Plan Institucional de Archivos PINAR -...

Plan Institucional

de Archivos PINAR

Diciembre de 2015

Tabla de Contenido

1. Introducción __________________________________________ 32. Contextoestratégicodelaentidad_________________________ 43. Visión estratégica del plan _______________________________ 54. Objetivos_____________________________________________ 74.1 Planesyprogramasestablecidos _________________________ 75. Mapa de ruta __________________________________________ 106. Herramientadeseguimiento______________________________ 11

1. Introducciòn

El plan estratégico institucional y el plan de acciónanual son herramientas que priorizan las iniciativasmás importantes para el cumplimiento de losresultadospropuestosenlaentidadquebrindenunaestructura sólida, por tal razón, el PINAR requierede su articulación con estas herramientas permite alaentidad identificar yplanear lasnecesidadesde lafunciónarchivísticaygestióndocumentaldelaentidadmediante la orientación de procesos que guíen lasaccioneshaciael cumplimientodemetasyobjetivoscuantificables.

El equipo interdisciplinario que debe trabajar en eldesarrollo del PINAR debe estar compuesto por losresponsables de las áreas de archivo, tecnología,planeaciónjurídicaylosproductoresdelainformacióncon el fin de articular los procesos de gestióndocumentalencadaunadelasáreasdelaentidad.

AtravésdelaelaboracióndelPINAR,selograidentificarlosaspectosqueEMCASERVICIOSdebepriorizarparagestionarlosdiferentesrecursosquepermitanrealizar

las acciones necesarias para el desarrollo de las estrategias vinculadas almejoramiento de la gestióndocumentaldelaentidad.

El PINAR contribuye de manera efectiva alfortalecimiento institucional, la transparencia, laeficiencia y el acceso a los archivos, así como elseguimiento, medición y mejora de los planes yproyectosformulados.

En cumplimiento con la normatividad archivística yloslineamientosqueestipulaelArchivogeneraldelaNación,EMCASERVICIOS,hadesarrolladoelPINARcomoinstrumentoarchivísticoquepermitelaarticulacióndelasprácticasarchivísticasconelesquemageneraldelaentidaddetalformaqueseincluyanaccionesarealizarenelplandeaccióndelaentidadparaeldesarrollodeestrategiasvinculadascon lagestióndocumentalyelfortalecimientoinstitucional.

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2. Contexto Estratègico de la Entidad

Misión

EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. dedicará sus esfuerzosa atender lo contemplado en el PDA-PAP “PlanDepartamental de Agua-Programa Agua para laProsperidad”, contribuyendo al cumplimiento de lostres componentes de Aseguramiento, Ambiental eInfraestructura;cumpliendocon lapolíticadelsectordeaguapotableysaneamientobásico,propendiendoporeldesarrollosocialyelmejoramientosignificativode la calidad de vida de las comunidades urbanas yruralesdelDepartamentodelCauca.

Visión

La empresa Caucana de servicios PúblicosEMCASERVICIOS S.A. E.S.P. será una empresa líderen gestión de proyectos, apoyará institucionalmentea entes territoriales y prestadores de serviciopúblicoypropenderáporserprestadoradeserviciospúblicos domiciliarios del sector de agua potable ysaneamiento básico, con altos estándares de calidadeneldepartamentodelCauca.

Objetivos

Gestionar las actividades necesarias para elcumplimiento del PDA-PAP “Plan Departamental deAgua-ProgramaAguaparalaProsperidad”.Lograreldesarrollosostenibledeentesterritorialesyprestadoresdeserviciopúblicoparaeldesarrollodelsectordeaguapotableysaneamientobásico.Presentar proyectos que cumplan con los requisitosestablecidosenelmecanismodeevaluaciónconelfindeobtenerviabilidadyrealizarlacontratación.Cumplir oportunamente la ejecución de la obra,desarrollandolosrequisitosdeaseguramiento,gestiónsocialygestiónambiental.

Principios

Servicio: Cada empleado y contratista deEMCASERVICIOSpropenderáporidentificar,entenderySatisfacer lasnecesidadesde losclientes,enformaoportuna y eficiente, dentro de la Ley, la ética y lacultura ciudadana.

