PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO-PINAR Versión 1 /2015

FORMATO PRELIMININAR DEL DOCUMENTO

TITULO PINAR

FECHA DE ELABORACION

DICIEMBRE DE 2014

FECHA DE APROBACION

MARZO 4 DE 2015

FECHA DE PUBLICACION

MARZO 6 DE 2015

FECHA DE VIGENCIA

31-12-2015

INSTANCIA DE APROBACION

COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

VERSIÓN DEL DOCUMENTO

Versión 1

RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN

Secretaria General – Grupo de Gestión Documental

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS-PINAR

1. PRESENTACIÓN El PINAR es un instrumento para la Planeación de la función Archivística, el cual se articula con los demás Planes y Proyectos estratégicos previstos por la entidad. Debe ser el resultado de un proceso dinámico en la entidad que requiere cooperación de las áreas para que el documento contenga las necesidades y requerimientos que frente a Gestión Documental la normatividad exige, Ley 594/00 en su artículo 4° “Principios Generales”, La Ley 1712/14 Ley de Trasparencia y derecho de acceso a la información pública Nacional, y el Decreto 2609/12 Art. 8° “Instrumentos archivísticos para la gestión Documental.

1.1. INTRODUCCIÓN

El PINAR se considera una Herramienta con la cual la alta dirección realiza el seguimiento a los planes, programas y proyectos a nivel institucional articulados con la Planeación estratégica, los planes de acción Anual, y los demás que se desarrollen al interior de la entidad para dar cumplimiento a su misión y a su visión con eficacia y eficiencia administrativa, consolidando y modernizando la gestión de archivo de la entidad en el Marco del Archivo general. El Plan de Institucional de Archivo busca contribuir de manera efectiva con la Ley 1712 de 2014, brindando el fortalecimiento Institucional, la transparencia frente al acceso al archivo y a los documentos generados por la entidad como a los que ingresan a la misma dando respuesta oportuna al usuario por los medios tecnológicos que sean solicitados o emitidos bajo la reserva estadística que mantiene la entidad frente a sus documentos.

I. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL PLAN ISNTITUCIONAL DE

ARCHIVOS

Aunados con el Programa de Gestión Documental y como instrumentos de la función Archivística el PINAR resalta su importancia como soporte de la Planeación estratégica en los procesos archivísticos de orden normativo, administrativo , económico, técnico y tecnológico contenidos en el Programa de Gestión Documental. Por tanto sus beneficios radican en la contribución a la eficacia y eficiencia del estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública de la información producida por las diferentes áreas de la entidad, creando sinergias propias de la Gestión Documental con los procesos y procedimientos de la entidad. Beneficios del PINAR:

Contar con un marco de referencia para la planeación y el Desarrollo de la función archivística.

Definir con claridad las metas a corto mediano y largo plazo de la función archivística.

Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y proceso archivístico en el Plan estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.

Mejorar la eficiencia administrativa e incrementar la producción organizacional. Articular y coordinar los Planes, programas, proyectos y modelos relacionados con

la Gestión Documental y la función archivística. Facilitar el seguimiento, medición y mejora de los planes y proyectos mejorados.i

II. METODOLOGIA PARA LA FORMULACION DEL PINAR

2.1 IDENTIFICACION DE LA SITUACION ACTUAL 2.1.2 Administración Documental – Responsabilidad frente al DANE

El Proceso de Gestión Documental en la actualidad tiene la responsabilidad de controlar toda la estructura documental del DANE Central y territoriales, se encarga de dar lineamientos en el manejo del sistema de gestión Documental bajo 6 Subproceso que son: Control de Registros, Administración y Control Comunicaciones Oficiales y otros envíos postales, Organización de Archivos, Servicio de información y consulta, Disposición Final de Documentos, Administración y Control Comunicaciones Oficiales y otros envíos postales Procedimientos. De igual manera debe velar por el cumplimiento de la legislación archivística emanada por el Archivo General de la Nación.

2.1.2.1 DIAGNOSTICO INTEGRAL DEL ARCHIVO.

2.1.2.1.1 VENTANILLA EXTERNA

Funciones

Recepcionar la documentación de usuarios externos que llegan a la entidad.

Recibir y planillar las valijas que envían las diferentes territoriales las cuales contienen documentación para su respectiva entrega en las diferentes áreas.

