PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR E.S.E HOSPITAL …. PINARHMGY.pdf · PLAN INSTITUCIONAL DE...

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR E.S.E HOSPITAL MARIO GAITAN YANGUAS

2018



TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................... 3

MARCO NORMATIVO ................................................................................................................................................... 4

DEFINICIONES ............................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO .................................................................................................................................... 6

1.1 Historia .................................................................................................................................................................... 6

1.2 Misión ..................................................................................................................................................................... 7

1.3 Visión ...................................................................................................................................................................... 7

1.4 Objetivos Estratégicos por Perspectiva .................................................................................................................. 7

1.5 Principios ................................................................................................................................................................ 8

1.6 Sistema Integrado de Gestión .................................................................................................................................. 8

1.7 Estructura Orgánica Funcional ................................................................................................................................ 9

2. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.

3. IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS ........................................................................................... 11

4. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS .................................................................................................. 13

4.1 Resultado de la matriz de priorización de aspectos críticos. ............................................................................... 26

4.2. Orden de Prioridad de los Aspectos Críticos y Ejes Articuladores. ...................................................................... 27

5. VISION ESTRATÉGICA DEL PINAR .................................................................................................................. 27

6. OBJETIVOS ........................................................................................................................................................ 28

7. FORMULACION DE LOS PLANES Y PROYECTOS .......................................................................................... 30

7.1. Proyecto de Implementación de la Gestión Documental Electrónica. ................................................................... 31

7.2. Plan Articulación de la Función Archivistica. ......................................................................................................... 33

7.3. Plan de Organización Documental de las Historias clínicas en el archivo de gestión. ......................................... 35

7.4. Plan de Formulación e implementación del Sistema Integral de Conservación. .................................................. 37

7.5 Plan de implementación del Programa de Gestión Documental. ........................................................................... 39

7.6 Plan de mejoramiento de infraestructura física de los archivos. ............................................................................ 43

8. MAPA DE RUTA ................................................................................................................................................. 44

9. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ........................................................................................... 67

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................................................ 68

ANEXOS ..........................................................................................................................................................................


3

INTRODUCCIÓN

Un medio ambiente cambiante es un factor sustancial que influye en la introducción de la planeación estratégica de la función archivística formal en las entidades. La alta dirección de la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, dentro de su rol estratégico actualmente se encuentra realizando actividades de planeación, revisión y mejoramiento continuo, previsto para desarrollar en el periodo 2017 al 2020 y a la vez dando cumplimento a lo establecido por Archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, 1 especialmente en el artículo 4 “Principios Generales”, de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional,2 en su Artículo 16 “Archivos” y Decreto 1080 de 2015,3 donde establece los lineamientos a cumplir por las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas del orden nacional, departamental, distrital, municipal; entidades territoriales indígenas y demás entidades que se creen por ley, para la formulación, aprobación, seguimiento y control del Plan Institucional de Archivos – PINAR. Teniendo en cuenta lo anterior, la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, ha identificado las necesidades y aspectos críticos y ha determinado las oportunidades de mejora con unos objetivos y metas que nos permitirá como Institución minimizar los riesgos que actualmente se presentan. A continuación se formula nuestro Plan Institucional de Archivos como resultado de un proceso dinámico de planeación donde formulamos los planes, programas y/o proyectos a corto, mediano y largo plazo con el fin de articularlo con los demás planes estratégicos para el mejoramiento de nuestra función archivística y así contribuir a la eficacia y eficiencia en la prestación de servicios al ciudadano.

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN; Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, Título V “Gestión de documentos” Arts.: 21-26 [EN LINEA].Disponible

en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE_2000.pdf

2 CONGRESO DE LA REPÚBLICA; Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Artículo 16 “Archivos”

Generales [EN LINEA].Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1712_2014.html

3 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA; Decreto 1080 DE 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura ;“Instrumentos Archivísticos para la Gestión

Documental” [EN LINEA].Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE_2000.pdf

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1712_2014.html

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515


4

MARCO NORMATIVO

➢ Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones: .

➢ Ley 1437 de 2011: Capítulo IV “autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos”.

➢ Ley 1564 de 2012: “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes” (Artículo 103).

➢ Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones" Artículo 1. Objeto. El objeto de la presente ley es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

➢ Decreto 1080 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura". Capítulos V, VII y IX.

➢ Decreto 2482 de 2012: “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”.


5

DEFINICIONES

➢ Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. .

➢ Aspecto Crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la Entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.

➢ Instrumentos archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

➢ Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. .

➢ Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

➢ Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

➢ Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro. .

➢ Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la Entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión .

➢ Plan de acción anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la Entidad, articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional. .

➢ Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia. . Las políticas y los lineamientos establecidos en el presente documento, deben ser la base para facilitar el adecuado control de la gestión documental del Hospital desde la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. De igual manera de las disposiciones internas (Resoluciones, Circulares, etc.), que reglamente la gestión de documentos de la entidad y que han sido tenidas en cuenta para la definición de documentos


6

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO

1.1 Historia

ORIGEN DEL E.S.E. HOSPITAL MARIO GAITÁN YANGUAS DE SOACHA4

Una mañana del mes de Abril de 1941, el hacendado Honorato Espinosa, dueño de la Hacienda “Malachi”,

donó un terreno, par que en él se construyera específicamente un hospital para la región, por este motivo el

Comité de ese año decidió que el Hospital se llamara “Hospital Santa Elena”, para ese momento el cura

párroco del municipio, reverendo Manuel Vicente Rojas, ya había comprado un terreno para el mismo fin a

las señoritas Polita y Rosa Galarza, (lugar donde actualmente funciona el Polideportivo del pueblo de

Soacha), pero este terreno para esa época se encontraba retirado del pueblo y lo mejor que podía haber

pasado fue la donación del terreno del señor Honorato Espinosa, ya que este quedaba a solo tres cuadras

de la Plaza Principal de la localidad. Fue así como el reverendo Manuel Vicente Rojas, emprendió la meta

de construir un Hospital para Soacha, para ello se dedicó a la consecución de dineros mediante donaciones,

bazares, verbenas populares, apoyado por el Alcalde y el Consejo Municipal de esos años. En estas

colaboraciones sobresalieron las de los señores Carlos Lleras Restrepo, Abel Casablanca, Janorio Gómez,

Enrique Vargas Muña, entre otros.

Firmemente involucrado en sacar adelante esta obra, fallece el reverendo Manuel Vicente Rojas en el año

de 1960, quedando la obra paralizada hasta el año 1963, año en el cual se reanudan las obras y por

consenso del pueblo se decide llamar el hospital “HOSPITAL MANUEL VICENTE ROJAS”, y diez años más

adelante (1973) se estarían inaugurando la primera planta del Hospital, con un cupo aproximado para 10

pacientes y una habitación para los médicos.

Antes de su terminación, funcionaba un Puesto de Salud en una casa arrendada a Don Emiliano Escobar,

siendo el primer medico el doctor Paulo Rivera y posteriormente otros galenos como Jacobo y Eduardo

Bolaños Tovar.

La Asamblea de Cundinamarca, crea el Hospital Local de Soacha (Origen Jurídico), mediante ordenanza

No. 12 del 5 de Diciembre de 1983; no se sabe la razón exacta, pero se conoce que 1 o 2 años antes de

esta Ordenanza el Hospital Manuel Vicente Rojas de Soacha, se le comenzó a llamar “HOSPITAL MARIO

GAITÁN YANGUAS” nombre con el cual el Servicio Seccional de salud de Cundinamarca asigno como

identificación, mediante Resolución 0888 del 30 de Abril de 1984, dos años más tarde el Hospital se

transforma en Empresa Social del Estado, mediante Ordenanza No. 020 del 12 de Marzo de 1996 emanada

por la Asamblea de Cundinamarca, y desde entonces es el nombre con el que se conoce en la actualidad

Empresa Social de Estado Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha.

4 Fuente: Tesis de postgrado “Estudio de la imagen corporativa E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha” Abril de 1995 – Dr. Rafael Hernando Beltrán Becerra.


7

1.2 Misión 5

Somos una Institución Pública prestadora de servicios de salud de baja y mediana complejidad, socialmente responsable, que contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios y su red de apoyo.

61.3 Visión

En el 2020 seremos un hospital líder en la integralidad de los sistemas de gestión de calidad en prestación

de servicios de salud de baja y mediana complejidad, altamente competitivo.

71.4 Objetivos Estratégicos por Perspectiva

Perspectiva de Usuario / Cliente:

- Consolidar un Sistema de Gestión de Calidad armonizado e integrado que permita el mejoramiento continuo de los servicios.

- Fortalecer la gestión clínica para mejorar la calidad en la prestación de servicios de salud impactando positivamente en la satisfacción del usuario y su familia.

Perspectiva del proceso Interno

- Implementar soluciones de tecnología de la salud, información y comunicación como apoyo a la toma de decisiones y la innovación.

- Gestionar los recursos físicos, financieros, tecnológicos y las competencias del talento humano que faciliten el logro de la misión institucional.

- Optimizar las condiciones de seguridad y bienestar que permitan un ambiente de trabajo adecuado y una prestación de servicios de salud con calidad.

Perspectiva Financiera

- Lograr la sostenibilidad financiera y económica - Racionalizar los gastos y los costos en la prestación de servicios de salud. Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

- Ofrecer al usuario y comunidad un talento humano competente que refleje en su labor el compromiso y la vocación de servicio.

- Generar una cultura organizacional del autocontrol con énfasis en atención centrada en el usuario, seguridad, enfoque a riesgos, gestión de tecnología y humanización.

- Mejorar la imagen corporativa fundamentada en nuestros valores institucionales y enfocada a los usuarios, la comunidad y el medio ambiente.

5 Nuestra Plataforma Estratégica; Misión [EN LINEA].Disponible en: http://www.hmgy.gov.co/conozcanos.php 6 Nuestra Plataforma Estratégica; visión [EN LINEA].Disponible en: http://www.hmgy.gov.co/conozcanos.php

7 Nuestra Plataforma Estratégica; Objetivos Estratégicos por Perspectiva [EN LINEA].Disponible en: http://www.hmgy.gov.co/conozcanos.php

http://www.hmgy.gov.co/conozcanos.php




8

81.5 Principios

Nuestros Principios - Transparencia - Mejoramiento Continuo - Trabajo en Equipo - Liderazgo - Participación Social

Nuestros Valores - Compromiso - Responsabilidad - Honestidad - Lealtad - Respeto

91.6 Sistema Integrado de Gestión

El proceso de planeación estratégica, es pilar fundamental en la implementación y consolidación del Sistema Integrado de Gestión de la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha y es un requisito de obligatorio cumplimiento para las entidades del sector público, a fin de facilitar el alcance de los objetivos propuestos. El Sistema Integrado de Gestión SIGHMGY está conformado de la siguiente manera:

SGC: Sistema de Gestión de Calidad basado en la NTCGP 1000:2009 MECI: Modelo Estándar de Control Interno versión 2014. SOGCS: Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud. SGA: Sistema de Gestión Ambiental, basado en las norma ISO 14000. SYSO: Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional, basado en las normas OHSAS 18000. MIPG: Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Nota. Para este plan estratégico se incluirá también el modelo de gestión documental, de este modo el SIG-HMGY quedara compuesto estos modelos/ sistemas.

8 Nuestra Plataforma Estratégica; Nuestros Principios [EN LINEA].Disponible en: http://www.hmgy.gov.co/conozcanos.php

9 Nuestra Plataforma Estratégica; Documento de formulación de la Plataforma Estratégica 2017-2020. [EN LINEA].Disponible en:

http://www.hmgy.gov.co/publicaciones/PLAN%20ESTRATEGICO%202017-2020.pdf


http://www.hmgy.gov.co/publicaciones/PLAN%20ESTRATEGICO%202017-2020.pdf


9

1.7 Estructura Orgánica

La estructura orgánica la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, fue constituida por el artículo 1°

del Decreto 2364 de 2015, sin embargo, durante el levantamiento de información se encontraron equipos

funcionales los cuales a la fecha no han sido constituidos formalmente mediante algún acto administrativo,

sin embargo el Hospital realiza sus actuaciones misionales y administrativas con esta funcionalidad que se

describe en MIPG,

ORGANIGRAMA E.S.E. HOSPITAL MARIO GAITÁN

YANGUAS DE SOACHA


10

2. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Para la identificación de la situación actual de la función archivística de la E.S.E. Hospital Mario Gaitán

Yanguas de Soacha, el área de Gestión Documental tuvo en cuenta la información consignada en la matriz

DOFA que se obtuvo del Diagnóstico Integral de Archivos:

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

1. Dentro de la estructura organizacional del HMGY, no se encuentra definido el Grupo de Gestión Documental, las funciones están asignadas a la Subgerencia Administrativa y Financiera, a cargo del proceso de Recursos Físicos siendo estas muy generales y no contemplan todos los aspectos que deben ser plasmados en el Programa de Gestión Documental – PGD. 2. Debido a la falta de una política de gestión documental establecida institucionalmente hay procesos sin implementar 100%. 3. No se cuentan con los instrumentos archivísticos (CCD, TRD, TVD, PGD, PINAR, SIC, etc.) para la planeación, ejecución, control y seguimiento de los procesos de gestión documental. 3. Hay insuficiencia de personal para el desarrollo de las funciones y obligaciones relacionadas con la Gestión Documental en el Grupo de Gestión Documental. 4. Los encargados de los archivos de gestión, en las dependencias, no cuentan con los conocimientos de archivo técnicamente necesarios para realizar las labores de archivo, presentando retraso en su conformación de los expedientes. 5. Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión .central. 6. Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la dotación, materiales e infraestructura suficiente para el almacenamiento de la documentación. 7. El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en todas dependencias y se requiere que en la administración de los archivos de gestión se incluyan actividades de: Clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios, transferencias, transporte, recepción, conservación y consulta de documentos. 8. Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos archivos de gestión. 9. Falta de descripción archivística en documentos. 10. Existe en el Sistema de Gestión de Calidad, un proceso de gestión documental pero hace falta su articulación integral. 11. depósitos destinados para el almacenamiento y custodia de los archivos sin cumplir las especificaciones técnicas mínimas para esta actividad.

1. Los volúmenes documentales acumulados, tanto en el archivo de gestión como en el central, con el que cuenta no es de gran tamaño. 2. Se cuenta con un alto grado de compromiso por parte de las directivas del HMGY, para el diseño y desarrollo de los proyectos y planes en los aspectos relacionados con la Gestión Documental en la Entidad, con base en la visión de la administración de modo que se convierta en su aliado estratégico.


11

FORTALEZAS AMENZAS

1. El HMGY, cuenta con un presupuesto asignado para la vigencia 2018 con destino a aspectos relacionados con el desarrollo e implementación de planes y programas de Gestión Documental. 2. En general, la documentación de archivo se encuentra en buen estado sin afectaciones de humedad, biológica o química. 3. El HMGY, cuenta con el Comité Interno de Archivo creado mediante acto administrativo. 4. El Fondo Documental propio de la entidad es pequeño, lo que implica una facilidad para la administración de las solicitudes al archivo central sobre esta documentación.

1. Perdida de información por falta de control al acceso de los documentos. 2. Posible sanciones por incumplimiento de la normatividad existente para la administración de la información, Ley 1712 Ley de Transparencia, Ley 594 Ley General de Archivos y Decreto 1080. 3. Continúo seguimiento por parte de Archivo General de la Nación a la gestión documental de la Entidad. 4. Variedad de planes de mejoramiento elaborados para diferentes objetivos y metas no cumplidos. 5. Espacios asignados para el almacenamiento de los archivos. 6. Falta de presupuesto frente a infraestructura, dotación y personal necesario para asumir las responsabilidades de la gestión documental. 7. La administración de la documentación e información del HMGY, es realizada por personal contratista con un alto grado de rotación. 8. Incendio, Inundación, fenómenos naturales y vandalismo.

3. IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS

A continuación se presentan los aspectos críticos identificados:

Nº ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS

1 El Hospital no ha articulado la

gestión documental con la gestión de cambio y calidad.

Resistencia al cambio por parte de los funcionarios y contratistas.

Desactualización de manuales, planes, programas, procedimientos, instructivos, listado maestro de registros y documentos, políticas procesos y procedimientos que se encuentren enmarcados con la gestión documental institucional

Enfoque limitado de la cultura institucional.

2

Las Tablas de Retención Documental no están

elaboradas, ni aprobadas por el ente rector correspondiente.

Restricción para el manejo integral de la información institucional.

Desorganización de los archivos.

Duplicidad de la información.

Perdida de la información.

Deficiencia en el control en cuanto a los procesos de la gestión documental desde la producción hasta la disposición final.

Dificultad para la administración y control integral de la información institucional.

3 Instrumentos archivísticos sin

formular e implementar

Sanción por incumplimiento de la normatividad archivística vigente Colombiana.

Eliminación de documentos de archivo tanto físicos como electrónicos

4 Fondo Documental Acumulado Biodeterioro documental.

Altos costos por almacenamiento de la información.


12

Complejidad para el acceso y recuperación de los documentos.

Pérdida de la memoria institucional.

Limitante al momento de ejercer el derecho a la información publica

5

Falta de aplicación de los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los

documentos.

Acceso no autorizado a los documentos.

Deficiencia en la administración documental.

Interrupción en el trámite de los documentos en el desarrollo de su ciclo vital

Falencias al momento de clasificar y relacionar los documentos siguiendo los principios archivísticos de orden original y de procedencia.

Falta de control para verificar la integridad del expediente en caso de consulta y préstamo.

Ausencia de la seguridad de la información.

6

Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y

estructurales donde se encuentran ubicados los

depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones

técnicas.

Pérdida del patrimonio documental de la Nación.

Humedad y goteras en los depósitos.

Espacios insuficientes para almacenar

Deficiencia en iluminación.

Inestabilidad en placas, estructuras y pisos

Incorrecta manipulación y transporte de los documentos.

Ausencia de las condiciones ambientales mínimas requeridas.

Desastres naturales.

Deterioro de la estantería.

Pérdida de información y memoria institucional importante para la investigación científica.

7

La Serie Documental correspondiente a Historias

Clínicas se encuentran desorganizadas.

Deterioro físico de los documentos.

Descontrol en el acceso y recuperación de la información.

Descentralización de los tipos documentales como de los expedientes que conforman la serie.

Falta de controles en cuanto a seguridad de la información

Pérdida de los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica y orientación al ciudadano.

8

El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental

electrónica.

Pérdida de información que se encuentra almacenada en soportes magnéticos, electrónicos y digitales.

Obsolescencia en software, hardware y medios de almacenamiento externos.

4. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS


13

Una vez identificados los aspectos críticos anteriormente descritos se realizó la evaluación del impacto que tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores confrontándolos con cada uno de los criterios de evaluación.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Nº Administración de

archivos

Acceso a la

información

Preservación de la

información

Aspecto tecnológicos y de

seguridad

Fortalecimiento y

articulación

1 Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.

Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.

Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.

Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.

La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.

2 Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.

Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.

Se cuenta con un esquema de metadatos, integrando a otros sistemas de gestión.

Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.

Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad.

3 Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos.

Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.

Se cuenta con archivos centrales e históricos.

Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.

Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad.

4 Se tiene establecida la política de gestión documental.

Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.

La conservación y preservación se basa en la normatividad, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad.

Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.

Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.

5 Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.

Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación - SIC.

Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumplimento con los procesos establecidos.

Se cuenta con un Sistema de Gestión Documenta pasado en estándares nacionales e internacionales.

6 Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados medibles.

El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinatarias a la administración de la

Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica.

Se cuenta estandarizada la administración y gestión de la información y loa datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la

Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio.


14

La evaluación de los ejes articuladores obtuvo el siguiente resultado:

información de la entidad.

información y los procesos archivísticos.

7 Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.

Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información.

Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.

Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.

Se cuenta con procesos de mejora continua.

8 Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.

Se cuenta con iniciativos para fomentar el uso de nuevas tecnológicas para optimizar el uso del papel.

Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.

Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano que le permita la participación e interacción.

Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad.

9 El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.

Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en Línea-GEL.

Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados.

Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.

Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos.

10 Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.

Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano.

Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.

Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.

La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.


PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

EJES ARTICULADORES

ASPECTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS

El Hospital no ha articulado

la gestión documental

con la gestión de cambio y

calidad.

Las Tablas de Retención

Documental no están

elaboradas, ni aprobadas por el

ente rector correspondiente.

Instrumentos archivísticos

sin formular e implementar

Fondo Documental Acumulado

Falta de la aplicación de los procesos archivísticos

en los archivos de

gestión.

Las condiciones geológicas, geográficas,

ambientales y estructurales donde

se encuentran ubicados los depósitos de

archivo son de alto impacto en términos de conservación y

condiciones técnicas.

La Serie Documental

correspondiente a Historias Clínicas se encuentra

desorganizada.

El Hospital no cuenta con

una infraestructura para la gestión

tecnológica documental electrónica.

Administración de archivos

Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.

A A A A A

Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.

A A A A A


Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos.

A A A A

Se tiene establecida la política de gestión documental.

A A A A A A

Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.

A A A A A

Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados medibles.

A A A A A

Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.

A A A A

Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.

A A A

El personal de la entidad conoce la

A A A A A A


importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.

Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.

A A A

TOTAL DE CRITERIOS

IMPACTADOS 8 5 6 6 5 3 8 5



EJES ARTICULADORES


El Hospital no ha

articulado la gestión

documental con la

gestión de cambio y calidad.



elaboradas, ni aprobadas por el ente rector

correspondiente.

Instrumentos archivísticos sin formular

e implementar


Falta de la aplicación

de los procesos

archivísticos en los

archivos de gestión.


ambientales y estructurales

donde se encuentran

ubicados los depósitos de

archivo son de alto impacto en

términos de conservación y


La Serie Documental


desorganizada.

El Hospital no cuenta con una infraestructura

tecnológica para la gestión documental

electrónica. Acceso a la información

Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.

A A A A A A A

Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.

Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.

A A A A A


Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.

A A A

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.

A A A A A A A

El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinatarias a la administración de la información de la entidad.

A A

Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información.

A

Se cuenta con iniciativos para fomentar el uso de nuevas tecnológicas para optimizar el uso del papel.

A A A A A

Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en Línea-GEL

A A A

Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano.

A A

6 1 4 5 6 1 6 6


TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS



EJES ARTICULADORES ASPECTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS

El Hospital no ha articulado


con la gestión de cambio y

calidad.




correspondiente.


e implementar



de los procesos




ambientales y estructurales

donde se encuentran

ubicados los depósitos de

archivo son de alto impacto en

términos de conservación y


La Serie Documental


desorganizada.


una infraestructura

tecnológica para la gestión

documental electrónica.

Preservación de la información

Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.

A A A A A A A

Se cuenta con un esquema de metadatos, integrando a otros sistemas de gestión.

A A A A

Se cuenta con archivos centrales e históricos.

A A A A

La conservación y preservación se basa en la

A A A A A A A


normatividad, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad.

Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación - SIC.

A A A A A

Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica.

A A A A

Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.

A A A A A A

Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.

A A A A A A

Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados.

A A A

Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.

A


6 5 5 8 5 4 8 7



EJES ARTICULADORES


El Hospital no ha


documental con la





correspondiente.


e implementar



de los procesos



Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y

estructurales donde se encuentran ubicados los

depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones

técnicas.

La Serie Documental


desorganizada.


una infraestructura


documental electrónica

Aspectos tecnológicos y de seguridad

Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.

A A A A A

Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.

A A A A

Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de

A A A A


protección de datos a nivel interno y con terceros.

Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.

A A A A

Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumplimento con los procesos establecidos.

A A A A A

Se cuenta estandarizada la administración y gestión de la información y loa datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la información y los procesos archivísticos.

A A A A

Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.

A A A

Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano que le permita la participación e interacción.

A A A

Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.

A A A A A

Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al

A A A



EJES ARTICULADORES


El Hospital no ha


documental con la



Documental no están elaboradas, ni aprobadas por

el ente rector correspondiente.

Instrumentos archivísticos

sin formular e implementar


Falta de la aplicación de los procesos archivísticos

en los archivos de

gestión.


ambientales y estructurales donde

se encuentran ubicados los depósitos de

archivo son de alto impacto en términos de conservación y


La Serie Documental


desorganizada.


una infraestructura


documental electrónica

Fortalecimiento y articulación

La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.

A A A A A

Se tiene articulada la política de gestión documental con los

A A A A A A

entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.


6 1 1 4 6 3 9 10


sistemas y modelos de gestión de la entidad. Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad.

A A A A A

Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.

A A A A A A A

Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales.

A A A A A

Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio.

A A A A A

Se cuenta con procesos de mejora continua.

A A A A A

Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad.

A A A A A A A

Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos.

A A A A A


La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.

A A A A A A A A


8 4 5 6 10 6 10 9

~ 28 ~


4.1 Resultado de la matriz de priorización de aspectos críticos.

El resultado final de la evaluación de la matriz de prioridades para el Hospital de la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, fue el siguiente:

EJES ARTICULADORES

ASPECTO CRÍTICO Administració

n de archivos

Acceso a la

información

Preservació

n de la

información

Aspectos

tecnológicos y

de seguridad

Fortalecimien

to y

articulación

TOTAL

1. El Hospital no ha articulado la

gestión documental con la


8 6 6 6 8 34

2. Las Tablas de Retención


elaboradas, ni aprobadas por el

ente rector correspondiente.

5 1 5 1

4 16

3. Instrumentos archivísticos sin

formular e implementar.

