Plan de Mejoramiento Contraloria 2013

7/28/2019 Plan de Mejoramiento Contraloria 2013

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Tipo Informe 8

Formulario 3401

Moneda Informe 1

Entidad 406

Fecha 5/30/2013

Periodicidad 1 Mensual

[1]

4 8 12 16 20

ORIGEN CAPITULO DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION ACCION CORRECTIVA INDICADOR

10 FILA_10

AuditoriaGubernamental

con EnfoqueIntegral -

ModalidadRegular vigencia

2008,

3614

En conclusin, el proyecto no fue formulado adecuadamente, al presentar fallas en la definicin de aspectos bsicos como el problema, el objetivo y las metas, locual dificulta establecer el grado de avance alcanzado a diciembre 31 de 2008. Por consiguiente incumple lo establecido en el mdulo 4 Programacin del ManualMetodolgico General, para la identificacin preparacin y evaluacin de proyectos del Grupo Asesor de la Gestin de Programas y Proyectos de Inversin GAPI delDepartamento Nacional de Planeacin, as como el l iteral b) artculo 2 de la Ley 87de 1993

Realizar los ajustes a laformulacin del proyecto dela Clnica Fray Bartolom..

Numerodeficienciassubsanadas dProyecto deClnica FrayTotal de ldeficiencias d

ro ecto X100

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AUDITORIAGUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL MODALIDAD

REGULAR. PLAN

DE AUDITORIADISTRITAL 2012

CICLO: I.VIGENCIA: 2011

32221

Las Tablas de Retencin Documental del Hospital vigentes no se estn util izando en la Oficina de Planeacin, Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol, Controlinterno Disciplinario, Oficina de Atencin al Usuario y Oficina de Gestin del Talento Humano; al evidenciase archivos de gestin sin identificar las carpetas dondereposan los registros correspondientes a las Peticiones de Quejas presentadas por los ciudadanos, Actas de Comit Coordinador de Control Interno, Actas dereunin de Comits de Asociacin de Usuarios, Plan de Mejoramiento y Seguimiento, Actas Comisin de Personal, Actas de reuniones internas entre otras carpetasy/o A-Z; como corresponde segn el cdigo, series/subseries. Esta situacin no permite organizar adecuadamente el archivo y dificulta la ubicacin fcil, oportuna

de los documentos y registros que conforman el archivo de gestin de las dependencias. Por lo expuesto no se esta cumpliendo con lo consagrado en el artculo 24de la Ley 594 de 2000 y la circular N 41 de noviembre de 2001 emanada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Archivo central, la entidaddispone de una bodega donde se trasladan los registros una vez cumplan el tiempo de retencin como archivos de gestin.

Socializar las Tablas deRetencin Documental conlos respect ivos cuadros decaracterizacin y clasificacindocumental, en los cuales seevidencian las series,

subseries y tiposdocumentales producidos yrecibidos en el cumplimientode las funciones asignadascon cada una de las reas.

(No. de sesionde capacitacirealizadas / Nde sesiones

capacitacinprogramadas)100

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INTEGRAL MODALIDAD

REGULAR. PLANDE AUDITORIADISTRITAL 2012


32222

En el Archivo Central del Hospital al verificar el cdigo 140 02.13 de retencin documental de las Actas del Comit Coordinador de Control Interno, no se pudoevidenciar el registro mediante el cual se transfiere al archivo una vez cumplan el tiempo como archivo de gestin en la dependencia, de otra parte no existe lascajas donde debe reposar el archivo correspondiente a esta serie/subseries; los archivos de actas de reuniones internas, actas de usuarios y el archivo de PQRpeticiones, quejas y reclamos, estn en mora de ser transferidas de acuerdo a su retencin que es de 2 aos, se constato que la ltima transferencia data del 26 demayo de 2010. Es fundamental poder disponer de los archivos, de modo que la informacin de la entidad se pueda consultar. No se esta cumpliendo a cabalidadcon el Ley 594 de 2000 articulo tercero Fin del Archivo. Los registros que evidencian la gestin que desarrollan las reas, los cuales son objeto de consulta yconservacin se debe garantizar su adecuada custodia y retencin.

Socializar las Tablas deRetencin Documental conlos respect ivos cuadros decaracterizacin y clasificacindocumental, en los cuales seevidencian las series,subseries y tiposdocumentales producidos yrecibidos en el cumplimientode las funciones asignadas

con cada una de las reas.

(No. de sesionde capacitacirealizadas / Nde sesionescapacitacinprogramadas)100

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INTEGRAL MODALIDAD



32223

Registros de las vigencias fiscales 2010 y 2011 recopilados en carpetas y/o A-Z en las oficinas de Gestin Publ ica y Autocontrol, Gestin del Talento Humano yOficina de Atencin al Usuario como son: Actas de reunin de comits de asociacin de usuarios, peticiones de quejas presentadas por los ciudadanos, actas decomisin de personal, carpeta de comunicaciones, programa de bienestar, deporte, recreacin, plan de calidad de vida laboral, actas del comit coordinador decontrol interno y comunicaciones; se evidencio que los registros no estn foliados. Estos archivos que son sometidos a frecuente consulta, prstamo y utilizacin,no se garantiza la adecuada salvaguardia y seguridad. Por lo tanto no se cumple adecuadamente con Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 60 de 2001. Elcomponente obtuvo una calificacin de 67, que representa un nivel de mediano riesgo.

Socializar el acuerdo 042 de2002 (Ley 594 de 2000) parael proceso de organizacindocumental , las Tablas deRetencin Documental conlos respect ivos cuadros decaracterizacin y clasificacindocumental, en los cuales seevidencian las series,subseries y tiposdocumentales producidos yrecibidos en el cumplimientode las funciones asignadascon cada una de las reas.

(No. de sesionde capacitacirealizadas / Nde sesionescapacitacinprogramadas)100

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INTEGRAL MODALIDAD



32311

Actas Comit Coordinador de Control Interno, son primordiales como evidencia del desarrollo y mantenimiento del Sistema de Control Interno, porconsiguiente requieren de tratamiento adecuado conforme a lo normado. Se observ que en las actas de las reuniones de la vigencia 2011, no hay constancia dela presentacin y aprobacin del Plan de Auditorias internas del Hospital Simn Bolvar como se estipula en articulo tercero numeral 10 de la Resolucin 0403de 2010, de otra parte no se deja constancia ni resea la inasistencia al Comit de algunos de los miembros que lo conforman de acuerdo al artculo segundode la citada resolucin, las tareas pendientes no se precisan en el acta posterior sobre su cumplimiento. El comit es el escenario para presentar y garantizar que secumpla con los roles y es la mxima instancia del Sistema de Control Interno en las entidades pblicas. No se esta cumpliendo apropiadamente con elModelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 numeral 5.3 Comit Coordinador de Control Interno; artculo 13 de la Ley 87 de 1993 y Resolucin 0403 del 7de octubre de 2010 articulo Segundo y Articulo Tercero numeral 10 del Hospital Simn Bolvar. El componente autoevaluacin con una calificacin de 77, querepresenta un nivel de bajo riesgo.

Cumplir a cabal idad con losRequisitos sealados en laResolucin 0403 de 2010.sealados en el articu lo 3 ynumeral 10

Mediante comunicacinescrtia del Secretario Tcnicodel Comit, se sol icit a losmiembros del comit que encaso de inasistencia a lasreuniones deberan

justificarse por escrito

Precisar el estado de las

tareas pendientes sealdasen cada una de las reunionesdel comit.

N Actdiligenciadasacorde a lobservacionesN total de ActX 100

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INTEGRAL MODALIDAD



3612

Registro de riesgos altos en los egresos-muertos por Diagnstico de - Insuficiencia respiratoria aguda.- De acuerdo a la revisin efectuada a las estadsticas deproduccin hospitalaria en el sistema Hipcrates del Hospital Simn Bolvar, se observa que se registran picos de riesgos altos en los egresos determinados pordiagnostico principal y secundario durante la vigencia 2011, correspondiente al Diagnstico con cdigo J960 Insuficiencia respiratoria aguda- con un registro de255 egresos, de los cuales se registra un total de 163 egresos- muertos, con un promedio de 15 das-estancia; situacin que indica que la tasa promedio de egresos-muertos por dicho tipo de diagnostico es superior al 9.9%, del total de egresos-muertos registrados en el 2011(1.644 Egresos- muertos). Lo anterior evidencia queexiste una situacin de alto riesgo si se analiza las estadsticas presentadas en el 2010 por el hospital, donde los egresos- muertos por el diagnostico de

Insuficiencia respiratoria aguda- registr 141 egresos, con una tasa promedio de 8.19% frente al total de egresos muertos registrados (1.722 Egresos-muertos).Esta situacin deja entrever, cual ha sido el nivel de efectividad en la aplicacin de los niveles de riesgo del control?, al igual que no se evidencia cuales han sidolos niveles de valoracin y de evaluacin en este tipo de egresos por diagnsticos mdicos. Por lo que se estara incumpliendo con las metas del POA.

Implementacin del comitde anlisis de mortalidadpara el 10% de las muertespor insuficiencia respiratoriacada mes

N totalaccionesmejoraimplementadas/N total de riesidentif icados pcaso*100

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INTEGRAL MODALIDAD



3613

Garantizar la sostenibilidad financiera de la ESE.- Mediante el Acuerdo No.0008 de 23 de marzo de 2011, de Junta Directiva del Hospital, se aprob el Plan deDesarrollo Institucional para el periodo 2011-2012, y dentro del cual se del imitaron cinco (5) objetivos estratgicos concordantes con el Plan de Desarrollo delDistrito. La auditoria observa, con relacin al objetivo estratgico No.5, relacionado con Fortalecer la gestin de la organizacin a partir de la formulacin, apl icaciny control de estrategias y acciones en pro de la sostenibilidad financiera, de la entidad, que los resultados financieros y presupuestales dejan entrever elcumplimiento objetivo de dicha estrategia financiera. Esto en razn, que durante la vigencia fiscal 2011, la ESE registr un recaudo de ingresos presupuestales porvalor de $112.563.680.851, de los cuales por concepto de disponibil idad inicial corresponden $15.071.398.904, y por concepto de recaudo de cuentas por cobrar seregistran $28.594.495.691. Lo que indica de acuerdo a la metodologa trazada por el Ministerio de la Proteccin Social, para la evaluacin de la gestin financiera ypresupuestal de las ESEs, que los ingresos netos de la vigencia alcanzaran un recaudo de $68.897.786.256. De otra parte, al analizar los compromisospresupuestales asumidos durante la vigencia fiscal 2011, se observa que la entidad registr un total de compromisos por valor de $133.175.973.081, de los cuales,$20.324.605.584, corresponden a cuentas por pagar de vigencias anteriores. Por lo que, el total de compromisos netos asumidos durante la vigencia, seran delorden de los $112.851.367.497; en tal sentido, el ejercicio presupuestal de la vigencia fiscal 2011 de la ESE, arrojara un resultado negativo con un dficitpresupuestal de $43.953.581.241. Ante estos resultados presentados, la auditoria observa, que el cumplimiento del objetivo estratgico de la ESE relacionado conFortalecer la gestin de la organizacin a partir de la formulacin, aplicacin y control de estrategias y acciones en pro de la sostenibilidad financiera, se veseriamente afectado en razn a que al cierre del periodo, la entidad refleja un desequilibrio presupuestal que pone en riesgo las finanzas del Hospital y por ende la

gestin Hospitalaria, es de anotar, que el dficit en la vigencia fiscal 2010, fue de $16.827.845.898, cifra que representa un incremento de $27.125.735.343,esdecir en ms del 161%, por lo que se denota que las medidas tomadas para reducirlo, no fueron eficaces para garantizar la sostenibilidad presupuestal de laentidad. En tal sentido, la entidad estara incumpliendo con lo estipulado en los l iterales a) y b) del artculo 2 de la ley 87 de 1993.

