Plan Estrategico Pandeportes

REPBLICA DE PANAMA

Instituto Panameo de Deportes PANDEPORTES

PLAN ESTRATGICO

Ciudad Deportiva Irving Saladino

Nov 2010-Jun 2014

INSTITUTO PANAMEO DE DEPORTES (PANDEPORTES)

Plan Estratgico Nov 2010-Jun 2014

CONTENIDO

1. VISION 2. MISION 3. VALORES 4. COPIS 5. FODA 6. PLANES DE ACCION

Formulado por Directivos: Servidores Pblicos: Rubn Crdenas Elixenia Villareal Franklin Cigarruista Pablo Quintero Jos Bonilla Briceida Vergara Orlando Gonzlez Hermes Ortega Boris Corcho Pedro Illueca Oscar Cervantes Alban Moreno Jos Edwin Garca Consultores-Asesores: Erasmo Albaez Alberto Barrera Lenin Picota Rolando Monterrey Invitado Comunidad: Dr. Sal Saucedo

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LEMA INTERNO - QUINES SOMOS?

Mi trabajo hace deporte, el deporte hace un mejor pas.

1. VISION

Transformar a PANDEPORTES

En el organismo insignia

Que fomente y desarrolle el deporte,

la actividad fsica y la recreacin

para toda la poblacin panamea.

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2. MISION Somos un equipo humano transformador, motivado y comprometido a liderizar con responsabilidad y transparencia la gestin de PANDEPORTES, a travs de la preparacin capacitacin, entrenamiento y transferencia de conocimientos, con el propsito de que la actividad fsica, el deporte y la recreacin, puedan influenciar positivamente en toda la poblacin para lograr una mejor sociedad. Esto lo lograremos cumpliendo con:

Investigar y desarrollar procesos administrativos, financieros y tecnolgicos que permitan cumplir los objetivos estratgicos, as como las responsabilidades que nos confiere la ley.

Instruir a nuestros servidores pblicos con los conocimientos, habilidades y actitudes que les permita generar la productividad y cordialidad a todos nuestros usuarios.

Ofrecer a las organizaciones deportivas actuales y futuras el apoyo que les permita ejecutar sus planes y competir en cualquier lugar y en cualquier momento.

Proyectar nuevas construcciones y mantener tiles y accesibles las instalaciones

deportivas.

Fomentar la salud y la integracin social, a travs de mercadeo y programas adaptados

para las personas en cualquier gnero, edad o discapacidad.

Asistir tcnicamente a las entidades estatales, gobiernos locales y promotores.

Incentivar los mritos y condecoraciones, as como prevenir y reglamentar las sanciones

por el uso de sustancias y mtodos prohibidos.

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3. VALORES PERSONALES (responsabilidad de cada uno)

1. Respeto 2. Responsabilidad 3. Confianza 4. Lealtad 5. Honestidad 6. Disponibilidad 7. Compromiso 8. Confidencialidad 9. Cordialidad 10. Tolerancia

INSTITUCIONALES (los cumplimos todos en equipo)

1. Trabajo en equipo 2. Vocacin de Servicio 3. Preparacin, capacitacin y entrenamiento del equipo humano 4. Imagen renovada 5. Valor al trabajo 6. Honor y Pasin 7. Manejo tico y transparente 8. Lealtad y confidencialidad 9. Homologacin con estndares mundiales del deporte 10. Transferencia de conocimientos

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4. COPIS C = Customer (Clientes o usuarios de la entidad) O = Output (Objetos, productos o servicios que entregamos) P = Process (Procesos en los cuales trabajamos) I = Input (Insumos o materia prima que utilizamos) S = Supplier (Suplidores o proveedores)

4.1 Customer = Clientes: Pandeportes define sus CLIENTES EXTERNOS como "toda la poblacin de nacionales y extranjeros, visitantes o competidores, que realizan cualquier actividad fsica, de recreacin o deportiva" y a nuestros CLIENTES INTERNOS como "los servidores pblicos que laboran o estn contratados por la institucin".

La lista de clientes elaborada en forma departamental es la siguiente: 4.1.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES

Federaciones

ligas provinciales

ligas distritoriales

clubes

atletas

entrenadores

dems organizaciones deportivas con reconocimiento de PD

entidades gubernamentales (MEDUCA, entre otros)

ONGs

empresas privadas

cuerpo arbitral

gobiernos locales

entidades internacionales

colegios

4.1.2 ASESORIA LEGAL Vnculos Internacionales

Federaciones deportivas o asociaciones nacionales

embajadas

ministerios o instituciones deportivas internacionales

organizaciones deportivas internacionales (MLB,FIFA)

departamentos de asuntos internacionales de otros pases

direccin general y secretaria general

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Externos:

presidentes de las organizaciones deportivas

usuarios o dirigentes que solicitan personera jurdica

tribunales

entidades gubernamentales (gobierno, MEDUCA)

municipios

jefes de departamentos

subalternos

4.1.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS Externos:

MEF

contralora

MEDUCA

proveedores

Federaciones

Asociaciones

Contratista

Asamblea nacional

Banco Nacional

CSS

Internos:

Funcionarios en general

Unidades gestoras

4.1.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA

Administradores de coliseo

mantenimientos de instalaciones deportivas

mantenimientos de las asociaciones deportivas

4.1.5 PROYECTOS

Unidad Gestores

Gobierno locales

pblico en general

Federacin

Asociaciones deportivas

Clubes

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4.1.6 TECNOLOGIA Externos: Todas las personas que accedan nuestra web en busca de

informacin deportiva, informaciones generales, noticias deportivas,

proyectos, etc.

federaciones y organizaciones

entidades internacionales

prensa

atletas

estudiantes

pblico en general.

