Plan de Sistema Orgánico - cuperu.com SENASA III/Senasa1... · CU.OSP.SCI.2008-1 Página 3 de 21...

CU.OSP.SCI.2008-1 Página 1 de 21

Plan de Sistema Orgánico (OSP) Sistema de Control Interno (SCI)

Nombre del Titular: COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES – APROECO

Número del Titular: CU 812016

Número de Unidad(es) aplicable(s): D01

Nombre(s) de la(s) Unidad(es): D01: COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES-APROECO

Localidad: D01: CARRETERA BAÑOS TERMALES Km. 2 - MOYOBAMBA-MOYOBAMBA –

SAN MARTIN.

Fecha Inicial de preparación de OSP

Firma del Titular

Solo para ser llenado por Control Union:

Fecha de Recepción Fecha y Resultados de Assessments

Fecha: Firma:

Fecha: Resultados: Suficiente / Insuficiente Nombre del Inspector: Firma:

Comentarios del Certificador:


DATOS DEL TITULAR

Nombre Cooperativa de Servicios Multiple - APROECO

Dirección Carretera Baños Termales km 2 – Moyobamba – San MARTÍN

Nº del Titular 812016

Fecha de inicio de elaboración de OSP

Marzo 2013

Fecha de actualización de OSP

Noviembre 2013

DATOS DE LA UNIDAD DE PRODUCCIÓN

Número y Nombre de Unidad

812016F-01, San Martin 812016F-02, Amazonas 812016F-03, Cajamarca

Dirección o zona de producción

F-01: San Martin, Provincia de Lamas, Moyobamba, Comunidades de Carrizal, Jepelacio, Nuevo Cutervo, Nuevo Jorge Chávez, Nuevo Lambayeque, Nazaret, Nuevo Milagro, Buena Vista, Ganimedes, Marona, Pinshapampa, san Juan de Pacayzapa, Playa Azul, Alfarillo, san Mateo, san Andrés, la Victoria, El Limón, San Roque, Potrerillo, Campo Alegre; departamento de san Martín. F-02: Amazonas, Provincia de Bongará, comunidad de Pedro Ruiz, departamento de Amazonas. F-03: Cajamarca, Provincia de Jaén Comunidades de Tambillo y Huaranguillo, departamento de Cajamarca.

Teléfono, Fax, E-mail si es aplicable

(051)-042-561081,(051-964483563), *148466, (051-979105964), #979105964, [email protected]

1ra persona de contacto

Sr. José Olmedo Perez Rodas Sr. Clemente Oblitas Cadenillas

2da persona de contacto

Yerson Joel Carrero Oblitas Jenner Joselito Perez Rodas

Cultivos o productos a certificar

Café verde, Café pergamino, café tostado molido.

Si ha estado certificado con otra agencia certificadora, contestar lo siguiente:

Organismo de Certificación (OC) anterior: N.A.

Número de Cliente asignado por la OC anterior: N.A.

Fecha de inicio y final de la certificación con el OC mencionado: N.A.

Año de primera certificación orgánica: N.A.

Marcar los programas certificados

EU CEE

USDA/NOP

JAS IFOAM

mailto:[email protected]


1. Antecedentes

“La inspección de grupos de pequeños agricultores que están formados de

diez a cientos de agricultures plantea un desafío severo para el organismo de

inspección y su inspector. El empleo de un Sistema de Control Interno (SCI) le

dará un procedimiento práctico que mantiene el costo de inspección en un

nivel aceptable” (CU Inspection Regulation Anexo F).

a. Descripción general del proyecto y del Sistema de Control Interno (estatus legal, organigrama, responsabilidades). APROECO es una organización de pequeños productores dedicados al cultivo de café, inicia sus actividades en el año 2001 en el marco de una alianza estratégica de apoyo mutuo con Pronatur, dicha alianza finaliza el 28 de noviembre de 2008. Es a partir de esta fecha en que Aproeco lidera de manera independiente el proceso productivo y comercial de sus asociados que actualmente se encuentran comprometidos y trabajando arduamente en la búsqueda de su consolidación como una organización líder en el ámbito del Alto Mayo. El sistema interno de control está liderado por un profesional, con amplio conocimiento en procesos de certificación de productos, además de ello cuenta con 03 extensionistas de campo quienes se encargan de brindar el asesoramiento técnico necesario en campo y se capacitó a 5 socios para cumplir la labor de inspectores internos y se optó por cambiar de ámbito de trabajo a cada uno de ellos a tal punto que no exista conflicto de intereses en el proceso de inspección interna. Además del responsable del SIC, Aproeco ha establecido dentro de su estructura orgánica el área de Comité Interno de Certificación – CIC, dicho comité tiene como responsabilidad de llevar a cabo los procesos de certificación y trazabilidad. Lo conforman 3 miembros: presidente, secretario y vocal, la presidencia del CIC está a cargo del responsable del SIC y fue elegido por el consejo directivo en pleno. Aproeco es una organización constituida legalmente e inscrita en los Registros Públicos de la ciudad de Moyobamba, de acuerdo a los estatutos la máxima autoridad lo conforma la Asamblea General, el Comité Electoral como responsable del proceso elección de sus miembros que tiene carácter temporal, como órgano de fiscalización está el Consejo de Fiscalización el cual está compuesto por 4 miembros, como órgano de dirección está el Consejo Directivo y como órgano de ejecución y gestión está la Gerencia General que a su vez cuenta órganos de línea que son las áreas: Comité Interno de Certificación – CIC, área técnica, comercialización y relaciones socio ambientales y cada una de éstas áreas cuentan a su vez con sub-áreas.

