Planilla de Cálculo EXCEL · Planilla de Cálculo 1 Inicio de Microsoft Excel Lo primero que se...

Planilla de Cálculo

EXCEL

UNIVERDIDAD TECNOLÓGICA NACIONAL

Facultad Regional Rosario

Dto. I. Eléctrica Fundamentos de Informática

Indice

1. Inicio de Microsoft Excel.......................................................................................................Pág. 1

2. La pantalla de Microsoft Excel .............................................................................................Pág. 2

3. Comandos y Menúes............................................................................................................Pág. 3 Comandos de menúes................................................................................................Pág. 3 Menúes contextuales .................................................................................................Pág. 3 Botones de la barra de herramientas.........................................................................Pág. 3 Deshacer y Repetir comandos..............................................................................................Pág. 3

4. Introducción de datos..........................................................................................................Pág. 4 Cómo interpreta Excel los datos que se introducen.............................................................Pág. 4 Un valor constante .....................................................................................................Pág. 4 Una fórmula ................................................................................................................Pág. 4 Introducción de Números.....................................................................................................Pág. 4 Introducción de Fechas y Horas...........................................................................................Pág. 5 Introducción de Texto ..........................................................................................................Pág. 5 Llenado de celdas................................................................................................................Pág. 5 Llenar celdas, valores y formatos utilizando el menú contextual................................Pág. 5

5. Creación de Fórmulas ..........................................................................................................Pág. 7 La barra de fórmulas............................................................................................................Pág. 7 Operadores..........................................................................................................................Pág. 7 Operadores aritméticos..............................................................................................Pág. 7 Operadores de comparación ......................................................................................Pág. 8 Operadores de texto..................................................................................................Pág. 8 Combinar expresiones con paréntesis .................................................................................Pág. 8 Fórmulas que producen valores error..................................................................................Pág. 9 Referencias ..........................................................................................................................Pág. 9 Referencias relativas ..................................................................................................Pág. 9 Referencias absolutas ................................................................................................Pág. 9 Referencias mixtas .....................................................................................................Pág. 9 Mover y copiar fórmulas y referencias................................................................................Pág. 10 Mover las celdas afecta las referencias ....................................................................Pág. 10 Copiar celdas afecta las referencias.........................................................................Pág. 10 Insertar y eliminar celdas afecta las referencias ......................................................Pág. 10

6. Funciones...........................................................................................................................Pág. 11 Pautas para el uso de funciones........................................................................................Pág. 11 Uso del asistente para funciones.......................................................................................Pág. 11 Algunas de las funciones más utilizadas............................................................................Pág. 12 =SUMA......................................................................................................................Pág. 12 =PROMEDIO..............................................................................................................Pág. 13 =MAX........................................................................................................................Pág. 13 =MIN.........................................................................................................................Pág. 13 =CONTAR..................................................................................................................Pág. 13 =CONTARA................................................................................................................Pág. 14 =SI ...........................................................................................................................Pág. 14

7. Edición de una hoja de cálculo ...........................................................................................Pág. 15

Edición dentro de una celda...............................................................................................Pág. 15

Mover y copiar celdas.........................................................................................................Pág. 15

Copiar y mover celdas usando el portapapeles........................................................Pág. 15

Copiar y mover celdas arrastrando ..........................................................................Pág. 15

Insertar filas o columnas....................................................................................................Pág. 16

Eliminar filas o columnas ....................................................................................................Pág. 16

Borrar celdas......................................................................................................................Pág. 16

8. Dar formato a una hoja de cálculo .....................................................................................Pág. 17

Aplicación de formatos .......................................................................................................Pág. 17

Copiar formatos .................................................................................................................Pág. 17

Cambio del ancho de columnas..........................................................................................Pág. 17

Cambio de la altura de las filas..........................................................................................Pág. 18

Alineación de datos en una hoja de cálculo .......................................................................Pág. 18

Dar formato a las fuentes ..................................................................................................Pág. 19

Aplicación de formatos de números ...................................................................................Pág. 19

Aplicación de formato numérico desde la ficha número ............................................Pág. 20

Agregar bordes, diseños y colores.....................................................................................Pág. 21

Aplicación automática de formatos.....................................................................................Pág. 21

9. Creación de gráficos ..........................................................................................................Pág. 22

El asistente para gráficos ..................................................................................................Pág. 22

Cómo funciona el asistente para gráficos ? ..............................................................Pág. 22

Crear un gráfico a partir de un rango de datos .................................................................Pág. 23

Trazar series de datos en filas o en columnas .........................................................Pág. 23

Trazar selecciones no adyacentes............................................................................Pág. 23

Crear un gráfico incrustado................................................................................................Pág. 23

Mover y cambiar el tamaño de un gráfico .................................................................Pág. 23

Eliminar un gráfico incrustado...................................................................................Pág. 23

Creación de una hoja de gráficos en un libro de trabajo ...................................................Pág. 24

Mover y cambiar el tamaño de un gráfico .................................................................Pág. 25

10.Organización de los datos mediante una lista ..................................................................Pág. 26

Qué es una lista ? ..............................................................................................................Pág. 26

Tamaño y ubicación de la lista ..................................................................................Pág. 26

Los rótulos de las columnas .....................................................................................Pág. 26

El contenido de las filas y columnas .........................................................................Pág. 27

Mantenimiento de una lista usando la ficha de datos........................................................Pág. 27

Cómo funciona una ficha de datos.....................................................................................Pág. 27

Para introducir un registro........................................................................................Pág. 27

Para buscar un registro ............................................................................................Pág. 27

Para eliminar un registro ..........................................................................................Pág. 28

Ordenar datos en una lista ................................................................................................Pág. 28

Filtración de una lista .........................................................................................................Pág. 34

11.Impresión..........................................................................................................................Pág. 30

Configuración de página ....................................................................................................Pág. 30

Elección de lo que se va a imprimir ....................................................................................Pág. 31

Presentación preliminar .....................................................................................................Pág. 31

AAnneexxoo II - Generaciòn y utilización de macros................................................................. Pág. 33

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Planilla de Cálculo 1

Inicio de Microsoft Excel

Lo primero que se debe hacer para poder acceder al programa, es ejecutar el programa WINDOWS.

1. Hacer clic en el botón Inicio.

2. Ir a Programas y luego a Microsoft Office

3. Hacer clic en Microsoft Excel.

El programa se iniciará presentando una pantalla con un título general y luego mostrará la pantalla principal del programa.

1



La pantalla de Microsoft Excel

Al entrar en el programa, se muestra un documento nuevo y en blanco que Excel denomina LIBRO DE TRABAJO. El libro de trabajo predeterminado se abre con 3 HOJAS DE CALCULO tituladas Hoja1 hasta Hoja3. Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas situadas en la parte inferior de la ventana del libro. Haciendo clic en las etiquetas puede desplazarse entre las hojas de un libro.

