PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN (PETI) 2020 - 2021

CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CORDOBA

OMAR DARIO LOZANO FLOREZ

Contralor

GERARDO TAJAN LOPEZ

Profesional Universitario encargado de las TIC

Montería, marzo 2020

2

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ……………………………………………………………….……… 5

1.1 Propósito del Documento……………..………..…………………….…………..…... 5

1.2 Alcance del Documento……………………...…..…………………………….……… 5

1.3 beneficios de la planeación y justificación del PETI……..…………………………. 6

2. CONTEXTO INSTITUCIONAL………………………………………………………… 6

2.1 Normatividad………………………..……………………………………………………6

2.2 Misión de la Entidad……………………………………………………………………. 8

2.3 Visión de la Entidad……………………….…………………………………………….8

2.4 Política de Calidad………………………………….………………………………….. 8

2.5 Objetivos de Calidad…………………..………………….……………………………9

2.6 Objetivos Estratégicos TICs…………..…………………………………………….…9

2.7 Estructura Organizacional……………..………………….....…………….…………10

2.8 Análisis de los Procesos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba …..10 2.8.1 Enfoque por Procesos………….……………………………………………………10

2.8.2 Mapa de Procesos……………………………...…………………………………..11

3 CONTEXTO DE TIC……………………………...………………………………………11

3.1 Funciones y Estructura Organizacional de TIC……..………………………………11

3.2 Plataforma Tecnológica………………………………..…...…………………………14

3.2.1 Estructuración Red de Comunicaciones…………………….…………………….14

3.2.1.1 Equipos de comunicaciones…………………………………………..………….14

3

3.2.1.2 Diseño Red de Datos……………………………...…………………………. 15

3.2.2 Equipos Centro de cómputo …………………………………………………... 15

3.2.3 Equipos de Trabajos y Dispositivos Periféricos……………………..…….…. 16

3.2.4 Equipos de Trabajos y Dispositivos Periféricos Fuera de Servicio……….... 17

3.2.5 Software en Producción…………………………………………………….…... 18

3.2.6 Soporte y Mantenimiento………………………………………………………. 18

3.2.7 Principales proveedores……………………………………………….……….. 19

3.2.8 Infraestructura de Seguridad…………………………………….…………….. 19

3.2.9 Plan de Contingencia …………………………………………….…………….. 19

3.2.9.1 Beneficios……………………..…………………….…………..…….………… 20

3.2.9.2 Situación del Centro de Cómputo o CPD………………….……….…………20 3.2.9.3 Situación de Redes LAN y WAN…………………………….…...……………20

3.2.9.3.1 Cuando la Base de Datos no se encuentra alojada en las instalaciones

(Pagina web, Cuentas de Correo, entre otros). ……………………….… 21 3.2.9.3.2 Caída o falla técnica en las redes LAN………………………..……..... 21

3.2.9.4 Sistema de Backup………………………………………………..….…………. 22

3.2.9.5 Sistema de Información Apolo Contable………………………………..…….. 22 .

3.2.9.6 Software de Archivo………………………………………………..………….… 22

3.2.9.7 Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo…………………..……… 22 3.2.9.8 Inventario de equipos de computo………………………………….………. 23

4 EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE

LA CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA.…….….23

4.1. Análisis de fortalezas y debilidades del área de sistemas y de su

tecnología……………………………………………………………………….….…….. 23

4

4.1.1 Fortalezas…………………………………………………………….….………… 23

4.1.2 Debilidades………………………………..…………………………….….………. 24

5. ESTRATEGIAS DEL PLAN……………………………………………...………….. 24

5.1 Estrategias que contribuyen al cumplimiento de los propósitos misionales de la

entidad………..……………………………………………………………………....... 24

5.2 Estrategias que contribuyen a optimizar los procesos administrativos………..... 25

5.3 Estrategias que contribuyen a garantizar la continuidad operativa de la entidad………………………………………………………………………………….. 25

6. PROYECTOS DEFINIDOS 2016 - 2019 …………………………………………... 26

7. RECURSOS ECONÓMICOS………………………………………………………… 27

5

1 INTRODUCCION

Las entidades u organizaciones públicas o privadas, se centran en tres grandes

componentes que son: el recurso humano, los procesos y el recurso tecnológico. Este último componente ha tomado gran importancia ya que la tecnología de información

es una herramienta que brinda mayor competitividad y genera valor a sus clientes. En la actualidad el uso masivo de las tecnologías de las información y comunicaciones

(TICs) y su constante evolución, obligan a las organizaciones a implementar estrategias que ayuden a incorporar estas tecnologías y obtener el mayor beneficio en

su ejecución. La Contraloría General del Departamento de Córdoba, consiente de la importancia de

incorporar estas nuevas tecnologías y la modernización de la entidad, se ha propuesto la actualización de su infraestructura tecnológica, para lograr de manera eficiente

cumplir con su visión, misión y objetivos estratégicos, responder positivamente a los requerimientos de Gobierno Digital y facilitar la interacción con sus usuarios para brindarle un mejor servicio.

1.1 Propósito del Documento

Este documento de gestión procura establecer una guía de acción clara y precisa para

orientar la administración y desarrollo de las Tecnologías de Información y

Comunicaciones de la CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE

CORDOBA, durante el periodo 2020 – 2021, mediante la formulación de estrategias y

proyectos que garanticen el apoyo al cumplimiento de sus objetivos y funciones.