AAPPRROOEECCOO AASSOOCCIIAACCIIÓÓNN DDEE PPRROODDUUCCTTOORREESS SSOOSSTTEENNIIBBLLEESS


RREEGGLLAAMMEENNTTOO IINNTTEERRNNOO DDEE

PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN OORRGGÁÁNNIICCAA -- SSOOSSTTEENNIIBBLLEE

YY CCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE CCAAFFÉÉSS

EESSPPEECCIIAALLEESS

MMOOYYOOBBAAMMBBAA AABBRRIILL 22001100

RREEGGLLAAMMEENNTTOO PPAARRAA EELL CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO DDEE PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN OORRGGÁÁNNIICCAA --

SSOOSSTTEENNIIBBLLEE YY CCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE CCAAFFÉÉSS EESSPPEECCIIAALLEESS

I. INTRODUCCIÓN

El presente Reglamento para el Control Interno de Producción Orgánica Sostenible y comercialización del cafés especiales, fue aprobado por el Consejo Directivo y el Comité Interno de Certificación de la Asociación de Productores Ecológicos-APROECO con fecha 09 de Abril de 2010.

LA aplicación del presente reglamento alcanza a todos los socios de la asociación en sus tres regiones (San Martín, Amazonas y Cajamarca) y ALPES, por lo que su aplicación en obligatoria a nivel de asociados.

El presente reglamento estará sujeto a revisión, cambio o modificación a pedido expreso del Consejo Directivo y del CIC y de acuerdo al desarrollo de las normas internacionales de producción orgánica y sostenible, a las cuales reconocen como inspiradoras de su actividad productiva, de manera especial a las normas de USDA NOP, RE 834/2007 Y 889/2008, las normas de Café Responsable de Utz Kapeh y las de Comercio Justo de FLO. También declara que reconoce y respeta las normas, leyes y reglamentos del estado peruano, en lo que sea aplicable a esta realidad concreta.

Las disposiciones de este reglamento son obligatorias para todos los productores que están participando en el programa.

II. DE LAS NORMAS Y REGLAMENTOS

1. La familia productora debe conocer las normas de certificación internacional de

producción orgánica, firmar y cumplir con el Contrato de compromiso de producción orgánica al ingresar a la asociación y al programa, las normas de producción orgánica y sostenible, reglamento interno de la asociación, reglamento para el control interno de producción orgánica sostenible y comercialización de cafés especiales.

2. Las modificaciones y actualizaciones de las normas de certificación orgánica según la entidad certificadora se harán de conocimiento a los productores.

3. El incumplimiento de las normas de certificación internacional de producción


orgánica, contrato de compromiso de producción orgánica, reglamento interno de la asociación, reglamento para el control interno de producción orgánica sostenible y comercialización de cafés especiales, plan de producción orgánica – sostenible; por parte de los productores dará lugar a las sanciones correspondientes.

III. DEBERES Y OBLIGACIONES DE LA ASOCIACIÓN

Capacitar e informar a los socios en aspectos relacionados con la agricultura orgánica, normas de producción orgánica y sostenible, reglamento interno de la asociación, reglamento para el control interno de producción orgánica sostenible y comercialización de cafés especiales.

Implementar un sistema de control interno.

Establecer criterios de calidad para la producción orgánica.

Mantener consolidada la asociación.

Hacer cumplir las sanciones emitidas por el CIC, así como por la Certificadora.

IV. DEBERES Y OBLIGACIONES DE LOS SOCIOS

Conocer y cumplir las normas de certificación internacional de producción orgánica, normas de producción orgánica y sostenible, reglamento interno de la asociación, reglamento para el control interno de producción orgánica sostenible y comercialización de cafés especiales.

Elaborar en forma conjunta con el personal técnico el Plan de trabajo Anual y cumplirlo de acuerdo al cronograma establecido.

No almacenar, ni aplicar en su finca insumos químicos o sustancias prohibidas por los estándares de producción orgánica correspondientes a los programas de certificación solicitados.

Asistir a los eventos de capacitación promovidos por la asociación e instituciones vinculadas a ella.

Estar presente durante las inspecciones internas y externas, permitiendo el acceso a los inspectores, a todas las áreas de cultivo; desde las actividades de producción (Mantener registros), materiales y equipos de cosecha y post cosecha (despulpadoras), beneficio húmedo (Cajones de fermentado y lavado), área de secado y almacén, transporte. Y otros principios que constituyen las normas de producción orgánica y sostenible.

Respetar las cláusulas del contrato de compromiso de producción orgánica.

Aceptar las sanciones emitidas por el CIC; así como por la entidad de certificación orgánica.

V. ADMISIÓN DE NUEVOS PRODUCTORES

1. Los requisitos para ingresar a la asociación y programa de café orgánico son:

a. Solicitud dirigida al presidente del APROECO, indicando su deseo de

participar en calidad de asociado de la organización y sometiéndose a lo estipulado en el presente estatuto.


b. Copia del acta de aprobación de incorporación en calidad de nuevo socio del ALPE correspondiente.

c. Ser propietario o posesionario de un predio agrícola, dedicado al cultivo de café.

d. No pertenecer a otra asociación con actividades afines a la organización. e. Aplicar los criterios técnicos en sistemas de producción y

comercialización, aprobados por la asociación. f. Integrase y participar activamente en las ALPES de cada una de las

comunidades. g. Aplicar las normas y principios aprobados por la asociación sobre

protección del medio ambiente, responsabilidad social, equidad de género, conservación de los recursos naturales, basados en los criterios de las normas de certificación orgánica y sostenible.

h. Recibir inspección interna.

2. El CIC es la entidad que procesa y encamina la solicitud, ordena la primera auditoria, denominada de línea base y recomienda al Consejo Directivo la aceptación o rechazo de la solicitud. El Consejo Directivo es el órgano encargado de evaluar las recomendaciones del CIC y someter a la asamblea general la admisión de nuevos asociados.

