FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA

2014

PLAN DE

ORGANIZACIÓN

PLAN DE NEGOCIOS ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

En el caso que el producto (bien o servicio) sea el mismo, pero se está orientando a nuevos mercado y se está pensando ampliar la planta, cambiar tecnología o tipo de materia prima, cambio de maquinas, incorporación de servicios, se deberá realizar una proceso de rediseño micro-organizacional a nivel de procesos y puestos de trabajo, respetando la constitución y macro-organización de la empresa.

Las ideas y planes de negocios pueden devenir de: ◦ Organizaciones ya constituidas

◦ Organizaciones por crearse

En el primer caso, según la naturaleza de la idea, de ser novedosa y diferente de la línea de productos que se produce, el diseño organizacional podría constituir la creación de una Unida de Negocios, especifica, muy parecido a la creación de una nueva empresa con algunas ventajas como que el negocio está en marcha y se han cumplido requisitos legales de constitución, tributarios, AFPs, Ministerio de trabajo, licencias y permisos correspondientes.

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Y LEGAL

En el caso de ser un negocio nuevo,

se debe realizar un triple proceso:

- Constitución jurídico legal

administrativa

- Diseño de gestión empresarial

- Diseño macro –organizacional

(estructura) y micro-

organizacional (procesos y

puestos)

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Y LEGAL Constitución jurídico legal administrativa

Personería Jurídica

◦ En el caso de las empresas publicas, éstas se crean mediante norma legal, aprobada por el Concejo Municipal.

◦ Se define su autonomía administrativa, legal y técnica (autarquía)

◦ Patrimonio propio

◦ Capacidad de suscribir contratos, comprar y vender

◦ Contratar personal

El gobierno municipal además debería aprobar una norma de empresas municipales que facilite procesos administrativos como que el presupuesto es indicativo de sus operaciones, determinación de costos y fijación de precios competitivos, sistemas de compras normadas pero al margen de los procedimientos de la gestión pública, administración de personal conforme ley general del trabajo, etc.

Así también debería aprobar una ley de contratación municipal, por la cual defina una relación comercial fluida del Gobierno municipal con las empresas municipales.

ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA Y

LEGAL

Organización

Empresarial

◦ Nombre de la empresa

Es la imagen de la empresa

Debe contener ciertas características: Descriptivo, original, atractivo, claro, simple, significativo

◦ Tipo de organización: empresa, unidad (desconcentrada, descentralizada), servicio, proyecto.

◦ Tipo empresa: comercial, servicios, industrial

◦ Tamaño de la empresa

DISEÑO DE GESTIÓN EMPRESARIAL

MISIÓN

Definición: LA RAZÓN DE SER de la empresa.

Características que le permiten TRASCENDER a la empresa.

– Orientación al cliente

– Alta calidad en sus productos y/o servicios

– Mejoramiento contínuo

– Tecnología de punta

– Ventajas y/o distingos competitivos

MISIÓN

Debe reunir ciertos requisitos que le

den validez y funcionalidad.

◦ – Amplia. – Motivadora. – Congruente.

Debe contestar a 3 preguntas

básicas.

◦ – ¿Qué? – ¿Quién? – ¿Cómo?

Debe estar en constante revisión para

ver si es congruente con el

funcionamiento de la empresa.

VISIÓN

“el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve

de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas

de crecimiento junto a las de competitividad”.

La Visión es la imagen objetivo de la empresa, es una

declaración de aspiración de la empresa a mediano o largo

plazo. La Visión empresarial expresa cómo ve que se

desarrolla, crece y en que se convierte.

Su propósito es ser el motor y la guía de la organización

para poder alcanzar el estado deseado.

Preguntas frecuentes para elaborar la Visión:

¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio?

¿Cómo seremos en el futuro?

¿Qué haremos en el futuro?

¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro?

