Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI · 2019-10-22 · Biblioteca Virtual...

Plan

Estratégico de Tecnologías de la

Información

PETI

INTRODUCCION

Las áreas de la información y de la comunicación han visto potenciadas gracias

al desarrollo de la tecnología, creándose lo que se conoce bajo el nombre

de TIC o tecnologías de la información y la comunicación, las cuales han

revolucionado los procedimientos de transmisión de la información.

Las tics también han abierto un universo de posibilidades en el que la distancia

ya no es una barrera para la comunicación y el desarrollo de actividades entre

personas ubicadas en un espacio físico diferente.

OBJETIVOS

Administrar los recursos tecnológicos del Instituto Municipal para el Deporte y la

recreación de Ibagué IMDRI que garanticen la adecuada administración de la

comunicación, los recursos e infraestructura tecnológica.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Planear con base al modelo de Arquitectura TI, el diseño e implementación

del proceso Gestión Tecnológica y Comunicaciones de la Entidad.

2. Diseñar e implementar los criterios contemplados en la estrategia de

Gobierno en Línea en la entidad.

3. Fortalecer el uso de las Tecnologías de la Información al interior de la

entidad por medio de capacitaciones, talleres, memorias, capsulas para

generar apropiación, uso y potenciaización de los recursos tecnológicos.

4. Actualizar las Hojas de vida de los Equipos en la institución

5. Generar un documento base para alinear las estrategias a corto y mediano

plazo contemplando y optimizando los recursos tecnológicos en la

institución.

6. Mantener a la vanguardia la página web del instituto, con todos aquellos

materiales que ayuden y contribuyan a la imagen del instituto.

ALCANCE DEL DOCUMENTO

El documento cubre los lineamientos descritos en la guía “G.ES.06 Guía Cómo

Estructurar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI”, del

marco de referencia de TI del Ministerio de las tecnologías de la información y

las comunicaciones del Gobierno Nacional, así como las políticas internas

establecidas en el plan de acción del departamento de sistemas del instituto.

El instituto municipal para el deporte y la recreación de Ibagué IMDRI cuenta

con una gama de equipos de cómputo de que cumplen con las necesidades de

ejecución en la dependía por la cual son usados; además de un equipo de

impresoras laser y deskjet para suplir las necesidades para las que se

requieren.

A continuación, se hace relación de Dichos equipos e impresoras, su

distribución y área de dependencia

EQUIPO MARCA SERIAL SISTEMA

OPERATIVO

LIENCIAS

Contador HP 1670-A00889 Windows 10 Windows y

Office Tesorería HP 1670-A00464 Windows 10 Windows y

Office Directora

Administrativa,

Financiera y

Técnica

HP 1670-A00980 Windows 10 Windows y

Office

Almacén Pc Smart 1670-A00934 Windows 10 Windows y

Office Contador HP 1670-A00465 Windows 10 Windows y

Office Control

Interno


Office Apoyo

Administrativo

Janus 1670-A00581 Windows 10 Windows y

Office Secretario

General

Pc Smart 1670-A00935 Windows 10 Windows y

Office Profesional de

apoyo

Administrativo

y Jurídica

Pc Smart 1670-A00936 Windows 10 Windows y

Office

Secretaria

Gerencia


Office Supérate HP 1670-A00888 Windows 10 Windows y

Office

Nombre Marca tipo Dependencia Cantidad

L355 Epson Desjet Tinta

Continua

Financiera-

Jurídica-

Administrativa-

Almacén-

Técnica

6

X2 Epson Desjet-Tinta

Continua

Tecnica 1

Mdfpro521 HP Laser-Toner Prensa-

Juridica-

Administrativa-

Tecnica

4

Scaner

Nombre Marca Tipo Dependencia

RKL HP SOLO SCANER ADMINISTRATIVA

Biblioteca Virtual Calle 83 avenida Pedro Tafur Tel. (8) 2795992 E-mail: [email protected] Pagina Wed: www.imdri.gov.co

Ibagué Tolima

El imdri cuenta además con un equipo de prensa y una página web hecha en

base Joomla que permite la publicación de todas las normatividades de

GOBIERNO EN LINEA, además de ser la ventana virtual entre el instituto y sus

usuarios la cual es www.imdri.gov.co

CATALOGO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

mailto:[email protected]

http://www.imdri.gov.co/



Ibagué Tolima

CATALOGO DE LOS COMPONENTES DE INFORMACION




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Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA PROTECCIÓN DE LA RED Y APLICACIONES DE LA ENTIDAD El Instituto Municipal Para el Deporte y la Recreación de Ibagué – IMDRI, cuenta con un protocolo de seguridad tipo WPA2-Personal, protegido por contraseña, se le hacen las siguientes recomendaciones en materia de seguridad de la red a los funcionarios: La asignación de contraseñas se deberá controlar a través de un proceso formal de gestión a cargo del Área de soporte. Las recomendaciones son: • No escribirlas en papeles de fácil acceso, ni en archivos sin cifrar. • No habilitar la opción —recordar clave en este equipo“, que ofrecen los programas • No enviarla por correo electrónico • Nunca guarde sus contraseñas, en ningún tipo de papel, agenda, etc.




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• Las contraseñas se deben mantener confidenciales en todo momento. • No compartir las contraseñas, con otros usuarios. • Cambia tu contraseña si piensas que alguien más la conoce y si ha tratado de dar mal uso de ella. • Selecciona contraseñas que no sean fáciles de adivinar. • Nunca grabes tu contraseña en una tecla de función o en un comando de caracteres pre- definido. • Cambia tus contraseñas regularmente. • No utilizar la opción de almacenar contraseñas en Internet. • No utilizar contraseña con números telefónicos, nombre de familia etc. • No utilizar contraseña con variables (soporte1, soporte2, soporte3 etc.) El acceso a los sistemas operativos estará protegido, mediante un inicio seguro de sesión, que contemplará las siguientes condiciones: • No mostrar información del sistema, hasta que el proceso de inicio se haya completado. • No suministrar mensajes de ayuda, durante el proceso de autenticación. • Validar los datos de acceso, una vez que se han diligenciado todos los datos de entrada. • Limitar el número de intentos fallidos de conexión auditando los intentos no exitosos. • No mostrar las contraseñas digitadas. • No transmitir la contraseña en texto claro. MANUAL DE RESPONSABILIDADES PARA LA SEGURIDAD FÍSICA DE LA SALA DE CÓMPUTO

Asunto: POLITICAS Y NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION – SEGURIDAD FÍSICA 1. INTRODUCCIÓN En presente documento contiene las Políticas y Normas de Seguridad de la Información relacionados con la seguridad física y del ambiente en el IMDRI. Brinda un marco de referencia para el control de acceso físico a las áreas donde se custodia o almacena información sensible, así como aquellas áreas donde se encuentren los equipos de cómputo críticos y demás infraestructura de soporte a los sistemas de información. 2. OBJETIVO




Ibagué Tolima

• Prevenir e impedir accesos no autorizados, daños e interferencia a las sedes, instalaciones e información que pertenece o es custodiada por el IMDRI. • Proteger Los Equipos de Procesamiento de información crítica del IMDRI ubicándolo en Áreas seguras y resguardadas por un perímetro de seguridad definido, con medidas de seguridad y controles de acceso apropiados. • Identificar y controlar los Factores de Seguridad Ambiental que Podrían Perjudicar el Normal Funcionamiento de los equipos de procesamiento de la Información de la Entidad. 3. ALCANCE Las políticas y normas descritas en este documento aplican para todos los servidores públicos del IMDRI y terceros que ingresen a las instalaciones físicas de la entidad. 4. RESPONSABILIDAD Las Políticas y Normas de Seguridad de la Información son de Carácter Obligatorio para todos los funcionarios y terceros vinculados con el Instituto independientemente del nivel de las tareas que desempeñe. El Responsable de Seguridad de la Información Definirá junto con el Responsable del proceso Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación y los Responsables de Información de cada proceso de la entidad, los controles necesarios de seguridad física y ambiental para la Protección de los Activos de Información, en función a un análisis de riesgos; Asimismo, verificará el cumplimiento de las disposiciones sobre seguridad física y ambiental indicadas en la Presente Norma. Líderes de Procesos del IMDRI Definirán los niveles de acceso físico de los Funcionarios de la Entidad a las áreas restringidas bajo su responsabilidad. Autorizarán formalmente el trabajo fuera de las instalaciones con Información de su Dependencia a los Funcionarios del Instituto cuando lo crean conveniente. Control Interno revisará los registros de acceso de los funcionarios, Contratistas o Terceros a las instalaciones físicas, áreas seguras definidas, con el fin de verificar la eficacia de los controles físicos en la entidad. 5. POLÍTICAS Y NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN MINISTERIO DEL INTERIOR




Ibagué Tolima

Políticas Todas las áreas destinadas al procesamiento de la información según los niveles de clasificación establecidos por la entidad, (Público, Interno, Confidencial y Secreto) deben contar con protecciones físicas o perímetros de seguridad (tales como paredes, puertas de acceso controlado, recepcionistas, cámaras de seguridad), éstas deben cubrir con las necesidades en cuanto a: controles de entradas físicos, seguridad de oficinas, espacios y medios, protección contra amenazas externas y ambientales. Los controles deben ser de acuerdo a la necesidad de aseguramiento, clasificación y valoración de los activos de información establecidos por los responsables. El IMDRI debe contar con perímetros de seguridad en las áreas donde se encuentren instalados los centros de procesamiento de la Información, Suministro de Energía Eléctrica, de Aire Acondicionado, y cualquier otra área considerada crítica para el correcto funcionamiento de los Sistemas de Información del Instituto. Los Equipos de Cómputo del IMDRI deben estar protegidos frente a posibles fallas en el Suministro de Energía Eléctrica, para asegurar la continuidad del servicio. El cableado de energía eléctrica y de comunicaciones que transporta datos o brinda apoyo a los servicios de información del IMDRI estará protegido contra intercepción o daños. 5.1 SEGURIDAD FÍSICA Y AMBIENTAL NORMAS Perímetro de Seguridad Física y Ambiental: • Los perímetros de seguridad deben estar delimitados por una barrera, por ejemplo una pared, una puerta de acceso controlado por dispositivo de autenticación o un escritorio u oficina de recepción. • Se Debe establecer y documentar claramente los perímetros de Seguridad. • Se debe ubicar las instalaciones de procesamiento de información dentro del perímetro de un edificio o área de construcción físicamente sólida. Las paredes externas del área deben ser sólidas y casi todas las puertas que comunican con el exterior deben estar adecuadamente protegidas contra accesos no autorizados, (Mecanismos de control, vallas, alarmas, cerraduras, entre otras). • Identificar claramente todas las Salidas de Emergencia en caso de escenarios catastróficos en la entidad. • Nota: El Responsable de la Seguridad de la Información debe llevar un registro actualizado de las Áreas Seguras, donde se indique la identificación del Edificio y Área, principales Activos de información a proteger y medidas de protección física.




Ibagué Tolima

Controles de acceso físico Todas las áreas destinadas al procesamiento o almacenamiento de información confidencial y secreta, así como aquellas en las que se encuentren los equipos y demás infraestructura que soporte a los sistemas de información y comunicaciones debe ser protegida con medidas de control de acceso físico tales como: • Los Centros de Cómputo debe contar con mecanismos de control de acceso tales como puertas de seguridad, cerradura, sistemas de control con tarjetas inteligentes, sistema de alarmas o controles biométricos. • El ingreso de terceros a los Centros de Cómputo y Centros de Cableado, debe estar debidamente registrado mediante una bitácora. • Todos los funcionarios, Contratistas o Terceros deben portar el carnet que los acredite que prestan sus servicios al Ministerio, no deben intentar ingresar a las áreas donde no tengan la debida autorización. Seguridad de Las Oficinas • Los escritorios o puestos de trabajo de los servidores públicos deben mantenerse limpios y sin documentos fuera del horario de trabajo o en ausencia prolongada del sitio, esto para evitar el acceso no autorizado a la información. • Los Servidores Públicos deben colocar las pantallas de sus computadores en una posición en la que se evite que personal no autorizado pueda ver la información que se encuentre desplegada en ellas. • Las contraseñas de sistemas de alarma, cajas fuertes, llaves y otros mecanismos de seguridad de acceso a las oficinas solo deben ser utilizados por los funcionarios autorizados y, salvo situaciones de Emergencia, estos no deben ser transferidos a otros funcionarios de la Entidad, Contratista o Terceros con su debida autorización. • Todos los usuarios son responsables de bloquear la sesión de su estación de trabajo en el momento en que se retiren del puesto de trabajo, la cual se podrá desbloquear sólo con la contraseña del usuario. Cuando finalicen sus actividades, se deben cerrar todas las aplicaciones y dejar los equipos apagados. • No dejar abandonada en las impresoras información Confidencial y Secreta, una vez se haya impreso.




Ibagué Tolima

Protección contra Amenazas Externas y Ambientales • Las Oficinas e instalaciones donde se procesa y/o almacena la información confidencial o secreta debe contar con sistemas de alarmas y cámaras de seguridad, sistema de detección y extinción automáticas de incendios. • Se debe mantener buena ubicación de los equipos, aislado de amenazas potenciales como fuego, explosivos, agua, polvo, vibración, interferencia electromagnética y vandalismo, entre otros. • Los equipos del Centro de Cómputo deben tener control de los niveles de temperatura y humedad, estos deben ser mantenidos dentro de los límites requeridos por la infraestructura de cómputo allí instalada. • Impedir el ingreso de equipos de computación móvil, fotográficos, de vídeo, audio o cualquier otro tipo de equipo que registre información, a menos que hayan sido formalmente autorizadas por el responsable del proceso involucrado y el responsable de Seguridad Información. • No se permite comer, beber y fumar dentro de las instalaciones de procesamiento de la información del IMDRI. Seguridad en los Servicios de Suministro Eléctrico • Disponer de múltiples enchufes o líneas de suministro de energía eléctrica regulada. • Contar con un Sistema de Energía Ininterrumpible UPS y/o plantas eléctricas, para asegurar el Apagado Regulado y Sistemático de los Equipos de Cómputo del IMDRI y Asegurar la continuidad de las operaciones Mientras se restablecen las fallas en el suministro de energía eléctrica. • Se debe contar con Interruptores de Emergencias que deben estar ubicados cerca de las salidas de emergencia de las Instalaciones donde se encuentren los equipos de cómputo, con el fin de facilitar un corte rápido de la energía en caso tal se presente una situación crítica. • El Instituto debe contar con iluminación de emergencia en caso de producirse una falla en el suministro principal de energía. • El Instituto debe contar con protección contra descargas eléctricas en los edificios donde se ubica. Seguridad del Cableado • Cumplir con los Requisitos Técnicos Vigentes de la República de Colombia. • Realizar las Conexiones Adecuadas para la Energía Eléctrica y la Red De Datos.




Ibagué Tolima

• Proteger el Cableado de red contra Intercepción no Autorizada, el cableado debe contar con conductos como canaletas para su adecuada protección. • El cableado Eléctrico debe estar separado del cableado de Red para Evitar posibles Interferencias. Mantenimiento de Equipos • Se debe dar cumplimiento al programa de mantenimiento a los equipos de la entidad. • Se deben realizar mantenimientos preventivos y pruebas funcionales al Sistema de UPS y/o plantas eléctricas, sistemas de detección y extinción de incendios, sistemas de aire acondicionado, servidores, equipos de comunicaciones, equipos de seguridad que conforman la plataforma tecnológica del Instituto. • Los trabajos de mantenimiento de redes eléctricas, cableado de datos y voz, deben ser realizados por el personal especialista y debidamente autorizado e identificado. • Se deben someter a las estaciones de trabajo, portátiles, servidores, equipos de comunicaciones, al mantenimiento preventivo, de acuerdo con el cronograma establecido y las especificaciones del proveedor, con la debida autorización formal del responsable del proceso Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación del IMDRI. • El Responsable del proceso Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación deberá tener un Listado con las especificaciones o características de los equipos, así como también la fecha en la que cada equipo requiere actividades de mantenimiento. • Registrar las fallas de los mantenimientos de las estaciones de trabajo, portátiles, equipos de comunicaciones y operaciones ya sean preventivo o correctivos, este tipo de registro debe indicar la fecha en la que fue realizado el mantenimiento, falla que presentó y quien realizó el mantenimiento. Seguridad del equipo Fuera de la entidad • El uso de equipos de cómputo, portátiles, discos removibles destinado al procesamiento de información, fuera de la instalaciones del Instituto, será autorizado por el responsable del proceso al que pertenezca el servidor público. • El Usuario que está autorizado a retirar un equipo de cómputo o portátil debe tener el mismo nivel de protección de la información como si estuviese en las instalaciones de la entidad.




Ibagué Tolima

• Periódicamente se debe monitorear la eficacia del control de Registros de Los Equipos, para detectar el Retiro No Autorizado de Activos de Información del Ministerio, Control que será llevado a cabo por el Líder de Seguridad de la Información. MANUAL DE RESPONSABILIDADES PARA LA SEGURIDAD FÍSICA DE LA SALA DE CÓMPUTO

Asunto: POLITICAS Y NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION – SEGURIDAD FÍSICA 1. INTRODUCCIÓN En presente documento contiene las Políticas y Normas de Seguridad de la Información relacionados con la seguridad física y del ambiente en el IMDRI. Brinda un marco de referencia para el control de acceso físico a las áreas donde se custodia o almacena información sensible, así como aquellas áreas donde se encuentren los equipos de cómputo críticos y demás infraestructura de soporte a los sistemas de información. 2. OBJETIVO • Prevenir e impedir accesos no autorizados, daños e interferencia a las sedes, instalaciones e información que pertenece o es custodiada por el IMDRI. • Proteger Los Equipos de Procesamiento de información crítica del IMDRI ubicándolo en Áreas seguras y resguardadas por un perímetro de seguridad definido, con medidas de seguridad y controles de acceso apropiados.




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• Identificar y controlar los Factores de Seguridad Ambiental que Podrían Perjudicar el Normal Funcionamiento de los equipos de procesamiento de la Información de la Entidad. 3. ALCANCE Las políticas y normas descritas en este documento aplican para todos los servidores públicos del IMDRI y terceros que ingresen a las instalaciones físicas de la entidad. 4. RESPONSABILIDAD Las Políticas y Normas de Seguridad de la Información son de Carácter Obligatorio para todos los funcionarios y terceros vinculados con el Instituto independientemente del nivel de las tareas que desempeñe. El Responsable de Seguridad de la Información Definirá junto con el Responsable del proceso Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación y los Responsables de Información de cada proceso de la entidad, los controles necesarios de seguridad física y ambiental para la Protección de los Activos de Información, en función a un análisis de riesgos; Asimismo, verificará el cumplimiento de las disposiciones sobre seguridad física y ambiental indicadas en la Presente Norma. Líderes de Procesos del IMDRI Definirán los niveles de acceso físico de los Funcionarios de la Entidad a las áreas restringidas bajo su responsabilidad. Autorizarán formalmente el trabajo fuera de las instalaciones con Información de su Dependencia a los Funcionarios del Instituto cuando lo crean conveniente. Control Interno revisará los registros de acceso de los funcionarios, Contratistas o Terceros a las instalaciones físicas, áreas seguras definidas, con el fin de verificar la eficacia de los controles físicos en la entidad. 5. POLÍTICAS Y NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN MINISTERIO DEL INTERIOR Políticas Todas las áreas destinadas al procesamiento de la información según los niveles de clasificación establecidos por la entidad, (Público, Interno, Confidencial y Secreto) deben contar con protecciones físicas o perímetros de seguridad (tales como paredes, puertas de acceso controlado, recepcionistas, cámaras de seguridad), éstas deben cubrir con las necesidades en cuanto a: controles de entradas físicos, seguridad de oficinas, espacios y medios, protección contra amenazas externas y




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ambientales. Los controles deben ser de acuerdo a la necesidad de aseguramiento, clasificación y valoración de los activos de información establecidos por los responsables. El IMDRI debe contar con perímetros de seguridad en las áreas donde se encuentren instalados los centros de procesamiento de la Información, Suministro de Energía Eléctrica, de Aire Acondicionado, y cualquier otra área considerada crítica para el correcto funcionamiento de los Sistemas de Información del Instituto. Los Equipos de Cómputo del IMDRI deben estar protegidos frente a posibles fallas en el Suministro de Energía Eléctrica, para asegurar la continuidad del servicio. El cableado de energía eléctrica y de comunicaciones que transporta datos o brinda apoyo a los servicios de información del IMDRI estará protegido contra intercepción o daños. 5.1 SEGURIDAD FÍSICA Y AMBIENTAL NORMAS Perímetro de Seguridad Física y Ambiental: • Los perímetros de seguridad deben estar delimitados por una barrera, por ejemplo una pared, una puerta de acceso controlado por dispositivo de autenticación o un escritorio u oficina de recepción. • Se Debe establecer y documentar claramente los perímetros de Seguridad. • Se debe ubicar las instalaciones de procesamiento de información dentro del perímetro de un edificio o área de construcción físicamente sólida. Las paredes externas del área deben ser sólidas y casi todas las puertas que comunican con el exterior deben estar adecuadamente protegidas contra accesos no autorizados, (Mecanismos de control, vallas, alarmas, cerraduras, entre otras). • Identificar claramente todas las Salidas de Emergencia en caso de escenarios catastróficos en la entidad. • Nota: El Responsable de la Seguridad de la Información debe llevar un registro actualizado de las Áreas Seguras, donde se indique la identificación del Edificio y Área, principales Activos de información a proteger y medidas de protección física. Controles de acceso físico Todas las áreas destinadas al procesamiento o almacenamiento de información confidencial y secreta, así como aquellas en las que se encuentren los equipos y demás infraestructura que soporte a los sistemas de información y comunicaciones debe ser protegida con medidas de control de acceso físico tales como:




Ibagué Tolima

• Los Centros de Cómputo debe contar con mecanismos de control de acceso tales como puertas de seguridad, cerradura, sistemas de control con tarjetas inteligentes, sistema de alarmas o controles biométricos. • El ingreso de terceros a los Centros de Cómputo y Centros de Cableado, debe estar debidamente registrado mediante una bitácora. • Todos los funcionarios, Contratistas o Terceros deben portar el carnet que los acredite que prestan sus servicios al Ministerio, no deben intentar ingresar a las áreas donde no tengan la debida autorización. Seguridad de Las Oficinas • Los escritorios o puestos de trabajo de los servidores públicos deben mantenerse limpios y sin documentos fuera del horario de trabajo o en ausencia prolongada del sitio, esto para evitar el acceso no autorizado a la información. • Los Servidores Públicos deben colocar las pantallas de sus computadores en una posición en la que se evite que personal no autorizado pueda ver la información que se encuentre desplegada en ellas. • Las contraseñas de sistemas de alarma, cajas fuertes, llaves y otros mecanismos de seguridad de acceso a las oficinas solo deben ser utilizados por los funcionarios autorizados y, salvo situaciones de Emergencia, estos no deben ser transferidos a otros funcionarios de la Entidad, Contratista o Terceros con su debida autorización. • Todos los usuarios son responsables de bloquear la sesión de su estación de trabajo en el momento en que se retiren del puesto de trabajo, la cual se podrá desbloquear sólo con la contraseña del usuario. Cuando finalicen sus actividades, se deben cerrar todas las aplicaciones y dejar los equipos apagados. • No dejar abandonada en las impresoras información Confidencial y Secreta, una vez se haya impreso. Protección contra Amenazas Externas y Ambientales • Las Oficinas e instalaciones donde se procesa y/o almacena la información confidencial o secreta debe contar con sistemas de alarmas y cámaras de seguridad, sistema de detección y extinción automáticas de incendios.




Ibagué Tolima

• Se debe mantener buena ubicación de los equipos, aislado de amenazas potenciales como fuego, explosivos, agua, polvo, vibración, interferencia electromagnética y vandalismo, entre otros. • Los equipos del Centro de Cómputo deben tener control de los niveles de temperatura y humedad, estos deben ser mantenidos dentro de los límites requeridos por la infraestructura de cómputo allí instalada. • Impedir el ingreso de equipos de computación móvil, fotográficos, de vídeo, audio o cualquier otro tipo de equipo que registre información, a menos que hayan sido formalmente autorizadas por el responsable del proceso involucrado y el responsable de Seguridad Información. • No se permite comer, beber y fumar dentro de las instalaciones de procesamiento de la información del IMDRI. Seguridad en los Servicios de Suministro Eléctrico • Disponer de múltiples enchufes o líneas de suministro de energía eléctrica regulada. • Contar con un Sistema de Energía Ininterrumpible UPS y/o plantas eléctricas, para asegurar el Apagado Regulado y Sistemático de los Equipos de Cómputo del IMDRI y Asegurar la continuidad de las operaciones Mientras se restablecen las fallas en el suministro de energía eléctrica. • Se debe contar con Interruptores de Emergencias que deben estar ubicados cerca de las salidas de emergencia de las Instalaciones donde se encuentren los equipos de cómputo, con el fin de facilitar un corte rápido de la energía en caso tal se presente una situación crítica. • El Instituto debe contar con iluminación de emergencia en caso de producirse una falla en el suministro principal de energía. • El Instituto debe contar con protección contra descargas eléctricas en los edificios donde se ubica. Seguridad del Cableado • Cumplir con los Requisitos Técnicos Vigentes de la República de Colombia. • Realizar las Conexiones Adecuadas para la Energía Eléctrica y la Red De Datos. • Proteger el Cableado de red contra Intercepción no Autorizada, el cableado debe contar con conductos como canaletas para su adecuada protección.




Ibagué Tolima

• El cableado Eléctrico debe estar separado del cableado de Red para Evitar posibles Interferencias. Mantenimiento de Equipos • Se debe dar cumplimiento al programa de mantenimiento a los equipos de la entidad. • Se deben realizar mantenimientos preventivos y pruebas funcionales al Sistema de UPS y/o plantas eléctricas, sistemas de detección y extinción de incendios, sistemas de aire acondicionado, servidores, equipos de comunicaciones, equipos de seguridad que conforman la plataforma tecnológica del Instituto. • Los trabajos de mantenimiento de redes eléctricas, cableado de datos y voz, deben ser realizados por el personal especialista y debidamente autorizado e identificado. • Se deben someter a las estaciones de trabajo, portátiles, servidores, equipos de comunicaciones, al mantenimiento preventivo, de acuerdo con el cronograma establecido y las especificaciones del proveedor, con la debida autorización formal del responsable del proceso Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación del IMDRI. • El Responsable del proceso Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación deberá tener un Listado con las especificaciones o características de los equipos, así como también la fecha en la que cada equipo requiere actividades de mantenimiento. • Registrar las fallas de los mantenimientos de las estaciones de trabajo, portátiles, equipos de comunicaciones y operaciones ya sean preventivo o correctivos, este tipo de registro debe indicar la fecha en la que fue realizado el mantenimiento, falla que presentó y quien realizó el mantenimiento. Seguridad del equipo Fuera de la entidad • El uso de equipos de cómputo, portátiles, discos removibles destinado al procesamiento de información, fuera de la instalaciones del Instituto, será autorizado por el responsable del proceso al que pertenezca el servidor público. • El Usuario que está autorizado a retirar un equipo de cómputo o portátil debe tener el mismo nivel de protección de la información como si estuviese en las instalaciones de la entidad. • Periódicamente se debe monitorear la eficacia del control de Registros de Los Equipos, para detectar el Retiro No Autorizado de Activos de Información del Ministerio, Control que será llevado a cabo por el Líder de Seguridad de la Información.




Ibagué Tolima

Regalamiento de la seguridad de las bases de datos Access

y Excel




Ibagué Tolima

CARLOS ANDRES ABRIL BRITO

INGENIERO DE SISTEMAS




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TABLA DE CONTENIDO

pág.

1. RESUMEN ………………. ………………………………………..……………. 5

2. INTRODUCCIÓN …………..……………………………………………………. 7

3. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ………………………………..……………… 8

3.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA …………………………………….….. 8

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ………………………………..……….... 9

3.3 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA …………………………………..……….. 9

4. JUSTIFICACIÓN ………………………………………………………..……... 10




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5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN …………………………………..…. 11

5.1 OBJETIVO GENERAL ………………………………………………..…….... 11

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ……………………………………………….. 11

6. MARCO REFERENCIAL …………………………………………………...… 12

6.1 MARCO TEÓRICO – CONCEPTUAL ………………………………..…….. 12

6.2 DEFINICIONES Y CONCEPTOS……………………………………..…..… 16

6.3 MARCO HISTÓRICO ………………………………………………..……….. 17

7. DISEÑO METODOLÓGICO ………………………………………..………... 20

7.1 FASE 1, DOCUMENTACIÓN………………………………………...……… 20

7.1.1 Introducción a los sistemas de bases de datos …………………..…. 20




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7.1.2 Introducción al diseño de bases de datos …….………...………….… 21

7.1.3 El modelo relacional ………………………………………………………. 22

7.1.4 Lenguaje SQL ………………………………………………………………. 22

7.1.5 Seguridad y autorización ………………………………………………… 23

7.1.6 Minería de datos……………………………………………………………. 23

7.2 FASE 2, IDENTIFICACIÓN DEL SOFTWARE DE TRABAJO MICROSOFT

OFFICE: EXCEL Y ACCES……………………………………………….………. 24

7.2.1 Qué es Excel ……………………………………………………….……….. 25

7.2.1.1 Filtrar………………………………………………………………….….... 25

7.2.1.2 Ordenar………….………………………………………………………… 26

7.2.1.3 Tablas dinámicas……………………………………………….…….…. 27

7.2.2 Qué es Access ………………………………………………………...…… 28

7.2.2.1 Tablas ……………………………………………………………………… 29




Ibagué Tolima

7.2.2.2 Consultas ...……………………………………………………………….. 29

7.2.2.3 Formularios ………………………………………………………………. 29

7.2.2.4 Informes……………………………………………………………...…… 30

7.3 FASE 3 ESTANDARIZACIÓN DE LAS ADMINISTRACIÓN …………… 30

8. FASE 4: RESUMEN DE RESULTADOS …………………………………… 31

8.1 SI LA INFORMACIÓN SE VA A CREAR O ADQUIRIR…….……………. 31

8.2 SI LA INFORMACIÓN SE TIENE……………………………………………. 31

8.3 UTILIZAR LA INFORMACIÓN …………………………………………........ 32

8.4 MEDIR LOS RESULTADOS ………………………………………………… 32




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9. CONCLUSIONES ……………………………………………………...……… 33

10. BIBLIOGRAFÍA ……….…………………………………………….....……… 35

11. WEBGRAFÍA ………………………………………………………………...… 36

LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1. Filtrar .………………………………………………….……………………. 26

Figura 2. Ordenar ……………………………………………………….….………… 27




Ibagué Tolima

Figura 3. Tabla dinámica ……………………………………….….………………... 28




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1. RESUMEN

Muchas de las empresas que existen hoy en día están necesitando un apoyo o guía

en cuanto a la administración de la información de su clientela, pues muchas de

ellas poseen gran cantidad de datos pero no saben cómo sacar el máximo provecho

de ello. A través de esta investigación surgió la respuesta a la siguiente pregunta:

¿cómo se debe administrar adecuadamente en una empresa las bases de datos con

el fin de generar efectos positivos en su área de mercadeo?, ahora las personas u

organizaciones interesadas tienen la oportunidad de hacer un proceso organizado y

orientado para el manejo de las bases de datos.

Cuando se habla de manejo de bases de datos es preciso reconocer sus

características principales que las identifican, como lo es independencia lógica y

física de los datos, redundancia mínima, acceso concurrente por parte de múltiples

usuarios, integridad de los datos y seguridad de acceso y auditoría. Para obtener

la mayor cobertura posible con la presente investigación, el manual para la

administración de las bases de datos está hecho para trabajar con dos programas

a los cuales la mayoría de las personas tienen un acceso relativamente fácil: Excel

y Access, pues estos dos programas por sus características de realizar operaciones

matemáticas y estadísticas de todo tipo permitiendo la creación de tablas, gráficos,

marcos y la manipulación de bases de datos, cuentan con las herramientas

suficientes para ser el soporte de una buena administración de la información.

Para la manipulación de una base de datos, en el caso de Excel existen tres

comandos básicos y las diferentes fórmulas que están relacionadas con

mercadeo: filtrar, ordenar y tablas dinámicas, que permiten organizar y limpiar la

información, y en el caso de Access se identifican cuatro componentes: tablas,

consultas, formularios e informes.

A la hora de enriquecer una base de datos existen varios métodos que le permiten

a los agentes de mercadeo de las empresas obtener ese recurso tan importante




Ibagué Tolima

como lo es la información de sus clientes, entre los medios de intercambio de

información más comunes se encuentra información para participación en sorteos,

información a cambio de descuentos, información en encuestas de satisfacción,

información en inscripciones por páginas web e información por compra de

productos o servicios; todo el intercambio de información entre clientes y

empresas está protegido por la Ley General de Protección de Datos la cual le brinda

a las personas la tranquilidad de que a la información que proporcionen no se le

dará un uso inadecuado.




Ibagué Tolima

2. INTRODUCCIÓN

En cualquier tipo de organización diariamente existe un contacto directo con un

grupo de clientes que cada vez incrementa su tamaño; en este procedimiento de

intercambio de productos y dinero, las empresas de manera consiente u

inconsciente van adquiriendo cierta información de sus clientes, ya sea una

información básica de localización o unos datos más profundos relacionados por

ejemplo con gustos, pensamientos o preferencias. En muchos de estos casos los

ejecutivos de las empresas no tienen claro que allí en toda esa información de sus

clientes se encuentra oculto un gran elemento que puede aportar muchos beneficios

a sus respectivas áreas de mercadeo.

Muchos empresarios tienen una necesidad en común que debe ser suplida la cual

consiste en cómo darle un tratamiento adecuado a la información de su clientela y

de qué forma se puede extraer beneficios de dicha información. Es en este punto

donde se halla la razón de ser de esta investigación; pues se consideró muy útil

crear un procedimiento definido que guíe al empresario a la hora de empezar a darle

tratamiento a sus bases de datos, a través de dos herramientas de fácil acceso

como lo son Excel y Access. El empresario o agente de mercadeo estará entonces

en capacidad de darle un orden adecuado a su base de datos, con la posibilidad de

brindar alto grado de certeza en cuanto a la veracidad de la información, además

de ello es posible definir distintos medios para acercarse a los clientes con el

propósito de extraer o brindar información.

En este orden de ideas, se considera posible que a través de unas bases de datos

bien administradas puedan nacer nuevas maneras de hacer marketing logrando

así la segmentación de mercado adecuada para cada producto, por lo tanto, a través




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de este proceso será posible identificar cuál será el lugar más adecuado donde

ubicar un producto para que quede de fácil acceso a los posibles compradores con

mayor potencial de tal bien.

Por otra parte, la mejor manera de entender un procedimiento y más aún cuando

se está hablando de temas informáticos es siguiendo una secuencia de pasos y

gráficos que explique cada momento del estudio, de este modo el usuario tiene la

posibilidad de entender paso a paso cómo utilizar al máximo la información que tiene

en sus manos, y así con la ayuda del presente manual dar a flote con nuevas ideas

de mercadeo en las diferentes empresas, y anticiparse a los nuevos

comportamientos del mercado, dando pie a la posibilidad de ingeniar estrategias

para afrontar diferentes casos. Cabe anotar que para efectos del presente

documento, las siglas BD hacen referencia a “Bases de Datos”.




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3. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

3.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Existen muchos escenarios, en el ámbito académico y laboral en los cuales se

desconoce la importancia y el gran potencial que posee la información personal de

las personas y peor aún, se desconoce cómo manipular, obtener y clasificar de

una forma adecuada esta información; en muchas compañías, normalmente se

recolecta bastante información de sus clientes con un gran potencial de trabajo,

limitado solo por la capacidad de aquellos que se disponen a trabajar con ella, por

lo general se da que la mayor parte de personas encargadas de esta área no

tienen el conocimiento o el entrenamiento adecuado, debido a que la industria en

general es celosa en invertir en nuevos proyectos de este tipo, sólo aquellas

compañías que dimensionan el potencial de esta herramienta, invierten en la

adecuada administración de las BD y le dan un manejo organizado.

Muchas de las empresas en la actualidad, no tienen claro qué hacer con la

información de sus clientes; o por el caso contrario, las empresas si conocen la

importancia del manejo de sus bases de datos pero no cuentan con los recursos

económicos suficientes o las técnicas adecuadas para lograr que esta herramienta

les traiga beneficios en su área de mercado, o simplemente no poseen una

proyección al crecimiento y el avance empresarial lo que genera en los

empresarios cierto conformismo con su sistema operativo o tal vez se presenten

algunos temores a emprender y explorar otras áreas de mercado por temor al

fracasar en ello.

Lo anterior infiere una solución inmediata, que requiere de la utilización de la técnica,

la tecnología y la investigación en la integración y optimización de la información de




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los clientes para contribuir con calidad en un ambiente dinámico, globalizado y

competitivo, por lo cual la cobertura e importancia de las bases de datos en la

empresa no debe ser tratada superficialmente por el personal encargado de las

respectivas áreas.

Las teorías y técnicas desarrolladas específicamente para este tema (la

administración adecuada de las bases de datos orientada el mercadeo), se vienen

gestando ya que este es relativamente nuevo, por lo que el desconocimiento aún de

las facultades concerniente con estas áreas sea significativo y no se explote el

potencial que realmente tiene.




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3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo se debe administrar adecuadamente en una empresa las bases de datos con el fin de generar efectos positivos en su área de mercadeo?

3.3 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

¿Por qué la mayoría de las empresas descuidan la gestión de sus bases de

datos?

¿Por qué es importante el buen manejo de la información?

¿En qué medida las bases de datos son un aporte para el área de mercadeo

de la empresa?

¿Cuál es la manera más adecuada de sintetizar la información para estructurar el conocimiento hacia la adecuada administración de las BD?

¿De qué forma se puede estandarizar el manejo de las bases de datos en las

empresas sin incurrir en costos muy altos?

¿cómo implementar el sistema de manejo y administración de bases de datos?




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¿Cuáles son los beneficios que trae para las empresas la gestión de las bases de datos?




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4. JUSTIFICACIÓN

Hoy en día, son bien conocidas por la mayoría de empresas las bases de datos,

es poco usual que una empresa siendo Pyme o gran empresa no tenga una BD

por lo menos pequeña con la cual funcione y tenga en ella información importante

de sus operaciones y clientes.

Según estudios de inteligencia realizados, se observa que más de la mitad de las

empresas comerciales de Pereira mantienen sus bases de datos desactualizadas

a pesar del flujo constante de clientes, generando así poca eficiencia y

confiabilidad al momento de realizar actividades de mercadeo, ya que la información

permanentemente necesita ser actualizada por que los datos en una BD son muy

variables y volátiles, que de ser bien manejadas las BD pasarían a ser unos de

los activos más importantes de las empresas y fuente de información permanente,

confiable y actualizada.

Lo anterior sugiere una necesidad latente en las organizaciones de aumentar la

calidad de la información así como el uso que se le dé a esta, de modo que se

convierta en un suministro importante del mercadeo estratégico.

Las Bases de Datos que concentran la información de los clientes permiten

realizar análisis estadísticos para la tipificación de problemáticas, análisis

acertados de situaciones, perfilando los actores del mercado. Cuanto más veraz sea

la información proveniente de estos, más acertada será la toma de decisiones,

especialmente, en el área comercial y de servicios. Para esto es necesario

mantener el nivel de confianza de los datos, así como el enfoque correcto para su

utilización a nivel institucional o corporativo.




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De esta manera, si se desea obtener buenos resultados en la gestión integral de

bases de datos para su uso en la empresa privada y/o administración pública y la

toma de decisiones, han de realizarse las actividades que contribuyan a tomar

decisiones acertadas, ligadas a un plan estratégico, además con un excelente

nivel de confianza, permitiendo detectar las necesidades básicas de los usuarios,

clientes o asociados y así poder ampliar el Portafolio de Negocios y por ende la

diversificación de los ingresos de aquellas empresas que potencialicen una buena

administración de BD como herramienta indispensable en su normal

funcionamiento.

La idea de este proyecto es formalizar, estructurar y dejar por escrito la

importancia y el por qué se debe administrar una bases de datos y cómo hacerlo

correctamente, como herramienta que fideliza y segmenta el mercado o como ayuda

para hacer mediciones estadísticas.




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5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

5.1 OBJETIVO GENERAL

Diseño de un manual para la administración de las bases de datos a través de

herramientas básicas de office, orientado a la buena gestión del área de mercadeo

en las organizaciones.

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Encontrar cuáles son las herramientas y métodos utilizados en la academia y en las empresas para administrar las BD.

Identificar el potencial de trabajo que brinda ACCESS y EXCEL como

instrumento para la adecuada administración de una base de datos.

Disponer del manejo de la información de los clientes para generar un

beneficio en el área de mercadeo de la organización.

Estructurar y esquematizar el conocimiento y la experiencia sobre la

administración de las bases de datos adquirida en el tiempo de trabajo y

estudio.




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Elaborar un manual completo y seguro para el manejo adecuado de las bases

de datos en las empresas.




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6. MARCO REFRENCIAL

6.1 MARCO TEÓRICO – CONCEPTUAL

Bases de Datos. Una base de datos (BD) es un conjunto de información relacionada

que se encuentra agrupada o estructurada de tal forma que puede ser manipulada

fácilmente para obtener o suministrar información, formando un grupo de datos

almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y una serie de

programas que manipulan dichos datos a través de un sistema de Gestión de Bases

de datos, que es un tipo de software muy específico dedicado a servir de interfaz

entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan o lo que es lo

mismo, una agrupación de programas que sirven para definir, construir y manipular

una base de datos, permitiendo así almacenar y posteriormente acceder a los datos

de forma rápida y estructurada.

Entre las características principales de las bases de datos se puede mencionar:

Independencia lógica y física de los datos.

Redundancia mínima.

Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.

Integridad de los datos.

Seguridad de acceso y auditoría.

Para manejar este tipo de información existen varios tipos de lenguajes o

preferiblemente sistemas, en los cuales se encuentran las BD, El lenguaje de




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consulta estructurado o SQL (por sus siglas en inglés Structured Query Language)

que es un lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite

especificar diversos tipos de operaciones en ellas. Una de sus características es el

manejo del álgebra y el cálculo relacional que permiten efectuar consultas con el fin

de recuperar de forma sencilla información de interés de bases de datos, así como

hacer cambios en ella.

Microsoft Access. Microsoft Access es una aplicación para manejo de bases de

datos que cuenta con una interfaz de usuario amigable que facilita su uso sin

requerir un conocimiento especializado de programación.

Microsoft Access maneja varios tipos de datos (texto, numérico, fechas, etc.) de

manera flexible. Access puede además importar y exportar datos de Word, Excel,

y otras bases de datos.

Las computadoras operan sobre datos que han sido organizados dentro de

agrupamientos lógicos, para que sus procesos sean efectivos y los resultados

obtenidos sean útiles.

La información disponible en una base de datos puede ser cualquier cosa que se

considere importante para el individuo o la organización.




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Dicho de otro modo, cualquier cosa necesaria para apoyar el proceso general de

atender los asuntos de un individuo u organización.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un

único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base

de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.1

Microsoft Excel. Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar

datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite

crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos

que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

Excel forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico.2

Las principales características de Excel son:

Es una hoja de cálculo.

Puede hacer cálculos muy largos.

Una tabla no es un reto para Excel.

Plantillas y ejemplos muy explícitos.

Relleno y formato de celdas.




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Permite insertar una función.

Segmentación de mercados. Un mercado está compuesto por miles de tipos de

ofertantes o vendedores que ponen a disposición del público infinitos tipos de

productos o servicios clasificados en muchas clases de productos; así mismo hay

infinidad de clientes con diferentes gustos, preferencias y opiniones acerca de lo

que quieren comprar. Por tanto, cualquier producto o servicio no es apto para

cualquier tipo de cliente, para ello es necesario ubicar en el mismo lugar y

momento vendedores y compradores con características similares; ese proceso de

dividir y ubicar el mercado en el lugar y momento adecuado es la tarea de “La

Segmentación de Mercado”.

El "Diccionario de Términos de Mercadotecnia" de la American Marketing

Asociation, define a la segmentación del mercado como "el proceso de

1 http://arnulfoperez.com/office/?p=13

2 http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/que-es-excel-HA010265948.aspx



http://arnulfoperez.com/office/

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/que-es-excel-HA010265948.aspx


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subdividir un mercado en subconjuntos distintos de clientes que se comportan

de la misma manera o que presentan necesidades similares. Cada subconjunto

se puede concebir como un objetivo que se alcanzará con una estrategia distinta

de comercialización".

Por su parte, Charles W. L. Hill y Gareth Jones definen la segmentación del

mercado como "la manera en que una compañía decide agrupar a los clientes,

con base en diferencias importantes de sus necesidades o preferencias, con el

propósito de lograr una ventaja competitiva".

Para Patrico Bonta y Mario Farber, la segmentación del mercado se define

como "el proceso por medio del cual se divide el mercado en porciones

menores de acuerdo con una determinada características, que le sea de

utilidad a la empresa para cumplir con sus planes. Al segmentar el mercado se

pueden maximizar los esfuerzos de marketing en el segmento elegido y se facilita

su conocimiento".3

En síntesis, la segmentación del mercado se puede definir como, "el proceso

mediante el cual, una empresa subdivide un mercado en subconjuntos de clientes

de acuerdo a ciertas características que le son de utilidad. El propósito de la

segmentación del mercado es la de alcanzar a cada subconjunto con actividades

específicas de mercadotecnia para lograr una ventaja competitiva".

Según Kotler y Armstrong 4, para que los segmentos de mercado sean útiles a los

propósitos de una empresa, deben cumplir los siguientes requisitos:

Ser medibles: Es decir, que se pueda determinar (de una forma precisa o

aproximada) aspectos como tamaño, poder de compra y perfiles de los

componentes de cada segmento.

Ser accesibles: Que se pueda llegar a ellos de forma eficaz con toda la mezcla de mercadotecnia.

Ser sustanciales: Es decir, que sean los suficientemente grandes o rentables como para servirlos. Un segmento debe ser el grupo homogéneo más grande posible al que vale la pena dirigirse con un programa de marketing a la medida.




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Ser diferenciales: Un segmento debe ser claramente distinto de otro, de tal manera que responda de una forma particular a las diferentes actividades de marketing.

Sistema de información. Puede definirse como un conjunto de componentes

interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la

información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución.

3 http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/segmentacion-del-mercado.htm

4 Del libro: Fundamentos del Marketing, de Kotler y Armstrong, 6ta Edición, Pág. 254



http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/segmentacion-del-mercado.htm


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Los sistemas de información sirven para:

- Un acceso rápido a determinada información y por ende mejora tanto en

tiempos como en resultados el servicio a los usuarios.

- Motivar a todo tipo de funcionario de las compañías para requerimientos de

cualquier índole con excelentes resultados.

- Generar información e indicadores los cuales permiten analizar, comparar

estudiar para detectar fallas y así mismo tener el control del sistema.

- Da la posibilidad de planear, idear proyectos los cuales van a estar generados

de un sistema de información que tiene unos elementos claros y en dado caso

sustentados para prever cualquier tipo de requerimientos.

- Evita la pérdida de tiempo en la organización de la información ya que

realizándola de forma manual se corre el riesgo de no dar la investigación

correcta.

- Hay mayor interés en la creación de nuevos procesos de trabajo debido a la

facilidad que brinda para la obtención y el procesamiento de información.

- Se hace más efectiva la comunicación entre procesos y por lo tanto entre

grupos de trabajo, una comunicación de diferentes instancias con los mismos

resultados ágiles y confiables.

- Organización de archivo automatizado, clasificado de interés general y

particular, entre otras.




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Un sistema de información es tan importante que además de llevar un control adecuado de todas las operaciones que allí se registren, conlleva a buen funcionamiento de cualquier proceso y por ende de una entidad por lo que genera buenos beneficios tanto para la empresa como para sus usuarios, sean estos internos o externos.5

Sistema de información de marketing. El sistema de información de marketing

(SIM) puede definirse como un conjunto de relaciones estructuradas, donde

intervienen los hombres, las máquinas y los procedimientos, y que tiene por objeto

el generar un flujo ordenado de información pertinente, proveniente de fuentes

internas y externas a la empresa, destinada a servir de base a las decisiones dentro

de las áreas específicas de responsabilidad de marketing.

Para que se pueda hacer una correcta interpretación y aplicación de los datos procedentes de una información deben determinarse:

5 http://www.gerencie.com/sistemas-de-informacion.html



http://www.gerencie.com/sistemas-de-informacion.html


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El grado de fiabilidad de la información, sometiéndola a un análisis objetivo

examinando el método que se siguió para su obtención, así como las personas e

instituciones que recogieron los datos y publicaron la información.

El ritmo de actualización que tiene la información utilizada, ya que necesitamos

aquella más reciente y que se ajuste a la realidad.

El grado de discriminación o de detalle de la información utilizada, para que no se

engloben en un mismo concepto datos que permiten conocer los componentes del

fenómeno estudiado.

Solamente una adecuada información permite tener una política de empresa, que

determine los objetivos a conseguir, la actividad a realizar, las decisiones que se

deben tomar, etc.; tener un programa, seguirlo y coordinarlo; y, finalmente,

establecer un mecanismo de control que verifique que todo se desarrolla según lo

previsto, efectuar las correcciones y las adaptaciones necesarias.

Así pues, es fundamental poseer un buen SIM, tanto para la propia empresa con la finalidad de determinar los objetivos y la toma de decisiones, como para el auditor de marketing que lo necesitará para el diagnóstico de la auditoría y la consiguiente toma de decisiones. 6

Las etapas necesarias en todo proceso de búsqueda de información son:

- Definición de la necesidad de información.

- Determinación de las fuentes a las que acudir.

- Tratamiento de la información.

- Controles de la información.

6.2 DEFINICIONES Y CONCEPTOS




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Datos: Para efectos de esta investigación, se entiende por datos toda la

información de las personas o empresas que van desde información personal

como gustos y preferencias hasta información de localización como lo es

nombres, apellidos. Números telefónicos, etc.

SGBD: Los Sistemas de gestión de base de datos son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de: un lenguaje de definición de datos, un lenguaje de manipulación de datos y un lenguaje de consulta.7

Mercadotecnia: Son todas las actividades realizadas por las empresas con el fin de satisfacer a los clientes y en general a todas las personas que están

relacionadas con la organización y de este modo alcanzar los objetivos planteados.

Comandos: Son botones o acciones especiales que se utilizan para realizar operaciones en Excel y Acces.

6 http://www.marketing-xxi.com/sistemas-de-informacion-de-marketing-sim-140.htm

7 http://basesdedatos.wordpress.com/10-%C2%BFque-es-un-sgbd/



http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos

http://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_%28inform%C3%A1tica%29

http://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_%28inform%C3%A1tica%29

http://www.marketing-xxi.com/sistemas-de-informacion-de-marketing-sim-140.htm

http://basesdedatos.wordpress.com/10-%C2%BFque-es-un-sgbd/


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Celdas: Son las casillas donde se depositan los datos de Excel y Acces.

Encuestas de Satisfacción: Son una serie de preguntas que los empresarios hacen a sus clientes con el fin de conocer su opinión acerca de un producto o servicio consumido.

Fidelizar: Son las buenas acciones que realizan las empresas para con sus clientes con el fin de crear en este último un sentido de pertenencia con la organización llegando al punto de preferirla en todo momento.

Telemercadeo: Son todas las estrategias de mercadeo que se hacen a través de una vía telefónica

Redundancias en la Información: Se presenta cuando un mismo dato es repetido en diferentes bases de datos.