Internos: Todos los usuarios dentro de la infraestructura de Pandeportes que

de una u otra forma accedan los servicios y recursos informticos de manera

interna y remota.

acceso electrnico

acceso de red

acceso de aplicaciones

Internet

comunicaciones

soporte tcnico

4.1.7 MERCADEO Y RELACIONES PBLICAS

Direccin general

unidades gestoras

medios de comunicacin en gestin de organizaciones deportivas

4.1.8 RECURSOS HUMANOS

Externos

DIGECA

MEF

Contralora

Juzgados de Familia

Casas comerciales

Internos

Servidores pblicos de Pandeportes

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4.2 Output = Objeto, producto o servicio: PANDEPORTES considera como su "output" todo objeto, producto o servicio que ofrece a sus clientes externos e internos y para los cuales todos los servidores pblicos deben estar comprometidos y responsabilizarse de desempear su parte.

Los Productos o Servicios de PANDEPORTES son: 4.2.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES

Implementos deportivos -* todos los niveles

uniformes

capacitacin tcnica

apoyo econmico a los atletas, organizaciones deportivas, entrenadores

atencin medica y medicamentos

coliseos e instalaciones deportivas (eventos, hospedajes, etc.)

alimentacin

planes estratgicos (apoyo logstico, desarrollo deportivo)

4.2.2 ASESORIA LEGAL

Becas

preparaciones de atletas y entrenadores internacionales

convenios

enlaces para desarrollar eventos deportivos y clnicas deportivas

asistencia internacional para atletas

resoluciones para aprobacin el consejo

resoluciones de reconocimiento de personera jurdicas

certificaciones

elaboracin de contratos

atencin a recursos de impugnaciones

destituciones de servidores pblicos

4.2.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS

viticos

cheques

conciliacin bancaria

informes financieros y presupuestarios

solicitudes de redistribucin de partida presupuestarias

solicitudes de gestin de cobros de fondos

solicitud de crditos extraordinarios

asignaciones presupuestarias

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Evaluacin

programacin

diseo

inspecciones

estimacin de costos

4.2.5 PROYECTOS

rdenes de compra

Contratos de obras (estadios, canchas deportivas)

contrato de bienes (computadoras, implementos deportivos)

Contrato de suministros (servicios de mantenimientos de instalaciones)

4.2.6 TECNOLOGIA Hardware

servidores

pc s

telfonos

impresoras

rotadores

cables conectores

herramientas

cmaras

Software

licencia de servidores

licencia de Windows

licencia de MS-office

diseo y construccin de pagina web

licencia de software especiales, edicin de video y multimedia.

Servicios

telefona fija

telefona mvil

internet

seguridad especializada para cuenta de gran magnitud

mantenimiento de software y hardware

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gacetillas

notas de prensa

sala de prensa

cuas radiales y televisivas

comunicados

organizacin de rueda de prensa


Seleccin y contratacin de personal

Confeccin de resueltos

Manejo de la Estructura Institucional

Inclusin de Planilla

Reporte de planilla a la CSS

Ejecucin de medidas disciplinarias

o Amonestaciones (Orales y Escritas)

o Suspensiones

Desvinculaciones

Seguimiento y Ejecucin del proceso de contratacin

Incapacidades

vacaciones

licencias( con sueldo, sin sueldo y especiales)

Pagos y descuentos

certificaciones

cartas de trabajo

permisos especiales

capacitaciones

reconocimientos

aumentos

notificaciones

liquidaciones

autorizacin de descuento

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4.3 Process = Proceso (los procesos involucran todas nuestras responsabilidades,

funciones o actividades que son necesarias para que PANDEPORTES pueda hacer entrega de sus productos o servicios a sus clientes externos o internos).

Los Procesos de PANDEPORTES son:

4.3.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES

Evaluacin de solicitudes de recursos

planificacin de presupuesto anual de apoyo a las organizaciones

deportivas y atletas

coordinacin de actividades con las organizaciones deportivas

supervisin a los entrenamientos y competencias

anlisis de la preparacin de los atletas y sus resultados

evaluacin tcnica anual

discusin de los planes de enseanzas y entrenamientos

preparacin metodolgica por grupo de deporte

formacin de jueces y rbitros

coordinar con autoridades del MEDUCA el desarrollo y

participacin en eventos deportivos.


desarrollar convenios con instituciones y/o pases para el porvenir

de los atletas

colaborar con atletas para cuestionar

informes semanales para medir productividad

verificar responsabilidades y facultades del consejo y del director

automatizacin de expedientes

proceso eleccionario

revisin

coordinacin con los dirigentes o directores regionales


Registro presupuestarios y contables

Autorizacin de emisin de cheques

autorizacin de inventario de la Institucin

autorizacin del trmite de gestores de cobros

elaboracin de informes presupuestarios y contables

revisin y aprobacin de conciliaciones bancarias

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Evaluacin

planeacin

asignar

delegar

administrar

caja menuda

improvisacin

Ingeniera

riego de canchas,

topografa

y inspeccin

Arquitectura

diseo,

mapeo,

replanteo

Mantenimiento

electricidad,

plomera,

albailera,

herrera,

pintura,

limpieza)

estimacin de costos

4.3.5 PROYECTOS

realizar todos los procesos de adquisiciones de bienes, obras y

servicios

responsabilidad de todas las compra a nivel institucional

Asesora de los diferentes procedimientos de seleccin de

contratista

seguimiento a la recepcin de los bienes, obras y servicios

realizacin de todas las rdenes de compra

revisin de contrato

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4.3.6 TECNOLOGIA

diagnostico y reingeniera (benchmarking)

programacin y adecuacin de todas las solicitudes de trabajo y

soporte tcnico diarios a los tcnicos para su coordinacin y

extensin.