Se muestran a contimuación las partes de la ventana de Excel:

La mayor parte del trabajo que haga en Excel, lo hará en una hoja de cálculo. Una hoja dé cálculo es una cuadrícula compuesta por filas y columnas. La intersección de dichas filas y columnas, forman las celdas que constan de una dirección o referencia. Por ejemplo, la celda donde se intersectan la columna B y la fila 5 es la celda B5.

La celda activa es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir; solo una celda puede estar activa a la vez y ésta se muestra con un borde ancho. Para cambiar la celda activa, utilice las teclas de cursor, o bien haga clic en la celda que desee activar.

Para desplazarse en la hoja de cálculo, pulse sobre las flechas que se encuentran en las barras de desplazamiento horizontal y vertical.

2

Celdaactiva

Etiquetas de hojas Barras de desplazamiento



Comandos y menúes

Los comandos son las órdenes que se pueden ejecutar en el programa.

Existen varios métodos para obtener el mismo resultado:

• Comandos de menúes Estos comandos están agrupados en los menúes de la barra de menúes. Muchos de los comandos también tienen su equivalente en el teclado. Por ejemplo, el comando COPIAR del menú EDICION también puede activarse pulsando simultáneamente Ctrl + C.

• Menúes contextuales Contienen los comandos más útiles para la celda o el objeto que haya seleccionado. Para mostrar un menú contextual, posicione el puntero del mouse sobre el rango u objeto y luego pulse el botón derecho del mouse. El menú contextual se desplegará donde se encuentra el puntero.

• Botones de la barra de herramientas Para elegir un botón de la barra dé herramientas, haga clic en el botón deseado. Solo son utilizables con el mouse.

Si comete algún error podrá "Deshacer" la acción o el efecto del comando y si decide

después que desea recuperar la acción Deshecha, tiene también la posibilidad de "Rehacerla". No obstante, tenga en cuenta que hay acciones que no pueden deshacerse, como guardar o imprimir.

Deshacer

Rehacer También pueden usarse los botones Deshacer y Repetir.

Para deshacer o rehacer la última acción, haga clic en el botón Deshacer o en el botón Rehacer de la barra de herramientas.

Para deshacer o rehacer varias acciones, haga clic en la persiana situada junto al botón de deshacer o rehacer, y a continuación seleccione las acciones que desee deshacer o rehacer.

3

Deshacer y Repetir comandos



Introducción de datos

Para introducir datos en las celdas, lo primero que se debe hacer es ubicar la celda activa y luego escribir los datos deseados. Para terminar pulsar ENTER.

Para cancelar el ingreso de datos en una celda, pulse ESC.

Puede introducir dos tipos de datos en una hoja de cálculo.

• Un valor constante

Es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser una valor numérico, como una fecha, hora, moneda, porcentaje, fracción, notación científica, o puede ser un texto. Los valores constantes no cambian a menos que se seleccione la celda y se edite el valor.

• Una fórmula

Es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=).

Son todos los números del 0 al 9 y los caracteres especiales :

+ - ( ) , / $ % . E e

• Se pueden introducir puntos en números como 1.000.000.

• Una sola coma al ingresar un numero será considerado como una coma decimal.

• Los signos más (+) introducidos delante de los números serán ignorados.

• Los números negativos deberán ser precedidos por el signo menos o estar en paréntesis ( ).

Al introducir fechas y horas tenga en cuenta los siguiente :

• Excel hace caso omiso de las mayúsculas.

• El programa muestra la hora utilizando el formato de 24 hs. Si desea introducir con formato de 12 hs, deberá escribir a.m. o p.m.

• Puede escribir la fecha y la hora en la misma celda separadas por un espacio en blanco.

• Para introducir fechas, utilice la barra de dividir (/), o un guión (-).

4

Cómo interpreta Excel los datos que se introducen

Introducción de Números

Introducción de Fechas y Horas



Para introducir texto, seleccione una celda y escríbalo.

Una celda puede contener hasta 255 caracteres. Puede si lo desea, dar formato individualmente a los caracteres dentro de una celda.

Para evitar que largas líneas de texto invadan las celdas adyacentes, elegir el comando Celdas del menú Formato, seleccione la ficha alineación y luego active la casilla de verificación “Retorno automático”.

Puede copiar el contenido de unas celdas en otras arrastrando el cuadro de llenado o utilizando el comando Llenar en el menú Edición.

El cuadro de llenado copia y llena con datos, y crea series utilizando la característica de llenado automático. El cuadro de llenado se arrastra hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar las celdas con datos.

Llenar celdas, valores y formatos utilizando el menú contextual

Puede elegir comandos para llenar datos en el menú contextual de llenado automático después de haber arrastrado el cuadro de llenado.

También puede utilizar el comando Llenar del menú Edición.

En la página siguiente se muestran los pasos a seguir para llenar un rango de celdas usando la característica de llenado automático.

Seleccioneuna celda ycoloque elpuntero enel cuadrode llenado

Arrastre elcuadro dellenado enel sentidoque deseellenar...

Cuandosuelte elbotón delmouse, losdatosllenarán elrango

En el ejemplo, se muestra el llenado usando un número. Obsérvese, que no realiza una secuencia de los números. Si lo que se quiere es realizar una secuencia de números, se deberán realizar los mismos pasos, teniendo pulsada la tecla CTRL mientras se arrastra.

A esta operación, Excel la denomina Llenado de series, y no sólo es usada con números, sino que pueden usarse también algunos textos cómo por Ej. los meses del año o los días de la semana. En la imagen siguiente se muestran alguno de esos ejemplos:

Introducción de Texto

Llenado de celdas



Creación de fórmulas

Una fórmula combina en una celda valores con operadores, tales como el signo más o el signo menos, para producir un nuevo valor a partir de los valores ya existentes.

Una fórmula se puede entender como un lado de una ecuación cuyo resultado se muestra en la celda.

La siguiente ilustración muestra ejemplos de fórmulas que contienen alguno de los elementos que se pueden incluir:

=(D4/35)+200

=Ingresos-Gastos

=SUMA(82:86.PROMEDIO(B1:E1))

Cuando la barra de fórmulas está activa, o cuando edite directamente en la celda, puede escribir una fórmula, insertar funciones y nombres de la hoja de cálculo y referencias en una fórmula al seleccionar celdas.

Haga clic con el mouse en el área de entrada comience a escribir para activar la barra de fórmulas.

El cuadro denombres presenta lareferencia o elnombre de la celda

Cancela el ingresode datos

Acepta el ingresode datos

Presenta elasistente parafunciones

Cuando la edición en celda estáactivada, puede introducir unafórmula y editarla

Operadores aritméticos

Realizan operaciones matemáticas básicas; combinan valores numéricos y producen resultados numéricos :

+ Suma

- Resta (o negación si se coloca antes del valor, como en -1)

/ División

* Multiplicación

% Porcentaje (colocado después de un valor, como en 30%j

^ Función exponencial

Operadores de comparación

5

La barra de fórmulas

Operadores



Compara dos valores y produce el valor lógico VERDADERO o FALSO.