El Hospital continuararealizando el cobro de lacartera con el fin de recaudary cumplir con lasnecesidades de la institucion,pero debemos aclarar queesta situacion se debe por elno pago de las diferentesentidades responsables depago y que es conocedorapor el ente de cotrol.

Valor recaudaanual/ ejecucide ingrespresupuestalanual

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INTEGRAL MODALIDAD



3615

Desbalance financiero de la gestin asistencial en la Unidad de Apoyo Teraputico.- Con relacin a la Unidad de Apoyo Teraputico del Hospital, se observa deacuerdo a la estructura de costos de dicha Unidad funcional, que esta registra unos costos totales por valor de $4.896.389.349, que corresponden bsicamente a losservicios de Fisioterapia y rehabilitacin con unos costos de operacin de $2.152.615.505, en los servicios de terapia renal se registran costos de funcionamiento por$989.808.733, entre otros servicios que hacen parte de la Unidad de Apoyo Teraputico. Sin embargo, a nivel de la facturacin generada por la prestacin de estetipo de servicios por parte de la ESE, se observa que la entidad registra una facturacin por valor de $2.721.768.579, lo que determina que el margen derentabilidad de esta Unidad es negativo, del orden de los $2.174.620.770, situacin esta que pone en riesgo el margen de operacin financiera de esta Unidadfuncional del Hospital. Por lo que, se estara incumpliendo con lo estipulado en los l iterales a) y b) del artculo 2 de la ley 87 de 1993.

Concertamente con el reade costos el analisis de lascifras para determinar lasactividades a efectuar

Nmeroactividadesrealizadasnmeroactividadesprogramadss *10

CB-0402: PLAN DE MEJORAMIENTO - 2


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AUDITORIA

GUBERNAMENTAL CON ENFOQUEINTEGRAL MODALIDAD



3616

Deficiente gestin en el cumplimiento de las metas del POA de la Subgerencia Cientfica.- Rama de medicina interna consulta externa.- Dentro del Plan Operativode la Subgerencia Cientfica, se planteo el objetivo especfico con el numeral 1.1. Mejorar la Oportunidad en el tiempo de respuesta y la productividad en el serviciomdico clnico y consulta externa del Hospital Simn Bolvar y la Clnica de Medicina Fsica y rehabilitacin Fray Bartolom de las Casas, de donde se planteo comometa, garantizar a 31 de diciembre de 2011, la realizacin de 35.561 consultas en la Rama de MEDICINA INTERNA en Consulta Externa. Observndose, que laESE registra estadsticas de produccin hospitalaria por 31.395 de consultas ejecutadas. En consecuencia, la ejecucin de dicha meta no fue la ptima, alcanzandoun nivel de ejecucin del 88%, es decir se dejaron de realizar 4.166 consultas de las proyectadas, en esta rama de la medicina interna. En tal sentido, se estaraincumpliendo con la lnea base establecida para este indicador, al igual que con el artculo 2, literal b) de la ley 87 de 1993. Tratamientos odontolgicos.- Con

relacin al servicio de Tratamientos Odontolgicos Terminados, en el POA del rea de la Subgerencia Cientfica, se programo como meta, realizar a 31 de diciembrede 2011, 1.223 tratamientos odontolgicos terminados. Registrando la ESE la realizacin de 1.178 tratamientos, con un nivel de ejecucin del 96.3%. Sin embargo,llama la atencin que en el ltimo trimestre del ao la entidad registra una ejecucin de 526 tratamientos, que significan el 43% del total de los tratamientosrealizados durante todo el ao, esto teniendo en cuenta que tan solo se haban proyectado realizar 227 tratamientos para el mismo periodo. Por lo que se genera laincertidumbre sobre el cumpl imiento de esta meta, con que capacidad logstica y humana se realiz. De otro lado, es de observar, por parte de la auditoria, quemediante el Acuerdo No 0024 de 2010 de Junta Directiva, se modifico el Plan de Desarrollo Institucional de la ESE, en su numeral 3 Desdoblamiento de losobjetivos del Plan, donde se aprob en el artculo 1. Ajustar las metas de produccin hospitalaria para los Tratamientos odontolgicos terminados a una meta de3.744 tratamientos, los cuales no se ven reflejados en las metas proyectadas para la vigencia 2011. Incumpliendo de esta manera con la lnea base del indicador aligual que con el artculo 2, literal b) de la ley 87 de 1993. Cirugas programadas.- Teniendo en cuenta el objetivo especifico del POA de la SubgerenciaCientfica y relacionado con Mejorar la Oportunidad en el tiempo de respuesta y la productividad en el servicio mdico clnico y consulta externa del Hospital SimnBolvar, se observa que en el POA se determino como meta A 31 DE DICIEMBRE DE 2011 GARANTIZAR LA DISMINUCIN A 4,00 LA PROPORCIN DECANCELACIN DE CIRUGIAS PROGRAMADAS, en tal sentido, la auditoria observa que dicho indicador no se cumpli, al observarse que el promedio ponderadosuper las metas establecidas, al evidenciarse un promedio del 4.40%. De igual forma, en la presentacin de los resultados en la matriz de programacin yejecucin del POA, no se determinaron las variables correspondientes al numero de cirugas programadas, como al igual, no se especificaron el nmero de cirugasque fueron objeto de cancelacin durante el periodo 2011.,

Dentro del plan de mejora,est el de revisar

nuevamente el POA pararealizarle ajustes, debido alas nuevas polticas del plande desarrollo propuesto porla Administracin Distrital encabeza del Seor Alcalde deBogot d.c., Gustavo Petro,para poder mejorar y dar cumplimiento con nuestrasmetas de manera real.

Numeromodificacionesrealizadas al POCientifica/ Numede modificacionPOA - Cientif ica100

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INTEGRAL MODALIDAD


CICLO: I

327

El Hospital Simn Bolvar a la fecha tiene aprobada por el Comit de Archivo de la Entidad, la Tabla de Retencin Documental, decisin que se encuentra registradaen Acta de reunin del Comit de Archivos No. 29 de septiembre de 2010. No obstante lo anterior, se evidencia que el mismo hospital ha actuado con negl igenciapara que la Direccin General del Archivo Distrital de Bogot, efecte la revisin del documento y d la respectiva aprobacin como instancia competente. La faltade gestin por parte del hospital es evidente si se tiene en cuenta que esta misma observacin es reiterativa, toda vez que un requerimiento similar fue consignadoen el informe resultante de la auditora practicada para la vigencia 2009. A la fecha, el Archivo Distrital se pronunci sobre las tablas de Retencin Documentalremitidas por el Hospital, donde hace claridad de las deficiencias que an persisten sobre el documento y los soportes que se deben anexar, actividad que debeadelantar el hospital en aras de poder contar a corto plazo con un instrumento tcnico para la clasificacin, ordenacin, organizacin, conservacin y disposicinfinal de la documentacin producida y recibida por las diferentes reas del hospital. Por lo anteriormente manifestado, la entidad contraviene lo estipulado en la Ley87 de 1993, especficamente el artculo 2 Objetivos del sistema de Control Interno, por lo que se constituye en un hallazgo administrativo

1. Generar cronograma conlas reas para la revisin dela informacin pertinente.2. Socializar con las areas elmecanismo de actualizacinrequerida para ellevantamiento de las TRD.3. Consolidar la informacinreportada por las areas.4. Realizar las gestionespendientes con el ArchivoDistrital para la aprobacinde las Tablas de RetencinDocumental de acuerdo a lanormatividad vigente.

Nomodificacionesrealizadas/ Tode modificacionpor real izar a ltablasretencindocumental

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INTEGRAL MODALIDAD


CICLO: I

373

Revisados los pagos de aseo de los aos 2007 al 2011, se encontr mora por $2.837.515, falta gestin para recuperar los dineros cobrados por mora, cuando lasfacturas estaban en proceso de reclamacin, mediante la radicacin de los recursos pertinentes ante LIME, como lo define el Art. 155 Ley 142 y concepto SSPD-OJ-2007-314 2007 de la SuperServicios Pblicos. Otro valor que podra estar sobredimensionado es el cobro por deuda anterior de aseo $38.002.058, pagado el 12-02-09 de la factura No. 812-4951-155, el cual corresponde al pago retroactivo despus de la Resolucin No.SSPD - 20008814-0204745 del 20-10-2008, en la cualqueda en firme el cobro de 156,757m3 de residuos convencionales, los soportes fueron solicitados el 12-04-11 por la Contralora y a la fecha no a entregado LIME.No hay control. Hay un presunto detrimento por $2.837.515, enmarcndose en la segunda parte del art. 6 Ley 610-00 que define el dao patrimonial al Estado yseala que se produce por una Gestin fiscal Antieconmica, Ineficaz, Ineficiente, Inequitativa, inoportuna, (.) y arts. 2 y 4 Ley 87/93.