Apoyar en la los procesos archivísticos.

Oportunidades de mejora

Actualizar el sistema ORFEO para agilizar, los trámites aquí funcionalmente asignados y capacitar al grupo de trabajo en el manejo del SIPOST, para garantizar un buen servicio.

Propuesta Correctivos

Con el apoyo de la oficina de Sistemas realizar la actualización del sistema ORFEO. 2.1.2.1.2 OFICINA DE GESTIÓN Funciones

Recepcionar y hacer envíos por correo Certificado y Urbano Realizar control en el sistema (SIPOST de 4-72). Radicar correos electrónicos Control de préstamos de documentos Entregar la documentación en las diferentes áreas Servicio de mensajería Actualizar y crear expediente de cada contrato en el sistema Orfeo Radicación y digitalización de cuentas Envíos a las diferentes territoriales y subsedes Ejecución de tablas de retención documental Custodiar documentación en gestión de las diferentes oficinas Capacitar DANE central y Territoriales en procedimientos y aplicación

archivística Realizar seguimiento en la gestión archivística al DANE Central y

territoriales Crear y actualizar el sistema de calidad de Administración Documental

Oportunidades de mejora

Las constantes capacitaciones en Orfeo, no han sido suficientes para que los funcionarios adopten el lineamiento de asociar documentos.

Las TRD tienen errores desde el año 2008, lo cual genero mala interpretación de las mismas en su constante actualización, como resultado de esto deben ser nuevamente revisadas, planteadas y actualizadas en su totalidad DANE Central y Territoriales. (criterio AGN)

Las Oficinas tienen constante cambio de enlaces en TRD, lo que dificulta la articulación de revisión de las mismas.

A las direcciones territoriales solo se les hace seguimiento por Video-conferencia

El material y espacio físico para los Archivos de Gestión es limitado, lo que dificulta la correcta organización documental. Propuesta

Las Tablas de Retención Documental deben ser revisadas y/o actualizadas en su totalidad tanto para el DANE Central, como para las Direcciones territoriales, para lo cual se ajustará un cronograma.

Establecer enlaces por cada Oficina y Territoriales para la gestión Archivística y documental que estén dedicados específicamente a este tema.

Realizar seguimiento a las territoriales para dar cumplimiento a la normatividad que el AGN expide.

Actualizar el software ORFEO. Dar inducción a cada usuario creado en ORFEO de tal forma que se

minimice el riesgo de que las comunicaciones queden represadas. 2.1.2.1.3. ARCHIVO CENTRAL Funciones

Revisar y recibir transferencias Documentales Intervención de procedimientos archivísticos en el Archivo Central. Prestamos de documentos de archivo Aplicación y revisión de tablas de retención documental Intervención de fondo acumulado Actualizar inventario Actualizar el sistema (winisis)

Estado de las transferencias en la Entidad

Oportunidades de mejora

COD DEPENDENCIA SERIE DOCUMENTAL

1.4 Oficina de Control Interno 119 - 02. Requerimientos - A Entes de Control. 2009 - 2013

2.1.3Grupo Interno de trabajo Logistica de

Autodiligenciamiento y Registro046. Educación Formal. 2012

2.1.6Grupo interno de trabajo metodología índices

e indicadores 077. Indice de Precios al Consumidor. 2012

3.1 Área administrativa 110. Programa de Seguros. 2007, 2008 y 2010

3.1.1Grupo interno de trabajo almacén e

inventarios 098. Movimientos Contables de Almacen. 2011

3.2.1 Grupo interno de trabajo presupuesto 020 - 01. Certificados - De Disponibilidad Presupuestal. 2011 Y 2012

113. Registros Presupuestales. 2011 y 2012

081 - 05. Informes - De Ejecución Presupuestal. 2011 y 2012

3.2.2 Grupo interno de trabajo contabilidad 024. Comprobantes. 2011 y 2012

3.2.3 Grupo interno de trabajo tesorería 105 - 03. Ordenes - De Pago. 2011

3.3 Gestión de Talento Humano 120. Resoluciones. 2009 - 2012

3.4 Grupo interno de trabajo servicios personales

y adquisiciones

033- 06. Contratos - De Prestación de Servicios Personales. 2011

033- 06. Contratos - De Prestación de Servicios Personales. 2012 (Del 1 al 502)

3.5 Grupo interno de trabajo Control Interno

Disciplinario

083. Investigaciones Disciplinarias. 2011 y 2013

083. Investigaciones Disciplinarias. 2013

Los tiempos de retención de la documentación que está en custodia son muy extensos en TRD y algunos documentos perdieron su consulta total.