1.2 Alcance del Documento

Este documento describe las estrategias, políticas y proyectos que ejecutará la

CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CORDOBA, para el período

2020 al 2021, en cumplimiento de sus funciones y para el logro de sus objetivos; de

acuerdo a los lineamientos propuestos por el marco de referencia de MinTIC, y las

buenas prácticas de TI.

El desarrollo de este documento se sustentará en la evaluación inicial, de la situación

actual de la entidad, las necesidades de los usuarios y las nuevas tendencias

6

tecnologías, con el fin de establecer la mejor estrategia para el logro de sus objetivos

institucionales.

1.3 Beneficios de la Planeación y Justificación del PETI

El PETI nos revela las necesidades que en materia de tecnologías TICs, tiene la

Contraloría General del Departamento de Córdoba, formular los proyectos requeridos que la entidad necesita ejecutar.

La definición de políticas, estándares, metodologías, directrices y recomendaciones permitirán un mayor aprovechamiento de los recursos informáticos, uso efectivo de

tecnologías emergentes, aprovechamiento de herramientas y de redes de comunicaciones.

Logra la coordinación, perseverancia y concentración de los esfuerzos de TI hacia un conjunto de metas y objetivos compartidos de la entidad.

El PETI permite evaluar la forma como se aprovecha la tecnología, observar las mejores prácticas de utilizar la tecnología por parte de las diferentes Entidades y

realizar una evaluación de la entidad en su conjunto, logrando un enfoque unificado y reconociendo oportunidades de ahorro y consolidación de esfuerzos.

Alinea el uso y directrices de TI de cada dependencia o área entre sí y las necesidades de los usuarios externos.

El PETI es un plan más al servicio de la entidad y el logro de sus objetivos, se despliega

a partir del Plan Estratégico y su planificación debe ser de visión compartida por toda la organización

2 CONTEXTO INSTITUCIONAL

2.1 Normatividad

Ley 1341 de 2009 - Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de

la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC-, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras

disposiciones. Decreto 1008 de 2018 - Por el cual se establecen los lineamientos generales de la

política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro

7

2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones

Decreto 1078 de 2015. Titulo 9 - Políticas y Lineamientos de Tecnologías de la

Información. Ley 1474 de 2011.- Reglamentada por el Decreto Nacional 734 de 2012. Estatuto

Anticorrupción. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos

de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Decreto Ley 2150 de 1995 - Estatuto Anti-trámites. Por el cual se suprimen y reforman

regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración

Pública. Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información

pública nacional. Resolución 3564 de 2015 - Reglamentaciones asociadas a la Ley de Transparencia

y Acceso a la Información Pública. Ley 527 de 1999 - Ley de Comercio Electrónico. Por medio de la cual se define y

reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de

las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. NTC 5854 de 2012 - Norma Técnica Colombiana de Accesibilidad a páginas web.

Decreto 2364 de 2012 - Por medio del cual se reglamenta la firma electrónica y se

dictan otras disposiciones. Decreto 3816 de 2003 - Por el cual se crea la Comisión Intersectorial de Políticas y de

Gestión de la Información para la Administración Pública

Ley Estatutaria 1581 de 2012 - Por la cual se dictan disposiciones generales para la

protección de datos personales.

Decreto 1377 de 2013 - Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

Tratamiento de datos personales. Decreto 415 de 2016.- Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del

sector de la Función Pública, Decreto Número 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de

tecnologías de la información y las comunicaciones.

8

Decreto 2609 DE 2012.- Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,

parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

2.2 Misión de la Entidad

Ejercer la vigilancia y control a los recursos públicos y del medio ambiente de manera

transparente y eficaz en el Departamento de Córdoba, aplicando sistemas y principios de control fiscal al servicio de la ciudadania; que contribuyan a una mejora continua en el Sistema de Gestión de la Calidad

2.3 Visión de la Entidad

Para el 2021, la Contraloría General del Departamento de Córdoba seguirá desarrollando su gestión institucional de forma transparente y eficaz en el ejercicio de

la vigilancia y control a los recursos públicos y del medio ambiente; con talento humano competente, aprovechando las tecnologías de la información y la comunicación y el empoderamiento de la participación ciudadana.

2.4 Política de Calidad

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, se compromete a ejercer la

vigilancia y control a los recursos públicos y del medio ambiente de manera transparente y eficaz, en busca de mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad, cumplir los requisitos aplicables y contar con talento humano competente,

mantener unas TIC adecuadas que permitan satisfacer las partes interesadas. .

9

2.5 Objetivos de Calidad

Fortalecer el proceso de planeación estratégica en cumplimiento de la misión de la entidad.

Fortalecer el control fiscal y los procesos de responsabilidad fiscal con resultados eficientes, transparentes y de impacto que contribuyan al buen uso

de los recursos públicos.

Fortalecer el control fiscal participativo orientado al fomento de la participación activa de los ciudadanos.

Fortalecer el desarrollo institucional que permita la mejora de los procesos administrativos, financieros y el logro de los objetivos institucionales.

Fortalecer el Sistema de Control Interno - MECI y Sistema de Gestión de la Calidad.

2.6 Objetivos Estratégicos TICs

Los siguientes objetivos estratégicos guardan correlación con los objetivos Institucionales establecidos en Plan Estratégico 2020- 2021:

Rediseñar la imagen corporativa de la entidad orientada a fortalecer la comunicación pública y el posicionamiento institucional.

Implementar tecnologías de la comunicación que contribuyan al desempeño de

los procesos y a mejorar la atención ciudadana.