Gestionar la recuperacion delos dineros cobrados por mora de las facturas que seencontraban en proceso dereclamacion y que no hanprescrito mediante lainterposicion de recursos aque haya lugar en Lime

Recursosinterpuestos/ Tode recursos pimterponer

10 FILA_21


INTEGRAL MODALIDAD



32111

En la Oficina de Gestin de Talento Humano, al examinar las actas de entrega de puesto de trabajo o finalizacin de contrato, se evidenci que se utiliz el registroobsoleto Versin 1, siendo el vigente la Versin 2 cdigo GTH-FO-028, en el registro cotejado no contiene la fecha de entrega y lo relacionado en el formato no esconforme con lo estipula en el procedimiento Gestin por Competencias cdigo:GTh-PR-002; el acta corresponde a la entrega del cargo de un funcionariotcnico operativo de la Subgerencia Administrativa, esta situacin conlleva a inconvenientes en el recibo del puesto de trabajo del funcionario que recibe. Nose esta cumpliendo a cabalidad con la ISO 9001:2008 Numeral 4.2.3 control de documentos literal d) y g) y con el procedimiento Gestin por Competencias. Laentidad mediante resolucin 0370 de 2011, conformo la comisin de personal del Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE.

Elaborar y socializar uninstruct ivo que clarifique la

actividad de entrega depuestos de trabajo ofinal izacin de contrato y elmanejo de los formatosasociados a tal fin,insistiendo en que laaplicacin del mismo esresponsabilidad de cadafuncionario y del jefe osupervisor que recibe dichore istro.

N Socializaciondel documenelaboradorealizadas /Socializacionesdel documenelaboradorealizar.

10 FILA_22


INTEGRAL MODALIDAD



32112Se evidenci que las actas de reunin de la comisin de personal del Hospital, no se estn manejando de conformidad con Resolucin 0370 del 13 de octubre de2011, a las reuniones no asisten todos los funcionarios delegados en la Resolucin y en el contenido de las actas no se trata la razn de la inasistencia, estasituacin no permite que se tomen decisiones oportunamente y que transgreda con la funcin que le corresponde a la comisin. Por consiguiente se incumplecon la Resolucin 0370 de 2011 del Hospital Simn Bolvar. La calificacin obtenida en ste componente fue de 80, que representa un nivel de bajo riesgo.

Solicitar a los miembros de lacomisin de personal, en elof icio de citacin a reuninque en el caso en que nopuedan asistir a la mismanotifiquen por escrito a laSecretaria de dichainstalacin (profesionalespecializado de gestinhumana), para soportar su noparticipacin en dicho comit.

Nmero

solicitudesrealizadasnmerosolicitudesrealizar

10 FILA_23 Informe FiscalPAD 2012 ciclo II

2.1.15

2.1.15 En las Actas de Comit de Farmacia y Frmaco-vigilancia se muestran Faltantes por valor $126.551.77 y sobrantes por $1.103.426.80, ocasionada por erroresen el ingreso de cdigos al sistema, de los medicamentos devueltos alproveedor para cambio por vencimiento y devolucin a farmacia, por los auxiliares.

As mismo se realizan compensaciones de productos con similares caractersticas fsicas o tcnicas, aspectos que generaron deficiencias en los saldos y registrosdel inventario, desconociendo lo normado en los literales a) y f) de la Ley 87 de 1993.

Solicitar desde el ServicioFarmaceutico concepto

juridco en la realizacin lascompensaciones deinventarios con base alcumplimiento de la resolucin001 de 2001. Manual de

procedimientosadministrativos y contablespara el manejo y control delos bienes en los entespblicos del distrito capitaleste concepto debecomplementarse confinanciera-contabilidad paradeterminar el mane o

1. Cumplimientoa la actividadpropuesta

10 FILA_24

INFORME VISITAFISCAL

EVALUACIN,ANLISIS Y

SEGUIMIENTO ACONTRATOS DESUMINISTRO DE

BIENES YSERVICIOS PAD

2012 CICLO II

2.3

Con relacin al Contrato de Suministro N 2294 - 2011 celebrado entre el Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE y Carlos Alberto Escobar Gonzlez, se evidenci unamodificacin en el objeto del contrato, en el cual se hace referencia a la contratacin de la impermeabilizacin de las terrazas de los pisos segundo, octavo y saludmental, de acuerdo a los estudios previos. Con base en dicho estudio, se solicitaron las cotizaciones y se elabor el cuadro comparativo de las propuestas; sinembargo, el 24 de octubre de 2011 el supervisor del contrato solicit se modifique el objeto del mismo de manera que se incluya la impermeabilizacin de la cubiertadel primer p iso, lo que evidencia que el estudio previo para contratar dicho servicio no fue adecuado.De otra parte, el otros se firma modificando el nmero de reas y metros a intervenir en cada una de las terrazas sin que se explique la razn de la modificacin alincluir la impermeabilizacin del primer piso. Adems, no aparece la invitacin a ofertar, adicionalmente los ofertantes no registran en su propuesta ningn domicilioo Nit como en el caso del oferente Aluminios y Cubiertas, sin embargo se hace el estudio y se evalan de la misma manera cal ificndolos a todos comopertenecientes al rgimen simplificndolo anterior contraviene lo establecido en los numerales 7 y 12 del Artculo 25 de la ley 80 de 1993 y lo establecido en losliterales a) y f ) del Artculo 2 de la ley 87 de 1993.

1) Planear adecuadamente lanecesidad del servicio acontratar, y evidenciarla enlos estudios previos 2)Justificar la solicitud demodificacion de los contratos3) Verificar que las ofertascumplan con los requisitosestablecidos en el Codigo deComercio

1) Estudiprevios cnecesidadesadecuadas/ Tode estudi

previos *100Modificacionescontratactuales

justificadas/ Tode modificacioncontractualesrealizadas*100No de Ofertajustadas a lrequisitosestablecidos encodigocomercio / Tode OfertContratadas *10

10 FILA_25

INFORME VISITAFISCAL

EVALUACIN,ANLISIS Y

SEGUIMIENTO ACONTRATOS DESUMINISTRO DE

BIENES YSERVICIOS PAD

2012 CICLO II

2.4

En la Orden de Servicio N 1905-2010 para alquiler de equipos biomdicos, el Contrato de Suministro N 186-2011 y en la Orden de Servicio N 2327-2011 deprestacin del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de vehculos, no se encontraron los estudios previos para la escogencia de los oferentes el estudiode mercado para calcular el precio del servicio a contratar, as como tampoco se encontr la justif icacin de la necesidad de dicha contratacin, ni la fecha deapertura de invitacin a cotizar. Contraviniendo lo establecido en el Artculo 2, literales a) y f) de la Ley 87 de 1993 y lo normado en el Artculo 25, numerales 2 y 7de la Ley 80 de 1993.

Real izar estudios previospara contratar el alquiler deequipos biomedicos, y en else debe evidenciar la

justificacion de la necesidady el estudio de mercado

No. De contratde alquilerequiposbiomedicos cestudios previoTotalcontratosalquilerequiposbiomedicos *100


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10 FILA_26


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.1.1 Hallazgoadministrativo

En las reas evaluadas, existe desconocimiento de la memoria histrica que la entidad ha generado en administraciones anteriores; no se conocen acuerdos,

compromisos o protocolos ticos de la entidad. As mismo, no se conocen los planes de capacitacin, induccin y reinduccin, debido a la rotacin y/o al ingreso denuevo personal en las diferentes reas auditadas, lo cual incide en la gestin institucional incumpl iendo lo establecido en los l iterales e) y h) del artculo 2, y a) y b)del artculo 4, de la Ley 87 de 1993 y requisito 6.4, Ambiente de Trabajo de lanorma tcnica NTGP 1000:2004.

Reforzar el despl iegue de losacuerdos, protocolos y

compromisos ticos de laentidad a nivel de toda laorganizacin, midiendo la

adherencia del conocimientode estos

Total decolaboradores

nuevos consocializacion dlos acuerdos,

compromisos yprotocolos eticode la institucinsu medicin de

adherencia / Totde colaboradore

nuevos porperiodo

10 FILA_27

AUDITORIAGUBERNAMENTA

L CON ENFOQUEINTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


Se evidencia falta de articulacin y coordinacin entre las funciones que realizan las reas organizacionales y las que conforman la estructura institucional, no haypresencia activa en la sede Clnica de Medicina Fsica y Rehabilitacin Fray Bartolom de las Casas por parte de la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol, lo cualincumple lo normado en el artculo 9 de la Ley 87 de 1993; artculo 1 del Decreto 1537 de 2001, requisitos 4.1, Ttulo Sistema de Gestin de Calidad, 5.4.1 TtuloObjetivos de la Calidad; 5.5.2 Representante de la Direccin de la norma tcnica de calidad NTGP 1000:20 04.

Asignar un espacio fisicopara que los auditores de laoficina de Gestin Pbl icapuedan establecerse en lasede fray Bartolome de lascasas

Espacio fisiasignado ensede FrBartolome de lCasas

10 FILA_28


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


El hospital no tiene mapa actualizado de riesgos por procesos, no se encuentrantotalmente identificados, unos se repiten o estn desarticulados, no se armonizan los indicadores para los controles y la matriz de indicadores, no se verifica elcumplimiento de las polticas de administracin de riesgo, no se realiza seguimiento peridico a la mitigacin de los mismos, conl levando a un riesgo altopara la entidad al evidenciar que los controles en ocasiones ya no se valoran como preventivos sino como correctivos, lo que genera impacto negativo en elcumplimiento de su misin institucional e incumple lo contemplado en los literalesb), f) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993 y requisitos 4.2.3, l iteral b, Ttulo Control de Documentos, 8.5.1 Ttulo Mejora Continua y 8.5.2 Ttulo Acciones Correctivasde la norma tcnica de calidad NTGP 1000:2004; artculos 3 y 4 del Decreto 1537 de 2001.

a) Estructurar el programa degestin y administracin delriesgo de forma que permita

crear una metodologasistemtica que d alcance alos requerimientos normativosy lo establecido en el Sistema

nico de Acreditacinb) Realizar la identificacinvaloracin y control de losriesgos generando una

cultura hacia la prevencincon el fin de minimizar el

impacto y la ocurrencia de

los mismos en los procesosde la organizacin

a) Total de

Procesosinstitucionalesincluidos en e

mapa deriesgos/total de

procesosinstitucionales

b) Nro deacciones y

controles de loplanes de

tratamientoejecutadas/Nro d

acciones y

controles de loplanes detratamientoformuladas

10 FILA_29


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


El Hospital no cuenta con un manual de procesos y procedimientos actualizado,situacin evidenciada en las reas Financiera, Almacn, Farmacia, Contratacin;igualmente no se adecuan al Decreto antitrmites 019 de 2012, lo cual genera riesgo para la entidad al desarrollar procesos desactualizados, trasgrediendo locontemplado en el literal h) del artculo 2, l iteral b) del artculo 4, literales c), g) del artculo 12 de la Ley 87 de 1993; artculo 2 del Decreto 1537 de 2001.

