Plan de Gobernabilidad Gestión Documentaria y Sitios Colaborativos con SharePoint

Gobernabilidad

“La gobernabilidad involucra a personas, procesos, tecnología y

políticas con el fin de definir un servicio,

resolver una ambiguedad y mitigar conflictos en las

organizaciones”

Fuente: The Burton Group

¿Porqué un plan de Gobernabilidad para SharePoint?

Plan de Gobernabilidad VPR

“Incrementar la colaboración mediante el uso efectivo de SharePoint”

Componentes del Plan de Gobernabilidad

PersonasRoles y responsabilidades

ProcesosComo se realizarán las tareas cotidianas como la creación de un Nuevo sitio y los requerimientos de negocio.

TecnologíaBrindar características y herramientas para el refuerzo de las políticas – ¿Cuando Realizar backup? ¿Como desplegar las aplicaciones?

PolíticasGrupo de Principios – ¿Quien será el administrador del sitio? ¿Que pueden y no pueden hacer los Administradores de sitio?, ¿Como se debe de solicitar la creación de nuevas funcionalidades?

Personas – Roles y Responsabilidades

Equipo de Estrategia• Coordinador General• Gerente Ejecutivo• Gerentes Directivos

Equipo Táctico• Administrador de Operaciones• Administrador de Soporte• Líder de Desarrollo

Procesos

Políticas – Modelo de Continuidad

Control de T.I.Control del

Usuario

ControlEn Exceso

Pérdida De control

DescentralizaciónCentralizaciónFederación

Políticas - Jerarquía de Sitios y Permisos

Control de T.I.Control del

Usuario

Procesos - Crecimiento de Sitios

Home IntranetAplicaciones VPR Intranet

Sitios Colaborativos

Controlado por TI

Sitios a DemandaLineamientos de ColaboraciónLineamientos de DiseñoLineamientos de Seguridad

Actualización de Datos Permanentes por Gestión y Desarrollo HumanoNoticiasEventosCumpleañosReconocimientosBlogsForos

Responsabilidad de actualización de una áreaLineamientos para la creación por Gestión Humana y TI

El responsable será cada propietario del sitioResponsabilidad a cargo del Líder de Cada áreaAudtoría de TI

Modelo de Gobernabilidad de SharePoint

Enfoque de crecimiento de una Intranet

Intranet Informativa

• Sitios de Colaboración• Bibliotecas de

Documentos• Gestión de Tareas• Foros• Blogs• Encuestas• Wikis

Intranet Colaborativa

• VPR Intranet Home

Gestión Doc. Y Workflows

• Gestión de Trámite Documentario

• Workflows de Procesos y solicitudes

• Digitalización de documentos

• Búsqueda Empresarial

Políticas – Creación de Nuevos Sitios

Definición de Política Recomendación

Solicitud a través de formato de creación

formato con los siguientes datos:• Nombre y Objetivo del Site• Contenidos a cargar (Listas y Bibliotecas)• Grupos de usuarios y permisos (Propietarios,

Aprobadores, Colaboradores, Visitantes.)

Actualización de Datos Presentación de cronograma de actualización de contenidos y responsables (6 meses o 1 año)

Responsabilidad de Accesos

Propietario de Cada Site (No al área de TI. TI y GDH cumplen rol de Auditoría)

Política de Entrenamiento Entrenamiento Virtual con Evaluaciones

Seguimiento del Site 1 vez al mes por el Coordinador del Portal

Cuotas del Site Blogs/ Wikis 1GBSite Colaboración sin repositorio de documentos 5GbSite Colaboración con repositorio de documentos 10Gb

Solicitud de Nuevos Permisos

Plantilla Ejemplo para Sitios Colaborativos

Plantilla Propuesta para Vía Parque Rimac

Políticas de Gobernabilidad

Siguientes pasos:

1. Preparación del Documento de Gobernabilidad2. Preparación de la Plantilla de Sitio3. Revisión y Aprobación4. Difusión y seguimiento del Plan de Gobernabilidad

Recomendaciones Finales

1. Trabajar primero con las áreas de la empresa organizadas, y organice las otras áreas antes de implementar la solución Intranet

2. Entrenar a usuarios TI onsite3. Desarrollar el material virtual para las capacitaciones a usuarios

finalez4. Trate a su Intranet como un servicio de alta disponibilidad5. Brinde a los usuarios un seguimiento del uso del internet y

promocione su actualización6. Obtenga comentarios de los usuarios finales y aplique ideas

novedosas para motivar el constante uso de su Intranet