OBJETIVOS EMPRESARIALES

OBJETIVOS DE GESTIÓN

OBJETIVOS

VENTAJA COMPETITIVA

Ventajas competitiva son peculiaridades que posee el producto y/o servicio, que lo hace especial, garantizando su aceptación en el mercado, como por ejemplo:

– Nuevas especies florales

– Mejor calidad de productos

- Localización y acceso privilegiado

- Conocimiento y experiencia única y relevante

– Volúmenes elevados, costos bajos, entrega inmediata

VENTAJA COMPETITIVA

Distingos competitivos son aspectos que forman parte de la estrategia de la empresa, que le dan imagen a la misma y que inclinarían, en un momento dado, las preferencias del consumidor por los productos y/o servicios de la empresa que los representa, como por ejemplo:

– Servicio post-venta

– Sistema de distribución

– Garantía

- Flexibilidad operativa

ESTRATEGIA EMPRESARIAL

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

PRINCIPIOS Y

VALORES

EMPRESARIALES

Satisfacción del usuario

Evitar la

duplicación y dispersión de

funciones

Determinar el ámbito de

competencia y autoridad

Optimizar la comunicación y

coordinación

Simplificar y dinamizar su

funcionamiento

DISEÑO ORGANIZACIONAL

OPTIMIZAR LA

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

PRINCIPIOS

ESTRUCTURACION

TECNICA

FLEXIBILIDAD

FORMALIZACION

SERVICIO A LOS

USUARIOS

A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓN PROCESO

ANÁLISIS

RETROSPECTIVO

ANÁLISIS

PROSPECTIVO

RESULTADOS RECOMENDACIONES

DISEÑO DE

PROCESOS

CONFORMACIÓN DE

ÁREAS Y UNIDADES

ESTAB. CANALES DE

COM. Y COORD. INT

ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION

INTERINSTITUCIONAL.

MANUALES

PLAN DE

IMPLANTACION

EJECUCIÓN DEL

PLAN

SEGUIMIENTO

ESTRUCTURA

IMPLANTADA

DISEÑO ORGANIZACIONAL

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ANÁLISIS

Marco de referencia:

•Disposiciones legales vigentes

de organización.

•Plan Estratégico Institucional

•POA

Analizar si la estructura

organizacional ha sido eficiente y

eficaz para el logro de los

objetivos institucionales.

Análisis prospectivo para ajustar o no la

estructura organizacional para lograr los

objetivos de plan de negocios

Se evaluará fundamentalmente:

La calidad de

servicios y/o

bienes.

La efectividad de

los procesos

Rapidez de respuesta de la

estructura organizacional

frente a cambios internos y

externos.

RESULTADOS

Adecuar,

fusionar,

suprimir

y/o crear

áreas y

unidades

Reubicar

las

diferentes

unidades

en la

estructura

Redefinir

canales y

medios de

comunicació

n interna

Rediseñar

procesos.

Redefinir instancias

de coordinación

interna y de relación

interinstitucional

Otros

específicos de

organización

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

¿Problema?

SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

•Investigación

Documental

•Investigación

de Campo

•Doc. legales de creación

•Manual de Org. y Funciones

•Manual de Procesos

•Inf. de Auditoría

•Diagnóstico y planes de Impl.

•Otros

Entrevista al Personal-Usuarios

Encuesta al Personal-Usuarios

Observación Directa

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

ANÁLISIS DE DATOS

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

Registro de hechos en la Entidad: - Área - Unidad Organizacional - Proceso que se estudia

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

•La calidad de servicios y los bienes

proporcionados a los usuarios.

•La efectividad de los procesos

•La rapidez de respuesta de la estructura Org.

frente a los cambios internos y externos

DISEÑO ORGANIZACIONAL

ETAPAS

Identificación:

-Usuarios y necesidades de

servicio.

-Servicios y/o bienes

PROCESO DEL DISEÑO

ORGANIZACIONAL

Diseño de procesos para la

producción de servicios y/o

bienes, sus resultados e

indicadores.

Identificación y

conformación de áreas y

unidades organizacionales.

Determinación del tipo y

grado de autoridad de las

unidades.

Definición:

• De canales y medios

de comunicación.

•De las instancias de

coordinación interna

•De los tipos e

instancias de relación

interinstitucional

Elaboración del Manual de

Organización y Funciones

y el Manual de Procesos

DISEÑO ORGANIZACIONAL

PROCESO DEL DISEÑO

ORGANIZACIONAL

FORMALIZACI

ÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Y FUNCIONES

•Disposiciones legales

•Objetivos

institucionales

•Organigrama

Unidades de Nivel Jerárquico Superior

• Objetivos

• Nivel jerárquico y relaciones de dependencia.