Actualizar los procesos yprocedimientos de las reas

financiera, almacn,farmacia, contratacin del

Hospital acorde con loenunciado en el Decreto anti

trmites 019 de 2012

Total de proceso

y procedimientode la instituci

actualizadoscumpliendo con

Decretoantitrmites/tota

de procesos yprocedimientos

la institucin

10 FILA_30


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.1.5 Hallazgoadministrativo y

disciplinario

En el contrato 1479 de 2011 suscrito el 01/02/2011 para el servicio de fotocopiado, se evidencia falta de control y seguimiento del hospital para verificar la afiliacin ypago de aportes a la seguridad social y riesgos profesionales, toda vez que no se comprob la realizacin de estos pagos y los documentos soportes en la carpetadel contrato, lo cual implica que no se obtengan los recursos destinados a la seguridad social y riesgos profesionales observndose riesgo en la gestin de laentidad, incumpl iendo lo establecido en el artculo 23 del Decreto 1703 de 2002, la Ley 789 de 2002 y el artculo 34 Ley 734 de 2002.

* Fortalecer la aplicacin dela lista de chequeo existentepara la sol icitud de papelesal proveedor, en donde segarantice la presentacin delos aportes a seguridad social

* Implementar en elprocedimiento decontratacin los puntos decontrol necesarios paragarantizar el cumplimiento delos requisitos de aportes aseguridad social

Cantidad decontratos con ecumplimiento d

aportes aseguridad sociatotal de contratosuscritos por e

Hospital

10 FILA_31


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


En las reas de Almacn y Farmacia del Hospital, se evidenci falta de control yseguimiento en el prstamo de medicamentos o insumos mdico quirrgico desde el ao 2000 que a la fecha asciende a $5.419.016.810, lo cual indica falta degestin para depurar y sanear esta situacin y pone en riesgo a la entidad. En visita fiscal realizada con la alta direccin del Hospital el da 22 de abril de 2013, sedetermin que no se cuenta con un plan de gestin, ni procedimiento, nicontroles efectivos documentados para el prstamo de medicamentos o insumos mdico quirrgico en el Hospital, lo cual incumple lo contemplado en el literal h)del artculo 2, literal b) del artculo 4, literales c), g) del artculo 12 de la Ley 87 de1993

* Documentar y apl icar elprocedimiento y controlespara el prstamo demedicamentos o insumosmdico quirrgico en elHospital

* Revisar el Sistema deInformacin hipcrares yrealizar la depuracin de lossaldos registrados

Prstamo demedicamentos insumos mdicquirrgico en e

Hospitalcontrolados y co

seguimiento /Total de

prstamos demedicamentos

insumos mdicquirrgico en e

Hospital


4/18

10 FILA_32


INTEGRAL MODALIDAD

REGULAR. PLAN


Vigencia 2012


disciplinario

En el seguimiento a los convenios interadministrativos docentes asistencialessuscritos con diferentes Universidades, se evidenci que el Hospital no cuenta con un procedimiento documentado que garantice su efectivo control, no se tieneregistro presupuestal o contable previo o posterior de la totalidad de los ingresos provenientes del convenio, falta de control, gestin y cuidado por parte de laadministracin respecto a los recursos generados como resultado de los convenios, falta de dil igencia y supervisin de los mismos, incumpliendo la clusula novenadel Convenio y contraviene lo establecido en los l iterales a), b),

c), e), f), y h) del artculo 2; l iteral c) del artculo 3 de la Ley 87 de 1993 y principios, b), d) e) e i) del numeral 1.2, de la norma tcnica de calidad NTGP 1000: 2004;artculos 27 y 34 de la Ley 734 de 2002.

Documentar el procedimientopara el seguimiento a los

convenios interadministrativosdocente asistenciales del

Hospital

Procedimientopara el

seguimiento a loconvenios

interadministratis docente

asistenciales de

Hospitaldocumentado

paraimplementaci

10 FILA_33


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


Existe inadecuada formulacin de indicadores en las reas de Contratacin y Planeacin, situacin que incide en el seguimiento de la gestin del Hospital e impidetener datos confiables que no permiten establecer una medida real de su gestin, situacin que incumple lo establecido en el l iteral d) artculo 2 de la Ley 87 de1993

Fortalecer la formulacin delos indicadores institucionales

con el fin de que puedan

medir de manera significativala gestin que apunten demanera contundente al

cumplimiento de los objetivosestratgicos y que involucre a

todos los niveles de lainstitucin.

Cantidad deindicadores

formulados,medidos y conseguimiento /

Total deindicadores

institucionales

10 FILA_34


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


La informacin que proviene de fuentes externas se procesa dentro de la entidad identificando su procedencia y concepto, sin embargo, los mecanismos diseadosno permiten la efectividad en las operaciones que se requieran para atender lainformacin, evidenciado en la entrega de requerimientos solicitados por este ente de control, allegada de forma incompleta, errada, desarticulada, inoportuna y noconfiable, lo cual incumple lo establecido en los literales d), e) y g) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993 y requisito 8.5.1 Ttulo Mejora Continua de la normatcnica de calidad NTGP 1000:2004.

* Revisar y ajustar segncorresponda los mecanismos

existentes para atender deforma oportuna losrequerimientos provenientesde fuentes externas a lainstitucin.

* Ajustar el procedimiento decorrespondencia de sal idaincluyendo un punto decontrol que asegure larevisin previa de lainformacin que es enviada aentes externos

cantidad derespuestasremitidas a ente

de control,revisadas de

acuerdo aprocedimiento

establecido/totade respuestas

remitidas a entede control

10 FILA_35


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.1.10 Hallazgo

administrativo

El Plan Estratgico de Sistemas de Informacin PESI y la poltica de seguridad se encuentran desactualizados, no se evidencia controles que permita dar de bajalas cuentas de los usuarios de personal que ya no labora en la entidad, no cuenta con tecnologa actual para el registro, seguridad y control de la informacin, elmanejo y administracin de la pgina web est desactualizada, en el l ink de consulta se presentan datos del ao 2004 en recaudo, cartera, atencin al usuario,

contratos,saldo en bancos, POA y plan de desarrollo incumpliendo los literales b) y e) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993 y requisito 8.4, Ttulo Anlisis de Datos de lanorma tcnica de calidad NTGP 1000:2004.

1) Actualizar el PlanEstratgico de InformacinPESI y la poltica deseguridad.2) Incluir en el proceso decontratacion el requerimientode paz y salvo de Sistemas

para el personal que se retiredel Hospital.3) Verif icar con ls reas delHospital que la informacinpubl icada en la pgina webse encuentra actualizada

1)PESIactualizado / PE

vigente2) paz y salvo d

Sistemasentregado /funcionarios

retirados3) documentospublicados

avalados por arepertinente /documentospublicados

10 FILA_36


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


disciplinario

El Hospital Simn Bolvar adolece de una adecuada gestin documental para validar, organizar, facilitar, utilizar y conservar las unidades documentales, situacinevidenciada en el rea de Contratacin y en la Clnica de Medicina Fsica y Rehabilitacin Fray Bartolom de las Casas, donde se encuentran en cajas o en bolsasplsticas en el piso con documentos sin controles, exponindose al riesgo de prdida no se tiene ficha documental, no hay orden cronolgico de documentos, no sediligencia el formato de las cajas de archivo y no se aplican en todos los casos, las tablas de retencin documental, que permita administrar de manera eficiente lainformacin, as como la demora en el traslado de documentos al archivo central incumpliendo lo establecido en los literales b), d) y e) del artculo2 de la Ley 87 de 1993, articulo 34 de la Ley 734 de 2002, la Ley 594 de 2000, el requisito 6.3 de la norma NTCGP 1000:2004 y 4.2.4, titulo Control de Registros;as como lo normado en el artculo 4 del Decreto 514 de 2006.

* Fortalecer e implementar elprocedimiento para laorganizacin y administracintcnica de los archivos delhospital.

Cantidad deactividades de

procedimiento dorganizacin yadministracintcnica de losarchivos del

hospitalimplementadas/tal de actividadecontenidas en eprocedimiento d

organizacin y

administracintcnica de losarchivos del

Hospital

10 FILA_37


INTEGRAL

MODALIDADREGULAR. PLANDE AUDITORIADISTRITAL 2013

Vigencia 2012


El hospital no cuenta con mecanismos idneos para el manejo y archivo de lainformacin que se produce en cada una de las reas evaluadas, encontrando documentos desorganizados, falta de controles para el seguimiento derequerimientos, hojas de ruta sin dil igenciar, las carpetas presentan deterioro

fsico, como son rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, sin foliacin yfaltantes de documentos. De igual manera, se evidenci que en oportunidades se desconoce el lugar en el cual reposan los documentos; lo anterior transgrede lonormado en el artculo 1, literal e) del artculo 2, literal i) del artculo 4, literal g) del artculo 12 de la Ley 87 de 1993 y literal a) del artculo 4, 10, 11, 12 de la Ley 594de 2000.

* Fortalecer e implementar elprocedimiento para laorganizacin y administracin

tcnica de los archivos delhospital.

Cantidad deactividades de

procedimiento dorganizacin yadministracintcnica de losarchivos del

hospital

implementadas/tal de actividadecontenidas en eprocedimiento d

organizacin yadministracintcnica de losarchivos del

Hospital


5/18

10 FILA_38


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


Del seguimiento efectuado a los p lanes de mejoramiento se evidenci que stos no son efectivos ya que se suscriben de manera recurrente y sistemtica y noobstante implementar las acciones correctivas las observaciones se repiten; incumpliendo los literales f) y h) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993; requisito 8.5.2.Ttulo Accin Correctiva; 8.5.2 Ttulo Acciones Correctivas de la norma tcnica de calidad NTGP 1000:2004.

