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PLANIFICACIÓN

Docente Autores:Ing. Alcides Cádiz Andrea Chacín C.I 24.727.887

Yoselyn Rivera C.I 24.840.196

Ciudad Guayana, junio de 2016

Introducción

La planeación es el primer paso en la administración de una

organización y puede considerarse como la responsabilidad fundamental

del gerente en todos los niveles. La planeación consta de cuatro pasos

básicos: 1) establecimiento de metas, 2) definición de la situación actual,

3) determinación de las ayudas y barreras de la obtención de metas y 4)

desarrollo de los cursos de acción. Los planes de un solo uso se

establecen para situaciones especiales; los planes permanentes ofrecen

respuestas estandarizadas a situaciones recurrentes. Los planes de un

solo uso incluyen programas, proyectos y presupuestos. Entre los planes

permanentes se encuentran las políticas, procedimientos y reglas. La

planeación y el control están estrechamente relacionados, sin planeación

no puede haber control. Para garantizar que la ejecución se ajuste a los

planes, hay que monitorear el progreso y tomar medidas correctivas

cuando se necesiten. Dos barreras contra una buena planeación son la

renuencia para establecer metas y la resistencia al cambio.

Planificación

El Concepto de “Planificación” toma distintos significados según el

criterio de cada autor. La planificación como parte del proceso

administrativo “Es un proceso científicamente organizado y

frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado.

El género es el proceso y la diferencia es su organización ya que es

posible, también, lograr objetivos mediante la improvisación." (Corredor,

2001). La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de

la administración: George Terry (1986), “La planificación es seleccionar

información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las

actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.”

Por otra parte, el autor Idalberto, Chiavenato (2001), explica que “La

planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más

consistencia al desempeño de la empresa.” David Ewing, la define de la

siguiente forma: "La planificación es en gran medida la tarea de hacer que

sucedan cosas que de otro modo no sucederían"

Al enfrentarnos a una toma de decisiones encontramos cuatro beneficios

principales de la planificación:

1. La planificación permite el establecimiento de metas independientes. 

Así, las decisiones no son tomadas sólo como reacciones a los estímulos

externos. La “Gestión de lucha contra el fuego” se sustituye por una serie

consciente y dirigida de las elecciones. En definitiva, nos permite dirigir

nuestras vidas en lugar de ser dirigidos por fuerzas externas. A veces la

diferencia entre la planificación y la no planificación se describe como

“proactivo” (tomar el control de la situación) versus “reactiva” (que

responde a los estímulos).

2. La planificación proporciona un estándar de medición. 

Un plan ofrece algo para medir y contratar, de modo que podemos

descubrir si estamos o no logrando nuestras metas. Como dice el

refrán, si no sabes a dónde vas, no importa el camino que tomes.

3. Convierte los valores de la planificación a la acción. 

Cuando nos enfrentamos con una decisión, podemos consultar el plan y

determinar qué decisión ayudará a avanzar mejor. Las decisiones

tomadas bajo la orientación de la planificación nos permite trabajar de

manera coherente para avanzar hacia nuestros objetivos.

La planificación es útil en situaciones de emergencia, también. Cuando

surge una crisis, un poco de reflexión sobre el plan general nos ayudará a

determinar qué hacer y esto no sólo ayudará a resolver la crisis, también

ayudará a avanzar en el plan general. Sin un plan, las crisis se tratan al

azar y se toman decisiones arbitrarias que en última instancia pueden

estar en conflicto unas con otras.

4. La planificación permite que los recursos limitados se potencien. 

Presupuestos, tiempo, esfuerzo, mano de obra – todos son limitados. Su

mejor uso se puede hacer cuando contamos con un plan de su

explotación.

Importancia de la Planificación

La Importancia de la Planeación es vital en el marco cambiante en

que habrá de desarrollarse la empresa. Por medio de esta se prevén

eventualidades y se prepara a la empresa para hacer frente a las

contingencias y cambios que presente el futuro.

En los momentos actuales, la mayor parte de

las organizaciones reconocen la importancia de la planificación para su

crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los

gerentes definen eficientemente la misión de su organización estarán en

mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades. Las

organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan más sensibles

ante un ambiente de constante cambio.

Supone un marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de

planificación. Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las

características de alta prioridad.

Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe

participar activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio,

tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la

organización. Además se requiere adhesión de la alta dirección para

obtener y apoyar la aceptación en niveles más bajos.

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de

utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre

que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la

empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las

mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo

más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. Reduce al

mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve

la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el trabajo no productivo

y se obtiene una identificación constructiva de los problemas y las

potencialidades de la empresa.

Por último, cabe destacar que la planificación es la primera función

del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificación

conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la

empresa lo cual se traduce en una administración cien por ciento efectiva.

Premisas Y Restricciones de la Planeación

Las premisas no son más que suposiciones previas ante la planeación

misma. Las mismas son suposiciones sobre circunstancias y condiciones

futuras que puedan afectar el curso en que va a desarrollarse los planes.

Se preparan antes de iniciar el

procesode planeación, o pueden ser desarrolladas,

durante el mismo plan. 