3. Cada nuevo asociado es capacitado de manera individual o grupal en forma inmediata y obligatoria, al igual que viene ocurriendo con los antiguos asociados, en los conceptos y prácticas de la agricultura orgánica y sostenible. Una copia de este Reglamento le serán entregadas al nuevo asociado para su fiel observación y cumplimiento.

VI. PRINCIPIOS DE PRODUCCIÓN ORGÁNICA

1. Plan de Producción y Manejo Orgánico:

Se debe desarrollar un plan de producción orgánico y manejo para la plantación de café y los medios necesarios para el cumplimiento de las normas de certificación orgánica.

2. Mejoramiento y Prácticas de Conservación de Suelos:

Rozar, pero no tumbar y quemar al momento de la instalación de nuevas áreas de café.

Establecer cafetales a curvas a nivel.

Eliminación selectiva de maleza, realizar deshierbo con machete.

Establecer barreras vivas o muertas, zanjas de desviación, terrazas individuales.

Establecer vegetación de cobertura y cultivos de cobertura.

Otros medios adaptados a condiciones regionales o locales.

3. Fertilidad del suelo y los nutrientes:

Asociar al café y otros cultivos con especies leguminosas como la guaba, erytrhina, fréjol de palo, maní.

Mejorar y mantener la fertilidad del suelo mediante la incorporación de abonos verdes y aplicación de compost.

Aplicación de abonos orgánicos al momento de la siembra de café y de


otros cultivos. Solo se permiten los abonos permitidos por los estándares de certificación orgánica.

Manejar adecuadamente la sombra temporal y permanente del cafetal.

Uso de recursos de la finca, tales como material compostado proveniente de la pulpa de café, abono animal, cenizas de madera sin tratar y residuos vegetales.

4. Uso de semillas, plantones y material de plantación:

Uso de especies, variedades o semillas adaptados localmente.

Semilla y material de reproducción de origen ecológico.

5. Manejo integrado de plagas y enfermedades:

Regular la sombra del cafetal para proporcionar mayor ventilación interna y aprovechar eficientemente la energía solar en la fotosíntesis por los cafetos.

Realizar oportunamente el deshierbo y el abonamiento orgánico.

Realizar podas sanitarias eliminando ramas y hojas enfermas.

Eliminar plantas enfermas quemándolas fuera del lote y agregando cal o ceniza en el sitio.

Realizar una correcta cosecha para no causar heridas y dañar las plantas de café y hacer la raspa al final de la cosecha para prevenir el aumento de la broca.

Aplicar extractos de plantas plaguicidas permitidas por las normas de certificación orgánica para prevenir el ataque de plagas y enfermedades.

Poda selectiva, pero sólo como parte de la rehabilitación del cafetal.

Prácticas de manejo ecológico de problemas fitosanitarios. Solo se permiten productos fitosanitarios permitidos por los estándares de certificación orgánica.

Uso de selección de variedades.

Control biológico (hongos entomopatógenos, avispas parasíticas y otros predadores naturales).

Uso de cualquier otra práctica cultural adoptada localmente o regionalmente que no incluya el uso de materiales sintéticos prohibidos u organismos modificados genéticamente.

Sólo se permiten herramientas manuales para la eliminación y control de cualquier desarrollo epifítico o parasítico encontrado en cafetos.

Usar un sustrato enriquecido con abono orgánico, desinfectado con agua hirviendo o mediante la solarización, para obtener plantas sanas y vigorosas.

6. Cosecha y Post - cosecha:

Los beneficios húmedos, despulpadora y otras herramientas utilizados deben mantenerse bajo condiciones sanitarias e higiénicas adecuadas.

Cosechar selectivamente los frutos maduros de café.

El despulpado se debe llevar a cabo, el mismo día de la cosecha.

La fermentación debe ser natural y en el tiempo óptimo de fermentación


y lavar con agua limpia, utilizando recipientes adecuados para este propósito.

Construir un tanque de cemento o madera para la fermentación y el lavado del café.

Se prohíbe la fermentación en bolsas plásticas, sacos de polipropileno o cubetas de madera tratada.

El café pergamino no debe ser lavado en fuentes de agua; para evitar la contaminación de las mismas y el producto.

Evitar que la pulpa de café, las aguas mieles y las aguas servidas contaminen las quebradas y ríos, estos deben ser tratados antes de ser desviados hacia quebradas y ríos, construyendo pozos mieles para filtrar el agua de desecho para eliminar residuos.

La cantidad de agua usada para el beneficio húmedo del café deberá reducirse a lo más mínimo posible para que el beneficio húmedo no sea una fuente de contaminación a su alrededor.

Los subproductos tales como la cáscara de café, las aguas mieles y la basura domestica deben ser reciclados y utilizados en la elaboración de compost.

Las áreas de secado se deben mantener limpias de cualquier fuente potencial de contaminación, tales como humanos, aves, perros, gatos, etc.

Construir tendales de cemento, entablados de madera u otro material de la zona, secadores solares para el secado de café pergamino.

El almacenamiento del café pergamino debe ser llevado a cabo en una instalación dedicada que preserve la integridad orgánica en un lugar limpio, con suficiente ventilación y alejado de cualquier sustancia contaminante, sobre tarimas o parihuelas de madera y separado de la pared.

Los productos deberán transportarse en empaques debidamente sellados, que no permitan la mezcla del producto.

El empaque debe ir claramente identificado con la leyenda “orgánico”.

Únicamente el productor que se encuentra en la lista de productores certificados podrá ofertar su café como orgánico.

Llevar registros de la producción, la venta del café y compra de insumos agrícolas.

7. Uso de Zonas de Amortiguamiento:

Se deben establecer zonas de amortiguamiento en aquellas áreas donde se necesite reducir el impacto o contaminación potencial de áreas adjuntas.

