PLANEACIÓN DE ESTRATEGIAS AMBIENTALES QUE...

PLANEACIÓN DE ESTRATEGIAS AMBIENTALES QUE PERMITAN LA

PROYECCIÓN HACIA LA ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL BAJO LOS REQUISITOS DE LA NTC ISO 14001:2015 DE LA

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES MEDIANTE EL DISEÑO DE UN

DOCUMENTO DE GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL

YEISON FERRER ENCISO FINO

INFORME DE PASANTÍA PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR AL

TÍTULO DE ADMINISTRADOR AMBIENTAL

DIRECTOR(S):

DIRETOR INTERNO

ILEANA ROMEA CÁRDENAS MANOSALVA

DIRECTOR EXTERNO

GINA ESPERANZA RINCON MORA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES

ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL

BOGOTÁ D.C.

2017

Contenido

Resumen ejecutivo ...................................................................................................................................... 6

En qué consiste la propuesta de pasantía .............................................................................................. 6

Cuál es el objetivo central de la propuesta de pasantía ....................................................................... 6

Introducción ................................................................................................................................................ 8

Planteamiento del problema ...................................................................................................................... 9

Justificación ............................................................................................................................................... 10

Objetivos .................................................................................................................................................... 11

Objetivo general .................................................................................................................................... 11

Objetivos específicos ............................................................................................................................. 11

Marco teórico ............................................................................................................................................ 12

Gestión del riesgo .................................................................................................................................. 12

Beneficios de la implementación de sistemas de gestión ambiental .............................................. 17

Formulación estratégica ........................................................................................................................... 18

Indicadores ambientales ....................................................................................................................... 18

Antecedentes generales ......................................................................................................................... 21

Marco contextual ...................................................................................................................................... 22

Plan de trabajo .......................................................................................................................................... 23

Metodología ............................................................................................................................................... 24

Resultados esperados ................................................................................................................................ 31

Resultados .................................................................................................................................................. 32

Capítulo I Diagnóstico del SGA de la Superintendencia de Sociedades .............................................. 32

Metodología de cuantificación de diferencias ..................................................................................... 32

Capitulo II Caracterización de los aspectos e impactos ambientales significativos ........................... 36

Lista de chequeo .................................................................................................................................... 37

Matriz de aspectos e impactos ambientales ........................................................................................ 37

Matriz Legal .......................................................................................................................................... 39

Ecomapas ............................................................................................................................................... 39

Capitulo III Identificación de los Stakeholders externos de mayor significancia ambiental ............ 41

Capitulo IV Riesgos con potencial de amenaza vs oportunidades ambientales .................................. 48

Matriz de Evaluación de Factores Externos MEFE .......................................................................... 49

Matriz de Evaluación de Factores Internos MEFI ............................................................................ 50

Matriz DOFA ........................................................................................................................................ 51

Matriz de valoración de riesgos y oportunidades ambientales: ........................................................ 55

Capítulo V Riesgos con potencial de emergencia ambiental ................................................................. 57

Capítulo VI Gestión del riesgo, seguimiento y vigilancia ...................................................................... 61

Consumo de agua .................................................................................................................................. 62

Consumo de Energía Eléctrica............................................................................................................. 63

Consumo de papel ................................................................................................................................. 65

Consumo de Sustancias peligrosas ...................................................................................................... 67

Generación de residuos peligrosos....................................................................................................... 68

Emisiones Atmosféricas por fuentes móviles ...................................................................................... 69

Generación de residuos aprovechables ............................................................................................... 71

Conclusiones .............................................................................................................................................. 73

Recomendaciones ...................................................................................................................................... 75

Bibliografía ................................................................................................................................................ 76

Gráficos

Gráfico 1. Función del riesgo………………………………………………………………..……………13

Gráfico 2. Panorama general para la gestión del riesgo……………………........……………..13

Gráfico 3. Categorías de riesgo……………………………………...…………………………..15

Gráfico 4. Mapa de procesos…………………………………………………………………………......36

Gráfico 5. Ecomapa sótano………………………………………………………………………………..40

Gráfico 6. Matriz de aspectos ambientales para contratistas y órdenes de compra………………43

Gráfico 7. Diseño de acciones para la atención de emergencias ambientales…………………...59

Gráfico 8. Banner Emergencias ambientales………………………………………………..…………60

Gráfico 9. Socialización emergencias ambientales..………………………………………..…………60

Gráfico 10. Índice ICA…….…...…………………………………………………………………62

Gráfico 11. Índice ICE……………………………………………………………………………64

Gráfico 12. Índice de residuos peligrosos………………………………………………………...68

Gráfico 13. Índice de emisiones móviles………………………………………………………………..70

Gráfico 14. Índice de residuos reciclables..…………………………………………………………….71

Tablas

Tabla 1. Plan de Trabajo Superintendencia de Sociedades……………………………….....….23

Tabla 2. Parámetros de cuantificación de diferencias ……………………….…………………32

Tabla 3. Matriz de cumplimiento de requisitos ISO 14001:2015..............................................…33

Tabla No. 4 Aspectos Ambientales Significativos sede Bogotá…..…………...………………….38

Tabla No. 5 Aspectos ambientales Significativos Regionales……………………………....……38

Tabla 6. Escala de calificación de los Stakeholders………..…………………….....…………….42

Tabla No. 7 Organizaciones Conflicto………………………………..………………………….......44

Tabla No. 8 Organizaciones Cooperación…………………………...………………………….......46

Tabla 9. Matriz MEFE…………………………………..…………………………………….….49

Tabla 10. Matriz MEFI.………………………………………………………………….....……50

Tabla 11. DOFA………………………………………………………………………………….….51

Tabla 12. Estrategias D.O……………………………………………...……………………….….52

Tabla 13. Estrategias F.O………………………...…………………………………………….….53

Tabla 14. Estrategias D.A………………………...…………………………………………….….53

Tabla 15. Estrategias F.A………………………...…………………………………………….….54

Tabla 16. Folios propuesta de licitación 06 de 2016…………………………………………….65

Resumen ejecutivo

En qué consiste la propuesta de pasantía

La pasantía consiste en contribuir a la proyección del Sistema de Gestión Ambiental SGA

de la Superintendencia de Sociedades, certificado bajo la NTC ISO 14001:2004 a la versión

2015 a través del diseño de un documento de gestión del riesgo ambiental.

Cuál es el objetivo central de la propuesta de pasantía

Diseñar un documento de gestión del riesgo ambiental que cumpla con los requerimientos

establecidos en el numeral 6.1 de la NTC ISO 14001:2015 para la Superintendencia de

Sociedades, en el que se identifiquen las amenazas y oportunidades ambientales y de este modo

se establezcan los procedimientos necesarios para su manejo, control y seguimiento a fin de

fortalecer el Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad.

Para la realización de la pasantía se llevara a cabo un proceso que se dividirá en cuatro (4)

etapas que son:

Preparatorio (definición del trabajo)

Trabajo de campo (recolección de datos)

Analítico (análisis de la información y formulación de estrategias y planes de mejoramiento)

Informativo (retroalimentación, monitoreo y seguimiento, entrega de resultados)

Para la etapa preparatoria se requerirá de un periodo de empalme del SGA de la

Superintendencia de Sociedades, en el cual se trabajara en las actividades rutinarias a fin de

comprender su funcionamiento, adicional a esto se realizara un análisis sobre el diagnóstico

ambiental existente, para identificar los requerimientos faltantes necesarios para la proyección de

la actualización de la norma mencionada, de este modo se formulara de manera objetiva el

planteamiento del problema y así el respectivo plan de trabajo el cual deberá estar avalado por

las directoras de la pasantía.

En la etapa de trabajo de campo se emplearan herramientas tales como listas de chequeo,

matrices y ecomapas que permitan realizar una caracterización de los impactos ambientales y de

este modo identificar los más significativos.

Así mismo, con el objetivo de determinar las amenazas externas, se identificaran los

stakeholdes que representen mayor significancia ambiental para la entidad los cuales serán

evaluados por medio de una matriz determinando así el modo y magnitud en que afectan al

sistema de gestión ambiental, adicional a esto se identificaran las situaciones de emergencias

potenciales; las amenazas identificadas estarán respaldadas por una matriz legal en la que se

indicara la normatividad aplicable.

En la etapa analítica se llevará a cabo un análisis de las amenazas vs oportunidades mediante

las herramientas MEFI (Matriz de Evaluación de Factores Internos) y MEFE (Matriz de

Evaluación de Factores Externos) que servirá de base para el diseño de los procedimientos

necesarios para llevar a cabo su gestión.

Para finalizar, en la etapa informativa se llevara a cabo una socialización de resultados y su

retroalimentación con las partes interesadas de la pasantía en la que se tendrán en cuenta las

revisiones periódicas y observaciones hechas por las dos directoras durante el desarrollo de la

etapa analítica.

Introducción

Actualmente, en la sociedad se evidencia la preocupación por las afectaciones generadas

al medio ambiente y las consecuencias que estas traen consigo amenazando la misma y el estilo

de vida actual del ser humano.

Es por esto, los especialistas en el tema a nivel mundial, junto con mandatarios de la

mayoría de las naciones, se han reunido y han propuesto acuerdos sobre cómo proteger el medio

ambiente y mitigar los impactos generados.

Es por esto que se diseñó un sistema de gestión ambiental el cual pudiera ser adoptado de

manera voluntaria por las distintas organizaciones, adaptándolo según sus características y

requisitos, con el propósito de estandarizar sus procedimientos y así garantizaran su compromiso

con el medio ambiente y su contribución a la protección y preservación del mismo.

La organización ICONTEC emitió una noma técnica denominada NTC ISO14001 en el

año 2004, la cual buscaba implementar y certificar el Sistema de Gestión Ambiental SGA en las

organizaciones que la adoptaran, pero con el objetivo de garantizar la mejora continua, esta

organización decidió emitir una nueva versión de la misma norma en el año 2015 fortaleciendo

los procedimientos establecidos en la versión anterior y adicionando la gestión del riesgo

ambiental y el enfoque de los aspectos ambientales en su ciclo de vida.

La Superintendencia de Sociedades, como Entidad del Estado y organización

comprometida con la protección del medio ambiente busca certificarse en la actualización de

dicha norma, por ende, ha decidido implementar las estrategias necesarias para cumplir con este

objetivo y así fortalecer su SGA.

Planteamiento del problema

La Superintendencia de Sociedades, en pro de la mejora continua de su SGA, busca

actualizar su certificación de la NTC ISO14001:2004 a la versión 2015, por lo tanto realizó un

diagnóstico en el cual determinó los requisitos en donde presenta deficiencias.

Estas deficiencias de evidenciaron bajo el marco de la gestión del riesgo, por lo cual la

Entidad debe implementar las estrategias necesarias para atender sus riesgos, los cuales se

pueden materializar por la ejecución de sus labores rutinarias o acciones esporádicas. Dichos

riesgos pueden ser adversos, lo que significa que tienen potencial de afectación al medio

ambiente y traer consigo consecuencias tanto legales como financieras, como también pueden ser

riesgos benéficos, lo cuales representen oportunidades de mejora en su SGA garantizando de este

modo la conservación del medio ambiente y el reconocimiento de su labor ante otras

organizaciones.

