Plan Estratégico 2017 -2020 · utilizar el catÁlogo de servicios (“ libro gordo de petete”)...

27/12/2017

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Plan Estratégico 2017 -2020

Objetivos e Iniciativas

METODOLOGÍA

DiagnósticoSituaciónActual

Misión De SECOT

ObjetivosEstratégicos

Iniciativas Plan deActuación

ANÁLISIS DEFINICIÓN ESTRATÉGICA PLAN DE ACTUACIÓN

FEBRERO – MAYO 2017

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MISIÓN

Plan de Marketing

MANTENER Y CREAR EMPLEO A TRAVÉS DEL FOMENTO DEL ESPÍRITU EMPRENDEDOR, OFRECIENDO A SU VEZ A

LOS SENIORS PODER PROLONGAR SU VIDA ACTIVA TRANSMITIENDO SUS CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIA A EMPRENDEDORES, MICROEMPRESAS Y ENTIDADES NO

LUCRATIVAS.

VISIÓN Y VALORES

Plan de MarketingVISIÓNSer reconocida como la Asociación independiente, no lucrativa, líder y de referencia en España en voluntariado senior de Asesoramiento Empresarial

VALORES• Independencia• Legalidad• Voluntariedad• Profesionalidad• Compromiso Social• Lealtad

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DIAGNOSTICO

Datos de las Memorias de SECOT

2.016 2.015 2.014 2.013 2.012 2.011 2.010 2.009

TOTALES EN

8 AÑOS

MEDIAS EN

8 AÑOS

Quitando

proyectos

especiales

Ingresos por Protectores 193.820 197.520 180.780 190.295 191.300 211.325 227.350 255.405 1.647.795 205.974

Ingresos por Seniors 28.582 27.787 27.042 26.672 25.350 22.430 18.120 18.494 194.477 24.310

Ingresos por Aheridos 5.475 5.925 5.250 6.010 7.575 7.500 8.100 7.125 52.960 6.620

Ingresos Colaboradores 17.289 20.090 20.245 15.085 15.900 13.813 14.664 3.703 120.788 15.099

Sumas 245.166 251.322 233.317 238.062 240.125 255.068 268.234 284.727 2.016.020 252.003

Ingresos por Convenios y otros 378.707 425.189 438.869 554.327 323.126 637.369 720.897 580.818 4.059.302 507.413 429.788

Ingresos genuinos Delegación * * * * * * * *

TOTAL INGRESOS 608.820 677.681 673.865 797.288 568.100 896.259 989.131 865.545 6.076.689 759.586 681.961

TOTAL GASTOS 658.597 726.230 685.659 741.383 550.616 868.602 997.364 853.028 6.081.479 760.185 682.560

RESULTADO EJERCICIO ‐49.777 ‐48.549 ‐11.794 55.905 17.484 27.657 ‐7.959 14.252 ‐2.781 ‐348

Gastos de personal 278.723 295.474 257.291 252.227 234.355 250.534 301.434 307.654 2.177.692 272.211

Profesionales indepoendientes 47.821 46.533 40.373 45.636 51.953 64.639 86.312 63.771 447.038 55.880

Total Socios 1.291 1.324 1.326 1.352 1.361 1.328 1.298 1.215 10.495 1.312T. Seniors 1.146 1.169 1.153 1.180 1.181 1.150 1.096 1.041 9.116 1.140

T. Protectores 37 38 38 38 47 50 51 48 347 43

T.Adheridos 108 117 135 134 133 128 151 126 1.032 129

T. Colaboradores 107 108 118 113 88 70 63 46 713 89

Altas Seniors 106 116 112 117 137 155 133 114 990 124

Altas Protectores 3 1 1 3 2 3 8 3 24 3

Altas Adheridos 9 25 4 12 5 16 23 15 109 14

Altas Colaboradores 9 14 22 26 19 12 18 14 134 17

Total Asesorias 2.838 2.941 2.688 2.626 2.679 2.553 1.864 1.272 19.461 2.433

Cursos de Formación Interna 111

Cursos Formación Externa 326

SOSTENIBILIDAD ECONÓMICA

SOCIOS Y GOBERNANCIA

ACTIVIDAD. FOMENTO DEL EMPRENDIMIENTO Y EMPLEO

OBJETIVOS

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SOCIOS Y GOBERNANZA - INICIATIVAS

Incrementar el número de Socios un ?% en el periodo del Plan y potenciar la Gobernanza de la Organización

SOCIOS PLAN DE FORMACIÓN INTERNA / ESEMP / VIDEOS DE FORMACIÓN DEFINIR POLITICAS DE CAPTACIÓN CREAR LA BIBLIOTECA DEL SENIOR PACK DE ACOGIDA PARA ASEGURAR LA INTEGRACIÓN DE LOS SENIORS CREAR PROYECTOS ESPECÍFICOS PARA SOCIOS PROTECTORES CAMBIO DEL SERVIDOR DE EMAIL’S Y DATOS. ENCUESTA DE SATISFACCIÓN ANUAL

GOBERNANZA ORGANIGRAMAS TIPO DELEGACIONES Y ORGANIZACIÓN CENTRAL PACK DEL PRESIDENTE DE DELEGACIÓN SKYPE CON PRESIDENTES COMUNICACIÓN HASTA EL SENIOR. QUE NO SE CORTE DAR COMETIDOS ESPECIFICOS A LOS VOCALES DE LA JUNTA DIRECTIVA GENERALIZAR EL USO DEL PAS TRABAJAR CON CALIDAD SEGÚN LAS DIRECTRICES DEL SGC.

SOSTENIBILIDAD ECONÓMICA - INICIATIVAS

Asegurar el sostenimiento de la Asociación incrementando los ingresos un ? % en el periodo

del Plan.

MÍNIMO: INGRESOS PROPIOS SUPERIOR A GASTOS PROPIOS ACTIVIDAD COMERCIAL. EQUIPO MINIMO DE GESTIÓNCOMERCIAL INCREMENTO DE CONVENIOS CON CONTENIDO ECONÓMICO PROGRAMA DE FICHAS DE SEGUIMIENTO DE “CLIENTES” DESARROLLO PROYECTOS PROPIOS: MINIEMPRESAS; FORMACIÓN;

MENTORING…… PROYECTOS ESPECÍFICOS PARA SOCIOS PROTECTORES ESTUDIAR LA POSIBILIDAD DE LA UTILIZACION DE FONDOS

EUROPEOS

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FOMENTO DEL EMPRENDIMIENTO Y EMPLEO - INICIATIVAS

Potenciar la actividad de asesoramiento y formación en un ? % en el periodo del Plan

UTILIZAR EL CATÁLOGO DE SERVICIOS (“libro gordo de Petete”) AJUSTADO A LA DISPONIBILIDAD DE CADA DELEGACIÓN MARCA SECOT. REDES SOCIALES CALIDAD EN NUESTRAS ACTUACIONES SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD PUESTA AL DÍA DE KPI’S Y OBJETIVOS MINIMOS ALUMNI Y SEGUIMIENTO DE NUESTROS ASESORADOS PROGRAMAS FORMACIÓN, EXTERNOS E INTERNOS, COORDINADOS

Marca SECOT

Responsable

Líder de iniciativa

Equipo

Ejemplo de Ficha descriptiva de la iniciativaMarca SECOT: reforzar la identidad corporativa gracias a un plande reposicionamiento

Objetivo principal

Actividades principales y cómo desempeñarlas

Grupo de trabajo y recursos

Plan de trabajo y calendario

• Minimizar el impacto de la competencia reposicionando la marca de SECOT para destacar la experiencia como valor diferencial

• Adaptarse al cambio en la sociedad y las maneras comunicación potenciando la presencia en redesSociales

• Difusión del material creado para la actualización y formación interna de los socios para mejorar la imagen deSECOT dentro del público objetivo

• Descargar a los seniors de las asesorías más repetitivas y que aporten menos valor añadido a través de lacreación de un canal con video-tutoriales que resuelva las dudas más básicas de un asesorado

Duración aprox.

Año 1 Año 2 Año 3 Año 4

– Creación de un canal de Youtube que contenga video-tutoriales resolviendo las dudas más frecuentes

– Difusión del contenido creado por SECOT de interés para los emprendedores a través del Senior Online

– Estudio de la información más relevante a ser comunicada por cada canal al público objetivo

– Contratación de un Community Manager para gestionar la presencia de SECOT en redes

1) Refuerzo de presencia en redes sociales

– Introducción de los cambios relevantes en la página web y en las redes de SECOT para impulsar la marca

– Implantación de una nueva estrategia de comunicación en base al plan de posicionamiento

– Definición del nuevo posicionamiento basado en la experiencia como valor diferencial

– Realización de un análisis de situación y de la actuación de la competencia

– Determinación del mercado objetivo para cada línea de actuación (formación, apoyo al emprendimiento)

1) Crear un plan de posicionamiento de SECOT 1

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PROGRAMA DE ACTUACIÓNPROGRAMA DE ACTUACIÓN

Ejemplo de Calendario de Puesta en Marcha

Objetivos e Iniciativas- SOCIOS Y GOBERNACIA- Análisis y Estrategia de Captación

- Programa de formación interna

- Organigramas y funciones

- Biblioteca del Senior

- SOSTENIBILIDAD ECONÓMICA- Ingresos propios superior a gastos propios

- Equipo mínimo de gestión comercial

- Incremento Convenios con contenido económico

- Fichas para seguimiento de “clientes”

- EMPRENDIMIENTO Y EMPLEO- Uso Catalogo de servicios

- KPI’s y Objetivos mínimos.

- Alumni y seguimiento de nuestros asesorados.

- Sistema de Gestión de la Calidad

2017 20183 1 2 3 1 2

20193 1 2 3

Cuatrimestres

2020

ETAPAS

SEGUIMIENTO

REDEFINICIÓN

IMPLANTACIÓN

•ELABORACIÓN PLAN DETALLADO DE CADA INICIATIVA. Julio a Septiembre•APROBACIÓN PLAN ESTRATÉGICO. Septiembre 2017•COORDINADORES DE IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO. Septiembre 2017•COMUNICACIÓN A LA ORGANIZACIÓN. Octubre 2017•INICIO DE LA EJECUCIÓN PLAN ESTRATEGICO. Noviembre 2017•SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN•REVISIÓN Y/O REDEFINICIÓN EN SUCASO

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REFLEXIONES COINCIDENTES CON ANTERIORES P.E.

AUTOFINANCIACIÓN NO ES ABANDONAR NUESTRA FUNCIÓN SOCIAL

PERTENECER A SECOT ES SINÓNIMO DE COMPROMISO

CUIDAR LA CALIDAD DE NUESTRAS PRESTACIONES ES GENERAR VALOR

LA GESTIÓN PROFESIONAL ES ASEGURAR EL FUTURO DE SECOT

LA TRANSPARENCIA EN NUESTRAS ACTUACIONES ES POTENCIAR NUESTRA IMAGEN

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Cuantificación de Objetivos2017 -2020

Zonas y Responsables

DIAGNOSTICO

Datos de las Memorias de SECOT

2.016 2.015 2.014 2.013 2.012 2.011 2.010 2.009

TOTALES EN

8 AÑOS

MEDIAS EN

8 AÑOS

Quitando

proyectos

especiales

Ingresos por Protectores 193.820 197.520 180.780 190.295 191.300 211.325 227.350 255.405 1.647.795 205.974

Ingresos por Seniors 28.582 27.787 27.042 26.672 25.350 22.430 18.120 18.494 194.477 24.310

Ingresos por Aheridos 5.475 5.925 5.250 6.010 7.575 7.500 8.100 7.125 52.960 6.620

Ingresos Colaboradores 17.289 20.090 20.245 15.085 15.900 13.813 14.664 3.703 120.788 15.099

Sumas 245.166 251.322 233.317 238.062 240.125 255.068 268.234 284.727 2.016.020 252.003

Ingresos por Convenios y otros 378.707 425.189 438.869 554.327 323.126 637.369 720.897 580.818 4.059.302 507.413 429.788

Ingresos genuinos Delegación * * * * * * * *

TOTAL INGRESOS 608.820 677.681 673.865 797.288 568.100 896.259 989.131 865.545 6.076.689 759.586 681.961

TOTAL GASTOS 658.597 726.230 685.659 741.383 550.616 868.602 997.364 853.028 6.081.479 760.185 682.560

RESULTADO EJERCICIO ‐49.777 ‐48.549 ‐11.794 55.905 17.484 27.657 ‐7.959 14.252 ‐2.781 ‐348

Gastos de personal 278.723 295.474 257.291 252.227 234.355 250.534 301.434 307.654 2.177.692 272.211

Profesionales indepoendientes 47.821 46.533 40.373 45.636 51.953 64.639 86.312 63.771 447.038 55.880

Total Socios 1.291 1.324 1.326 1.352 1.361 1.328 1.298 1.215 10.495 1.312T. Seniors 1.146 1.169 1.153 1.180 1.181 1.150 1.096 1.041 9.116 1.140

T. Protectores 37 38 38 38 47 50 51 48 347 43

T.Adheridos 108 117 135 134 133 128 151 126 1.032 129

T. Colaboradores 107 108 118 113 88 70 63 46 713 89

Altas Seniors 106 116 112 117 137 155 133 114 990 124

Altas Protectores 3 1 1 3 2 3 8 3 24 3

Altas Adheridos 9 25 4 12 5 16 23 15 109 14

Altas Colaboradores 9 14 22 26 19 12 18 14 134 17

Total Asesorias 2.838 2.941 2.688 2.626 2.679 2.553 1.864 1.272 19.461 2.433

Cursos de Formación Interna 111

Cursos Formación Externa 326

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CUANTIFICACIÓN DE OBJETIVOS

SOCIOS

Conseguir que el número de Seniors (1.146 año 2016) dados de alta sea117 - 2018; 122 – 2019; 127 – 2020 Significa un 10% anual acumulativo.

Socios Protectores, mantener los actuales (37) y conseguir 2 altas anuales Socios Adheridos (108) y Colaboradores (107) conseguir un incremento del

5% anual


Aumentar los ingresos por Convenios y otros (378.707 € año 2016) en:40.000€ - 2018; 60.000€ - 2019; 80.000€ - 2020 de los cuales un 70% seaningresos propios de las Delegaciones.

Los ingresos por socios y colaboradores (227.877€) aumentarlos un 8% anual

FOMENTO DEL EMPRENDIMIENTO Y EMPLEO Mantener el número actual de asesorías (2.836 en 2016) e incrementarlas

un 5% anual en cada Delegación

ZONAS Y RESPONSABLES DE LA IMPLANTACIÓN DEL P.E.

Zona 1. NorteÁlava* GUIPÚZCOALa RiojaNavarraVizcayaResponsable: * Graciela Imaz

Zona 2. Cat / Bal* AragónBaleares* BARCELONAGironaTarragonaResponsable: * Francesc Turró

Zona 3. AndaluciaGranadaJaen* JEREZ Málaga* SevillaResponsable: * Francisco Rodriguez

Zona 4. LevanteAlicanteCASTELLÓNMurciaValenciaResponsable: Vicente Nebot

Zona 5. CentroLeón* MADRIDValladolidResponsable: * Inocente Gomez

Zona 6. Atlant. / Canta.A CoruñaAsturiasCantabriaVigoResponsable:

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CALENDARIO

CALENDARIO 2017 2108 2019 2020 INICIO 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

APROBACIÓN JUNTA DIRECTIVA Y PLAN DE ACCIÓN 28/09/2017

PRESENTACIÓN REUNIÓN DE PRESIDENTES 24/10/2017

COORDINACIÓN CON LOS RESPONSABLES DE ZONA 25/10/2017

REUNIÓN TRABAJO CON CADA ZONAS 14/11 AL 01/12/2017

SOCIOS 14/11/2017 *PLAN DE FORMACIÓN INTERNA / ESEMP / VIDEOS DE FORMACIÓN

DEFINIR POLITICAS DE CAPTACIÓN

CREAR LA BIBLIOTECA DEL SENIOR

PACK DE ACOGIDA

CREAR PROYECTOS ESPECÍFICOS PARA SOCIOS PROTECTORES

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN ANUAL.MEDICIÓN DE LA ACTIVIDAD DEL SOCIO.

GOBERNANZA 14/11/2017 *ORGANIGRAMAS TIPO DELEGACIONES Y ORGANIZACIÓN CENTRAL

PACK DEL PRESIDENTE

SKYPE CON PRESIDENTES

COMUNICACIÓN HASTA EL SENIOR. QUE NO SE CORTE

DAR COMETIDOS ESPECIFICOS A LOS VOCALES DE LA JUNTA DIRECTIVA

GENERALIZAR EL USO DEL PAS

TRABAJAR CON CALIDAD SEGÚN LAS DIRECTRICES DEL SGC.

SOSTENIBILIDAD ECONÓMICA 14/11/2017 *MÍNIMO: INGRESOS PROPIOS SUPERIOR A GASTOS PROPIOS

ACTIVIDAD COMERCIAL. EQUIPO MINIMO DE GESTIÓNCOMERCIAL

INCREMENTO DE CONVENIOS CON CONTENIDO ECONÓMICO

PROGRAMA DE FICHAS DE SEGUIMIENTO DE “CLIENTES”

CATÁLOGO DE SERVICIOS AJUSTADO A LA DELEGACIÓN

DESARROLLO PROYECTOS PROPIOS: MINIEMPRESAS; FORMACIÓN; MENTORING…

PROYECTOS ESPECÍFICOS PARA SOCIOS PROTECTORES

ESTUDIAR LA POSIBILIDAD DE LA UTILIZACION DE FONDOS EUROPEOS

EMPRENDIMIENTO Y EMPLEO 22/01/2018 *MARCA SECOT. REDES SOCIALES

CALIDAD EN NUESTRAS ACTUACIONES

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

PUESTA AL DÍA DE KPI’S Y OBJETIVOS MINIMOS

ALUMNI Y SEGUIMIENTO ASESORADOS

PROGRAMAS FORMACIÓN,COORDINADOS

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Plan Estratégico 2017 -2020Organigrama y funciones de los Servicios Generales

GOBERNANZA.ORGANIZACIÓN CENTRAL

SECRETARIA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENTE

ASAMBLEA GENERAL

DIRECTORA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA

DIRECTORA RELACIONESINSTITUCIONALES

S.G. CALIDAD

COMUNICACIÓN

SS. INFORMATICOS CONTABILIDADADMINISTRACIÓN

PRESIDENTA FUNDADORA

PRESIDENTES DELEGACIONES

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GOBERNANZA. FUNCIONES SERVICIOS GENERALES

SECRETARÍA GENERAL

Dirigir, supervisar y controlar las actividades de la asociación en los ámbitos técnico, económico y comercial, así como establecer las correspondientes directrices generales.

- Elaboración de planes y programas anuales de actuación

- Determinar las políticas de recursos humanos

- Promover las acciones de comunicación interna

- Supervisar la memoria anual de actividades y las cuentas anuales

- Supervisar los presupuestos anuales

- Diseñar las políticas y coordinar el proceso de admisión y baja de los socios

- Coordinar la promoción de la imagen de Secot

- Puesta en marcha de políticas de captación de nuevos socios

- Responsable de la gestión y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad

- Supervisión del Programa anual de Auditorias

- Diseño y supervisión de las acciones de formación interna


DIRECTORA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA:Responsable de los procesos relacionados con la prestación de los servicios objeto de Secot, y de las relaciones con los distintos agentes implicados.Con responsabilidad en la ejecución de todos los procesos de soporte a la Secretaría General y a las actividades de las Delegaciones.

-Preparación de la documentación a presentar a los organismos que las subvencionan.

-Apoyo a la preparación de las Juntas, Comités y Asambleas.

-Control del Presupuesto y control económico de los proyectos

-Seguimiento y auditoria en la ejecución de proyectos

-Preparación de las Juntas y Asambleas

-Supervisión y consultas sobre facturación. Control de Calidad de las mismas.

-Control de pago a proveedores

-Medición y seguimiento técnico-administrativo

-Establecimiento y actualización de metodologías

-Consolidación, archivo, y distribución de la información técnica

-Mantenimiento, actualización de proveedores y control de servicios.

-Petición de ofertas.

-Control de albaranes y pago a proveedores.

-Mantenimiento de instalaciones y locales

-Mantener una relación fluida con los responsables de las Delegaciones

-en su área

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ADMINISTRACCIÓN:

Responsabilidad en los procesos de soporte a las actividades de los Servicios Generales y de los procesos relacionados con las necesidades de los seguros de los Seniors activos y negociar las pólizas más convenientes.

Control de la documentación. Archivo de los poderes originales

Realización y envío de facturas a Clientes

Mantenimiento de las bases de datos (Seniors y Proyectos)

Gestión de Socios: Altas y bajas

Control del pago de las cuotas de los socios

Controlar los términos de contratación y mantener actualizadas las pólizas suscritas de Accidentes y de Asistencia en Viaje

Controlar el movimiento de altas y bajas en los seguros de los Seniors activos

Verificar las liquidaciones periódicas de primas

Informar sobre el alcance de las garantías y límites cubiertos

Evolución del coste anual de los seguros y presupuestos anuales

• En caso de siniestro, actuar de mediador entre la Aseguradora y Secot o el Senior afectado, controlando el desarrollo y solución del caso y el reembolsa de gastos o indemnizaciones

• Preparación de las Juntas, Comités y Asambleas.