Disponer de recursos físicos y tecnológicos orientados al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Optimizar el proceso de comunicación institucional mediante la adquisición de equipos de cómputo, escáner, impresoras, entre otros.

Fortalecer la plataforma tecnológica que permita la accesibilidad, calidad y

oportunidad de la información para mejorar la satisfacción del ciudadano.

Realizar acciones de comunicación basada en los lineamientos de gobierno

digital y las redes sociales

10

2.7 Estructura Organizacional

2.8 Análisis de los Procesos de la Contraloría General del Departamento de

Córdoba.

2.8.1 Enfoque por Procesos

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 872 de 2003, el Sistema de Gestión de la

Calidad es complementario al sistema de control interno establecido por la Ley 87 de 1993, son herramientas que tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la acción de las diversas organizaciones que los implementen. En este sentido el

Sistema de Control Interno se orienta a la configuración de estructuras de gestión y el Sistema de Gestión de la Calidad se enfoca a la administración y definición de acciones

para mejorar el desempeño de las entidades.

11

La articulación de estos dos sistemas se caracteriza por la adopción de un modelo

basado en la gestión por procesos y la mejora continua mediante la aplicación del ciclo PHVA, contienen elementos comunes y permiten optimizar recursos, alcanzar los

objetivos, cumplir con los requisitos y el mejoramiento continuo en sus procesos a través de acciones preventivas y correctivas.

Una correcta articulación de estas herramientas fortalece la capacidad administrativa, el desempeño institucional y la gestión de los recursos humanos, materiales y

financieros de la entidad, a su vez evalúan el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios, enmarcado en el plan estratégico de la Entidad.

2.8.2 Mapa de Procesos

3 CONTEXTO DE TIC

3.1 Funciones y Estructura Organizacional de TIC

La gestión y administración de la Tecnologías de Información y las Comunicaciones dentro de la Contraloría General del Departamento de Córdoba es realizada por el Profesional Universitario encargado del área de Sistemas, o por quien haga sus veces.

12

Según la Resolución N° 0773 del 31 de diciembre de 2013, “por la cual se establece el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales De la Contraloría

General del Departamento de Córdoba”, se establecen las siguientes funciones para el cargo del Profesional Universitario del área de Sistemas:

1. Cerciorarse y administrar los programas de cómputo y actualizaciones suministrados y responder por la buena marcha de los programas.

2. Manejar y atender los equipos de cómputo y sus periféricos en general. Supervisar y controlar el traslado de equipos, sus conexiones e instalación, cuando éstos sean requeridos por los usuarios del sistema.

3. Custodiar las licencias de software. 4. Aplicar Testing de nuevas tecnologías Ofimáticas.

5. Proporcionar capacitación técnica en sistemas (hojas electrónicas, procesador de palabra, programas propios de la institución, etc.) al personal de la entidad. 6. Realizar y responder por las copias de seguridad de los archivos y su integridad,

proponiendo y estableciendo las medidas que sean necesarias dentro de la posibilidad de recursos.

7. Preparar el plan de insumos y mantenimiento de equipos de cómputo, accesorios y periféricos y asesorar en las compras de nuevas tecnologías. 8. Velar por la racionalización en el uso de los equipos de cómputo y sus insumos.

9. Llevar actualizado el inventario de computadores, suministros y accesorios, al detalle efectuando las observaciones a la Secretaría General sobre el control y

anomalías. 10. Dar solución eficaz a los eventos anormales que se presenten en la operación de los computadores y los programas.

11.Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las diferentes operaciones de los sistemas y claves.

12. Procesar y producir informes y formatos especiales, estadísticos e imprimir oportunamente la información que se le requiera. 13. Operar los servidores de Internet, registros públicos y en general toda la red de

cómputo y de alimentación de energía, velando por su estricto cuidado y seguridad, informando de manera inmediata a la Secretaría General de cualquier anomalía.

14.Colaborar en la impresión de todo tipo de informes que se le requieran y llevar los respectivos bancos de datos que se le encomienden y manejar el correo electrónico. 15. Informar oportunamente al jefe inmediato de los inconvenientes que se presenten

para realizar el trabajo. 16. Efectuar el mantenimiento adecuado de software y hardware. Realizar monitoreo

de canales de Internet. 17.Administrar la WEB de la entidad y los correos electrónicos, y realizar la publicación y mantenimiento de toda la información externa en la página WEB de la entidad.

18. Realizar montaje, soporte y administración técnica del aplicativo SIA. 19. Realizar administración técnica del aplicativo MECI

20. Realizar el montaje del PGA programado en el aplicativo SINACOF 21. Manejar los servicios virtuales que ofrezca la entidad.

13

22.Asignar a los funcionarios las claves de uso a todos los programas y manejar como

administrador su ingreso y perfiles. 23. Diseñar y dar mantenimiento de Red LAN.

24. Diseñar y realizar montaje de la logística técnica de eventos, de las informaciones de prensa y presentaciones. 25. Realizar conceptos y dictámenes e informes relacionados con su perfil profesional

y ocupacional. 26. Realizar la medición al plan de acción del proceso al que pertenece.

27. Realizar la medición de indicadores de calidad. 28. Participar en las auditorías ambientales y elaborar los respectivos informes. 29.Asistir a las reuniones, capacitaciones y eventos organizados y ejecutar las

funciones establecidas en las diferentes comisiones o equipos de trabajo establecidos en la entidad.

30. Apoyar al Proceso de Control Fiscal, y al Proceso de Participación Ciudadana, en la ejecución de las auditorías, de la revisión de cuentas, y demás actuaciones de control que deban adelantarse frente a las quejas y denuncias respecto de los sujetos

de Control de la entidad; así como también, responder por el contenido, calidad y oportunidad de las mismas.