Depurar Información: Es limpiar la información de las bases de datos, quitando información errónea o que no pertenezca al tipo de información del

campo.

6.3 MARCO HISTÓRICO

“El término bases de datos fue escuchado por primera vez en un simposio

celebrado en California en 1963.

Los orígenes de las bases de datos se remontan a la Antigüedad donde ya

existían bibliotecas y toda clase de registros. Además también se utilizaban para

recoger información sobre las cosechas y censos. Sin embargo, su búsqueda era

lenta y poco eficaz y no se contaba con la ayuda de máquinas que pudiesen

reemplazar el trabajo manual.

Posteriormente, el uso de las bases de datos se desarrolló a partir de las

necesidades de almacenar grandes cantidades de información o datos. Sobre

todo, desde la aparición de las primeras computadoras, el concepto de bases de

datos ha estado siempre ligado a la informática. En 1884 Herman Hollerith creó la




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máquina automática de tarjetas perforadas, siendo nombrado así el primer ingeniero

estadístico de la historia. En esta época, los censos se realizaban de forma manual.

Ante esta situación, Hollerith comenzó a trabajar en el diseño de una maquina

tabuladora o censadora, basada en tarjetas perforadas.

Posteriormente, en la década de los cincuenta se da origen a las cintas magnéticas,

para automatizar la información y hacer respaldos. Esto sirvió para suplir las

necesidades de información de las nuevas industrias. Y a través de este mecanismo

se empezaron a automatizar información, con la desventaja de que solo se podía

hacer de forma secuencial.

Década de 1960. Posteriormente en la época de los sesenta, las computadoras

bajaron los precios para que las compañías privadas las pudiesen adquirir; dando

paso a que se popularizara el uso de los discos, cosa que fue un adelanto muy




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efectivo en la época, debido a que a partir de este soporte se podía consultar la

información directamente, sin tener que saber la ubicación exacta de los datos.

En esta misma época se dio inicio a las primeras generaciones de bases de datos

de red y las bases de datos jerárquicas, ya que era posible guardar estructuras de

datos en listas y árboles.

Otro de los principales logros de los años sesenta fue la alianza de IBM y

American Airlines para desarrollar SABRE, un sistema operativo que manejaba las

reservas de vuelos, transacciones e informaciones sobre los pasajeros de la

compañía American Airlines.

Y, posteriormente, en esta misma década, se llevó a cabo el desarrollo del IDS

desarrollado por Charles Bachman ( que formaba parte de la CODASYL) supuso

la creación de un nuevo tipo de sistema de bases de datos conocido como modelo

en red que permitió la creación de un standard en los sistemas de bases de datos

gracias a la creación de nuevos lenguajes de sistemas de información.

Década de 1970. Por lo que respecta a la década de los setenta, Edgar Frank Codd,

científico informático ingles conocido por sus aportaciones a la teoría de bases de

datos relacionales, definió el modelo relacional a la par que publicó una serie de

reglas para los sistemas de datos relacionales a través de su artículo “Un modelo

relacional de datos para grandes bancos de datos compartidos”.

Este hecho dio paso al nacimiento de la segunda generación de los Sistemas

Gestores de Bases de Datos.

Como consecuencia de esto, durante la década de 1970, Lawrence J. Ellison, más

conocido como Larry Ellison, a partir del trabajo de Edgar F. Codd sobre los

sistemas de bases de datos relacionales, desarrolló el Relational Software

System, o lo que es lo mismo, lo que actualmente se conoce como Oracle

Corporation, desarrollando así un sistema de gestión de bases de datos relacional

con el mismo nombre que dicha compañía.

Posteriormente en la época de los ochenta también se desarrollará el SQL

(Structured Query Language) o lo que es lo mismo un lenguaje de consultas o

lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite efectuar

consultas con el fin de recuperar información de interés de una base de datos y




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hacer cambios sobre la base de datos de forma sencilla; además de analiza grandes

cantidades de información y permitir especificar diversos tipos de operaciones frente

a la misma información, a diferencia de las bases de datos de los años ochenta que

se diseñaron para aplicaciones de procesamiento de transacciones.

Década de 1980. Por su parte, a principios de los años ochenta comenzó el auge

de la comercialización de los sistemas relacionales, y SQL comenzó a ser el

estándar de la industria, ya que las bases de datos relacionales con su sistema de

tablas (compuesta por filas y columnas) pudieron competir con las bases jerárquicas

y de red, como consecuencia de que su nivel de programación era sencillo y su nivel

de programación era relativamente bajo.




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Década años 1990. En la década de 1990 la investigación en bases de datos giró

en torno a las bases de datos orientadas a objetos. Las cuales han tenido bastante

éxito a la hora de gestionar datos complejos en los campos donde las bases de

datos relacionales no han podido desarrollarse de forma eficiente. Así se

desarrollaron herramientas como Excel y Access del paquete de Microsoft Office

que marcan el inicio de las bases de datos orientadas a objetos.

Así se creó la tercera generación de sistemas gestores de bases de datos. Fue

también en esta época cuando se empezó a modificar la primera publicación

hecha por ANSI del lenguaje SQL y se empezó a agregar nuevas expresiones

regulares, consultas recursivas, triggers y algunas características orientadas a

objetos, que posteriormente en el siglo XXI volverá a sufrir modificaciones

introduciendo características de XML, cambios en sus funciones, estandarización

del objeto sequence y de las columnas autonuméricas. Y además, se creará la

posibilidad de que SQL se pueda utilizar conjuntamente con XML, y se definirá las

maneras de cómo importar y guardar datos XML en una base de datos SQL.

Dando así, la posibilidad de proporcionar facilidades que permiten a las aplicaciones

integrar el uso de XQuery (lenguaje de consulta XML) para acceso concurrente a

datos ordinarios SQL y documentos XML. Y posteriormente, se dará la posibilidad

de usar la cláusula order by.

SIGLO XXI. En la actualidad, las tres grandes compañías que dominan el mercado

de las bases de datos son IBM, Microsoft y Oracle. Aunque existe una gran variedad

de software que permiten crear y manejar bases de datos con gran facilidad, como

por ejemplo LINQ, que es un proyecto de Microsoft que agrega consultas nativas

semejantes a las de SQL a los lenguajes de la plataforma .NET. El objetivo de este

proyecto es permitir que todo el código hecho en Visual Studio sean también

orientados a objetos; ya que antes de LINQ la manipulación de datos externos

tenía un concepto más estructurado que orientado a objetos; y es por eso que trata

de facilitar y estandarizar el acceso a dichos objetos.”8




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8 http://histinf.blogs.upv.es/2011/01/04/historia-de-las-bases-de-datos/



http://histinf.blogs.upv.es/2011/01/04/historia-de-las-bases-de-datos/


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7. DISEÑO METODOLÓGICO

7.1 FASE 1, DOCUMENTACIÓN

Para llevar a cabo el presente documento, se tomó como apoyo el texto “Sistemas

de Gestión de Bases de Datos” de Ramakrishnan y Gehrke, el cual aportó temas

base para el proyecto, principalmente aclarando conceptos básicos que son de

apoyo y dan estructura a la investigación, tales como:

7.1.1 Introducción a los sistemas de bases de datos. Explicando el crecimiento

exponencial que han tenido los sistemas de información y las bases de datos, el

valor de los datos que han sido reconocidos como activos de gran importancia

para el funcionamiento de las organizaciones.

Para obtener buen fruto de todo ese conjunto de información es obligatorio contar

con herramientas que simplifiquen la administración y manipulación de todos esos

datos, con el fin de evitar grandes gastos económicos en las compañías

consiguiendo información valiosa.

Por tanto, una base de datos, es un conjunto de datos, que generalmente describe

las actividades de una o varias organizaciones relacionadas. Dichas bases de datos

requieren de un sistema o software que colabore y brinde un uso adecuado a toda

esa información, además de un buen mantenimiento, este sistema se conoce

como Sistema Gestor de Bases de Datos, o SGBD, cuyo objetivo es almacenar los




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datos en archivos y escribir un código específico para una aplicación que los

gestione. Un SGBD presenta varias ventajas representativas:

- Acceso eficiente a los datos.

- Integridad y seguridad de los datos.

- Administración de los datos.

- Acceso concurrente y recuperación en caso de fallo.

- Reducción del tiempo de desarrollo de las aplicaciones.

En la actualidad, la mayor parte de los sistemas de gestión de bases de datos se

basan principalmente en el modelo relacional de datos, la estructura central para

la descripción de los datos en este modelo son las relaciones, que se pueden

considerar conjuntos de registros.

La descripción de los datos en términos de un modelo de datos se denomina

esquema. En el modelo relacional los esquemas de las relaciones especifican su

nombre, el nombre de cada campo y el tipo de cada campo.




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7.1.2 Introducción al diseño de bases de datos. Para desarrollar el diseño

preliminar de las bases de datos, es de gran utilidad el modelo de datos entidad-

relación (ER), el cual permite describir los datos implicados en empresas reales en

términos de objetos y de sus relaciones, y además aporta conceptos útiles que

permiten pasar de una descripción informal de lo que los usuarios desean de su

base de datos a otra más detallada y precisa que se pueda implementar en un

SGBD; el objetivo del modelo ER es crear una descripción sencilla de los datos

que se acerque mucho a lo que los usuarios y los desarrolladores piensan de los

datos. Esto facilita la discusión entre todas las personas implicadas en el proceso

de diseño.

El proceso de diseño de bases de datos se puede dividir en 6 etapas principales,

el modelo ER cumple un papel muy importante en las primeras 3 etapas:

1. Análisis de requisitos: en el primer paso se debe hacer una investigación

clara acerca de lo que el usuario espera de la base de datos, es decir,

comprender los datos que se deben guardar en la base de datos, las

aplicaciones que se deben construir sobre ellos y las operaciones que son

más frecuentes e imponen requisitos de rendimiento.

2. Diseño conceptual de bases de datos: la información reunida en la primera

etapa se utiliza para desarrollar una descripción de alto nivel de los datos que

se van a guardar en la base de datos, junto con las restricciones que se sabe

que se impondrán sobre esos datos. Normalmente esta paso se lleva a cabo

basándose en el modelo ER.

3. Diseño lógico de bases de datos: es necesario escoger un SGBD que

implemente el diseño de la base de datos, y transformar el diseño conceptual

en un esquema de base de datos del modelo del SGBD elegido. Sólo se

considerarán SGBD relacionales ya que la tarea en la etapa de diseño lógico

es convertir el esquema ER en un esquema de base de datos relacional.




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4. Refinamiento de los esquemas: es el análisis del conjunto de relaciones del

esquema relacional de la base de datos para identificar posibles problemas

y refinarlo, el cual puede ser guiado por una teoría de normalización de

relaciones.

5. Diseño físico de bases de datos: en este paso se toman en consideración

las cargas de trabajo típicas esperadas que deberá soportar la base de datos

y se refinará aún más el diseño de la base de datos para garantizar que

cumple los criterios de rendimiento deseados.

6. Diseño de aplicaciones y de la seguridad: cualquier proyecto de software

que implique a una base de datos debe tomar en consideración aspectos

de su aplicación que van más allá de la propia base de datos. Hay que




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identificar las entidades y los procesos relacionados con la aplicación;

después es necesario describir el papel de cada entidad en cada proceso

que se refleje en una tarea de la aplicación, como parte del flujo de trabajo

completo de esa tarea. Para cada papel hay que identificar las partes de la

base de datos que debe tener accesibles y las que no debe tener

accesibles, y adoptar las medidas necesarias para que estas reglas de

acceso se cumplan.

7.1.3 El modelo relacional. Hasta hace medio siglo, la mayor parte de los

sistemas de bases de datos se basaban en dos modelos de datos antiguos (el

modelo jerárquico y el de red), cuando surgió el modelo relacional hace poco más

de 40 años, sustituyó los modelos anteriores y revolucionó el campo de las bases

de datos.

El modelo relacional plantea que cada base de datos es un conjunto de relaciones,

cada una de las cuales es una tabla con filas y columnas. Esta representación

tabular sencilla hace que incluso los usuarios más novatos puedan comprender el

contenido de las bases de datos y permite el empleo de lenguajes sencillos de alto

nivel para consultar los datos. Las principales ventajas del modelo relacional frente

a los modelos de datos más antiguos son su sencilla representación de los datos y

la facilidad con la que se pueden formular incluso las consultas más complejas.

La principal estructura para la representación de datos en el modelo relacional son

las relaciones. Cada relación consiste en un esquema de relación y un ejemplar de

relación. El ejemplar de relación es una tabla, y el esquema de relación describe

las cabeceras de las columnas de esa tabla.




Ibagué Tolima

7.1.4 Lenguaje SQL. El lenguaje estructurado de consulta (SQL) es el lenguaje

comercial para bases de datos relacionales más utilizado. El lenguaje SQL posee

varios aspectos relevantes:

- Lenguaje de manipulación de datos (LMD): Este subconjunto del SQL permite a los usuarios formular consultas e insertar, eliminar y modificar filas.

- Lenguaje de definición de datos (LDD): Soporta la creación, eliminación y

modificación de definiciones de tablas y vistas. Se pueden definir restricciones de integridad para las tablas, bien sea en el momento de crearlas o posteriormente.