revisin de conclusiones operativas del hardware(espacio de

disco, colas de trabajo, ancho de banda, mensajes de advertencia

entrevista con usuarios

elaboracin presupuestaria para los integraciones tecnolgicas de

nuevos proyectos

investigacin de nuevas tecnologa

elaboracin de planes de accin para mejorar y mantener la

infraestructura informtica

nudo de integracin de video vigilancia

EPS para localizacin , anlisis de recorrido de vehculos

planta elctrica


cobertura de eventos

redaccin de noticias

edicin de videos

grabacin de cuas

monitoreo de prensa, radio, y televisin

envi de noticias (prensa, radio y televisin)


confeccin de resueltos

confeccin de expedientes

Actualizacin de expedientes

filtro de candidatos / entrevistas

confeccin de notas (DIGECA, DIPRENA,CONTRALORIA)

inicio de labores

toma de posesin

inclusin de planilla

registro de correspondencias

validacin de certificados de incapacidad

validacin de certificados de marcaciones

confeccin de planillas

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Ejecucin de asesores de personal

o traslados

o aumentos

o sanciones

o amonestaciones

o desvinculaciones

o reintegros

Confeccin de licencias

notificaciones a la CSS

aprobacin de descuentos.

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4.4. Input = Insumos (PANDEPORTES considera como su "Input" todo producto o

servicio que recibe o entra de sus proveedores, suplidores, contratistas o fabricantes, los cuales deben ser manejados con efectividad, eficiencia y transparencia)

Los Insumos de PANDEPORTES son: 4.4.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES

contratacin de especialistas deportivos, mdicos, fisiatras,

psicolgicos, etc.

compra de implementos deportivos, uniformes, etc.

material didctico

contratacin de servicios especiales (transport inauguracin y

clausura de eventos, etc.)

consultora y capacitacin


cupos de becas

contratos

disponibilidad de tcnicas internacionales

tiles de oficina

mobiliario

cdigos

informes de otros departamentos (direccin tcnica, contabilidad)

solicitudes y notas (internas e externas)

actas de elecciones

4.4.3 ADMINISTRACIN Y FINANZAS PRODUCTOS

Mobiliario y equipos de oficina

Arrendadores

SERVICIOS

servicio de fiscalizacin y auditoria (contralora general)

servicio de extincin de cheques (contralora general)

servicio de planilla, descuento y tiraje de los cheque


Requisicin de materiales

partes

servicios

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4.4.5 PROYECTOS

compra de implementos deportivos

mobiliarios, tiles de oficina, pasajes areo

construccin de instalaciones deportivas

mantenimientos de elevadores

mantenimientos de aires acondicionados

mantenimientos de bomba de agua

pagos de servicios de alimentacin, hospedajes, autos, buses

4.4.6 TECNOLOGIA Hardware

servidores

PCs

telfonos

impresoras

rotadores

cables conectores

herramientas

cmaras

Software

licencia de servidores

licencia de Windows

licencia de MS-office

diseo y construccin de pagina web

licencia de software especiales, edicin de video y multimedia.

Servicios

telefona fija

telefona mvil

internet

seguridad especializada para cuenta de gran magnitud

mantenimiento de software y hardware


Cassette de video

cmaras fotogrficas y filmadoras

grabadoras

produccin de cuas televisivas, radiales y prensa

equipo de audio

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Memorndums

lista de marcacin

tiles de oficina

hojas de vida

Productos (Input):

o Incapacidades

o solicitudes de descuentos

o solicitudes de certificaciones

Servicios (Input)

o Filtro de candidatos

o Autorizaciones de contrataciones

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4.5 Supplier = Suplidores o Proveedores (PANDEPORTES considera como sus

"suppliers" a todo proveedor externo; contratista, suplidor (directo o indirecto), fabricantes nacionales e internacionales, personas naturales o jurdicas que nos producen o distribuyen a nosotros productos o servicios, y como proveedor interno a todo nuestro equipo humano)

Los Proveedores de PANDEPORTES son: 4.5.1 DIRECCIN TCNICA DE DEPORTES

Federacin internacionales, organizaciones deportivas (Wada,

Cuba deportes, etc.)

tiendas deportivas (marcas reconocidas en algunos casos

especficos)

entidades gubernamentales y privadas (no gubernamentales ONG)

empresas constructoras

proveedores internos(RRHH, Ingeniera, etc.)


organizaciones deportivas

Universidades Internacionales

organismos deportivos

federaciones deportivas


CSS

Contralora General

Ministerio de Economa y Finanzas

SIACAP

Contratista de servicio de mantenimientos


Contratistas de diseo, construccin e inspeccin de obra

Contratistas de mantenimiento

Proveedores de facilidades (aire acondicionado, llaves, etc.)