La documentación que ocupa gran espacio en el archivo, pertenece al censo 2005.

El sistema de búsqueda Winisis 1995, es totalmente desactualizado y obsoleto, lo que dificulta la indexación y búsqueda de la información, por desconocimiento del funcionamiento del sistema.

Las transferencias documentales se recibieron hasta el primer ciclo del año 2013, sin procedimientos archivísticos, lo que indica que el archivo no cumple con las especificaciones archivísticas requeridas por el Archivo General de la Nación.

Las transferencias recibidas en el 2014 y 2015 se le ha aplicado la normatividad cumpliendo con las especificaciones archivísticas.

La documentación almacenada en el archivo central se ha intervenido en un 50% el restante 50% no tiene principios archivísticos e intervención en su totalidad:

Aun existe en el archivo Central un Fondo Acumulado, el cual no tiene ningún tipo de identificación e intervención archivística.

Las historias laborales no cuentan con un programa de conservación e inventario.

Propuesta

Se deben consolidar las Tablas de Retención Documental con todos los Directores y Coordinadores de Oficina para valorar la documentación y verificar la pertinencia de los mismos, para luego sacar el acto administrativo adoptando los ajustes realizados.

La documentación que se encuentra en el archivo central debe ser intervenida con procedimientos archivísticos cumpliendo la legislación archivística, esto permitirá eliminación de copias y duplicidad dejando solo la documentación con valor administrativo, jurídico, legal y/o probatorio que aun tenga vigencia.

El sistema de búsqueda y préstamo Winisis para el archivo central debe ser actualizado por uno más avanzado para la sistematización de la información, lo cual permitirá el control, eficiencia y eficacia en el préstamo y consulta de la información custodiada.

Se debe publicar en DANENET las herramientas creadas por Administración documental para la organización de los archivos y transferencias con principios archivísticos.

LOGROS OPTENIDOS

Para Diciembre de 2014 se termino de actualizar todo la estructura documental para la ejecución Archivística: como proceso GDO

• Procedimientos • Guías

• Instructivos • Formatos Se Organizo el archivo de Gestión Centralizado del DANE (diciembre 2014) Se realizaron jornadas de capacitación, para el cambio generado en la

ejecución archivística como proceso transversal. Se han realizado video conferencias de capacitación para las Direcciones

Territoriales y en diciembre de 2014 se trajeron los enlaces territoriales a capacitar al DANE Central.

Se han trabajado con las 60 áreas que tiene tabla creada el ajuste y creación de las TRD con el código de control de registros de la entidad.

Enero 2015 Se empezó a realizar inventarios documentales en el archivo Central.

• Historias Laborales ( traslada al DANE central por ser los documentos de más alta consulta)

• Contratos. Ceso de Población y vivienda 2005 y demás Documentación custodiada por el área de Administración Documental en el archivo central Álamos.

• Documentación en General que se tienen en custodia. 2.2.1.2. MAPA DE RIESGOS El área de Gestión Documental ha dado cumplimiento al seguimiento del mapa de procesos concertado donde su objetivo es “Aplicar y promover el cumplimiento en la entidad de las políticas que regulan la gestión documental para contribuir al adecuado manejo de la documentación institucional”, lo que a permitido realizar seguimiento a los procesos y procedimientos del área ajustando sus procedimientos de acuerdo a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación. 2.2.1.3. PLANES DE MEJORAMIENTOS GENERADOS A PARTIR DE AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS.