En los casos donde una finca adjunta esté produciendo cultivos con insumos químicos, o exista otra posibilidad de contaminación, deben existir barreras físicas adecuadas (siembra de plantones de árboles y/o arbustos teniendo en cuenta formar tres estratos: dosel superior, medio y inferior para mayor protección del cultivo; pasto, u otras plantas) con una distancia mínima de 8 metros entre los cultivos orgánicos y los cultivos producidos con insumos químicos; al no haber la posibilidad de siembra de plantas, la cosecha de lo plantado en las zonas de amortiguamiento y


la disposición del cultivo de esta zona, debe realizarse y documentarse separadamente del cultivo certificado como orgánico.

En casos donde una finca haya sido contaminado con semillas modificadas genéticamente debido a las acciones de fincas vecinas, o debido a la invasión de polen de cultivos modificados genéticamente, el tiempo de conversión de dicho campo para retomar un estado de producción orgánica certificada, podría estar ligado a la cantidad de tiempo en que se ha sabido y documentado que dicha semilla en específico es viable, más un año.

8. Conservación de Los Recursos Naturales y Biodiversidad:

Se debe desarrollar un plan de manejo de la sombra, que considere las condiciones ecológicas, el sistema de producción y la sostenibilidad, a objeto de mantener condiciones ecológicas optimas y estimular la biodiversidad.

Establecer diversidad en especies de árboles cuando las condiciones de clima y suelo lo permitan.

El sistema de manejo debe intentar establecer y mantener condiciones tanto para la producción de cultivos orgánicos como para el hábitat de los animales silvestres.

Mantener la vegetación nativa, arbustiva y arbórea, en las zonas de amortiguamiento de la finca para proteger vertientes, quebradas y ríos.

No quemar los residuos de las cosechas y rastrojos, ni contaminar las fuentes hídricas.

Se prohíbe la caza y pesca.

9. Manejo Integrado de Desechos:

Separar plásticos, vidrios y latas de la basura orgánica y depositarlos en los microrrellenos.

Educar a los miembros de la familia al uso de letrinas evitando las deposiciones al aire libre.

Utilizar los recipientes para basuras de manera separada y clasificada.

No quemar los desechos, menos si son orgánicos.

Instalar dos depósitos separados para los desechos (Orgánicos e Inorgánicos) para evitar la dispersión en áreas de cultivos e infraestructura de la comunidad.

10. Trato Justo y Condiciones Dignas:

Proporcionar servicios básicos a los trabajadores como: agua, baños y duchas bajo condiciones de seguridad laboral y salubridad.

Respetar las normas internacionales sobre contratación de menores, sobre todo menores de 18 años y mayores de 15 años. Llevar un registro y tener autorización escrita de su padre o tutor.

11. Seguridad Ocupacional y Social:


Las viviendas, habitaciones e instalaciones de beneficio húmedo deberán tener las mínimas condiciones de seguridad para los obreros: - Buen estado de las paredes. - Orden y limpieza. - Que no exista almacenamiento de productos que obstruya las salidas

y flujo de circulación humana.

No se deben almacenar productos no permitidos en la finca.

El transporte, almacenamiento y aplicación de sustancias permitidas deben realizarlas en condiciones seguras, de limpieza y separación física. - En el transporte las sustancias permitidas debe estar bien

empaquetados, seguros y aislados de bultos que contengan alimentos y en condiciones de seguridad que evite derrames.

- El almacén de sustancias permitidas debe estar en un lugar independiente, aislado de los demás insumos y debidamente etiquetados. El almacén debe estar alejado de la vivienda, beneficio y de los lugares de trabajo.

Cada familia debe contar con botiquín de primeros auxilios.

Todas las cocinas en el área rural deben tener construidas o instaladas chimeneas de salida de humo al exterior y otros sistemas que eviten la propagación de las enfermedades pulmonares y derivadas de la absorción pasiva de humo doméstico y la contaminación del café pergamino.

12. Vida Comunitaria:

Colaborar con el desarrollo de la comunidad y la asociación.

Participar activamente en las faenas comunales que se programen.

Respetar las costumbres, creencias y fe religiosa de cada asociado y de cada trabajador.

Mantener el respeto entre asociados, comuneros, personal técnico y promotores.

Apoyar las gestiones comunitarias que se hagan a favor de la asociación y de la comunidad en general, contribuyendo a la mejor gestión de salud, educación y de servicios básicos indispensables.

Asistir puntualmente a las reuniones de capacitación, faenas comunitarias, y de coordinación que se programen.

Contribuir a la protección y conservación de los recursos naturales de la comunidad.

Practicar la equidad de género.

VII. AUDITORIA INTERNA

1. Se realiza de manera obligatoria antes de la auditoria externa; a cada una de las parcelas de los asociados, se registra en una ficha elaborada específicamente para este fin. La auditoria interna se realiza a todos los asociados incluidos los que estuvieren sancionados de manera temporal; prestando todas las facilidades del caso. Excepcionalmente se harán


auditorias sorpresivas a aquellos productores que hayan quedado condicionados a cumplir ciertas no conformidades en plazos menores.

2. La responsabilidad del CIC está a cargo de sus miembros, es el presidente el encargado de direccionar las reuniones de este comité.

3. La auditoria interna lo realizará un inspector(a) calificado(a), quién llenará una ficha o formulario de inspección interna por cada parcela.

4. Al finalizar la inspección interna el inspector(a) informará al CIC de los productores que estén incumpliendo su plan de trabajo y/o las normas de producción orgánica sostenible.

VIII. DE LAS FALTAS Y SANCIONES A LOS ASOCIADOS

1. Faltas

Constituyen faltas en el desarrollo del programa de café orgánico sostenible, aquellas en las que los productores realicen actos que impliquen omisión de sus compromisos y obligaciones o que atenten contra las normas de la producción orgánica. Falta leve.