Redisear el procedimientoAcciones correctivas,preventivas y de mejora GMC

PR - 160 - 006 y formatoGMC FO 160 019 Plan deMejoramiento Institucional ,donde se incluya el conceptoy la aplicacin de correccin.Desplegar el procedimiento

Acciones correctivas,preventivas y de mejora GMC PR - 160 - 006 y formatoGMC FO 160 019 Plan deMejoramiento Institucionalajustados.Evaluar la adherencia del

procedimiento Accionescorrectivas, preventivas y demejora GMC PR - 160 - 006 y formato GMC FO 160 019y Plan de MejoramientoInstitucional ajustados, a losauditores, colaboradores delrea de Calidad, Planeacin,

Control de Gestin, Lideresde Servicios.Realizar anlisis de laeficacia de las accionesestablecidos en los planes demejora para eliminar elhallazgo y prevenirsu recurrencia realizando

Numero deaccionescerradas / Noaccionesestablecidas enlos planes demejora.

10 FILA_39

AUDITORIAGUBERNAMENTA

L CON ENFOQUEINTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


Los planes de mantenimiento preventivo y correctivo no son efectivos para atender las necesidades de la entidad; se evidenci deterioro en silletera y paredes delrea de urgencias del Hospital y deterioro de camas que se encuentran en desuso en la Clnica de Medicina Fsica y Rehabilitacin Fray Bartolom de las Casascomo consecuencia de las deficiencias en la planificacin y control, incumpliendo lo establecido en el literal h) del artculo 2 de la Ley 87 de 1993, requisito 6.3,Ttulo infraestructura de la norma tcnica de calidad NTGP 1000:2004.

* Continuar con los trmitespertinentes para elmantenimiento de los bienesmuebles e inmueblesidentificados como prioritariosen la Clnica Fray Bartolomde las Casas.

* Iniciar la ejecucin delproyecto de adecuacin delrea de urgencias, el cualincluye la dotacin ymantenimiento de lainfraestructura.

* Hacer seguimiento alcumplimiento del Plan deMantenimiento del HospitalSimn Bolvar

Cantidad deactividadesdesarrolladas/To

l de actividadeestablecidas

10 FILA_40


INTEGRAL MODALIDAD

REGULAR. PLANDE AUDITORIA

DISTRITAL 2013Vigencia 2012


Se observ que durante la vigencia 2012, la cuenta que posee el Hospital en el Banco agrario con nmero 4-280.300247-1 se embarg por solicitud de laOrganizacin Cooperativa La Economa en cuanta de $5.669.512. En esta misma situacin de embargo se encuentra desde el ao 2003 un embargo por valor de$39.900.000 con el proveedor Textiles Granada, que afect en su inicio a la cuenta de Bancafe No 053-99023.00; cuenta que desapareci al fusionarse esaentidad con Davivienda. Con relacin a esta situacin, la entidad no posee los soportes que muestren que cuenta de Davivienda se afect, ni la gestin adelantadapor el Hospital con relacin a este embargo; situacin que refleja falta de control en el manejo y custodia de los soportes y genera incertidumbre en lainformacin presentada por la entidad, contraviniendo lo establecido en el literal e),

Artculo 2, Ley 87 de 1993.

Se el proceso y Juzgado queembarg la cuenta bancafe.

No 053-99023.00Radicar solicitud dedesarchivo de proceso.Verificar el estado del

proceso.Verificar lo anterior en caso

de existir orden dedesembargo ser tramitadoen un trmino de ocho das.

En caso de verificarsedesistimiento del proceso el

mismo ser solicitado sedeclare por el Juzgado, enun trmino de ocho das.

Efectuar seguimiento a las

acciones anteriores paraasegurar la finalizacin delproceso, dejando constancia

de los resultados.* Efectuar seguimiento

permanente a los procesosvigentes de manera mensual,lo que impide que se vuelva apresentar lo acaecido con elproceso citado que es de la

vigencia 2.003.

Cantidad deprocesos vigentecon seguimientpermanente po

parte de la OficiAsesora

Jurdica/Total dprocesos vigente

del HospitalSimn Bolvar

10 FILA_41


INTEGRAL MODALIDAD

REGULAR. PLAN


Vigencia 2012


A 31 de diciembre de 2012, se presentan ingresos por identificar en cuanta de$13.269.325.243, que representan el 10.86% del total de la cartera, los cuales no han sido aplicados al orrespondiente pagador en razn a que en $3.719.819.078,no se conoce el pagador que efectu la consignacin y en $9.421.882.927, a pesar de conocerse el pagador no se conoce a que facturas corresponde el respectivo

pago. Situacin que afecta la razonabilidad de los saldos, incumpliendo lo establecido en los literales a) y e) del Artculo 2 de la Ley 87 de 1993.

Efectuar imputacin depagos de acuerdo a

normatividad vigente y en lascircularizaciones que haefectuado el Hospital a lasdiferentes EntidadesResponsables de Pago parael cumplimiento del descargode las facturas canceladas yque an no posee lainformacin para el descargode esta cartera.

Realizar la notif icacin a lasentidades responsables depago para el cumplimiento enel envo de la informacin con

el f in de realizar el descargode la cartera, si pasados los3 das hbiles que segnDecreto 1095 de 2013, estasentidades no hayanreportado la informacincorrespondiente, se realizarimputacin de pago a cadapartida que se encuentre poreste concepto para la cual elHospital notificar lasfacturas que se descargarondel estado de cartera en eltiempo establecido segn lamencionada norma.

Valor depuradoValor a depura

*100


6/18

10 FILA_42


INTEGRAL


Vigencia 2012

2.2.3 Hallazgo

administrativo

Se observ que durante la vigencia 2012 el Hospital realiz solamente un comit de glosas el 3 de octubre de 2012, incumpliendo lo establecido en elArtculo Cuarto de la Resolucin No 0445 de 5 de noviembre de 2010, por la cual se crea el Comit de glosas, devoluciones y respuestas del Hospital SimnBolvar, que establece: Periodicidad de las reuniones: EL Comit se deber reuniruna vez al mes ordinariamente y extraordinariamente cuando lo convoque al menos dos de sus miembros. El Secretario del Comit deber convocar por escrito conocho das de antelacin a los miembros del Comit y las decisiones setomaran por unanimidad. En el comit efectuado se present como conclusin de la evaluacin y anlisis a las glosas definitivas de las vigencias 2007, 2008 y2009, una relacin de las glosas con detrimento patrimonial las cuales ascendieron a $ 341.583.343. El resultado de este estudio fue remitido el 18 de octubre de2012 a la Oficina de Control Interno de la entidad para adelantar las acciones respectivas. Es decir, a31 de diciembre de 2012 nicamente se estudi y analiz por parte del Comit de

Glosas, las glosas definitivas de las vigencias 2007, 2008 y 2009.Adicionalmente, se observ que el 21 de febrero de 2013, el Hospital efectu uncomit de glosas de las vigencias 2010 y 2011.Teniendo en cuenta el elevado nmero de glosas, la carencia de controles previosv al envo de la facturacin que garanticen la disminucin de g losas y la falta deoportunidad en el estudio y depuracin de las mismas, se concluye que el HospitalSimn Bolvar no ha realizado una gestin oportuna y eficaz en cuanto a la recuperacin de recursos y depuracin oportuna de la informacin contable, demanera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad econmica, financiera y patrimonial de la entidad, incumpliendo lo establecido en laLey 716 de 24 de diciembre de 2001, el Decreto 1282 de 19 de junio de 2002 yla Ley 87 de 1993, Artculo 2, literales a) y e).

Dar cumplimiento a laResolucin 045 del 05 de

febrero de 2013, en la cual se

establece su artculo primeromodificar el artculo cuarto dela Resolucin 445 del 05 de

noviembre de 2010

Reunionesefectuadas/Reuniones

establecidasmedianteResolucin *10

10 FILA_43


INTEGRAL MODALIDADREGULAR. PLANDE AUDITORIADISTRITAL 2013

Vigencia 2012


En la sede 104 (antigua Fray Bartolom de las Casas), se encuentran en bodegados (2) elementos nuevos una baera y una ducha escocesa con saldos de

$71.920.000 y $8.120.000 respectivamente, elementos que a pesar decorresponder a propiedades planta y equipo no explotados, presentan unadepreciacin acumulada de $40.155.333 y $4.533.667 incumpliendo lo establecido en el numeral 2.3.1, Resolucin 01 de 2001 del Contador General de Bogot,sobrevaluando en $44.689.000 la cuenta Depreciacin acumulada.2.2.5 Hallazgo administrativo

inicia con la intervencin de

Almacen, para verificar laexistencia de los bienes y el

estado de los mismos previoa contar con el concepto de

Ingeniera Biomdica; una vezse cuente con el informe de

Almacn, conjuntamente loareas del Almacn y Activos

Fijos procedern con los

registros pertinentes en elsistema de informacin.

Reajuste valorereales de biene

10 FILA_44


INTEGRAL


Vigencia 2012


Se observ que a pesar de presentarse el Convenio de Comodato No 0622 de 19de jul io de 2006, mediante el cual se hizo entrega material y fsica a ttulo decomodato por parte del FFDS al Hospital Simn Bolvar III Nivel de Atencin ESEdel inmueble, muebles, enseres, instrumental y equipos ubicados en la ClnicaFray Bartolom de las Casas, el Convenio Interadministrativo No 091 de 2010 detraspaso de bienes muebles ubicados en la Clnica Fray Bartolom de las Casas yOtro S del Convenio en mencin, de septiembre 12 de 2012, en el cual se

establece que el valor de los bienes muebles que se trasladan al Hospital SimnBolvar tienen un valor de $4.870.502.593.86, los cuales presentan unaamortizacin por concepto de depreciacin en cuanta de $4.857.721.539.86para un saldo en l ibros de $12.781.054, El hospital no registra en sus respectivoslibros estos bienes muebles. Situacin que contraviene lo establecido en elnumeral 9.1.1.5 del Plan General de Contabilidad Pblica, la caractersticacualitativa de la informacin en cuanto a la Universalidad, presentndose unasubvaloracin de $12.781.054 en las cuenta de Equipo mdico y cientfico y en elPatrimonio.