31. Emitir un informe de las auditorías realizadas, en donde se señalen las observaciones, hallazgos o hechos relevantes encontrados en el proceso auditor, y responder por el dictamen o conclusiones emitidas.

32. Proyectar oficio para la firma del contralor donde se anexa copia del informe para que la entidad auditada haga sus respectivos descargos o presenten plan de

mejoramiento. 33. Estructurar hallazgos y proyectar los respectivos oficios de traslados a los diferentes órganos de control para que actúen de acuerdo a lo de su competencia.

34. Realizar el seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos de las entidades y/o personas naturales sujetas de control fiscal.

35. Emitir conceptos, dictámenes e informes relacionados con su perfil profesional y ocupacional. 36. Ejecutar y desarrollar las actividades, roles y funciones que le sean asignados en

el Manual de Calidad de la Entidad. 37.Velar, promover y responder por la óptima utilización y custodia de los bienes a su

cargo. 38.Asegurar y responder por la custodia de los bienes, documentación e información que por razón de sus funciones tenga bajo su cuidado y guardar la reserva de la

misma. 39. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato, inherentes a la naturaleza

del cargo, y necesidades del servicio, para el logro de la misión institucional.

14

3.2 Plataforma Tecnológica

La contraloría General del Departamento de Córdoba, desde febrero de 2016 ha

invertido en la adquisición de nuevos equipos tecnológicos (Impresoras, Destok, UAP, Switch, MikrotiK, Rack, NVR, Cámaras IP,) y en la restructuración lógica y física de su red de datos, con el fin de modernizar la infraestructura TI de la entidad.

Actualmente la Contraloría General del Departamento de Córdoba cuenta con la

siguiente plataforma tecnológica: 3.2.1 Estructuración Red de Comunicaciones

La estructuración de la red de datos de la Contraloría General del departamento de

Córdoba, está compuesta por 78 puntos de red, distribuidos en las diferentes oficinas, el cableado estructurado es categoría 6, el Rack de comunicaciones contiene 4 path

panel de 24 puerto cada uno, 3 Switch, un servidor, el servicio de internet está conectado por fibra.

Se instaló un equipo Mikrotik para la administración de la red, lo cual permite un control de navegación, filtro URL, una estructura definida para Ethernet y Wireless, con un direccionamiento en la LAN distinto al del proveedor, lo que nos garantiza la

segmentación adecuada entre LAN y WAN, con WAN Fail Over. 3.2.1.1 Equipos de comunicaciones

ITEM MARCA DESCRIPCION

Switch MikroTik 24 puertos

Switch MikroTik 24 puertos

Switch MikroTik 24 puertos

Router MikroTik 24 puertos

Access Ponit Unifi UAP-LR

SERVIDOR HP PROLIAN MN110G7

Servidor DNS, y Directorio Activo.

15

3.2.1.2 Diseño Red de Datos

3.2.2 Equipos Centro de cómputo

ITEM DESCRICION DEL EQUIPO

UBICACIÓN CANTIDAD MARCA MODELO PROCESADOR

MEMORIA RAM

DISCO DURO

SISTEMA OPERATIVO

Servidor

HP PROLIANT

ML310E GEN8 V2 XEON E3-1200

V3 8 GB 1 TB

LINUS CENTOS

SISTEMAS

1

HP PROLIANT

ML310E GEN8 V2

XEON E3-1200

V3 8 GB 1 TB

WIN.

SERVER 216 R2

SISTEMAS 1

HP HP PROLIAN

MN110G7 XEON E3-1220

(3.10 GHz) 8 GB 1 TB

WIN.

SERVER 212 R2

SISTEMAS 1

Desktop

HP HP ELITE DESK

800 G1 SFF

i7-4770 (3.40

GHZ) 8 GB 1 TB

W7 Prof 64

bits SISTEMAS

2

LENOVO ThinkCentre

i7-4790S (3.20GHz)

8 GB 500 GB

W7 Prof 64 bits

SISTEMAS 1

Laptop HP ProBook 4440s

I3 - 3110M

(2.40 GHz) 4 GB

500

GB

W7 Prof 64

bits SISTEMAS

1

16

Impresora HP Color LaserJet

M277 dw N/A N/A N/A N/A SISTEMAS

1

NAS D-LINK DNS-320L N/A N/A 2 TB N/A SISTEMAS 2

Scanner HP SCANJET N9120 N/A N/A N/A N/A SISTEMAS 1

3.2.3 Equipos de Trabajos y Dispositivos Periféricos

ITEM DESCRICION DEL EQUIPO

UBICACIÓN CANTIDAD

MARCA MODELO PROCESADOR MEMORIA

RAM DISCO DURO

SISTEMA OPERATIVO

Desktop

A C E R

VZ2660G-

SI342X

i3 - 4130T (2.90 GHz)

4 GB 500 GB W7 Prof 64

bits

RECEPCION, CF,

RS, SECRETARIA

GENERAL 10

COMPUMA

X

1005-900-

008A

i3-3220 (2.30

GHz) 4 GB

1 TG

WINDOWS

8.1

CF, RS,

SECRETARIA GENERAL 6

HP HP

COMPAQ

PRO 4300

I3 - 2120 (3.30

GHz) 4 GB 500 GB

W7 Prof 32

bits

RECEPCION, CF,

RS, SECRETARIA

GENERAL, CI,CA, TESORERIA

15

HP

HP

PRODESK

400G1SFF

I5-4570 (3.20 GHz)