• Funciones

• Relaciones de coordinación interna y externa

Otras unidades

• Relación de dependencia

•Funciones

MANUAL DE PROCESOS

incluirá

• Denominación y

objetivo del proceso.

• Normas de operación

• Descripción del

proceso y sus

procedimientos.

• Diagramas de flujo

• Formularios y otras

formas utilizadas

DIRECTORIO

DIRECCIÓN

EJECUTIVA

DIRECCIÓN DIRECCIÓN

UNIDAD UNIDAD

a)

b)

c)

NIVELES JERÁRQUICOS

NIVEL

DIRECTIVO

NIVEL

EJECUTIVO

NIVEL

OPERATIVO

CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

INTERNA

CRUZADA

CANALES Y MEDIOS DE

COMUNICACIÓN INTERNA

Para definir los canales y medios de comunicación se

debe considerar:

La cadena de mando.

El tipo de información que se transmitirá

regularmente

La frecuencia y fluidez de la información

El alcance y cobertura del medio de

comunicación.

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E

INTERINSTITUCIONALES

INTERNA: •CONSEJO

•COMITÉ

•COMISIONES

INTERINSTITUCIONAL

•TUICIÓN

•RELACIÓN FUNCIONAL

•COMPLEMENTACIÓN

SERVICIO AL USUARIO

RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA

CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.

PRESTADOS

FACILITAR LA ORIENTACIÓN

AL PÚBLICO.

CANALIZACIÓN DE

SUGERENCIAS,

RECLAMOS Y DENUNCIAS

FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO

ORGANIZACIONAL

a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Y FUNCIONES.

• Disposición legal

• Objetivos.

• Organigramas.

- PARA LAS UNIDADES DE NIVEL

JERÁRQUICO SUPERIOR

• Objetivos.

• Nivel jerárquico y rel.de

depend.

• Funciones.

• Relaciones de coordinación.

- PARA OTRAS UNIDADES

• Relación de dependencia.

• Funciones.

b). MANUAL DE PROCESOS.

• Denominación y objetivo

del proceso.

• Normas de operación.

• Descripción del proceso

y sus procedimientos.

• Diagramas de flujo.

• Formularios y otras

formas utilizadas.

DIRECTORIO

EMAVERDE

GERENTE GENERAL

ASESORIA LEGAL

UNIDAD AUDITORIA

INTERNA

UNIDAD DE RECURSOS

HUMANOS

UNIDAD DE

PLANIFICACIÓN

GERENTE ADMINISTRATIVO

FINANCIEROGERENTE DE OPERACIONES

UNIDAD DE PARQUESUNIDAD ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

BIENESTAR

SOCIAL

UNIDAD DE CONSTRUCCIONUNIDAD DE VIVEROS Y

FORESTACIONUNIDAD DE MANTENIMIENTO

CONTABILIDAD

COMPRAS

ENC. IMPUESTOS

COMPRAS SICOES

ACTIVO FIJO

TALLER DE

METALMECANICA

&FCA. MALLA

OLIMPICA

TALLER DE

CARPINTERIA

PREFABRICADOS

DE HORMIGON

TALLER DE

FIBRA DE

VIDRIO

TALLER DE

MANTENIMIENTO

DE EQUIPO

TALLER DE

ELECTRICIDAD

TECNICOS TECNICOS

RIEGO Y

PLOMERÍA

PODA & TALA

TECNICOS

TESORERIA

PRESUPUESTOS

VÍVERO

ARANJUEZ

SECRETARIA SECRETARIA

ASISTENTE

PARQUES

Parque

Laikacota

Parque

Cotacota

Parque

Bartolina Sisa

Parque

Mallasa

Jardín

Botánico

Jardín

Japonés

Parque

Del Encuentro

ALMACENES AUX DE

ALMACENES

COTIZADOR

SERENO

JARDINEROS

REGADORAS

SEGADORES

SETEADORES

SECRETARIA

VÍVERO

SOPOCACHIVIVERISTAS

SISTEMAS

SECRETARIA

CHOFER

Gerencia

organigrama_gamlp.pdf

DIAGRAMAS DE PROCESOS OPERATIVOS

DIAGRAMAS DE PROCESO ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCESOS