Planificación de sistemas
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO”
CARRERA: INGENIERÍA DE SISTEMAS
ASIGNATURA: PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS
FACILITADOR: PROF. EUGENIO LUGO
TALLER
REALIZADO POR:
HECTOR FRANCISCO GOITIA YRAUSQUIN
C.I: 13.554.464.
PUNTO FIJO, OCTUBRE 2015.
1. Nombre y Explique las Etapas del Proceso Administrativo:
El proceso administrativo implica la interrelación de una serie de etapas que se
dan en forma continua y dinámica. Existen diferentes perspectivas de las etapas
del proceso administrativo según diferentes autores, sin embargo todas coinciden
en ciertos aspectos fundamentales para el cumplimiento de los objetivos
planteados en una organización:
¿Qué se va hacer?
¿Cómo se va hacer?
¿Con que se va hacer?
¿Como se ha realizado?
Nota: Elaboración propia. (2015)
Planificación:
Es la primera etapa del proceso administrativo, comprende el análisis y
diagnostico de la situación de la organización, identificación de las prioridades
(siendo importante jerarquizarlas), delimitación de las alternativas de acción,
elaboración de los objetivos y formulación del plan de acción.
Es concebida como "la articulación sistemática de las actividades que requieren de
un tiempo, espacio, información, técnica, recursos y organización para su
desarrollo".
Organización:
Esta referida a la combinación de un conjunto de actividades y de recursos que se
requieren para el logro de los objetivos establecidos.
Implementación:
Etapa en la cual se aplica la programación con la posibilidad de corregir los
inconvenientes que pudieran presentarse.
Control:
El control está estrechamente relacionado con la plantificación ya que consiste en
dar seguimiento, en evaluar el cumplimiento de la plantificación establecida y
medir los resultados obtenidos en el proceso.
2. Identifique y Describa los Distintos Planes de Planificación
Con el fin de comprender mejor el proceso de la planificación, así como de
clarificar y ubicar algunos conceptos acerca del mismo, se estudiará la
clasificación de la planeación, y su terminología. Cabe mencionar que todavía no
existe un criterio unificado en cuanto a la nomenclatura, pero que la que se
presenta es, a juicio de los autores, la más idónea, ya que proporciona una
metodología sistemática que sirve como marco de referencia al desarrollar un
plan.
Requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el
concepto del plan y su clasificación en cuanto al tiempo.
Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como
diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos.
Los planes en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden
clasificar en:
Corto Plazo:
Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año.
Éstos, a su vez, pueden ser: [Inmediatos: aquellos que se establecen hasta seis
meses y los mediatos: que se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o
menor de doce meses.]
Mediano Plazo:
Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.
Largo Plazo:
Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.
Algunos autores se refieren a la planeación como Planeación integral o como
Planeación Total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en su
autoridad, integrando todos los planes de la organización. Ésta, a su vez, puede
ser:
Estratégica:
Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los
demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor
jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y
disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la
organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
Táctica o Funcional:
Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es
establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales),
con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Los planes tácticos, por
su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un
área de actividad específica.
Operativa:
Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su
función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que
deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general,
determina las actividades que se debe desarrollar el elemento humano. Los planes
operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se
divide un área de actividad.
3. Cuáles son los componentes de la Planificación, sus Principios y Pasos a
seguir para realizarla
Componentes:
La planificación es una metodología para la toma de decisiones.
La planificación intenta optimizar el logro de objetivos.
La planificación trata de ser coherente a través de los objetivos con la
disponibilidad de recursos y necesidades
La planificación es reflexión del presente para convertirá en reflexión del
futuro
La planificación es un proceso social
Según Ander Egg los elementos que caracterizan la planificación son:
Planificar es un proceso: es una actividad continua y unitaria que no termina en la
formulación de un plan determinado, sino que implica un reajuste permanente
entre medios, actividades y fines y sobre todo de caminos y procedimientos a
través de los cuales se pretende incidir sobre algunos aspectos de la realidad
Preparatorio: De un conjunto de decisiones que deben ser formuladas por los
responsables de elaborar el plan o programa. Estas deben ser aprobadas por
quienes tienen el poder político con el propósito de ser realizadas.
