LAS RRPP, Qué son?Son un conjunto de acciones de comunicación coordinadas, planificadas y sostenidas en el tiempo, con el objetivo principal de fortalecer vínculos con los distintos públicos, persuadiendo, informando y escuchándolo para lograr consenso, aceptación fidelidad y apoyo respecto de las acciones presentes y futuras, a fin de posicionar una buena IMAGEN, de la empresa.

Qué hacen?

• Buscan insertar a las organizaciones dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses

• Vinculan la empresa con los públicos • Implican una política de puerta abierta.

Planeamiento de Programa de las RRPP

Cómo se organiza un programa de RRPP.

• La función de RRPP se organiza en la práctica de igual manera que cualquier otra tarea de la organización. (Comercialización, manufactura, finanzas, o para la marcha adecuada de la actividad pública o de un comerciante).

Sus pasos básicos son:

Empresa

Control y evaluación

Identificación de públicos

Investigación de los hechos

Reunión de información

Establecimiento de recursos

Estrategias

Fijación de objetivos

Presupuesto

Planificación

Medios de comunicación Tiempos previstos

Características de la empresa

Comunicaciones

Fases de programa

1) Fijación de objetivos:

• El objetivo es: algo que se quiere conseguir.• Objetivos de las Relaciones Públicas:

Teniendo en cuenta la clasificación anterior de los públicos, los objetivos de las relaciones públicas se dividen en:

Objetivos con los públicos internos. Objetivos con los públicos externos.

• Objetivos con los públicos internos:

Lo que se prioriza fundamentalmente, con referencia a los públicos internos, es la formación o constitución del llamado "grupo empresa", es decir, que la totalidad de los integrantes de la organización, desde el más elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerárquico, constituyan un grupo, en el auténtico sentido de la palabra "grupo

• Objetivos con los públicos externos:

Básicamente son dos los objetivos a ser perseguidos por las relaciones públicas con referencia a los públicos externos:

Proyectar una imagen positiva en dichos públicos haciendo que los mismos experimenten simpatía hacia nuestra empresa o institución y nos brinden su apoyo y comprensión.

Lograr, por medio de un dialogo permanente, la concordancia de intereses entre la organización y sus diversos públicos para beneficio de ambas partes.

Promoción de actividades Atención y

Imagen

Proyección de la empresa

satisfacción de los clientes

Práctica de buenas relacionesCon proveedores

Mantenimiento de la información

Integración del personal

Objetivos de la empresa para lograr la proyección social

El establecimiento de objetivos puede responder a dos circunstancias principales: (acciones)

• Ofensivas: tendientes a alcanzar metas y fortalecer el desarrollo general de la empresa, su práctica responde a logros proyectados.(Imagen de la empresa en la comunidad)

Preventivos: dirigido a atender situaciones surgidas en el seno de la empresa. (relaciones humanas entre Dptos. De la empresa)

Defensivos: estos surgen cuando se hace necesario la práctica de estrategias que impidan la propagación de hechos o información negativos para la empresa.(por ejemplo: brindar toda la información en caso de un accidente dentro de la empresa)

Los objetivos se deben fijar y delinear en función de las posibilidades de la empresa, sin superposiciones, interferencias y sus tiempos deben ser estimados en cortos medianos y largos plazos, según los requerimientos que se persiguen.

2) Características de la empresa:

• Toda labor de RRPP tiende generalmente a acercar, informar, interrelacionar la empresa con quienes la integran y con los sectores externos que se encuentran ligados a esta.

Aquí debemos considerar:

• Su filosofía

• Su carácter

• Su proyección

• Su ubicación geográfica

• Fines y propósitos de la empresa

• Momento social, político o económico.

Filosofía:• El profesional de RRPP no debe limitar su

labor a saber sólo lo que hace la empresa y para quien lo realiza.

• Es necesario e importante que penetre en lo que constituye la esencia misma de la empresa, lo que hace a su espíritu y lo que representa en el contexto.

• Esta filosofía personifica todas las acciones de la empresa y se proyecta tanto hacia adentro como hacia fuera.

Carácter:• Toda empresa consta de un grupo humano

con características, costumbres, niveles e intereses propios y comunes que la identifican.

