaña “Ayuda” .

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6.4.10. Hallazgos

El módulo Hallazgos llevará al Usuario Final a la ventana General para la búsqueda de Hallazgos (No conformidades u observaciones). Para crear o modificar un nuevo registro el Usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Buscar Hallazgo” o “Buscar Causa Básica de Hallazgo” .

En ella aparecerá el listado de hallazgos encontrados. Para seleccionar uno se debe hacer “clic” con el mouse.




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6.4.11. Gestión de Registros

El módulo Gestión de Registros llevará al Usuario Final a la ventana General de ingreso de una Documento (pausa de seguridad, lecciones aprendidas). Para crear o modificar un nuevo registro el Usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Crear Nuevo Documento” .

En caso de no saber cómo crear un nuevo registro el Usuario final seleccionar la pestaña “Ayuda”.




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6.4.12. PAP - Plan de Acción Personal

El módulo PAP llevará al Usuario Final a la ventana General de ingreso de una Plan de Acción Personal (pausa de seguridad, lecciones aprendidas). Para crear o modificar un nuevo registro el Usuario Final deberá hacer “clic” con el mouse en la opción “Nueva acción personal” .

En caso de no saber cómo completar una PAP el Usuario final seleccionar la pestaña “Ayuda” y seleccionar la opción “Video informativo PAP” .




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6.4.13. Informes

El módulo Informes llevará al Usuario Final a la ventana General de extrae informes de registros (ej. Cuadros de Mando). Para extraer un nuevo informe o consulta se deberá hacer “clic” con el mouse en la opción de reporte e indicar el periodo de análisis.

7. Registro de datos

No aplica.




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