1. CONCEPTO DE PLANEACIÓN

Pregunta Actividad

La planeación es la más importante de las funciones administrativas, yaque trata de decidir ¿qué hacer?, ¿cómo hacerlo?, ¿dónde hacerlo?, ¿quiénlo va hacer?, ¿cuándo hacerlo?

En sí, la planeación es una actividad que da previamente las respuestasa los interrogante s anteriores, relacionadas con las cuatro áreas básicaso funcionales de toda empresa:

• Producción• Mercados• Finanzas• Personal

•De la relación armónica de estas áreas depende el desarrollo continuo

de la empresa.Planeación es un proceso que señala anticipadamente cada acción o

. actividad que se debe realizar.

Interrogantes de la planeación

Toda planeación se relaciona con los siguientes interrogantes, los cualesdeben considerarse a la hora de planear.

• ¿Qué? Define lo que quiere hacerse. A lo que se deseadedicar esfuerzo y dinero.Define qué actividades se van a realizar para que laempresa funcione.Define el tiempo de inicio de las actividades de laempresa.Define quién o quiénes van a iniciar la empresa.Define lo que quiere obtener al crear la empresa.Define el lugar para instalar la empresa.

• ¿Cómo?

• ¿Cuándo?

• ¿Quién?• ¿Para qué?• ¿Dónde?

La clara definición de estas preguntas favorece la puesta en marcha, eldesarrollo permanente y la vigencia en el mercado de una empresa, porquela función de planeación racionaliza acciones y recursos con el propósitode alcanzar objetivos propuestos.

Para una empresa, el proceso de planeación consiste en establecer cadauno de los pasos que, de acuerdo con una secuencia lógica, se debenrealizar para llegar al logro del objetivo propuesto.

2. PROCESO DE PLANEACIÓN

PREVE

PROCESO DE PLANEACIÓN

FUNCiÓN Formas

~DE PLANEACIÓNde organización

Objetivosde las acciones

LOGRA

• Paso 1: establecer una o varias metas. La planeación empieza cuandola empresa necesita o desea algo.

• Paso 2: definir la situación actual. ¿A qué distancia se encuentra laempresa de sus metas? ¿De qué recursos se dispone para alcanzarlas?Sólo después de analizar el estado actual se pueden trazar planes parael progreso futuro. La buena comunicación existente en la empresaproporciona la información necesaria para alcanzar esta etapa.

• Paso 3: identificar las ayudas y los obstáculos de las metas. ¿Quéfactores del ambiente interno y externo pueden ayudar a la empresa aalcanzar sus metas? ¿Qué factores pueden crearle problemas? Es in-dispensable anticipar las situaciones. los problemas y las oportunidadesque se pueden presentar en el futuro.

• .Paso 4: desarrollar un plan o los medios de acción para alcanzar lasmetas. Este paso del proceso de planeación comprende el desarrollode diversas opciones para alcanzar las metas deseadas. evaluarlas yescoger la más apropiada (o por lo menos más satisfactoria).

• Paso 5: establecer el plan como una serie de actividades secuencialeso paralelas e indicar para cada una de ellas:

a. Tiempo de inicio y duración.b. Responsable y equipo de trabajo.c. Recursos necesarios.

• Paso 6: indicar el sistema que evaluará y controlará el logro de losobjetivos y resultados concretos previstos en la función de planeación.

Para el desarrollo de este tema. se debe entender primero que las metassonlos objetivos cuantificables que todo empresario desea lograr. Toda metaestáformada por la cuantificación de los objetivos. los cuales representanlos resultados que la empresa desea lograr y los planes que corresponden ala agrupación o clasificación ordenada y lógica de un conjunto de elementosopartes de la planeación (los planes son algo concreto).

Los planes pueden ser de varios tipos. a saber:

• Planeación físíca, como equipo. maquinaria. edificios. etc.• Planeación de ciudades. referida a las zonas geográficas donde se piensa

establecer la empresa.

La clasificación de uso general de los planes se detalla a continuación.

• Planeación funcional involucra las áreas específicas de la empresa, comoel área de Recursos Humanos, de Mercadotecnia, de Finanzas, etc.

• Planeación general comprende el total de actividades de una pequeñaempresa.

• Planeación correctiva puede ser para acciones específicas de correccióny ajuste previstos en la realización futura del plan.

• Planeación a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con el tiempoesperado para la ejecución del plan.

2.1 Objetivos

Son los resultados que la empresa desea lograr. Tomando como base estosobjetivos, el empresario realiza la planeación de sus actividades en el futuro.

Los objetivos pueden ser evaluados, según el orden de importanciaque les dé cada empresa.

2.2 Propósito

Establece la actividad concreta a que la empresa se va a dedicar, ya sea detransformación, comercialización o servicio.

2.3 Misión

La misión implica la responsabilidad de cumplir con el propósito establecidopor la empresa. Se dice y acepta que la misión constituye el compromisode la empresa con las necesidades de la sociedad.

2.4 Estándar

Un estándar es una unidad de medida establecida como criterio o nivel dereferencia. Se puede considerar que un plan tipo estándar es algo por queluchar o un modelo de comparación. Sirve como factor de medición, normade ejecución, uniformidad y ayuda para lograr los propósitos. Con esto sepermite la estandarización, la cual representa el establecimiento y uso de tipos,medidas, patrones o tamaños en forma definida, basados en reglas o normas.

2.5 Políticas

Las políticas son vías amplias, verbales o escritas, las cuales permiten alempresario usar su iniciativa y su juicio en la interpretación de una accióno norma en particular.