Control de registros (Socios, Proyectos, Convenios, etc.)

Mailings, fotocopias

Atención llamadas telefónicas.

Archivo General: Juntas Directivas, Memorias, Fax, Cartas

-Mantener una relación fluida con los responsables de las Delegaciones


Contabilidad y Finanzas

Responsable de los procesos de la contabilización de facturas, archivo de las mismas, flujos de caja, informes económicos y de las relaciones con los distintas Delegaciones de SECOT en estas áreas.

- Contabilidad general

- Mantenimiento de la información de los flujos de caja.

- Tesorería, Balances e información económica

- Apoyo al proceso de elaboración del presupuesto anual

- Seguimiento y auditoria de los lotes de facturas y documentos mandados por las Delegaciones

- Apoyo a la auditoria externa anual

- Actualización de metodologías del programa de Contabilidad

- Archivo de las facturas y de toda la información bancaria, fiscal y financiera

-Mantener una relación fluida con los responsables de las Delegaciones en su área

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SS. INFORMATICOS:

Responsable de los procesos relacionados con la prestación de los servicios informáticos de Secot, y de las relaciones con los distintos servicios implicados.

-Desarrollo, administración y mantenimiento de la base de datos de la organización

-Elaboración y creación de programas específicos para SECOT.

-Mantenimiento de la página WEB de Secot

-Introducción de contenidos en la página WEB

-Gestión de la red de datos interna.

-Apoyo y soporte informático a Servicios Generales y a las Delegaciones

-Mantenimiento básico del hardware.

-Mantener una relación fluida con los responsables de las Delegaciones en su área


DIRECTORA RELACIONES INSTITUCIONALES:

Responsable de los procesos relacionados con la gestión comercial y búsqueda de Convenios. Comunicación desarrollo de la imagen de SECOT. Gestión de la actividad internacional de Secot

-Gestión y coordinación con los posibles clientes-Ejecución y control de las acciones del Plan del Plan Comercial-Control de convenios nacionales y preparación de borradores-Control de las acciones del Plan de Comunicación Interna y Externa-Preparación documental para las Juntas, Comités y Asambleas.-Control de la documentación a nivel nacional: memoria del ejercicio, trípticos explicativos,etc.-Control del Boletín SECOT. -Contenidos de la página WEB-Colaboración en la elaboración del material publicitario de Secot-Supervisión de la publicidad y marketing de las delegaciones-Promoción de la participación de Secot en ferias y congresos representativos.-Organización de Eventos SECOT.

- Coordinación de toda la actividad internacional de SECOT- Mantener y actualizar la base de datos de los Seniors de actuación internacional.- Participar en el diseño de la estrategia y el plan anual de actuación internacional- Elaborar, promover y coordinar la firma de convenios internacionales- Gestionar las relaciones de la asociación con: entidades públicas y privadas de carácter

internacional, asociaciones de Seniors, ONG’s, etc.- Supervisar las iniciativas internacionales de las delegaciones.

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COMUNICACIÓN

Responsable de la comunicación , tanto interna de la Asociación como externa y del desarrollo de la imagen de SECOT. Relaciones con los distintos agentes implicados.

-Gestión y coordinación de las relaciones con los medios.

-Elaboración de artículos y dossiers de prensa.

-Ejecución de las acciones del Plan de Comunicación Interna.

-Apoyo a la preparación de las Juntas, Comités y Asambleas.

-Elaboración y control de la documentación a nivel nacional: memoria del ejercicio, trípticos explicativos, ediciones de libros y ponencias de encuentros y seminarios

-Boletín SECOT.

-Gestión y soporte a la introducción de contenidos de la página WEB

- Colaboración en la elaboración del material publicitario de Secot

- Coordinación de los esfuerzos de publicidad y marketing de las delegaciones

- Control de convenios nacionales

- Mantener una relación fluida con los responsables de las Delegaciones en su área


RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD :

Su misión es planificar, organizar y controlar el Sistema de Gestión de la Calidad a través de reuniones realizadas con la periodicidad establecida.

Proponer anualmente los KPI’s de acuerdo al concepto de Mejora Continua basado en los resultados de los años anteriores.

Este compromiso se materializa a través de una serie de funciones que debe realizar.

- Informar del funcionamiento del SGC

- Promover su difusión en todos los niveles de la organización.

- Asegurar el establecimiento de los objetivos globales de calidad.

- Realizar la planificación de la calidad

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Plan Estratégico 2017 -2020

Organigrama Estándar de la Delegación Funciones

GOBERNANZA. ORGANIGRAMA TIPO DELEGACIONES

PRESIDENTE

SOCIOSFORMACIÓN

CALIDAD COMERCIAL TESORERÍA

VICEPRESIDENTE

ASESORIAS

Los diferentes puestos del Organigrama pueden ser cubiertos por un mismo Senior.

El Presidente debería integrar el equipo comercial.

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PRESIDENTE Y VICEPRESIDENTE

La función principal del Presidente es la representación y coordinación de Secot en su área geográfica

- Detección y captación de nuevos socios, proyectos, convenios.

- Coordinar las actividades de la delegación.

- Liderar las relaciones con instituciones, comunicaciones con medios y todo tipo de actividades relacionadas de algún modo con la publicidad e imagen de Secot.

