Planes el PMI

Entregables

Análisis integral del entorno actual donde se desarrollará el proyecto.

Plan para la gestión de la integración del proyecto.

Plan para la gestión del alcance del proyecto.

Plan para la gestión del tiempo del proyecto.

Plan para la gestión de los costes del proyecto.

Plan para la gestión de la calidad del proyecto.

Plan para la gestión de los recursos humanos del proyecto.

Plan para la gestión de las comunicaciones del proyecto.

Plan para la gestión de los riesgos del proyecto.

Plan para la gestión de las adquisiciones del proyecto.

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4.1 Plan para la gestión de la integración del proyecto

A continuación se empezará a desarrollar los procesos y actividades identificadas, con el fin de coordinarlos dentro del proyecto.

4.1.1 Acta de constitución del proyectoCon la elaboración de este documento, se autorizará formalmente la ejecución del proyecto de la red de voz y datos para el Hospital San Carlos. Como requisito una vez que sea emitida la autorización y asignación presupuestaria por parte de las autoridades superiores de la Caja Costarricense de Seguro Social, se debe nombrar el director del proyecto y dejar su designación dentro del acta de constitución.

CARTA CONSTITUTIVA (Información del proyecto)Fecha: dd/mm/aa Nombre del proyecto: Red de Voz y Datos para el

Hospital San CarlosPatrocinador del negocio: C.C.S.S.

Área del negocio patrocinador: Gerencia Médica

Patrocinador Técnico: Dirección de Tecnología de Información C.C.S.S.

Área Técnica: Redes

Gerente: Director Administrativo Financiero Hospital San Carlos

Usuario Líder del proyecto: Jefe Centro de Gestión Informática Hospital San Carlos

Fecha de inicio solicitada: 05-02-2013

Fondos aprobados: Se solicitaron en el año 2011 pero se asignarán en el Presupuesto ordinario 2013

Fecha terminación estimada: 30-10-2013

Estimado total del costo del proyecto: ¢249.600.000,00

Producto / Descripción del proyecto: El Hospital San Carlos cuenta con una red de datos y una central telefónica obsoletas que no cumplen con los estándares ni certificaciones internacionales, por lo que es de vital importancia realizar el proyecto con el fin de adquirir en conjunto una red de voz y datos que sea segura y moderna.

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Entregables, restricciones, Hitos y cronograma: Entregables:Plan de formulación y planificación de la red de voz y datos.Red de datos que cubra la totalidad del Hospital San Carlos.Central telefónica con tecnología IP.Restricciones.Presupuesto limitado, ya que se debe trabajar con lo que la Gerencia Médica asigne al inicio del proyecto.Hitos Autorización de inicio del proyecto.Definición de requisitos técnicos.Firma de Contrato.CronogramaConfección del pliego de condiciones técnicas.Realización de Análisis técnico de ofertas.Recomendación de adjudicación.Revisión del contrato antes del inicio del mismo.Supervisión del trabajo de campo y etapa de pruebas.Realización del Acta de recepción definitiva del proyecto.Elaboración del finiquito del proyecto.

Otros proyectos relacionados: No existen proyectos relacionadosÁreas del proceso involucradas

Área / Grupo responsable % de costo de Mano de Obra

Gerencia Médica.

Dirección General.

Dirección Administrativa Financiera.

Área Financiero Contable.

Director del proyecto.

Centro de Gestión Informática.

Sub-Área de Contratación Administrativa.

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Asesor Legal.

Proveedores institucionales.

Gerente de División:___________________Fecha: __________

Subgerente de T.I.:___________________Fecha: __________

Patrocinador del negocio :__________________Fecha: __________

Usuario líder de Proyecto: ______________ Fecha: __________

Fuente: TIC-APR-0006-PL-Carta Constitutiva Proyecto.doc

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4.2 Plan para la gestión del alcance del proyecto

Se detalla a continuación los objetivos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido.

4.2.1 El enunciado del alcance del proyecto

Objetivos del proyecto

Contar con una red de datos y voz IP estable, segura, y confiable

Utilizar los estándares respectivos (ANSI/TIA/EIA), entre otros.

Integrar vídeo, voz y datos.

Cambiar la central telefónica

Ampliar los servicios que se brinda a los usuarios.

Reducir los errores y brindar mayor precisión en los procesos.

Acelerar el proceso de recopilación de datos.

Reducir el tiempo de procesamiento y ejecución de tareas.

Automatizar de manera óptima los procedimientos manuales como la implementación del expediente electrónico y la prescripción de recetas.

Prever la implementación e interconexión de los diferentes Sistemas que integrarán el Expediente electrónico. (EDUS) Expediente Digital Único en Salud.

Criterios de aceptación

Que la red de voz y datos cumpla con los requisitos técnicos incluidos en el cartel, cubriendo el área que comprenden los 23.500m2 que tiene de construcción el Hospital San Carlos.

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Límites del proyecto

El proyecto tendrá un límite presupuestario según la asignación entregada por el área financiera contable de la Caja Costarricense de Seguro Social. El proyecto se debe ejecutar en el periodo presupuestario que se determine durante el inicio del proyecto.

Productos entregables del proyecto

1. Plan de formulación y planificación de la red de voz y datos.

2. Red de Voz y datos que cubra la totalidad del Hospital San Carlos (Incluye red de datos y central telefónica IP).

Restricciones del proyecto

1. Presupuesto limitado.

2. Tiempo de ejecución presupuestaria por motivo de cierre anual.

4.2.2 Definición del alcance

Se espera obtener la instalación e implementación de la red estructurada de comunicación de datos y voz IP, que brinde una solución completa integrada.

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4.2.3 EDTA continuación, procedemos a detallar el EDT del proyecto para descomponer este en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar. Las porciones de trabajo se vincularan a los responsables y tiempos de ejecución en los siguientes secciones, además los costos se desarrollan en el siguiente apartado de acuerdo a la metodología utilizada.

Figura 8: EDT Fuente: Creación propia

Recomendación de Adjudicacion

Red de Voz y Datos HSC

Estudios Preliminares

Confección del cartel

Proceso de Contratación

Proceso Técnico

Proceso Administrativo

Ejecución y Finalización de Proyecto.

Perfil de proyecto

Estudio de Factibilidad Economica

Estudio de factibilidad Tecnica

Características Administrativas

Apertura de Ofertas

Invitación a proveedores

Análisis Tecnico

Adjudicación en firme

Supervisión de la obra

Portafolio del proyecto

Confección del Contrato

Inicio del Contrato

Análisis Administrativo

Revisión de Lecciones aprendidas

Entrega del trabajo

Finiquito del Contrato

Características Técnicas

Informe de Cierre del Proyecto

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4.3 Plan para la gestión del tiempo del proyecto

El plan de tiempos que a continuación se presentará, incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se cumpla dentro de los tiempos establecidos.

4.3.1 Definición y secuencia de las actividades

Se presenta todas las actividades necesarias para completar la adquisición de la red de voz y datos.

Confección de las características técnicas.

Estudio de factibilidad técnica.

Estudio de factibilidad económica.

Perfil del proyecto.

Portafolio del proyecto.

Autorización financiera

Confección de las características administrativas.


Apertura de Ofertas.

Análisis Administrativo de ofertas.

Análisis Técnico

Recomendación de adjudicación

Adjudicación en firme

Confección del contrato

Inicio del contrato.

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Supervisión de la obra.

Entrega de la red de voz y datos

Revisión de lecciones aprendidas

Finiquito del contrato

Informe de cierre del proyecto

4.3.2 Duración de las actividadesSe detalla las actividades y sus tiempos límites de inicio y final

Tarea Inicio FinConfección de las características técnicas. Lunes 11/10/10 Viernes 05/11/10Estudio de factibilidad técnica. Lunes 08/11/10 Viernes 03/12/10Estudio de factibilidad económica. Lunes 06/12/10 Martes 28/12/10Perfil del proyecto. Miércoles 29/12/10 Jueves 20/01/11Portafolio del proyecto. Viernes 21/01/11 Viernes 04/02/11Autorización financiera Martes 05/02/13 Lunes 25/02/13Confección de las características administrativas. Martes 26/02/13 Lunes 04/03/13Invitación a proveedores Martes 05/03/13 Miércoles 06/03/13Apertura de Ofertas. Jueves 07/03/13 Miércoles 13/03/13Análisis Administrativo de ofertas. Jueves 14/03/13 Miércoles 20/03/13Análisis Técnico Jueves 21/03/13 Miércoles 27/03/13Recomendación de adjudicación Jueves 28/03/13 Viernes 26/04/13Adjudicación en firme Lunes 29/04/13 Viernes 03/05/13Confección del contrato Lunes 06/05/13 Lunes 27/05/13Inicio del contrato. Martes 28/05/13 Lunes 17/06/13Supervisión de la obra. Martes 18/06/13 Lunes 16/09/13Entrega de la red de voz y datos Martes 17/09/13 Lunes 23/09/13Revisión de lecciones aprendidas Martes 24/09/13 Lunes 30/09/13Finiquito del contrato Martes 01/10/13 Lunes 14/10/13Informe de cierre del proyecto Martes 15/10/13 Miércoles 30/10/13

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4.3.3 Cronograma

A continuación se establece el cronograma del proyecto el cual deberá ser supervisado.