Para determinar los riesgos ambientales de la Entidad, es necesario que esta identifique y

evalué sus aspectos ambientales y los stakeholders que pueden afectar o verse afectados por

estos, y así, diseñar las estrategias ambientales necesarias para su gestión.

Finalmente surge el siguiente problema:

¿Cuáles son las estrategias ambientales necesarias que se deben implementar en la

Superintendencia de Sociedades para la gestión del riesgo?

Justificación

La Superintendencia de Sociedades, con el objetivo de garantizar la mejora continua de

su Sistema de Gestión Ambiental SGA, busca la actualización del mismo bajo la Norma Técnica

Colombiana NTC ISO 14001:2015 emitida por el ICONTEC, la cual tiene un plazo máximo de

actualización hasta el 2018, es por esto que se propone el diseño estrategias ambientales que

permitan una proyección del cumplimiento de este objetivo.

Es por esto que el presente informe presenta las estrategias ambientales diseñadas,

tomando como base un diagnóstico existente aprobado por la Entidad en donde se especifica

cuáles son los numerales de la NTC mencionada en los que la Supersociedades presenta

deficiencias y sobre los cuales se debe trabajar en pro de su fortalecimiento.

Dicho diagnóstico evidenció que las falencias se presentan bajo el marco de la gestión del

riesgo, por lo cual las estrategias propuestas se enfocaron en la identificación y evaluación de

aspectos ambientales y stakeholders de la Superintendencia, con el fin de determinar como la

interacción de estos dos factores darían como producto riesgos y oportunidades ambientales.

Adicional a esto, se tuvieron en cuenta las posibles emergencias ambientales que se

pueden presentar en la Entidad, de modo que también se formulen los pasos a seguir para su

atención y así proteger al medio ambiente de impactos ambientales adversos y a la Entidad de

posibles multas y/o sanciones como consecuencia de afectaciones negativas al ambiente.

Siendo así, estas estrategias de atención de riesgos con potencial de amenaza,

oportunidades y emergencias ambientales quedan evidenciadas en un Documento denominado

“Manual para la Gestión del Riesgo”.

Objetivos

Objetivo general

Planear estrategias ambientales que permitan la proyección hacia la actualización del

sistema de gestión ambiental bajo los requisitos del numeral 6.1 de la NTC ISO 14001:2015 de

la Superintendencia de Sociedades mediante el diseño de un documento de gestión del riesgo.

Objetivos específicos

• Caracterizar los aspectos e impactos ambientales significativos de acuerdo a la matriz

legal vigente.

• Identificar los Stakeholders externos que representan mayor significancia de impacto

ambiental sobre la Superintendencia de Sociedades.

• Evaluar las amenazas vs oportunidades.

• Consolidar el documento de gestión del riesgo.

• Seguimiento y control de la gestión del riesgo mediante la actualización de los

indicadores.

Marco teórico

Para diseñar las estrategias de gestión del riesgo ambiental para la Superintendencia de

Sociedades, y formular el documento evidencia correspondiente, se debe primero esclarecer una

serie de conceptos clave, los cuales serán fundamentales para el cumplimiento del objetivo.

Gestión del riesgo

El riesgo puede originarse bien sea por un evento, una acción, o falta de una acción, lo

que puede generar modificaciones al ambiente bien sea benéficas o hasta catastróficas, la gestión

del riesgo comprende cultura, procesos y estructura que orientan hacia el aprovechamiento de

oportunidades o la atención de amenazas.

Para llevar a cabo una adecuada gestión del riesgo, no solo debe recaer la responsabilidad de esta

sobre la alta dirección, sino que también se deben comprometer todos los integrantes d la

organización y tener en cuenta a su stakeholders ya que todos y cada uno representan un factor

importante el cual puede contribuir de manera significativa a su atención. (ICONTEC, GTC 104

Gestion del riesgo Ambiental, 2009)

En resumidas cuentas, el riesgo se genera en función de la probabilidad por la consecuencia

como se explica en la siguiente figura:

Gráfico No. 1 función del riesgo

Para garantizar la estandarización de los procesos para la identificación y atención del riesgo, y a

su vez la mejora continua, se ilustra en la siguiente figura el panorama general para la gestión y

retroalimentación del riesgo.

Gráfico No. 2 Panorama general para la gestión del riesgo

Fuente: (ICONTEC, GTC 104 Gestion del riesgo Ambiental, 2009)

PROBABILIDAD

CONSECUENCIA

RIESGO

Las etapas genéricas para la gestión del riesgo son las siguientes:

Comunicación y consulta: comunicarse con los stakeholders de la organización en cada etapa

del proceso de gestión del riesgo y consultarles lo referente al tema a fin de diseñar un plan de

acción más integral.

Establecer el Contexto: determinar el contexto interno y externo de la Entidad de modo que se

pueda establecer la estructura y criterios de análisis y evaluación del riesgo, comunicando de

manera pertinente a los stakeholders afectados.

Identificar los riesgos: determinar el cuándo, cómo y por qué se puede presentar el riesgo,

tomando como base los aspectos e impactos ambientales.

Los procedimientos para la identificación del riesgo deben quedar documentados y estos deben

tener en cuenta los aspectos ambientales más significativos, el ambiente circundante y las

posibles fuentes del mismo.

Es necesario recopilar la información sobre todas las acciones y agentes que por su naturaleza

puedan generar riesgos ambientales a la organización mediante verificaciones físicas y

seguimiento de estas.

Hay que tener en cuenta que los riesgos no son estáticos, por ende pueden cambiar en el tiempo.

Analizar los riesgos: estos deben ser analizados en términos de consecuencia y probabilidad de

materializarse, identificando la existencia de controles de la organización para su atención y la

eficacia de estos. La probabilidad y consecuencia se pueden combinar para producir un nivel

estimado de riesgo.

Dicho análisis debe suministrar la información necesaria para determinar si el nivel del riesgo es

tolerable o por si lo contrario requiere de atención inmediata.

Evaluar los riesgos: comparar los niveles de los distintos riesgos con los criterios establecidos

con el fin de determinar la prioridad de todos y cada uno y así el nivel de gestión que requiera,

los riesgos identificados de baja prioridad, posiblemente se puedan aceptar y/o tolerar sin tratar,

aun así se les debe llevar un seguimiento y control adecuado.

Cuando se habla de tolerar el riesgo, se hace referencia a que se puede convivir con este debido a

sus beneficios, aun así es necesario llevar a cabo un seguimiento de este con el fin de mantenerlo

bajo control.

Cuando se dice que un riesgo es aceptable, se hace referencia a que su nivel de probabilidad e

impacto es bajo o insignificante por lo tanto no es necesario llevar a cabo una gestión para

mitigarlo.

Gráfico No. 3 Categorías de riesgo

Fuente (ICONTEC, GTC 104 Gestion del riesgo Ambiental, 2009)

Tratar los riesgo: desarrollar o implementar un plan de gestión del riesgo el cual deba estar de

acuerdo a los recursos de la organización, bien sean monetarios, tecnológicos etc.

El tratamiento del riesgo es el proceso de identificación y evaluación de las opciones de gestión

para minimizar los efectos adversos en el ambiente, para así formular el plan de acción y su

implementación.

Entre las opciones de tratamiento, se encuentran la prevención del riesgo, la mitigación del

mismo, reducir su probabilidad de ocurrencia, reducir las consecuencias en caso de

materializarse, transferirlo mediante la contratación de otras organizaciones que sean más aptas

para llevar a cabo la actividad fuente del riesgo, también se puede retener el riesgo mediante

planes de contingencia de las emergencias que se puedan presentar y por ultimo una opción para

tratar el riesgo, es transformándolo, mediante soluciones “al final del tubo”.

Seguimiento y revisión: hacer el seguimiento correspondiente al riesgo, el desempeño del plan

de gestión establecido y las posibles modificaciones que se puedan aplicar a fin de verificar la

eficacia de los controles establecidos y reevaluar su pertinencia.

Existen diferentes métodos para hacer el seguimiento de los riesgos, los cuales pueden ser por

medio de indicadores, auditorías internas, registro de pérdidas e incidentes, etc.

Los seguimientos y revisiones periódicas, permiten determinar si es conveniente seguir con el

plan de acción establecido o si este debe ser modificado teniendo en cuenta los recursos de la

organización y el alcance de las metas.

(ICONTEC, GTC 104 Gestion del riesgo Ambiental, 2009)

Riesgo ambiental

Se origina por la relación entre los seres humanos, sus actividades y el medio ambiente,

este riego puede interpretarse de dos modos los cuales son:

Riesgos para el ambiente: Este tipo de riesgos reconoce que una organización, por su actividad,

pueda generar modificaciones en el ambiente que pueden afectar la flora, la fauna, los recursos

naturales entre otros.

Riesgos para una organización debido a temas relacionados con el ambiente: Estos riesgos

están asociados al cumplimiento de la normatividad legal vigente referente al tema ambiental, al

cumplimiento de criterios establecidos por autoridades ambientales u órganos de control, o a la

perdida de negocios por baja reputación de la organización por las falencias en su SGA,

adicional a esto se suman las no conformidades o perdida de la certificación del SGA.

La gestión del riesgo ambiental, es diferente a la gestión de otro tipo de riesgos debido a la gran

variedad de ecosistemas y organismos y la compleja interacción entre sí, los factores que pueden

afectar la gestión del riesgo ambiental son la falta de datos y la necesidad de hacer suposiciones,

largos lapsos de tiempo en los cuales el cambio ecológico puede presentar diferentes variaciones

debido a las condiciones climáticas, etc.

(ICONTEC, GTC 104 Gestion del riesgo Ambiental, 2009)

Beneficios de la implementación de sistemas de gestión ambiental

Conformidad con la legislación ambiental

Conformidad con las exigencias de los consumidores

Mejora indirecta de la calidad del servicio

En nuestros días, para dar respuesta a los grupos de interés y que la empresa

permanezca en el mercado, es necesario que cualquier organización que se precie, por la razones

comentadas en este artículo y por muchas otras que (garcia, 2008).

Formulación estratégica

Según Wheelen y Hunger (2007), se refiere: “desarrollo de planes a largo plazo para

administrar de manera eficaz las oportunidades y amenazas ambientales con base en las

fortalezas y debilidades corporativas. (p.83)” Esta permite identificar algunos puntos focales en

donde se deben concentrar los esfuerzos para establecer acciones necesarias.