= Igual

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> Distinto de

Operadores de texto

Une dos o más valores de texto en un solo valor de texto combinado.

& Conecta (o concatena), dos valores de texto para producir un valor de texto contínuo. Si uno de los valores es una referencia de celdas y la celda a la que hace referencia contiene una fórmula, este operador une el valor producido por la fórmula en la celda a la que se hace referencia como un valor de texto.

Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad Excel los evaluará de izquierda a derecha. Si desea alterar el orden de evaluación, utilice un paréntesis para agrupar expresiones en la fórmula.

Excel calcula primero las expresiones en paréntesis y luego usa esos resultados para calcular la fórmula.

Esta fórmula Produce este valor

=2+4*5 22

=(2+4)*5 30

Excel presenta un valor de error cuando no puede calcular la fórmula. Los valores de error comienzan siempre con el signo numeral (#).

Este valor de error Significa que una fórmula

#¡DIV/0 ! Esta tratando de dividir entre cero.

#N/A Se refiere a un valor que no está

disponible

#¿NOMBRE? Usa un nombre que Excel no reconoce.

#;NULO ! Especifica una intersección inválida de

dos áreas.

#¡NUM! Usa un número de manera incorrecta.

Combinar expresiones con paréntesis

Fórmulas que producen valores de error



#¡REFf Se refiere a una celda que no es válida.

#¡VALOR! Usa un argumento u operando

equivocado.

########## Produce un resultado que es demasiado largo para la celda. Esto en realidad no es valor de error sino una indicación de que la colunma tiene que ser más ancha.

• Las referencias identifican celdas o grupos de celdas en una hoja de cálculo.

• Las referencias indican a Excel en qué celdas debe buscar los

valores que desea utilizar en una fórmula.

• Las referencias se basan en los encabezados de las columnas y filas de la hoja de cálculo.

Existen tres tipos de referencia:

Referencias relativas son aquellas que al copiar una fórmula en otra celda o rango varian las referencias de la misma con relación a la nueva posición que ocupan.

Referencias absolutas son aquellas que al copiar una fórmula en otra celda o rango no varían las referencias que tenían. Estas referencias absolutas llevan delante el caracter $.

Referencias mixtas son la combinación de las anteriores.

Mover las celdas afecta las referencias

Cuando se mueven las celdas, los valores o las referencias que contienen nunca cambian. Sin embargo, el movimiento afecta las fórmulas que se refieren a las celdas que se han desplazado con los efectos siguientes:

• Excel ajusta automáticamente todos las referencias a las celdas que se han movido.

• Las fórmulas que anteriormente hacían referencia al área a la cual se movieron las celdas proveen el valor de error #¡REF! porque se eliminan las celdas existentes y se reemplazan con las celdas que se han movido.

Copiar celdas afecta las referencias

Copiar celdas tiene un efecto diferente en las referencias relativas y en las absolutas.

• Referencias relativas Cuando copia celdas, Excel ajusta automáticamente las referencias relativas y las partes relativas de las referencias mixtas en el área en que pega las celdas copiadas.

Referencias

Mover y copiar fórmulas y referencias



• Referencias absolutas y mixtas Cuando copie una fórmula y use las mismas referencias de celdas de la fórmula original en el duplicado, use referencias absolutas o mixtas en una fórmula.

Insertar y eliminar celdas afecta las referencias

En la hoja de cálculo puede insertar celdas, rangos de celdas, filas o columnas. Todas las referencias que se ven afectadas por la inserción se ajustan como corresponde, ya sea que sean relativas o absolutas.



Funciones

Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta un valor o valores, que realizan una operación y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir fórmulas más extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las fórmulas en las hojas de cálculo.

Las funciones incorporadas en Excel sirven para realizar cálculos estándar. Los valores sobre los cuales una función efectúa las operaciones se llaman argumentos.

• Los paréntesis indican donde comienzan y donde terminan los

argumentos. No olvide incluir ambos paréntesis sin dejar espacios antes y después de cada uno de ellos.

• No use puntos para separar los miles para los valores numéricos.

• Los argumentos se especifican dentro de los paréntesis de una función. Estos pueden ser números, referencias, texto, valores lógicos, matrices o valores de error.

• Los argumentos de una función pueden ser valores constantes o fórmulas. Si usa una fórmula, ésta puede contener otras funciones.

• Cuando el argumento de una función es una función, se trata de una función anidada. Se pueden añadir hasta siete niveles de funciones en una fórmula.

El asistente para funciones le ayudará a seleccionar una función, agrupar los argumentos correctamente e insertar la función en una fórmula. La barra de fórmulas muestra los cambios que Usted hace a medida que constituye la fórmula.

Para agregar una función a una fórmula, active el Asistente para funciones haciendo clic en el botón "Asistente para funciones" de la barra de herramientas.

En la página siguiente se muestra el asistente para funciones con las partes más importantes:

Presenta el nombre, los argumentosy una descripción breve de lafunción seleccionada (COS).

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Pautas para el uso de funciones

Uso del asistente para funciones



Nombres deargumentos

El valor calculado de lafunción usando losargumentos activos

=SUMA Calcula la sumatoria de los números de un rango de celdas. Esta

función también puede aplicarse usando el botón de Autosuma ( ) En esta fórmula, se requiere como

argumento el rango de celdas que contiene los números a sumar (se pueden usar hasta 30 rangos diferentes, como se muestra en el segundo de los ejemplos). Sintáxis =SUMA(Rango1;Rango 2 ;.... ;Rango 30) Ejemplos =SUMA(B2:B10)

=SUMA(B2:B10;F12:F100;N300:N1000)

=PROMEDIO Calcula el promedio de un rango de celdas. Se usa de la misma manera que el caso anterior.

Sintáxis: =PROMEDIO(Rango1;Rango 2;....;Rango 30)

Ejemplos: =PROMEDIO(B2:B10) =PROMEDIO(B2:B10;F12:F100)

=MAX Devuelve el valor máximo de un rango de celdas. Es ideal para obtener por ejemplo la venta máxima entre cientos de vendedores.

Sintáxis =MAX(Rango1;Rango 2 ;.... ;Rango 30)

Ejemplos =MAX(B2:B10) =MAX(B2:B10;F12:F100)

Algunas de las funciones más utilizadas



=MIN Devuelve el valor mínimo de un rango de celdas. Funciona igual que la anterior pero nos daría la venta mínima..

Sintáxis =MIN(Rango1;Rango 2 ;.... ;Rango 30)

Ejemplos =MIN(B2:B10) =MIN(B2:B10;F12:F100)

=CONTAR Cuenta las celdas que contienen números en un rango. Sirve por ejemplo, para saber si en la columna SUELDO, todos los datos cargados son numéricos1, evitando así posibles errores en fórmulas o funciones (ver ejemplo en página siguiente).