• Es importante que los objetivos de las RRPP se coordinen y adecuen con la idiosincrasia, del personal, su grado de capacitación, estilo de vida, asimilación, dedicación y necesidades para posibilitar la armónica interrelación y un fluido y dinámico planeamiento del programa.

Proyección:

• Cada empresa tiene su propia particularidad, problemas, necesidades, grupos humanos y características.

• Los principales factores que gravitan la acción de la empresa en el medio: el personal, los públicos externos, y la propia empresa.

Ubicación geográfica:• Este es otro factor de gravitación en el

planeamiento de un programa de RRPP, ya que el área de acción de una empresa no es la misma de acuerdo al lugar dónde está ubicada, por ejemplo: una se encuentra en Jardín América, otra se encuentra en Posadas (con algunas sucursales) y la otra en Capital Federal con proyecciones internacionales.

• Las tres venden los mismo, (empresa de transporte), pero sus exigencias sociales y necesidades promocionales en virtud de sus públicos no son iguales, esto evidencia la importancia que tiene la fijación de los objetivos por parte del área de RRPP dependiendo de la zona y la proyección de actividades de la empresa.

Fines o propósitos de la empresa: • La incorporación de las RRPP en la empresa

supone la decisión de quienes tienen a su cargo la conducción de la organización, de afianzar y consolidar su desarrollo humanístico y social.

• Es importante conocer cómo es y cómo se desenvuelve la organización en el medio.

• La organización puede responder a propósitos industriales, comerciales, benéficos, previsionales, asistenciales y sus actividades pueden estar ligadas a la fabricación, comercialización, venta, promoción, atención p prestación de servicios, en cualquiera de los casos requiere para estructurar su programa de RRPP un pleno conocimiento por parte de quien va realizar la tarea.

Momento social, político y económico:• Los acontecimientos empresarios cualquiera sea

su naturaleza repercuten sobre las actividades de la organización.

• Influyen sobre su proyección.• Influyen sobre sus estados, transitorios o

dinámicos.• El nivel económico de la miembros de la

comunidad.• Condiciones sociales de la comunidad.• Los acontecimientos políticos económicos

repercuten en las acciones y en la programación de los objetivos y fines de la organización.

El departamento de RRPP dentro de la empresa:

• Constituye una unidad administrativa junto a otros sectores de la organización.

• Debe conocer a fondo y en detalle la política y filosofía de la organización.

• Es vocero e intérprete de la política ante el público.

• Promover la Imagen.

3) Identificación de los públicos:• Internos: (dirigidas

hacia los miembros de la organización, cualquiera sea su jerarquía o funciones).

• Todos deben colaborar en la transmisión hacia fuera de una correcta imagen de la Empresa.

• Externos: estos se dividen en efectivos, (clientes) potenciales, posibles compradores), indirectos, (gobierno, instituciones).

Público Interno:• Grupo empresa“ La totalidad de los integrantes de la organización, desde el más

elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerárquico, constituyan un grupo, en el auténtico sentido de la palabra "grupo“

Un conjunto de personas que poseen un objetivo común e interaccionan entre sí. Pero, es menester destacar que sólo merced a la comunicación puede establecerse el objetivo común, lo mismo que la interacción. Para que esto pueda realizarse es necesario que se establezca entre ellas un sistema de comunicación, que es el medio básico indispensable para la formación del denominado grupo empresa en una organización. Otros objetivos de las relaciones públicas con referencia a los públicos internos.

Sentido de pertenencia a la organizaciónElevación del grado de satisfacción de los recursos humanosCreación de una cultura de venta en todas las escalas y

dependencias, etc.Todos los demás objetivos devendrán como consecuencia de

lograrse la formación del grupo empresa dentro de la organización.

1) Hablará el superior dando las indicaciones, órdenes, comunicación de nuevas metas, correcciones, etc. (comunicación de arriba para abajo).

2) Reunión en la cual el jefe estimulará a sus subordinados para que hagan sugerencias sobre el mejor modo de llevar a cabo el trabajo a cargo del área o sección. 3) Consiste en que los presentes coordinen sus trabajos y actividades con el propósito de evitar que, por falta de comunicación adecuada, se produzcan desentendimientos y fricciones entre los diversos sectores de la organización.