Surtir los procedimientos quese inician con la verificacin

por parte del Almacen de laexistencia y estado actual de

los bienes por valor de $12.081.754 que deben ser

incorporados al sistema deinformacin conforme a la

normatividad

Informe de ajustaporbados por

comit desostenibilidad

Contable

10 FILA_45


INTEGRAL MODALIDAD

REGULAR. PLAN


Vigencia 2012


La entidad utiliza para el manejo de la informacin financiera el Sistema Hipcrates. La informacin contable es alimentada a travs de interfaces mensuales de losdiferentes mdulos administrativos como son: Tesorera, facturacin, suministros, activos fijos y cartera. El proceso de costos se causa manualmente a travs delmdulo de contabilidadcon base en los soportes en Excel remitidos por el grupo funcional de costos,generando reproceso y sobrecarga laboral al rea de contabilidad. Lo anterior representa riesgos para la presentacin de una informacin confiable y

oportuna, incumpliendo lo establecido en los literales e) y f), Articulo 2 de la Ley 87de 1993

establecer el modulo decostos en un sistema que

permita la interaccin conelactual sistema reduciendo los

reprocesos y laboresmanuales

Modulo de Cost

10 FILA_46


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


De acuerdo con los principios presupuestales establecidos en el Estatuto Orgnico de Presupuesto y que apl ican para las ESE y en especial el principio de laanualidad presupuestal, el cual establece que los recursos se ejecutan del 1o. de enero al 31 de diciembre, tanto en la ejecucin activa como pasiva de la entidad;se observa que el resultado de dicha ejecucin obtuvo un dficit presupuestal de $60.121.018.282, si se tiene en cuenta que registr ingresos recaudados por valorde $71.856.788.458, una vez descontados los recursos por Convenios de Desempeo, la Disponibilidad Inicial y las Cuentas por Cobrar, ya quecorresponden a saldos y recursos aforados de la anterior vigencia fiscal. De otra parte, el hospital asumi un total de compromisos presupuestales por$131.977.806.740, teniendo en cuenta que se descontaron las Cuentas por Pagar de vigencias anteriores; lo que deja ver que al cierre de la vigencia 2011 elhospital no obtuvo un equilibrio presupuestal, lo que pone en riesgo sus finanzasde acuerdo a los resultados de la gestin de los recursos que fueron aprobados para la respectiva vigencia fiscal, lo que contraviene lo establecido en laResolucin No. 710 de 2012.

.Lograr el equilibriopresupuestal a partir depoliticas de auteridad del

gasto y de mejorar el recaudodurante la vigencia

presupuesto deegresos/

presupuesto deingresos

10 FILA_47


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.4.1 Hallazgoadministrativocon incidencia

disciplinaria ypenal

Se requiri a la administracin, para que suministrara los documentos soportes delos contratos de la muestra Nos. 1239/2009, 1855/2010, 45/2011, 57/2011, 107/2011, 210/2011, 234/11, 404/2011, 1477/2011, 4670/2011, 400/2011,3162/2011, 4667/2011, 003/2012, 106/2012, 305/2012, 826/2012, 831/12, 848/2012, en respuesta la Entidad entreg los oficios nmeros GFC-030-2013 yGNo.3 00822 del 25 de febrero de 2013, manifestando que la nica informacin que poda proporcionar era la relacionada en el cuadro siguiente, adems, que estaadministracin solo responda por aquellos contratos que se hayan celebrado y ejecutado despus de haberse posesionado la nueva administracin del Hospital(Mayo de 2012).Con lo anterior, se observ que dentro de los soportes que sealan la ejecucin, no aportan los informes de ejecucin, supervisin, las actas deinicio, terminacin y liquidacin, por lo tanto se puede concluir que la administracin que asumi la responsabilidad de la custodia, organizacin y conservacin dela informacin de la memoria histrica de la documentacin de la contratacin, no ha cumpl ido con esta funcin, adems, no ha tomado medidas pertinentes para la

recuperacin de la informacin denunciado a los entes competentes para que se tomen las disposiciones necesarias para aclarar el por qu, no se encuentran losdocumentos que justifican la ejecucin de los contratos celebrados en la vigenciade 2011 y 2012. Es por todo lo anterior, que se vislumbra falta de diligencia y debido cuidado con las carpetas y soportes de la documentacin de la contratacin,por el nocumplimiento de las actividades encomendadas por la administracin en aras de lonormado en los artculos 12, 15 y 17 de la Ley 594 de 2000, igualmente, los l iterales a), e), y f) del artculo segundo de la Ley 87 de 1993, adems, del artculo292 de la ley 599 de 2000 y las causales disciplinarias consagradas en los artculos 33, 34, 35 y 48 de la Ley 734 de 2002. C.U.D.

* Realizar la bsqueda de

los soportes contractuales delos contratos en mencin,complementar las carpetasde cada contrato y segncorresponda remitir a controldisciplinario segn el caso laausencia de documentos endichas carpetas

* Continuar con ellevantamiento, ajuste yvalidacin de las TRD tablasde retencin documental, demanera que las series ysubseries documentales se

administren segn eldocumento respectivo

* Documentar e implementarlos procedimiento decontratacin y supervisin, endonde se incluir entro otrosel control a la ejecucin y laliquidacin de los contratosque por ley deben cumplir con este requisito.

* Socializar el procedimientoa los lderes y supervisoresde contratos para la

adecuada realizacin

Cantidad deacciones

realizadas/total d

accionesestablecidas

10 FILA_48


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.4.2 Hallazgoadministrativocon incidenciadisciplinaria y

penal

Del anlisis hecho a los contratos Nos. 57/2011, 404/2011, 400/2011, 3162/2011,4667/2011, 003/2012, 106/2012, 396/2011, escogidos en la muestra, se pudo verificar que no cumplieron con el principio de seleccin objetiva y de planeacin,puesto que no se hace unos adecuados estudios previos, ni estudioseconmicos, ni anlisis de mercado, as mismo, se observa el incumpl imiento deldeber de seleccin, puesto que, se denota la forma irregular en el otorgamiento de los objetos contractuales, adems, no se dio aplicacin al manual decontratacin para la escogencia de los proveedores, observndose que solamente se contrataba al nico oferente que se presentaba, debiendo haber enviadosolicitud de invitacin a por lo menos otros proponentes y con ello garantizar los principiosde transparencia y seleccin objetiva de los contratistas, incumpliendo con losealado en el Acuerdo No. 0036 de 2011, (manual de contratacin), que modificalos artculos 4,13,14,15 y 20 del Acuerdo 012 del 31 de agosto de 2004. Con lo anterior se inobserv los principios de la funcin administrativo detransparencia, responsabilidad, imparcialidad y economa consagrados en el artculo 3 de la ley 489 de 1998 e ncumpliendo el deber de la seleccin objetiva,consagrado en el artculo 209 de la Constitucin Nacional, as como el 410 de la ley 599 de 2000. Igualmente, incumpliendo los l iterales a), e), y f) del artculosegundo de la Ley 87

de 1993, adems, el Acuerdo No. 0036 de 2011, que modifica los artculos 4, 13, 14, 15 y 20 del Acuerdo 012 del 31 de agosto de 2004, (Manual de Contratacin) ylas causales disciplinarias consagradas en los artculos 33, 34, 35 y 48 de la Ley734 de 2002.

* Socializar y Aplicar elAcuerdo 12 de 2013 (manualde Contratacin) el cual fuecimentado en los principiosde la contratacin pblica ydems principiosconcordantes, de esta formagarantizando una seleccinobjetiva guardando losprincipios de transparencia,responsabilidad,imparcialidad y economaexigibles y aplicables a lafuncin pblica.

* Iniciar con el proceso decompras electrnicas quegaranticen la transparenciaen ofertas seleccin

Cantidad derequisitos exigiden el manual d

contratacincumplidos/Tota

de requisitosexigidos en el

Manual deContratacin


7/18

10 FILA_49


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


disciplinaria

Se evidenci una inadecuada labor en la supervisin, situacin que se refleja en laentrega de la responsabilidad a determinados funcionarios que desempean adems de la de vigilancia de los contratos otras actividades dentro de la entidad,otorgndoles el control de 40, 50 y hasta ms de 100 contratos, es el caso de los seores Carlos Eduardo Hernndez Forero con 1169, Jess Eduardo AlfonsoGonzlez con 266 y Gonzalo Medina Caballero con 181 contratos supervisados Por otra parte, al observar la documentacin que reposa en los contratos Nos.1855/2010, 107/2011, 234/11, 1477/2011, 4670/2011, 400/2011, 3162/2011,4667/2011, 003/2012, 106/2012, 305/2012, 396/2011, 826/2012, 848/2012, objeto de la muestra, se pudo evidenciar la no realizacin de la funcin encomendada a

los supervisores, puesto que, dentro de las carpetas no se encontr los informes de la actividades desarrolladas por los contratistas y por los supervisores, con ellodemostrndose que no existi un seguimiento a las actividades de ejecucin y alcumplimiento de los objetos contratados por el Hospital, por lo que se configura un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por el no cumplimiento de lasactividades encomendadas por la administracin en aras de la vigilancia de la actividad contractual, reglada en la Resolucin No. 0208 de 2007, Manual deinterventora, y las causales disciplinarias consagradas en los artculos 33, 34, 35 y 48 de la Ley 734 de 2002.

* Generar mecanismos quepermitan la social izacin yexigencia al estrictocumplimiento de la resolucinde supervisin de contratos.

* Continuar con las reuniones

con los supervisores decontratos para lograr unacapacitacin adecuada quese ref lejar en los informesestablecidos o requeridos porla ley

Nro de contratorevisados que

cumplen con locriterios de

supervisin/Totde contratosrevisados

10 FILA_50

AUDITORIA

GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


fiscal,disciplinaria y

penal

El Hospital Simn Bolvar III Nivel de Atencin, suscribi el contrato No. 4670 del 29 de diciembre de 2011, cuyo objeto consisti en la Prestacin del servicio deauditora integral al proceso contractual del contrato No. 2203-2009 por la suma de $336.400.000. Al analizar los documentos concernientes a la propuesta deloferente Abogados C&M Consultores (folios 33 al 54) se observ que no cumpli con lo exigido por la administracin en lo referente a la experiencia que hacemencin los estudios

previos, en su pgina 15 9. DOCUMENTOS DE CARCTER TCNICO CERTIFICACINDE EXPERIENCIA. El proponente deber acreditar mnimo dos (2) aos de experiencia en procesos de auditoria realizados a personas jurdicas legalmentereconocidas en el pas, puestoque, no aporto los documentos soportes que certificaran la experiencia. Dentro de la carpeta del contrato se anex a folios 58 al 61, fotocopias delcertificado de Cmara de Comercio, en el cual se destaca que mediante documento privado del 2 de febrero de 2007, se constituy la sociedad comercialdenominada SPORT LOGISTIC E.U., despus mediante acta No. 001 del 12 de mayo de 2011, la sociedad cambia su razn por el de IN ACTION LOGISTISTICADE EVENTOS S.A.S. , y por ltimo, mediante por acta No. 002, del 8 de agosto de2011, inscrita el 29 de agosto de 2011, la sociedad vuelve y cambia su razn social por el de C&M Abogados Consultores S.A.S. adems, se observ en elmismo certificado que la sociedad C&M Abogados, justific un capital de$20.000.000, lo cual hace ver que es un riesgo celebrar un contrato que supere esa cuanta, puesto que, al ser una Sociedad de Acciones Simplificada S.A.S. estasolo tendra responsabilidad hasta el monto del valor de sus acciones, por lo tanto, la administracin del Hospital al haber celebrado con esta firma este contratopuso en riesgo el erario pblico invertido en este contrato

* Documentar elprocedimiento decontratacin (etapa

precontractual, contractual ypostcontractual) en donde seindiquen los requisitos quedeben ser cumplidos paracada tipo de contrato deacuerdo al Acuerdo por medio del cual se aprueba elmanual de contratacinvigente.