- No cooperar con los técnicos, y promotores en el desarrollo del programa.

- No declarar la totalidad de la producción orgánica. - No mantener registros de las parcelas. - No facilitar un buen desarrollo de la inspección interna.

Falta grave.

- El incumplimiento injustificado de las Normas de Producción Orgánica – Sostenible y la reiterada resistencia al cumplimiento de las indicaciones de los técnicos relacionadas con el cultivo de café.

- El incumplimiento del Plan de Producción orgánica – sostenible. - Poner en peligro el ecosistema, ya sea por realizar quemas, caza de

animales, talas indiscriminadas, etc. - La aplicación o utilización de productos prohibidos dentro de la finca

o parcela. - El almacenamiento de productos químicos y la utilización de

empaques vacíos de estos productos en la finca o parcela. - Presencia de empaques vacíos de químicos en la finca o parcela. - No manejar adecuadamente los desechos orgánicos e inorgánicos. - Utilizar semillas que hayan sido manipuladas genéticamente. - La entrega de normas, procedimientos, información u otros

documentos a terceros y/o productores que no están dentro del programa o pertenezcan a otra institución del mismo giro.

- La disminución o incremento injustificado en el rendimiento, volumen y calidad del café.

- La compra de café a terceros y hacerlo pasar como producto orgánico.

- No asistir a los eventos de capacitación sin causa justificada.


- No permitir ser inspeccionado, durante la inspección interna y externa.

- Contratar los servicios de personas para trabajos pesados que ponga en riesgos la salud.

- Contratar a menores de edad para trabajos en la finca y que estos descuiden su educación.

- No dotar de vivienda digna y servicios básicos a los trabajadores permanentes en la finca.

- No cumplir con sus contratos laborales con sus trabajadores. 2. Sanciones

Cuando un asociado no cumplen con alguna(s) de la norma(s) establecidas en el presente Reglamento se hará merecedor a una sanción. Las sanciones pueden ser temporales o definitivas.

Temporales: Cuando la falta cometida no implica gravedad y es en primera instancia. Pueden ser:

a) Condicionamiento por dos, tres, seis meses, b) Separación o inhabilitación por un año.

Definitivas: Cuando la falta cometida es grave y reiterativa.

Sanciones y su Aplicación.

o A los productores que cometen falta de carácter leve se les hará un llamado de atención por escrito, indicándoles que la reincidencia conllevará a una suspensión de seis meses.

o Cada productor tendrá un record de faltas las mismas que serán acumulativas hasta un número de cinco, cumplido este record se le sancionará al productor con no comprarle su café durante la cosecha; de reincidir nuevamente en faltas será separado del programa, dando cuenta a la entidad certificadora.

o A los productores que cometan falta grave se les sancionará de inmediato y deberán iniciar nuevamente un periodo de transición de 01 año para seguir en el programa de café orgánico - sostenible.

o Si el productor sancionado cumple con lo dispuesto en el numeral 25 y comete nuevamente falta grave será separado definitivamente del programa; solicitando a la entidad certificadora no ser considerado como productor orgánico en ninguna otra institución.

o A los productores se le debe informar por escrito los motivos y el tipo de sanción a aplicarse. El CIC es el encargado de establecer la sanción y hacerla llegar para que se haga efectiva las acciones correctivas.

IX. PROTOCOLO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

1. Cuando la(s) falta(s) ha(n) sido identificada(s) durante el proceso de auditoria interna y tomada la decisión por parte del CIC, éstas serán comunicadas formalmente al productor referido.


2. El sancionado es comunicado en un plazo no menor de 10 días, por escrito a través de una notificación firmada por el CIC en pleno.

3. En la notificación se hará mención de la(s) falta(s) motivo de la sanción y el plazo en que este debería superarla(s). Toda notificación deberá tener el cargo de recepción del productor sancionado, o en su defecto por un familiar o representante en su domicilio o en la asamblea general de su base.

X. QUEJAS Y APELACIONES

1. Una vez que el asociado toma conocimiento de la sanción, puede presentar una queja o apelación por escrito en el plazo de ocho días contados a partir de la fecha de recibida la notificación, dirigida al CIC. Luego el CIC se reunirá para analizar y/o escuchar la sustentación escrita o verbal de la queja o apelación y tomar decisiones. Si la sustentación es válida y aprobada por la sesión del CIC, la sanción podría ser levantada.

XI. COMERCIALIZACION

1. La comercialización interna se llevará a cabo de manera centralizada, ordenada y grupal, propendiendo a la estandarización de la calidad. La comercialización es responsabilidad del encargado del área de comercialización. El responsable del área de comercialización nombra al encargado de controlar el proceso en los locales, modalidad y oportunidad que convenga a los intereses del programa y a las partes. La asociación nombra un responsable comercial el cual lleva adelante su trabajo de acuerdo a las siguientes normas básicas.

2. Acopio en Pergamino Seco. El productor asociado hace entrega de su café pergamino seco al 12%. El rendimiento exportable no será menor a 70%.

3. El responsable comercial hace entrega de los lotes consolidados en pergamino seco al 12%. El documento a usar es el “Ticket de pesada”. Es responsabilidad del área comercial que no haya faltantes respecto de los kilos calculados, los kilos faltantes serán descontados de su paga. Si se presentaran sobrantes, estos son propiedad de la asociación y el responsable comercial debe reportarlos como tal.

4. Los lotes consolidados se trasladan para ser procesados y exportados.

XII. DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES, PLUS O REINTEGROS

1. La distribución de sobreprecio, premio o reintegro será al final de la campaña y de acuerdo a la cantidad de producto aportado, la calidad del mismo y al cumplimiento de las normas de producción orgánica.