6 4 5 1 5 21

4. Fondo Documental

Acumulado

6 5 8 4 6 29

5. Falta de aplicación de los

procesos archivísticos durante

las fases del ciclo vital de los

documentos.

5 6 5 6 10 32

6. Las condiciones geológicas,

geográficas, ambientales y

estructurales donde se

encuentran ubicados los

depósitos de archivo son de alto

impacto en términos de

conservación y condiciones

técnicas.

3 1 4 3 6 17

7. La Serie Documental

correspondiente a Historias

Clínicas se encuentran

desorganizadas.

8 6 8 9 10 41

8. El Hospital no cuenta con una

infraestructura tecnológica para


electrónica.

5 6 7 10 9 37

~ 29 ~


TOTAL 46 35 48 40 58

4.2 Orden de Prioridad de los Aspectos Críticos y Ejes Articuladores.

Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de evaluación del impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado:

ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

La Serie Documental correspondiente a Historias Clínicas se encuentran desorganizadas.

41 Fortalecimiento y articulación 58

El Hospital no cuenta con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica.

37 Preservación de la información 48

El Hospital no ha articulado la gestión documental con la gestión de cambio y calidad.

34 Administración de archivos 46

Falta de aplicación de los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los documentos.

32


40

Fondo Documental Acumulado 29

Acceso a la información 35

Instrumentos archivísticos sin formular e implementar.

21

Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas.

17

Las Tablas de Retención Documental no están elaboradas, ni aprobadas por el ente rector correspondiente.

16

5. VISION ESTRATÉGICA

La visión estratégica del PINAR de la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, se formuló con base a los resultados de la evaluación de impacto de los aspectos críticos y ejes articuladores con mayor sumatoria.

ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR


41 Fortalecimiento y articulación 58

~ 30 ~


Teniendo en cuenta lo anterior, la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, estableció la siguiente visión estratégica: La E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, mejorará el fortalecimiento y articulación de la gestión documental garantizando el cambio de cultura institucional, preservará la información optimizando los procesos archivísticos para la organización de las historias clínicas, administrará sus archivos asegurando el ciclo vital de los documentos y renovará los aspectos tecnológicos y de seguridad para contar con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica.

6. OBJETIVOS

Los objetivos del PINAR de la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, se formularon con base a los aspectos críticos y ejes articuladores que conforman la Visión Estratégica de la siguiente manera:

ASPECTOS CRÍTICOS OBJETIVOS


Establecer los lineamientos para la organización documental.

Crear el archivo central específico para serie documental correspondientes a las Historias Clínicas.


Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para alcanzar la información confiable.

Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel.


Articular la gestión documental con el sistema integrado de gestión.

Realizar acciones para la gestión del cambio.

Evaluar los procesos de mejora continua.


Implementar los instrumentos archivísticos

Realizar la organización, clasificación y descripción documental en todas las fases del ciclo vital.

Fortalecimiento y articulación

Mejorar la infraestructura física de los depósitos de archivo. Aplicar el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.


37 Preservación de la información 48


34 Administración de archivos 46


32 Aspectos tecnológicos y de seguridad 40

~ 31 ~



Capacitar a los funcionarios del Hospital en temas referentes a la preservación de la información.

Implementar el Sistema Integral de Conservación del Hospital. Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental.


Intervenir el fondo acumulado documental.

Crear los instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Elaborar las tablas de retención documental.

Formular procesos de gestión documental.


Mitigar los riesgos de seguridad de la información.

Fortalecer la estrategia de gobierno en línea.

Adquirir software, hardware y medios de almacenamiento. Externos

Teniendo en cuenta lo anterior, los objetivos establecidos para dar cumplimiento a la visión estratégica del PINAR son:

1. Establecer los lineamientos para la organización documental. 2. Crear el archivo central específico para serie documental correspondientes a las Historias Clínicas. 3. Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para alcanzar una información

confiable. 4. Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel. 5. Articular la gestión documental con el Sistema Integrado de Gestión. 6. Realizar acciones de mejora para la gestión del cambio. 7. Crear los instrumentos archivísticos para la gestión documental. 8. Evaluar los procesos de mejora continua. 9. Implementar los instrumentos archivísticos establecidos por las normas colombianas vigentes 10. Organizar la documentación Realizar la organización, clasificación y descripción documental, en

todas las fases del ciclo vital. 11. Mejorar la infraestructura física de los depósitos de archivo. 12. Aplicar el marco legal y normativo concerniente a la función archivística. 13. Capacitar a los funcionarios del Hospital en temas referentes a la preservación de la información. 14. Implementar el Sistema Integral de Conservación del Hospital. 15. Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental. 16. Intervenir el Fondo Acumulado Documental. 17. Elaborar Las Tablas de Retención Documental. 18. Formular y actualizar los procesos de gestión documental. 19. Mitigar los riesgos de seguridad de la información. 20. Fortalecer la estrategia de gobierno en línea. 21. Adquirir software, hardware y medios de almacenamiento externos.

~ 32 ~


7. FORMULACION DE LOS PLANES Y PROYECTOS

ASPECTOS CRÍTICOS OBJETIVOS PLANES Y

PROYECTOS ASOCIADOS


Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para alcanzar una información confiable.

Proyecto de implementación de la gestión documental

electrónica.

Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel.


Mitigar los riesgos de seguridad de la información.

Fortalecer la estrategia de gobierno en línea

Adquirir software, hardware y medios de almacenamiento externos

El Hospital no ha articulado la gestión documental con la


Articular la gestión documental con el sistema integrado de gestión.

Plan de Articulación de la Función Archivistica

Implementar acciones de mejora para la gestión del cambio. Evaluar los procesos de mejora continua.

Preservación de la información Capacitar a los funcionarios del Hospital en temas referentes a la preservación de la información.


Establecer los lineamientos para la organización documental.

Plan de Organización Documental de las

Historias clínicas en el archivo de gestión


Implementar el Sistema Integral de Conservación del Hospital.

Plan de ejecución de Sistema Integral de

Conservación Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental.

Falta de aplicación de los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los

documentos.

Implementar los instrumentos archivísticos establecidos por las normas colombianas vigentes

Plan de implementación del Programa de Gestión

Documental.

Realizar la organización, clasificación y descripción documental, en todas las fases del ciclo vital.


Intervenir el fondo acumulado documental.

Crear los instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Elaborar las tablas de retención documental.

~ 33 ~


Formular y actualizar los procesos de gestión documental.

Fortalecimiento y articulación Aplicar el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.


Crear el archivo central específico para serie documental correspondientes a las Historias Clínicas.