Figura 9: Cronograma del Proyecto Fuente: Creación propia

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4.4 Plan para la gestión de los costos del proyecto

En este apartado se desarrolla una estimación aproximada de costos del proyecto, incluye costos de mano de obra institucional y un aproximado de los costos del proyecto.

4.4.1 Estimación de costos y preparación del presupuesto

Para la estimación de costos del proyecto se debe realizar un análisis desde dos perspectivas: el costo por las actividades administrativas que son costeadas por la institución con su fuerza laboral, la cual ha sido contratada en el Hospital San Carlos; y un aproximado de los costos directos de materiales y mano de obra que la empresa que sea adjudicataria, empleará.

A continuación se detalla el costo por día y hora del personal institucional que se utilizará en el proyecto calculado con un día laboral de 8 horas.

Costo de la mano de Obra InstitucionalPerfil Costo por día

en salario baseCosto por hora en

salario baseDirector General ₡44.505,36 ₡5.563,17Director Administrativo Financiero Hosp. Nivel 2 ₡33.362,50 ₡4.170,31Secretaria Ejecutiva ₡13.933,93 ₡1.741,74Analista y programador 4 ₡23.862,50 ₡2.982,81Analista y programador 2 ₡19.916,07 ₡2.489,51Asistente Técnico Administrativo 4 ₡12.826,79 ₡1.603,35Técnico Administrativo 4 ₡14.987,50 ₡1.873,44Profesional 1 ₡18.237,50 ₡2.279,69Profesional 2 ₡20.683,93 ₡2.585,49Profesional 4 ₡23.862,50 ₡2.982,81Técnico en Contabilidad y Finanzas 1 ₡12.898,21 ₡1.612,28Fuente: Caja Costarricense de Seguro Social (http://rrhh.ccss.sa.cr) Índice Salarial al primer semestre 2012

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Una vez detallado los costos por hora se calcula el costo probable por actividad que se realizará.

Costo por actividadActividad Perfil # de

trabajadoresCosto por

hora Horas para

completar actividad

Costo Total

Estudio de factibilidad técnica.

Analista y programador 4 1 ₡2.982,81 110 ₡328.109,10

Estudio de factibilidad económica.


Perfil del proyecto.


Portafolio del proyecto.


Autorización financiera

Técnico en Contabilidad y

Finanzas 11 ₡1.612,28 3 ₡4.836,84

Confección de las características técnicas.


Confección de las características administrativas

Asistente Técnico Administrativo 4 1 ₡1.603,35 20 ₡32.067,00


Asistente Técnico Administrativo 4

1 ₡1.603,35 16 ₡25.653,60

Apertura de Ofertas.

Técnico Administrativo 4 1 ₡1.873,44 2,5 ₡4.683,60

Análisis Administrativo de ofertas.

Técnico Administrativo 4 1 ₡1.873,44 40 ₡74.937,60

Análisis Técnico



Recomendación de adjudicación



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Costo por actividadActividad Perfil # de

trabajadoresCosto por

hora Horas para completar actividad

Costo Total

Adjudicación

Director Administrativo Financiero Hosp. Nivel 2

1 ₡4.170,31 32 ₡133.449,92

Secretaria Ejecutiva 1 ₡1.741,74 16 ₡27.867,84Adjudicación en firme


Confección del contrato


Profesional 2 1 ₡2.585,49 16 ₡41.367,84Profesional 4 1 ₡2.982,81 24 ₡71.587,44

Inicio del contrato.

Profesional 2 1 ₡2.585,49 4 ₡10.341,96Director Administrativo Financiero Hosp. Nivel 2

1 ₡5.563,17 4 ₡22.252,68

Supervisión de la obra.



1 ₡4.170,31 90 ₡375.327,90

Profesional 4 1 ₡2.982,81 45 ₡134.226,45

Revisión de lecciones aprendidas



1 ₡4.170,31 16 ₡66.724,96

Profesional 4 1 ₡2.982,81 16 ₡47.724,96

Finiquito del contrato


1 ₡4.170,31 4 ₡16.681,24

Profesional 4 1 ₡2.982,81 4 ₡11.931,24Informe de cierre del proyecto


Costo total ₡3.061.771,38

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El costo total tendrá una variación, ya que cada funcionario posee una antigüedad en la institución que es pagada y calculada por aparte del salario base.

Para el cálculo del costo del proyecto se utiliza la cotización que un proveedor institucional le facilitó al Centro de Gestión Informática. Por cuestiones de confidencialidad no se detalla el nombre de la empresa y el desglose de la cotización por lo que en el cuadro siguiente solamente se detalla el costo total por cada etapa del proyecto.

COSTO DE LA RED DE VOZ Y DATOS

Cantidad Descripción P unitario Precio total 1 Telefonía SIP $170.450,00 $170.450,00 1 Infraestructura de Red $106.259,00 $106.259,00 1 Cableado Estructurado $203.520,30 $203.520,30

Gran Total: $480.229,30 Costo en ¢ ₡249.719.236,00

Para determinar alguna causa de variación se utilizará el método del valor ganado. En cual se aplica en cualquier momento de la ejecución del proyecto.

Valor Planificado: Pv= Porcentaje Planeado (%) * el Presupuesto del Proyecto

Valor Ganado: EV = Porcentaje ejecutado (%) * el Presupuesto del Proyecto

La varianza del costo para este proyecto: CV = EV – AC

La varianza del cronograma para este proyecto: SV = EV – PV

El índice de desempeño de costo para este proyecto: CPI = EV / AC

El índice de desempeño del cronograma para este proyecto es: SPI = EV / PV

Índice Costo Cronograma: CSI: CPI* SPI

Pronóstico del costo al término: ETC= (BAC-EV) / CPI o EAC= AC+ETC.

Variación A la conclusión: VAC= BAC-EAC.

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4.5 Plan para la gestión de la calidad del proyecto

Dentro de este apartado, se documentarán las normas de calidad que se deben cumplir para que el proyecto satisfaga las necesidades de comunicación hospitalaria requerida por el Hospital San Carlos.

4.5.1 Planificación de calidadA continuación se identifican las normas de calidad que son relevantes para el proyecto.

4.5.1.1 Normas para cableado estructurado

Dentro de las normas de calidad establecidas, para cableado estructurado y que se deberán considerar en el cartel de especificaciones técnicas, están:

Norma internacional EIA/TIA 568-A

El alcance de la norma EIA/TIA 568A específica los requerimientos mínimos para el cableado de establecimientos comerciales de oficinas. Se pretende que el cableado de telecomunicaciones especificado soporte varios tipos de edificios y aplicaciones de usuario.

Propósito del Estándar TIA/EIA 568-A:

(ftp://ftp.itmerida.mx/GMezquita/Teleproceso/Unidad%202/Norma%20EIA-TIA%20568A%20(Anixter).pdf)

Establecer un cableado estándar genérico de telecomunicaciones que respaldará un ambiente multiproveedor.

Permitir la planeación e instalación de un sistema de cableado estructurado para construcciones comerciales.

Establecer un criterio de ejecución y técnico, para varias configuraciones de sistemas de cableado.

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ftp://ftp.itmerida.mx/GMezquita/Teleproceso/Unidad%202/Norma%20EIA-TIA%20568A%20(Anixter).pdf

El estándar especifica:

Requerimientos mínimos para cableado de telecomunicaciones dentro de un ambiente de oficina

Topología y distancias recomendadas

Parámetros de medios de comunicación que determinan el rendimiento

Disposiciones de conexión y sujeción para asegurar la interconexión

La vida productiva de los sistemas de telecomunicaciones por cable por más de 10 años

Estándar internacional EIA/TIA 569.