- Disparadores y restricciones de integridad avanzadas: Son acciones ejecutadas por el SGBD siempre que las modificaciones de la base de datos cumplen las condiciones especificadas en el disparador.

- SQL incorporado y SQL dinámico: L as características de SQL incorporado

permiten llamar al código SQL desde lenguajes anfitriones como C o COBOL. Las características de SQL dinámico permiten que se creen y ejecuten consultas en el momento de la ejecución.




Ibagué Tolima

- Ejecución cliente-servidor y acceso a bases de datos remotas: Estas órdenes controlan el modo en que los programas de aplicación clientes pueden conectarse con los servidores de bases de datos de SQL o tener acceso a los datos de las bases de datos a través de la red.

- Gestión de transacciones: Diversas órdenes permiten que los usuarios controlen de manera explícita aspectos del modo en que se deben ejecutar las transacciones.

- Seguridad: SQL ofrece mecanismos para el control del acceso de los usuarios a los objetos de datos, como tablas y vistas.

7.1.5 Seguridad y autorización. Los datos guardados en un SGBD suelen ser

vitales para los intereses empresariales de la organización y se consideran un activo

corporativo. Además de proteger el valor intrínseco de esos datos, las empresas

deben considerar la manera de garantizar la intimidad y de controlar el acceso a los

datos que no se deban revelar a determinados grupos de usuarios por diferentes

razones.

Existen tres objetivos principales cuando se diseña una aplicación de bases de

datos segura:

1. Secreto: La información no se debe dar a conocer a usuarios no autorizados.

2. Integridad: Sólo se debe permitir modificar los datos a los usuarios autorizados.

3. Disponibilidad: No se debe impedir el acceso a los usuarios autorizados.

Para alcanzar estos objetivos hay que desarrollar una política de seguridad clara y

consistente que describa las medidas de seguridad que se deban aplicar. En

concreto hay que determinar la parte de los datos que se debe proteger y los

usuarios que tendrán acceso a cada parte de los datos.




Ibagué Tolima

7.1.6 Minería de datos. Consiste en hallar tendencias interesantes en conjuntos

de datos de gran tamaño para orientar las decisiones sobre actividades futuras. Hay

una esperanza generalizada de que las herramientas de minería de datos puedan

identificar esas pautas de los datos con un aporte humano mínimo. Las pautas

identificadas por esas herramientas pueden ofrecer a los analistas de datos una

perspectiva útil e inesperada que posteriormente se puede investigar con más

detenimiento, quizás empleando otras herramientas de soporte a las decisiones.

La minería de datos está relacionada con la subárea de la estadística denominada

análisis explorador de datos, que tiene objetivos parecidos y se basa en las

medidas estadísticas. También está estrechamente relacionada con las subáreas

de la inteligencia artificial denominadas descubrimiento del conocimiento y

aprendizaje de la máquina.

El proceso del descubrimiento de conocimiento y minería de datos puede dividirse

en cuatro etapas:




Ibagué Tolima

1. Selección de los datos. El subconjunto de datos objetivo y los atributos de

interés se identifican examinando todo el conjunto de datos sin ninguna

manipulación previa.

2. Limpieza de los datos. Se eliminan el ruido y los datos fuera de rango, se

transforman los valores de los campos a unidades comunes y se crean campos

nuevos combinando campos ya existentes para facilitar el análisis. Los datos

se ponen normalmente en un formato relacional y puede que se combinen varias

tablas en una etapa de desnormalización.

3. Minería de datos: se aplican los algoritmos de monería de datos para extraer

las pautas interesantes.

4. Evaluación: Se presentan pautas a los usuarios finales de manera

comprensible.

Además del modelo de datos relacional (que se utiliza en numerosos sistemas,

como DB2 de IBM, Informix, Oracle, Sybase, Access de Microsoft, FoxBase,

Paradox, Tandem y Teradata) hay otros modelos de datos importantes, como el

modelo jerárquico (que se emplea por ejemplo en IDS y en IDMS), el modelo

orientado a objetos (que se usa en Objectstore y en Versant) y el modelo

relacional orientado a objetos (que se utiliza en productos de SGBD de IBM,

Informix, Objectstore, Oracle, Versant y otros).

7.2 FASE 2, IDENTIFICACIÓN DEL SOFTWARE DE TRABAJO MICROSOFT

OFFICE: EXCEL Y ACCESS.

El software utilizado es Microsoft Office Excel y Access que viene dentro de un

paquete de aplicaciones y herramientas llamadas igualmente Microsoft Office.




Ibagué Tolima

A pesar de que Access y Excel tienen similitudes, cada uno posee su propio

propósito y alguno de los dos puede ser mejor que el otro dependiendo de las

necesidades del usuario y nivel de conocimiento que tenga. Toda persona con un

nivel de escolaridad básico (en Colombia año 2013) se podría decir que maneja

office en especial Excel, pero la realidad al momento de operar es diferente, por eso

se explicará en términos generales para entrar a profundizar sobre este software.

Las BD (Bases de Datos). “Una base de datos diseñada correctamente permite obtener acceso a información exacta y actualizada, puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos; es necesario emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño, ya que, en ese caso es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a las necesidad específicas y pueda modificarse fácilmente”.9

9 http://office.microsoft.com/es-es/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos- HA001224247.aspx?CTT=5&origin=HA001224251



http://office.microsoft.com/es-es/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-


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A continuación un breve descripción de Excel y Access y porque se utilizará en

esta investigación. Más adelante en la fase 3 se entrará en detalle del uso y

aplicación.

¿POR QUÉ EXCEL Y ACCES?

7.2.1 ¿Qué es Excel? Microsoft Excel es una aplicación desarrollada y distribuida

por Microsoft office para hojas de cálculo, es utilizado normalmente en tareas

financieras, contables y de administración de la información que es la competencia

primaria y objeto de uso de este presente trabajo.

Aplicaciones. Excel permite realizar operaciones matemáticas y estadísticas de

todo tipo, permite crear formularios, tablas, gráficos, crear macros, manipular una

BD a conveniencia, etc.

Dentro de la Manipulación de una BD hay tres comandos básicos más las

fórmulas que se utilizará para la administración de una BD con énfasis en el

mercadeo, así:

- Filtrar

- Ordenar

- Tablas dinámicas.



http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_c%C3%A1lculo


Ibagué Tolima

En el caso de la administración de las BD toma bastante importancia la utilización

de cada aplicación mencionada ya que será el uso constante para la buena

administración de una BD. Por lo cual a continuación se describen brevemente

dentro del campo de la mercadotecnia.

7.2.1.1 Filtrar. Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto

de datos de un rango para trabajar con ellos. Un rango filtrado muestra sólo las

filas que cumplen el criterio que se especifica para una columna. Microsoft Excel

proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

- Filtro o Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.

CUADRO 1.

- Filtro avanzado, para criterios más complejos, personalizados o a conveniencia. CUADRO 2.




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1

2

Figura 1. Filtrar

Fuente: Elaboración propia.

“A diferencia de la función ordenar, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas,




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le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo”.10

Los filtros esencialmente para la administración de una BD se utilizarán para la

normalización y estandarización de la información contenida en las BD.

Para este tipo de herramienta existen algunas limitaciones a las BD cuando el

tamaño de la BD es considerable así que esto se tendrá en cuenta en la fase 3 del

contenido del presente trabajo de administración de BD en el capítulo 7.3. Además

de estas limitaciones mencionadas se deben tener en cuenta los formatos de las

celdas ya que los filtros varían dependiendo del formato.

7.2.1.2 Ordenar. Es una herramienta dentro de Excel muy útil más de lo que se

pudiera pensar inicialmente, pues ayuda a ordenar cualquier tipo de dato (1)

descendente o (2) ascendente, por fechas, por números, por textos o tipo de

información con notación científica o alfa numérico, útil para encontrar elementos

consecutivos y agrupar diferente tipo de celdas vacías o con información, si

hablamos de información de personas es muy útil para ordenar los nombres de

personas por apellidos, también cuando queremos ordenar los números

telefónicos y saber si todos cumplen con el número de dígitos correspondiente a

teléfonos fijos o celulares, además resulta muy versátil cuando los filtros no

10 http://office.microsoft.com/es-es/performancepoint-server/results.aspx?qu=filtros&ex=1&origin=HA010244655



http://office.microsoft.com/es-es/performancepoint-server/results.aspx


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resultan útiles debido a que una BD supera el número de registros por agrupar

individuales mayores de diez mil que es un problema normal de los filtros.

Figura 2. Ordenar

2

1

Fuente: Elaboración

propia




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7.2.1.3 Tablas dinámicas. Las tablas dinámicas, son una herramienta para

análisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información

contenida en la BD.

Es importante aclarar que el adecuado uso y mejor aprovechamiento de estas

depende de la buena información obtenida y la correcta clasificación en columnas

y en filas de la BD; en la fase 3 se entrará en detalle para aclarar como potencializar

esta herramienta.

Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una

BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la

información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo. Se refiere a la

capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos. Estas

tablas tienen la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de

campos en cualquier posición que se requiera siempre y cuando estos campos

estén contenidos en la base de datos. De esta forma es muy fácil obtener un estado

preliminar en el cual se encuentra una BD, saber el contenido de cada campo

(columna con información específica).



http://es.wikipedia.org/wiki/Bases_de_datos


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1

- Se selecciona la BD y se inserta una tabla dinámica:

Figura 3. Tabla dinámica

Fuente: Elaboración

propia

7.2.2 ¿Qué es Access?




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CARACTERÍSTICAS:

Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows

en el conjunto de herramientas de Office donde se encuentra todas las

aplicaciones de oficina, en el caso de Access para la gestión de bases de datos; y

en este proyecto para la administración de las BD (bases de datos) dentro de un

sistema de información.

Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas

y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir

datos e informes para presentar la información; estos son sus grandes pilares,

partes fundamentales de su estructura básica.

Access tiene varias peculiaridades que lo diferencian notablemente de Excel,

algunas principales son:

• Access es multiusuario (Varios usuarios pueden acceder al mismo

Tiempo).

• Access es un gestor de bases de datos relacionales (Entidad-relación).




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• Access no permite manipular simultáneamente grupos de información

grandes o hacer cambios en ellos de forma sencilla y masiva como lo permite Excel,

por lo que es un plataforma más segura para proteger la información.

Al igual que Excel, Access maneja cuatro componentes así:

1. Tablas

2. Consultas

3. Formularios

4. Informes

7.2.2.1 Tablas. Al igual que en Excel las tablas en Access tienen la función de

almacenar la información registrada, con parecidas características de campo (el

formato) que se tiene en Excel (Numero, fecha texto, etc.) pero con la

particularidad de que son poco manipulables, teniendo mucho más seguridad al

momento de ser tratados los datos, ya que los datos no se pueden cambiar de forma

masiva. Las tablas pueden ser creadas o importadas desde otro formato compatible

lo que aumenta su operatividad y sencillez.

Las tablas son la base de la operación del Access sin ellas no se pueden hacer

Consultas, formularios o informes. Por eso es necesario enfatizar en la correcta

creación de las BD, también tener presente la importancia de las “relaciones de

tablas” y las llaves de cada BD de gran relevancia en este trabajo.

7.2.2.2 Consultas. Las consultas están relacionadas directamente a las tablas, se

puede decir que la consulta es una subtabla derivada de una tabla principal, pero




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con datos específicos, filtrados sobre una tabla o varias estableciendo las relaciones

pertinentes.

Las consultas se puede tomar como un hipervínculo de una tabla donde la

información que manipula se reflejará en las tablas relacionadas estas consultas

tienen un diseño con un propósito específico cuando estas consultas están bien

diseñadas los formularios no tendrán problemas de acceso o funcionamiento.

7.2.2.3 Formularios. Un formulario es un objeto de base de datos que se puede

usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los

formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué

campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos

usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene

numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo

esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden




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agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.11

Los formularios pueden usarse como software suplementario en caso de

empresas pequeñas donde el nivel de consultas simultaneas es pequeño menor a

veinte (< 20) con un peso no mayor a 5 Gigabytes si se quiere compilar datos de

clientes para hacer marketing.

7.2.2.4 Informes. Los informes recuperan información de la Base de Datos o las

consultas y lo presentan de forma de papel impreso basados en un formato

personalizado.

Recomendación. Para mejor aprovechamiento de este escrito se recomienda un

nivel básico o intermedio de Access y Excel, de lo contrario remitirse a la página:

https://office.microsoft.com/ Donde se puede encontrar toda la ayuda sobre los

temas tratados en el presente documento.

7.3 FASE 3 ESTANDARIZACIÓN DE LAS ADMINISTRACIÓN

En esta fase del trabajo se encuentra el manual para la administración de las

bases de datos. Remitirse a la carpeta - ANEXO C - “MANUAL PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE UNA BASE DE DATOS”.



https://office.microsoft.com/

https://office.microsoft.com/


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11 http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx



http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx


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8. FASE 4: RESUMEN DE RESULTADOS

Basándose en las fases anteriores se presentará lo que se debe hacer si se tiene

o no información física o bases de datos, es importante darle el adecuado manejo

pera eliminar reprocesos que resultan siempre costosos.