Proveedores de servicios pblicos (energa, agua, telfono)

Contratistas de limpieza

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4.5.5 PROYECTOS

Agencias de viajes

implementos deportivos ( Deportes Jimmy , Mauricio deportes)

Constructores Codinasa, LTV Sport, Ananval, Otis, Copanac,

Adisel, Aguatec

Hoteles Riande aeropuerto, Budget, Transporte Luque

tiles de oficina, Office Depot, Compulab

4.5.6 TECNOLOGIA

servicio de telecomunicaciones

proveedores de software

proveedores de hardware

proveedores integradores de sistema

proveedores de suministro

ingeniera seccin de electricidad

sistema de integracin SEASPA


suplidores de equipos de filmacin y audio

publicitarias

grupos editoriales

medios de comunicacin


Externos:

polticos

Asesores

DIGECA

DIPRENA-MEF

Control Interno

contralora

H. Diputados

Internos:

Direcciones

Jefes de departamentos

Directores provinciales

funcionarios

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5. FODA F = Fortalezas O = Oportunidades D = Debilidades A = Amenazas

Nota: Para los efectos de relacin entre las reas, presentaremos primero un anlisis de fuerzas comparando las fortalezas con las debilidades (a las cules en PANDEPORTES llamamos reas de Mejoramiento). Adelante presentaremos otra tabla, comparando las oportunidades con las amenazas.

5.1.a Fortalezas Las Fortalezas de PANDEPORTES estn compuestas por las funciones, acciones o procesos internos que hacemos bien (en lo que somos muy buenos)

5.1.b Debilidades o reas de Mejoramiento

En PANDEPORTES las Debilidades se refieren a las reas de mejoramiento dentro de nuestra institucin, en las cuales debemos trabajar (lo que no hacemos tan bien)

5.1 Las Fortalezas y Debilidades de PANDEPORTES son:


FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Infraestructuras deportivas 2. Patrimonio a nivel nacional

(terrenos) 3. Recurso humanos capacitado a nivel

directivo 4. Pertenecer al Estado 5. Monitoreo y seguimiento de todas

las disciplinas deportivas 6. Reglamentos y normativas 7. Experiencia deportiva y

administrativa 8. Reconocimiento Internacional

(CODICADER, CONCECADE, CADE, CID)

9. Trabajo en equipo 10. Grandes Figuras representativas del

Deporte (Irving Saladino, Andrea Ferris, etc.)

1. Presupuesto muy bajo para abarcar las diferentes actividades y representacin de los deportistas a nivel nacional e internacional.

2. Falta de tcnicos y entrenadores en las diferentes disciplinas competitivas

3. Desconocimiento de los trmites de compras y trmites administrativos

4. Falta de recursos 5. Falta de equidad en el nombramiento de los instructores 6. Falta de equipos e implementos deportivos y de

seguridad 7. Falta de seguimiento y continuidad en los programas

deportivos de la institucin 8. Falta de instalaciones deportivas para algunas disciplinas 9. Programas institucionales para los promotores

deportivos 10. Falta de acondicionamiento y recursos humanos idneo

para el centro de alto rendimiento. 11. Falta de diagnstico de instructores y tcnicos que

requieren las organizaciones de desarrollo deportivo 12. Diagnstico, ordenamiento y escala de los entrenadores

deportivos

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FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Trabajo en equipo 2. Informes semanales para funcionarios 3. Atencin directa a los usuarios 4. Proceso de sistematizacin de la

correspondencia 5. Interposicin de querellas penales. 6. Actualizacin de la legislacin deportiva 7. Depuracin de organizaciones deportivas.

1. Inventario de propiedades inmuebles y legalizacin

de las mismas.

2. reas de archivos reducidos y falta de digitalizacin

3. Falta de sentido de pertenencia

4. Pleitos legales por situaciones anmalas de PD

5. Capacitacin del departamento y de las regionales

6. Estabilidad laboral del personal capacitado en

elecciones de federaciones.


FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Estructura presupuestaria con objetos de

gasto claramente definidos 2. Equipo humano con experiencia, trabajo

en equipo, responsabilidad y compromiso en las funciones

3. Informacin financiera, actualizada y disponible para la toma de decisiones

4. Ejecucin de tareas con poco recurso humano dando respuesta efectiva a los requerimientos de la institucin a nivel administrativo.

1. Demora en el reemplazo del personal desvinculado, lo

que afecta la capacidad de respuesta de la unidad

administrativa

2. Niveles salariales bajos, lo que desmotiva a candidatos

potenciales para ocupar las vacantes.

3. Falta de capacitacin del personal.

4. Ausencia de herramientas tecnolgicas y de un sistema

integrado de administracin financiera, incluyendo el

SIAFPA

5. La fusin de la parte administrativa y financiera en una

sola direccin abulta el volumen de trabajo y no permite

un servicio eficiente y efectivo.

5.1.4 PROYECTOS, INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA

FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Lideres con experiencia e

idoneidad 2. Infraestructura relativamente

nueva en CIS y a nivel nacional 3. Buena estructuracin de

procesos de compras 4. Manejo administrativo confiable

y adecuado 5. Trabajo de equipo muestra

compromiso

1. Carencia de compromiso de personal de niveles medios 2. Existencia de procesos internos burocrticos 3. Personal necesita capacitacin sobre nuevas tendencias. 4. Se requiere plan de mantenimiento de instalaciones 5. Falta de equipo, herramientas, tecnologas para dar respuesta

a las instalaciones 6. Carencia de personal tcnico-profesional a nivel nacional 7. Poblamiento de personal de mantenimiento de

infraestructura a nivel provincial-nacional. 8. El modelo de personal tcnico para mantenimiento debe

revisarse, ordenarse y aplicarse. Clasificar y re-entrenar (cross-train) a oficios necesarios.

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5.1.5 TECNOLOGIA

FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Recurso Humano orientado en las

funciones actuales del dpto. 2. Los tcnicos actuales mantienen

buena relacin con los usuarios 3. El personal de soporte cuenta con

funciones claramente definidas 4. Se optimizan la utilizacin del

poco recurso humano existente 5. Visin de desarrollo informtico

bien definido 6. Sistema de telefona fija.