Este estándar brinda todas las especificaciones para los ductos, pasos y espacios necesarios para la instalación de redes de telecomunicación. (http://iie.fing.edu.uy/ense/asign/redcorp/material/2008/Cableado%20Estructurado%202008.pdf)

Con este estándar se reconoce tres conceptos fundamentales relacionados con telecomunicaciones y edificios:

Los edificios son dinámicos. Durante la existencia de un edificio, las remodelaciones son más la regla que la excepción.

Este estándar reconoce, de manera positiva, que el cambio ocurre.

Los sistemas de telecomunicaciones y de medios son dinámicos. Durante la existencia de un edificio, los equipos de telecomunicaciones cambian dramáticamente. Este estándar reconoce este hecho siendo tan independiente como sea posible de proveedores de equipo. Las telecomunicaciones son más que datos y voz también incorporan otros sistemas tales como control ambiental, seguridad, audio, televisión, alarmas y sonido. De hecho,

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las telecomunicaciones incorporan todos los sistemas de bajo voltaje que transportan información en los edificios.

Estándar ANSI/TIA/EIA-607

Define al sistema de tierra física y el de alimentación bajo las cuales se deberán de operar y proteger los elementos del sistema estructurado. http://www.blogextremo.com/Normatividad/11016/NORMA+ANSITIAEIA-607.html

Los gabinetes y los protectores de voltaje son conectados a una barra de cobre (busbar) con “agujeros” (de 2” x 1/4”).

Estas barras se conectan al sistema de tierras (grounding backbone) mediante un cable de cobre cubierto con material aislante (mínimo número 6 AWG, de color verde o etiquetado de manera adecuada).

Este backbone estará conectado a la barra principal del sistema de telecomunicaciones (TMGB, de 4” x 1/4”) en la acometida del sistema de telecomunicaciones. El TMGB se conectará al sistema de tierras de la acometida eléctrica y a la estructura de acero de cada piso.

4.5.2 Aseguramiento de calidadPara el aseguramiento de la calidad de este proyecto, se requiere que el encargado de la confección del pliego de condiciones técnicas, visualice y plasme las especificaciones en concordancia con las normas que en la sección 4.5.1.1 se mencionaron. Como parte del aseguramiento de la calidad que tendrá el análisis técnico de las ofertas y la supervisión de campo sobre el proveedor adjudicado, en los apartados subsiguientes se detallará la forma y el tiempo de supervisión.

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http://www.blogextremo.com/Normatividad/11016/NORMA+ANSITIAEIA-607.html

4.6 Plan para la gestión de los recursos humanos del proyecto

En este apartado se desglosa los roles y responsabilidades de los participantes en el proyecto, así como su grado de autoridad, se confecciona una matriz de responsabilidades y roles.

4.6.1 Roles y responsabilidades de los participantes

4.6.1.1 Participantes

Gerencia Médica.

Dirección General.






Asesor Legal.


4.6.1.2 Roles

Gerencia Médica: Encargada de dar la aprobación financiera del proyecto por medio de la Dirección Financiera de la institución.

Dirección General: Encargada de dar la aprobación interna de inicio del proyecto y responsable de hacer la supervisión interna sobre el manejo de los recursos, además de la resolución de apelaciones.

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Dirección Administrativa Financiera: Área encargada de realizar la adjudicación de la compra y dar el inicio del contrato para el proveedor adjudicado.

Área Financiero Contable: Área encargada de dar el aval interno de presupuesto una vez que la Dirección financiera de la institución realice la asignación presupuestaria al Hospital San Carlos.

Director del proyecto: Profesional encargado de liderar el proyecto y dar seguimiento sobre los avances y cambios del proyecto. También, deberá resolver los problemas o conflictos que se pueden presentar en el proyecto.

Centro de Gestión Informática: Encargada de dar los lineamientos técnicos para la adquisición de la red de voz y datos. Además, tendrá que realizar el análisis técnico de las ofertas que se recibirán y recomendar la mejor en apego a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, a la vez será el servicio que supervisará la instalación de la red adquirida.

Sub-Área de Contratación Administrativa: Sub-área encargada de realizar el cartel en su parte administrativa según la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y la compaginación con las características técnicas, realizará la invitación a los proveedores y el análisis administrativo del expediente y custodiará el expediente.

Asesor Legal: Encargado del análisis del cartel antes del envío a los proveedores y revisará el contrato que se confeccionará al proveedor adjudicado. También, resolverá las apelaciones que se presenten.

4.6.1.3 Autoridad, responsabilidad y competencia

Gerencia Médica: Autoriza el proyecto de la red de voz y datos para el Hospital San Carlos, gira las directrices a la Dirección de Prepuesto Institucional para la transacción de recursos económicos necesarios.

Dirección General: Es la máxima autoridad del Hospital, es responsable de girar las directrices para el comienzo del proyecto dentro del nosocomio, así como de velar por el cumplimiento del objetivo establecido.

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Dirección Administrativa Financiera: Responsable directo de los departamentos involucrados en el proyecto (Área Financiero Contable, Centro de Gestión Informática, Área de Bienes y Servicios), así como de la firma del contrato con el proveedor o proveedores adjudicados. También, deberá resolver los recursos de apelación si fuera necesario.

Área Financiera Contable: Responsable de realizar las modificaciones presupuestarias para disponer de los recursos económicos y hacer el refrendo inicial y final de la contratación.

Director del Proyecto: Responsable de realizar la supervisión del proyecto y responsable de aplicar las herramientas necesarias para lograr una ejecución completa del proyecto. Su trabajo comenzará cuando el director general del nosocomio gire la autorización de inicio del proyecto. Lo deseable es que el director del proyecto sea miembro del Centro de Gestión Informática del Hospital San Carlos por su formación académica.

Centro de Gestión Informática: Responsable de la parte técnica del proyecto, elaborar las especificaciones técnicas, realizará el análisis técnico y supervisar el trabajo del proveedor a quien se le adjudica el proyecto.

Sub-Área de Contratación Administrativa: Responsable de la parte administrativa del proyecto, deberá realizar el cartel en su parte administrativa, realizar la invitación del concurso, realizar la apertura y el análisis administrativo de ofertas. Así como el comunicado de adjudicación y la confección del contrato su parte técnica y administrativa según el pliego cartelario. Y la recepción de recursos de apelación o revocatoria según sea el caso.

Asesor Legal: Responsable de la revisión del contrato así como de resolver recursos de apelación o revocatoria según sea el caso.

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4.6.2 Matriz de responsabilidades.La matriz de responsabilidades es un método utilizado para mostrar en un formato de tabla quienes son las personas responsables de realizar cada actividad del proyecto. En proyectos TIC, esta herramienta es de vital importancia ya que guía conforme el proyecto avanza para saber el responsable directo de cada actividad.

Responsables

ActividadGerencia Medica

Dirección General

Dirección Adm.

FinancieroÁrea

Financiero CGI SACAAsesor Legal Proveedor

Director del

proyecto

Confección de las características técnicas. X Estudio de factibilidad técnica. X Estudio de factibilidad económica. X Perfil del proyecto. X Portafolio del proyecto. X Autorización financiera X X Confección de las características administrativas X X Invitación a proveedores X Apertura de Ofertas. X Análisis Administrativo de ofertas. X Análisis Técnico X Recomendación de adjudicación X Adjudicación x Adjudicación en firme X Confección del contrato X

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Responsables

ActividadGerencia Medica

Dirección General

Dirección Adm.

FinancieroÁrea

Financiero CGI SACAAsesor Legal Proveedor

Director del

proyectoInicio del contrato. X X XSupervisión de la obra. X XEntrega de la red de voz y datos X Revisión de lecciones aprendidas

X X X XFiniquito del contrato X X XInforme de cierre del proyecto X X

Fuente: Propia del autor

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4.7 Plan para la gestión de las comunicaciones del proyecto

Se detalla las formas de comunicación que deberá cumplir el proyecto, así como un desglose de la importancia de las plantillas utilizadas para la comunicación.

4.7.1 Métodos de comunicación propuestos

Entre los métodos de comunicación que se aplicarán en el proyecto estarán:

Comunicación formal.

La comunicación formal es generalmente vertical, siguiendo la cadena de

autoridad que tiene estipulado el Hospital San Carlos y esta se encuentra

limitada a las personas involucradas directa o indirectamente en el desarrollo

del proyecto.

Dentro de los métodos de comunicación formal que se utilizarán tendremos.

Reuniones

Memorando

Minutas

Correo electrónico: será tomado dentro de la comunicación formal, partiendo

de que es uno de los medios de comunicación más ágiles y utilizados dentro

de la organización. Los correos se les deben dar el acuse de recibo por parte

del receptor.

Comunicación informal.