Las políticas defmen el área de trabajo para tomar decisiones, pero nodan la decisión; brindan lineamientos generales o específicos, según el caso.

Generalmente, toda política es establecida por los dueños de cada empresa.Estas políticas se dan de una manera interna, externa, orientada yjerárquica.

Laspolíticas internas son aquellas que afectan a las personas que trabajancon una empresa; por ejemplo, hora de llegada, uniformes, equipo deseguridad, etc. Por su parte, las políticas externas son aquellas ajenas a laempresa,como son los criterios de descuento, de dar crédito al cliente, etc.

En ciertas ocasiones hay necesidad de renovar políticas, para observarsus ventajas y desventajas.

2.6 Estrategia

Sonlas acciones o interpretación (conociniiento) de los planes que tiene laempresa,teniendo en cuenta su competencia y campo de acción. Pueden serparaobtener mayor participación en el mercado, comprar equipo nuevo, sacarunnuevoproducto (las acciones son opciones que afectan a toda la empresa).

2.7 Presupuesto

Es un documento que indica la cantidad que necesitará o con 10 quecuentapara llevar a cabo una actividad. Se usa principalmente para tenerun control sobre las actividades de la empresa. La iniciación delpresupuesto es difícil, su continuación es fácil.

El empresario debe saber con cuánto dinero cuenta. El presupuesto esun plan de gastos y destinaciones denominados rubros.

• Financieros. Flujo de caja (entradas y salidas de dinero).• Operaciones normales de la empresa (ventas, compras, gastos, etc.)

Para esto, se puede hacer una lista,de todos los gastos que tiene la empresa.Tambiénse hará 10 mismo con todos los ingresos, ya sea que provengan desusventas o de alguna otra fuente. Si se restan los gastos a los ingresos esto ledará la utilidad que tiene. Ahora bíen, 10 que tiene disponible para divididoentrelas actividades que tenga que hacer, a esto se le conoce comopresupuesto.

2.8 Pronóstico

Sebasa en predicciones para desempeños futuros. Para cada plan existeun pronóstico. El pronóstico está relacionado con la capacidad de riesgodel empresario y las condiciones del contexto que rodea la empresa.

2.9 Reglas

Son normas de 10 que se debe o no se debe hacer. Son inflexibles. Porejemplo:no fumar durante horas de trabajo o en la planta.

2.10 Procedimiento

El procedimiento es una secuencia de actividades perfectamenterelacionadas que observan un orden cronológíco, tomando en cuenta el

tiempo, esfuerzo y costo. El procedimiento determina cómo se van a llevara cabo las actividades que la empresa realiza. Por ejemplo, para unaempresa de transformación, el procedimiento que se debe seguir para laobtención de materia prima podría ser el siguiente:

• Surge la necesidad de materia prima (de acuerdo con la cantidad ycalidad del producto).

• Confirmar la posibilidad de adquirir la materia prima (lugares oempresas proveedoras).

• Si el proveedor ,tiene la materia prima, se puede ir por ella o se la envíael proveedor.

• Ya está en posibilidad de hacer uso de la materia prima.

2.11 Métodos

El método es una forma de ejecutar el trabajo y también determina lamanera de realizarlo. Con el método se logra simplificar el trabajo. Siempreexiste una forma (método)mejor de realizar el trabajo. El empleo de métodosde trabajo proporciona orden y ahorro de insumos.

2.12 Programa

El programa puede ser un plan de actividades ordenadas por cierto periodo,con el cual se busca alcanzar resultados.

Mes

Semana

Actividades Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes

• Limpieza de la empresa • • • • •• Hacer pedido de la materia prima •• Pagarle a los trabajadores •• Pagarle a los proveedores •

2.13 Proyectos

Son programas más concretos y específicos. Normalmente se llevan a caboQ en una remodelacíón o ampliación de la empresa.

C(---3. ÁREAS DE PLANEACIÓN

El empresario debe considerar que hay quienes dividen la planeación encuatro áreas principales:

\

"DEFINICION y POSIBIUDADES DEL NEGOCIO

, Realiza en grupo las siguientes actividades.

~ Tarea 1: define la oportunidad de negocio queexiste en tu comunidad.

~ Tarea 2: determina la misión de tu negocio,formulando qué necesidades de productos yservicios tienen los posibles clientes.

~ Tarea 3: define los objetivos de tu negocio,teniendo en cuenta que deben ser: concretos,·claros, realistas, ubicados en el tiempo ymedibles.

~ Tarea 4: define las políticas para tu negocio enel área de ventas, de producción y de personal.

~ Tarea 5: identifica y aplica tres estrategias básicaspara iniciar el desarrollo de tu negocio,exitosamente.

ESTRATEGIAS

•

PlAlf DEL NEGOCIO

Tiene que ver con el diseño. Concebida la idea delnegocio, se procede a la planeación del mismo. El primerpaso consiste en reunir información sobre lascaracterísticas del negocio, su naturaleza y dedicaciónpara captar clientes.

~ Tarea 1: diagnósticoAverigua y describe con criterio de realidad lossiguientes aspectos:• Características sobre los posibles clientes de los

productos o servicios.• Quiénes serán sus principales competidores, qué

estrategias de ventas y qué cubrimiento tienen.• La disponibilidad y distribución de materias

primas, tecnología y mano de obra existente paradesarrollar el negocio.

• Aspectos legales, económicos, políticos y socialesque influyen en la creación del negocio, costos,rentabilidad y estabilidad del negocio.