1. nfimo presupuesto para cubrir las necesidades tecnolgicas 2. Falta de la infraestructura necesaria para proveerle los

servicios de comunicaciones a las sedes regionales y coliseos importantes

3. Sistemas de backup inadecuados para salvaguardar la informacin

4. Plataforma de antivirus para estaciones de trabajos y servidores sin actualizaciones

5. Falta de un sistema de video vigilancia en la sede e interconexin con los sistemas de los coliseos de la Ciudad Deportiva

6. Infraestructura de Networking deficiente para la adecuacin de la red

7. Sitio Web obsoleto 8. Deficiencia en equipos no adecuados para el manejo de

volumen de documentos (Centro de Copiado) 9. Adecuacin del correo electrnico 10. Digitalizacin de documentos.


FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Trabajo en equipo. 2. Compromiso con la

misin 3. Ambiente agradable 4. Sentido de pertenencia 5. Responsabilidad 6. Integridad 7. Amabilidad 8. Empata 9. Disposicin a aprender

1. Base de datos (administracin manual de expedientes) 2. Control eficiente de las marcaciones de tiempo del personal 3. Carencia de un programa institucional de capacitacin 4. Inexistencia de programa de incentivos 5. Falta presupuesto real en las cinco (5) clasificaciones de

planilla. Hacer comparativo histrico y proyectar presupuesto. Esto crea inseguridad en servidores pblicos.

6. Carencia de efectividad en la administracin de personal. 7. Reglamento interno obsoleto 8. Ausencia de un sistema de evaluacin de desempeo 9. Personal poco calificado en planillas 10. Proceso administrativo interno burocrticos 11. Contrataciones por perodos cortos 12. Falta de proyeccin futura de necesidades de personal 13. Falta de aplicacin correcta de normas disciplinarias 14. Poblamiento de personal regional por especialidad, cantidad y

horarios 15. Capacitacin de administradores regionales en administracin

de RH y presentacin de informes de trabajo 16. Sistema de marcacin de tiempo por reloj biomtrico

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5.1.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES

FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Recurso humano comprometido 2. Infraestructura deportiva disponible.

1. Falta de herramientas y materiales de trabajo

2. Instalaciones existentes en condiciones no ptimas

3. Falta de personal tcnico capacitado

4. Escasez de instructores calificados

5. Demora en los procesos de compra

6. Falta de nuevas instalaciones.

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5.2.a Oportunidades

Este aspecto del anlisis FODA se refiere a los factores externos que ofrecen ventajas competitivas que debemos aprovechar o en las cuales nos pueden dar mejor posicionamiento como institucin al servicio de la poblacin.

5.2.b Amenazas

Para PANDEPORTES en las amenazas se han considerado las condiciones del mercado local, regional y global que son desfavorables en el presente o podran ser desfavorables en el futuro. Ello incluye situaciones de tipo poltico, econmico, social, y de mercado; tanto de las reas deportivas competitivas, como en las relacionadas a recreacin y actividad fsica, reglamentadas o no reglamentadas.

5.2 Las Oportunidades y Amenazas de PANDEPORTES son:


OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Intolerancia de las

organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.

2. Disponibilidades externas de otras instituciones gubernamentales

3. Situaciones Climticas (Tiempo) 4. Poltica existente en los

programas curriculares y la falta de planes conjuntos de Educacin Fsica y Deportes en el rea escolar.

5. No se cumplen las horas clases semanales, no resuelven el principio didctico de tres frecuencia semanales de 45 minutos

6. No existen programas para los deportes extracurriculares

7. No se cumplen con las etapas de la realizacin de los juegos nacionales

1. Elaboracin del Plan de desarrollo de la Institucin. 2. Desarrollar alianzas estratgicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos

JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Estudiar elevar PANDEPORTES a nivel de Autoridad 5. Vincular a otras instituciones 6. La realizacin de eventos deportivos multidisciplinarios. 7. Fortalecer la imagen corporativa 8. Fortalecer la capacitacin del recurso humano. 9. Publicidad en Junta Comunales y comunidades 10. Desarrollo de Planes a largo Plazo, mediano y corto plazo 11. Trabajo en Equipo planificado. 12. Monitoreo y seguimiento de todas las disciplines deportivas

y bsqueda de talento deportivo 13. Investigar y elaborar un estudio sobre el deporte escolar en

otros pases para comparar con Panam. 14. Publicidad en Escuelas 15. Firmar convenio con MEDUCA como mximo responsable

del deporte escolar 16. Vincularnos con las comunidades y autoridades en la

masificacin del deporte y la recreacin, as como cuidado de infraestructura.

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OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Comit Olmpico 2. Riesgo Social 3. Sentido de pertenencia 4. Corrupcin 5. Falta de supervisores en la

ejecucin del mantenimiento, en las obras en construccin y en las existentes.

6. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.

1. Elaboracin del Plan de desarrollo de la Institucin. 2. Desarrollar alianzas estratgicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos

JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Vincular a otras instituciones 5. La realizacin de eventos deportivos multidisciplinarios. 6. Fortalecer la imagen corporativa 7. Fortalecer la capacitacin del recurso humano. 8. Promocin de Convenios internacionales para mejorar la

calidad deportiva de atletas y tcnicos en general. 9. Becas estudiantiles PARA DEPORTISTAS, licenciaturas

deportivas y maestras a travs de Convenios. Internacionales.

10. Contactos Internacionales.


OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Implementacin del SIAFPA 2. Avances tecnolgicos que nos permiten ser ms

eficientes en el manejo de los procesos de administracin y contables

3. Recursos de capacitacin disponible por parte de la Contralora General y el MEF

4. Capacitacin del personal en cuanto al manejo de equipo informtico y conocimiento de las normas de administracin presupuestaria estatal

1. proceso burocrtico en la tramitacin de las

gestiones de cobro para los flujos de fondos.