8.1 SI LA INFORMACIÓN SE VA A CREAR O ADQUIRIR

A continuación se presentará un breve paso a paso de qué hacer con la BD antes

de tenerla.

El antes. Cuando no se tiene la BD se debe crear una, por lo cual es necesario

- Definir los campos.

- Recolectar información con métodos de recolección unificar la información.

- Estandarizar y normalizar la información.

Luego de poseer la información deseada no puede dejar de ser tratada, ella

necesita de un constante tratamiento y alimentación ya que la información es

variable y frecuentemente cambia.

8.2 SI LA INFORMACIÓN SE TIENE




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Para que los datos se conserven correctamente se sugiere verificarlos, actualizarlos

y enriquecerlos constantemente, por tanto se recomienda:

- Si ya se creó la base de datos y se realizaron los pasos del punto anterior

se pasa al siguiente, si no entonces se debe:

o Unificar todas las BD en una sola siempre sea posible.

o Eliminar los registros repetidos, dejando los más recientes o

actualizados.

o Chequear la BD, definir y organizar los campos.

o Normalizar; por lo general los datos que poseen las BD se

encuentran sin depurar y con información inútil por lo que se debe

estandarizar y normalizar, además mucha información esta

desactualizada por lo que se hace necesario depurarla y

posteriormente definir cuál se utilizará según su antigüedad y

tratamiento.

- Para que la información constantemente permanezca correcta y utilizable

se debe verificar, actualizar y enriquecer la BD.




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8.3 UTILIZAR LA INFORMACIÓN

Cuando la información está totalmente procesada y disponible para ser utilizada

se debe:

- Definir estrategias de mercados para contactar a los clientes.

- Realizar minería de datos para saber puntualmente qué se puede ofrecer.

- Crear un formulario de registro y consulta para la información.

- Utilizar los diferentes canales de comunicación.

8.4 MEDIR LOS RESULTADOS

Para comprobar la efectividad que tuvo la información utilizada se verifica BD de

los clientes contactados con la BD de los clientes que compraron, en un cruce de

información.




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9. CONCLUSIONES

Se conoció que en la última década tanto en la academia como en las

empresas del mundo real, la administración de las bases de datos se encuentran

manejadas por las tres grandes compañías que dominan el mercado: IBM,

Microsoft y Oracle, las cuales ayudan a administrar o gestionar los datos

enfocados en la programación SQL y con limitantes distintas, como por ejemplo

el tamaño de las bases de datos, que para este caso son menores a 200.000

registros y también el número de usuarios conectados al mismo tiempo. Aunque

igualmente existen otros tipos de software que permiten la creación y

manipulación de bases de datos, tales como Matlab, C++, LINQ entre otros.

Se identificó que Access y Excel poseen grandes herramientas que son muy

útiles a la hora de administrar una base de datos, en el caso del primero es

posible generar y manipular tablas para almacenar y gestionar datos, consultas

para buscar y recuperar los datos deseados, formularios como aplicación

específica para la adquisición y actualización, informes para analizar o imprimir

datos con un diseño específico; y en el caso del segundo, opciones como

insertar funciones, relleno y formato de celdas, creación de tablas, integridad

de los datos, redundancia mínima, entre muchas más, hacen de este programa

en conjunto con Access unas herramientas bastante importantes a la hora de

gestionar bases de datos.

Se comprendió que el hecho de poseer la información de toda una clientela es

de suprema importancia, ya que esto significa conocer el comportamiento,

gustos y preferencias de los consumidores, permitiendo así a la empresa crear

productos o servicios con gran nivel de efectividad para ponerlos en el

mercado en el lugar y momento perfecto. A través del manual los usuarios




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pueden comprender las diferentes oportunidades de segmentación de mercado

que brinda una base de datos, ya que es posible realizar dicha segmentación a

partir de información relacionada con ubicación geográfica, edad, nivel

socioeconómico, ocupación, opiniones, deseos, género, costumbres, etc.; y de

este modo generar la estrategia más adecuada para tomarse el mercado

correcto.

Se entendió que en el momento de empezar a administrar una base de datos

primero se debe identificar si la información apenas se va a adquirir o si ya se

tiene; si se presenta el primer caso es necesario definir los campos, utilizar los

métodos de recolección de información unificada, estandarizar y normalizar la

información; y si se tiene en manos el segundo caso se sugiere unificar las bases

de datos en una sola, eliminar redundancias, definir y organizar los




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campos y normalizar la información; para que finalmente la base de datos

quede en condiciones para ser utilizada por el usuario según su necesidad.

10. BIBLIOGRAFÍA

KOTLER y ARMSTRONG. “Fundamentos del Marketing”, 6ta Edición, Pág. 254

RAMAKRISHNAN y GEHRKE. “Sistemas de Gestión de Bases de Datos”,

Capítulos 1,2 y 3. 2003.




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http://basesdedatos.wordpress.com/10-%C2%BFque-es-un-sgbd/


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PROCESO : 1.

ACTIVIDAD : CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CÓDIGO :

VERSIÓN : 0




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2. OBJETIVO. Establecer los controles necesarios para la elaboración, modificación, anulación y aprobación de los documentos que integran el área técnica de el IMDRI. Establecer los controles a los registros que integran el área técnica de la entidad en cuanto a su identificación, almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición final.

3. ALCANCE. El Procedimiento de Control de documentos y registros aplica para todos los documentos del área técnica de el IMDRI desde la detección de la necesidad de elaborarlo o modificarlo hasta su difusión, administración y/o anulación.

4. GLOSARIO.

✓ Aprobación: Etapa dentro del procedimiento control de documentos y registros que determina la adecuación y la aceptación del documento.

✓ Documento: Información y su medio de soporte; hace referencia a

caracterizaciones, procedimientos, manuales, políticas, objetivos, lineamientos, instructivos, documentos, formatos, listados y matrices. En cuanto a su medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico y muestra patrón o una combinación de estos.

5. ✓ Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobados

y controlados de acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento de Control de documento y registros y cuya reproducción y uso inadecuado por parte de los servidores públicos y/o contratistas se considera como una Copia No Controlada.

✓ Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por

fuera de la organización.

✓ Formato: Forma estándar para registrar información. ✓ MEGASYNC: Aplicación utilizada para la administración y control de los

documentos de los procesos del Área técnica de el IMDRI, facilitando su




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divulgación masiva y rápida adopción por parte todos los servidores públicos, contratistas y proveedores de servicios del Instituto.

✓ Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión

de la calidad de una organización.

✓ Plan de Calidad: Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

✓ Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o

un proceso.

✓ Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

6. ABREVIATURAS. ✓ A.S.G.C.: Administrador del Sistema de Gestión de Calidad. ✓ S.E.G.D.: Sistema electrónico de gestión documental. ✓ SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

7. DESARROLLO. 5.1 Políticas. ✓ El A.S.G.C., es responsable de los siguientes aspectos :

− Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

− Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Área técnica MEGASYNC.

− Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos de uso.

− Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención documental – TDR.




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✓ Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma ✓ Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y

apropiación de la documentación del Sistema y su articulación con la Visión, Misión, política de Calidad y Objetivos de Calidad de acuerdo con la estructura documental aprobada en los lineamientos para la elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad. El líder del proceso es el responsable de la revisión, corrección y actualización con el fin de mantener la mejora continua del Sistema.

✓ La versión de todos los documentos del Área técnica inician con 0. ✓ Todo documento del Área técnica que sea impreso por los servidores

públicos y/o contratistas es un DOCUMENTO NO CONTROLADO a excepción del original.

Los documentos aprobados del área técnica son colocados en las carpetas compartidas de MegaSync, contarán con protección contra cambios, con el fin de evitar la modificación de los mismos sin autorización del Administrador del Sistema de Gestión de Calidad, donde pueden ser consultados por todos los funcionarios de la Entidad. ✓ Los documentos de origen externo se identifican y controlan en el Sistema

Electrónico de Gestión Documental – S.E.G.D. ✓ El Sistema Electrónico de Gestión Documental – S.E.G.D., contiene la

aplicación que permite controlar los documentos externos de la entidad.

✓ El Técnico Administrativo a cargo del archivo es el responsable de mantener actualizadas las tablas de retención documental - TRD, con base en los cambios que se presenten en los documentos y reportados por el A.S.G.C.

✓ El almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición

final de los registros, se encuentra establecido en las tablas de retención documental. Si por algún motivo se presentan documentos que no se encuentren identificados en ellas, se les debe definir éstos aspectos en el Listado General de Documentos del SGC.




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✓ Los documentos y registros se protegen para evitar su deterioro de acuerdo a la reglamentación vigente, normas de archivo definidas por el IMDRI.

✓ Los documentos del Área técnica se identifican por su nombre y código

asignado.

✓ Algunos documentos del SGC son aprobados por el Director Ejecutivo mediante Resolución, pero siempre con el apoyo del Comité de Calidad para controlar que se cumpla con los requisitos correspondientes y asegurar la conveniencia del documento dentro del Sistema de Gestión de Gestión de Calidad (SGC).

✓ Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no

generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

− Cambios en ortografía.

− Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.

− Mejoramiento en la redacción de párrafos.

− Re direccionamiento de Hipervínculos.

− Cambio en el nombre de un cargo.

✓ La Filosofía Corporativa debe ser revisada por un (1) Experto comisionado y aprobada por el Director Ejecutivo (Experto comisionado).

✓ Los documentos obsoletos no deben conservarse de manera física en

los puestos de trabajo diferentes biblioteca la administración documental, si por algún motivo se conservan, se deben guardar en una carpeta con el nombre: OBSOLETOS, para evitar su utilización. De igual manera, si se conservan documentos obsoletos en medio magnéticos, se deben conservar en una carpeta en el mismo medio con el nombre: OBSOLETOS para evitar su utilización.

La aprobación de cualquier documento del Sistema de Gestión de Calidad la realizará el representante de la alta dirección a los documentos misionales,




Ibagué Tolima

estratégicos y de evaluación y el subdirector administrativo y financiero a los documentos de los procesos de soporte con la previa revisión y aval del Comité Operativo de Calidad y quedará reflejado en el Acta de reuniones.

✓ El Manual de Procedimientos de la Comisión de Regulación de Energía y Gas (CREG) es aprobado y expedido mediante Resolución Administrativa por parte del Director Ejecutivo.

5.2. ACTIVIDADES. 5.2.1. Elaboración, modificación y/o anulación de documentos del SGC.

No.

Etapa Responsable

Documento

Descripción de la etapa

1.

Funcionario de el IMDRI

El Funcionario interesado que detecte la necesidad de elaborar y/o modificar un documento del SGC

2.


Solicitud de elaboración, modificación y/o anulación de documentos

El Funcionario debe diligenciar el formato Solicitud de elaboración, modificación y/o anulación de documentos y generando un proceso interno en el sistema de gestión documental, de igual manera se envía por correo electrónico al A.S.G.C, con el fin que se realice el trámite correspondiente

INICIO

Necesidad de crear y/o

modificar un documento.

Solicita elaboración y/o

modificación de documentos

¿Solicitu

d

Explicar

causas

1

Archi

1




Ibagué Tolima

No.

Etapa Responsable

Documento


3.

A.S.G.C. y Funcionario de el IMDRI


Si la solicitud es aprobada por el A.S.G.C., el interesado debe realizar la presentación del documento en el menor tiempo posible, siguiendo los parámetros establecidos en los lineamientos para la elaboración de documentos del Área técnica. Si la solicitud es rechazada el A.S.G.C., debe comunicarle al interesado la causas por la cual se rechazo la solicitud de elaboración y/o modificación del documento.

4.


Solicitud de elaboración, modificación y/o anulación

El documento se presenta al Comité de Calidad para su verificación y validación. El responsable de la revisión de los documentos del SGC., es el A.S.G.C., quien debe garantizar que el documento cumpla con los requisitos internos establecidos en cuanto

1

Presentar documento al

Comité Operativo de

calidad




Ibagué Tolima

No.

Etapa Responsable

Documento


de documentos

a presentación y estructura.

5.

Acta de reunión

La aprobación de los documentos la realiza el Representante de la Alta Dirección para los documentos misionales, estratégicos y de evalaución y el subdirector administrativo y financiero para los documentos de los procesos de soporte con el aval del Comité Operativo de calidad del Sistema de Gestión de Calidad. Lo anterior se valida con su firma en el acta de reuniones, el A.S.G.C ajusta la versión y fecha y los carga en la aplicación MEGASYNC

6.

Representante de la Dirección

Solicitud de elaboració

La aprobación de los documentos se valida finalmente con el comité operativo de calidad y con la publicación en la

Aprobar documento antes

de su emisión

Incluir documento y/o

actualizar su versión.

Divulgar y entregar

documento a cargos

involucrados.

¿Docume

nto

1

2




Ibagué Tolima

No.

Etapa Responsable

Documento


n, modificación y/o anulación de documentos

herramienta MEGASYNC de la entidad, con protección contra cambios.

7.

El A.S.G.C.

MEGASYNC

Se revisa si el documento se encuentra en el listado maestro de MEGASYNC actualizado de acuerdo a lo aprobado.