Plan de mejoramiento de infraestructura física.

Fortalecimiento y articulación Mejorar la infraestructura física de los depósitos de archivo.

7.1. Proyecto de Implementación de la Gestión Documental Electrónica.

NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Proyecto de Implementación de la Gestión Documental Electrónica.

Alcance: Este proyecto inicia con la identificación de las necesidades esenciales para la modernización de la infraestructura tecnológica (software, hardware y medios de almacenamiento externos) asociados con la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, seguido de evaluación de los riesgos relacionados con la seguridad de la información, y termina con fortalecimiento en la prestación de los servicios en línea para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública.

Objetivos: Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para alcanzar una información confiable. Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel. Mitigar los riesgos de seguridad de la información. Fortalecer la estrategia de gobierno en línea. Adquirir software, hardware y medios de almacenamiento externos.

Responsable del Plan: Profesional del Área de Gestion Documental

ACTIVIDAD Responsables

Fecha Inicial

Fecha Final

Entregable Observacion

es Identificacion y evaluacion de los riesgos de seguridad de la información.

Referente del Área de Gestion Documental.

Matriz con riesgos identificados y su impacto

N/A

Establecer los requerimientos y necesidades de desarrollo tecnológico para la gestión documental electrónica.

Referente del Área de Gestion Documental - - Referente de Sistemas de Información - Jefe de Oficina Asesora de Planeación.

Matriz con requerimientos y necesidades identificadas.

N/A

~ 34 ~


Realizar estudio de mercado y referenciaciones del proceso para analizar las herramientas más convenientes.

Referente del Área de Gestion Documental - - Referente de Sistemas de Información.

Estudio de mercado

N/A

Definir el modelo de gestión para la conservación de documentos electrónicos.

Referente del Área de Gestion Documental - Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Todos los referentes de Área.

Módulos adaptados a estas necesidades. Lineamientos para la conservación, acceso, seguridad e integridad de los documentos electrónicos.

N/A

Definir el Modelo de Acceso a la Información.

Diseñar el modelo de seguridad para el uso de documentos electrónicos.

Validar los mecanismos, dispositivos y actividades mediante los cuales los documentos son ingresados al sistema de gestión documental.

Verificar los requerimientos de uso de documentos electrónicos.

Adquisición de herramienta tecnológica e informáticas.

Referente de Sistemas de Información - Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Subgerencia Administrativa y Financiera.

Contrato de desarrollo o adquisición.

N/A

Realizar Plan Piloto. Referente del Área de Gestion Documental - Referente de Sistemas de Información.

Informe de Plan

Piloto. N/A

Evaluar plan piloto y realizar ajustes

Referente del Área de Gestion Documental - Referente de Sistemas de Información.

Informe de

evaluacion Plan Piloto.

N/A

Implementar herramienta tecnológica e informáticas.


Informe de

implementación N/A

Realizar medición y evaluacion continua de la plataforma de Tecnología de gestión documental.


Indicadores N/A

Administración del Programa de Gestion Documental electrónico.

Referente del Área de Gestion Documental

Informes de seguimiento

N/A

~ 35 ~


RECURSOS

TIPO CARACTERÍSTICA OBSERVACIONES

Humano

1 profesional Especialista en infraestructura tecnológica

Encargado del desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Documental electrónico.

2 técnicos Analistas de procesos Daran la capacitación y el soporte técnico del sistema de gestión documental implementado.

Financiero Recursos para la Adquisición

Tecnológicos Scanner, servidor de alta capacidad, y adecuación en red de los

computadores.

7.2 Plan Articulación de la Función Archivistica.

NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Plan de Articulación de la Función Archivistica.

Alcance: Este Plan inicia con la implementación de políticas y prácticas de gestión de cambio para la articulación y transformación tanto interna como externa, interactuando así con la Gestion documental, seguido de educación y capacitación en conocimiento y habilidades a los funcionarios y colaboradores sobre la importancia y responsabilidades de la gestión documental. Y termina con la evaluación de la gestión de cambio y mejora continua.

INDICADORES

INDICADORES ÍNDICE SENTIDO META

Identificacion de riesgos. Nº de áreas intervenidas/100

Creciente 100%

Evaluacion y análisis de riesgos.

Nº riesgos identificados y analizados/100

Creciente 100%

Plan Piloto Nº áreas con prueba /Nº total de áreas para la prueba

Creciente 100%

Implementación de herramienta tecnológica e informáticas.

Nº módulos adquiridos e implementados /Nº total de áreas

Creciente 100%

seguimiento a la administración del PGDE

Nº necesidades de información solucionadas/Nº total necesidades identificadas.

Creciente 100%

~ 36 ~


Objetivos: Articular la gestión documental con el sistema integrado de gestión. Implementar acciones de mejora para la gestión del cambio. Evaluar los procesos de mejora continua. Capacitar a los funcionarios del Hospital en temas referentes a la preservación de la información.



Fecha Inicial

Fecha Final

Entregable Observaciones

Identificación de las necesidades de cambio y articulación en el riesgo, el alcance, el presupuesto, la comunicación durante la fase de planificación.

Referente del Área de Gestion Documental - Jefe de Planeación - Alta Dirección

01/01/2015 30/01/2015

Lineamientos, directrices y políticas institucionales referentes a la Función Archivistica y la gestión documental.

N/A

Participar en la Planeación Institucional y del Plan Operativo Anual.

Referente del Área de Gestion Documental - Jefe de Oficina Asesora de Planeación.

15/01/2015 15/02/2015 Plan Operativo Anual

N/A

Seguimiento a las acciones de mejora descritas en el POA.


01/01/02015 31/12/2015 Informe Trimestral de POA

N/A

Realizar capacitaciones y asesorías sobre la sobre la importancia y responsabilidades de la Función Archivistica y la Gestión Documental.


01/06/2015 31/12/2015

Acta del Evento de capacitación y asesoría.

N/A

~ 37 ~


INDICADORES


Asistencia a las reuniones de Planeación Institucional y del Plan Operativo Anual.

Cantidad de reuniones en que se participó /Reuniones programadas * 100

Creciente 100%

Capacitaciones realizadas. Nº riesgos identificados y analizados/100

Creciente 95%

Asesorías realizadas. Nº de áreas/Nº de módulos implementados

Creciente 95%

RECURSOS


Humano 1 Profesional en archivistica

N/A

2 técnicos Gestión Documental

Físico Auditorio N/A

Financiero Asignación de recursos para la Articulación.