Sintáxis =CONTAR(Rango1;Rango 2 ;.... ;Rango 30)

Ejemplos =CONTAR(B2:B10) =CONTAR(B2:B10;F12:F100)

En este ejemplo, tenemos cuatro vendedores con sus correspondientes sueldos. La celda B7, que es la que contiene la función CONTAR, solo identifica 3. El problema es que el último dígito del sueldo de “Carlos”, fue cargado usando la letra “ele (L)” en vez del número uno (1), entonces sólo cuenta 3 sueldos, y por consiguiente el “Total de sueldos” es erróneo.

=CONTARA Cuenta las celdas que contienen caracteres alfanuméricos en un rango de celdas. Este caso es similar al anterior, y nos serviría para saber por ejemplo, cuantos clientes tienen dirección en Internet.

Sintáxis =CONTARA(Rango1;Rango 2 ;.... ;Rango 30)

Ejemplos =CONTARA(B2:B10) =CONTARA(B2:B10;F12:F100)

1 Esto suele ocurrirle a personas acostumbradas a escribir a máquina, y confunden por ejemplo la letra L con el número uno (1)



=SI Es una función lógica. Partiendo de una condición, obtiene dos posibles soluciones: una verdadera y una falsa.

Sintáxis =SI(Condición;Verdadero;Falso)

Ejemplos =SI(B2>10;”OK”;”Mal”) =SI(B3>=F9;(B9*8)-4;B9+5)

En este ejemplo, Si el vendedor factura más de $ 600.-, es de categoría SENIOR. Si factura menos de $ 600.- es de categoría JUNIOR.



Edición de una hoja de cálculo

Es posible editar una celda escribiendo encima de la existente o corrigiendo parte de la información incluída en la misma.

También puede editar el contenido de una celda en la barra de fórmulas.

En la edición de celdas también puede usar el Portapapeles de Windows. Los comandos CORTAR, COPIAR y PEGAR, pueden ser activadas por ejemplo, para copiar parte de una fórmula ubicada en una celda, a otra fórmula que está en otra celda.

Cuando esté editando una celda, puede trasladar el cursor hacia la izquierda o hacia la derecha para corregir o agregar información. No pulse las teclas de flecha Arriba o Abajo, ya que harán que finalice la edición.

Existen dos maneras de copiar y mover celdas:

• Usando el portapapeles de Windows.

• Arrastrando con el mouse.

Cuando copia una celda, se duplica su contenido y se pega en una nueva posición.

Cuando mueve celdas, se desplaza su contenido y se pega en una nueva posición.

Al pegar celdas sobre otras ya existentes, reemplazará el contenido de éstas.

Copiar y mover celdas usando el portapapeles

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que desea mover o copiar.

2. Ir al menú Edición y elegir Cortar ( ) si desea mover la celdas o

Copiar ( ) si desea copiarla.

3. Ubicar el cursor donde desea colocar lo seleccionado (celda de destino).

4. Ir al menú Edición y elegir Pegar ( ).

Otra forma, es usando los mismos comandos pero en el menú contextual.

Copiar y mover celdas arrastrando

1. Seleccione la celda o rango de celdas que desea mover o copiar.

2. Coloque el puntero del mouse en cualquiera de los bordes de la selección (el cursor se transforma en flecha).

3. Arrastre la selección a la posición deseada y suelte el botón del mouse para mover; o pulse la tecla Clrl y luego arrastre para copiar.

Cuando se inserta una fila o una columna, Excel crea una nueva fila o una nueva columna y desplaza las existentes a fin de crear un espacio para las celdas insertadas.

7

Edición dentro de una celda

Copiar y Mover celdas

Insertar filas o columnas



La forma más simple para insertar es el siguiente:

1. Seleccione el número de filas o columnas que desea desplazar para que se inserten las filas o columnas nuevas. Para seleccionar filas o columnas, se debe hacer clic en las letras indicativas de cada columna o en los números de cada fila.

2. Ir al menú Insertar y elegir el comando Filas a calumnas. También puede elegir el comando Insertar del menú contextual.

1. Seleccione el numero de filas o columnas que desea eliminar.

Para seleccionar filas o columnas, se debe hacer clic en las letras indicativas de cada columna o en los números de cada fila).

2. Ir al menú Edición y elegir el comando eliminar. También puede elegir el comando Eliminar del menú contextual.

1. Seleccione la cela o el rango de celdas que desee borrar.

2. Pulse la tecla Delete (Suprimir).

Este método borra solo el contenido de las celdas. Si se desea borrar también los formatos de la celda :

1. Seleccione la cela o el rango de celdas que desee borrar.

2. Ir al menú Edición y elegir Borrar.

3. De las cuatro (4) opciones que nos muestra elegir Todo.

Eliminar filas o columnas

Borrar celdas



Dar formato a una hoja de cálculo

Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de cálculo antes o después de incorporar los datos. Por ej., puede introducir los datos en un rango de celdas y luego asignarle el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien si se aplica el formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que introduzca en dicho rango estará en negrita al introducirlo.

Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en las misma. Es posiible copiar en otras celdas los formatos de celda y modificarlos o eliminarlos de manera independiente de los datos que contienen las celdas.

La aplicación de formatos se realiza elijiendo el comando Celdas del

menú Formato, o el comando Formato de celdas del menú contextual.

Los formatos de uso frecuente se encuentran disponibles también en los botones de la barra de herramientas Formato.

Puede usar el botón "Copiar formato" para copiar rápidamente los formatos de celda y aplicarlos a otra celda o rango de celdas.

Para ello, seleccione la celda que contenga el formato a copiar, luego haga clic en el botón Copiar formato y arrastre el mouse por todo el rango hasta

donde desee aplicar los formatos.

1. Posicione el puntero del mouse en el borde derecho del

encabezado de la columna.

2. Arrastre hacia la derecha para ampliar el ancho de la columna o hacia la izquierda para reducirlo.

Arrastrar hacia la derechapara agrandar, o hacia laizquierda para achicar

Puede ajustar varias columnas a la vez seleccionando primero las columnas y luego ajustando el ancho de cualquiera de las columnas seleccionadas. .

1. Posicione el puntero del mouse en el borde inferior del

encabezado de la fila.

2. Arrastre hacia abajo para ampliar el ancho de la fila o hacia la arriba para reducirlo.

8

Aplicación de formatos

Copiar formatos

Cambio del ancho de columnas

Cambio de la altura de las filas



Arrastre haciaarriba paraachicar ohacia abajopara agrandar

Cuando se hace doble clic en el borde inferior del encabezado de una fila, el alto de la fila se ajusta de modo que puede acomodar la entrada más alta de la misma. Esto también es aplicable a las columnas.

Seleccione la alineación que desee para los números o los caracteres de las celdas en la hoja de cálculo.

A menos que se modifique la alineación, al principio todas las celdas tienen el formato de alineación General, que

alinea automáticamente los números a la derecha, el texto a la izquierda y centra los valores lógicos o de error.

La forma más sencilla de alinear, es usando los botones de la barra de herramientas Formato.