Las comunicaciones informales no son rígidas en su dirección, puede tomar

cualquiera, saltar niveles de autoridad por lo que las llamadas telefónicas

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realizadas entre los involucrados se tomarán como comunicación informal

dentro del proyecto. No obstante, las decisiones que involucren cambios en

los planes del proyecto deben quedar debidamente documentadas.

4.7.2 Mensajes clave

Entre los mensajes clave que se manejarán para la ejecución del proyecto

tenemos los siguientes:

Anuncio de inicio del proyecto: Con el envió de la autorización del

director administrativo financiero.

Objetivos del proyecto: Con la creación de acta de constitución del

proyecto, se estará confirmando la aceptación de los objetivos del

proyecto.

Plan de trabajo: Con la elaboración del cronograma de la licitación

respectiva.

Definición de matriz de responsabilidades: Con la creación del plan

para la gestión de los recursos humanos del proyecto; y de acuerdo a

lo establecido por parte del Centro de Gestión Informática.

Plan de comunicación: Elaborado por el Centro de Gestión

Informática.

Anuncio de arranque, avances y puesta en marcha: Con la firma del

contrato por parte del contratista y la representante legal del Hospital

San Carlos.

Cierre del proyecto: El encargado general del contrato deberá

comunicar en forma escrita la finalización del proyecto y su

aceptación, y la Subárea de Contratación Administrativa deberá

realizar el finiquito del contrato una vez que se haya cancelado la

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totalidad de la obra, por lo que deberá estar en contacto con el área

de Presupuesto para que esta le indique el numero de transacción con

la que se efectuó el pago respectivo.

4.7.3 Actividades de comunicación

Entre las actividades de la comunicación que se llevarán a cabo durante la

ejecución del proyecto, tendremos las siguientes:

4.7.3.1 Reuniones de trabajo

Equipo de trabajo: Estas involucran a las personas encargadas directamente

con la ejecución del proyecto, estas se llevarán a cabo de acuerdo con el

avance del proyecto, y deberán ser documentadas siguiendo el formato de

minutas que establece el Centro de Gestión Informática.

La responsabilidad de definir la lista de asistencia, agenda de trabajo, horario

y demás deberá ser establecida por el director del proyecto.

4.7.3.2 Reuniones de solución de problemas

El director del proyecto deberá ser vigilante del cronograma de proyecto. No

obstante, si dentro del equipo de trabajo algunos de sus integrantes detectan

alguna inconsistencia, deberán comunicarla de inmediato al director de

proyecto.

El director del proyecto será el encargado de llamar a reunión y proponer el

tema a tratar y las personas que deberán participar de la misma, en conjunto

con la(s) persona(s) que encontró el problema.

Las reuniones deberán realizarse a más tardar en las siguientes 48 horas

hábiles después de reportado el problema y es responsabilidad del director

24

del proyecto convocarla. Las horas establecidas para la convocatoria a

reuniones fueron solicitadas al Centro de Gestión Informática.

Las reuniones para solucionar el problema deberán seguir los siguientes

lineamientos:

Exposición del problema.

Identificación de causas del problema.

Identificar posibles soluciones.

Evaluación de soluciones.

Determinación de la mejor solución

4.7.3.3 Reuniones de revisión de la situaciónEstas reuniones se llevarán a cabo una vez por semana. En estas reuniones

el director del proyecto efectuará una exposición sobre la situación del

proyecto y el plan de trabajo para la próxima semana.

Estos informes serán enviados al Director General del Hospital San Carlos

que se reúnen una vez al mes con el equipo gerencial para su conocimiento.

El informe deberá tener el siguiente formato:

Logros desde la última reunión

Programa y alcance del trabajo

Acciones correctivas, si es necesario

Oportunidad de mejora

Aseguramiento de las tareas de la semana próxima.

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4.7.4 Cuadro resumen de plantillas

Nombre de Plantilla Objetivo Pertinencia en Proyectos de TIC

Acta Constitutiva Describir las principales características del proyecto a desarrollar

Esta acta es creada por los niveles ejecutivos y conforma el inicio formal de la visión del proyecto

Project Charter o Carta de Inicio del Proyecto

Autorizar al director del proyecto a usar recursos de la organización, para comenzar las tareas.

En un proyecto TIC es necesario plasmar la justificación de la necesidad de implementar el proyecto e incluso de una breve descripción del producto o servicio. Por lo que esta plantilla es de vital importancia.

Actas de Reuniones Perpetuar y recordar los acuerdos y decisiones tomadas en el seno de los proyectos.

Durante un proyecto TIC pueden presentarse muchas reuniones donde se tomen acuerdo de gran trascendencia para el proyecto, por lo cual se debe documentar lo sucedido en cada reunión. Estos documentos, al final del proyecto, nos darán algunas lecciones aprendidas.

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Nombre de Plantilla Objetivo Pertinencia en Proyectos de TIC

Informe de Avance Informar sobre el estado del proyecto, en cuanto a avance el cronograma y costos utilizados

Es conveniente confeccionar informes asépticos donde se consigne las tareas realizadas, así como modificaciones, dificultades y acciones futuras para el proyecto. Como en todo proyecto, la información de avance nos ayuda a visualizar la situación actual.

Solicitud de Cambio Documentar la propuesta de cualquier cambio que se desea en el proyecto.

Las solicitudes de cambio deben ser aprobadas o rechazadas siempre manteniendo el alcance original y la línea base del proyecto esto nos ayuda a administrar continuamente el proyecto

Aprobación / reprobación del proyecto

Documentar oficialmente la aprobación o rechazo de alguna etapa del proyecto

Es una forma de control sobre cada etapa del proyecto.

Informe de cierre del proyecto

Evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido durante el proyecto.

Es la última documentación de un proyecto TIC. Facilita la evaluación global del proyecto, porque contiene la información necesaria sobre los resultados previstos y las razones por las que, alguna actividad pudo haber puesto en riesgo el proyecto.

Matriz de Comunicaciones

Guiar a los miembros del equipo de trabajo e interesados, sobre la forma de administrar la información del proyecto durante su ejecución.

Para un proyecto TIC, es un documento que surge como resultado del proceso de planificación de las comunicaciones.

27

4.7.5 Plantillas a utilizar en el proyecto

4.7.5.1 Acta constitutiva del proyecto

CARTA CONSTITUTIVA (Información del proyecto)Fecha: dd/mm/aa Nombre del proyecto: Red de Voz y Datos para el

Hospital San CarlosPatrocinador del negocio: C.C.S.S.

Área del negocio patrocinador: Gerencia Médica.





Fecha de inicio solicitada: 05-02-2013

Fondos aprobados: Se solicitaron en el año 2011 pero se asignaran en el Presupuesto ordinario 2013

Fecha terminación estimada: 30-10-2013

Estimado total del costo del proyecto: ¢249.600.000,00

Producto / Descripción del proyecto: El Hospital San Carlos cuenta con una red de datos y una central telefónica obsoletas que no cumplen con los estándares ni certificaciones internacionales, por lo que es de vital importancia realizar el proyecto con el fin de adquirir en conjunto una red de voz y datos que sea segura y moderna.Entregables, restricciones, Hitos y cronograma: Entregables:Plan de formulación y planificación de la red de voz y datos.Red de datos que cubra la totalidad del Hospital San Carlos.Central telefónica con tecnología IP.Restricciones.Presupuesto limitado, ya que se debe trabajar con lo que la Gerencia Médica asigne al inicio del proyecto.Hitos Autorización de inicio del proyecto.

28

Definición de requisitos técnicos.Firma de Contrato.CronogramaConfección del pliego de condiciones técnicas.Realización de Análisis técnico de ofertas.Recomendación de adjudicación.Revisión del contrato antes del inicio del mismo.Supervisión del trabajo de campo y etapa de pruebas.Realización del Acta de recepción definitiva del proyecto.Elaboración del finiquito del proyecto.Otros proyectos relacionados: No existen proyectos relacionados

Áreas del proceso involucradas

Área / Grupo responsable % de costo de Mano de Obra

Gerencia Médica.

Dirección General.






Asesor Legal.