Nro de contratorevisados quecumplen con lo

criterios delManual de

contratacin/Tode contratos

revisados

10 FILA_51


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


Teniendo en cuenta la comunicacin enviada por la Contralora Auxiliar conradicado 3-2013-04642 del 15 de febrero de 2013, se procedi a evaluar 8 contratos en el Hospital Simn Bolvar de lo cual se pudo establecer En visitaadministrativo realizada con la Gerente y con el l der de contratacin, se evidencio que el hospital no ha reportado a la fecha, los contratos de Personas Jurdicas sin

nimo de Lucro ante la Subdireccin Distrital de Inspeccin,Vigilancia y Control de Personas Jurdicas sin nimo de Lucro, el cual lo deberealizar cada dos meses. Por lo anterior se establece, que el hospital incumpl i lo estipulado en el Art 1, del Decreto 397 del 17 de agosto de 2012

* Generar cronograma para lapresentacin oportuna delinformen de los contratos dePersonas Jurdicas sin nimode Lucro ante laSubdireccin Distrital deInspeccin,Vigilancia y Control dePersonas Jurdicas sin nimode Lucro.

* Socializar el crongorama depresentacin del informe alas reas correspondientes

Oportunidad en presentacin de

informe

10 FILA_52


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.5.1.1Hallazgo

administrativocon incidencia

disciplinaria

El hospital mediante Acta de Junta Directiva No. 3 de enero 12/12 aprob los Planes Operativos Anuales (POA) hasta el mes de junio del mismo ao, en virtud delcambio del nuevo Plan de Desarrollo que se dara con posterioridad a esta fecha, como consta en dicha acta. A partir de la misma fecha, la nueva administracin fuenegligente en la legalizacin de los POAS para el segundosemestre de 2012, toda vez que dichos planes no fueron presentados nuevamenteante la Junta Directiva y por ende, su aprobacin para el segundo semestre no sellev a cabo, incumpliendo lo establecido en el numeral 3, del Artculo 12 del Acuerdo 17 de diciembre 10 de 1997, del Concejo de Bogot, D.C.; los artculos 27 y34 de la Ley 734 de 2002 y los l iterales f) y h) del artculo 2 de la ley 87 de 1993.

Revisar y verificar que losPOAs cumplan con los

lineamientos establecidos enlos planes de accin

presentados y aprobados porla Junta Directiva de la

InstitucinRealizar el seguimiento,evaluacin y ajuste a los

informes de seguimiento alos POAs

Cantidad dePOAs que

cumplen deacuerdo a loslineamientos

establecidos elos planes deaccin/total de

POAs formuladopara la instituci

10 FILA_53


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.5.1.2Hallazgo


disciplinaria

Con respecto a la Armonizacin de los Planes de Desarrollo Bogot Positiva yBogot Humana, se puede observar que la entidad solo realiz armonizacin presupuestal sin tener en cuenta los proyectos que continuaban para el nuevo plan dedesarrollo y los nuevos que se inscribieron para ser ejecutados dentro delmismo, hallazgo que est soportada en el hecho, que la armonizacin del presupuesto se dio a septiembre de 2012 y la mayora de los proyectospresuntamente armonizados fueron inscritos ante la Secretaria Distrital de Saludentre septiembre de 2012 a febrero de 2013, sin concordancia con lo establecido en el artculo 51 del Decreto 714 de 1996, donde se establece que no se podrejecutar ningn proyecto que haga parte del presupuesto, hasta tanto no se encuentre debidamente registrado en el Banco Distrital de Programas yProyectos, pero para este caso en particular, los proyectos que presenta elhospital como armonizados para el Plan de Desarrollo Bogot Humana, no sereflejan en el presupuesto armonizado vigencia 2012.

% de ejecucin de losproyectos de inversin que se

encuentran apropiados yaprobados para la vigencia

2013

Total de proyectejecutados/Tot

de proyectosaprobados y

apropiados parla vigencia 201

10 FILA_54


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.5.1.3Hallazgo


fiscal ydisciplinaria

El Hospital Simn Bolvar durante las vigencias 2010, 2011 y 2012 ha venido adquiriendo paales para nios y adultos, en cumplimiento de fallos de tutela y para elsuministro de los mismos a las reas hospitalarias que lo requieren, por valor de $16.677.994, $33.284.970 y $4.531.970 respectivamente, para un costototal de $54.494.559, situacin que se evidencio del anlisis a las bases de datos suministradas por el rea de almacn de la entidad y relacionadas con losmovimientos de paales durante estos periodos. Lo anteriormente descrito permite la configuracin de un presunto hallazgo administrativo con incidencia fiscal ydisciplinaria en cuanta de $54.494.559, alincumplirse lo estipulado en los artculos 3 y 6 de la Ley 610 de 2000; Los numerales 2, 7, 21, 24 y 25 del artculo 34 del captulo segundo del ttulo IV de la ley 734del 2002; Artculo 2 y literal e) del artculo 4 de la ley 87 de 1993; artculo 54, numeral 14 del Acuerdo 8 de 2009; artculos 49, numeral 14 de los Acuerdos28 y 29 de 2011, emitidos por la Comisin de Regulacin en Salud, (CRES); artculos 4, 6, 7, 9, 10, 11, 12 y 14 de la Resolucin No. 3099 de agosto 19/08, delMinisterio de la Proteccin Social y articulo 26 de la Ley 1438/11.

* Generar contratosexclusivos para la adquisicin

de paales por tutela, deacuerdo a los requerimientospresentados y a los fallosemitidos por el juzgado.

* Realizar control mensual alconsumo de paales,generando un proceso deconciliacin entre lasentradas de almacn, losdepachos a farmacia y ladispensacin de sta ultima alos pacientes

Cantidad depaales

entregados conorden mdica o

por tutela/Total dpaales

entregados pofarmacia

10 FILA_55


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.5.1.4Hallazgo

administrativo

Evaluados los indicadores de productividad en consulta externa (Ver anexo 3.2.1),se observa que para quince (15) servicios especializados de salud prestados por el hospital en el 2012, tan solo uno de ellos (Ortopedia) super la meta propuestaen un 2.7%, mientras que las restantes especialidades se encuentran por debajo de la meta fijada con un cumpl imiento promedio de las mismas del 82%, lo querefleja que la entidad contina con el incumpl imiento de las metas propuestas Por otra parte, al realizar un anlisis de la variacin de la productividad del hospital(Ver anexo 3.2.2) entre los aos 2011 y 2012, de once (11) especialidades evaluadas, se puede evidenciar que el 54.16% de sus procedimientos presentan undecrecimiento en su produccin en la vigencia auditada, de los que sobresalenlos servicios de Odontologa tratamiento terminado operatoria y endodoncia- (-100% y -22% respectivamente); terapia respiratoria -urgencias y hospitalizacin- (-49.5% y -45.5% respectivamente); Imgenes diagnosticas - electroencefalograma,Rx especializados y tomografa axial computarizada- (-30.3%, -38% y -27.2% respectivamente). Los dems servicios, en trminos generales presentan uncomportamiento muy similar en las dos vigencias. No obstante dichos resultados, se observa una vez verificadas las metas programadas y ejecutadas segn POAde la Subgerencia Cientfica vigencia 2012, que esta informacin difiere significativamente frente a la reportada por el Hospitalmediante oficio No. 00287 de enero 30 de 2013 (Ver anexo 3.2.3), toda vez quecomparadas las metas programadas y ejecutadas segn informacin presentadaen SIVICOF frente a la suministrada mediante el oficio antes mencionado, en elprimero, las metas en la mayora de los casos se cumplen por encima de 100%

frente al segundo, pero lo ms relevante, es que las metas y ejecucin del primero son superiores por casi el 50% de lo expresado en la informacin reportada, talcomo se refleja en el siguiente cuadro: Lo expuesto anteriormente, contraviene lo establecido en el artculo 2, Objetivos del Sistema de Control Interno, literales b,c, d g y h, de la Ley 87 de 1993, deigual forma, lo establecido en los Planes Operativos Anuales vigencia 2012

Estandarizar los informes deproduccin generados por la

Oficina Asesora dePlaneacin

Total de informede produccin

estandarizados/tal de informes d

produccingenerados por Oficina Asesorde Planeacin


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10 FILA_56


INTEGRAL


Vigencia 2012

2.5.1.5

Hallazgoadministrativo

Evaluados los indicadores de calidad (Ver anexo 3.2.4) se evidencia una mejora en la vigencia 2012 con relacin al 2011. Sin embargo, la tasa de reingreso depacientes hospitalizados aument en un 50%; el numero de nacidos vivos disminuy en un 3.8%; el porcentaje de satisfaccin de usuarios disminuy en un 2.9%, elnmero de muertes mayor a 48 horas aument en un 10%, el porcentaje de ciruga cancelada se increment en un 57.1% y la programacin de cirugas disminuyoen un 2.3%, situacin que nos permite conclu ir que la entidad debe tomar o renovar las medidas preventivas y/o correctivas implementadas, que le permitan lacreacin de mecanismos de medicin y seguimiento para asegurar lamejora en la prestacin de sus servicios y la satisfaccin de sus usuarios. Por otra parte, el nmero de intervenciones quirrgicas (Ver anexos 3.2.5 y 3.2.6)realizadas en la vigencia 2012 fue de 8.609 con un decrecimiento del 0.4% con

respecto a la vigencia 2011, situacin que se viene presentando por la al taocupacin de las salas de ciruga. Para la vigencia 2012 fueron programadas 9.216, de las cuales se realizaron 8.609, teniendo que cancelarse 607, de las cuales el1.48% obedece a causas extra hospitalarias y el 98.5% representado en causas intrahospitalarias (133) y otras causas (455). Entre las principales causasintrahospitalarias obedece el 30.7% por mantenimiento salas, 48.1% por falta de suministros y 14.3% por falta de ciru janos y anestesilogos. Las otras causas estnasociadas a la no disponibilidad permanente de materiales mdicoquirrgicosde alto costo e imgenes diagnsticas (arco en c) y por las dificultades financieras del sector, lo cual ha causado el mayor impacto en este indicador. Lo expuestoanteriormente contraviene lo establecido en el artculo 2, Objetivos del Sistema de Control Interno, literales b, c, d, f, g y h, de la Ley 87 de 1993, deigual forma, lo establecido en los Planes Operativos Anuales vigencia 2011.