A los efectos de la creación del "grupo empresa", cada una de las áreas o departamentos de la entidad deberá reunir a sus integrantes periódicamente, bajo la dirección del correspondiente jefe, quien deberá organizar, promover y dirigir la realización de tres tipos de comunicación:

Públicos externos:

• Son todos aquellos grupos sociales que tienen un determinado interés que vincula a sus miembros entre sí y que no forman parte del organigrama de la organización de que se trata.Los Públicos Externos de una organización son numerosísimos, pero, no debe perderse de vista que alguno de ellos interesan más que otros a la empresa o institución en cuestión. Sólo unas cuantas de ese gran espectro social surgirán los clientes o nos servirán para difundir la imagen que pretendemos proyectar de la organización de que se trata.

El Público externo:

• Se compone de:Público Efectivo: es aquel cliente,

consumidor, distribuidor, proveedor.Público Potencial: posibles nuevos

clientes.Público Indirecto: poder público,

entidades profesionales, instituciones, iglesia, comunidad, medios de comunicación.

4) Investigación de los hechos:• Es uno de los pasos más importantes de

toda acción de la empresa como del área de RRPP.

• ¿Cómo estamos colocados en la mente de la gente, comprenden nuestra organización, tienen preconceptos, existen trascendidos públicos respecto a defectos internos, qué piensan nuestros competidores, etc…?

Decenas de preguntas como estas se nos presentan y es por ello necesario que la organización esté bien informada.

Puede afirmarse que la principal tarea de las RRPP es la Investigación y la utilización inteligente de los instrumentos de investigación.

Características de la Investigación:

• Proporciona una perspectiva objetiva y necesaria para que la empresa se conozca a si misma.

• Ayuda a la consulta y planificación cuando se debate seguir determinada acción o política.

• Revela focos de contagio antes de que puedan infectar parte de la Opinión Pública.

• La información aumenta la efectividad de las comunicaciones con el público externo.

• Proporciona índices de conocimientos adecuados al servicio de ideas de los directivos.

Instrumentos de investigación, para averiguar hechos:

• 1) Archivo bien ordenado.• 2) Colección de recortes de diarios.• 3) Carpetas de recortes de noticias de nuestra empresa y

de la competencia, como de hechos que pueden afectar la empresa, gráficos, cuadros, etc.

• 4) Fotografías de personalidades, (currículo)• 5) Archivo cinematográfico de la empresa.• 6) Archivo de folletos, publicaciones, almanaques, medios

de publicidad y propaganda.• 7) Base de datos computarizada.• 8) Archivo cronológico, por temas de comunicaciones del

área de RRPP a otras.• 9) Antecedentes y detalles de la organización.• 10) Base de datos informatizada de contactos, oficinas de

RRPP de otras instituciones, etc.

Instrumentos de investigación, para definir los públicos:

• En RRPP se tiene que comunicar con fuerzas de movimiento no con un ejército inmóvil.

• Cada generación de personas cambia.• Debe penetrar en la mente de los públicos

y simpatizar.• Debe consolidar la Imagen de la empresa.

Instrumentos de investigación, para saber que piensa el público:

• 1) Contactos personales en varios niveles.• 2) Jurado de ideas, (conocer lo que piensa alguien)• 3) Grupos de asesoramiento.• 4) Analizar la correspondencia que se recibe.• 5) Informes de diversos públicos.• 6) Conversar con funcionarios.• 7) Participar de eventos o relaciones públicas.• 8) Aplicar encuestas de opinión.• 9) Informes de ventas, compras, y de las áreas de la

organización.

Toda investigación debe ser:• Sistemática, metódica y permanente.• Debe proporcionar una perspectiva objetiva.• Debe analizar los problemas desde el punto de

vista del público.• Debe definir los públicos en influyentes o no,

interesados o no, importantes o no, para la empresa y para los objetivos que se quiere lograr.

• Debe decidir a cual de los grupos preferimos ganar, ya que no se puede simultáneamente captar a todos.

• También debe determinar qué clases de personas son el público, cuál grupo merece mayor atención, qué características de la empresa debemos resaltar, (interno y externo), qué procedimiento psicológico creará una opinión favorable en nuestros públicos.