4 GB 500 GB W7 Prof 64

bits

CF,

VICECONTRALO

RIA, CA 5

JANUS Icore 3

I3 - 2120 (3.30

GHz)

4 GB 1 TG

W7 Prof 32

bits

RECEPCION, CF,

RS, SECRETARIA GENERAL

5

PCsmart PDK 21195 i3-2100 (3.10

GHz 4 GB 500 GB

W7 Prof 32

bits

SECRETARIA

GENERAL 1

LENOVO ThinkCentre

i5-4460T (1.90

HG) 4 GB 500 GB

W7 Prof 64

bits

ARCHIVO, CF, SECRETARIA

GENERAL 5

Laptop

HP ProBook

4440s

I3 - 3110M (2.40

GHz) 4 GB 500 GB

W7 Prof 64

bits

CONTROL

FISCAL 2

Lenov o Think pad

E460 i5-6200 (2.3 HG) 8 GB 500 GB

W7 Prof 32

bits Secretaria General

1

TOSHIBA

Satellite C45-

A4115FL

I5-4200 (2.50

GHz) 6 GB 500 GB W 8.1 64 bits AUDITORIA

3

Impresoras

HP Color

LaserJet

M277 dw

N/A N/A N/A N/A TSORERIA,

VICECONTRALO

RIA 2

HP Laser 500

MFP N/A N/A N/A N/A

CONTROL

AMBIENTAL

1

HP P 1005 N/A N/A N/A N/A DESPACHO, RECEPCION 2

HP P 1102 N/A N/A N/A N/A ARCHIVO, SEC.

DESPACHO 2

Ky ocera Ecosy s

M2053 dn N/A N/A N/A N/A

CF, RS,

SECRETARIA GENERAL 3

17

ZEBRA TLP 2844 N/A N/A N/A N/A RECEPCION 1

Scanner

SCANJET

7500 SG2A541006 N/A N/A N/A N/A RECEPCION,

ARCHIVO 2

Fujitsu SCANSNAP

iX 500 N/A N/A N/A N/A

SECRETARIA GENERAL 1

HP

SCANJET PROFESSIO

NAL 1000

N/A N/A N/A N/A AUDITORIA

6

Video

Beam EPSON H553A N/A N/A N/A N/A SALA AUDIENCIA,

AUDITORIO 2

3.2.4 Equipos de Trabajos y Dispositivos Periféricos Fuera de Servicio

ITEM

DESCRICION DEL EQUIPO

FALLA PRESENTADA

CANTIDAD

MARCA MODELO PROCESADOR MEMORIA

RAM DISCO DURO

SISTEMA OPERATIVO

Desktop

HP HP COMPAQ

PRO 4300 I3 - 2120 (3.30 GHz) 4 GB 500 GB

W7 Prof 32 bits

Problemas en la fuente de poder y

Board

3

COMPUMAX 1005-900-008A i3-3220 (2.30

GHz) 4 GB 1 TG

WINDOWS 8.1

Problemas en la fuente

de poder 1

JANUS Icore3 3.1 I3 - 2120 (3.30

GHz) 4 GB 1 TG

W7 Prof 32 bits

Problemas en la

Mainboard 2

Laptop

PCsmart GOB14p-STC Intel Core™2 DUO T6600 (2.20 GHz)

4 GB 500 GB W7 Prof 32

bits

Batería y Cargador

Mal Estado 1

TOSHIBA Satellite C45-

A4115FL I5-4200 (2.50 GHz) 6 GB 500 GB W 8.1 64 bits

Chip de video

dañado 2

Impresora

HP 1320 N/A N/A N/A N/A Unidad fusora dañada

1

HP L778 N/A N/A N/A N/A Carrete de

tinta dañado 1

Access Ponit

Unifi UAP-LR N/A N/A N/A N/A Tarjeta Dañada

1

18

3.2.5 Software en Producción

La Contraloría General del departamento de Córdoba cuenta con los siguientes aplicativos especializados:

APLICATIVO DESCRIPCIÓN

APOLO ULTRA

Sistema de Gestión Financiera, integrado con los módulos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, actualmente se encuentra en la versión 2017.1.1.Net. Desarrollado para

correr en ambiente Web

RAPIDOC

Software de Gestión Documental, el cual permite, el ingreso, registro y distribución de la correspondencia recibida a las dependencias o que corresponda, clasificación de

documentos (codificación e indexado, préstamos, devoluciones), etiquetas, informes, consulta de correspondencia enviada y digitalización de la información.

Los equipos de cómputos, tienen instalados los siguientes sistemas operativos, herramienta ofimática y Antivirus:

SOFTWARE DESCRIPCIÓN

Windows 7 Prof.

Windows 8.1 Windows 10 Prof. Windows Server 2012

Windows Server 2016

Sistema Operativo Licenciado.

Office 2010 Office 2013 Office 2016

Office 2019

Herramienta Ofimática licenciada

Kaspersky Endpoint Security 10 Antivirus con licencia para 80 equipos.

3.2.6 Soporte y Mantenimiento

El servicio de soporte de primer nivel a usuarios de la CGDC de las aplicaciones ofimáticas y sistema operativo lo presta profesional universitario encargado del área

de sistemas.

La Contraloría General del Departamento de Córdoba realiza el mantenimiento de Software especializados a través de contratos de mantenimiento con terceros. El mantenimiento Preventivo y correctivo a los computadores de escritorio y portátil lo

realiza el profesional universitario encargado del área de sistemas.