Gerente de División:___________________Fecha: __________

Subgerente de T.I.:___________________Fecha: __________

Patrocinador del negocio :__________________Fecha: __________

Usuario líder de Proyecto: ______________ Fecha: __________

Fuente: TIC-APR-0006-PL-Carta Constitutiva Proyecto.doc

29

4.7.5.2 Project Charter

I. INFORMACION DEL PROYECTOFecha: dd/mm/yy No. Proyecto 1

Nombre del proyecto: Red de voz y datos para el Hospital San Carlos

Patrocinador del proyecto: CCSS Referencia de inicio:

dd/mm/yy

Gerente de proyecto: Designado por la Administración HSC

Área del proyecto

Redes

II. FASES (S) CUBIERTAS (S) √ Estudio Factibilidad ⃞ Diseño final ⃞ Proyecto total

√ Diseño conceptual ⃞ Construcción ⃞ Otras

√ Diseño preliminar ⃞ Operación

Fecha comienzo: dd/mm/yy Fondos aprobados:

Presupuesto ordinario 2013

Fecha terminación: dd/mm/yy Costo Estimado: ¢249.600.000,00

III. ENUNCIADO DEL PROYECTO

El Hospital San Carlos fue inaugurado hace 30 años, es por esto que la red de datos y la central telefónica están obsoletas según los requerimientos actuales.

IV. CASO DE PROYECTOPor medio de un estudio de factibilidad técnica y económica se analizó la posibilidad de realizar el proyecto. Con esto se presentó un portafolio de proyecto para conseguir los recursos económicos necesarios ya que el Hospital San Carlos, con la asignación presupuestaria anual, no se podrá cubrir el monto de la erogación, debido a su elevado costo que sobrepasa la política de asignación presupuestaria para el Hospital San Carlos.

30

V. FACTORES AMBIENTALES DE HSC ESTRUCTURA: La estructura organizacional que soportará este proyecto será la que actualmente tiene el Hospital San Carlos

VI. PROYECTOS RELACIONADOS:No existe proyectos relacionados

Director General del HSC Dr. Alejandro Álvarez Mora

Jefe del CGI: Ing. Rosa María Solís Rodríguez

Patrocinador del negocio Gerencia Médica (Caja Costarricense de Seguro Social )

31

4.7.5.3 Actas de reunión Red de voz y datos para el Hospital San Carlos

MINUTA #

Fecha: dd/mm/aa Hora Inicio: hh/mm/ss

Participantes:

Nombre Área/Empresa Firma

<Nombre del participante> <Área/Empresa que representa>

Invitados:

Nombre Área/Empresa

Ausentes:

Nombre Área/Empresa

Objetivo: <Descripción breve del propósito de la reunión>

Asuntos tratados

1. Asunto 1 : <Describe uno de los asuntos a tratar, quién y qué dijo>Acuerdos: <Describe los acuerdos o resoluciones tomadas>

2. Asunto 2 : <Describe uno de los asuntos a tratar, quién y qué dijo>Acuerdos: <Describe los acuerdos o resoluciones tomadas>

Compromisos

32

# Compromiso Responsable(s) Fecha

1

2

3

Fecha Próxima Reunión: dd/mm/aa

Hora Cierre: hh/mm/ss

Fuente: TIC-APR-0007-PL-Minuta.doc

33

4.7.5.4 Informe de avance

INFORME DE AVANCE NÚMERO ______

AL MM/YYYY PROYECTO Red de voz y datos para el Hospital San Carlos

FECHA DE CONFECCIÓN

1. ASISTENTES

Anotar la lista de participantes del comité (usuario, ejecutivo y/o

Gerencial) para su respectiva firma.

2. LOGROS OBTENIDOS

Describir detalladamente los principales logros obtenidos con base en los objetivos específicos del proyecto

3. DOCUMENTOS A REVISAR

Adjuntar los documentos susceptibles a revisión. 4. NECESIDADES PLANTEADAS

Describir y justificar (si es necesario), las principales necesidades a solventar para la correcta consecución del objetivo del proyecto.

5. APROBACIONES OBTENIDAS

Describir las aprobaciones obtenidas (artefactos, documentos,

productos, etc).

6. PRODUCTOS RECIBIDOSDescribir detalladamente los productos recibidos.

7. OBSERVACIONES GENERALES

Recomendaciones, evaluaciones, desfases, riesgos concretados,

riesgos latentes, puntos abiertos...

8. GANTT ACTUALIZADO Adjuntar Gantt del Proyecto actualizado con los porcentajes de avance

en cada actividad.

Fuente: TIC-APR-0014-PL-Avance Proyecto.doc

34

4.7.5.5 Solicitud de cambio

HOSPITAL SAN CARLOS

CONTROL ORDEN DE CAMBIO

PROYECTORed de voz y datos para el Hospital San Carlos

Fecha de corte:

Control de cambios

FechaNº de Orden de cambio

Cambio a realizar Estado

TiempoSolicitado

Tiempo Aprobado

Autorizador por

Plazo Solicitado

Plazo Ejecutado

Administrador Proyecto

35

4.7.5.6 Informe de cierre del proyectoACTA DE ACEPTACIÓN FINAL

Datos del Proyecto

Fecha: dd/mm/aa Nombre del proyecto: Red de Voz y Datos para el Hospital San Carlos

Patrocinador del negocio: C.C.S.S. Área del negocio patrocinador: Gerencia Médica.





Producto / Descripción del proyecto: <Hacer una descripción general del proyecto>

Áreas o procesos del negocio involucrados: <Registrar las áreas involucradas>

Objetivos del proyecto:Objetivo Comentario (¿qué se obtuvo como resultado?)

<Objetivos iniciales del proyecto> <Comentario o resultado final>

Resumen de cambios:Propuesta original Resultado final

Involucrados

Gerente de División:________________________

Fecha: __________ Subgerente de T.I.:___________________________

Fecha: __________

Patrocinador del negocio :___________________

Fecha: __________

Usuario líder de Proyecto: ____________________

Fecha: __________

Fuente: TIC-APR-0015-PL-Aceptacion Final Proyecto.doc

36

4.7.5.7 Matriz de comunicación

MATRIZ DE COMUNICACIÓN

Repo

rte

Men

sual

Min

utas

Reu

nión

con

prov

eedo

res

Solic

itude

s de

cam

bio

Cont

rol P

resu

pues

tal

Plan

del

Pro

yect

o

INVOLUCRADO ROL EN EL PROYECTO Mensual Sem Sem Mensual Mensual

Simbología

Correo Electrónico @

Reporte Impreso RI

Genera la información $$$$

37

4.8 Plan para la gestión de los riesgos del proyecto

En este apartado se detalla los riesgos que el proyecto pudiera enfrentar, se identifican los riesgos, se realiza un análisis cualitativo y se planifica una respuesta a los riesgos mencionados.

4.8.1 Identificación de riesgosPara el proceso de identificación de los riesgos vamos a utilizar la siguiente

lista para documentar los riesgos detectados.

Consecutivo Identificador Descripción

1 T.1

Si se tiene problemas con la asignación del presupuesto debido a que no se ha aprobado el presupuesto puede ocasionar retrasos en el proyecto. (Tiempo)

2 A.1

Si se tiene problemas de presupuesto debido a que no se ha aprobado el presupuesto puede ocasionar que no se cumpla todas las etapas del proyecto (alcance)

3 T.2Si hay modificaciones del contrato debido a cláusulas ambiguas puede ocasionar retrasos en el cronograma del proyecto. (Tiempo)

4 A.2Si hay modificaciones del contrato debido a cláusulas ambiguas puede ocasionar problema de cumplimiento de requerimientos. (Alcance)

5 C.1

Si el contratista deja requerimientos incompletos debido a falta de fiscalización de labores según requerimientos y falta de capacitación técnica puede ocasionar problemas en la calidad del proyecto. (Calidad)

38

Consecutivo Identificador Descripción

6 A.3

Si se tiene modificación de requerimientos debido a mala recopilación, análisis y diseños de planos o esquemas de trabajo puede ocasionar el fracaso del proyecto. (Alcance)

7 CT.1Si se incrementa la fecha de término del proyecto debido a atrasos por fuerza mayor puede incrementar el costo del proyecto. (Costo)

8 T.4

Si se contrata personal no capacitado debido a mala gestión en el análisis técnico puede ocasionar atrasos en el cronograma del proyecto. (Tiempo)

09 A.4

Si no se contempla sanciones por atraso, calidad o incumplimiento de obras debido a mala redacción del contrato puede ocasionar atrasos en el alcance del proyecto. (Alcance)

10 CT.2

Si no se contempla sanciones por atraso, calidad o incumplimiento de obras debido a mala redacción del contrato puede ocasionar problemas de costos del proyecto. (Costo)

11 CT.3

Si los materiales varían de precio debido a fluctuaciones de cotizaciones de importaciones de materiales en dólares, puede producir aumento del costo del proyecto. (Costo)

39

4.8.2 Análisis cualitativo de riesgos

Con este proceso se pretende crear una priorización de los riesgos,

sometiéndolos a un análisis cualitativo, basado en las técnicas de lluvias de

ideas y entrevistas a colaboradores con experiencia en procesos y

actividades a desarrollar en el proyecto. Se hará un análisis, con las

presiones numéricas y probabilidad de ocurrencias, según el análisis que se

realizo en conjunto con el Centro de Gestión Informática.