Un conjunto: Su carácter especifico es tratar con un conjunto de decisiones, con
una matriz de series sucesivas e independientes de decisiones sistemáticas
relacionadas entres si dentro de una situación dinámica e interactiva
Decisiones para la acción: La planificación es una actividad con una
intencionalidad eminentemente práctica
Futura: Es una actividad que concierte al futuro, este futuro que prevé la
planificación está expuesto operativamente en lo que en lenguaje de planificación
estratégica se denomina “Situación Objetiva”
Dirigido al logro de los objetivos: Planificar es prever “hacer algo” lo cual debe ser
expresado en objetivos concretos y bien definidos traducidos operacionalmente
en metas de cara a obtener resultados previstos. Supone una relación entre lo
decidido (programado) lo realizado (ejecutado) y los resultados obtenidos
Por medios preferibles: La naturaleza misma de la planificación, depende de la
relación entre medios y fines. Se trata desde un punto de vista metodológico, de
identificar los medios preferibles con respecto a un imput de recursos disponibles.
Desde el punto de vista técnico/operativo, se define como el arte de establecer
procedimientos para la organización de las relaciones entre medios y objetivos.
Al mismo tiempo proporcionan normas y pautas para la toma de decisiones
coherentes compatibles e integradas que conducen a una situación
sistemáticamente organizada y coordinadamente ejecutada
Principios:
La racionalidad: constituye un principio de la planificación que implica el concepto
de actuar inteligente y anticipadamente, es un reductor de incertidumbre que sin
embargo no puede asegurar que el plan se realice de la forma más coherente,
lógica y racional posible pues significaría desconocer la cambiante realidad
humana
La racionalidad también está relacionada con el establecimiento de objetivos
precisos y reales, que sean alcanzables, igualmente que se pueda lograr, la
utilización más efectiva y racional de los recursos materiales y humanos
disponibles
La Previsión: Este principio se refiere al carácter anticipatorio de la planificación,
Consiste en fijar el plazo o los plazos definitivos para ejecutar la acción que se
planifica teniendo en cuenta los recursos humanos y materiales que han de ser
utilizados
La Continuidad: Plantea que la planificación está condicionada por el logro de
determinadas metas que permitan la solución de necesidades. Este principio
supone una integración de los diversos pasos del proceso en función de metas
establecidas.
Se considera que los planes son un proceso continuo que deben
someterse a una constante revisión y si es necesario deben formularse nuevos
planes que se adapten a las circunstancias y perspectivas futuras, el plan debe
ser continuo hasta el logro de los objetivos ya que si se abandona se ha
malgastado el tiempo y recursos
La Flexibilidad Este principio implica el hecho de que un plan debe reajustes o
correcciones en el momento de su ejecución debido a una serie de
circunstancias.
A medida que un plan se ejecute es pertinente realizar una evaluación continua .
La factibilidad: La planificación debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las
condiciones objetivas
La objetividad: Este principio plantea la necesidad de estudiar los hechos sin
aferrarse a juicios u opiniones preconcebidos. La planificación debe basarse en
datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas o
especulaciones.
La coherencia: Este principio advierte que los diferentes planes programas o
proyectos deben formara una unidad coherente y orientar sus esfuerzos en un
mismos sentido
La sencillez: Este principio dice que los planes deben ser sencillos para que sean
abordados con mayor facilidad en el plano operativo, la claridad y sencillez de lo
planes impulsa al trabajo. Los planes demasiados complejos son incomprensibles
y dificultan su ejecución por que se topan con la resistencia de los miembros de la
organización
La estandarización: Este principio Implica la homogeneización de
procedimientos, programas y productos, para que los planes sean más sencillos y
claros, la estandarización es posibles en aquellas tareas que son repetitivas o sea
que siempre se realizan de una determinada forma por lo que no exigen gran
discrecionalidad por quien la ejecuta
El equilibrio: Este principio guarda cierta relación con el principio de la
estandarización, establece la armonía que debe existir entre los factores incluidos
en el plan.
La participación Éste principio favorece y propicia el análisis, reflexión, discusión
y toma de decisiones en la participación de todos y todas en los espacios
educativos y comunitarios. La participación tiene como objeto la búsqueda del
bien social, propiciando las oportunidades para que los actores sociales
involucrados y comprometidos con los procesos educativos contribuyan al
cumplimiento de los fines de la escuela.