Existen equipos tecnológicos que están cubiertos por las garantías y por ello no se requiere un contrato de mantenimiento sobre ellos.

19

El mantenimiento Preventivo y correctivo a los dispositivos periféricos se realizan a través de contratos de mantenimiento con terceros.

3.2.7 Principales proveedores

Proveedor Servicio(s) que presta Claro Servicio de Internet, Banda Ancha 25

MB (fibra)

Colnodo Hosting Pagina Web

Colnodo Buzones de Correo

D&G Servicios y Soluciones Mantenimiento Preventivo y Correctivo a las Impresoras y Scanner

Raúl Lombana Hernández Mantenimiento y actualización Aplicativo

Apolo Ultra.

Frank Montes Orozco Mantenimiento y actualización Aplicativo Gestion Documental

3.2.8 Infraestructura de Seguridad

La Contraloría General del Departamento de Córdoba cuenta con un circuito cerrado

de televisión conformado por los siguientes dispositivos:

DISPOSITIVO DESCRIPCION CANTIDAD

NVR MARCA HIK VISION, 32 CH RESOLUCION DE GRABACIO 5 MP, 2 RJ45,

1

CAMARA IP TIPO BALA VARIFOCAL 4MP BULLET /2.8-12 MM, MARCA HIK VISION

9

CAMARA IP TIPO DOMO VARIFOCAL 4MP BULLET /2.8-12 MM,

MARCA HIK VISION

9

El antivirus que tiene instalo en sus equipos es:

ANTIVIRUS DESCRIPCION

Kaspersky Endpoint Security 10 para Windows

Versión 10.2.1.23, licencia comercial para 80 equipos, fecha caducidad de la licencia 05/01/2019,

3.2.9 Plan de Contingencia

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, ha venido fortaleciendo la

infraestructura tecnológica en la entidad, la cual se ha convertido en un apoyo primordial para la ejecución de los procesos, por ello la disponibilidad de los servicios TIC, es imprescindible para el normal funcionamiento de estos. Esta disponibilidad se

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consigue mediante la definición e implementación de un Plan de Contingencia cuyo

objetivo consiste en garantizar que se puede recuperar la infraestructura de TIC que soporta dichos servicios dentro de los plazos y con el nivel de servicio acordado y

necesario 3.2.9.1 Beneficios

1. Identifica los diversos eventos que pueden impactar sobre la continuidad de las operaciones y su impacto sobre la entidad.

2. Identifica aquellos puntos más débiles de la infraestructura, que son

susceptibles de sufrir un incidente y afectar la continuidad de los procesos. 3. Disponer de un plan logístico de rápida actuación y respuesta, en caso de sufrir

un incidente.

4. Reduce gastos y pérdidas económicas considerables en caso de ocurrir un incidente que afecte la continuidad del servicio.

5. Aplica medidas correctivas necesarias para garantizar la continuidad del servicio.

3.2.9.2 Situación del Centro de Cómputo o CPD (Centro de proceso de datos)

Dentro del análisis de riesgos es de suma importancia evaluar el conjunto de sistemas que forman parte del Centro de Cómputo y conocer exactamente las condiciones en

que se encuentran. Para ello es conveniente realizar un estudio detallado de las condiciones que cumplen, con el objetivo de definir un conjunto de medidas correctivas, dirigidas a mejorar la seguridad física de la sala y optimizar la

disponibilidad de los servicios de TIC.

Como valor agregado, este análisis permitirá establecer recomendaciones con el objetivo de conseguir la máxima eficiencia energética de cada uno de los sistemas y

así reducir el consumo energético del conjunto del CPD y, en consecuencia, los costes asociados.

El análisis realizado en la CDGC contempla los siguientes aspectos:

1. Sistema eléctrico: en la actualidad y debido al crecimiento de la CGDC el tablero

eléctrico fue modificado ampliando su capacidad. Se independizaron circuitos y automatizaron los sistemas de luces para disminuir el consumo de energía.

2. Sistema de alimentación interrumpida: se instaló un nuevo circuito eléctrico para el funcionamiento de una nueva UPS de 20 KVA, la cual se encuentra operando

con normalidad, minimizando los riesgos de daños a los equipos de sistemas, al presentarse alguna interrupción en el sistema eléctrico público.

3. Sistema de climatización: el centro de cómputo cuenta con 2 aires, los cuales son suficientes para su operatividad actual.

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4. Sistema de protección contra incendios: se cuenta con un extinguidor a la entrada del centro de cómputo y detectores de humo, estos conectados al

sistema de control y monitoreo de una central de riesgos.

5. Sistema de monitorización de alarmas: toda la CGDC está conectada y

monitoreada por una central de riesgos externa, esta reacciona al momento de que se activen algunos de los sensores de humo o movimiento. Adicionalmente se cuenta con un sistema de videocámaras que cubren todos los ángulos de las

oficinas y puede ser accedida por internet.

3.2.9.3 Situación de Redes LAN y WAN

A continuación, se dan las pautas para continuar con las actividades diarias en caso

de caídas red LAN (Redes de Área Local) o WAN (Redes de área amplia). 3.2.9.3.1 Cuando la Base de Datos no se encuentra alojada en las instalaciones

(Pagina web, Cuentas de Correo, entre otros).