Para alineaciones que no sean a la izquierda, a la derecha, al centro y al centro de una serie de columnas, use el comando Celdas del menú Formato, o bien, el comando Formato de celdas del menú contextual.

Seleccione la ficha Alineación y elja las opciones que desee.

Puede asignar el formato a las fuentes de las celdas a fin de cambiar la apariencia de los altos que las conforman.

En las celdas que contienen texto, también puede aplicar independientemente diferentes formatos de fuentes a caracteres o palabras.

Los pasos a seguir son :

1. Seleccionar la celda, rango de celdas o texto dentro de una celda al cual se le aplicará un formato de fuente.

2. Elegir las opciones de los cuadros "Nombre de fuente", "Tamaño de fuente" y los botones "Negrita", "Cursiva" y "Subrayar " de la barra de herramientas Formato.

Alineación de datos en una hoja de cálculo

Dar formato a las fuentes



Estos caracterestienen formato propio

Los meses tienen formato deNegrita y cursiva

Los totales están en Negrita

Otra forma, es repetir el paso 1 y elegir el comando Celdas del menú Formato, o bien, el comando Formato de celdas del menú contextual.

En cualquier momento, podrá cambiar el formato de números de una celda a otro los formatos incorporados, o bien, crear y aplicar un formato de números personalizado.

En la tabla siguiente se muestran los botones de la barra de herramientas Formato para aplicar formatos de numero:

Para aplicar Haga clic en Muestra el formato

Modelo moneda 1234 se convierte en $1.234,00

Modelo porcentual 0,12 se convierte en 12%

Modelo millares 1234 se convierte en 1.234,00

Aumento de decimales 15,0 se convierte en 15,00

Disminución “ “ 15,000 se convierte en 15,00 Aplicación de formato numérico desde la ficha Número

Para cambiar el formato de números en una celda a otro formato de números predeterminado, elija el comando Celdas del menú Formato, o bien, el comando Formato de Celdas del menú contextual y luego seleccione la ficha Número.

Aplicación de formatos de números



Para aplicar bordes, diseños o colores, seleccione las celdas que desee cambiar y luego use los botones de la siguiente lista :

Botón Para

Aplicar bordes a las celdas

Aplicar colores a las celdas

Cambiar el color del contenido de las celdas

Puede aplicar rápidamente varias combinaciones formatos a un rango de celdas usando el comando Autoformato del menú Formato.

Al aplicar un Autoformato, Excel selecciona el rango actual, determina los niveles de resumen y de detalle, revisa textos valores y fórmulas, y luego aplica los formatos según convenga.

Los autoformatos están formados por combinaciones de: • Número • Alineación • Fuente (tamaño, tipo, color, etc) • Bordes • Diseños • Ancho de columnas y alto de filas

Para aplicar los autoformatos, seleccione el rango de celdas y elija del menú Formato el comando Autoformato.

Agregar bordes, diseños y colores

Aplicación automática de formatos



Creación de gráficos

El asistente para gráficos le guía paso a paso para crear un gráfico.

Usted confirma los datos de la selección, elige un tipo de gráfico y decide si desea agregar otros elementos, por ejemplo, títulos y una leyenda. Antes de finalizar el proceso con el Asistente para gráficos, se le mostrará un ejemplo del gráfico que esté creando para que pueda realizar los cambios que considere adecuados.

Cómo funciona el asistente para gráficos ?

Primero nos pide el rango de datos a graficar. Si los datosestaban seleccionados, aparecerán entonces en el cuadro detexto “Rango”.

Luegodeberemoselegir el tipode gráfico:

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El asistente para gráficos



Después el formato para el tipo de gráfico elegido

En el paso 4, nos muestra como va a quedar el gráfico y Sepodrá invertir la posición de los datos (filas o columnas)

En el último paso, le indicaremos si queremos o no las leyendas para las series, y además podremos escribir los títulos del gráfico

Trazar series de datos en filas o en columnas Al crear un gráfico, se especifica la

orientación de los datos, es decir, si las series de datos están en las filas o en las columnas.

Trazar selecciones no adyacentes Para realizar selecciones no adyacentes, empiece seleccionando las celdas de la primera fila o columna, y luego teniendo pulsada la tecla Ctrl seleccione las restantes. También puede ocultar las filas o columnas que no desee incluir en el gráfico; para ello seleccione las filas o columnas y luego utilice el comando Ocultar del menú contextual.

Crear un gráfico a partir de un rango de datos



Se compararán las ventas de cada región, en los 3 meses.

Se graficarán solamente las ventas de Enero

Se graficarán los totales por región. Para seleccionar rangos de celdas discontínuos, usar la tecla CTRL.

Se graficarán los totales de cada mes

El gráfico incrustado siempre aparece cuando la hoja de cálculo está activa y, al imprimirla, el gráfico se imprime junto con los datos.

Dichos datos se mantienen vinculados con los datos fuente y se actualizan automáticamente.

Para crearlo:

1. Seleccione los datos en la hoja de cálculo.

2. Haga clic en el botón “Asistente para gráficos”. El puntero del mouse se convierte en una cruz con un símbolo de gráfico.

3. Haga un clic en cualquier lugar de la hoja y arrastre para describir el área donde se incrustará el gráfico.

4. Siga las instrucciones del Asistente para gráficos.

Este es un gráfico incrustado en la misma hoja

Mover y cambiar el tamaño de un gráfico Para mover un gráfico, selecciónelo haciendo un clic en cualquier parte del mismo y arrástrelo hasta donde desee.

Para cambiar el tamaño, selecciónelo haciendo un clic en cualquier parte del mismo y después coloque el puntero del mouse en uno de

Crear un gráfico incrustado



los vértices. Cuando el puntero se convierta en una flecha con dos puntas, arrastre para aumentar o disminuir el tamaño del gráfico.

Eliminar un gráfico incrustado Para eliminar un gráfico incrustado primero selecciónelo, y luego pulse la tecla Delete (Supr). También puede elegir el comando Borrar del menú Edición y después elegir Todo.

Al igual que en un gráfico incrustado, los datos permanecen vinculados y se actualizan automáticamente.

La hoja de gráfico se puede imprimir independientemente de las otras hojas que haya en el libro de trabajo.

Para crear una hoja de gráficos, seleccione los datos en la hoja de cálculo, elija el comando Gráfico del menú Insertar y por último la opción Como hoja nueva.

Siga las instrucciones del asistente para gráficos. La nueva hoja de gráficos, será incluída en el libro de trabajo activo a la izquierda de la hoja que contiene los datos.

Creación de una hoja de gráficos en un libro de trabajo



Organización de los datos mediante una lista

Una lista consta de una serie de filas rotuladas que contiene datos similares. Por ejemplo, una lista puede ser un listado de clientes y sus números de teléfono, o bien, una base de datos de facturas.

La lista se puede considerar como una base de datos, donde las filas constituyen los registros y las columnas constituyen los campos.