(Hunger, 2007)

Indicadores ambientales

Los indicadores ambientales son de vital importancia para llevar a cabo el seguimiento de

las estrategias diseñadas para la gestión del riesgo, Hunsaker & Carpenter los definen como

“Pueden ser variables altamente agregadas que sintetizan grandes volúmenes de datos e

información estadística, en un conjunto simple de números útiles para monitorear el estado y

tendencia del sistema ambiental, y por tanto resultan de utilidad como insumo en un determinado

proceso de toma de decisiones. Los indicadores pueden ser empleados, por tanto, para guiar el

análisis y gestión de la información sobre el ambiente”.

(Carpenter, 1990)

Por otra parte, la Environmental Protection Agency EPA los define como “mediciones

científicas de la trayectoria de las condiciones ambientales a través del tiempo; ayudan a medir el

estado del aire, agua y suelo, la presión sobre ellos y los efectos resultantes sobre la salud

ecológica y humana; muestran el progreso en la limpieza del aire, purificación del agua y

protección del suelo” (EPA, 2002).

Siendo así, se entiende que los indicadores ambientales permiten la medición cuantitativa

de las estrategias de gestión del riesgo y permiten evaluar su desempeño periódicamente con el

objetivo de determinar si estas son apropiadas o si por lo contrario se deben modificar según el

alcance del SGA y los recursos con los que la organización cuente.

Amenaza

Los riesgos pueden generar amenazas según su naturaleza, para la comprensión del

contexto El ICONTEC define la amenaza como “Causa potencial de un incidente no deseado, el

cual puede causar el daño a un sistema o la organización”.

(ICONTEC, 2013)

Adicional a esto, la Real academia española define la amenaza como “Presentarse como

inminente para alguien o algo”

(RAE, 2014)

Por lo tanto se entiende bajo el marco de la gestión del riesgo que la amenaza puede

afectar a la organización de manera negativa, afectando su desempeño, por ende es necesario

establecer controles operacionales eficaces a todos aquellos riesgos con potencial de amenaza a

fin de recudir la probabilidad de ocurrencia de esta y/o mitigar su impacto al momento de

materializarse.

Emergencia Ambiental

Las emergencias ambientales representan un gran potencial de riesgo para la organización

ya que estas pueden afectar al medio ambiente o a la misma organización de manera fortuita, lo

que indica que es necesario que sean identificados previamente con el objetivo de diseñar las

acciones preventivas, correctivas y de mitigación apropiadas.

Javier Vizcaíno define la emergencia ambiental como “Cualquier situación que obligue a

activar el Plan de Emergencia Ambiental, con posibles consecuencias adversas sobre el medio

ambiente, es decir, que puede dar lugar a una situación episódica contaminante”.

Adicional a esto, menciona que la situación de emergencia ambiental se entiende como la

“Situación no habitual que afecta a una actividad por causas ajenas a la misma y que tiene un

carácter temporal o marcadamente imprevisible en cuanto a su ocurrencia al no formar parte del

desarrollo previsto de la misma”.

(Vizcaíno, 2011)

Antecedentes generales

En el año 2014 la Superintendencia de Sociedades certifica su Sistema de Gestión

Ambiental en la NTC ISO14001:2004, con el objetivo de implementar procedimientos

ambientales dentro de su estructura organizacional y así contribuir a la protección del medio

ambiente y fortalecer el enfoque ambiental de su responsabilidad social empresarial.

Inicialmente, la Entidad al momento de certificarse creo cuatro (4) programas de gestión

ambiental denominados:

Programa de Gestión de Residuos Sólidos PGIRS

Programa de Uso y Consumo Inteligente de Recursos e Insumos PROCURE

Programa de Control de Emisiones Atmosféricas y Ruido

Programa para la Gestión de Residuos Eléctricos y electrónicos RESTEL

Este SGA se estructuro dentro del proceso de gestión de infraestructura física a cargo del

Grupo Administrativo, bajo el mando de un Líder Ambiental ubicado en la sede de Bogotá,

responsable de todos los cambios que se puedan presentar en dicho sistema, y con la

colaboración de Líderes pares Ambientales los cuales laboran desde cada una de las sedes

regionales de la Entidad.

Marco contextual

Actualmente, con el objetivo de garantizar la mejora continua de su SGA, la

Superintendencia de Sociedades ha llevado a cabo varias modificaciones en cuanto a los

programas ambientales, indicadores y actualización constante de sus matrices.

Para el año 2016 se presentaron los cambios más significativos ya que se remplazó el

programa RESTEL por el programa RESPEL (Programa para la gestión de Residuos Peligrosos),

adicional a esto se llevó a cabo la modificación de indicadores en lo que se incluyó un nuevo

indicador denominado Índice de Residuos Reciclables IRR a fin de contabilizar el porcentaje de

residuos separados en la fuente sobre la cantidad total de residuos generados en el mes, para el

cual se propuso la meta de separar como mínimo un 10% de los residuos generados.

Por otra parte, ICONTEC emitió para el año 2015 una nueva versión de la NTC ISO 14001,

para lo cual la Entidad, actualmente, se encuentra realizando las proyecciones con el objetivo de

certificar su SGA en esta nueva versión, fortaleciendo de este modo sus procedimientos

ambientales y reforzando aquellos requisitos en los que se evidenciaron falencias.

Plan de trabajo

Tabla 1. Plan de Trabajo Superintendencia de Sociedades

ACTIVIDAD PROGRAMACIÓN 2016/2017

AGO SEP OCT NOV DIC ENE

Empalme de las actividades realizadas en el

Sistema de Gestión Ambiental en la

Superintendencia de Sociedades.

X X

Análisis del Diagnóstico ambiental

suministrado por la Entidad.

X X

Identificación de aspectos ambientales (lista

de chequeo).

X X

Evaluación de aspectos e impactos

ambientales (Matriz).

X X

Diseño de Ecomapas de cada piso de la

Sede de Bogotá.

X X

Identificación de Stakeholders (Lista de

chequeo).

X

Caracterización de las situaciones

ambientales de emergencia.

X X

Evaluación de significancia ambiental de

Stakeholders (Matriz).

X X

Verificación del cumplimiento legal X X X X

Metodología

Esta pasantía contara con un método comparativo de investigación debido a que se tomaran las

herramientas existentes, para ser analizados y comparadas con las empleadas en casos similares a

fin de adaptarlas según los requerimientos y características de la Entidad, por otra parte se

analizaran las condiciones en las que se encuentra El Sistema de gestión Ambiental de la

Evaluación de la Matriz MEFI. X

Evaluación de la Matriz MEFE. X

Diseño Matriz DOFA X

Evaluación Matriz de Riesgos X

Evaluación Matriz de Oportunidades X

Formulación de procedimientos de gestión

de amenazas y oportunidades.

X X

Evaluación Matriz de Análisis de Riesgos y

Emergencias Ambientales

X X

Diseño de Acciones de respuesta para

Emergencias Ambientales (Antes, durante y

después)

X

Consolidación del documento final. X X

Seguimiento de la gestión del riesgo

mediante la actualización y análisis de los

indicadores.

X X X X X

Socialización de resultados X

Superintendencia de Sociedades partiendo de un diagnostico existente, en donde se lleva a cabo

la comparación de requisitos entre la versión de la NTC ISO 140001:2004 sobre la cual está

certificada actualmente la Entidad, y la versión de 2015 emitida por el ICONTEC

El enfoque de este informe de pasantía será cualitativo, que como lo define Millán, su

fundamento es entender las relaciones principales como el incremento de algún parámetro

ambiental como resultado de una actividad específica. (Millan A. , 2012)

Es decir, será fundamental la preservación de las condiciones del ecosistema circundante al

momento de diseñar las estrategias de gestión, previniendo alteraciones significativas del mismo

y el agotamiento de los recursos naturales que se empleen.

Por otra parte, las estrategias de gestión del riesgo buscaran el cumplimiento de los parámetros

establecidos por la normatividad legal vigente de modo que se garantice la protección del

ambiente y la mitigación de la carga contaminante.

Para llevar a cabo la proyección hacia la actualización de la norma técnica mencionada, es

necesario llevar a cabo una revisión de la literatura tomando como base la Guía técnica

colombiana 104 Gestión del riesgo Ambiental, y los principios establecidos en la NTC ISO

31000:2009 Gestión del riesgo. .

Adicional a la revisión de la literatura se llevara a cabo una metodología análoga clasificada así

por Canter y Sadler la cual “Se basa en información de proyectos similares anteriores. Se

supervisan, los impactos de estos proyectos y se usan a manera de analogía en el proyecto

propuesto”. (Millan A. , 2012).

En este método, debido a que se trabajará sobre una norma reciente, existe poca literatura

disponible, es por esto que se trabajara sobre un caso de gestión del riesgo bajo el marco de la

calidad, la cual es una adaptación de la capacitación sobre riesgo dirigida por el ICONTEC en el

año 2016, en donde se adaptaran las herramientas según los requerimientos del trabajo a

presentar a la Entidad.

Lista de chequeo: esta herramienta de apoyo permite identificar que alguna situación, objeto o

sistema cuenta con alguna seria de factores que por sus características se puedan relacionar.

Como lo definen Cardona y Restrepo “La lista de chequeo es en sí misma, una ayuda para la

memoria, al proporcionar un método para una rápida verificación de los ítems planteados según

el tipo de asunto a controlar” (Cardona & Restrepo)

Matriz de Aspectos ambientales: Es una herramienta que permite identificar los elementos de

una actividad o producto (bien y/o servicio) que realiza la entidad u organismo en diferentes

escenarios, relacionadas a la interacción con el ambiente, en donde se permite valorar el posible

impacto al ambiente que pueda generar dicha actividad o producto y la identificación apropiada

del control operacional. (Secretaria Distrital de Ambiente, 2013)

Adicional a esto permite que el lector identifique la normatividad que aplica a cada aspecto y el

control operacional que la organización ha establecido para su gestión.

Ecomapas: Esta herramienta de diagnóstico permite caracterizar los aspectos ambientales de una

organización de manera práctica mediante mapas en donde se representan la localización de los

puntos estratégicos de gestión referentes a entradas y salidas de dichos aspectos

Como lo define el Administrador Ambiental Nelson Espitia “El eco mapa es una herramienta

sencilla y de fácil aplicación que permite hacer un inventario rápido de prácticas y problemas de

múltiples variables por medio de uso de figuras”.

Dependiendo de la complejidad de la organización, esta puede diseñar un ecomapa específico

para cada requerimiento como por ejemplo, un mapa de agua, un mapa de energía, y así en donde

se especifique los ductos principales, secundarios, puntos de deficiencias etc. O por el contrario

hacer un mapa integrado.

Matriz de Evaluación de Factores Externos MEFE: El análisis de evaluación de factor externo

permitirá resumir y evaluar toda la información externa, los procedimientos requeridos para la

construcción de una MEFE son:

1. Hacer una lista de amenazas y oportunidades, (el número recomendado de amenazas y

oportunidades clave a incluir en la MEFE, varia de 5 a 20).

2. Asignar una ponderación a cada factor que oscila entre 0.0 (sin importancia) l.0 (muy

importante).