5) Las fuentes de información son diversas:• Publicaciones impresas.• Servicios informativos.• Censos y estadísticas, noticias de los mercados,

la bolsa y centros de venta.• Balance y memoria de la competencia.• Boletín oficial, Diario de Sesiones, Revistas de

RRPP.• Informes de asesores, profesionales y expertos.• Información emanada de personas consideradas

formadoras de la opinión pública. Etc. …

6) Recursos:

• El hombre asume la responsabilidad directa e indirecta de sus acciones, de allí que los Recursos Humanos ocupan un lugar significativo y central en toda organización.

• Otro factor importante es el comprendido por los Recursos Materiales, ligados al desarrollo comercial, industrial, profesional, (comprenden los apoyos físicos)

• La funcionalidad de todo plan exige también de Recursos Técnicos, que hagan posible la exteriorización de los mensajes la emisión de las comunicaciones, difusión de directivas y sugerencias.

• El rubro de mayor significación lo componen los Recursos Financieros, esta marca la dimensión y amplitud del plan Toda decisión que se tome estará condicionada por un monto determinado.

7) Tiempos previstos:

• La extensión de un programa de RRPP se determina principalmente en función de los objetivos, los recursos y la receptividad que hay en el público, momento social y económico y político

• Se recomienda que un plan no exceda los 12 meses y que el período coincida con el año calendario.

• Una planificación adecuada requiere una regulación horizontal y vertical del tiempo.

8) Las comunicaciones:

• Punto inicial de toda acción de RRPP.

• Las RRPP se incorporan a la empresa para: consolidar, acrecentar, mantener y proyectar la

IMAGEN, integrar al personal, afianzar las relaciones y consolidar las COMUNICACIONES.

Diagramación de los hechos a comunicar y los públicos que lo habrán de recibir:

Elementos que inciden en la comunicación

Públicos

Disposición, Escepticismo.Nivel educativo, socioecon.Edad, sexo, Actitud mental, religión

Oportunidad de comunicación Momento socioecon.Político, Incidencias deFactores varios.

Contenidos del Mensaje

Claro, Tono adecuado, Expresión precisa y confianzaComprensión de ideas.Convicción.

En todo mensaje resulta importante tener en cuenta el medio ambiente donde se desarrolla la comunicación:

• Clima.• Estado anímico del receptor y del

transmisor.• Tono.• Expresión.• Claridad.• Medios a utilizar para cada emisión.• Contenido del mensaje.

Emisión sin retorno

Información, (exclusivamente transmisora

Expresión de una sola Voz, Monologo, (revistas, noticieros,Audiovisuales).

Enlace entre dos puntos

Comunicación,(transmisora- receptora)

Diálogo entre dos oMás personas, (TEL.Correspondencia Consultiva)

Relaciones Públicas

Acción que propendeEl entendimiento entre la gente a su integración, mediante la labor planificada de la empresa.

Tiende a difundir y divulgar con el fin de posibilitar la formación de una Opinión pública.

(Fig. 15 Pág. 78 Illescas)

Canales de comunicación

• La puesta en marcha del programa determina el establecimiento de canales de comunicación entre todos los sectores involucrados a la empresa:

De la dirección al personal a miembros superiores.

De los sectores externosHacia la empresa.

De la empresa Hacia los públicosExternos.

Entre agentes de igual jerarquía

Al personal de menor jerarquía

9) Medios de Comunicación:(cada día son mayores las posibilidades que tiene el hombre de comunicarse)

• ORAL• GRAFICA; ESCRITA• FILMADA

RADIALTELEVISIVATELEFÓNICA, (tradicional, fax, celulares, satelital, etc.)

• INTERNET (Web, E-mail)• TELECONFERENCIAS

Planificación:

• Manera organizada, consciente y continua de seleccionar las mejores alternativas y medios disponibles para el logro de los objetivos y metas.

• Determinación del curso de acción tendiente a alcanzar los propósitos propuestos.

Fases de la planificación:

• Etapa estratégica.(Diagnóstico)• Etapa logística o de táctica. (Tratamiento)• Etapa estructural. (Acción)• Etapa de ejecución (Evaluación y control).

(Autor: W Illescas)• Etapa estructural.• Etapa logística.• Etapa estratégica. (Autor: Lorenzo Blanco)

Últimas fases del programa de RRPP, según Illescas:

•Presupuesto

•Estrategias •Control y Evaluación

Siempre debemos tener

en cuenta la planificación de las acciones de

RRPP.