Un campo es una sola columna El registro es una sola fila

Tamaño y ubicación de la lista

• Procure no tener más de una lista en una hoja de cálculo, ya que algunas tareas (como los filtrados), sólo se pueden usar en una sola lista dentro de la hoja de cálculo.

• Deje al menos una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja. Esto ayudará a que Excel seleccione la lista en forma automática cuando Ud ordene, filtre o inserte.

• Una lista puede ser del tamaño de una hoja de cálculo: 16384 filas por 256 columnas.

Los rótulos de las columnas

• Cree rótulos para las columnas en la primera fila de la lista. Es conveniente además que se diferencien los rótulos de los datos (aplique un formato diferente).

• Para separar los rótulos de los datos, utilice los bordes. No use filas en blanco, ni líneas punteadas.

• Los rótulos de las columnas contienen hasta 255 caracteres.

El contenido de las filas y columnas

• Diseñe la lista de modo que toahs las filas tengan elementos similares en la misma columna.

• No inserte espacios extra al principio de una celda ya que afectarían los procesos de ordenación y búsqueda.

• Use el mismo formato para todas las celdas de una columna.

Una vez creada una lista, puede agregar, buscar, editar o eliminar datos mediante una ficha de datos. Esta consta de una cuadro de

diálogo que muestra un registro completo a la vez.

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Qué es una lista

Mantenimiento de una lista usando la ficha de datos



Para usar una ficha de datos, es necesario que la lista tenga rótulos de columnas.

Cómo funciona una ficha de datos

Posicione el cursor (celda activa) en cualquier lugar de la lista, y elija el comando Ficha del menú Datos. Aparecerá la ficha con el primer registro de la lista.

Para introducir un registro

Seleccione del cuadro de diálogo Ficha, el botón Agregar. Los campos quedarán vacíos y listos para el ingreso de nuevos datos en el registro. Para pasar de un campo a otro, pulse la tecla TAB, o haga clic con el mouse.

Para buscar un registro

Para buscar registros utilice la barra de desplazamiento situada la derecha de los campos, o bien pulse sobre los botones Buscar anterior y Buscar siguiente.

Otra forma de buscar es especificando criterios de búsqueda. Para ello haga clic en el botón Criterios. Esto hará que la ficha cambie de tal forma que lo que escriba en los campos, se interprete como condición de búsqueda.

Para eliminar un registro Muestre el registro que desea borrar y haga clic en el botón Eliminar.

Cuando ordena una lista, se reorganizan las filas según el contenido de la columna seleccionada (campo).

Se pueden además ordenar altos seleccionados en una sola columna.

También se puede seleccionar un criterio de ordenación ascendente o descendente.

Para ordenar una lista entera, posicione el cursor (celda activa), y luego elija el comando Ordenar del menú Datos. El programa seleccionará automáticamente toda la lista y aparecerá un cuadro de diálogo, en el cual debemos especificar por cuál o cuáles campos deseo ordenar.

Ordenar datos en una lista



Se pueden especificar hasta tres criterios diferentes de ordenación.

Si solamente desea ordenar según una sola columna, podrá ordenar una lista rápidamente seleccionando una celda de la columna que desea ordenar y después haciendo clic en el botón Orden

ascendente ( ) o en el botón Orden Descendente ( ).

El Filtro automático permite mostrar un subconjunto de la lista con sólo hacer un clic con el mouse.

Para filtrar una lista, posicione el cursor en cualquier lugar de la lista, elja el comando Filtro en el menú Datos y luego Filtro automático.

Aparecerán una flechas desplegables directamente en los rótulos de columna de la lista. Si selecciona un elemento de una columna específica, ocultará instantáneamente todas las filas que contienen un valor seleccionado.

El elemento seleccionado en la lista desplegable se llama criterio del filtro. Puede filtrar la lista eligiendo varios criterios.

Para mostrar todas las filas que contengan datos en una columna especificada, seleccione la opción “No vacías” de la lista desplegable de esa columna.

Para eliminar los criterios de filtración de una columna, elija “Todas” en la lista desplegable de la columna. Para mostrar todas las filas ocultas en la lista, elija el comando Filtro en el menú Datos y luego Mostrar todo.

Filtración de una lista



Si seleccionamos Mercado de la lista desplegable del campo Depto...

... nos mostrará solamente las personas del departamento mercado.



Impresión

Se puede controlar la apariencia de las hojas impresas cambiando las opciones en el cuadro de diálogo Preparar página.

Para acceder a este cuadro, ir al menú Archivo y elegir Preparar Página.

Puede controlar que parte de la hoja de cálculo va a imprimirse y si se imprimirán líneas de división, notas de celdas o encabezados de columnas o de filas. También se pueden especificar las filas y columnas que aparecerán como títulos de en cada página.

Para En el menú Archivo elija Preparar página y luego

Establecer los márgenes Seleccione la ficha Márgenes. En los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, escriba las medidas para los márgenes.

Establecer la alineación Seleccione la ficha Márgenes. En vert. y horiz. de la pág. “Centrar en página”, seleccione entre horizontal y/o verticalmente.

Agregar o editar encabezados Seleccione la ficha Encabezado/Pié. En los y piés de página cuadros correspondientes elija los encabezados y piés que desee

Establecer la orientación Seleccione la ficha Página. En de página “Orientación” elija entre Horizontal o Vertical

Puede controlar que parte de la hoja de cálculo va a imprimirse y si se imprimirán línea de división, encabezados de columnas o de filas. También se pueden especificar las filas y columnas que aparecerán como títulos de cada página.

Para En el menú Archivo elija Preparar página y luego

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Configuración de página

Elección de lo que va a imprimir



Especificar el rango a imprimir Seleccione la ficha Hoja En el cuadro "Area de impresión", escriba el rango a imprimir o selecciónelo usando el mouse

Imprimir títulos de filas o Seleccione la ficha Hoja. En el columnas en páginas múltiples cuadro "Títulos a imprimir" escriba los rangos de fila o columna que desea imprimir como títulos.

Definir si se han de imprimir Seleccione la ficha Hoja. Active lo líneas de división y otros que desee imprimir (líneas de parámetros división, Notas, etc.)

Al hacer una presentación preliminar del documento puede ver cada página exactamente como se imprimirá, con los márgenes y saltos de página correctos y con los encabezados y piés de página en su

lugar.

Cluando se hace la presentación preliminar se ahorra tiempo ya que se pueden hacer todos los ajustes necesarios y evitar la impresión de copias incompletas o con defectos de formatos.

Para ver la página antes de imprimirla, haga clic en el botón “Presentación preliminar” de la barra de herramientas, o bien, elija del menú Archivo el comando Presentación preliminar.

Los botones que aparecen en la parte Superior, permiten personalizar la hoja, la visión, la escala, etc.

Los botones Siguiente y Anterior nos mostrarán las páginas anteriores o siguientes a la que tenemos en pantalla, si la impresión no cupiera en una sola hoja.