Al establecerse esnecesario determinar aquellas que sean realistas o

aplicables, las que deben estudiarse a profundidad y los recursos que

deben incluirse en su definición.

 Por lo tanto, la planeación requiere de un amplio conocimiento de las

condiciones tanto internas como externas de la

empresa que puedan influir en su marcha

normal, son estas las premisas cuyo establecimiento y consideración,

resulta vital en todo plan

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas

circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a

desarrollarse el plan. Se establecen al inicio del proceso de planeación,

aunque también pueden ser desarrolladas a lo largo del mismo. Externas

Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que

puede tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por

lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear.

Presupuestos políticas y líneas de actuación

Primero que nada es importante tener claro, qué es el presupuesto, su

clasificación, alcance, limitantes y los principios que lo rigen y le dan la

orientación necesaria para ser coherentes con las realidades que tengan

que manejar.

Se podría en este punto citar un montón de autores y conocedores del

tema, encontraríamos miles de definiciones, una más o menos simples

que otras o en diccionarios jurídicos o legislaciones y conseguir un

significado más puntual, pero hasta cierto punto es absurdo ya que todos

esos conceptos los tenemos al alcance de la mano, así que me parece

oportuno dar un concepto más adaptado a la realidad cotidiana de todos,

ya que aun sin darnos cuenta casi todas nuestras actividades llevan

anticipadas un presupuesto o planificación previa para poder concebirlas

de forma que no obstaculicen el bienestar o desarrollo normal de nuestra

vida, es tonto pensar que solo aquellas personas dedican de una u otra

manera su vida al tema económico o jurídico son las que se enfrentan al

manejo de presupuestos.

Tanto la planificación como el presupuesto son instrumentos que son

iguales de útiles en organismos gubernamentales y privados.

Antes de hacer un estudio en cuanto a su relación, es necesario referirse

al proceso que debe servir de marco de informe para que así éstas

puedan ser programadas y ejecutadas con objetivos claros y viables.

No obstante cabe destacar que existe una diversidad de conceptos

relacionados con la planificación y el presupuesto, por lo tanto solo se

hará referencia de ello de manera introductoria.

De tal forma se puede establecer que el presupuesto es un acto de

gobierno por el cual se prevén los ingresos y gastos y se autorizan por un

periodo futuro determinado, el cual es de un año, es decir, el presupuesto

constituye un instrumento (materializado en un documento), teniendo así

éste documento carácter exclusivamente informativo, tal como lo

establece el primer aparte del artículo 2 de la Ley Orgánica del Régimen

Presupuestario, en donde se refleja la autorización de los montos de

gasto público que serán ejecutados en un año y la estimación de los

ingresos que se recaudaran para cubrir tales montos.

La Planificación Estratégica busca salidas, vías para aprovechar

nuevas oportunidades. Por eso se convierte en un medio adecuado para

adoptar decisiones políticas ya que:

- Facilita la concertación de acuerdos previos con los agentes sociales y

económicos antes de la definición de medidas concretas.

- Permite mayor comunicación y participación

- Ordena las decisiones a tomar

- Permite una mejor implementación de las decisiones tomadas.

El Plan Estratégico surge como producto de un proceso, resulta una

herramienta que:

- Ayuda a la toma de decisiones presentes en función de futuras

consecuencias

- Conduce con eficacia los cambios de entorno y de circunstancias

- Tiende a la superación de problemas organizativos y a la mejora del

funcionamiento.

Mucha gente se plantea la planificación estratégica como la elaboración

de una larga lista de «problemas» que hay que resolver. Entonces se

evalúa la prioridad de estos problemas y se proponen soluciones.

En cuanto a la planificación operativa, ésta consiste en formular planes a

corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización.

Por otro lado debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la

operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre

los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo.

Para culminar debo plasmar en estas líneas que a pesar que existe en

Venezuela leyes en donde se establecen procedimientos y pautas para la

planificación y el presupuesto, para todos los sectores del estado para

garantizar y cubrir las necesidades básicas de cada uno de estos, así

como el conjunto de bienes materiales de que disponen los que manejan

las instituciones políticas, como lo son el ejecutivo nacional

conjuntamente con el ministerio de planificación y presupuesto para

atender las necesidades colectivas de los diversos sectores que integran

la sociedad, es por lo que en mi criterio la forma de construir, administrar

e intervenir en el patrimonio público, conforme a las reglas y normas que

así lo determinan ha sufrido por las situaciones políticas, económicas y

sociales que atraviesa hoy en día nuestro país, debido a los altos índices

de corrupción, de la fuga del presupuesto a otras partidas que no son

prioritarias para el colectivo.

La política es una pauta general para la toma de decisiones.

Establece los límites de las decisiones, especificando aquellas que

pueden tomarse y excluyendo las 54 que no se permiten. De ese modo

canaliza el pensamiento de los miembros de la organización para que sea

compatible con los objetivos de ella. Algunas políticas se refieren a

asuntos muy importantes, como las que requieren estrictas condiciones

sanitarias en los lugares donde se producen o se empacan medicamentos

o alimentos. Otras se ocupan de cosas de importancia menor como las

relacionadas con la forma de vestirse de los empleados. Generalmente,

las políticas son establecidas de manera formal y deliberada por los

gerentes de alta dirección.