2. riesgo de prdida de control del balance

presupuestario por la falta de un sistema de

administracin financiero.

5.2.5 TECNOLOGIA

OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Sitio web con informacin deportiva

incompleta. 2. No se cuenta con el presupuesto adecuado

para mejorar y mantener la infraestructura de red nacional actual y futura

3. No contar con el personal especializado para la implementacin y administracin adecuada de nuevas tecnologas

4. No aplicamos TCO-Total Cost Ownership. Sistema de diagnstico para adquisicin de equipos informticos.

1. Desarrollar alianzas estratgicas entre los organismos gubernamentales, Red Multiservicios

2. Incrementar y fortalecer la capacitacin del recurso humano de PANDEPORTES en las aplicaciones informticas.

3. Aprovechar los compromisos deportivos internacionales para abastecer y mejorar la infraestructura tecnolgica.

4. Aprovechar la experiencia de otras dependencias gubernamentales para implementar sistemas ya probados. Ej. Sistemas, software administrativo.

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OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Aprobacin presupuestaria. 2. Eventos deportivos futuros a realizar 3. Oferta de programas de capacitacin 4. Desarrollo de programas de RH

disponibles en el mercado 5. Lineamientos de DIGECA

1. Limitantes en la contratacin de personal 2. Reconocimiento de carrera administrativa 3. Presupuesto asignado pero no disponible 4. Recortes de personal por razones ajenas a la

institucin 5. Lentitud en la tramitacin de expedientes en otras

instituciones estatales

5.2.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Publicidad en emisoras 2. Escuelas participativas del deporte 3. apoyo poltico, Diputados, Municipios y Juntas Comunales,

sobre todo durante campaas polticas 4. Planes a largo plazo de algunas organizaciones 5. Deporte profesional y tcnicos extranjeros 6. Empresa privada, sobre todo comercializadores de

productos, implementos y bebidas que apoyan los eventos. 7. Voluntarios, micro empresarios que venden en los coliseos

y comunidades que organizan deporte.

1. Tiempo

2. condiciones de clima

3. Disponibilidad de los coliseos

4. Prdida de apoyo econmico de

empresas que se sienten excluidas

de los procesos de compras

5. Bajo inters de asistencia del

pblico.

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6. PLANES DE ACCION

PANDEPORTES ha identificado los planes de accin ms importantes que requiere disear y desarrollar con el objeto de atender las reas de mejoramiento y enfrentar las amenazas, para lograr la visin propuesta. En sentido general los planes de accin incluirn lo siguiente:

CONTENIDO DE UN PLAN DE ACCION:

Metas Estrategias Tcticas Actividades - Responsable Recursos - Equipos y materiales - Fondos - Capital humano Inversin Duracin Obstculos Evaluacin (financiera y operativa) Reconocimiento Seguimiento

Nota: dentro del proceso de planeamiento estratgico logramos determinar la lista de prioridades. Ahora es importante desarrollar talleres y reuniones de planeamiento para elaborar en formatos sencillos, los planes de accin completos a corto, mediano y largo plazo, para apoyar la visin 2014.

6.1 Marco Introductorio:

Los lineamientos estratgicos definen el Qu se va hacer?, y el Cmo lo vamos hacer?, sin embargo por su amplitud conceptual requiere un proceso intermedio, que defina el Qu especficamente y Quines lo van a hacer? Desde esta perspectiva el desarrollo del Plan de Desarrollo Estratgico Institucional debe acompaarse de la elaboracin y diseo de los Planes Operativos Anuales, y/o los Planes de Accin Inmediata. Estos ltimos son elementos integradores de los esfuerzos institucionales, que ser necesario acordar para lograr la visin planteada. Los mismos definirn los diversos proyectos, acciones y tareas que han de concretizarse de manera formal en la gestin institucional de PANDEPORTES.

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Es importante destacar que su ejecucin prctica es vinculante para todos los estamentos directivos e institucionales que conforman la entidad. En funcin de estos elementos hemos considerado oportuno elaborar el marco metodolgico sobre el cual se cimienta la consecucin de estos lineamientos estratgicos. Para ello hemos considerado oportuno el uso de un esquema sencillo de planificacin participativa basado en el modelo de Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card. Este sencillo y pequeo esquema proporciona una estructura para transformar una estrategia en trminos operativos, en trminos de objetivos, indicadores, blancos a lograr e Iniciativas (ver anexo 1). Partiremos, del anlisis de la funcin estatal de PANDEPORTES a la luz de los lineamientos estratgicos previamente sealados, agrupndolos en los siguientes componentes:

Perspectiva Financiera

Perspectiva del Cliente

Perspectiva de los Procesos Internos

Perspectiva de Formacin y Crecimiento

Se entender por perspectiva financiera, todos aquellos elementos de la estrategia que tienen que ver con dotar a la institucin de los recursos financieros para su gestin, y el adecuado, eficiente y racional uso de los mismos. La perspectiva del cliente, integra todos aquellos elementos del sistema que tienen que ver con la percepcin del usuario de PANDEPORTES, en bsqueda de satisfacer una x demanda de servicio u atencin. Toda vez que la razn de las instituciones pblicas son sus usuarios, este componente, y sobre todo el aspecto de la calidad de esa atencin, se convierte en un objetivo en movimiento, ya que la calidad percibida y requerida por los usuarios evoluciona constantemente, segn sus demandas particulares. En funcin de ello, para cualquier organizacin este es uno de los elementos del sistema, al que mayor esfuerzo y atencin se le debe prestar. La Perspectiva de los Procesos Internos, tiene que ver con la mecnica de actuacin y trabajo interno en la Institucin, los procesos crticos y los procedimientos que la sustentan. Sin esta herramienta, del Cmo hacer?, de nada sirven los planes y la planificacin. Ya que, en la ejecutora y el desempeo eficiente de cada una de las unidades administrativas esta el xito de la Institucin y el logro de sus objetivos estratgicos y operativos. La institucin puede tener el mejor equipamiento, la mayor cantidad de recursos financieros, pero si el recurso humano, su clima organizacional y los procedimientos de trabajo, mecanismos de integracin, coordinacin y comunicacin no son fluidos, eficaces ni eficientes, el sistema no funciona, ni dar los resultados esperados.