N/A

Informáticos video beam y portátil N/A

7.3. Plan de Organización Documental de las Historias clínicas en el archivo de gestión.

NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Plan de Organización Documental de las Historias Clínicas en el Archivo de Gestión.

Alcance: Este Plan inicia con la Centralización funcional de los archivos de archivos de gestión del área de Historias clínicas y finaliza con la Organización física, clasificación, ordenación, preparación física, foliación, descripción e identificación de las unidades de conservación, de 1568 metros lineales aprox.

Objetivos: Establecer los lineamientos para la organización documental. Organizar técnicamente las Historias Clínicas en el Archivo de Gestión.


~ 38 ~



Fecha Inicial

Fecha Final Entregable Observacione

s

Evaluación de archivos de gestión de Historias Clínicas a organizar.


01/06/2016

30/07/2016 Identificación de archivo a organizar

N/A

Solicitud y contratación del personal para la intervención de archivos de gestión de Historias Clínicas a organizar.

Subgerencia Administrativa y Financiera - Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Referente del Área de Gestion Documental

15/08/2016

30/09/2016

Contratación del personal para la intervención

N/A

Elaboración y aprobación del plan de trabajo para la intervención de 1568 metros lineales aprox.


01/10/2016

15/10/2016

Plan de Trabajo y cronograma de actividades.

N/A

Organización técnica archivistica de archivos de gestión de Historias Clínicas a organizar.


01/11/2016

30/11/2017

Acta del Evento de capacitación y asesoría.

N/A

INDICADORES


Identificacion de cantidades de unidades documentales a intervenir.

Cantidad de unidades documentales a intervenir

Creciente 100%

Expedientes organizados de archivos de gestión de Historias Clínicas.

Total de expedientes organizados /Total de expedientes a organizar * 100

Creciente 85%

~ 39 ~


RECURSOS


Humano

1 Profesional en archivistica

N/A

3 Tecnólogos en gestión documental

10 auxiliares de archivo.

2 técnicos Gestión Documental

Financiero Asignación de recursos para la Articulación.

N/A

7.4. Plan de Formulación e implementación del Sistema Integral de Conservación.

NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Plan de Formulación e implementación del Sistema Integral de Conservación.

Alcance: Este Plan inicia con la formulación de los procesos y procedimientos de conservación documental, seguido de la implementación de planes, programas y estrategias del Sistema Integral de Conservación de archivos y finaliza con acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental y así garantizar la conservación y preservación de la información.

Objetivos: Implementar el Sistema Integral de Conservación. Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental.



Fecha Inicial

Fecha Final


Recopilar la Normatividad Archivística y en conservación vigente, teniendo como base la Ley 594 de 2000, los diferentes decretos, acuerdos, circulares, y demás actos administrativos expedidos por el Archivo General de la Nación.


Información y normatividad del SIC.

N/A

Análisis de la información recopilada para Aplicar la Normatividad en todo el ciclo vital del documento.


Políticas del SIC a implementar.

N/A

~ 40 ~


Conformación de equipo de trabajo. (Un delegado por cada dependencia).

Referente del Área de Gestion Documental - Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Todos los referentes de Área.

Plan de trabajo y cronograma de actividades.

N/A

Realizar jornadas de sensibilización y toma de conciencia en materia archivística y de Conservación, que involucren a todo el personal de la Entidad.


Evidencia del evento.

N/A

Formulación de los planes del Sistema Integrado de Conservación.

Equipo de trabajo

Planes SIC N/A

Determinar los programas de conservación preventiva.

Equipo de trabajo

Programas SIC N/A

Presentación y aprobación del SIC.

Equipo de trabajo - Comité interno de archivo.

Acta de Comité N/A

Implementación del SIC Equipo de trabajo

Resolución de Implementación

N/A

seguimiento y evaluacion del SIC

Equipo de trabajo

Resolución de Implementación

N/A

INDICADORES


Jornadas de sensibilización y toma de conciencia en materia archivística y de Conservación.

Cantidad de Jornadas de sensibilización realizadas /Cantidad de Jornadas de sensibilización programadas * 100

Creciente 100%

~ 41 ~


Implementación de planes del Sistema Integrado de Conservación.

Cantidad de planes formulados /Cantidad de planes implementados* 100

Creciente 85%

Implementación de programas del Sistema Integrado de Conservación.

Cantidad de programas formulados /Cantidad de programas implementados* 100

Creciente 85%

RECURSOS


Humano

2 Profesional en Archivistica

N/A

2 tecnólogos Gestión Documental

Físico bodegas adecuadas

N/A

Financiero Asignación de recursos.

N/A

7.5 Plan de implementación del Programa de Gestión Documental.

NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Plan de Implementación del Programa de Gestion Documental.

Alcance: Este plan inicia con la elaboración e implementación de los instrumentos archivísticos para dar cumplimiento a lo exigido por la normatividad vigente colombiana, seguido de la organización documental en todas las fases del ciclo vital de los documentos y termina la intervención del Fondo Documental Acumulado.

Objetivos: Crear los instrumentos archivísticos para la gestión documental. Implementar los instrumentos archivísticos. Organizar la documentación en todas las fases del ciclo vital. Realizar la organización, clasificación y descripción documental. Intervenir el fondo acumulado documental. Formular procesos de Gestión Documental. Aplicar el marco legal y normativo concerniente a la función archivistica.


~ 42 ~


ACTIVIDAD Responsables Fecha Inicial

Fecha Final


Socialización del Programa de Gestion Documental.


Fondo de Pantalla N/A

Realizar capacitaciones y asesorías sobre la implementación del PGD y organización documental.


Evidencia de capacitación o asesoría.

Inicia una vez sean aprobados

los instrumentos,

año a año esta actividad es continua.

Actualización de la Tablas de Retención Documental.


Tablas de Retención Documental actualizadas con sus anexos.

N/A

Articular el proceso de gestión documental con el Sistema Integrado de Gestion.


Proceso ajustado procedimientos, guías, instructivo y/o protocolos elaborados.

N/A

Evaluación de archivos de gestión a organizar.


Identificación de archivos

a organizar.

N/A

Organización de archivos de gestión.

Referente de cada área.

Expedientes organizados. N/A

Elaboración del cronograma de transferencias documentales.


Cronograma de

transferencia documental. N/A

Realizar la recepción de transferencias primarias

Referente del Área de Gestion Documental - Grupo de Apoyo de Gestion documental.

Inventario Documental. N/A

Atender consultas y el préstamo de documentos del archivo central.


Registro del libro de

prestamos

Esta actividad tiene

continuidad año tras año

Elaboración de Tablas de Valoración Documental.