La ponderación dada a cada factor indica la importancia relativa de dicho factor en el éxito del

Sistema de Gestión Ambiental. La sumatoria de todas las ponderaciones dadas a los factores deberá

ser de 1.0.

3. Hacer una clasificación de 1 a 4 para indicar si dicha variable presenta:

Una amenaza importante (1)

Una amenaza menor (2)

Una oportunidad menor (3)

Una oportunidad importante (4)

4. Multiplicar la ponderación de cada factor por su clasificación, para establecer el resultado

ponderado para cada variable

5. Sumar los resultados ponderados para cada variable con el fin de determinar el resultado

ponderado para una organización.

Sin tomar en cuenta el número de amenazas y oportunidades claves incluidas en la MEFE, el

resultado ponderado más alto posible para una organización será 4.0 y el resultado ponderado

menor posible de 1.0. El resultado ponderado promedio es, por tanto, 2.5. Un resultado 4.0 indicará

que la Entidad compite en un ramo atractivo y que dispone de abundantes oportunidades

ambientales externas, mientras que un resultado 1.0 mostraría la Entidad se encuentra en una

industria con deficiencia en sus estrategias ambientales por ende afronta graves amenazas externas.

*(Adaptación de la definición de "Matriz de Evaluación de Factores Externos" emitida por la

Unidad Profesional Interdisciplinaria de Ingeniería y Ciencias sociales y Administrativas)*.

(Lopez, 2013)

Matriz de evaluación de Factores Internos MEFI: La MEFI suministra una base para analizar

las relaciones internas entre las áreas de la Entidad, se requiere 5 pasos para el desarrollo de una

MEFI:

1. Identificar las fortalezas y debilidades claves de la organización y con ellas hacer una lista clara

del procedimiento aquí detallado.

2. Asignar una ponderación que vaya desde 0.0 (sin importancia) hasta 1.0 (de gran importancia)

a cada factor. La ponderación indica la importancia relativa de cada factor en cuanto a su éxito en

el Sistema de Gestión Ambiental. Sin importar si los factores clave dan fortalezas o debilidades

internas, los factores considerados como los de mayor impacto en el rendimiento deben recibir

ponderaciones altas. La suma de dichas ponderaciones debe totalizar 1.0

3. Hacer una clasificación de 1 a 4 para indicar si dicha variable presenta:

Una debilidad importante (1)

Una debilidad menor (2)

Una fortaleza menor (3)

Una fortaleza importante (4)

4. Multiplicar la ponderación de cada factor por su clasificación, para establecer el resultado

ponderado para cada variable.

5. Sumar los resultados ponderados para cada variable con el fin de determinar el resultado

ponderado para una organización.

Sin importar el número de factores por incluir, el resultado total ponderado puede oscilar de un

resultado bajo de 1.0 a otro alto de 4.0 siendo 2.5 el resultado promedio. Los resultados mayores

de 2.5 indican que la Entidad tiene una fuerte posición interna, mientras que los menores de 2.5

muestran a la Entidad con debilidades internas.

*(Adaptación de la definición de "Matriz de Evaluación de Factores Internos" emitida por la

Unidad Profesional Interdisciplinaria de Ingeniería y Ciencias sociales y Administrativas).

(lopez, 2013)

Matriz DOFA (Debilidades, oportunidades, Fortalezas, Amenazas): La matriz DOFA es una

herramienta que permite formular estrategias, partiendo de la relación entre las debilidades y

fortalezas de una organización, con las oportunidades y amenazas que se presentan en el entorno

de la misma.

“El análisis DOFA es una herramienta de diagnóstico y análisis para la generación proactiva de

estrategias a partir de la identificación de los factores internos y externos de la organización dada

a su actual situación y contexto. Se identifican las áreas y actividades que tienen mayor potencial,

para un mayor para un mayor desarrollo y mejora de modo que se minimicen los impactos

negativos del contexto” (Rojas, 2014)

En otras palabras, la matriz DOFA tiene como función relacionar las variables identificadas en las

matrices MEFE y MEFI con el fin de generar estrategias de gestión que permitan combatir las

debilidades y amenazas; Paralelamente aprovechar las fortalezas y oportunidades.

Matriz de riesgos: La Matriz de riesgos es una herramienta de gestión que permite determinar

objetivamente cuáles son los riesgos relevantes que enfrenta una organización. (RIMAC, 2014)

O como lo define la página web ISOTOOLS “Una matriz de riesgos es una sencilla pero eficaz

herramienta para identificar los riesgos más significativos inherentes a las actividades de una

empresa, tanto de procesos como de fabricación de productos o puesta en marcha de servicios. Por

lo tanto, es un instrumento válido para mejorar el control de riesgos y la seguridad de una

organización” (ISOTOOLS Excellense, 2015)

Sirve para analizar el nivel de riesgo presente en la organización dependiendo de los diferentes

procesos, áreas o labores y así establecer los controles operacionales para disminuir su

probabilidad o mitigar el impacto al momento de materializarse.

Para la elaboración del trabajo de pasantía se llevara a cabo un proceso que se dividirá en (6)

capítulos que son:

I. Diagnóstico del SGA de la Superintendencia de Sociedades.

II. Caracterización de los aspectos e impactos ambientales significativos.

III. Identificación de los Stakeholders externos de mayor significancia ambiental.

IV. Riesgos con potencial de amenaza vs oportunidades ambientales.

V. Riesgos con potencial de emergencia ambiental.

VI. Gestión del riesgo, seguimiento y vigilancia.

Resultados esperados

Los resultados que el pasante espera, se ven enmarcados en el cumplimiento de los objetivos y las

actividades, así mismo en la formulación de las recomendaciones correspondientes. Los resultados

esperados serán:

• Actualización de los aspectos e impactos ambientales significativos de acuerdo al marco

normativo legal vigente.

• Identificación de los stakeholdes con mayor relevancia ambiental.

• Determinación de la relación entre las amenazas y oportunidades ambientales.

• Consolidación del documento de gestión del riesgo ambiental para la Superintendencia de

Sociedades.

• Seguimiento y control de la gestión del riesgo mediante la actualización de los indicadores.

Resultados

Capítulo I

Diagnóstico del SGA de la Superintendencia de Sociedades

Se requirió de un periodo de empalme del SGA de la Superintendencia de Sociedades, en el cual

se trabajó en las actividades rutinarias a fin de comprender su funcionamiento, adicional a esto se

realizó un análisis sobre el diagnóstico ambiental existente, para identificar los requerimientos

faltantes necesarios para la proyección de la actualización de la norma mencionada.

Dicho diagnostico pertenece al trabajo de grado titulado “Apoyo a la Gestión ambiental en la

Superintendencia de Sociedades” realizado por Kelly Johanna Castañeda Retavizca y Jessica

Mahecha Ortiz en el año 2016.

Las cuales realizaron el diagnóstico de la siguiente manera:

Metodología de cuantificación de diferencias

“Con el fin de cuantificar las diferencias entre lo establecido por la NTC-ISO-14001:2004 y las

actividades que realiza la Superintendencia de Sociedades se realizó un análisis GAP donde se

tomó cada numeral de la norma con sus respectivos requisitos y se evaluó conforme se muestra

en la siguiente Tabla”: (Castañeda & Mahecha, 2016)

Tabla 2. Parámetros de cuantificación de diferencias.

PUNTUACIONES

No existe, No se hace 0

En proceso de elaboración 30

En proceso de Validación 60

Aprobado 80

Implementado 100

“Análisis GAP ex – post ISO 14001:2015

A continuación se presenta la cuantificación del cumplimiento de requisitos de la norma ISO

14001 en su versión 2015, que servirá de base para la actualización del SGA de la Entidad y dará

inicio a su transición a la nueva versión de la norma”

Tabla 3. Matriz de cumplimiento de requisitos ISO 14001:2015

MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS ISO 14001:2015

NUMERAL DE LA NORMA REQUISITO TOTAL

PUNTOS A ALCANZAR

TOTAL PUNTOS

4. Contexto de la organización

4.1. Conocimiento de la organización y su contexto

100 80

4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las

partes interesadas 100 80

4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental

100 100

4.4. Sistema de gestión ambiental 100 100

5. Liderazgo

5.1. Acciones para tratar riesgos asociados con amenazas y

oportunidades 100 80

5.2. Política ambiental 100 100

5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

100 100

6.

Pla

nif

icac

ión

6.1. Acciones para tratar

riesgos asociados con amenazas y oportunidades

6.1.1. Generalidades 100 0

6.1.2. Aspectos ambientales significativos

100 100

6.1.3. Obligaciones de cumplimiento

100 100

6.1.4. Riesgos asociado con amenazas y oportunidades

100 0

6.1.5. Planificación de acciones 100 100

6.2. Objetivos ambientales y

planificación para lograrlos

6.2.1. Objetivos ambientales 100 100

6.2.2. Planificación de acciones para cumplir los objetivos

ambientales 100 100

7. Soporte

7.1. Recursos 100 80

7.2. Competencia 100 100

7.3. Toma de conciencia 100 80

7.4. Comunicaci

ones


7.4.2. Comunicación interna 100 100

7.4.3. Comunicación externa 100 60

7.5.Informacion

documentada


7.5.2. Creación y actualización 100 100

7.5.3. Control de la información documentada

100 80

8. Operación

8.1. Planificación y control operacional 100 100

8.2. Preparación y respuesta ante emergencias

100 60

9.

Eval

uac

ión

del

des

em

peñ

o

9.1. Seguimiento, medición, análisis y

evaluación


9.1.2 Evaluación del cumplimiento 100 100

9.2. Auditoria interna

9.2.1. Planificación de las auditorias 100 100

9.2.2. Proceso de auditoria 100 100

9.3. Revisión por la dirección 100 100

10. Mejora

10.1 No conformidades y acciones correctivas 100 100

10.2. Mejora continua 100 80

TOTAL: 3200 2780

Porcentaje de cumplimiento

86

(Castañeda & Mahecha, 2016)

En este diagnóstico se evidencia que el SGA de la Superintendencia de sociedades presenta sus

mayores deficiencias para alcanzar la actualización de la certificación de la NTC ISO14001:2015

en el numeral 6.1 Acciones para tratar riesgos asociados con amenazas y oportunidades, y en el

numeral 8.2 Preparación y respuesta ante emergencias.

Por lo cual las estrategias ambientales para la proyección hacia la actualización se enfocaran en

estos dos requisitos, fortaleciendo los procedimientos existentes y/o creando nuevos

procedimientos los cuales suplan con las necesidades de la Entidad.

Capitulo II

Caracterización de los aspectos e impactos ambientales significativos

Se emplearon herramientas tales como listas de chequeo, matrices y ecomapas que permitan

realizar una caracterización de los impactos ambientales y de este modo identificar los más

significativos.