Calidad: La Empresa Caucana de Servicios públicosadoptalacalidadcomopartedelaculturacorporativa,donde será compromiso y obligación permanentede los miembros de la empresa aplicar las mejoresprácticasdegestióndelacalidadentodossusprocesos,productos y servicios para garantizar la excelenciaempresarialylasatisfaccióndelosclientesasociadosyproveedores.

Responsabilidad social:Concientizaralosciudadanossobrelaimportanciaenelmanejodelrecursohídrico,la protección de cuencas y afluentes de agua y elmanejo integralde residuos, conelfindegenerarelcompromisode todos con lapreservacióndelmedioambiente.

Política

EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. está comprometidacon el PDA-PAP “Plan Departamental de Agua-Programa Agua para la Prosperidad”, contribuyendoa su implementación, coordinación, y gestiónInterinstitucional,conelfindeoptimizar losrecursospara la mejor prestación de los servicios públicosdomiciliarios de agua potable y saneamiento básico,buscando el mejoramiento de la calidad de vida delascomunidades,paraellosetrabajaconcriteriosdesostenibilidad empresarial, social y ambiental en elDepartamentodelCauca.

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3. Visión estratégica del plan

Deacuerdocon la informacióncontenidaeneldiag-nóstico archivístico integral, se establecieron los as-pectoscríticosasociadosalosriesgosquesegeneranapartirdeellos,detalformaqueselogredimensionar

lospeligrosenqueseencuentranlosdocumentosdelaentidad.Elsiguienteesquemadetallaelanálisisdecada uno de estos aspectos:

ASPECTOSCRITICOS RIESGO

TablasdeRetenciónDocumentalsin

aprobar,actualizareimplementar

SeriesdocumentalessinlaaplicacióndeTablasdeRetención

PérdidadeinformaciónDifícilaccesoalainformación

TablasdeRetenciónDocumentalsinaprobacióndelosentescompetentes

SancionesIncumplimientodelanormatividad

TablasdeRetenciónsinactualizar

PérdidadeinformaciónDesorganizacióndearchivos

Infraestructurainadecuada

Espacioinsuficienteymaladistribucióndelmismo

PérdidadeinformaciónDeteriorodelosdocumentosInformacióninsegura

Carenciadeunidadesdeconservacióneinstalaciónadecuadas

PérdidadeinformaciónDeteriorodelosdocumentos

Condicionesambientalesinadecuadas

Pérdidadeinformación

Procesosdegestióndocumentalsinestandarizar

Procesosdegestióndocumentalsinarticularconlosprocesosdelaentidad

PérdidadeinformaciónPérdidadetrazabilidad

Carenciadepolíticasdegestióndocumental

PérdidadeinformaciónIncumplimientodelanormatividadarchivística

Faltadeestandarizacióndelosprocesosdegestióndocumental

PérdidadeinformaciónsancionesymultasPérdidadelamemoriainstitucional

Faltadeestandarizaciónysocializacióndelosformatosvinculadosalosprocesosdegestióndocumental

PérdidadeinformaciónIncumplimientodelanormatividadarchivística

Faltadeinventariosdocumentalestantoenarchivosdegestióncomoenelarchivocentralehistórico

PérdidadeinformaciónDificultadenelaccesoalainformación

FaltadedescripciónarchivísticaPérdidadeinformaciónDificultadenelaccesoalainformación

FaltadeHerramientastecnológicas

Carenciadepolíticasdedocumentoelectrónico

IncumplimientodelainiciativaceropapelAgilidadenlostrámitesadministrativos

FaltadeherramientastecnológicasparaelControldeaccesoyconsultadelosdocumentos

PérdidadeinformaciónRetrasoenlosprocesosdelaentidad

Faltadeherramientastecnológicasqueapoyenla

DuplicidaddelainformaciónRetrasoenlosprocesosadministrativos

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Deigualmaneraseasociaronlosaspectoscríticosconlosejesarticuladoresysuimpactofrentecadaunodeellos:

EJES ARTICULADORES

ASPECTO CRITICO Administración

de archivos Acceso a la

información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos

y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL �

1.TablasdeRetenciónDocumentalsinaprobar,actualizareimplementar

10 9 7 7 7 40

2.Infraestructurainadecuada 7 9 10 8 5 39

3.Procesosdegestióndocumentalsinestandarizar

9 8 8 8 8 41

4.FaltadeHerramientastecnológicas

6 10 8 10 8 42

5.FaltadecapacitacionesenGestiónDocumental

7 8 7 8 7 37

TOTALƩ 39 44 40 41 35

Posteriormenteseplasmaronseordenaronlosaspectoscríticosylosejesarticuladoressegúnlasumatoriadeimpactodemayoramenordelasiguientemanera:

ASPECTOS CRITICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

FaltadeHerramientastecnológicas 42 Accesoalainformación 44Procesos de gestión documental sinestandarizar 41 Aspectostecnológicosydeseguridad 41

Tablas de Retención Documental sinaprobar,actualizareimplementar 40 Preservacióndelainformación 40

Infraestructurainadecuada 39 Administracióndearchivos 39Falta de capacitaciones en GestiónDocumental

37 Fortalecimientoyarticulación 35

Apartirdeestainformaciónseformulalavisiónestra-tégicadelasiguientemanera:

“EMCASERVICIOSdeterminaráestrategiasquefacilitenelaccesoyseguridadalainformaciónimplementando

herramientas tecnológicas que apoyen los procesoseficientesdegestióndocumentalysuarticulaciónconlosdemásprocesosdelaentidaddetalformaquecon-tribuyanalfortalecimientoinstitucional”.

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4. Objetivos

Teniendoencuentaesta información, se formulan losobjetivosquepermitiránelcumplimientode lavisiónestratégica.

ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS

FaltadeHerramientastecnológicas

Implementarherramientastecnológicasquecontribuyanalmejoramientodelagestióndocumentaldelaentidad

PlanTecnológico

Procesosdegestióndocumentalsinestandarizar

Desarrollarestrategiasquefacilitenlaestandarizacióndelosprocesosdegestióndocumentalteniendoencuentalanormatividadarchivística ProgramadeGestión

DocumentalTablasdeRetenciónDocumentalsinaprobar,actualizareimplementar

Organizarlosdocumentosdearchivoteniendoencuentalosinstrumentosarchivísticos

InfraestructurainadecuadaMejorarlascondicionesdelosdepósitosdearchivoteniendoencuentalanormatividadarchivística

PlandeMejoramientodeInfraestructuraSistemaIntegradodeConservación

FaltadecapacitacionesenGestiónDocumental

Desarrollarprogramasdecapacitaciónalosfuncionariosteniendoencuentalaspautasynormativaarchivística

PlandeCapacitación

4.1 Planes y programas establecidos

Acontinuaciónseexponenlosplanesyproyectospropuestosporcadaobjetivo:

Nombre: Plantecnológico Objetivo: Implementarherramientastecnológicasquecontribuyanalmejoramientodelagestióndocumentaldelaentidad

Alcance:Eleccióndeherramientastecnológicasquefaciliteneldesarrollodelosprocesosdegestióndocumentaldelaentidad

Responsable del Plan:SubgerenciaAdministrativayFinanciera

ACTIVIDAD Responsable Fecha de

Inicio Fecha Final Entregable Observaciones

AdquisicióndesoftwaredeGestiónDocumental

Archivo 2016 SoftwaredeGestiónDocumental

Cumplimientonormatividadarchivística

IdentificacióndepolíticasdeDocumentosElectrónico

Archivo 2016 ManualdeArchivo

Digitalizacióndedocumentosconvaloressecundarios

Archivo 2016 Documentosdigitalizados

Organizacióndelarchivodigitaldelaentidad

Archivo 2016 ArchivoDigital

INDICADORES

INDICADOR INDICE SENTIDO META Herramientastecnológicas

#trámitestecnológicosTotalidaddetrámites

Creciente 100%

RECURSOS

TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES

Humano 2Profesionales

Profesional:IngenierodeSistemasconconocimientoenGestiónDocumentalProfesionalencienciasdelainformación,MagísterenGestióndocumentalyAdministracióndeArchivos

Nombre: ProgramadeGestiónDocumental Objetivo: Desarrollarestrategiasquefacilitenlaestandarizacióndelosprocesosdegestióndocumental