Para dicho análisis, se aplicará a la lista de riesgos un valor cualitativo,

según el estudio realizado por expertos en cada área o proceso afectado.

Tabla 1. Probabilidad de Ocurrencia

Calificación Puntos Descripción

Muy Alto 10Riesgo altamente probable para ocurrir dado que las circunstancias que generarían este evento son muy probables, tiene a 100 % de probabilidad.

Alto 8 Riesgos en donde la probabilidad es Alta, ósea tiende entre un 75 y 95 % de probabilidad de que ocurra.

Mediano 6 Probabilidad Media, la cual se contempla entre los rangos de 51 y 74 % de probabilidad.

Bajo 4 Se contemplan como de probabilidad Baja, aquellos que se encuentre entre 26 y 50 % de probabilidad.

Muy Bajo 2 Serán aquellos en donde la probabilidad de ocurrencia de tome entre los rangos 1 y 25 %.

Fuente: Plan de gestión de riesgos

40

Tabla 2. Impacto

Calificación Puntos Descripción

Muy Alto 5

Mayor impacto en el desarrollo del proyecto implica desviaciones de más de 30% de los recursos asignados, en los tiempos planificados para la entrega y Calidad del Producto final.

Alto 4Impacto alto en el desarrollo del proyecto implica desviaciones de entre 15% y 29% de los recursos asignados, en los tiempos planificados para la entrega y Calidad del Producto final.

Mediano 3Impacto alto en el desarrollo del proyecto implica desviaciones de entre 7% y 14% de los recursos asignados, en los tiempos planificados para la entrega y Calidad del Producto final.

Bajo 2Impacto alto en el desarrollo del proyecto implica desviaciones de entre 2% y 6% de los recursos asignados, en los tiempos planificados para la entrega y Calidad del Producto final.

Muy Bajo 1Impacto alto en el desarrollo del proyecto implica desviaciones de menos de un 2% de los recursos asignados, en los tiempos planificados para la entrega y Calidad del Producto final.


Tabla 3. Escala de Ponderación de los Riesgos

Puntaje Calificación 41-50 Muy Alto31-40 Alto20-30 Medio 10-19 Bajo 0-09 Muy Bajo


41

N° Riesgo Identificador

Descripción del Riesgo Probabilidad Impacto Rango

1 T.1

Si se tiene problemas con la asignación del presupuesto debido a que no se ha aprobado el presupuesto anual puede ocasionar retrasos en el proyecto

10 5 50

2 A.1

Si se tiene problemas con la asignación del presupuesto debido a que no se ha aprobado el presupuesto puede ocasionar que no se cumpla todas las etapas del proyecto

10 5 50

3 T.2

Si hay modificaciones del contrato debido a cláusulas ambiguas puede ocasionar retrasos en el cronograma del proyecto.

4 3 12

42

N° Riesg

o IdentificadorDescripción del

Riesgo Probabilidad Impacto Rango

4 A.2

Si hay modificaciones del contrato debido a cláusulas ambiguas puede ocasionar problema de cumplimiento de requerimientos.

4 3 12

5 C.1

Si el contratista deja requerimientos incompletos debido a falta de fiscalización de labores según requerimientos puede ocasionar problemas en la calidad del proyecto.

6 4 24

6 A.3


4 2 8

43



7 CT.1

Si se incrementa la fecha de término del proyecto debido a atrasos por fuerza mayor puede incrementar el costo del proyecto. (Costo)

4 2 8

8 T.4

Si se contrata personal no capacitado debido a mala gestión en el análisis técnico puede ocasionar atrasos en el cronograma del proyecto.

6 3 18

9 A.4

Si no se contempla sanciones por atraso, calidad o incumplimiento de obras debido a mala redacción del contrato puede ocasionar atrasos en el alcance del proyecto. (Alcance)

6 5 30

44



10 CT.2


8 5 40

11 CT.3


8 4 32

Combinando las escalas de la probabilidad y del impacto obtenemos la matriz PxI, la cual nos permite calificar el rango cada riesgo, en este caso en riesgo Muy Alto, Alto, Medio, Bajo o Muy Bajo, según la escala de ponderación de riesgos aprobada por el Centro de Gestión Informática.

45

4.8.3 Planificación de la respuesta a los riesgos

N° Riesg

o IdentificadorDescripción del Riesgo

Disparador Responsable

Probabilidad ImpactoTipo

Impacto Rango

Estrategia Actividades Respaldos

1 T.1

Si se tiene problemas de presupuesto debido a que no se ha aprobado el presupuesto anual puede ocasionar retrasos en el proyecto

Apertura del Presupuesto

anual

Área Financiero Contable

Administración HSC

10 5 Tiempo 50 Evitar

Hacer las gestiones

presupuestarias con meses de anticipación.

Realizar el cartel y los requisitos

previos aunque no se tenga presupuesto

para ir avanzando.

2 A.1

Si se tiene problemas de presupuesto debido a que no se ha aprobado el presupuesto puede ocasionar que no se cumpla todas las etapas del proyecto

Certificación presupuestari

a

Área Financiero Contable

10 5 Alcance 50 EvitarSolicitar

modificación presupuestaria.

Documentación de las

solicitudes

56


Descripción del Riesgo



Impacto Rango


3 T.2

Si hay modificaciones del contrato debido a clausulas ambiguas puede ocasionar retrasos en el cronograma del proyecto.

Recursos de

apelación o revocatoria

Encargado CGI Asesor

Legal4 3 Tiempo 12 Mejorar

Capacitación sobre

elaboración de Carteles

Revisión legal y técnica de

las características

del pliego contractual

4 A.2

Si hay modificaciones del contrato debido a cláusulas ambiguas puede ocasionar problema de cumplimiento de requerimientos.

Recursos de

apelación o revocatoria

Encargado CGI Asesor

Legal4 3 Alcance 12 Mejorar

Corrección del contrato

si este lo amerita.

Revisión legal del contrato tanto por el contratista

como por el Asesor Legal

de la Empresa

57





Impacto Rango


5 C.1

Si el contratista deja requerimientos incompletos debido a falta de fiscalización de labores según requerimientos puede ocasionar problemas en la calidad del proyecto.

Reuniones de supervisión semanales

Gerente del Proyecto Director

Administrativo Financiero

Director General

6 4 Calidad 24 Mitigar

Supervisión constante

del contratista

Bitácoras de

supervisión

6 A.3


Incumplimiento Contractual

según las supervisiones

semanales

Gerente del Proyecto

Asesor Legal4 2 Alcance 8 Evitar

Revisión de planos y diseños antes de

comenzar el proyecto

Visitas al sitio como requisito

previo a la apertura del cartel

58





Impacto Rango


7 CT.1

Si se incrementa la fecha de término del proyecto debido a atraso por fuerza mayor puede incrementar el costo del proyecto. (Costo)

Solicitud del prorroga para el

tiempo de entrega

Gerente de la empresa 4 2 Costo 8 Mitigar

Solicitar materiales y productos

que se encuentren

en l mercado nacional

Calcular en el cronograma un

evento de fuerza mayor

8 T.4

Si se contrata personal no capacitado debido a mala gestión en el análisis técnico puede ocasionar atrasos en el cronograma del proyecto.

Atrasos en la obra Encargado del proyecto 6 3 Tiempo 18 Mitigar

Solicitud de currículo en

el cartel

Revisión por parte de la

administración de los

atestados sobre el

personal de la empresa

9 A.4

Si no se contempla sanciones por atraso, calidad o incumplimiento de obras debido a mala redacción del contrato puede ocasionar atrasos en el alcance del proyecto.

Incumplimientos Encargado del proyecto 6 5 Alcance 30 Evitar

Colocar en el pliego

cartelario un apartado de sanciones

según corresponda

Contemplar en el cronograma prorrogas por

atrasos

59

N° Riesg

o IdentificadorDescripción del Riesgo



Impacto Rango


10 CT.2


Incumplimientos

Encargado del proyecto 8 5 Costo 40 Evitar

Colocar en el pliego

cartelario un apartado de sanciones

según corresponda

Aplicar las sanciones

oportunamente.