Adicional a esto, se tomó en cuenta normatividad ambiental legal vigente, aplicable a las

actividades propias de la Entidad para todos sus procesos, los cuales se evidencian en el siguiente

mapa de procesos:

Gráfico No. 4 Mapa de procesos

Fuente: Superintendencia de Sociedades

Lista de chequeo

Inicialmente se diseñó una lista de chequeo en la cual se enlistaron todos los posibles aspectos

ambientales que se podían generar en la Superintendencia de Sociedades, los cuales se dividieron

por recursos (agua, aire suelo, paisaje, todos) y se especificó el subproceso responsable de su

generación.

Anexo No. 1 Lista de chequeo para la identificación de aspectos ambientales

Fuente: Autor

Matriz de aspectos e impactos ambientales

La evaluación de esta matriz, se llevó a cabo con base en la lista de chequeo mencionada

actualmente, esta se dividió inicialmente por regionales.

Cada regional se evaluó por labores (labores de oficina, aseo y cafetería, mantenimiento, etc.),

luego por proceso y subproceso, para continuar el aspecto que se generaba allí y su breve

descripción. Dicha herramienta es propia de la Entidad la cual adoptó y adaptó según sus

requerimientos de la matriz de aspectos ambientales emitida por la Secretaria Distrital de Ambiente

en el año 2013, por lo tanto se tomó el mismo criterio de evaluación el cual se encuentra descrito

en un procedimiento.

En la evaluación de la matriz de aspectos e impactos ambientales se evidencio que la sede de

Bogotá, por las características de sus instalaciones y la cantidad de personal es la sede que genera

impactos más significativos para el ambiente resultantes de los siguientes aspectos:

Aspectos Ambientales Significativos

Superintendencia de Sociedades

Sede Bogotá

2016

Negativos Positivos

Consumo de Agua

Consumo de Energía

Consumo de Papel

Consumo de Sustancias peligrosas

Emisiones atmosféricas por fuentes

móviles

Vertimientos de Aguas Residuales

Generación de Residuos RESPEL, RAEE y

Especiales

Donación de Recursos

Generación de Residuos Aprovechables

Consumo de Recursos reutilizables

Tabla No. 4 Aspectos Ambientales Significativos sede Bogotá

Por otra parte, las sedes regionales de la Superintendencia de Sociedades presentaron menos

aspectos ambientales significativos, los cuales generaban un impacto al ambiente en menor

magnitud.

Aspectos Ambientales Significativos

Superintendencia de Sociedades

Regionales

2016

Negativos Positivos

Consumo de Agua

Consumo de Energía

Consumo de Papel (Solo Cali)

Vertimientos de Aguas Residuales

Donación de Recursos

Generación de Residuos Aprovechables

Tabla No. 5 Aspectos ambientales Significativos Regionales

Anexo No. 2 Procedimiento para la Identificación Aspectos e Impactos Ambientales

Fuente: (Superintendencia de Sociedades, 2016)

Anexo No. 3 Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales

Fuente: Autor

Matriz Legal

Para llevar a cabo la evaluación de los aspectos ambientales de la Superintendencia de Sociedades,

se tomó en cuenta la normatividad ambiental legal vigente, la cual se resumió en una matriz

establecida por la Entidad la cual fue actualizada en el último trimestre del año 2016 por el Pasante

Julián Camilo Mosquera Marín, en donde se identificó cada norma aplicable y los numerales

pertinentes con el fin de determinar su cumplimiento y el modo en que este se hace efectivo.

Anexo No. 4 Procedimiento para la identificación de Aspectos Ambientales


Anexo No. 5 Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales

Fuente: (Mosquera, 2016)

Ecomapas

En estos mapas se localizaron los puntos en donde se presentan los aspectos ambientales más

significativos y las áreas estratégicas de gestión las son claves para atender el riesgo en momento

de materializarse.

Estos mapas se dividieron por pisos y en ellos se representó gráficamente las zonas en donde el

control operacional debe ser potencializado para mitigar los impactos ambientales significativos.

Gráfico No. 5 Ecomapa Sótano

Anexo No. 6 Ecomapas Superintendencia de Sociedades

Capitulo III

Identificación de los Stakeholders externos de mayor significancia ambiental

Se identificaron los stakeholdes que representen mayor significancia ambiental para la entidad los

cuales fueron evaluados por medio de una matriz determinando así el modo y magnitud en que

afectan al sistema de gestión ambiental.

Inicial mente se llevó a cabo la identificación de los stakeholders de la Entidad los cuales fueron

determinados en el informe de Responsabilidad Social empresarial de la Entidad en el año 2015,

los cuales son:

Ciudadanía en general

Sociedades y personas sujetas a supervisión

Servidores públicos

Contratistas

Proveedores

Otras entidades Estatales

Órganos de Control

Instituciones Universitarias

Comunidad Internacional

Medios de Comunicación

(Superintendencia de Sociedades, 2015)

En este capítulo se presenta el modo en que se llevó a cabo la identificación y clasificación de los

Stakeholders de la Superintendencia de Sociedades con mayor relevancia ambiental, con el

objetivo de determinar el modo en el que estos representan algún tipo de riesgo u oportunidad para

el Sistema de Gestión Ambiental SGA.

Identificados los Stakeholders, se describió brevemente su relación con la Entidad y se definió el

poder relativo sobre esta (Determinante o No Determinante) y el tipo de relación con la entidad

(interna o Externa) a fin de descalificar a aquellos que no fueran determinantes y que su relación

con la entidad fuera interna.

Para los Stakeholders determinantes externos, se evaluaron en una escala de 1 a 5 teniendo las

siguientes variables, para determinar su grado de significancia ambiental.

ESCALA DE CALIFICACIÓN

CALIFICACIÓN CAPACIDAD DE PARTICIPACIÓN

PODER GRADO DE

AFECTACIÓN SIGNIFICANCIA

AMBIENTAL

1 = Baja

Tiene breve influencia sobre los

procesos de en la gestión ambiental.

Personas naturales

No se ve afectado por

la gestión ambiental de

la entidad

BAJA = (1 – 15)

3 = Media

Tiene influencia indirecta sobre los procesos de

la gestión ambiental

Organizaciones privadas, público-

privadas, ONG

Se ve afectado de

manera indirecta por

la gestión ambiental de

la entidad

MEDIA = (25 – 45)

5 = Alta

Tiene influencia directa sobre los procesos de la

gestión ambiental

Organizaciones pertenecientes a alguna rama del poder y/o autoridades estatales o distritales

Se ve afectado

directamente por la gestión ambiental de

la entidad

ALTA = (75 – 125)

Tabla No. 6 Escala de calificación de los Stakeholders

Los Stakeholders con mayor significancia ambiental para la Superintendencia de Sociedades son

los órganos de control y los Contratistas-Proveedores por lo cual se procede a evaluar el aspecto

generado por las obras o actividades contratadas en el transcurso del año 2016 y las órdenes de

compra registradas a la fecha a fin de identificar las que generan mayor impacto ambiental y así

contemplarlas como riesgo u oportunidad al momento de formular las estrategias de gestión.

Para los contratistas y proveedores, por la relación contractual que tienen con la Entidad, generan

impactos al ambiente de los cuales esta es responsable indirectamente, por lo tanto fue necesario

evaluar el aspecto principal generado por estas relación contractual con las mismas variables y

criterios empleados en la matriz de aspectos e impactos ambientales de este modo:

Gráfico No. 6 Matriz de aspectos ambientales para contratistas y órdenes de compra

Anexo No. 7 Procedimiento para la evaluación de significancia ambiental de los stakeholders

externos

Fuente: Autor

Anexo No. 8 Matriz evaluación de stakeholders

Fuente: Autor

Al finalizar se consolidaron todas las organizaciones que presentan un aspecto ambiental

significativo por el servicio que presta o relación que tiene con la Entidad, las cuales fueron

identificadas en las matrices anteriores, clasificándolas entre las que por sus características

presentarían algún tipo de conflicto con la Entidad, de las que por el contrario presentarían algún

tipo de cooperación al momento de querer llevarse a cabo alguna modificación referente al tema

Ambiental en la Superintendencia.

CONFLICTO

Empresa Producto/ Servicio Aspecto Impacto Normatividad

PRECAR LIMITADA

Prestación del servicio de mantenimiento preventivo y

correctivo del parque automotor de la entidad, lo cual incluye mano de obra,

insumos, repuestos, piezas y accesorios

Generación de RESPEL

Contaminación del suelo

Decreto 4741 de 2005

BIDDA SAS

Renovar los equipos de videoconferencia mediante la

compra, instalación, configuración, puesta en

operación e integración con el Sistema actual de

videoconferencia de la Entidad y con sistema de

comunicaciones unificadas de Microsoft, de codec de videoconferencia con

funcionalidades para permitir múltiples conexiones, codecs de videoconferencia punto a

punto y unidad móvil de videoconferencia, con los

elementos de sonido e insumos respectivos; así como

los servicios de garantía, soporte y mantenimiento.

Generación de RAEE



METALICAS SR

Suministro e instalación de mobiliario y accesorios para la

adecuación de algunas dependencias de la

superintendencia de sociedades en la sede Bogotá

Generación de residuos

especiales


Resolución 541 de 1994

K10 DESIGN SAS

La adecuación física, suministro e instalación de

mobiliario y accesorios para la intendencia


especiales



FERRELECTRICA SAS

Suministro e instalación de un sistema de iluminación para el edificio sede de la entidad en la ciudad de Bogotá. fase 1

Generación de RAEE



UNION TEMPORAL

ALIANZA

adecuación física, suministro e instalación de accesorios para

algunos baños y cocinetas de la superintendencia de

sociedades

Generación de escombros



UNION TEMPORAL CC

EFICIENTE Aseo, Jardinería, Fumigación

Consumo de sustancias peligrosas

Presión sobre los recursos naturales



peligrosos



UNION TEMPORAL

OFIECPECIAL 2014

Papelería Consumo de

papel


Directiva presidencial 04

de 2012

TERPEL Combustible Consumo de combustibles

fósiles


N/A

OFERENTES presentación de propuesta Consumo de

papel


Directiva presidencial 04

de 2012

Tabla No. 7 Organizaciones Conflicto

COOPERACION

Empresa Producto/

Servicio Aspecto Impacto Normatividad

ICONTEC

Prestación del servicio de las

auditorías correspondientes a los sistemas de

gestión de calidad (SGC), seguridad de la información

(SGSI), gestión ambiental (SGA) y

centro de conciliación y arbitraje de la

superintendencia de sociedades

Consumo de recursos

Disminución en la presión sobre los

recursos NTC ISO 14001:2004


Disminución en la contaminación de suelo, aire y

agua

NTC ISO 14001:2004

Empresa gestora de residuos

aprovechables (Carpapeles)

Gestión de residuos

aprovechables

Aprovechamiento de residuos solidos

Reducción en la presión de los

recursos N/A

ARL POSITIVA

Suministro de EPP para la

atención ante emergencias ambientales

Apoyo operacional ante emergencias

ambientales

Reducción de la contaminación

ante situaciones de emergencia


Empresa de aseo (Aguas de

Bogotá)

Recolección de residuos de poda

Disposición final de residuos

Disposición adecuada de

residuos de poda N/A

Empresas de Mantenimiento

Prestación de servicio de

mantenimiento preventivo y

correctivo en la Superintendencia

de Sociedades

Mejoras a la infraestructura

Aprovechamiento eficiente de los

recursos N/A

PRECAR LIMITADA

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DEL PARQUE

AUTOMOTOR DE LA ENTIDAD, LO CUAL INCLUYE

MANO DE OBRA, INSUMOS,

REPUESTOS, PIEZAS Y

ACCESORIOS

Bogotá

Certificado revisión Técnico-

Mecánica de gases

Reducción en la contaminación

atmosférica

Tabla No. 8 Organizaciones Cooperación

Capitulo IV

Riesgos con potencial de amenaza vs oportunidades ambientales

Una vez se contó con los stakeholders externos plenamente identificados, se llevó a cabo un

análisis de las amenazas vs oportunidades mediante las herramientas MEFI (Matriz de Evaluación

de Factores Internos) y MEFE (Matriz de Evaluación de Factores Externos) las cuales sirvieron de

base para el diseño de la matriz DOFA en donde se determinaran las estrategias necesarias para

llevar a cabo su gestión.