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Nombre: Plantecnológico Objetivo: Implementarherramientastecnológicasquecontribuyanalmejoramientodelagestióndocumentaldelaentidad

Alcance:Eleccióndeherramientastecnológicasquefaciliteneldesarrollodelosprocesosdegestióndocumentaldelaentidad




AdquisicióndesoftwaredeGestiónDocumental

Archivo 2016 SoftwaredeGestiónDocumental


IdentificacióndepolíticasdeDocumentosElectrónico

Archivo 2016 ManualdeArchivo

Digitalizacióndedocumentosconvaloressecundarios

Archivo 2016 Documentosdigitalizados

Organizacióndelarchivodigitaldelaentidad

Archivo 2016 ArchivoDigital

INDICADORES

INDICADOR INDICE SENTIDO META Herramientastecnológicas

#trámitestecnológicosTotalidaddetrámites

Creciente 100%

RECURSOS



Profesional:IngenierodeSistemasconconocimientoenGestiónDocumentalProfesionalencienciasdelainformación,MagísterenGestióndocumentalyAdministracióndeArchivos

Nombre: ProgramadeGestiónDocumental Objetivo: Desarrollarestrategiasquefacilitenlaestandarizacióndelosprocesosdegestióndocumental

Alcance:LaelaboracióndelSistemaIntegradodeConservacióncomounodelosrequisitosindispensablesenlaconservaciónypreservacióndelosdocumentosincluyendodocumentosfísicosyelectrónicos


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DiseñodelSIC Archivo 2016 SistemaIntegradodeConservación


DesarrollodelSIC Archivo 2016 DifusióndelSIC Archivo 2016 AdministracióndelSIC Archivo 2016

INDICADORES INDICADOR INDICE SENTIDO META

ConstruccióndelSIC#riesgosmitigadosTotalderiesgos

Creciente 100%

RECURSOS



Profesional:IngenieroQuímico,Profesionalencienciasdelainformación,MagísterenGestióndocumentalyAdministracióndeArchivos

Nombre: PlandeCapacitación Objetivo: Desarrollarprogramasdecapacitaciónalosfuncionariosteniendoencuentalaspautasynormativaarchivística

Alcance:Desarrollodeaccionesdeformacionesalosfuncionarlosdelaentidadentemasrelacionadosdegestióndocumentaldetalformaquesecumplaconlanormatividadarchivística



Inicio Fecha Final

Entregable Observaciones

Diseñodelprograma Archivo 2016

ProgramadeCapacitación


Estructuracióndecontenidos Archivo 2016

Selecciónderecursos Archivo 2016 Cronogramadeactividades Archivo 2016

INDICADORES

INDICADOR INDICE SENTIDO META

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INDICADORES

INDICADOR INDICE SENTIDO META Funcionarioscapacitados

FuncionarioscapacitadosTotaldeFuncionario

Creciente 100%

RECURSOS



Profesional:Profesionalencienciasdelainformación,MagísterenGestióndocumentalyAdministracióndeArchivos

Elmapaderutapermiteproyectarlaejecucióndelosplanesyprogramasestablecidosacortoymedianoplazo,articuladosalanuevaadministracióndepartamentaldeldepartamentodelCauca.

5. Mapa de Ruta

Tiempo Plan o Programa

Corto plazo (1 año)

Mediano plazo (1 a 4 años)

2016 2017 2018 2019 2020Plandetecnológico ProgramadeGestiónDocumental PlandeMejoramientodeInfraestructura SistemaIntegradodeConservación PlandeCapacitación

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6. Herramienta de Seguimiento

Para el desarrollo eficiente de los planes y programas establecidos, se ha diseñado una herramienta que facilita el seguimiento y medición por trimestre.

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

INDICADORES META Medición trimestral

GRAFICO OBSERVACIONES 1 2 3 4

PlandetecnológicoHerramientastecnológicas 100%

ProgramadeGestiónDocumental

Procesosestandarizados 100%

PlandeMejoramientodeInfraestructura

Condicionesóptimas 100%

SistemaIntegradodeConservación

SIC 100%

PlandeCapacitación

Personalcapacitados 100%

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