XIII. FUNCIONES DE: ASOCIADOS, DIRECTIVOS, RESPONSABLE

COMERCIAL, AUDITORES INTERNOS Y TÉCNICOS

1. ASOCIADOS: Poner en práctica los trabajos que exige la agricultura orgánica y sostenible, cumplir con las enseñanzas, tareas y delegaciones realizadas por el personal técnico. Cumplir fielmente el presente reglamento.

2. DIRECTIVOS: Cumplir con lo que manda el estatuto. Apoyar durante las


visitas y aprobar el programa del personal técnico y auditores internos. Mantener informados a los asociados de los avances, las dificultades y cualquier cambio que pudiera darse en su gestión.

3. RESPONSABLE COMERCIAL: Llevar un estricto control de las recepciones y

salidas de producto. Mantener informado a la asociación de los diferentes cambios que se pudieran dar en cuanto a rendimientos, pesos, precios y a la vez llevar el control de los mismos.

4. INSPECTORES INTERNOS: Llevar a cabo la auditoria interna, el mismo que significa: actualizar los datos y hacer el levantamiento de información de las parcelas de cada asociado y hacer el seguimiento del cumplimento de las recomendaciones hechas durante la auditoria interna anterior y mantener en reserva la información proporcionada por parte del propietario del predio.

5. TECNICOS: “Enseñar haciendo”. Es decir realizar con las manos las labores

que desea que el productor realice en función de la agricultura orgánica y sostenible. Actualizarse permanentemente y transmitir conocimientos actualizados sin demasiadas complicaciones. Mantener en orden los archivos, informes de avance, y documentar las normas de manera sencilla, práctica y visual.

XIV. CONSIDERACIONES FINALES

1. Todas las sanciones serán discutidas para ser aplicadas en Sesión de Comité Interno de Certificación - CIC, para esto se pondrá en claro la causal motivo por el cual el participante es sancionado.

2. Las decisiones que se tomen, quedarán registradas y archivadas adecuadamente con la firma de los participantes. Para que el CIC tome decisiones es necesario la asistencia de la mitad más uno de sus integrantes.

3. Todo lo no contemplado en el presente Reglamento para el Control Interno de Producción Orgánica - Sostenible y Comercialización del Café Orgánico, será definido en Asamblea General del CIC.

XV. DEFINICIONES

1. Producción Sostenible: Es aquella que hace un uso racional de los recursos, genera utilidad económica, conserva el medioambiente y ayuda al desarrollo comunitario y social.

2. Agricultura Sostenible: Actividad agrícola que se desarrolla de acuerdo a los principios de la producción sostenible.

3. Labores Culturales: Son las labores que se realizan directamente en el campo y son: Conservación de suelos, compostaje, deshierbo, poda, fertilización, control de plagas, etc.

4. Inspector Interno: Es la persona que se encarga de auditar el cumplimiento interno de las normas de producción sostenible, por parte de cada asociado en cada una de las parcelas involucradas. Está comprometido con la aplicación de estas normas. Puede ser un profesional independiente o un integrante de la asociación capacitado


como para llevar a cabo dicha auditoria. 5. Aprobación Interna: Después de realizar la inspección interna por el

inspector interno y habiendo comprobado que los datos proporcionados son verídicos, el órgano de certificación interna otorga la aprobación respectiva.

6. Barreras de Contención: Defensas ubicadas en forma transversal o en contra de la pendiente, para proteger el suelo de la erosión mecánica y retenerlo. Puede ser de piedras (terrazas) o plantas de crecimiento denso y rápido.

7. Asamblea General: Es la instancia máxima de gobierno y de toma de decisiones. Toda Asamblea necesita tener quórum reglamentario.

8. Órgano de Control Interno: Es la entidad autorizada por la asamblea general (comité de asociados o entidad externa especializada), para llevar a efecto las auditorias internas, el control permanente y otorgar la aprobación o desaprobación.

9. Reglamento: Normas específicas que regulan la aplicación de las RAS (estatutos, normas nacionales, supranacionales, etc.).

10. Aporte Social: Trabajo comunitario y contribuciones en efectivo o especie que hace un asociado en bien de la comunidad y la asociación.

11. Plus: Sobreprecio, “premio” o diferencial positivo sobre el precio de bolsa, con que se venden los cafés especiales y certificados.

12. Rendimiento exportable: Porcentaje de café que se aprovechará para exportar después de pilado, separado los defectos y clasificado. El análisis de rendimiento se hará siempre a Cero (0) defectos.

13. Procesadora del Sur: Empresa exportadora que opera como intermediaria entre los productores y los consumidores.

14. Control Unión”, Entidad certificadora de producción de cafés orgánicos. 15. Estandarización de la calidad: Acuerdo colectivo para realizar las

mismas prácticas culturales a fin de lograr una calidad uniforme del producto final.

Moyobamba, Abril del 2010

2. Criterios para Grupos de Productores

“Los miembros del grupo de agricultores debe ser claro y homogéneo con

respecto a la producción agrícola, sistema de procesamiento primario y

aspectos geográficos, sociales y económicos” (CU Inspection Regulation

Anexo F).