Eficiencia Administrativa y cero papel

Objetivo Estratégico

Componente Actividad (2) Nombre de

Producto (3)

No

productos

(4)

Fecha de

Inicio (5)

Fecha de

Finalización

(6)

Responsables

Buenas prácticas para la reducción del consumo de papel

Cumplir disposiciones de Gobierno en Línea y Directiva Presidencial para racionalizar uso y consumo de papel en comunicaciones oficiales y documentos institucionales

Actividades de Sensibilización

Campaña de reciclado de papel

dos 03/03/2015 31/12/2015

Gestión Documental y

Todas las dependencias

del DANE

Simplificación de procesos internos

Revisar y ajustar la Resolución 086 de 2013

Procedimiento Uno 03/03/2015 31/12/2015

Secretaria General, Gestión

Contractual y Gestión

Documental, Control Interno

Disciplinario

Elaboración de documentos electrónicos

Promover la elaboración de documentos electrónicos que puedan existir en ese medio

Ajuste Procedimientos

Actividades de Sensibilización

Dos 03/03/2015 31/12/2015

Gestión Documental y

todas las dependencias

del DANE

2.2.1.4. PLANES DE MEJORAMIENTOS GENERADOS A PARTIR DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS POR ORGANOS DE CONTROL

Gestión Documental

Objetivo Estratégico

Componente Actividad (2) Nombre de

Producto (3)

No

productos

(4)

Fecha de

Inicio (5)

Fecha de

Finalización

(6)

Responsables

Tablas de retención documental

Revisar y actualizar las TRD de todos los procesos establecidos en el SIGI

Registros de asistencia / Actas de reunión

61 15/07/2015 20/06/015

DANE Central y Territoriales

/ Gestión Documental

Transferencia documental

Recibir transferencias documentales

Cronograma de

transferencias 1 03/02/2015 30/11/2015

Gestión Documental

Preservación documental

Adecuación y limpieza de depósitos

Cronograma de

adecuación y limpieza de depósitos

1 01/02/2015 31/12/2015 Gestión

Documental/ Administrativa

Valoración documental

Inventario documental Fondo Acumulado

Inventario 1 02/02/2015 31/12/2015 Gestión

Documental

2.2.1.5. FORMULARIO UNICO DE REPORTES DE AVANCE A LA GESTION- FURAG. Gestión documental a diligenciado año a año los reporte al FURAG, donde se pueden ver los avances pero también las debilidades del área frente al proceso en la Entidad, gracias a este reporte se han logrado mejorar algunas de las metas establecidas en el mapa de procesos, pues la Entidad busca la mejora continua y llegar así a un DANE Moderno.

2.2.1.6. PLANES DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO – PMA, GENERADOS A PARTIR DE LAS VISITAS DE INSPECCION VIGILANCIA Y CONTROL REALZIADAS POR EL ARCHIVO GENERAL DELA NACION. La entidad ha realizado el seguimiento y control a los planes de mejoramiento archivístico desde la Secretaria General y Control Interno, quienes buscan que se cumpla con lo suscrito con el AGN.

Item Actividades

1.

Limpieza de las área de trabajo

(DIARIA/SEMANAL) Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4

Aspirar o retirar el polvo y particulas de suceidad

de toda el área de trabajo (muebles,

Realizar limpieza a cada uno de los expedientes

y a cada uno de los documentos dentro del

expediente

Desinfeción de infraestructura y mobiliario

contra plagas (ácaros y roedores).

2.

3.

Limpieza expedientes (TRIMESTRAL)

SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

(En desarrollo del Plan de Mejoramiento por la visita de inspección y vigilancia del Archivo General de la Nación el 13/09/2013)

PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

(En desarrollo del Plan de Mejoramiento por la visita de inspección y vigilancia del Archivo General de la Nación el 13/09/2013) (En desarrollo del Plan de Mejoramiento por la visita de inspección y vigilancia del Archivo General de la Nación el 13/09/2013) (En desarrollo del Plan de Mejoramiento por la visita de inspección y vigilancia del Archivo General de la Nación el 13/09/2013)

ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTOENERO FEBRERO MARZO

Fecha Responsable

Enero

Fecha Responsable

Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable

DiciembreSeptiembre Octubre Noviembre

Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable

Enero a Marzo

Fecha Responsable

Abril a Junio Julio a Septiembre Octubre a Diciembre

Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable

Limpieza y definfección infraestructura y

mobiliario

2.2. PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS Y EJES ARTICULARES.

2.3. FORMULACION DE LA VISIÓN ESTRATEGICA EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO.

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ACCESO A LA INFORMACION PRESERVACION DE LA

INFORMACION

ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE

SEGURDIAD

FORTALECIMIENTO ARTICULACION

TOTAL

Gestión Documental y sistemas

actualizaran al versión de la

herramienta ORFEO para agilizar

tramites internos, que involucran la

correspondencia interna y externa

ingresada mediante el SIPOT.