El botón Zoom aumenta o reduce el tamaño de presentación de la página. Otra forma de hacer esto, es haciendo clic en el lugar deseado cuando el cursor tenga forma de lupa.

Si se hace clic en Imprimir, Excel imprimirá las hojas con los parámetros actuales.

El botón Preparar página muestra el cuadro de diálogo preparar página, descripto en páginas anteriores.

Si quiero ver los márgenes que tendrán las hojas al imprimir, hacer clic en el botón Márgenes. Para modificarlos, posicione el cursor

Presentación Preliminar



encima de la línea de margen, y arrastre hacia la izquierdo o derecha según convenga.

Si elige el botón Cerrar se regresa a la hoja activa.



AAnneexxoo II - Generaciòn y utilización de macros

Excel cuenta con un lenguaje muy poderoso llamado Visual Basic, este es solo una parte del lenguaje, pero permite hacer o resolver los problemas mas fácilmente, solo debemos aprender a programarlo, es fácil de aprender ya que se manejaran términos sencillos.

¿Qué es una Macro?

Primeramente debemos de saber que es una Macro y a continuación se explica el termino:

Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los días empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente(Tamaño de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de letra) y Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee.

A continuación te muestro como grabar una macro y ejecutarla:

1. Trasládate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Ramón y presiona Enter.

2. Regrésate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda o cambio el rumbo.

3. Da clic en el Menú Ver, seguido por la Opción Barra de Herramientas y elija Visual Basic. Se activara la barra de herramientas Visual Basic.

4. Da clic en el botón Guardar Macro, el que tiene la ruedita Azul. Windows activa el cuadro de dialogo Grabar Macro, el cual permitirá darle el nombre a la macro y cual será el método abreviado para ejecutarla. El método Abreviado se refiere con que letra se va activar la macro, obviamente se activara con la tecla Control y la letra que usted quiera, de preferencia en minúscula, porque si activa las mayúsculas la macro se activara presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indico.

1

Crear un Macro



5. Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la macro en este caso Macro1. si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que así lo deje.

6. En la opción Método Abreviado aparece que se activara con la tecla Control(CTRL) + la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra, por ejemplo ponga la letra a(en minúsculas). La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + a

7. De clic en el Botón Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos en la Macro1.y el botón de la ruedita azul cambiara de forma ahora será un cuadrito Azul, se llamara Detener grabación. Lo utilizaremos cuando terminemos de indicarle los pasos para detener la grabación.

8. Cambie el Tipo de Letra en el Botón Fuente de la barra de herramientas Formato

9. Cambie el tamaño de la letra en el Botón Tamaño de Fuente de la barra de herramientas Formato

10. Presione el Botón Negrita de la barra de herramientas Formato

11. Cambie el color de la letra en el Botón Color de Fuente de la barra de herramientas Formato. Recuerde que todos estos pasos están siendo almacenados en la macro que estamos grabando y también recuerde que estos pasos se están efectuando en la celda A1.

12. Presione el Botón Detener Grabación de la barra de Herramientas de Visual Basic. El que tiene el cuadrito azul presionado.

Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla Control + a

13. Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, después regresa a la celda C1.



14. Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que esta en C1 tendrá las características del que esta en A1. Tipo de letra, tamaño, negrita y el color que indicaste al grabar la macro.

Nota:

Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y efectuara los pasos en la celda que te encuentres. Puedes grabar todas las macros que desees.

Ahora te recomiendo que domines estos pasos antes de pasar a la siguiente fase. Trata de crear macros que almacenen pasos como estos, recuerda los pasos los vas a indicar tu, que no se te olvide detener la grabación después de que indicaste los pasos, repite este ejercicio las veces que sea necesario para aprendértelo bien.

Observando los códigos de una macro

Bien, ahora después de practicar la Fase 1 con diferentes ejemplos o Macros

pasaremos a la siguiente Fase que nos permitirá observar los códigos que hemos generados con nuestra macros. Te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, para que trabajes limpio sin ninguna macro y empezando de la macro1 de nuevo.

Para observar los códigos de una macro debemos de seguir los siguientes pasos:

1. Primeramente trasládese a la celda A5 antes de empezar la grabación de la Macro

2. Presione el Botón Grabar Macro de la barra de Herramientas Visual Basic. Excel muestra el cuadro de Dialogo Grabar Macro

3. en la opción Método Abreviado escriba la letra r, por lo tanto la macro se llamara con Control + r

4. Presione el botón Aceptar. Excel inicia la grabación del la Macro1

5. Trasládese a la celda A1 y escriba Ramón, después presione Enter para aceptar el valor en la celda

6. Pare la grabación de la macro presionando el botón Detener Grabación de la barra de herramientas Visual Basic. Excel a grabado los pasos y a generado un código, Observémoslos:

7. Presione la tecla Alt + la tecla de función F11(Alt + F11). Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Si este editor no se activa es que Excel no esta bien instalado o se a borrado. También puede acceder desde el Menú Herramientas, Macro y Editor de Visual Basic.

8. Active los siguientes cuadros o ventanas:

2

Observar el código



a. De clic en el Menú Ver y elija la opción Explorador de Proyectos

b. De clic en el Menú ver y elija la opción Ventana Propiedades

Estas dos opciones deben de estar siempre activadas ya que de ahí depende todo lo que vallamos a hacer.

9. Del cuadro Proyecto de doble clic en Módulos o simplemente presione el signo de + que aparece en la opción Módulos. Se activara debajo de Módulos la Opción Modulo1

10. De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el código de la macro que grabamos de la siguiente forma:

Sub Macro1()

'

' Macro1 Macro

' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA

'

' Acceso directo: CTRL+r

'

Range("A1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramón"

Range("A2").Select

End Sub

Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuación se da una explicación de lo que ha hecho Excel:

• Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la Macro1



• Todo lo que aparece con un apostrofe ´ indica que no se tomara en cuenta que es solo texto o comentarios y ese texto debe de aparecer en un color, ya sea el color verde.

• Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue trasladarnos a la celda A1. La orden Range nos permite trasladarnos a una celda

• ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramón" Esto indica que se escribirá en la celda en que se encuentra el valor de texto Ramón. Todo lo que aparece entre comillas siempre será un valor de texto. La orden ActiveCell.FormulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa.

• Range("A2").Select Otra vez indicamos que se traslade a la celda A2. Esto se debe a que cuando escribimos el nombre de Ramón en A1 presionamos Enter y al dar Enter bajo a la celda A2.

Para comprender mejor alteraremos el código dentro del editor de Visual Basic.