En la matriz DOFA se cruzaran los potenciales de conflicto o cooperación (Amenazas y

oportunidades) con los aspectos ambientales significativos (Fortalezas o debilidades).

Dichas estrategias de gestión se enfocaran en potencializar las fortalezas de la Entidad o a

contrarrestar las debilidades de la misma.

Si la estrategia de gestión busca el cumplimiento de la Normatividad legal vigente, se considerara

como una estrategia de gestión del riesgo con potencial de amenaza, en cambio, si esta busca la

mejora continua del SGA bajo ninguna regulación normativa, será considerada como una

estrategia de gestión de oportunidad.

Matriz de Evaluación de Factores Externos MEFE

Factor Externo Clave

variables ponderaciones Clasificación Resultado Ponderado

Empresa gestora de residuos

aprovechables (Carpapeles)

Oportunidad 0,1 4 0,4

Empresa de aseo (Aguas de Bogotá)


Oferentes Oportunidad 0,1 4 0,4

ARL POSITIVA Oportunidad 0,1 3 0,3

ICONTEC Oportunidad 0,1 4 0,4

Organismos de Control

Amenaza 0,1 1 0,1

UNION TEMPORAL

CC EFICIENTE


Contratistas de

mantenimiento


Fundaciones Oportunidad 0,1 4 0,4

Entidades certificadoras de revisión de

gases vehículos


Total 1 34 3,4

Tabla No. 9 Matriz MEFE

La Matriz MEFE determina que el resultado ponderado es de 3,4 lo que indica que la Entidad se

desempeña en un ámbito en donde abundan las oportunidades ambientales, lo que indica que existe

alto potencial de fortalecimiento del SGA.

Matriz de Evaluación de Factores Internos MEFI

Factor Interno Clave

variables ponderaciones Clasificación Resultado Ponderado

Consumo de Agua

Debilidad 0,1 1 0,1

Consumo de Energía

Debilidad 0,1 1 0,1

Consumo de Papel

Debilidad 0,1 1 0,1

Consumo de Sustancias Peligrosas

Debilidad 0,1 2 0,2

Generación de residuos RESPEL, RAEE y

Especiales

Debilidad 0,1 2 0,2

Vertimientos Debilidad 0,1 2 0,2

Donación de recursos

Fortaleza 0,1 4 0,4


aprovechables

Fortaleza 0,1 4 0,4

Emisiones de gases por

fuentes móviles

Debilidad 0,1 2 0,2

Consumo de Recursos

aprovechables

Fortaleza 0,1 4 0,4

Total 1 23 2,3

Tabla No. 10 Matriz MEFI

La Matriz MEFI determina una puntuación ponderada de 2,3, lo que indica que por sus aspectos

ambientales, la Entidad cuenta con un SGA medianamente débil, el cual fortalecer mediante la

implementación de controles operacionales y fortalecimiento de sus aspectos ambientales

positivos.

Matriz DOFA

DEBILIDADES FORTALEZAS

1. Consumo de Agua

2. Consumo de Energía

3. Consumo de Papel

4. Consumo de Sustancias Peligrosas

5. Generación de residuos RESPEL, RAEE y

Especiales

6. Vertimientos

7. Emisiones de gases

1. Donación de recursos

2. Generación de residuos aprovechables

3. Consumo de Recursos reutilizables

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Empresa gestora de residuos aprovechables

(Carpapeles)

2. Empresa de aseo (Aguas de Bogotá)

3. Oferentes

4. ARL POSITIVA

1. Órganos de Control

5. ICONTEC

6. Contratistas de mantenimiento

7. Fundaciones

8. Unión Temporal CC Eficiente

9. Entidades certificadoras de revisión de gases

vehículos

Tabla No. 11 DOFA

En la Tabla No. 11, se evidencian las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas

identificadas tras la evaluación de stakeholders y la de aspectos ambientales.

Partiendo de la relación de estos factores se diseñaron las siguientes estrategias en donde se

traducen posteriormente al riesgo que representa y se clasifica si este es potencial de amenaza u

oportunidad:

Estrategias D.O Riesgo Amenaza Oportunidad

Realizar contratación de mantenimiento

para instalar equipos coeficientes en la

superintendencia de sociedades a nivel

nacional y así dar mayor aprovechamiento

en cuanto al consumo de agua y energía.

(D:1,2 – O:6)

Optimización de

recursos

X

Adicionar al pliego de condiciones como

requisito a todas las personas naturales y

jurídicas interesadas en establecer una

relación contractual con la entidad, que

presente sus propuestas con un tipo de letra

que no supere un tamaño de 12 para textos

diferentes a los títulos, e imprima por ambas

caras de la hoja. (D:3 – O:3)

Generación de altos

volúmenes de papel

provenientes de las

propuestas de

contratistas

presentadas en cada

licitación

X

Fortalecer el control sobre los trámites

legales ambientales que los contratistas

deben presentar a la Entidad antes, durante

Cumplimiento de los

trámites legales

ambientales por

X

y después de la ejecución del proyecto.

(D:5, - O:6)

parte de los

contratistas

Implementar sistemas de control para

mantener disponible y de fácil acceso toda

la información referente a la revisión

técnico mecánica de gases de los vehículos

pertenecientes a la Entidad. (D:7 –O:9)

Control sobre la

evidencia de los

certificados de

revisión técnico-

mecánica de gases

de los vehículos

pertenecientes a la

Entidad

X

Solicitar asesoría de la ARL para

complementar y fortalecer las acciones

diseñadas en la atención de las posibles

situaciones de emergencia ambiental en la

Entidad. (D: Todas – O:4)

Garantizar que el

personal cuente con

los elementos de

protección personal

adecuados para

atender las

Emergencias

Ambientales en

todas las sedes de la

Entidad

X

Establecer parámetros de uso y consumo

sostenible al momento de realizar la

contratación del servicio de fumigación, en

donde se especifique el uso de plaguicidas

y prácticas amigables con el ambiente.

(D:4,5 – O:8)

Contaminación por

el uso de plaguicidas

X

Establecer parámetros de uso y consumo

sostenible al momento de realizar la

contratación del servicio de aseo con el

objetivo de que este emplee insumos

amigables con el ambiente. (D:4,5,6 – O:8)

Contaminación por

uso de insumos de

aseo altamente

tóxicos

X

Llevar a cabo seguimiento y control sobre

los residuos especiales de poda generados y

facturados por la empresa de Aseo. (D:5 –

O:2 )

Control sobre la

frecuencia de

solicitud del servicio

de recolección de

residuos especiales

de poda

X

Tabla No. 12 Estrategias D.O

Estrategias F.O Riesgo Amenaza Oportunidad

Establecer vínculos o relaciones con

distintas fundaciones que por su

actividad puedan hacer uso o

aprovechamiento de los recursos de la

entidad disponibles a donación y así

prolongar su vida útil.(F:1,2 – O:7)

Creación y

fortalecimiento de

alianzas con distintas

fundaciones

X

Aprovechar las herramientas y guías

técnicas emitidas por el ICONTEC para

reforzar los distintos procedimientos

pertenecientes al SGA (F:1,2,3 – O:5)

Uso de GTC para el

fortalecimiento del

SGA

X

Diseñar los procesos necesarios que

permitan el fortalecimiento del SGA,

tomando como base una o más NTC

emitidas por el ICONTEC. (F:2,3 – O:5)

Certificación de

diferentes Normas

Técnicas Colombianas

NTC

X

Solicitar acompañamiento de la empresa

gestora de residuos aprovechables en pro

de optimizar el proceso de separación en

la fuente. (F:2,3 – O:1)

Separación eficiente en

la fuente X

Tabla No. 13 Estrategias F.O

Estrategias D.A Riesgo Amenaza Oportunidad

Es necesario habilitar un espacio en la

Intranet en donde los contratistas puedan

dejar evidencia de la documentación en

cuanto a trámites ambientales legales

requeridos por la normatividad legal

vigente para la ejecución de su proyecto,

de modo que esta información esté

disponible y de fácil acceso al momento

de ser solicitada por un organismo de

control. (D:5 – A:1)

Disponibilidad y fácil

acceso a la

documentación soporte

de los trámites legales

ambientales

presentados por los

contratistas, solicitados

en el contrato

X

Implementar las medidas o actividades

necesarias establecidas por los Entes de

control, así como los trámites

ambientales determinados por la

normatividad legal vigente, a fin de

mitigar y dar seguimiento a la carga

contaminante emitida por la Entidad.

(D:5,6,7 – A:1)

Cumplimiento de la

normatividad ambiental

legal vigente referente a

emisiones atmosféricas,

vertimientos y gestión

de residuos generados

en la Entidad

X

Solicitar la asesoría y acompañamiento

de los organismos de control con el

objetivo de llevar a cabo una adecuada

gestión ambiental (D: Todas – A:1)

Cumplimiento de los

lineamientos

establecidos por los

Organismos de Control

X

en cuanto a cualquier

actividad que la Entidad

realice y pueda alterar o

modificar el ecosistema

Tabla No. 14 Estrategias D.A

Estrategias F.A Riesgo Amenaza Oportunidad

Exponer las acciones ambientales

positivas de la Entidad con el fin de dar

a conocer a los organismos de control el

compromiso que se tiene con el ambiente

para que este sea destacado y resaltado

por los entes pertinentes como referencia

para otras organizaciones. (F: Todas –

A:1)

Reconocimiento de los

logros obtenidos por la

Sistema de Gestión

Ambiental

X

Tabla No. 15 Estrategias FA

Anexo No. 9 Matriz DOFA

Fuente: Autor

Matriz de valoración de riesgos y oportunidades ambientales:

Una vez identificados los riesgos y clasificados según su potencial de amenaza u oportunidad, se

procedió a evaluarlos mediante la matriz de riesgos o de oportunidades según corresponda, a fin

de valorarlos y representar su importancia en un mapa de calor.