Los servidores tendran acceso a la herramienta

en la medida que los coordinadores y

directivos asi lo requieran, para lo cual Gestión

Documental asignara permisos a los cuales se

les realizara seguimento con el Paz y Salvo.

a informaciónen la

Herramienta ORFEO tramitada

se preservara en medio fisico

pero tambien en medio

análogo, garantizando la

conservación de los mismos.

se seguiran los protocolos de

seguridad informatica para la

preservación de la información

a traves de las diferentes áreas que

realizan control y seguimiento se

mantendran fortalecidos y

articulados los procesos y

procedimientos implementados

para el manejo de la información

interna y externa de a entidad. 5

Se implementar politicas desde

Gestión Humana que integre las

diferentes sedes y subsedes a la sede

central de tal forma que se replique

toda la información desde Gestión

Documental realiando seguimiento no

solo por video conferencia.

Los servidores de la entidad tendran

mecanismos informaticos y presenciales con

lso cuales se mantengan actualziados en las

politicas que frente al tema de gestión

documental la entidad haya implemetado

acorde con los lineamientos del AGN.

Mediante la DANENET y la

intranet se publicara la

información que la entidad

adopte frente a tema de

gestión documental.

Desde SIGI mantendra actualizados

los procesos y procedimientos que

rigen la Gestión Documental al

interior de la Entidad.

Mediante la Capacitación continua a

los enlaces de las diferentes áreas

asi como la difusión de la

información a ellos presentada se

buscara fortelecer y articular el área

de Gestión Documental. 6

Administrativa y Gestión Documental

haran un seguimiento a las diferentes

sedes y subsedes del DANE para

proyectar adecuaciones en espacios

donde se pueda mantener custodiada

la información que producen las

diferentes áreas y que seran la

memoria institucional del DANE.

Dando cumplimiento a la normatividad del

AGN Gestión Documental reglamentará

mediante sus procesos y procedimientos la

accesibildia de la información custodiada de la

entidad.

Se dara el tratamiento

adecuado a la información

que las diferentes áreas del

DANE que sean entregadas

por TRD al área de Gestión

Documental en medio fisico y

en medio analogo con

soporte de sistemas.

Se seguiran losprotocolos indicados

por el MINITICS y el área de sistemas

al interior de la Entidad en cuanto a la

preservación de la documentación

analoga y para la documentación en

medio fisico se seguira la

normatividad del AGN.

Las sedes, Subsdes y el DANE central

mantendran articulados mediante la

actualziaicón en la normatividad de

archivo, y para la conservación del

mismo Administrativa con apoyo de

la Secretaria General buscara

adecuar espacios que permitan la

edecuada custosia de la

docuemetación.

5

Ajustar las TRD de l a entidad acorde

con los lineamientos del AGN.

Las TRD estaran Publicadas en la página Web de

la entidad y en cada proceso de las áreas de tal

forma que su aplicación sea de forma sencilla.

La TRD sera preservada en

fisico en el área de Gestión

Documental y en medios

electronicos de acuerdo a los

protocolos de la entidad.

Se realziará la publicación de las TRD

en la pagina Web de la Entidad como

en los procesos soportes de cada área

para su consulta.

Los enlaces áreas reportara a

Gestión Docuemntal los cambios

realizados a nvel administrativo que

impliquen ajustes en las TRD, de tal

forma qyue se proceda a realizar la

asesoria y posterior aprobación en el

Comité de Desarrollo

Administrativo.

4

Buscar los recursos para actualizar o

cambiar el satfwart en el que se

almacena el invetario documental del

archivo central.

revisar el sistema existente y valorarlo para

tomar deciones de cambio y/o actualización.

Con el animo de preservar la

información que en el archivo

central se encuentra en

custodia se tendran

actualizado el sistema donde

se almacenaran los

inventarios .

Valoración del área de sistemas al

sofwart existente para proyección de

recursoso bien sean economicos o

humanos.

Gestión Documental se articulará

con el área de Sistemas para

verificar las incosistencias del

Winisis y proponer alternativas de

solución.

