Planificación de Proyectos

Una vez que una organización decide seguir adelante con un programa de proyectos, los gestores

(docentes) deben terminar el plan del proyecto apoyado en el uso de las Tecnologías de

Información y Comunicación (TIC).

Una organización o institución educativa elabora primeramente un resumen o informe

(planteamiento del problema) en donde se define el trabajo que comprende el establecimiento

de los objetivos y las restricciones del proyecto. Todas las especificaciones técnicas del producto

final (o producto terminado), incluyendo los requerimientos de rendimiento detallados deben

describirse con sumo cuidado. También deben especificarse el papel (roles) del equipo humano

que desarrollará el proyecto, así como, de los contratistas y subcontratista (si fuera necesario).

Deben prepararse una guía de procedimientos en donde se especifiquen las reglas y

procedimientos del proyecto como parte de la etapa de planificación. Esta guía debe contener

información acerca de quién es responsable del proyecto (director) y los responsables de cada

subsistema. Las relaciones entre el proyecto y otras partes de la organización deben

especificarse mediante un diagrama organizativo que indique quién tiene la máxima autoridad del

proyecto. La Guía de Procedimientos puede especificar también el procedimiento contable que se

empleará, contrataciones y la práctica de trabajo (desglose de actividades), entre otros.

Descripción de un Plan de Trabajo

1.Visión general y organización del proyecto.

1.1 Resumen/ diagrama del proyecto.

1.1.1 Especificar la misión.

1.1.2 Definir objetivos (general y específicos) y restricciones.

1.1.3 Definir claramente las especificaciones del producto/servicio final.

1.1.4 Definir la composición del equipo del proyecto.

1.2 Estructura desglosada del trabajo (EDT).

1.2.1 Definir tareas o paquetes de trabajo específicos.

1.2.2 Identificar a las personas responsables de cada tarea.

1.2.3 Especificar duración y fecha de entrega de las tareas.

1.2.4 Asignar estimaciones de coste iniciales a las tareas.

1.3 Plan de Organización.

1.3.1Especificar como se ajusta el proyecto a la misión organizativa. 1.3.2 Contemplar imprevistos del proyecto/periodos de informes. 1.3.3 Identificar los informes de eventos (actividades) importantes.

1.4 Subcontratación (Outsourcing Tecnológico)

1.4.1 Especificar tipos de contratos y procesos de licitación.

1.4.2. Identificar subcontratistas si es posible.

2. Programación del Proyecto.

2.1 Tiempos y programación.

2.1.1. Definir relaciones de precedencia de las tareas: programa Pert CPM

(http://www.programas-gratis.net/b/pert-cpm)

2.1.2 Determinar la ruta crítica y entrega de tareas.

2.1.3 Identificar tiempos de holgura.

2.1.4 identificar un Diagrama de Gantt.

2.2 Presupuesto del proyecto.

2.2.1 Identificar los flujos efectivos.

2.2.2 Determinar un método para el seguimiento y control de gastos.

2.3 Asignación de recursos.

2.3.1 Establecer el equipo definitivo del proyecto.

2.3.2 Determinar cómo asignar empleados y gestores a las tareas.

2.3.3 Especificar las personar responsables de aprobaciones.

2.4 Adquisición de equipos y materiales.

2.4.1 Especificar compra de materiales, herramientas, software, recursos(tiempo y

cantidad).

2.4.2 Determinar compra y renta apropiada de equipo.

3. Supervisión y control del proyecto.

3.1 Métrica de control para costos.

3.1.1 Especificar los tiempos para informes periódicos.

3.1.2 Indicar documentos de comunicación.

3.2 Órdenes de Cambio.

3.2.1 Especificar cómo se manejarán las instrucciones de cambios.

3.2.2 Procedimientos de actualización de presupuesto y programación.

3.3 Informes de eventos importantes.

3.3.1 Especificar revisiones principales y las personas responsables.

4. Finalización del proyecto.

4.1 Evaluación posterior al proyecto.

4.1.1 Especificar quién realizará las auditorias posteriores.

4.1.2 Especificar métrica para evaluar el éxito/fracaso del proyecto.

Referencia Bibliográfica

Klastorin, Ted (2010). Gestión de Proyectos. España: Editorial Profit. Págs 91-92

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