Marcar SI o NO

a. Los cultivos y las prácticas de campo de los productores son uniformes y demuestran una consistente metodología, empleando los mismos insumos en el proceso productivo? SI (X) NO

b. El grupo se maneja como una entidad legal bajo una administración central

que es uniforme y consistente? SI (X) NO


c. La participación en el grupo está limitada a los productores que venden toda su producción orgánica a través del grupo? SI NO (X)

d. Productores que están certificados como parte del grupo de productores

poseen una certificación independiente? SI NO (X)

e. El grupo de productores ha establecido e implementado un Sistema de Control Interno (Sistema de Calidad), con supervisión y documentación de las prácticas de producción e insumos adquiridos empleados en cada una de las operaciones de los productores individuales? SI (X) NO

f. El grupo de productores asegura que todos los miembros conocen y

entienden los estándares orgánicos a los cuales el proyecto aplica, además de las regulaciones de inspección de Control Unión y cómo se aplican en sus operaciones específicas? SI (X) NO

g. El grupo de productores utiliza procesos, mecanismos de distribución y de

mercadeo centralizados? SI (X) NO

h. Cumple con los siguientes criterios de estructura de grupo: 1) Aproximadamente el 75% de los miembros del grupo tienen un máximo de 5 ha. agrícolas por agricultor. SI (X) NO 2) Aproximadamente el 90% de los miembros del grupo tienen un máximo de 10 ha. agrícolas por agricultor. SI NO (X) 3) Todos los miembros del grupo posee no más de 20 ha. agrícolas por agricultor. SI NO (X)

“Los miembros del grupo de agricultores son inspeccionados por lo menos

una vez por año en forma interna por los oficiales de campo (también

mencionados como inspectores internos) empleados por una organización

responsable del Sistema de Control Interno (SCI) y al azar por un organismo

de inspección externa” (CU Inspection Regulation Anexo F). 3. Puntos claves del sistema de control interno (SCI)

a. Se han entregado a los productores copias de las regulaciones en un lenguaje o formato que comprendan? Si

b. Qué formatos (documentos de inspección, registros, etc) emplea el SCI?

Ficha de datos, ficha de información básica de la unidad productiva, croquis de la unidad productiva, contrato de compromiso de producción orgánica, historial de campo, registro del productor (bitácoras), ficha de inspección interna, resumen de normas de producción orgánica.


c. El SCI emplea reportes de inspección interna para evaluar el cumplimiento de los productore? Si la respuesta es no, cómo documenta el cumplimiento del estándar al evaluar a cada uno de los productores? Si

d. Con qué frecuencia el Encargado del SCI visita a cada productor? Todas las

fincas de los productores miembros del grupo deben ser visitadas al menos 1 vez al año por el Encargado del SCI.

La asistencia técnica a los asociados de APROECO es permanente, lo que hace que las vistas de campo sean frecuentes y estas son ejecutadas por el área técnica de la organización, el responsable del SIC es también responsable del área Técnica.

e. Los productores nuevos son inspeccionados antes de ingresar al grupo para verificar su cumplimiento con el estándar al cual aplican?. Describa cómo es el proceso de inclusión de nuevos productores. El productor interesado en pertenecer a Aproeco, solicita su incorporación al presidente de la asociación, éste a su vez pide opinión a la agrupación local de productores ecológicos – ALPE de su jurisdicción respecto a la conducta del postulante en la comunidad, luego una copia de su DNI, aval de dos asociados de su ALPE, etc, una vez cumplido con los requisitos en su totalidad el consejo directivo evalúa y somete a la asamblea general dicha solicitud de incorporación que es en última instancia la encargada de aprobar o rechazar la solicitud de admisión de socios.

f. Todos los miembros del grupo han firmado el Acuerdo de Agricultor, en el que

se comprometen a cumplir con los estándares orgánicos y permitir las visitas anuales? (este acuerdo debe estar en un lenguaje comprensible para el productor) Si

g. Cuentan los productores con asistencia para cumplir con el estándar

(programas de educación o entrenamiento sobre los principios de la agricultura orgánica)? Si

h. Qué ocurre cuándo se detecta un incumplimiento con respecto a la norma?

El comité interno de certificación sanciona a dicho productor previa evaluación de la ficha de inspección interna, el cual es comunicado vía documento de sanción, también es alcanzado un formato de reclamos el cual le permite refutar los motivos de la sanción cuando éste no este de acuerdo con dicha medida.

i. Se mantienen registros de las acciones tomadas cuándo los incumplimientos

fueron detectados? Si

j. Existe una política de sanciones en caso de incumplimiento? Describir.


Si, cuando un productor transgrede los lineamiento de las normas de producción orgánica, es comunicado por escrito en la cual indica incumplimiento y la sanción respectiva, dicha notificación lo realiza el comité interno de certificación, el cual determina un plazo para corregir el incumplimiento.

k. Cómo realiza el monitoreo a las acciones correctivas en caso de no conformidad encontrada por inspecciones internas o externas (Certificadora)?

Se extienden un plazo el cual está descrito en la inspección interna y además se verifica el cumplimiento de la observación a través de las visitas de campo que realiza el asistente de campo.

l. Describa cómo es el sistema de compra de insumos (semillas, productos fitosanitarios, abonos, etc) usados por los miembros del grupo y la comercialización del producto certificado (trazabilidad).

Los socios de Aproeco no usan semillas certificadas, ellas son obtenidas de sus propias fincas; así mismo no usan productos químicos para el control de las plagas y enfermedades del café, la fertilización lo realizan con el compost producido en sus propias fincas con base a la pulpa de café, los deshierbos lo realizan con machetes y en algunos casos con moto guadañas. La comercialización interna del café se hizo en los centros de acopio establecidos en Moyobamba, Pedro Ruíz y Jaén y de éstos centros de acopio el café es trasladado a los centros de proceso, la decisión del lugar de proceso lo determina el cliente, que para el caso de Aproeco el proceso del café se hizo en Lima, Chiclayo, Piura y Bagua.

m. Mencione los almacenes, oficinas administrativas y/o plantas de

procesamiento por las cuales transita el producto certificado.