3

Intervención del FDA que se

encuentra en el archivo central

dando alcalce la normatividad del AGN se

conservara la documentación del FDA de

acuerdo a la valoración dada y la TVD de aquí

adoptada.

Mantener la Documentación

debidamente organizada y

custodiada de acuerdo a la

valoración dada.

Se consolidara la información del FDA

en el inventario del archivo central en

la herramienta tecnologica WINISIS.

EL valoración dela infromación se

articulara con la normatividad

vigente.

2

Traslado de las historias laborales al

DANE central e intervención de las

mismas de acuerdo a la normatividad

expedida por el AGN.

SE organizara la infromación custodiada para

ser utilizada de acuerdo alcontrol deprestamos

establecidos por la entidad.

Darle el trato documental a

las Historias Laborales para su

preservación.

Se incluira el inventario depurado en

la Herramienta Winisis, para efecto

de busquedas de consulta.

Se artiuclara con als áreas que

recurren a las Historias Laborales

para dar respuesta oportuna a los

requerimientos solciiados a la

Entidad.

2

Mejorar la infraestructura informaticaInstalar una Herramienta que permita la

indexación tanto para los diferentes usuarios

que requieren la inforamción dela Entidad.

Instalar una herramienta WAF

en la entidad para preservar

la información.

El soporte informatico de la Oificna

de sistemas realizara la valoración de

la herramienta requerida.

Se articulara con las áres a fines de

acuerdo a lo estipulado en la

valoración.

2

Mejorar la infraestructura informatica

Adecuar herramienta que permita el acceso

a la información desde los diferentes

dispisitivos moviles.

consolidar herramientas que

permitan salvagardar la

información que en medios

analogos se encuentren en la

entidad.

El soporte informatico de la Oificna

de sistemas realizara la valoración de

la herramienta requerida.

Se articulara con las áres a fines de

acuerdo a lo estipulado en la

valoración.

2

Socialización politicas internas del

DANE frente a la politica cero papel.

Mediante la utilización de herramientas

informaticas acceder a lainformación que por

procedimiento interno permita realziar

cambios antes de imprimir el documento final

de tal forma que se baje elconsumo de papel.

Actualizar procesos y

procedemientos para que se

logre preservar los cambios

realiados a los documentos

hasta llegar al documento

final.

Mediante la Intranet y el DANENET se

realziaran estrategias que impliquen

el reconocimiento de la política y l

reinducción e inducción para los

servidores de la entidad frente a la

politica existente.

Se fortalecera la politica existente

articualndolas áreas administrativas

de la entdiad para incentivar a los

funcionarios en eluso de la misma.

2

Mejorar la infraestructura informaticaInstalar una Herramienta que permita la

indexación tanto para los diferentes usuarios

que requieren la inforamción dela Entidad.

Potencializar la información

producida por la entidad.

Valoración porparte del área de

sistemas en su plataforma para

adecuar los requerimientos exigidos

en la infraestructura informatica.

Se articulara con las áres a fines de

acuerdo a lo estipulado en la

valoración.

2

2

EJES ARTICULADORES

Dar cumplimiento a la normatividad

expedida por AGN, al interior de la

Publicar el documento el la Pagina Web de la

Entidad dando cumplimiento a lo estipulado en

Realizar seguimiento durante

el cuatrenio al Programa de

Publicar el PGD en la pagina Web de

la entidad.

El grupo interdisiciplinario y las

áreas trasnversales realizaran

PROPÓSITO SUPERIOR

Contribuimos al desarrollo del país produciendo y difundiendo información confiable, relevante, oportuna y de calidad.ii

MISIÓN

Producir y difundir información estadística de calidad para la toma de decisiones y la investigación en Colombia, así como desarrollar el Sistema Estadístico Nacional.iii

VISIÓN

En el 2018 el DANE se consolidará como una institución moderna, innovadora y generadora de conocimiento y continuará siendo la entidad líder en la producción estadística.iv

OBJETIVOS

El Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, tiene como objetivos garantizar la producción, disponibilidad y calidad de la información estadística estratégica, y dirigir, planear, ejecutar, coordinar, regular y evaluar la producción y difusión de información oficial básica. (Decreto 262 de 2004. Cap.1°/ Art.1°).v

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

1. Orientar el proceso de planeación de la Entidad a resultados integrales, que permita articular lo estratégico, táctico y operativo.