- Desarrollar acciones dirigidas a motivar a los socios de la delegación.

El Vicepresidente independientemente que pueda tener otras funciones en el Organigrama, sustituirá al Presidente en ausencia de este.

Hacer un seguimiento y valoración de los resultados de los KPI’s en las diferentes áreas de la Delegación


SOCIOS

Gestiona e impulsa las relaciones con y entre los Socios de la Delegación, asegurando la puesta en marcha y el seguimiento de las iniciativas a nivel general en este campo

-Captación, Selección y Admisión de nuevos Socios: despliegue de las acciones a nivel local

-Mantenimiento de la base de datos y expedientes de los mismos.

-Comunicación interna: contribución a las iniciativas generales (boletín Secot, coordinación de apariciones,..) y puesta en marcha de mecanismos locales (reuniones, tablón de anuncios, comunicados, ...)

-Actividades sociales, culturales y coordinación de las actividades

-Programas de motivación, satisfacción y atención al Senior: identificación de medidas y puesta en marcha, apoyo en la realización de la encuesta periódica y su análisis

-Integración y “mentoring” de los nuevos Seniors

-Seguimiento y valoración de los resultados de los KPI’s relativos a los Seniors

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ASESORIAS:

Responsable de la operativa relacionada con la prestación de servicios a asesorados

-Asignación de los trabajos a los Coordinadores de Grupo y/o Seniors, en función de sus especialidades y de su grado de ocupación.

-Seguimiento y auditoria en la ejecución de los proyectos buscando que se terminen dentro de los plazos previstos y calidad requerida. Control del grado de avance.

-Supervisión de los informes finales y control de la calidad de los mismos.

-Velar por la adecuación de las asesorías a la metodología establecida

-Gestión de las relaciones con asesorados y de la encuesta de satisfacción.

-Organización de los Servicios de Guardia

-Seguimiento y valoración de los resultados de los KPI’s relativos a las Asesorías


COMERCIAL:

La función principal es la búsqueda de nuevos Convenios, las relaciones con los agentes implicados en el ámbito local y la potenciación de la imagen de SECOT.

-Convenios con Instituciones Públicas y Privadas

-Seguimiento y actualización de convenios en su ámbito territorial

-Convenios de Proyectos especiales

-Promoción y Publicidad

-Relaciones con prensa, radio y televisión

-Identificación de oportunidades de actuación de Secot ( identificación de los “clientes potenciales” para los productos o servicios que ofrece la Delegación )

-Seguimiento y valoración de los resultados de los KPI’s relativos a la acción comercial

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ADMINISTRACCIÓN Y TESORERÍA:

La función principal es la coordinación, gestión y seguimiento de la actividad económica y administrativa de la delegación.

-Tesorería, contabilidad, elaboración y control presupuestario

-Relación de los Seniors activos, a efectos de su inclusión en los seguros de Accidentes y de Asistencia en Viaje y su comunicación a los Servicios Generales

-Mantenimiento de las bases de datos (Seniors y Proyectos)

-Remitir a los Seniors de la Delegación las normas e informaciones actualizadas

-Control de la domiciliación del pago de las cuotas de los socios

-Gestión y pago de los gastos de desplazamiento de los Seniors

-Seguimiento y valoración de los resultados de los KPI’s relativos a los datos económicos-financieros de la Delegación.


FORMACIÓN

Gestionar, organizar y controlar todos los temas relativos a la formación de los Senior y a la formación externa.

Elaboración del programa, diseño y gestión de las acciones de formación interna de los Seniors de la Delegación

Acordar con el Presidente el conjunto los KPI’s de la Delegación y su seguimiento

Promover la difusión del SGC entre los Seniors de la Delegación

Gestionar la documentación correspondiente de formación y del SGC

Establecimiento y gestión de un sistema que identifique las necesidades de formación de los Seniors

Seguimiento y valoración de los resultados de los KPI’s relativos a la formación de los Seniors

SOCIOS DE SECOT: SENIORS

2

SOCIOS DE SECOT: SENIORS

Objetivo principal

Captación, Selección y Plan de Acogida e incorporación de Seniors así como su seguimiento posterior, con un perfil adecuado a los objetivos de Secot

Actividades

1. Creación equipo Departamento Seniors Definir competencias que han de tener nuestros Seniors

2. Definir líneas de captación Entidades Grandes Empresas Networkings Seniors Secot Web

3. Proceso de Selección Entrevista con el candidato Decisión incorporación. Si es de Incorporación, Presentación al Presidente Delegación para aprobación final

4. Plan de Acogida, Incorporación y Seguimiento. Sesiones Formación sobre: Qué es Secot?, Sistemática asesoramiento, Plan de Empresa, PAS, Convenios con Entidades y

Financieros 5. Seguimiento posterior del Senior. Entrevista a los 6 meses para conocer su grado de satisfacción y hablar sobre su posición futura en

Secot-

Calendario

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Objetivo

1. Creación del equipo del departamento de Seniors

Actividades

1. Creación equipo Departamento Seniors con un responsable del mismo.

Definir número de componentes del equipo: Necesidad de un responsable interlocutor de los socios tanto de nueva entrada como existentes. Podría asumir también la Formación Interna. De 1 a 4 personas en Delegaciones grandes.