11 CT.3


Tipo de Cambio Dólar

Encargado del proyecto 8 4 Costos 32 Transferir

Realizar las estimaciones con un tipo de cambio más

alto que el que se consulta en la pagina del

Banco Central

Revisión pagina Banco Central de CR

60

4.8.4 Seguimiento y control de Riesgos

Para llevar el control del registro de riesgos, se utilizó plantilla visible en la sección

4.8.3 como herramienta de trabajo, en la cual se podrá ir dando seguimiento a los

mismos, de acuerdo con la categorización que se les vaya dando a los mismos

durante el ciclo de vida del proyecto.

N° Riesgos: Consecutivos, para numerar los riesgos.

Código Riesgo: Valor numérico, formato 3 dígitos que para el riesgo según su

origen.

Identificador: De acuerdo con el identificador que se le asigne según la tabla

expuesta en la sección de identificación de riesgos, clasificado por tiempo, costo,

calidad o alcance.

Descripción del Riesgo: Es necesario crear una descripción objetiva del riesgo,

donde se pueda identificar la causa y efecto del mismo.

Disparador: Describir las variables o factores que desencadenan el riesgo

descrito.

Responsable: Quién va a ser el encargado de dar seguimiento al mismo.

Probabilidad: Probabilidad de ocurrencia del riesgo, según la escala expuesta en

la tabla 1.

Impacto: Definir el grado de impacto del riesgo sobre el proyecto, según la escala

expuesta en la tabla 2.

Tipo Impacto: Clasificar el impacto, según el área de afectación, ya sea en la

calidad, tiempo, costo, alcance.

61

Rango: Categoría que obtendría el riesgo producto de su probabilidad por su

impacto (PxI), y que tomaría un valor de la escala descrita en la tabla 3.

Estrategia: Para riesgos positivos (Explotar, Compartir, Mejorar) y para riesgos

negativos (Evitar, Transferir, Mitigar).

Actividades: Para los riesgos no aceptados, las actividades que se proponen

para dar respuesta al riesgo, según la estrategia seleccionada.

Respaldos: En caso de que las Actividades como respuestas al riesgo fallen, Plan

de Contingencia.

62

4.9 Plan para la gestión de las adquisiciones del proyecto

4.9.1 Planificación de la contratación

A continuación se detalla algunas especificaciones generales para el cableado,

ductería, puesta a tierra, aditamentos, garantías y recepción de la Red de voz y

datos para el Hospital San Carlos. Estas especificaciones fueron suministradas

por el Centro de Gestión Informática. Se omiten detalles de cantidades y planos

por el principio de confidencialidad de la información, a la vez se deja plasmado

que estas características pueden ser mejoradas por el Centro de Gestión

Informática antes de emitir el cartel oficial para el proyecto una vez que se tenga la

asignación presupuestaria.

4.9.1.1 Disposición para instalación de cableado y equipos

a. Todo lo instalado se considera “llave en mano”, debe ser probado por parte del Proveedor en conjunto con el personal técnico designado por el Hospital San Carlos, antes de que la Administración haga uso de la plataforma de comunicaciones.

b. La distribución del cableado se basará en las Normas Internacionales EIA/TIA 568-A y EIA/TIA 569, para que soporte varias aplicaciones de usuario y la topología del edificio actual.

c. Deberá utilizarse cable para datos UTP categoría 6, de 4 pares, certificado UL y que cumpla con la designación de Nivel XP de UL.

d. El cableado a cada estación no superará en ningún caso 90 metros, de acuerdo con la norma internacional EIA/TIA 568-A.

63

e. Los cables a instalar deberán quedar lo más directo posible, no debe existir presión en los contactos, y no debe tener curvaturas que comprometan su funcionamiento.

f. La caja de pared contendrá dos tomas del tipo RJ-45 CAT 6, color azul para datos y color gris para voz, donde se conectará el patch cord de fábrica cable UTP categoría 6 para datos en color azul.

g. Todos los patch cord deben ser suministrados por el contratista para cada equipo terminal, con la siguiente distribución: 10 pies color azul entre cada link y los patch panel y 3 pies para los switches, estos deben ser CAT 6, no se aceptan los hechos en campo.

h. Los cables de los centros de distribución correspondientes a esta red, deberán quedar debidamente ordenados y etiquetados según el Estándar de Etiquetado que la C.C.S.S. definirá. Las etiquetas deberán quedar pegadas y debidamente documentadas.

i. Se deberá entregar toda la documentación sobre lo instalado, un plano de ubicación de red y ductos, así como el etiquetado completo y la certificación de que la red cumple con las normas EIA/TIA 568 A y 569, y que se encuentran en perfectas condiciones de operación, a velocidades de hasta 10 Gbps.

j. El proyecto deberá entregarse debidamente certificado, para lo cual se debe aportar lo siguiente:

Indicar marca y modelo del equipo que utilizarán para la certificación de las líneas.

Aportar el certificado de vigencia del equipo certificador, donde se indique la fecha de calibración y cuál es la fecha de caducidad para emitir certificaciones con respaldo.

64

4.9.1.2 Disposiciones sobre ductería

a. Para la protección mecánica y electromecánica del cableado, se requiere el uso de materiales aceptados por las normas internacionales para este tipo de cableados, garantizando en todo momento que los cables instalados no superen en ningún punto el 60 % de la capacidad total de la canasta utilizada. Esta instalación deberá ser nueva, e incluir todos los accesorios requeridos: conectores, tees, sujetadores, curvas, ángulos, tornillos, etc.

b. Todo lo instalado deberá quedar debidamente anclado y/o sujetado firmemente, de manera que no presente problema de funcionamiento y/o riesgo de accidentes para las personas.

4.9.1.3 Puesta a tierra

a. Se debe incluir el sistema de puesta a tierra para telecomunicaciones, de acuerdo con lo establecido en el estándar ANSI/TIA/EIA-607.

b. Se deberán instalar barras de tierra TGB, una en cada cuarto de telecomunicaciones IDF, en el cuarto de telecomunicaciones MDF se deberá instalar una barra de tierra TMGB.

c. El proveedor deberá integrar TODOS los elementos metálicos gabinetes, bastidores, aeroductos, canastas de cables, switches y cualquier otro componente y/o equipo, tanto activo como pasivo de metal a la barra de puesta a tierra para telecomunicaciones (TGB) con cable calibre # 6 THHN, AWG con chaqueta verde, removiendo la pintura en las áreas de contacto. En el caso del ducto se deben unir eléctricamente todos los segmentos.

d. La barra de puesta a tierra (TMGB) ubicada en el MDF, se conectará a la puesta a tierra principal del edificio con cable No.2 THHN, AWG desnudo o con chaqueta verde, entubado en PVC. En todos los casos los conectores serán irreversibles, listados por UL, doble ojo, todo el sistema de puesta a tierra deberá quedar etiquetado.

65

e. Toda conexión en la placa de cobre y en el rack debe realizarse con conectores de doble ojo, usando entalladora para cerrarlo.

f. Se deben efectuar pruebas sobre el sistema de puesta a tierra instalado, el proveedor deberá entregar los resultados de las pruebas de puesta a tierra para telecomunicaciones de cada TGB y de la TMGB hacia la puesta a tierra del edificio.

4.9.1.4 Especificaciones técnicas del equipo pasivo de red y aditamentos

Estas especificaciones mínimas están contempladas por parte de la Subgerencia de Tecnologías de Comunicación de la Caja Costarricense de Seguro Social, se detallan a continuación:

El ducto a utilizar deberá contar con al menos las siguientes características:

1. El proveedor deberá incluir la cantidad de canasta metálica de 12” de ancho y 4” de alto que se requiera.

2. La canasta a instalar no deberá superar en ningún punto el 60 % de su capacidad.

3. Lo instalado deberá permitir el acceso a los cables en el 100 % de su recorrido, incluyendo curvas y todos sus accesorios.

4. Deberán incluirse las uniones, soportes y todos los accesorios requeridos para su montaje.

5. Deberá quedar debidamente aterrizado al sistema de tierras.

El cable a utilizar deberá contar con al menos las siguientes características:

1. El proveedor deberá incluir todo el cable requerido.2. Categoría 6.3. pares trenzados, 23 AWG.4. Color azul para datos, gris para voz.5. Certificado y testeado para categoría 6 por ETL6. Posea certificación UL.

66

Conectores hembra con al menos las siguientes características:

1. El proveedor deberá incluir todos los conectores requeridos.2. CAT 6, para operar a velocidades de hasta 10 Gbps.3. Testeado para 650 MHz.4. Testeado al 100 % para asegurar el rendimiento en cuanto al NEXT y el RL.5. Posea certificación UL.