8.

El A.S.G.C.

Listado Maestro de Documentos Área técnica

Una vez incluido el documento en MEGASYNC procede su difusión por medio de correo electrónico o en reuniones presenciales con los servidores públicos. Toda copia en papel es un ¨Documento no controlado¨ a excepción del original.

9.

Para solicitar la anulación de un documento, el interesado debe diligenciar el Solicitud de elaboración, modificación y/o anulación de documentos y remitirlo al A.S.G.C.

FIN

¿Documen

to requiere

anulación?

5. SI

Mantener

documento.

6. NO

2

1




Ibagué Tolima

No.

Etapa Responsable

Documento


10.

El A.S.G.C.


Si la solicitud es aceptada, el A.S.G.C., actúa de la siguiente manera Presentarlo en comité de calidad para aprobación, después de ser aprobado se ajusta versión y fecha y se procede a eliminar el documento en la aplicación MEGASYNC.

Anular documento

FIN




Ibagué Tolima

5.2.2 Documentos externos REVISAR DOCUMENTO DE RADICACIÓN Y CORRESPONDENCIA DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5.2.3 Control de Registros.

No.

Etapa Responsable

Documento


1.

Comité de Calidad

OMEGASYNC

El Comité de Calidad de la entidad es responsable de determinar la identificación de los registros asociados al Sistema de Gestión de la Calidad.

2.

El A.S.G.C.

MEGASYNC

El almacenamiento de los registros del Sistema de Calidad se realiza con la aplicación del software Sistema Electrónico de Gestión Documental. La protección de los registros del Sistema de Calidad se realiza mediante la realización de backups al MEGASYNC. Su frecuencia y tipo se define a continuación : Imágenes (archivos digitalizados): Mensual. Archivos red interna (Servidor) : Mensual.

INICIO

Identificar registros con nombre

Definir almacenamiento y

protección

Definir recuperación de

registros.

Determinar tiempo de

retención y disposición final de




Ibagué Tolima

No.

Etapa Responsable

Documento


3.

El A.S.G.C.

Oráculo

La recuperación de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad, se realiza por medio del software Sistema Electrónico de Gestión Documental. El Sistema Electrónico de Gestión Documental, permite recuperar los registros del Sistema de Calidad de la siguiente manera : ✓ Remitente y/o ✓ Destinatario y/o ✓ No. de Radicación.

4.

El A.S.G.C.

Listado Maestro de registros Área técnica

Los tiempos de retención y disposición final de los registros de calidad de la entidad, se encuentran definidos en la Tablas de Retención Documental – T.R.D. –, aprobadas por el Archivo General de la Nación – A.G.N. –. Aspecto Importante: Los registros que no se encuentren identificados en las Tablas de Retención Documental de la entidad, se le identificará los controles de recuperación, tiempo de retención y disposición final en el Listado




Ibagué Tolima

No.

Etapa Responsable

Documento


General de Documentos del S.G.C.

5.

El A.S.G.C. PC-FT-

004

Se establecen puntos de control en las secretarias ejecutivas y líderes de proceso para controlar los documentos y registros diligenciados por los funcionarios y el administrador del SGC realizará semestralmente y de manera aleatoria verificación de uso de los documentos y registros dejando en acta constancia de la verificación.

6. CONTROL DE CAMBIOS.

Descripción del cambio Responsable Fecha Modificación

Nueva Versión

Creación del documento CARLOS ANDRES ABRIL BRITO

18/02/2019 0

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

FIN

Verificar que el control de

documentos y registros se

aplique correctamente y sea

eficaz.




Ibagué Tolima

✓ Solicitud de elaboración, modificación y/o anulación de documentos. ✓ Listado Maestro de Documentos Sistema de Gestión de Calidad

MEGASYNC Asunto: DISPOSITIVOS PARA EL CONTROL AMBIENTAL EL ÁREA TÉCNICA DEL INSTITUTO MUNICIPAL PARA EL DEPORTE Y LA RECREACIÓN DE IBAGUÉ, CUENTA CON UN DISPOSITIVO MEDIDOR DE LA TEMPERATURA AMBIENTAL, PARA DE ESTA MANERA VERIFICAR QUE LA TEMPERATURA OSCILE ENTRE LOS 15° C Y 30° C GRADOS CENTÍGRADOS, CUMPLIENDO ASÍ CON LOS ESTÁNDARES DE OPERACIÓN DE LAS SALAS DE CÓMPUTO PLAN DE EVALUACIÓN Y PRUEBA DE NUEVOS EQUIPOS

Asunto: EVALUACION Y PRUEBA DE EQUIPOS. CORDIALMENTE ME DIRIJO A USTED PARA INFORMARLE QUE LOS EQUIPOS INDICADOS EN EL SIGUIENTE LISTADO, HAN SIDO PROBADOS POR EL PERSONAL DEL AREA TECNICA Y DE SISTEMAS, HABIENDOSE VERIFICADO QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS PARA UN CORRECTO FUNCIONAMIENTO DENTRO DE LA INSTITUCION. LISTADO PCS:

MARCA

REFERENCIA N°INVENTARIO

HP

1670-A00189

PORTATIL HP COMPAQ

4000 PRO

1670-A00246

CPU




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HP COMPAQ

4000 PRO

1670-A00247

CPU HP COMPAQ

8100 ELITE

1670-A00265

CPU TOSHIBA

1670-A00267

PORTATIL HP COMPAQ

PRO 4300

1670-A00464

TODO EN UNO HP COMPAQ

PRO 4301

1670-A00465

TODO EN UNO ASUS X455L

SERIES 1670-A00579 PORTATIL

JANUS

1670-A00581

CPU HP PAVILLION

1670-A00889 CPU

HP PAVILLION

1670-A00890

TODO EN UNO PC SMART

ZF-3304

1670-A00934

CPU PC SMART

ZF-3305

1670-A00935

TODO EN UNO PC SMART

ZF-3304

1670-A00936

CPU




Ibagué Tolima

LISTADO IMPRESORAS:

MARCA

MODELO

N° INVENTARIO

EPSON L200

1670-00249

EPSON L200 1670-00251

HP DESKJET 3050

1670-00255

EPSON L355 1670-00526

EPSON L355 1670-00527

HP FLOW 7500 1670-00528

ASUNTO: MANUAL DE FUNCIONES DEL ÁREA DE INFORMÁTICA

ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMATICA 1. Misión: Planificar, organizar, controlar y evaluar el desarrollo, mantenimiento y soporte de sistemas informáticos y de comunicaciones asignados, de acuerdo a los objetivos establecidos en el




Ibagué Tolima

plan estratégico y a las políticas generales de la administración pública, con el fin de contribuir a la disponibilidad de una infraestructura tecnológica que permita dar un servicio de calidad a los usuarios internos y externos, optimizando los recursos disponibles. 2. Supervisión Inmediata: Directora Administrativa, Financiera y Técnica 3. Funciones Básicas:

- Elaborar el plan operativo anual de trabajo, estableciendo los parámetros de control y seguimiento de la gestión de los procesos informáticos. - Evaluar la ejecución de las actividades planificadas e implementar los cambios necesarios para asegurar su cumplimiento. - Proponer a las autoridades de la Institución, políticas y estrategias adecuadas para el desarrollo de planes y actividades de responsabilidad. - Gestionar y dar cumplimiento a procesos de adquisición, tales como equipo, software y/o capacitaciones, según requerimientos debidamente fundamentados por los usuarios solicitantes. - Evaluar y proponer la incorporación de nuevas tecnologías. - Asignar tareas al personal bajo su responsabilidad y supervisar el cumplimiento de la programación anual operativa. - Asesorar al personal bajo su cargo en la solución de problemas encontrados en las actividades asignadas. - Autorizar solicitudes de carácter administrativo, en apoyo a los proceso de trabajo. - Asistir a reuniones para coordinar acciones con otras dependencias. - Coordinar asistencia técnica y brindar asesoría cuando le sea requerido. - Efectuar reuniones periódicas con el personal a su cargo para coordinar acciones a realizar. - Informar periódicamente a la jefatura inmediata sobre necesidades, problemas o actividades realizadas. - Responder por escrito y oportunamente al oficial de información, cuando le sea requerido proporcionar información correspondiente a su ámbito de acción. 4. Contexto del Puesto de Trabajo: 4.1 Resultados Principales Mantenimiento de la operatividad de la arquitectura informática a su cargo, asegurando el buen desarrollo en la ejecución de las actividades y aplicaciones informáticas de su responsabilidad, a fin de ofrecer información con calidad y oportunidad. Soporte de actividades relativas a su Unidad de forma eficiente y eficaz, minimizando el tiempo de respuesta para la solución de fallas de hardware y software, a fin de que los usuarios desarrollen sus tareas sin dificultad, prestando servicios con calidad y oportunidad. 4.2 Marco de Referencia para la Actuación - Ley de la Corte de Cuentas de la República. - Ley de Ética Gubernamental. - Ley del Servicio Civil.




Ibagué Tolima

- Ley de Asuetos, Vacaciones y Licencias de los Empleados Públicos. - Ley del Acceso a la Información Pública. - Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República. - Políticas Institucionales, normas, reglamentos, manuales, procedimientos y lineamientos del MINSAL, entre otros. 5. Conocimientos Específicos -Conocimiento técnico en sistemas informáticos -Conocimiento en redes y telecomunicaciones -Conocimiento de mantenimiento e instalación de equipos informáticos a nivel de hardware y software (PC, portátiles, impresoras, plotters, switch, routers, entre otros) -Conocimiento en software de aplicaciones y base de datos.

-Conocimiento en análisis, diseño e implementación de Sistemas.

-Conocimiento en administración y seguridad de servidores.

1

.

O

B

J

E

T

I

V

O

Asegurar la integridad y disponibilidad de la información contenida en los servidores

de misión crítica, y que esté disponible cuando sea requerida.

2

.

A




Ibagué Tolima

L

C

A

N

C

E

Grupo de Soporte Tecnológico adscrito al

Instituto.

3

.

D

E

F

I

N

I

C

I

O

N

E

S

Equipos servidores1: Un servidor, como la misma palabra indica, es un ordenador

o máquina informática que está al “servicio” de otras máquinas, ordenadores o

personas llamadas clientes y que le suministran a estos, todo tipo de información. A

modo de ejemplo, imaginemos que estamos en nuestra casa, y tenemos una

despensa.

Misión Crítica: aquellos servidores que guardan información y ejecutan aplicaciones esenciales que, si fallan, tienen un impacto significativo en el funcionamiento u operación de la Entidad. 2




Ibagué Tolima

Repositorios de información: Un repositorio, depósito o archivo es un sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases

de datos o archivos informáticos.3

Backup: Una "copia de seguridad", "copia de respaldo" o también llamado "backup"

(su nombre en inglés) en tecnologías de la información e informática es una copia de

los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos

en caso de su pérdida. Las copias de seguridad son útiles ante distintos eventos y usos:

recuperar los sistemas informáticos y los datos de una catástrofe informática, natural

o ataque; restaurar una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado

accidentalmente, infectado por un virus informático u otras causas.4

T

i

p

o

d

e

B

a

c

k

u

p

:

Backup Completo: Es la copia completa o "Full copy" que realiza una copia

directa de los archivos y directorios. Este proceso puede durar horas

dependiendo del tamaño de los archivos o directorios a copiar, por lo que este

proceso normalmente se ejecuta la primera vez o cada cierto tiempo.



https://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_ingl%C3%A9s

https://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n

https://es.wikipedia.org/wiki/Inform%C3%A1tica

https://es.wikipedia.org/wiki/Borrado_de_archivos

https://es.wikipedia.org/wiki/Borrado_de_archivos

https://es.wikipedia.org/wiki/Virus_inform%C3%A1tico


Ibagué Tolima

Backup Diferencial: La copia diferencial únicamente copia los archivos y directorios

que han sido creados y/o modificados desde la última copia completa. Esto viene a

suponer que si el lunes hemos realizado una copia completa y el martes ejecutamos

una copia diferencial, únicamente se copiaran los ficheros creados o modificados

durante el martes. Este mismo comportamiento se efectuará si la lanzamos el

miércoles, tomando la copia completa del lunes como base.

Normalmente las copias diferenciales ocupan más espacio que las incrementales

debido a que parten de la base de un único punto fijo en el tiempo (la copia completa

inicial).

Backup Incremental: La copia incremental (o diferencial incremental) es la más

avanzada al respecto, ya que únicamente copia los ficheros creados o modificados

desde el último backup realizado, ya sea de una copia completa o incremental,

reduciendo de este modo los archivos a copiar y el tiempo empleado en el proceso de

backup.

Ambiente de desarrollo: Un entorno de desarrollo de software es una combinación de herramientas que automatiza o

soporta al menos una gran parte de las tareas (o fases) del desarrollo: análisis de

requisitos, diseño de arquitectura, diseño detallado, codificación, pruebas de unidades,

pruebas de integración y validación, gestión de configuración, mantenimiento, etc. Las

herramientas deben estar bien integradas, pudiendo interoperar unas con otras.5



Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI · 2019-10-22 · Biblioteca Virtual...

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