Después de la valoración de todos los riesgos con potencial de amenaza, se determinó que el

principal riesgo ambiental para la Entidad es “Cumplimiento de los trámites legales ambientales

por parte de los contratistas” por ende, dicho riesgo se le debe hacer gestión, seguimiento y control

mediante acciones acordes a la normatividad legal vigente y los trámites correspondientes

establecidos por las autoridades competentes.

Por otra parte, mediante la Matriz de valoración de oportunidades ambientales, se determinó que

la Entidad cuenta con una gran variedad de oportunidades las cuales tienen gran potencial para

fortalecer su SGA, lo que significa que por su probabilidad e impacto positivo al ambiente

contribuyen al cumplimiento de los objetivos ambientales, garantizando de este modo la mejora

continua.

Anexo No. 10 Matriz de riesgos y oportunidades ambientales

Anexo No. 11 Procedimiento para la valoración de riesgos ambientales

Anexo No. 12 Procedimiento para la valoración de oportunidades ambientales

Fuente: Autor

Capítulo V

Riesgos con potencial de emergencia ambiental

Una vez identificados y valorados los riesgos y oportunidades ambientales de la Superintendencia

de sociedades, se procedió a identificar aquellas situaciones potenciales de emergencia que se

puedan presentar en la Entidad con el objetivo de diseñar las acciones preventivas, correctivas y/o

de mitigación necesarias para aplicar al momento de que se llegase a materializar una emergencia

ambiental.

Siendo así, en conjunto con el Líder Ambiental, el Coordinador del Grupo Administrativo y los

Líderes pares se llevó a cabo una reunión vía telefónica en la cual se establecieron las posibles

situaciones potenciales de emergencia ambiental, teniendo en cuenta las características de las

instalaciones de cada sede y la cantidad de funcionarios con la que cada una cuenta.

De este modo se llegó a la conclusión que las situaciones potenciales de emergencia ambiental que

se pueden llegar a presentar son:

Emisiones atmosféricas por incendio

Generación de escombros por incendio

Fuga de gas natural

Suspensión servicio de recolección de residuos sólidos no peligrosos

Derrame de sustancias químicas

Taponamiento de tuberías de aguas negras

Rompimiento de tuberías de agua potable

Fuga de gas refrigerante de aire acondicionado

Generación de vectores y plagas por Acumulación de residuos especiales (poda)

Estas situaciones fueron posteriormente valoradas bajo tres (3) criterios los cuales son

probabilidad, consecuencia y control. Siguiendo así el procedimiento establecido por la Entidad

“Manual para respuesta ante Emergencias ambientales”.

Anexo No. 13 Manual para respuesta ante Emergencias ambientales


Anexo No. 14 Anexo No. 13 Análisis de Riesgos Emergencias Ambientales 2016

Fuente: Autor

Posteriormente, se llevó a cabo un simulacro en cada regional según el evento de emergencia más

significativo para cada una; para este simulacro se diseñó un caso hipotético el cual debía ser

atendido por el Líder par, Líder ambiental, funcionarios de mantenimiento, funcionarios del

servicio de aseo y cafetería, etc. Según correspondiera.

Para el caso de Bogotá se llevó a cabo un simulacro de atención al evento de “Generación de

vectores y plagas por Acumulación de residuos especiales (poda)”.

Anexo No. 15 Acta de reunión simulacro de Bogotá


Anexo No. 16 Guion simulacro Bogotá

Fuente: Autor

Anexo No. 17 Acta ejecución simulacro de Bogotá


Después de la Auditoria llevada a cabo el día 07 de octubre de 2016 por el ICONTEC, se procedió

a diseñar las acciones preventivas, correctivas y/o mitigación para todos y cada una de las

situaciones potenciales de emergencia ambiental.

Para estas se diseñaron las acciones que se deben llevar a cabo antes de que se materialice la

emergencia y los pasos a seguir durante y después del suceso, adicional a esto, la Líder del Sistema

de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, a partir de una reunión en conjunto con la Líder

ambiental y sus pasantes, aporto las precauciones que desde el enfoque de salud ocupacional,

debían tener en cuenta los funcionarios que participaran en la atención del evento.

Gráfico No. 7 Diseño de acciones para la atención de emergencias ambientales

Estas acciones fueron diseñadas por el autor del presente documento que bajo la aprobación de la

Líder ambiental, socializó al Coordinador del Grupo Administrativo para que posteriormente estas

fueran publicadas en la Intranet de la Entidad mediante un Banner, con el fin de que el 100% de

los funcionarios tuvieran acceso a esta información.

Gráfico No. 8 Banner Emergencias ambientales

Gráfico No. 9 Socialización emergencias ambientales

Anexo No. 18 Acciones Emergencias Ambientales Superintendencia de Sociedades

Fuente: Autor

Capítulo VI

Gestión del riesgo, seguimiento y vigilancia

Finalmente, identificados los aspectos ambientales más significativos de la Entidad, los

stakeholders que representan mayor relevancia bajo el marco ambiental para la Entidad y el modo

en que estos afectan o se ven afectados por el SGA, se identificaron los riesgos según la interacción

entre los dos factores anteriormente mencionados, estos riesgos fueron valorados para determinar

su nivel de importancia.

Posteriormente se identificaron las posibles situaciones de emergencia ambiental que se pueden

presentar en la Entidad, las cuales fueron evaluadas con el fin de determinar cuáles son las más

significativas y a que sedes pueden afectar en mayor magnitud, para así, diseñar los mecanismos

de atención apropiados de modo que el riesgo de que estas situaciones se materialicen fuera

contrarrestado por acciones preventivas, y/o atendido mediante acciones de mitigación y

corrección.

Estas estrategias de gestión del riesgo fueron consolidadas en un documento para la

Superintendencia de Sociedades el cual se denominó “Manual para la Gestión del Riesgo

Ambiental”, el cual fue diseñado teniendo en cuenta los formatos de calidad establecidos por la

Entidad y las observaciones y correcciones determinadas por la Líder Ambiental y la Directora

Interna de la Pasantía.

Anexo No. 19 Manual para la Gestión del Riesgo Ambiental

Fuente: Autor

Con el objetivo de llevar a cabo un adecuado seguimiento de la gestión efectuada, se tomaron

como base los aspectos ambientales significativos para los cuales se manejaron los siguientes

indicadores propios de la Superintendencia de Sociedades:

Consumo de agua

Nombre del indicador: Índice de Consumo de Agua ICA

Objetivo del indicador: Medir el consumo de agua bimestral comparado con el mismo periodo

de tiempo en el año anterior.

Meta: reducción del 3%.

Formulación del indicador: 𝐈𝐂𝐀 = [𝑪𝑨𝑩−𝑪𝑩𝑨

𝑪𝑩𝑨]*100

Definición de las variables: CAB: Consumo Actual Bimestre (mᶾ); CBA: Consumo mismo

Bimestre Año Anterior (mᶾ).

Frecuencia de medición: Bimestral

Periodo de Análisis: Anual

Gráfico No. 10 Índice ICA

0

20

40

60

80

100

1 2 3 4 5 6

% IC

A

Bimestre

ICA: Indcador de Consumo de Agua (%)

ICA

Meta de Ahorro (3%)

Análisis: A la fecha de 19 de Diciembre de 2016, por periodo de facturación, solo se cuenta con

los registros completos de consumo de agua para los primeros cuatro (4) bimestres, por lo tanto el

análisis se llevara a cabo únicamente sobre este periodo. Basado en los datos arrojados por los

indicadores, se evidencia que se superó satisfactoriamente el objetivo de reducción, ya que este

era de un 4% y la reducción alcanzada fue de un 24%. Sin embargo hay que tener en cuenta que

la Regional de Barranquilla trasladó su sede y por ende no pudo reportar el consumo generado

para el cuarto bimestre, adicional a esto los datos base de los dos (2) primeros bimestre de consumo

de agua de Bogotá son inciertos, ya que para esas fechas el consumo de agua era elevado y

constante, no se contaba con una medición real. Debido a esto, se recomienda mantener el mismo

objetivo de reducción para el próximo año.

Consumo de Energía Eléctrica

Nombre del indicador: Índice de Consumo Energético ICE

Objetivo del indicador: Comparar el consumo de energía eléctrica trimestral con respecto al

consumo del mismo trimestre en el año anterior.

Meta: reducción del 5%.

Formulación del indicador: ICE=[𝑪𝑨𝑻−𝑪𝑻𝑨

𝑪𝑻𝑨] ∗ 𝟏𝟎𝟎

Definición de las variables: CAT: Consumo Actual Trimestre (KW); CTA: Consumo mismo

Trimestre Año Anterior (KW)

Frecuencia de medición: Trimestral


Grafico No. 11 Índice ICE

Análisis: A la fecha de 19 de diciembre de 2016, por periodo de facturación, solo se cuenta con el

registro de consumo completo hasta el tercer trimestre, por lo tanto el análisis se lleva a cabo

únicamente sobre este periodo. Teniendo en cuenta esto, se deduce que la Superintendencia de

Sociedades, ha cumplido la meta establecida de reducción de consumo energético

satisfactoriamente, puesto que la meta era reducir un 5%, y la reducción evidenciada fue de

11,35%, cabe aclarar que la regional de Barranquilla no contó con los registros de consumo para

el tercer trimestre puesto que trasladó su sede y por este periodo no se logró instalar un medidor

independiente, lo cual representa un aumento en la reducción por encima de lo esperado, pero aun

así, esto no genera una modificación determinante para el alcance del objetivo. Sin embargo, se

recomienda seguir con la misma meta de reducción para el próximo año.

0,00

10,00

20,00

30,00

40,00

50,00

1 2 3 4

% IC

E

TRIMESTRE

ICE: Indicador Consumo Energético (%)

ICE

Meta de Reducción

Consumo de papel

Actualmente el seguimiento al consumo de papel en la Superintendencia de Sociedades está a

cargo del Grupo de Gestión Documental, aun así, en el Manual para la gestión del riesgo, se

propuso una estrategia de oportunidad para la reducción del consumo de papel que consiste en

adicionar al pliego de condiciones como requisito a todas las personas naturales y jurídicas

interesadas en licitar con la entidad, que presente sus propuestas con un tipo de letra que no supere

un tamaño de 12 para textos diferentes a los títulos, e imprima por ambas caras de la hoja.

Para la presentación de las propuestas de licitaciones, la entidad exige el documento original y una

copia para que la revisión de este sea más práctica y rápida; ya que el proceso de revisión va a

cargo de varias dependencias.

Anexo No. 20 Pliego de condiciones - Licitación pública 06 de 2016


Tomando como ejemplo la Licitación pública No. 06 de 2016 “PRESTACIÓN DEL SERVICIO

DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA CON MEDIOS TECNOLÓGICOS PARA LOS

INMUEBLES SEDE DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES”

Anexo No. 21 Acta de cierre - licitación pública 06 de 2016


# DE PROPUESTAS CANTIDAD DE FOLIOS

42 propuestas de licitación Pública

Original Copia

12.371 12.051

Total de Folios 24.422 Tabla No. 16 Folios propuesta de licitación 06 de 2016

En este proceso de licitación, durante la presentación de propuestas, se gastaron un máximo de

24.422 hojas equivalentes a 28,5 Resmas de papel.