2. Fortalecer la capacidad de los grupos de trabajo para responder a las necesidades en materia de talento humano, recursos físicos y financieros que demande el DANE para coadyuvar al logro de los objetivos misionales.

3. Fortalecer e impulsar la implementación de la Planificación, las Normas, Estándares y Buenas Prácticas Estadísticas.

4. Aumentar el nivel de desagregación territorial y regional en la información estadística.

5. Dirigir, programar, ejecutar, coordinar, regular y evaluar la producción y difusión de las estadísticas oficiales que requiera el país y su georreferenciación según el caso.

6. Elaborar las cuentas nacionales anuales, trimestrales, regionales y satélites, para evaluar el crecimiento económico.

7. Fortalecer las estrategias de difusión, promoviendo la innovación constante, la inclusión y participación ciudadana, el acceso oportuno a la información y las interacciones con los grupos de interés de la entidad.

8. Robustecer las tecnologías de información y comunicaciones, que respondan a las necesidades de la entidad.

9. Actualizar el Sistema de Información Geoestadístico para apoyar los procesos estadísticos.

10. Mejorar, mantener y articular los sistemas de control interno y de gestión de calidad del DANE a través de un sistema integrado de gestión.

11. Fortalecer la cultura de administración de los riesgos del DANE para su identificación, prevención y mitigación permanente.

12. Divulgar los metadatos y resultados de las investigaciones estadísticas, en lenguaje sencillo y diferenciado para cada tipo de usuario de la información estadística.

13. Establecer las políticas, programas y procedimientos necesarios para implementar los estándares, marcos metodológicos y buenas prácticas estadísticas adoptadas por la OCDE, que permita la mejora en la cobertura, comparabilidad, interpretabilidad, oportunidad y transmisión de las estadísticas.

14. Gestionar y fortalecer los diferentes canales de cooperación técnica internacional para el mejoramiento de las actividades misionales y el posicionamiento de la entidad.vi

2.4. FORMULACION DE OBJETIVOS

Ver cronograma del PGD 2015-2018

2.5. FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS

Planificación Estadística

Aspectos generales

Proceso técnico, dinámico, permanente y concertado entre las diferentes entidades del Sistema Estadístico Nacional, para definir, organizar y priorizar las estadísticas que requiere el país para la toma de decisiones.

La planificación estadística provee metodologías e instrumentos para la formulación de planes estadísticos en los siguientes ámbitos de aplicación: nacional, sectorial, territorial e institucional.

Fuente:http://www.dane.gov.co/index.php/sistema-estadistico-nacional-sen/planificacion-estadistica-2/aspectos-generales

BENEFICIOS

o Permite a las entidades del SEN conocer, diagnosticar y organizar la actividad estadística.

o Facilita la identificación y priorización de la información estadística requerida para la formulación y el diseño de políticas, planes, proyectos.

o Mide la necesidad de información estadística y desarrolla un plan para resolver las limitaciones de información.

o Contribuye al uso eficiente de los recursos financieros, tecnológicos y humanos dirigidos hacia la actividad estadística.

o Facilita la toma de decisiones, el seguimiento, monitoreo y evaluación de las políticas, planes y programas orientados al desarrollo del país.

o Favorece la articulación entre instituciones públicas y privadas fortaleciendo su comunicación y coordinación en cuanto a la producción y el manejo de la información estadística.

Fuente:http://www.dane.gov.co/index.php/sistema-estadistico-nacional-sen/planificacion-estadistica-2/aspectos-generales

Planes y proyectos Gestión Documental

o Realizar el Manual de procedimientos de Gestión Documental o Organizar el FDA y levantar su inventario. o Ajustar la Tabla de Retención de la Entidad o Realizar la TVD. o Actualizar la Versión ORFEO. o Articular desde la capacitación a la Entidad en todos los procesos y

procedimientos de Gestión Documental.

2.6. CONSTRUCCION DEL MAPA DE RUTAS

Planificación Estadística

MAPAS DE INFORMACIÓN

Los mapas de información permiten estructurar y representar gráficamente, por tema, los principales atributos de las operaciones estadísticas. Están organizados por entidades responsables de la producción, la normatividad vigente, la forma de obtención, los principales usuarios, la desagregación geográfica y el medio de difusión, entre otros.