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La Perspectiva de Formacin y Crecimiento, est ntimamente ligada a los procesos de generacin de competencias laborales, de capacitacin, actualizacin y educacin del recurso humano, y los mecanismos de crecimiento profesional y laboral de los funcionarios colaboradores de la institucin, que buscan en esencia satisfacer las demandas de estabilidad, seguridad en el empleo y crecimiento interno. Este aspecto tiene que ver con definir las competencias estratgicas que se requerir del personal para lograr los objetivos de crecimiento de la Institucin y el desarrollo de sus potencialidades.

6.2 Planes que tienen prioridad:

Existe una relacin directamente proporcional entre las debilidades y los Planes de accin, pues el propsito primordial de estos ltimos es atender precisamente las debilidades considerando las amenazas y utilizando las fortalezas sin dejar de aprovechar las oportunidades.

6.2.1 Objetivos Estratgicos (de este listado deben desprenderse los programas o proyectos, que internamente tendrn planes de accin especficos)

Masificacin del deporte

Apoyo a las organizaciones deportivas

Fomentar la influencia positiva del deporte en la poblacin

Desarrollar mediante la prctica sistemtica de la actividad fsica una poblacin

sana

Fomentar la recreacin a todos los niveles, en especial en edades tempranas

Asegurar un semillero de futuros deportistas que enriquecern el deporte a

nivel nacional e internacional.

Crecimiento deportivo a largo plazo para logro de altos resultados en

competencias

Regular el deporte profesional o no aficionado

Crecimiento de la oferta deportiva de nuestro pas

6.2.2 Planes Especficos

Coordinar con el Instituto para la Formacin y Aprovechamiento de los

Recursos Humanos el otorgamiento de las becas deportivas.

Construir y mantener tiles y accesibles las instalaciones deportivas que

forman parte de su patrimonio.

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Procurar y supervisar que las organizaciones deportivas ejecuten sus planes

anuales de actividades deportivas y recreativas, tendientes a la difusin y al

estmulo del deporte competitivo en la poblacin panamea.

Fomentar la integracin social, a travs del deporte adaptado para las personas

con discapacidad, en las actividades fsicas, la recreacin y el deporte.

Reconocer las modalidades de cada disciplina deportiva y recreativa.

Apoyar la investigacin cientfica y tcnica en las ciencias aplicadas al deporte.

Autorizar la representacin oficial de Panam en eventos internacionales que

correspondan a su jurisdiccin y competencia, y colaborar con el Comit

Olmpico de Panam en la participacin de los atletas que representarn al pas

en las competencias y juegos regionales del Ciclo Olmpico.

Velar por el cumplimiento de las normas nacionales e internacionales sobre el

control del uso de sustancias y mtodos prohibidos en la prctica del deporte.

Asistir tcnicamente a los municipios en los aspectos relacionados con la

promocin y el fomento de la actividad fsica, la recreacin y el deporte.

Desarrollar el programa de capacitacin de voluntarios y promotores de la

actividad fsica, la recreacin y el deporte para todos.

Desarrollar y ejecutar las medidas de prevencin y reglamentar las sanciones

contra la violencia en los eventos deportivos. Establecer el procedimiento

disciplinario para la aplicacin de sanciones ante la comisin de actuaciones

lesivas al deporte.

Compilar los datos estadsticos y la informacin referentes a los atletas, a las

organizaciones y a las instalaciones deportivas.

Establecer los mecanismos para el desarrollo del proceso electoral deportivo.

Establecer convenios o acuerdos nacionales e internacionales de carcter

deportivo para el intercambio acadmico, logstico y tcnico- deportivo de las

diversas disciplinas deportivas y de las ciencias aplicadas al deporte.

Regular las manifestaciones del deporte profesional.

Coordinar con las federaciones, asociaciones y organizaciones deportivas

nacionales la preparacin de los atletas de competencia y de alto rendimiento.

Fomentar en la poblacin panamea la salud integral a travs de la actividad

fsica, la recreacin y el deporte.

Dictar el reglamento general de los Juegos Deportivos Nacionales en todas sus

edades, y determinar las sedes.

Crear el comit, proponer y someter al consejo, el consejo aprueba y se da cumplimiento a las condecoraciones al mrito y los estmulos deportivos.

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7. IMPLEMENTACION DEL PLAN ESTRATEGICO Ahora que hemos concluido la etapa de formulacin del Plan Estratgico, los directivos de PANDEPORTES podrn motivar y planificar cmo llegar al estado futuro ideal. En la etapa de implementacin del plan y elaboracin de planes de accin, las siguientes acciones son necesarias para poder vencer las fuentes de conflictos y adecuar el proceso de cambio en la organizacin:

Levantar la informacin y estadsticas del estado actual (mapa actual)

Levantar diagnstico definido de recursos y fondos

Crear una estructura administrativa que le permita lograr su plan estratgico

Seleccionar las funciones que ayudarn a los planes y eliminar las que estorban

Realizar acuerdos entre las partes, personas o departamentos participantes

Utilizar herramientas de recopilacin de informacin (encuestas, cuestionarios)

Capacitar a todos en cmo vivir la visin, misin y valores de PANDEPORTES

Evaluar la satisfaccin de los usuarios externo, el clima laboral y el desempeo

de los servidores pblicos.