Tablas de Valoración

Documental elaboradas con sus anexos.

N/A

~ 43 ~


Intervención del fondo documental acumulado - Organización documental.


Fondo Documental

organizado. N/A

Asistencia Técnica para la Implementación de TRD.


Tablas de Retención

Documental Implementadas.

N/A

Administración de la Comunicaciones Oficiales


Registros de comunicaciones oficiales

internas y externas enviadas y recibidas.

Esta actividad tiene

continuidad año tras año

INDICADORES


Capacitaciones realizadas. Nº riesgos identificados y analizados/100

Creciente 90%

Asesorías realizadas. Nº de áreas/Nº de módulos implementados

Creciente 90%

Procedimientos, guías, instructivos y/o protocolos elaborados.

Procedimiento, guía o instructivo elaborado/ procedimiento, guía o instructivo requerido

Creciente 90%

Expedientes organizados.

Total de expedientes organizados /Total de expedientes a organizar * 100

Creciente 95%

Transferencias primarias gestionadas.

Transferencias recepcionadas/ Transferencia programadas * 100

Creciente 100%

Solicitudes de consultas atenidas.

Consultas atendidas/ consultas solicitadas.

Creciente 80%

~ 44 ~


Tabla de Valoración Documental elaborada.

Tabla de Valoración Documental elaborada /total de Tabla de Valoración Documental

Creciente 100%

Metro lineal organizado.

Metro lineal intervenido con todo el proceso/Metro lineal Cajas totales del fondo

Creciente 95%

Asistencia técnica para la implementación de las TRD.

Dependencia asistida/total de dependencias *100

Creciente 95%

Registro de comunicaciones oficiales recibidas.

Cantidad de comunicaciones oficiales registradas / Cantidad de comunicaciones oficiales recibidas

Creciente 100%

Registro de comunicaciones oficiales enviadas.

Cantidad de comunicaciones oficiales enviadas/ Cantidad de comunicaciones oficiales para enviar

Creciente 100%

RECURSOS


Humano

2 Profesional en Archivistica

N/A

2 tecnólogos Gestión Documental

Físico bodegas adecuadas

N/A


N/A

~ 45 ~


7.6 Plan de mejoramiento de infraestructura física de los archivos.

NOMBRE DEL PLAN O PROYECTO: Plan de Mejoramiento de Infraestructura Física de los Archivos.

Alcance: Este Plan incluye la asignación de un espacio específico para administrar y conservar la Serie Documental correspondiente a las Historias clínicas en la etapa del archivo central y la adquisición de infraestructura en calidad de arrendatarios para transferencias documentales del archivo central de la documentación administrativa, así garantizar la conservación de los documentos y seguridad de la información.

Objetivos: Crear el archivo central específico para serie documental correspondientes a las Historias Clínicas. Mejorar la Infraestructura física de los depósitos de archivo.



Fecha Inicial

Fecha Final


Estudio y evaluación de las necesidades de adecuaciones a la infraestructura existente.


Estudio de las necesidades

N/A

Estudio de Mercado Referente del Área de Gestion Documental

Estudio de mercado N/A

Solicitud para el arriendo de infraestructura.


Solicitud para el arriendo de infraestructura.

Cumplir con las especificaciones técnicas dadas por el Archivo General de la

Nación.

Contratar infraestructura nueva que cumpla con las condiciones mínimas exigidas por la normatividad vigente.

Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Subgerencia Administrativa y Financiera.

Contrato de arrendamiento.

Adecuación y dotación de infraestructuras.

Jefe de Oficina Asesora de Planeación - Subgerencia Administrativa y Financiera - Referente del Área de Gestion Documental

Elementos protección y seguridad y mobiliario.

~ 46 ~


8. MAPA DE RUTA

La ejecución de los planes y/o proyectos para el desarrollo del PINAR de la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, para el periodo 2018- 2026, se puede observar en el siguiente cuadro:

Corto Plazo

(1 año) Mediano Plazo

(1 a 4 años)

Largo Plazo (4 años en adelante)

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026

Proyecto de Implementación de la Gestión Documental Electrónica.

Plan de Articulación de la Función Archivistica.

Plan de Organización Documental de las Historias Clínicas en el Archivo de Gestión.

Plan de Formulación e implementación del Sistema Integral de Conservación.

Plan de Implementación del Programa de Gestion Documental.

Plan de Mejoramiento de Infraestructura Física de los Archivos.

INDICADORES


Arriendo de infraestructura Infraestructura adecuada.

Creciente 100%

RECURSOS



Se debe garantizar los recursos para un periodo mínimo de dos (2) años.

Plan o Proyecto

Tiempo

~ 47 ~


9. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Para el seguimiento control y mejora del PINAR del Hospital, se diseñó un cuadro de mando integral,

basándose en los indicadores establecidos en cada uno de los planes y proyectos, donde se contempla

la medición trimestral de la ejecución realizada. (Ver Anexo A)

~ 48 ~


BIBLIOGRAFÍA

Colombia. Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”. Manual para la Formulación de Plan

Institucional de Archivos – PINAR, 2014. Consulta online:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PI

NA R.pdf

Colombia. Leyes, Decretos, etc. Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la ley de transparencia

y del derecho de acceso a la información púbica nacional y se dictan otras disposiciones”. Artículo 16

“Archivos”.

. Ley General de Archivo 594 del 2000 Título XI “Conservación de Documentos” Artículos 46, 47, 48,

49.

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 de 2015. “"Por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector Cultura"

Claudia J. Albarracín y Christian Javier Díaz (2011). Bancos terminológicos para archivos:

Normalización de series, subseries y tipos documentales. Consulta online:

https://boletincortavientos.files.wordpress.com/2014/11/bancos-terminolc3b3gicos-para-

archivosnormalizacic3b3n-de-series-subseries-y-tipos-documentales1.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PINA%20R.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PINA%20R.pdf

https://boletincortavientos.files.wordpress.com/2014/11/bancos-terminolc3b3gicos-para-archivosnormalizacic3b3n-de-series-subseries-y-tipos-documentales1.pdf

https://boletincortavientos.files.wordpress.com/2014/11/bancos-terminolc3b3gicos-para-archivosnormalizacic3b3n-de-series-subseries-y-tipos-documentales1.pdf

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR E.S.E HOSPITAL …. PINARHMGY.pdf · PLAN INSTITUCIONAL DE...

Documents

Transcript of PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR E.S.E HOSPITAL …. PINARHMGY.pdf · PLAN INSTITUCIONAL DE...