Descargue la metodología para la elaboración de los mapas de información, en el siguiente link:

Documento Metodológico

Los mapas se dividen según las siguientes categorías: MAPAS DE INFORMACIÓN ECONÓMICA

Al interior de este mapa se encuentran los siguientes Mapas de Información pueden ser descargar en formato PDF de link http://www.dane.gov.co/index.php/planificacion-

estadistica/planest-mapas-de-informacion/mapa-de-informacion-economica

Agricultura, Ganadería y Pesca

Comercio Construcción y Vivienda Cuentas Económicas Finanzas Públicas y Estadísticas Fiscales Índices de Precios y Costos Industria Minero - Energético Tecnologías de Información y las Comunicaciones Transporte

MAPAS DE INFORMACIÓN SOCIAL

Al interior de este mapa se encuentran los siguientes Mapas de Información pueden ser descargar en formato PDF de link http://www.dane.gov.co/index.php/planificacion-

estadistica/planest-mapas-de-informacion/mapa-de-informacion-social

Actividad Política y Asociativa Educación, Ciencia, Tecnología e Innovación Demografía Justicia Mercado Laboral y Seguridad Social Nivel, Calidad y Condiciones de Vida Salud Seguridad y Defensa Servicios Públicos Domiciliarios

MAPAS DE INFORMACIÓN MEDIO AMBIENTE

Al interior de este mapa se encuentran los siguientes Mapas de Información pueden ser descargar en formato PDF de http://www.dane.gov.co/index.php/planificacion-

estadistica/planest-mapas-de-informacion/mapa-de-informacion-medio-ambiente

Amenazas y desastres naturales Gestión ambiental Recursos Naturales Residuos

FUENTE: HTTP://WWW.DANE.GOV.CO/INDEX.PHP/SISTEMA-ESTADISTICO-NACIONAL-SEN/PLANIFICACION-ESTADISTICA-2/MAPAS-DE-INFORMACION

Servicios al ciudadano Procesamientos especializados

La Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística, se encarga de la distribución y entrega de todas la información estadística que produce la entidad, dentro de la que se incluyen, suscripciones a publicaciones, boletines de prensa y trabajos especiales, entre otras.

De acuerdo con el nivel de complejidad o desagregación solicitada, para el caso de trabajos especiales, pero, cuando se trate de publicaciones las entregas serán inmediatas. El costo depende de la información o publicación solicitada.

FUENTE: HTTP://WWW.DANE.GOV.CO/INDEX.PHP/SISTEMA-ESTADISTICO-NACIONAL-SEN/PLANIFICACION-ESTADISTICA-2/MAPAS-DE-INFORMACION

2.7. CONSTRUCCION DE LA HERRAMIENTO DE SEGUIMIENTO Y

CONTROL. Remitirse al cronograma del PGD 2015-2018.

Plan o Proyecto Corto Plazo Largo PlazoTiempo 2015 2016 2017 2018

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Implementación política Cero Papel

estrategias para la preservación y conservación

de documentos electrónicos

Adecuación de espacios para los archivos en las

diferentes sedes,subsedes del DANE.

Elaboración del Manual de Gestión

Documental.

Implementación del Manual de Gestión

Identificar una herramienta que permita la

indexación de la información institucional para

usuarios internos y externos.

Contar con una solución que permita a los

usuarios internos, disponer de herramientas de

colaboración para las comunicaciones internas

de la entidad (chat, buzón de correo,

MAPA DE RUTA

Mediano Plazo

Actualizar el sistema ORFEO para agilizar,

los trámites aquí funcionalmente asignados y

capacitar al grupo de trabajo en el manejo

del SIPOST, para garantizar un buen servicio

El material y espacio físico para los Archivos

de Gestión es limitado, lo que dificulta la

correcta organización documental

Aun existe en el archivo Central un Fondo

Acumulado, el cual no tiene ningún tipo de

identificación e intervención archivística

Las historias laborales no cuentan con un

programa de conservación e inventario

i Manual de Formulación el Plan Institucional de Archivos-Pinar, 2014, Pag.10. ii Danenent - Planes Institucionales

iii Ibid ,ii

iv Ibid,ii

v Ibid,ii

vi Ibid,ii