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8. ADMINISTRACION ESTRATEGICA

Las organizaciones de desarrollo institucional sostienen evidencias de que el 88% de las entidades que inician procesos de planeamiento estratgico enfrentan una fuerte resistencia al cambio, sobre todo en las etapas de elaboracin de los planes de accin. Aparte del proceso natural de rechazo a cambiar condiciones cmodas de los seres humanos, los investigadores han descubierto dos grandes razones para esta resistencia.

Primero, el factor equipo los planes de accin no lo pueden desarrollar una sola persona y son parte de un equipo de trabajo-. Si los individuos no tienen o crean hbitos de reunirse les costar mucho trabajo desarrollar los planes.

Segundo, la productividad marginal. Los planes toman tiempo y son una inversin para un futuro organizado, esquematizado y con cultura de calidad y excelencia. Sin embargo, tienen que ser realizados por los responsables de los procesos en la organizacin, pues ellos son los que conocen las acciones, responsabilidades y recursos.

En su mayora los individuos involucrados sienten que los planes son un trabajo ms y rechazan reunirse o trabajar en ellos, forzando a los lderes a olvidarse de los mismos. Por otro lado, se justifican usando el factor productividad y exponiendo la necesidad del trabajo diario como barrera para no cumplir con las obligaciones que requiere la implementacin de los planes. En pases como Panam se agrega un factor ms preocupante, a las personas no les gusta leer y mucho menos escribir. De hecho, no comprenden como un plan escrito puede guiarlos a un mejor futuro, puede ayudarles a prever y enfrentar amenazas, permitirles estar preparados para usar las oportunidades con gran provecho y a ver en conjunto las reas de mejoramiento y trabajar en ellas antes que sea demasiado tarde. Otro factor considerable en el ltimo lustro es la tecnologa. La variante tiempo y el factor precios estn bajando a niveles nunca antes vistos, producto del uso de herramientas de produccin, control de informacin para toma de decisiones acertadas, y los procesos de mercadeo, venta y distribucin que ya permiten compras directas del consumidor al fabricante, va Internet. A mediados de los aos 90 los especialistas en planeamiento estratgico se reunieron y surgi la Administracin Estratgica, como una funcin de la organizacin que se dedica a atender las etapas de implementacin del plan estratgico, formulado con o por los lderes, y el desarrollo y cumplimiento efectivo de los planes de accin por cada proceso de la organizacin.

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Un plan estratgico bien administrado llevar a la organizacin en lnea directa al logro de su visin. Una vez que los planes de accin de mayor prioridad se hayan formulado, se requiere desarrollar nuevos planes lo cual ya ser es un proceso sencillo y habitual. Sin administracin estratgica la organizacin podra tomar el doble de tiempo (X aos) antes de que los integrantes de una organizacin puedan trabajar con planes de accin e implementar el plan estratgico formulado. Las funciones ms importantes que cumple la administracin estratgica son:

Diseo de las polticas y normas de trabajo del plan

Hacer que el personal revise y re-elabore los procedimientos de trabajo de acuerdo al plan

Ayudar a los lderes y mandos medios a tener la mente abierta a evaluaciones y ajustes constantes

Sin afectar produccin, convertirse en una laboratorio de ideas y cambios

Retar los procesos tradicionales de produccin y distribucin de bienes y servicios

Medir reacciones, gustos y expectativas del cliente

Capacitar a todos en la organizacin en la nueva metodologa de trabajo

Dar seguimiento a las etapas y fases del plan, con los mismos indicadores que los acordados por cada departamento.

Cumplir el ciclo de PDCA (Plan-Do-Check-Act), planear, hacer, evaluar y ajustar.

Guardar un archivo de los planes desarrollados para entrenar a personal nuevo o para crear nuevas reas de actividad. (Recordemos que fueron los planes, completos y organizados con estndares, los que dieron inicio al negocio de las franquicias, modelo que en los pases desarrollados estn siguiendo las administraciones deportivas regionales.)

Hacer cada vez ms sencillos los procedimientos

Ingeniar, inventar y crear el futuro

Reconocer, incentivar, motivar y premiar a los miembros del equipo. - Fin del Plan Estratgico de PANDEPORTES - Agradecemos la oportunidad y todo el apoyo que nos brindaron durante la asesora que les llev a formular este plan estratgico con xito. Recopilado por: Prof. Jos D. Gonzlez G. Consultor de Planeamiento Estratgico Panam, Repblica de Panam

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ANEXO 1

Instituto Panameo de Deportes Departamento de Planificacin y Desarrollo

PLAN DE ACCION TAL (PONER NOMBRE)

MATRIZ PARA ELABORAR PLANES DESDE LA PERSPECTIVA FINANCIERA, DEL USUARIO O DEL PROCESO INTERNO:

Accin Proyecto/Programa Responsable Perodo de

Ejecucin

Fuente de Recursos

Indicador de Medicin

Observacin

1. Definir de forma especfica.

1.1 Alinear con estrategia.

Director, jefe de departamento, administrador o servidor pblico

Mes y ao Fondos presupuestados

Definir cmo se medir progreso

Control del status del plan.

(Diagrama ejemplo solamente)

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