1 a 2 personas para captación y selección 1 a 2 personas para Plan de Acogida 1 a 2 personas para seguimiento posterior

En Delegaciones medianas/pequeñas un solo responsable. Podría asumir también la formación interna Rotación del equipo

En Delegaciones grandes efectuar una rotación de 1 persona anual, manteniendo siempre 1 Responsable. Conocimiento de la organización. Definir competencias del Sénior:

Implicación. Trabajo en equipo Conocimiento informático Capacidad empática con los Asesorados Disponibilidad para Secot

Calendario

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Objetivo

2. Definir líneas de captación

Actividades

2. Definir líneas de captación

Entidades. Presentar Secot para captación Seniors a las Entidades con las que tenemos Acuerdos (definir colectivo).

Grandes Empresas; Organizaciones empresariales; Colegios Profesionales. Después de una primera presentación, establecer un protocolo para actuaciones periódicas.

Networkings a realizar en las actividades habituales que realiza la Delegación.

Por Seniors actuales. Un Senior motivado y con ilusión en Secot puede traer otro Senior a la Asociación. Fijar algún criterio.

Web. Definir correctamente las palabras de búsqueda para que un Senior interesado encuentre a Secot y vea sus Actividades

Calendario

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Objetivo

3. Proceso de Selección

Actividades

3 Proceso de Selección. Entrevista con el Candidato. La realizará el responsable de Socios que emitirá un informe confidencial recomendando la pre-

aceptación o la no incorporación del candidato.

Conocer porqué quiere entrar en Secot Explicar Secot, estatutos, memoria anual y cuentas. Disponibilidad Ver si es el perfil adecuado Ver idoneidad del candidato

Decisión de entrada o no a la Asociación en función de la entrevista realizada. Presentación del candidato al Presidente de la Delegación para su aprobación final. El responsable entregará el “Acuerdo de Incorporación” al candidato, para que lo lea, y el día de la acogida lo traiga firmado.

Calendario

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6

Objetivo

4. Plan de Acogida e Incorporación del nuevo Senior

Actividades

Plan de Acogida e Incorporación del nuevo Senior. Será responsabilidad del Presidente y del responsable del departamento de Seniors

Procedimiento de alta: Ficha del Senior; Currículo y Foto; Firma del Acuerdo de Incorporación. Domiciliación bancaria para el pago de la cuota anual

Entrega del “Pack Secot” con explicaciones para que después pueda leérselo. Carta de bienvenida del Presidente. Presentación del equipo directivo de la Delegación y del tutor asignado.

Sesiones de Formación: Qué es Secot?: Principales Actividades. Organización interna de la Delegación y de Secot en general. Estatutos, Memoria anual y cuentas. WEB de la Asociación

y de la Delegación si es el caso. Biblioteca del Senior, capsulas formativas. Convenios y financiación de Secot. Fases Asesoramiento. Plan de Empresa. Plan de Viabilidad. Model Canvas. PAS como Plataforma Informática de Secot. Conocimiento. Ejercicio práctico. Convenios con Entidades. Conocimiento. Convenios con Entidades Financieras. Conocimiento.

Formación a realizar como máximo en el transcurso del segundo mes de la entrada en la Asociación. Se tutelará durante tres meses, velando que se cumpla todo el proceso, por parte del tutor asignado a su formación y del

Coordinador del Grupo, según tamaño de la Delegación.

Calendario

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Objetivo

5. Seguimiento posterior del Senior

Actividades

5 Seguimiento posterior del nuevo Senior.

Entrevista a los 6 meses con el responsable de departamento de socios para ver su integración, actitud y resultados, con el objetivo de identificar posibles áreas de mejora.

Conocimiento del grado de satisfacción del Senior ¿Cumple Secot sus expectativas? ¿Hay que enfocar de forma diferente su incorporación a Secot? ¿Se ha de introducir en otras Actividades de Secot? Muy importante conocer su opinión

Hablar sobre cualquier punto menos fuerte que desde Secot se haya detectado. Sobre todo de su implicación y del trabajo en

equipo Fomentar su participación

Modificar en la relación Secot / Senior en aquello que sea necesario.

Calendario

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2


Objetivo principal

Asegurar el sostenimiento de la Asociación incrementando los ingresos en el periodo del Plan

Actividades

1. MÍNIMO: INGRESOS PROPIOS SUPERIOR A GASTOS PROPIOS

2. ACTIVIDAD COMERCIAL. EQUIPO MINIMO DE GESTIÓNCOMERCIAL

3. PLAN DE CONVENIOS CON CONTENIDO ECONÓMICO

4. PROGRAMA DE FICHAS DE SEGUIMIENTO DE “CLIENTES”

5. CATÁLOGO DE SERVICIOS AJUSTADO A LA DISPONIBILIDAD DE CADA DELEGACIÓN

6. DESARROLLO PROYECTOS PROPIOS: MINIEMPRESAS; FORMACIÓN; MENTORING……

7. PROYECTOS ESPECÍFICOS PARA SOCIOS PROTECTORES

Calendario

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Objetivo

1. MÍNIMO: INGRESOS PROPIOS SUPERIOR A GASTOS PROPIOS

Actividades

o Revisión de la cartera de servicios a ofrecer.

o DAFO

o Plan de Acción e implantación: calendario, acciones, evaluación de

resultados,..