Los almacenes dentro de las unidades de producción están ubicadas en las mismas viviendas de los productores, una vez el café seco al 12 % de humedad es trasladada hasta los centros de acopio en las 3 zonas ámbito de Aproeco, luego es trasladado a los almacenes del la empresa encargada del proceso que puede ser en Lima, Chiclayo, Bagua o Piura, dependiendo del puerto de embarque. La documentación que se asigna para estos casos son los ticket de pesada, las liquidaciones de compra a nivel de productores, registros de ingreso y salida y guía de remisión de la organización y el transportista, registros de ingreso de almacén, registros de trilla, facturas, B/L, etc. Las oficinas administrativas de la organización funcionan en el mismo centro de acopio en un ambiente separado la primera planta es para acopio de café, en la segunda es para las oficinas de la organización, es esta oficina la encargada de documentar todas las acciones de la organización, además cuenta con equipo de cómputo, internet, teléfono, sala de reuniones, etc, y la tercera planta es el auditorio.

4. Responsabilidades del Sistema de Control Interno


“Oficiales de campo capacitados, con aptitudes e independientes (también mencionados como inspectores internos) llevan a cabo el control interno. Los oficiales de campo no pueden ser miembros del grupo de agricultores. Debería haber un acuerdo de oficiales de campo firmado que especifique las

tareas y responsabilidades” (CU Inspection Regulation Anexo F).

a. Existe conflicto de interés entre los oficiales de campo y cómo se previene y se asegura la independencia de dichas personas? Describa. No, porque la inspección interna se realiza de manera cruzada, además de ello el comité interno de certificación previene dicho acto analizando primeramente el padrón de socios y de acuerdo a ello asigna y determina la cantidad de evaluaciones y el nombre del socio que va a ser evaluado por cada uno de los inspectores internos.

b. Existe como mínimo un oficial de campo por un máximo de 500 agricultores? Si, F-01: - Carmelino Almestar Villegas, Jorge Fernandez Malca, Visitación

Delgado Huaman, Edinson Dominguez Garcia. F-02: - Edinson Dominguez Garcia F-03: - Edinson Dominguez Garcia

c. Los oficiales de campo del SCI han sido entrenados y calificados?

Si. d. Los oficiales de campo responsables del SCI han firmado el acuerdo del

Encargado de Campo? Si.

Además es importante tener disponible los siguientes documentos en el momento de inspección:

- Reglamento o Manual del Sistema de Control Interno. - Formatos usados por Sistema de Control Interno (inspecciones internas,

asistencias técnicas, informes trimestrales, registros de aplicaciones, etc.)

- Mapa general indicando el área de producción. - Si fuera aplicable, mapa detallado de la ubicación de cada una de las

comunidades a ser inspeccionadas. - Lista Integrada de agricultores con sus códigos, áreas de cultivo,

cultivo/variedad, rendimientos estimados y reales e historial de producción.

- Acuerdos de agricultores. - OSP de la(s) unidad(es) de producción y proceso. - Últimos certificados y reportes emitidos. - Información de ventas finales y distribución. - Reportes trimestrales de los hallazgos durante las inspecciones internas

y medidas tomadas (documentado). - Disponibilidad de resultados de análisis de residuos de pesticidas de

productos vendidos. Se pueden realizar submuestras por miembro y realizar una muestra compuesta.

- Debe estar disponible registros documentados y actualizados de


productos en stock e insumos comprados por cada miembro. - Historial de campo por cada agricultor documentado y actualizado. - Documentos de entrenamiento y/o capacitación de los agricultures.

Declaración

El operador declara que la descripción de métodos y de medidas practicas descritas en este formulario (Plan de Sistema Orgánico- OSP), ha sido llenado con veracidad.

El Operador declara que notificará a Control Union (CU), anualmente, si ocurre algún cambio en la descripción de métodos o de medidas prácticas, descritas en este formato (Plan de Sistema Orgánico), en un tiempo determinado, debe enviar una actualización de este formato. Junto con este nuevo formato, el operador enviara:

Una declaración resumida, sustentada con documentación, con todos los cambios realizados el año anterior al Plan de Sistema Orgánico, durante el año anterior.

Cualquier adición o eliminación al OSP, del año anterior, que se intenta contraer para el siguiente año.

Una actualización en la corrección de las NO CONFORMIDADES secundarias, previamente identificados, por el agente certificador, como requisito para la continuación de la certificación.

Cualquier otra información considerada necesaria, por el agente certificador, para determinar la conformidad con las regulaciones.

El operador declara que notificara a CU acerca de su programación de producción, dando una especificación por parcela, cada año, antes de la fecha señalada por CU

El Operador declara que cuando el considere, o sospeche que algún producto que el haya producido, preparado, importado o haya sido entregado por otro operador, no cumpla con las regulaciones, él iniciará procesos para retirar, separar o identificar estos productos, así como identificar de la producción el método de producción orgánica utilizado. El podrá procesar, empacar o enviar al mercado, estos productos después de eliminar toda duda, a no ser que esté colocado en el mercado sin indicaciones de referencia acerca del método de producción orgánica. En caso de dudas el operador debe inmediatamente informar a CU.

El operador concederá a CU, un completo e ilimitado acceso a la producción, a las operaciones de manejo de la producción, como áreas en producción no certificadas, instalaciones, oficinas, con la finalidad de inspeccionar in situ.

El operador permitirá a representantes autorizados de CU, acceder a sus registros, en horario de oficina, para revisar y copiar información para determinar la conformidad con las actas y con las regulaciones

Fecha: Firma:

Solo para ser llenado durante la inspección:


Fecha de la inspección:

Firma del Inspector: Firma del Titular:

Comentarios Adicionales:

Plan de Sistema Orgánico - cuperu.com SENASA III/Senasa1... · CU.OSP.SCI.2008-1 Página 3 de 21...

Documents

Transcript of Plan de Sistema Orgánico - cuperu.com SENASA III/Senasa1... · CU.OSP.SCI.2008-1 Página 3 de 21...