Gabinetes cerrados de empotrar y de altura completa para el MDF con al menos las siguientes características:

1. Base perforada que permita el anclaje a la pared, deberá quedar debidamente anclado a la pared, debidamente aterrizado al sistema eléctrico.

2. Modular, cerrado por los costados, con acceso frontal y trasero.3. No menor de 20 unidades de rack, según especificaciones del estándar de la

industria EIA 310-D, DIN 41494 e IEC297.4. Fabricado en acero laminado en frío y acabados en pintura electroestática,

color negro.5. La parte superior del gabinete deberá permitir la entrada de cables de

conexión.6. El diseño deberá tener superficies perforadas que optimicen la circulación y el

flujo del aire frío y caliente.7. Puerta frontal de cristal endurecido con marco metálico.8. Puertas con sus respectivos llavines y cierre de seguridad.9. Puertas desmontables por medio de cierres manuales o tornillos.10.Puerta reversible. Se les puede cambiar el sentido de abertura.11.Deberá permitir la distribución del cableado interno respetando las normas

internacionales EIA 310D, EIA/TIA 568B y EIA/TIA 569.12.Deberá incluir anillos verticales para el soporte del cableado.13.Deben incluirse al menos dos extractores de aire en el gabinete. Deben estar

ubicados en la parte superior del mismo.14.Deberán incluirse todos los accesorios requeridos para que su instalación se

considere como gabinete completo, incluir puertas, organizadores, tornillos, etc.

15.Deberá cumplir con el estándar internacional de calidad UL.

Regletas de corriente eléctrica con al menos las siguientes características:

1. Diseñadas para ser instaladas en racks y gabinetes.2. Al menos 8 receptáculos cada una.

67

3. Instaladas una en cada gabinete proveído y otra en el Rack ubicado en el MDF.

4. Incluir los accesorios para su montaje en los gabinetes proveídos.5. Posean certificación UL.

Patch panel de 24 puertos con al menos las siguientes características:

1. El proveedor deberá incluir los patch panel´s requeridos.2. No Angulados.3. 1 espacio de Rack.4. Incluir los accesorios para su montaje en los gabinetes proveídos.5. Posean certificación UL.

Organizadores de cable con al menos las siguientes características:

1. Diseño horizontal.2. El proveedor deberá incluir todos los organizadores de cable requeridos.3. Para organización de cables frontales y posteriores.4. Incluir las respectivas tapas y accesorios para su montaje en los gabinetes

proveídos.5. 2 espacios de Rack.6. Posean certificación UL.

Cable de fibra óptica con al menos las siguientes características:

1. El proveedor deberá incluir todo el cable de fibra óptica requerido.2. Construido con fibra óptica multimodo de 50/125 micrones optimizado.3. Operar a velocidades de 10 Gbps.4. Posean certificación UL.

Patch Cord categoría 6.

5 El proveedor deberá incluir todos los patch cord´s requeridos.6 Hechos de fábrica.7 Con medida lineal de tres pies de largo para utilizar en los cuartos de

comunicaciones.8 Con medida lineal de diez pies de largo para utilizar en los enlaces de las

áreas de trabajo del cliente.9 Operar a velocidades de 10Gbps.10 Certificación UL.

68

Patch Cord de fibra Óptica Duplex.

1. Conectores SFP-SFP, 50 um.2. El proveedor deberá incluir todos los patch cord´s requeridos.3. Hechos de fábrica, con medida lineal de al menos tres pies de largo.4. Operar a velocidades de 10Gbps.5. Certificación UL.

Barras de puesta a tierra TGB.

1. Placa TGB de cobre de alta conductividad, platinada para evitar la corrosión.2. Pré-ensamblada con bases de soporte y aisladores eléctricos.3. No menor de 30 cm de largo por 5 cm de ancho por 1 cm de grueso.4. Deberá quedar debidamente instalada en la pared junto a cada gabinete

proveído.5. Certificada U.L.

Barra de puesta a tierra TMGB.

1. Placa TMGB de cobre de alta conductividad, platinada para evitar la corrosión.2. Pre-ensamblada con bases de soporte y aisladores eléctricos.3. No menor de 30 cm de largo por 10 cm de ancho por 1 cm de grueso.4. Deberá quedar debidamente instalada en el MDF, concentrando la tierra de los

IDF´s y aterrizándolas al sistema de tierras del edificio.5. Certificada U.L.

Etiquetas para documentar el trabajo.

1. Deberán incluirse todo el sistema de etiquetado requerido para documentar el proyecto, gabinetes, cables UTP, cables de Fibra Óptica, ductos, puesta a tierra, Patch Panel´s y todo lo instalado.

2. Deberán quedar debidamente instaladas, utilizando el estándar de etiquetado de la C.C.S.S. (Hospital San Carlos)

3. Posean certificación UL.

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4.9.1.5 Recepción.

Todo lo ofertado debe ser instalado, configurado, puesto en operación y optimizado por el proveedor a satisfacción del Hospital San Carlos, llave en mano, todas estas labores deberán coordinarse previamente con el Centro de Gestión Informática del HSC, quien a su vez podrá supervisar en todo momento las labores que lleve a cabo la empresa adjudicada con relación a este concurso.

La solución deberá entregarse por el proveedor instalada y funcionando. Todas las aplicaciones y servicios que presta la Institución a sus clientes, tanto internos como externos deberán operar a satisfacción de la C.C.S.S. El proveedor efectuará todas las labores de conexión requeridas entre la instalación pasiva y los equipos activos del Hospital San Carlos, de manera tal que la Institución luego de la instalación, quede operando al 100 % con la nueva plataforma de comunicaciones instalada.

La recepción definitiva de lo contratado estará a cargo del Centro de Gestión Informática.

El plazo máximo para la entrega de la instalación de todo lo solicitado, debidamente instalado y operando, será de xxx días hábiles después de que el proveedor reciba la notificación de disponibilidad del retiro de la Orden de Compra ó Contrato Respectivo.

En caso de incumplimiento en el plazo de entrega ofrecido, el oferente debe pagar a la Administración el xxx% por cada día natural de atraso.

4.9.1.6 Garantía.

La garantía para toda la instalación de los materiales y/o equipo pasivo debe ser no menor a diez (10) años, el oferente se compromete a suministrar repuestos

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originales por un tiempo no menor de diez años (10 años), a partir de la puesta en operación de la solución ofrecida.

La garantía para todos los equipos y/o componentes activos debe no ser menor a tres (3) años, el oferente se compromete a suministrar repuestos originales por un tiempo no menor de tres años (3 años), a partir de la puesta en operación de la solución ofrecida.

La garantía será contada a partir del recibido conforme de toda la solución por parte de la Institución, cualquier condicionamiento se tendrá como incumplimiento de esta condición.

El Hospital San Carlos reportará el problema mediante llamada telefónica, fax, beeper, correo electrónico. (El proveedor deberá indicar en su oferta los números, contactos y la dirección electrónica para recibir de reportes).

El problema reportado deberá ser atendido por el proveedor en un período no mayor a las 12 horas después de reportado el requerimiento de garantía. Y brindar una solución definitiva al problema, o de lo contrario plantear una alternativa funcional esta realizar la reparación definitiva del problema

Durante este período el oferente deberá garantizar y suministrar en caso de requerirse cualquier repuesto, suministro, etc. y la mano de obra respectiva que la solución requiera para su correcta operación, sin ningún costo para la Institución.

La garantía deberá ser brindada por el proveedor en las instalaciones del Hospital San Carlos (03 Km al norte de la catedral de Ciudad Quesada, barrio en Carmen, carretera a la Fortuna de San Carlos)

Al resolverse el problema, el proveedor deberá generar un informe escrito a la Administración indicando el detalle y las causas del mismo.

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El Hospital San Carlos se reserva el derecho de tomar las medidas legales que considere pertinentes ante el incumplimiento de la garantía.

La Institución en caso fortuito, donde la falla presentada sea atribuible a la Administración, por negligencia, problemas eléctricos en las instalaciones o algún otro factor que no sea contemplado como parte de la garantía y/o mantenimiento preventivo y correctivo. La administración solicitara al proveedor su criterio técnico para detectar la avería el proveedor realizará una cotización con la solución propuesta y la Institución asumirá el costo correspondiente para dejar nuevamente el servicio en funcionamiento.

4.9.1.7 Posibles proveedores

Para dar una lista de oferentes se utiliza el sistema en línea de los proveedores instituciones dentro de los cuales se puede mencionar:

Corporación Font S.A.Sistemas Informáticos y Redes Tecnológicas SIRTEC S.A.Soportek S.A.Axioma Internacional S.A.

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