Dado el caso en que el canal de comunicaciones presente fallas técnicas y ocurra una suspensión en la prestación de servicios mediante sistemas de información vía

WAN (red de área extensa), inmediatamente se reporta la situación al proveedor del servicio de comunicaciones (COLNODO), cuyos tiempos de respuesta en el restablecimiento del servicio es generalmente inmediato. Si la falla llegase a ser de

alta complejidad y/o de solución tardía, la Secretaria General de la Contraloría General del Departamento de Córdoba, coordinará con sus Profesionales la

posterior actualización de la página web u otro servicio que se encuentre alojado por fuera del ente; se continua con el desarrollo de las actividades en forma manual, y el día inmediatamente siguiente uno o varios funcionarios actualizaran los datos.

Provisionalmente se trasladan los puntos de red más importantes y que realizan

tareas de alta prioridad (Rendición de cuentas AGR, Sinacof, entre otros) a un modem alterno de menor velocidad.

3.2.9.3.2 Caída o falla técnica en las redes LAN.

Actualmente se cuenta con un Gabinete o Rack de control ubicado en el Centro de proceso de datos. Este cuenta con 3 Switch encargados de interconectar todos los computadores de la CGDC. El segundo piso se encuentra dividido en dos sectores,

por donde se empezaría a verificar si existe alguna falla en el tráfico de la información.

Las impresoras están configuradas para que cualquier equipo de cómputo pueda imprimir en ellas sin importar la ubicación del mismo en la Red.

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El servicio DHCP está montado en un Router configurado con bloqueos de firewall

a páginas web como FaceBook, YouTube entre otras, minimizando así la perdida de ancho del canal.

3.2.9.4 Sistema de Backup.

Actualmente la Contraloría General del Departamento de Córdoba cuenta con un equipo de cómputo destinado solo a recibir los Backups (NAS - Network Attached

Storage), los cuales se guardan semanalmente, para el caso de la base de datos del aplicativo de gestión documental - RAPIDOC, además se tiene una copia de estos Backups en un disco extraíble. Los usuarios tienen acceso a una carpeta en un

servidor, donde pueden guardar periódicamente copias de respaldo de sus documentos office, es de aclarar que hay una carpeta por usuario donde solamente

tiene acceso el usuario correspondiente. También se cuenta con un equipo, donde se guardan copias de las grabaciones de las audiencias que realiza Responsabilidad Fiscal, además de las copias que se les da a los usuarios en DVD.

3.2.9.5 Sistema de Información Apolo Contable.

El sistema Apolo se encuentra alojado en la nube, y es responsabilidad del proveedor

del servicio realizarle los backups correspondientes.

3.2.9.6 Software de Archivo

La base de datos se encuentra instalada en el servidor de Windows Server, se le hace Backup semanal y queda en custodia del Profesional Universitario responsable del

área de sistemas. 3.2.9.7 Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo

Con el fin de evitar pérdidas de información, por daño en el hardware o por virus u otros ataques informáticos, el Profesional Universitario, realizara mantenimiento preventivos a los computadores por lo menos una vez al año, el cual consistirá en

limpieza de Hardware y periódicamente revisar las actualizaciones automáticas de antivirus y otras herramientas; en caso de detectar alguna anomalía, serán instaladas

las herramientas informáticas necesarias en este equipo para solucionar el problema. Adicionalmente se debe verificar el software instalado, con el fin de que los funcionarios no utilicen programas no licenciados por este Ente de Control.

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3.2.9.8 Inventario de equipos de computo

Se creará un archivo digital, que contendrá información de los equipos de sistemas

instalados en la CGDC (computadores de escritorio, portatiles, impresoras, scanner, NAS y video beam) el cual se actualizará periódicamente cuando se requiera.

4 EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA.

4.1. Análisis de fortalezas y debilidades del área de sistemas y de su tecnología.

4.1.1 Fortalezas

Mayor apropiación de la infraestructura tecnológica por parte de los funcionarios de la CGDC.

Los equipos actualmente son menos vulnerables a ataques de seguridad debido a que periódicamente son acuatizados sus sistemas operativos y antivirus.

Los funcionarios son más conscientes de los problemas que pueden generar

los virus y se preocupan más por el escaneo de las memorias USB.

Existe un Profesional Universitario a cargo de las TIC`s el cual soluciona los

incidentes reportados en el menor tiempo posible.

Se cuenta con una UPS de 20 kva, para la corriente eléctrica regulada y un tablero de control, el cual disminuye el daño a los equipos por fallas en el

suministro eléctrico.

Se realizan copias de seguridad periódicas de las bases de datos de los

aplicativos instalados.

El uso de los correos electrónicos institucionales nos ha permitido ser más

eficientes y minimizar los tiempos de respuesta.

La puesta en marcha de aplicativos suministrados por otros Entes de Control nos permite recibir información de forma digital, sin traumatismos.

Adicionalmente nos permite trabajar en los documentos digitalmente disminuyendo significativamente el volumen de papel en los archivos.

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Se cuenta con canales de atención ciudadana, por medio de la página web la

ciudadanía en general puede hacer denuncias, presentar quejas y elevar derechos de petición.

Se está implementando la estrategia de cero papel, concientizando a los funcionarios del uso eficiente de este recurso, como por ejemplo impresión a

doble cara, reciclar y reutilizar, en lo posible utilizar documentos digitales.

4.1.2 Debilidades

No se cuenta con una buena cultura en cuanto a la generación periódica de Backup de los documentos office, por parte de los funcionarios, lo cual genera

una vulnerabilidad ante la pérdida de archivos digitales.

El equipo auditor no cuenta con equipos suficientes para realizar el trabajo en campo.