Estos pueden fijar una política porque: 1) creen que mejorará la

eficacia de la organización; 2) quieren que algún aspecto de ella refleje

sus valores personales (por ejemplo, los códigos de la ropa); o 3)

necesitan resolver algún conflicto o confusión que se han presentado en

un nivel más bajo. Las políticas también pueden surgir informalmente y en

niveles inferiores de la organización a partir de un conjunto de decisiones

que sobre el mismo tema se tomaron en un período. Por ejemplo, si el

espacio de una oficina se asigna una y otra vez basándose en la

antigüedad de los empleados, esa costumbre puede convertirse en una

política de la organización. En los últimos años las políticas se han

establecido por factores del ambiente externo, entre ellos los organismos

gubernamentales que emiten normas para regular las actividades de las

organizaciones (por ejemplo, exigen ciertas medidas de seguridad).

Línea de actuación, Una definición posible de ONG, integrando

diversas perspectivas vistas en el punto anterior, sería:

"Aquellas Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) que sean capaces

de trascender el eje de confrontación hegemónico-contra hegemónico,

capaces de asumir un rol articulador -generando nuevos lenguajes y

percepciones de la realidad social- y de promover espacios de

participación consultiva y comunitaria.

Deben estar dotadas de capacidades técnicas específicas acordes a su

propia identidad, y de una actitud flexible e innovadora, de permanente

adaptabilidad al cambio".

Tipos de planificación El proceso de Planificación tiene 2 niveles:

Planificación Estratégica

Planificación Operativa

Muchas organizaciones fracasan porque van directamente a la

planificación operativa, sin realizar primero la estratégica.

No detectan el cambio (interno, externo) ni se adaptan al mismo.

Dentro de la Planificación Estratégica podemos detectar dos niveles de

análisis:

a) Los supuestos organizacionales

b) Las estrategias y líneas de acción

Dentro de la Planificación Operativa aparecen los proyectos que realiza la

organización.

Considerando estos niveles, podemos establecer el siguiente modelo,

conocido como modelo cibernético de adaptabilidad al cambio.

Toma de Decisiones en la Planeación

Los gerentes que elaboran planes pero que no los ponen en práctica

están simplemente perdiendo el tiempo. Las ideas que no se acompañan

de formas bien definidas para utilizarlas no tienen ningún efecto práctico.

La planeación es un proceso que no termina cuando se acepta un plan;

los planes han de ser puestos en práctica. En cualquier momento, durante

el proceso de implantación y control, tal vez los planes requieran

modificación para que no se tornen inútiles e incluso perjudiciales. En

ocasiones, la “replaneación” es el factor decisivo que lleva al éxito final.

Un aspecto importante de la planeación es la toma de decisiones, proceso

que consiste en desarrollar y seleccionar un curso de acción para resolver

un problema concreto. Es necesario tomar decisiones en varios puntos

del proceso de planeación. Los gerentes deben decidir cuáles

predicciones en áreas como la economía y las acciones de 49 los

competidores tienen probabilidades de ser las más exactas. Deben

analizar los recursos de la organización y decidir cómo asignarlos para

obtener sus metas con más eficacia. Dado que la toma de decisiones es

una parte tan importante de la planeación

Conclusiones

Al comparar y analizar las propuestas y opiniones de diferentes

autores, se puede decir que La Planificación se define como el proceso

sistemático lógico secuencial que se ejecuta para lograr uno o más

objetivos. El detalle o generalidad de las actividades descritas en un plan,

dependerá directamente de la perspectiva del planificador. Cabe destacar

que la planificación permite llegar a la meta de la mejor manera, sin

embargo, la improvisación permite llegar a la misma meta pero con

menos eficiencia. Por último, los conceptos de planificación están

asociados directamente a la disciplina en la que se aplique, al entorno de

su desarrollo y al ámbito geográfico donde se ejecute.

Tanto los individuos como las organizaciones necesitan planear. Sin

importar si planeamos una fiesta, unas vacaciones, el siguiente paso en

nuestra carrera o un nuevo programa de ventas, la planeación es el

proceso básico de que nos servimos para seleccionar las metas y

determinar la manera de conseguirlos. Una de las principales tareas de

los administradores es planear los esfuerzos de los miembros de la

organización y el empleo de otros recursos para alcanzar las metas de la

organización. Las actividades tiene su paralelo en los pasos de

seleccionar metas y luego determinar cómo alcanzarlas.

Referencias Bibliográficas

Chiavenato, Idalberto. (1999). Introducción a la teoría general de la

administración. Quinta edición. Editorial Mc Graw – Hill

Interamericana .México.

Terry, George. (1986). Principios de administración. Quinta edición.

Editorial Continental s.a de c.v. México.

Gómez, Guillermo. (1994). Planeación y organización de

empresas. Cuarta edición. Editorial Mc Graw – Hill

Interamericana .México.

Corredor, Julio.(2001). La Planificación Estratégica. Cuarta Edición.

Editores Vadell Hermanos, Venezuela.