La interculturalidad: Este principio implica tomar en cuenta las características y
realidades existentes en la localidad, municipio o región donde se encuentra la
escuela, asumiéndose la diversidad sociocultural de la población venezolana
La equidad: Este principio hace referencia que la construcción de la planificación
debe garantizar la inclusión de todos y todas en igualdad de oportunidades y
condiciones en el proceso que caracteriza el quehacer de la escuela y su
proyección pedagógica y social en el proceso de formación ciudadana.
La integralidad: Desde esta perspectiva, este principio ve la escuela como un
espacio de integración en todos los ámbitos del quehacer social. Crear para
aprender, reflexionar para crear y valorar, participar para crear, fomentará la
convivencia, reflejándose en el trabajo integrado entre familia, escuela y
comunidad.
Pasos:
ETAPA 1. EVALUAR LAS CONDICIONES ACTUALES.
Esta evaluación incluye los recursos de la empresa, las tendencias del mercado,
los indicadores económicos y los factores competitivos. En la planificación
estratégica se adopta una visión panorámica del entorno del organización. Los
planes estratégicos expresan la finalidad de organización y fijan un conjunto de
objetivos a largo plazo, que la organización debe tratar de alcanzar para sacar
provecho de las oportunidades y evitar las hipotéticas a menazas.
ETAPA 2. DETERMINAR OBJETIVOS Y METAS
Los objetivos son fines específicos, medibles, planteados a corto plazo y su
consecución previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organización.
Los objetivos deben ser desafiantes, relevantes y bien enfocados.
Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y dan
al personal de plantilla un sentido de propósito.
ETAPA 3. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN
Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se
especifiquen las acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios
específicos prescritos para el logro de los objetivos. los cursos de acción bien
planificados reciben el nombre de estrategias y tácticas, y suelen diferenciarse en
razón de su ámbito y de su marco temporal.
ETAPA 4. ASIGNAR RECURSOS
Asignar recursos está relacionado con la presupuestación y posterior entrega de
recursos. Los recursos se definen como los activos financieros, físicos, humanos,
de tiempo o de otra índole con lo que cuenta una organización. Un presupuesto es
una cantidad predeterminada de recurso relacionada con una actividad. Existe una
relación entre la presupuestación como técnica de planificación y la
presupuestación como técnica de control.
ETAPA 5. EJECUCIÓN
La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada
por los objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación.
ETAPA 6. CONTROL
Se debe controlar la decisión de planificación. la organización ha de dirigir las
actividades del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o
en algunos casos, se reajusten para poder cumplirlos.
4. Usted cree que la Planificación tiene alguna influencia en el proceso
administrativo? Explique su respuesta.
Totalmente, por cuanto que la planificación cumple dos propósitos principales en
las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en
minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los
negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa
determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel
de éxito organizacional.
Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los
recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como
una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la
dirección y el control.
Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental
de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y
el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los
objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro
en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.
La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en
torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.
Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una
estrategia para la organización.
Aspectos generales e importancia de la planificación
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y
acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o
lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los
procedimientos adecuados para alcanzarlos.
Además los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los
recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización
desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y
procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los
objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos
organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las
fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el
entorno externo, entre otros aspectos.
Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los
eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el
cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad
en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica,
entre otros.
5. Usted cree que sea necesario coordinar las actividades y los sistemas de
una organización? Explique su respuesta.
Si, En la actualidad, las innovaciones son parte del día a día. Por este hecho, todo
tipo de organizaciones u empresas que deseen ser exitosas deben estar en un
proceso constante de cambio, que involucra a toda su estructura. Estas deben
buscar obtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para poder subsistir
con la competencia además de la sociedad en la que se desarrolle.
Desde que el hombre fue consciente de este hecho ha intentado crear
directrices que le facilite todo el proceso de cambio, así se han creado teorías y
modelos aplicables a la empresa en un momento dado que cumpla con sus
expectativas y que sea adaptable a la misma. A continuación, detallaremos
algunos de estos enfoques que permiten a la empresa evolucionar y sobrevivir a
su entorno.
Las organizaciones como sistemas
Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan
conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se
desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus
elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal
que se logre una relación reciproca entre ellos.
Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los
sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y
programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia
con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio
con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia
con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.