Aunque se han implementado políticas para disminuir la utilización del papel, se debe fortalecer aún más la cultura de cero papel.

Algunos procesos que requieren el servicio de internet, se tornan muy lentos debido al ancho de banda insuficiente, por lo que se recomienda aumentar el

ancho de banda o en lo posible adquirir un canal dedicado.

EL presupuesto asignado para la adquisición de recursos tecnológicos, por parte de la Contraloría General del Departamento de Córdoba, es muy limitado.

5 ESTRATEGIAS DEL PLAN

5.1 Estrategias que contribuyen al cumplimiento de los propósitos misionales de la entidad

Esta Contraloría está utilizando el aplicativo SIA Observa (Sistema Integral de

Auditoria), de propiedad de la Auditoria General de la Republica, que facilita el seguimiento a la contratación, lo cual contribuye a la misión de la entidad en cuanto a ejercer una gestión vigilante y eficiente de los recursos públicos,

también se pretende capacitar a los sujetos de control dependiendo de las falencias que el encargado del área técnica y la oficina de Control Fiscal así lo determinen, es importante la divulgación de esta herramienta a la ciudadanía

en general.

El uso del aplicativo de SINACOF, en donde se programan y se le hacen seguimiento a las auditorias programadas para cada vigencia, nos permite llevar

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un mejor control sobre las mismas, y tener resultados estadísticos en tiempo

real de cada una de las vigencias.

El uso del Aplicativo SECOP Portal Único de Contratación, donde se registran todo los procesos de contratación, la cual puede ser consultada por cualquier usuario, contribuye a la misión de la entidad en lo referente a una gestión

transparente de los recursos.

La constante capacitación de los funcionarios, han permitido un mejor desempeño para alcanzar los objetivos estratégicos de la Entidad. Es

importante resaltar que se han capacitados a usuarios externos para que ayuden con el control fiscal del departamento.

5.2 Estrategias que contribuyen a optimizar los procesos administrativos.

Con la continuidad del Sistema Apolo, el área Financiera ha incrementado su

eficacia y eficiencia en los procesos que les corresponde, la información se maneja de forma más segura.

Con la implementación del Aplicativo CETIL (Sistema de Certificación

Electrónica de Tiempos Laborados) se hace más eficiente las respuestas a las solicitudes de los usuarios en cuanto a las certificaciones de tiempos laborados.

El uso de los correos electrónicos institucionales, para el envío de información, permiten minimizar tiempo de desplazamiento y reducción de impresiones y

desperdicio de papel.

La implementación de impresiones doble cara minimizan la cantidad de hojas

gastadas y contribuimos con el medio ambiente.

5.3 Estrategias que contribuyen a garantizar la continuidad operativa de la entidad.

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, con la implementación de la herramienta para la rendición de cuenta en línea, busca estar a la

vanguardia en lo a que a las TIC respecta.

Con la continuidad del Sistema Apolo, se dinamizan las actividades de

tesorería, contabilidad y archivo.

La UPS central y una línea regulada impide la perdida de información, daños de disco y memorias RAM por fluctuaciones de energía, la contraloría cuenta en

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esta sede con un equipo capaz de soportar un tiempo limitado a los equipos de

los funcionarios mientras la falla se restablece.

La adecuada distribución del sistema eléctrico, garantiza que, si existe una falla, esta se vea reflejada solo en un sector, permitiendo que las otras áreas continúen sus labores.

Actualmente los equipos de cómputo tienen configurados al menos dos

impresoras, impidiendo así que se vean interrumpidos los procesos por fallas técnicas.

El adecuado mantenimiento y uso de los equipos de sistemas, permiten su durabilidad en el tiempo y un servicio óptimo.

6 PROYECTOS DEFINIDOS 2020 - 2021

ITEM PROYECTO JUSTIFICACION

1 Actualización de la Pagina Web de la

Entidad

Cumplimiento de la ley, modernización de la

entidad y aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos

2 Actualización y/o mejora del software

Financiero

Cumplimiento de la ley, modernización de la

entidad y aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos

3 Actualización y/o mejora del software de

Archivo

Cumplimiento de la ley, modernización de la

entidad y aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos

4 Actualización Antivirus Corporativo Para evitar pérdidas o fuga de información, es primordial mantener actualizado el Antivirus.

5 Adquisición de equipos Remplazar los equipos obsoletos, y para los

nuevos funcionarios.

6 Actualización y Organización de la Red LAN y Rack de Comunicaciones

Cumplimiento de la ley, modernización de la entidad y aumentar la eficiencia y eficacia de los

procesos

7 Ampliación del canal de internet

Modernización de la entidad y aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos

8 Actualización de los Sistemas Operativos

Microsoft dejo de brindar soporte a Windows 7 por lo que es necesario actualizar estos Sistemas Operativos a Windows 10

9 Mantenimiento al Circuito Cerrado de

Televisión

Cámaras en mal estado, poca visibilidad

10 Mantenimiento Dispositivos Periféricos (impresoras y escáner)

Mantenimiento Preventivo y Correctivo a los dispositivos periféricos para el correcto funcionamiento.

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11 Mantenimiento a la UPS (sistemas de alimentación ininterrumpida)

Cambio de Baterías en mal estado

7 RECURSOS ECONÓMICOS

La Contraloría General de Departamento de Córdoba cuenta aproximadamente con

un presupuesto anual para la compra de equipos tecnológicos y otros equipos de: Compra de equipos (global) 30’000.000

Total 30’000.000

Total: Treinta millones de pesos Mcte.