Estandarizar el anlisis de losindicadores y documentar las

medidas correctivas que setoman producto del anlisis

Total de accionede mejora

cumplidas/Totade acciones de

mejoraformuladas en lo

planes demejoramiento

10 FILA_57


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.5.1.6Hallazgo

administrativocon incidenciafiscal, penal ydisciplinaria

Como resultado del anlisis practicado a informacin suministrada por elSubgerente Financiero actual del Hospital, en t reinta y dos (32) folios, el cualcontiene soportes de irregularidades en la facturacin y registro clnico deprocedimiento quirrgico realizado al seor RICARDO ANDRS RINCN RUBIO,

con cedula de ciudadana No. 1032400350, se observ que el procedimientopracticado al paciente en mencin fue una Ciruga Baritrica (By Pass Gstrico) ylo cobrado al mismo, segn factura No. 5230926 y su detalle de cargos,corresponde a una Herniorrafa Epigstrica. En tal sentido, el valorcorrespondiente a la Ciruga Baritrica (By Pass Gstrico) para la fecha fue de$21.300.000 y el valor pagado por el usuario fue de $914.996 (HerniorrafaEpigstrica), lo que conlleva a configurar un presunto detrimento al patrimonio encuanta de $20.385.004.Por otra parte, dentro de los documentos aportados por el Subgerente Financiero,se encuentra un registro clnico, denominado Informe Quirrgico Salas deCiruga, donde se registra el cdigo 7107-5 y la descripcin del procedimientoHerniorrafa Epigstrica, registros que no corresponden al procedimiento realmente practicado al paciente en mencin y a su vez, est con un tipo de letra distintocon la que fue diligenciado el formato La causas que dieron origen para que se facturara un procedimiento diferente alpracticado al paciente RINCN RUBIO RICARDO ANDRS por un menor valor, se dio por el hecho de que el usuario era familiar de un funcionario de lainstitucin, lo que permiti al Gerente, al Subgerente Administrativo y al Lder de

Salas de Ciruga del Hospital de la poca, autorizar la realizacin de la misma, para ser facturada como un procedimiento de menor valor, el cual describieron comoHerniorrafa Epigstrica Por lo expuesto en los prrafos anteriores, se configura un hal lazgo administrativo con incidencia fiscal, penal y discipl inaria, al incumplirselo estipulado en losartculos 3 y 6 de la Ley 610 de 2000; Los numerales 2, 7, 21, 24 y 25 del artculo34 del captulo segundo del ttulo IV de la ley 734 del 2002; Artculo 2 y literal e)del artculo 4 de la ley 87 de 1993; Artculos 1, 10, 13, 14 y 16 de la Resolucin1995 de 1999; Artculos 6 y 7, capitulo I, Titulo 3, del Decreto No. 1011 de 2006;Numeral 6.2 y 6.5, del Estndar 6 Historia Clnica y Registros Asistenciales, delanexo tcnico No. 1, de la Resolucin 1043 de abril 3/06 y artculos 286 Falsedadideolgica en documento pblico y 411 Trfico de influencias del servidor pbl ico del Cdigo Penal.

Implementar auditora a lasfacturas y cuentas mdicascon el fin de evitar que se

vuelvan a presentar hechoscomo los mencionados en el

hallazgo

Nmero defacturas y cuent

mdicas quecorrelacionan co

la Historiaclnica/total

facturas y cuentmdicas

auditadas

10 FILA_58


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


Se estableci que la entidad no l lev a cabo la Semana Ambiental para la vigencia 2012 la cual se debe realizar como es t rategia de promocin delcuidado de los recursos naturales, a travs de actividades recreativasy acadmicas, es un espacio para fomentar la cultura ambiental y promover elcuidado y preservacin de los recursos naturales de la ciudad y el planeta, contraviniendo lo establecido en el Acuerdo 197 de 2005 del Concejo de Bogot

Establecimiento de actoadministrativo en donde secree la semana ambiental, la

primera semana de junio decada ao. Establecimiento dela planeacion de la semanaambiental y Solicitud derecursos. Realizacion de lasactividades ludicas de lasemana ambiental yrealizacion del informe deretroalimentacion a nivel delcomit de Calidad y controlde Gestin.

Actoadministrativo

Actividadesludicas realizada

/ Actividadesprogramadas e

la semanaambiental.

10 FILA_59


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012


Algunas de las actas de apertura de buzones no se encuentran diligenciadas ensu totalidad, lo que impide verificar la confiabilidad de la informacin, haciendo caso omiso a la obligacin de hacer dicha tarea; de acuerdo al (formato FO-110-018), infringiendo lo normado en el artculo 2 de la Ley 87 de 1993

Ajustar el procedimiento degestin documental

incluyendo auditorasconcurrentes de calidad

Total deactividades

implementadasla luz del

procedimiento/Tal de actividadeformuladas en e

procedimiento

10 FILA_60


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.7.2 Hallazgoadministrativocon incidenciadisciplinaria

En los A-Z donde reposan los requerimientos de informes de PQR se observ incumplimiento en la respuesta de algunos DPCs, es el caso de los Nos.01755,881548 Q-014, 881635Q-8, puesto que, no se respondieron en su trmino,llegando a darle tramite entre mes y medio despus de radicados los mismos,infringiendo lo normado en el Cdigo contencioso administrativo y el artculo 34 dela Ley 734 de 2003, Titulo II, pargrafo 2, Decreto 1011 de 2006.

Implementar un sistema desemaforizacin en donde seestablezcan alertas para el

cumplimiento en los tiemposde respuesta de las PQR

Nmero de PQincluidos en e

sistema desemaforizacin/T

tal de PQR

10 FILA_61


INTEGRAL MODALIDAD


Vigencia 2012

2.7.3 Hallazgoadministrativocon incidenciadisciplinaria

Dentro de las rdenes de servicio No 615, 2698 de 2010, 3136, 3958, 3161 y 004 de 2011, 821, 002 y 823 de 2012; rdenes de servicios, 1911 y 1174. Se encontrun alto riesgo en la contratacin, cuando al contratar el servicio de transporte terrestre, a los contratistas no se le est exigiendo documentacin tan importante comoes tarjeta de propiedad ni seguro obligatorio, ya que al no exigirse estadocumentacin, no se demuestra la propiedad y se corre el riesgo de contratar un medio de transporte sin los respectivos seguros ni plizas, que amparen elcubrimiento de eventuales accidentes, debiendo el hospital responderpor estos. Igualmente no existe una contratacin objetiva, lo que significa que cualquier ciudadano puede contratar con la entidad este tipo de servicio sin demostrarsu propiedad, ni el lleno de requisitos, incumpliendo lo normado en losartculos 21, 34 y 35 de la Ley 734 de 2002.

* Documentar elprocedimiento de

contratacin (etapaprecontractual, contractual ypostcontractual) en donde seindiquen los requisitos quedeben ser cumplidos paracada tipo de contrato deacuerdo al manual decontratacin vigente.

* Consultar en la pginadispuesta por la Secretarade Movilidad (SIM) el estadodel vehculo a contratar y lascondiciones propias que elmismo refleja

Cantidad derequisitos exigid

en elprocedimiento

cumplidos/ Totade requisitosexigidos en elprocedimiento


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10 FILA_62


INTEGRAL MODALIDAD

REGULAR. PLAN


Vigencia 2012


fiscal y

disciplinaria

Dentro del contrato No 3697 de 2010, el cual tiene como fecha de inicio 30 de diciembre de 2010, cuyo objeto es Servicio de transporte para pacientes deunidad renal; se contrata una camioneta marca Hyundai Starex con capacidad de 12 pasajeros; este contrato tiene una prorroga hasta el 30 de abril de 2011.Estando vigente el anterior contrato, se suscribe uno nuevo con el mismo objeto y utilizando el mismo vehculo, (Camioneta marca Hyundai Starex con capacidad de12 pasajeros, servicio prestado del domicilio de los pacientes de unidad renal al hospital y viceversa y ser de lunes a viernes), correspondiente al No 1495 de 2011,del 14 de febrero de 2001 y hasta el 31 de julio de 2011; es decir por cinco (5) meses; segn registro presupuestal No 1958 por un valor de $25.400.000; con lossiguientes pagos 04-0429 por $5.4000.000; 05-0538 por $5.400.000; 0538 por $5.200.000; 06-0579 por $5.200.000; 07-0655 por $5.200.000; 08-0709 por$4.400.000. De lo anterior, se evidencia un presunto detrimento por $10.400.000, toda vez que estando en vigencia el contrato No 3697 de 2010, se suscribe el 1495

de 2011,por lo tanto, se concluye que en el mismo tiempo de ejecucin de los dos contratos no se puede utilizar la misma camioneta de placa UFV-378,incumpliendo con lo establecido en el artculo 6 de la ley 610 de 2000, y artculos21 y 34 y numeral 15 del articulo 35, de la Ley 734 de 2002. De igual forma, el Manual de Contratacin del hospital.

* Establecer e implementarmecanismos para controlar laejecucin de los contratos deesta forma logrando prevenirel riesgo de contratar objetosiguales en plazos iguales

* Socializar a los supervisores

e interventores de losdiferentes contratos, losprocedimientos propios delcontrol de ejecucin de losmismos.

Cantidad decontratos

controlados atravs de losmecanismos

implementados/

al de contraddosuscritos por la

Institucin

10 FILA_63


INTEGRAL


Vigencia 2012


con incidenciadisciplinaria,fiscal y penal

Se puede concluir que los pagos realizados por las Universidades San Martn,Antonio Nario y la Sabana, y soportados en la evidencia recaudada con cargo a los convenios, estos no corresponden a actividades propias del hospital, como seobserva en los cuadros comparativos, constituyndose en un posible detrimento al patrimonio en cuanta de $174.700.000, teniendo en cuenta que no existen

argumentos que permitan probar que lo pag

Plan de Mejoramiento Contraloria 2013

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