Calendario

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Objetivo

2. ACTIVIDAD COMERCIAL. EQUIPO MINIMO DE GESTIÓNCOMERCIAL

Actividades

a. Análisis de Mercado: • Instituciones públicas y privadas • Fundaciones • Ayuntamientos • Diputaciones • Patronales y Asociaciones de Empresarios • Conserjerías de Comunidades Autónomas • Universidades, Colegios • Cámaras de Comercio

b. Equipo de Gestión Comercial: Presidente y dos Seniors

• Asistencia a Actos Institucionales • Tarjetas de visita • Promoción. Presencia en Medios y Redes Sociales (Facebook, Twiter, etc.)

Calendario

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Objetivo

3. PLAN DE CONVENIOS CON CONTENIDO ECONÓMICO

Actividades

Definir una estrategia de acercamiento a las instituciones públicas y privadas. a. Incrementar la captación de recursos financieros

• Convenios con aportación económica. • Realizar un inventario de los convenios/ acuerdos firmados con instituciones en vigor • Identificar los mecanismos y los responsables de la consecución de los convenios y

acuerdos actuales. • Determinar las capacidades demandadas por/ con interés para las instituciones objetivo y

adaptar el Plan de Convenios a su realidad: Formación externa, Talleres, Píldoras, Jornadas • Definir las personas y establecer los medios de relaciones externas necesarios • Diseño y gestión de la agenda de contactos institucionales • Definir los mecanismos periódicos de promoción y seguimiento

b. Fomentar Relaciones Institucionales • Detectar nuevas oportunidades • Reactivar Convenios inactivos o sin aportación

Calendario

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Objetivo

4. PROGRAMA DE FICHAS DE SEGUIMIENTO DE “CLIENTES”

Actividades

a. Registro de datos: • Ficha Resumen por cliente con las actividades desarrolladas • Ficha de cada contacto o entrevista realizada

b. Asistencia a Actos : • Fórums • Jornadas • Networkings • Actos conmemorativos, institucionales, etc..

c. Comunicación: • Suscripción a Newsletters • Webs de Entidades (seguirlas) • Redes Sociales

Calendario

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Objetivo

5. CATÁLOGO DE SERVICIOS AJUSTADO A LA DISPONIBILIDAD DE CADA DELEGACIÓN

Actividades

o Guion de presentación (quienes somos, que hacemos)

o Dípticos

o Catálogo de Productos y actividades de la Delegación

o Folletos descriptivos de Secot

Calendario

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Objetivo

6. DESARROLLO PROYECTOS PROPIOS: MINIEMPRESAS; FORMACIÓN; MENTORING……

Actividades

o Explicar que actividades realizamos : Asesorias, Tutorías, Mentores

o Jornadas tipo Model Canvas, Plan de Empresa, etc..

o Tomar como referencias el programa de la eSemp

Calendario

1T 2T 3T 4T

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Objetivo

7. PROYECTOS ESPECÍFICOS PARA SOCIOS PROTECTORES

Actividades

o Captación de nuevos Socios Protectores

Calendario

1T 2T 3T 4T

Contacto / Entrevista

10

Entidad

Asistentes Por parte de la Entidad:

Por parte de SECOT:

Detalles de la visita

Interesados en:

Acciones:

Senior responsable o participante

Fecha Hora Duración DD/MM/AAAA

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RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS

ENTIDAD

Dirección

Web

Interlocutor de la ENTIDAD Tel. Correo E Área o Cargo: Tutor SECOT Tel. Correo E Fecha firma del convenio: 2º Tutor SECOT Tel. Correo E Fecha vencimiento del convenio: Periodicidad de las reuniones de seguimento del Tutor con la Entidad: Tiempo de aviso en caso de rescindirlo:

CONDICIONES RELEVANTES DEL CONVENIO Aportación económica: €

REGISTRO DE REUNIONES, ASESORAMIENTOS, ACTIVIDADES, FORMACIÓN, ETC. R= REUNIÓN, T= LLAMADA TELEFÓNICA, E= email, A=ASESORIA, F= FORMACIÓN

Fecha Nombre de quién ha efectuado la

Acción por SECOT

Personas contactadas de la

ENTIDAD

Tipos de actividad Breve resumen

R T E A F OTRAS

BREVE RESUMEN PLANES DE ACCIÓN PARA EL AÑO SIGÜIENTE (Tenerlo cumplimentado preferentemente antes de 31 diciembre o máximo 31 de enero).

Plan Acción 2018

Plan Acción 2019

REGISTRO CRONOLÒGICO SOBRE INCIDÈNCIAS, NOTICIAS, INFORMACIONES, ETC. QUE TENGAN RELACIÓN CON LA ENTIDAD Y QUE SEAN RELEVANTES

Fecha Breve resumen

OBSERVACIONS Y USO DE ESTE DOCUMENTO:

1) Esta ficha es un Word al que se le pueden ir añadiendo las filas necesarias en cada una de sus 2 partes: 2) PARTES: Cabecera: Recoge los datos de la Entidad; Cuerpo: Registro de las Acciones llevadas a cabo y Planes de acción e Incidencias o eventualidades que puedan surgir y se deban tener en cuenta. 3) Los registros de Reuniones, Asesorías, Formación, etc. han de comprender “todas” las actividades con la Entidad. 4) Para facilitar la lectura y comprensión, los registros se harán en orden cronológico quedando siempre en la parte alta el más reciente y añadir nuevas filas encima si es necesario. 5) A parte de este “Resumen de Actividades” es muy conveniente disponer del informe de la Reunión/Entrevista mantenida con la Entidad para disponer de todos los detalles.

Plan Estratégico 2017 -2020 · utilizar el catÁlogo de servicios (“ libro gordo de petete”)...

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