Para el año 2015, se llevaron a cabo 53 procesos de licitación, en donde las condiciones de

consumo de papel fueron similares, lo que genera un impacto ambiental significante.

(Superintendencia de Sociedades, 2015)

Con la implementación de esta propuesta se pretende reducir este consumo de los usuarios externos

en un 50%, fortaleciendo el compromiso ambiental de la entidad y mitigando los impactos

generados.

De este modo, estas serían las especificaciones del indicador:

Nombre del indicador: Índice de Consumo de Papel de Usuarios Externos ICPUE

Objetivo del indicador: Comparar el total de folios presentados en todas las propuestas de

licitación con el número de hojas empleadas en estos documentos.

Meta: reducir el 40% del consumo de papel por parte de los usuarios externos.

Formulación del indicador: ICPUE=[𝑪𝑯𝑳−𝑻𝑭𝑳

𝑻𝑭𝑳] ∗ 𝟏𝟎𝟎

Definición de las variables: CHL: Consumo hojas empleadas en las licitación (mes); TFL: Total

de folios por Licitación (mes)

Frecuencia de medición: Semestral


Consumo de Sustancias peligrosas

El consumo de sustancias peligrosas se ve reflejado especialmente en el uso de insecticidas al

momento de llevar a cabo las fumigaciones a cada sede, la frecuencia de estas, están establecidas

en el documento denominado “Protocolo para el Control de Vectores (PROCOVE)”.

Las fumigaciones en dicho documento se establecieron así:

Barranquilla: una (1) vez al año

Bogotá: Dos (2) veces al año

Bucaramanga: una (1) vez al año

Cali: una (1) vez al año

Cartagena: Dos (2) veces al año

Manizales: una (1) vez al año

Medellín: una (1) vez al año

Esta frecuencia se basó en “el tipo de actividad que se lleva a cabo en la Superintendencia de

Sociedades, su ubicación teniendo en cuenta las Intendencias Regionales y el tipo de residuos que

se generan y almacenan”. (Superintendencia de Sociedades, 2016)

Este protocolo no cuenta con un indicador establecido por lo tanto se propone el siguiente:

Nombre del indicador: Índice de fumigaciones realizadas IFR

Objetivo del indicador: llevar a cabo todas las fumigaciones programadas en el año.

Meta: cumplir con el 100% de las fumigaciones programadas.

Formulación del indicador: IFR=[𝑭𝑷−𝑭𝑹

𝑭𝑹] ∗ 𝟏𝟎𝟎

Definición de las variables: FP: fumigaciones programadas (año); TFL: Total de fumigaciones

realizadas (año)

Frecuencia de medición: Anual


Generación de residuos peligrosos

Nombre del indicador: Índice de cuantificación de residuos peligrosos IRP

Objetivo del indicador: cuantificar los residuos peligrosos generados en la entidad.

Meta: Identificar y cuantificar el 100% de los residuos peligrosos generados.

Formulación del indicador: IRP=(RPI/ RPG)*100

Definición de las variables: RPI: Kg residuos peligrosos identificados RPG: Kg de residuos

peligrosos generados

Frecuencia de medición: Mensual


Gráfico No. 12 Índice de residuos peligrosos

0,00

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC

Meses

IRP

IIRP…

Análisis: Se identificó plenamente el 100% de los residuos peligrosos generados en el año 2016 a

mes de noviembre, si disposición final se llevará a cabo en el mes de Enero del año 2017, ya que

según el decreto 4741 de 2005 “Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y manejó de

los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral” en el parágrafo 1°

del art. 10 determina que “El almacenamiento de residuos o desechos peligrosos en instalaciones

del generador no podrá superar un tiempo de doce (12) meses”. (Decreto 4741 , 2015)

Anexo No. 22 Control interno RESPEL

Fuente: Autor

Emisiones Atmosféricas por fuentes móviles

Nombre del indicador: Índice de emisiones móviles

Objetivo del indicador: Garantizar calidad del aire en cuanto a emisiones móviles.

Meta: Cumplir el 100% de los mantenimientos.

Formulación del indicador: IEM=(NVRT/ NVTA)*100

Definición de las variables: NVRT: Número de Vehículos con Revisión Tecno mecánica;

NVTA: Número de Vehículos Totales

Frecuencia de medición: Semestral


Gráfico No. 13 Índice de Emisiones Móviles

Análisis: Según el art. 202 del Decreto 019 de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o

reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración

Pública", todos los automóviles deben hacer su revisión técnico-mecánica a partir del sexto (6) año

posterior a su matrícula, y para motos esta revisión debe realizarse solo desde el segundo (2) año.

Así las cosas, la moto con placa OJO70D es modelo 2015 por lo tanto no requiere revisión técnico

mecánica por ahora, los autos de placas OBH519 y OBI791 son modelo 2011 por lo tanto a la

fecha tampoco requieren revisión. La revisión técnico mecánica de los 4 vehículos restantes se

encuentran al día los cuales corresponden a las placas OBH181, OBH187, OBG145 y OBH186.

(Decreto 019, 2012)

Anexo No. 23 Gestión Interna RESPEL y Emisiones atmosféricas

Fuente: Superintendencia de sociedades/ Autor

0,0010,0020,0030,0040,0050,0060,0070,0080,0090,00

100,00

ENE JUL

Meses

IEM

IEM (%)

Generación de residuos aprovechables

Nombre del indicador: Índice de Residuos Reciclables

Objetivo del indicador: Contabilizar los residuos sólidos reciclables generados sede Bogotá que

podrán ser aprovechados posteriormente.

Meta: Separar como mínimo el 10% de los residuos generados en la sede de Bogotá.

Formulación del indicador: IRR=(RSR

RnPG) *100

Definición de las variables: IRR-Indicador de Residuos Reciclables (%); RSR: Kg Residuos

Sólidos Reciclables mes actual; RnPG: Kg Residuos no Peligrosos Generados mes actual

Frecuencia de medición: Mensual


Gráfico No. 14 Índice de Residuos Reciclables

Análisis: se evidencia que la meta residuos reciclables recuperados se superó de manera exitosa,

puesto que el objetivo era recuperar al menos el 10% de los residuos generados y el indicador

arrojó un 27,31%. Es por esto, que se recomienda aumentar esta meta en un 15% con el fin de

fortalecer el Sistema de Gestión Ambiental y garantizar de este modo su mejora continua.

11,16 10,34 11,30

36,52

23,2826,64

33,0836,89 36,90 34,97 34,43 32,18

10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10

0,00

10,00

20,00

30,00

40,00

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC

IRR

(%

)

IRR (%)

Residuos solidos reciclables (%) Meta (10%)

Para finalizar, en la etapa informativa se llevara a cabo una socialización de resultados y su

retroalimentación con las partes interesadas de la pasantía en la que se tendrán en cuenta las

revisiones periódicas y observaciones hechas por las dos directoras durante el desarrollo de la

etapa analítica.

Anexo No. 24 indicadores Energía, Agua y Residuos

Autor: Superintendencia de Sociedades/ Autor

Conclusiones

El Sistema de Gestión Ambiental de la Superintendencia de Sociedades se ha destacado por ser

un sistema sólido el cual busca cada vez fortalecer más sus procesos, por lo tanto el

cumplimiento de las estrategias diseñadas, permitirá que este garantice su mejora continua

mediante optimización de recursos y procesos, contribución a la protección del medio ambiente

y con esto alcanzar mayor eficacia en sus resultados.

La identificación de los aspectos ambientales significativos de la Entidad es fundamental para

alcanzar los objetivos establecidos en el Sistema de Gestión Ambiental, por otra parte reconocer

los aspectos ambientales significativos generados por los contratistas al momento de prestarle

sus servicios, es clave, ya que con esto se garantiza un mayor compromiso con el ambiente y

adicional a esto se reducen las probabilidades de ser sancionados o multados por omisión de

trámites establecidos por la normatividad legal vigente o por las autoridades estatales y/o

distritales competentes.

El cumplimiento de la normatividad legal vigente y de los trámites establecidos por las

autoridades competentes, por su naturaleza, son de obligatorio cumplimiento, pero también

hay acciones, las cuales no son legalmente obligatorias pero por sus características son

fundamentales; como lo son aquellas estrategias que buscan la prevención y atención de

situaciones de emergencia ambiental con el fin de que el impacto que se genere al ambiente

pueda ser mitigado de manera práctica, rápida y eficazmente.

Por otra parte, existen estrategias de gestión las cuales no son obligatorias y quizá tampoco se

consideren fundamentales, pero es necesario que la Entidad las ejecute ya que buscan

fortalecer su Sistema de Gestión Ambiental. Estas estrategias son consideradas Oportunidades

ya que su objetivo no es solo el cumplimiento de la normatividad, sino que también buscan la

mejora continua mediante la optimización de recursos, mayor eficiencia en los procesos, y

potencializar las fortalezas.

El hecho de que la Superintendencia de Sociedades emplee los mecanismos necesarios para

demostrar su compromiso con el medio ambiente, como lo es buscar la actualización de su SGA

es de gran importancia ya que promueve una gestión responsable ante otras organizaciones

homogéneas y así la construcción de un futuro ambientalmente más sostenible.

La protección y conservación del medio ambiente es un deber y derecho de todos, es por esto,

que aunque es de gran importancia que las organizaciones ejecuten procesos de alta magnitud

con este fin, es necesario que todas las personas independientemente del rol que desempeñen

en la sociedad, también se personalicen de la situación y con pequeñas acciones empecemos a

dar el cambio que necesita la naturaleza para así convivir en un mundo mejor.

Recomendaciones

Para que la Entidad fortalezca su SGA y se acerque más a la actualización de no la NTC ISO

14001:2004 a la versión 2015 es recomendable implementar en su totalidad o al menos en un

alto porcentaje las estrategias diseñadas en el Manual para la Gestión del Riesgo ya que en este

se plasman aquellas acciones, tramites y procesos necesarios para combatir las debilidades,

potenciales amenazas y situaciones de emergencia identificadas y las necesarias para

potencializar las fortalezas y aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno a la Entidad.

Por otra parte se debe ser consiente que para el cumplimiento de estos objetivos es necesario

que la responsabilidad no recaiga en una sola cabeza sino que el líder del sistema cuente con

apoyo profesional capacitado de manera permanente, de modo que se complementen los roles

y se compartan las responsabilidades.

Por último, es fundamental tener presente que la protección de medio ambiente es un tema

serio y muy importante, por ende es necesario que la inversión monetaria para su mejora

continua sea la apropiada de modo que los procesos que se lleven allí acabo no se vean

interrumpidos por falta de presupuesto.

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