Que crees que pasara aquí con nuestra Macro:

Sub Macro1()

'

' Macro1 Macro

' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA

'

' Acceso directo: CTRL+r

'

Range("A1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramón"

Range("B1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle 21 de Marzo #280"

Range("C1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "31-2-47-13"

Range("D1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nogales Sonora"

Range("E1").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "CONALEP NOGALES"

End Sub

Así es acabo de alterar el código y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + r hará lo siguiente:

En A1 escribirá Ramón

En B1 escribirá Calle 21 de Marzo #280



En C1 escribirá 31-2-47-13

En D1 escribirá Nogales Sonora

En E1 escribirá CONALEP NOGALES

Así que salgamos del editor dando clic en el Menú Archivo y eligiendo la opción Cerrar y volver a Microsoft Excel. Si no desea salir por completo de clic en el botón Microsoft Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando deseé volver al editor de clic en el botón Microsoft Visual Basic que se encuentra en la barra de Tareas.

Ahora ya que salimos de Visual Basic y estamos en Excel de Nuevo ejecutemos la macro presionando Control + r y veamos los resultados de nuestra modificación.

§ Trasladarse a una Celda

Range("A1").Select

§ Escribir en una Celda

Activecell.FormulaR1C1="Ramon"

§ Letra Negrita

Selection.Font.Bold = True

§ Letra Cursiva

Selection.Font.Italic = True

§ Letra Subrayada

Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle

§ Centrar Texto

With Selection

.HorizontalAlignment = xlCenter

End With

§ Alinear a la izquierda

With Selection

.HorizontalAlignment = xlLeft

End With

§ Alinear a la Derecha

With Selection

.HorizontalAlignment = xlRight

End With

§ Tipo de Letra(Fuente)

With Selection.Font

.Name = "AGaramond"

Lista de códigos màs comunes



End With

§ Tamaño de Letra(Tamaño de Fuente)

With Selection.Font

.Size = 15

End With

§ Copiar

Selection.Copy

§ Pegar

ActiveSheet.Paste

§ Cortar

Selection.Cut

§ Ordenar Ascendente

Selection.Sort Key1:=Range("A1"),

Order1:=xlAscending,

Header:=xlGuess, _

OrderCustom:=1,

MatchCase:=False,

Orientation:=xlTopToBottom

§ Orden Descendente

Selection.Sort

Key1:=Range("A1"),

Order1:=xlDescending,

Header:=xlGuess, _

OrderCustom:=1,

MatchCase:=False,

Orientation:=xlTopToBottom

§ Buscar

Cells.Find(What:="Ramon",

After:=ActiveCell,

LookIn:=xlFormulas,

LookAt _:=xlPart,

SearchOrder:=xlByRows,

SearchDirection:=xlNext,

MatchCase:= _False).Activate

§ Insertar Fila

Selection.EntireRow.Insert

§ Eliminar Fila

Selection.EntireRow.Delete

§ Insertar Columna

Selection.EntireColumn.Insert

§ Eliminar Columna



Selection.EntireColumn.Delete

§ Abrir un Libro

Workbooks.Open Filename:=

"C:\Mis documentos\video safe 3.xls"

§ Grabar un Libro

ActiveWorkbook.SaveAs

Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls",

FileFormat _:=xlNormal,

Password:="",

WriteResPassword:="",

ReadOnlyRecommended:= _False,

CreateBackup:=False

Antes de pasar a la Fase 3 es necesario que domines generar Macros y Observar sus códigos que se encuentran en la Fase 2. Recuerda esto es de mucha practica y para eso es necesario aprender bien las fases Anteriores.

Creando Formularios y programándolos

Antes de Empezar esta nueva fase te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, esto es por si estuviste practicando los códigos, para que no quede una secuencia de Macros.

Ahora te enseñare a dominar lo máximo de Excel que es crear formularios y programarlos, bueno un formulario es una ventana que se programa por medio de controles y estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. Todo esto se encuentra dentro de Visual Basic.

1. Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic.

2. Activa las siguientes opciones:

• De clic en el Menú Ver y elija la opción Explorador de Proyectos

• De clic en el Menú ver y elija la opción Ventana Propiedades

3. Del Menú Insertar elija la Opción UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm.

3

Crear un formulario



También cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Menú Ver y elija la opción Cuadro de Herramientas.

4. Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, después de un clic en la etiqueta dibujada y podrá modificar el nombre de adentro y pondremos ahí Nombre. Si por error da doble clic en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programación de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

5. Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto el que tiene ab y arrastre dibujando en el formulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro de texto debe de estar vacío y su nombre será Textbox1, el nombre solo aparecerá en el control.

6. Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Dirección en la Label2 y Teléfono en la Label3 y también dibújeles su Textbox. Esto quedara así después de haberlo hecho

Si



tiene algún problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cámbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades la opción se llama (Name). El Error que marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambias el Nombre al control se quitara el error. Puedes ponerle cualquier nombre en lugar de Label1.

Solo altera esto si te marca error, si NO déjalo así.

Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden modificárseles algunas opciones en la Ventana Propiedades Para hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los controles. No altere las propiedades si no las conoce.

7. Elija del Cuadro de Herramientas el control Botón de Comando y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 el Botón, después de un clic en el nombre del Botón dibujado y podrá modificar el nombre y pondremos ahí Insertar. Si por error da doble clic en la Botón y lo manda a la pantalla de programación de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.



Así quedara el Formulario formado por los controles:

8. Ahora de doble clic sobre el control Textbox1 para programarlo y después inserte el siguiente código:

Private Sub TextBox1_Change()

Range("A9").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1

End Sub

Esto indica que se valla a A9 y escriba lo que hay en el Textbox1

Nota.-Lo que esta en azul lo genera Excel automáticamente, usted solo escribirá lo que esta en Negrita.

Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.



Range("B9").Select


End Sub

Esto indica que se valla a B9 y escriba lo que hay en el Textbox2



Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.



Range("C9").Select


End Sub

Esto indica que se valla a C9 y escriba lo que hay en el Textbox3

Para volver al Formulario y programar el Botón de Comando Insertar de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

11. Ahora de doble clic sobre el control Botón de Comando para programarlo y después inserte el siguiente código:

Private Sub CommandButton1_Click()

Rem inserta un renglón

Selection.EntireRow.Insert

Rem Empty Limpia Los Textbox

TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

Rem Textbox1.SetFocus Envía el cursor al Textbox1 para volver a capturar los datos

TextBox1.SetFocus

End Sub

Nota.-El comando Rem es empleado para poner comentarios dentro de la programación, el comando Empty es empleado para vaciar los Textbox.

12. Ahora presione el botón Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de función F5

Se activara el Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribirá en Excel y cuando presione el botón Insertar, se



insertara un renglón y se vaciaran los Textbox y después se mostrara el cursor en el Textbox1.

En este archivo que usted bajo se encuentra una hoja de Excel Libre de Virus o sea que esta limpio, ábralo sin ningún problema, ya que ahí viene un ejemplo de la Macro ya realizada y solo la ejecutara y vera como trabajan las Macros. Espero y estés pendiente porque vienen mas partes sobre este interesante curso de Macros.

El Archivo Viene con el Nombre de Macro1

Planilla de Cálculo EXCEL · Planilla de Cálculo 1 Inicio de Microsoft Excel Lo primero que se...

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